Modelo Acta Comite

Acta de Reunión
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Código Fecha 29-09-2016 Inicio 8:00 AM Fin 10:15 Lugar Compensar Salón 2.1
Proyecto Asunto COMITÉ DE CONVERGENCIA

Asistentes Ver listado anexo Asistentes invitados
Fecha de Elaboración Elaborado por Amanda Marina Martínez Arias Próxima Reunión
En cumplimiento del artículo Tercero de la Resolución 1570 del 30 de agosto de 2016, por la cual se crea el Comité de Convergencia, el Secretario Técnico,
mediante comunicación dirigida a cada uno de los funcionarios señalados en el artículo Segundo de la mencionada Resolución, citó a sesión Ordinaria del
Comité para el día 29 de septiembre de 2016 a las 8:00 A.M. en el Salón 2-1 de Compensar Av 68, con el fin de llevar a cabo el proceso de socialización y
seguimientos a la Implementación del nuevo marco normativo de la regulación contable pública en la Secretaría de Educación, previendo el siguiente Orden del
día:
1.) Verificación del Quorum

2.) Socialización de la resolución 1570 del 30 de agosto de 2016.
3.) Seguimiento al proceso de la Implementación del nuevo marco normativo de la regulación contable pública en la Secretaría de Educación.
DESARROLLO DE LA AGENDA
Siendo las 8:05 del jueves 29 de septiembre de 2016, el Secretario Técnico, Rubén Darío Carvajal Pardo, señala que mediante Oficio No. I-2016-55992, la
doctora Karina Ricaurte Farfán – Subsecretaria de Gestión Institucional, delega a la doctora Diana Carolina Restrepo, por lo que ésta procede a dar la
bienvenida a los asistentes y agradece la participación.
Seguidamente el Secretario Técnico, Rubén Darío Carvajal Pardo Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad, procede a realizar la Verificación del quorum,
así:
1. Verificación del Quórum,

- Subsecretaria de Gestión Institucional o su delegado. En delegación se encuentra PRESENTE la doctora Diana Carolina Restrepo Vélez
- Directora Financiera. PRESENTE
- Director de Talento Humano. PRESENTE
- Director de construcción y conservación de establecimientos educativos. AUSENTE
- Directora de Dotaciones. AUSENTE
- Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad. PRESENTE
- Jefe de la Oficina de Presupuesto. PRESENTE
Conforme con lo anterior, se constata la presencia de CINCO (5) de los miembros del Comité, verificando que si hay quórum para deliberar y tomar decisiones
de acuerdo con el artículo cuarto de la Resolución 1570 de 2016.
Una vez verificado el quorum, la Presidenta somete a consideración de los miembros el Orden del día propuesto, el cual es aprobado por unanimidad.
Página 1 SGC-IF-005
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2. Socialización de la Resolución No. 1570 del 30 de agosto de 2016,
El Secretario Técnico, contando con el Apoyo de Profesionales de la Oficina de Tesorería y Contabilidad invitados a la sesión, realiza una exposición
resumida de la Resolución, resaltando los siguientes puntos:
DEFINICION
El Comité de Convergencia es creado como una instancia asesora y de apoyo del área contable y del Secretario(a) de Educación del Distrito, para la
implementación del nuevo marco de regulación contable pública.
CONFORMACION
El (la) Subsecretario(a) de Gestión Institucional, quien lo presidirá
El (la) Director (a) Financiero (a)
El (la) Director(a) de Talento Humano(a)
El (la) Director(a) de Construcción y Conservación de Estab. Educ.

El (la) Director (a) de Dotaciones Escolares
El (la) Jefe (a) de la Oficina de Tesorería y Contabilidad.
El (la) Jefe (a) de la Oficina de Presupuesto
 Se expone el artículo No. 5 de la resolución en el cual se establecen las funciones del comité, presentando cada función.
 Se expone el artículo No. 7 de la resolución en el cual se conforma el Equipo de Trabajo.
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EQUIPO DE TRABAJO
El (la) Jefe de la oficina de Tesorería y Contabilidad
El (la) Profesional Especializado de la OTC con funciones de contador
El (la) Profesional de la Dirección de Talento Humano
El (la) Profesional de la Dirección de Construcción y Conservación de Estab.
El (la) Profesional de la Dirección de Dotaciones Escolares.
El (la) Jefe de la Oficina de Presupuesto
 Se oficializan los nombres de los profesionales que integran el equipo de trabajo.

Por la Dirección Financiera:
Rubén Darío Carvajal Pardo – Jefe Oficina de Tesorería y Contabilidad
Rafael Martínez Fuentes – Contador de la SED
Amanda Martínez – Profesional de Apoyo de Tesorería y Contabilidad
Álvaro Ramón Antonio Mosquera – Jefe Oficina de Presupuesto, y los Contratistas
Myriam Barrios y José Ricardo Romero
Por la Dirección de Talento Humano
Edgar Eduardo Díaz
Por la Dirección de Construcciones
Liliana Montenegro
Nancy Torres
Por la Dirección de Dotaciones escolares
Alberto Flórez
Edward Bernal Gamba
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Ante la ausencia de los Directores de Construcciones y de Dotaciones Escolares se deja claridad que las personas anteriormente mencionadas son
con las cuales se ha venido trabajando todo el tema de la implementación del Nuevo Marco Normativo Resolución 533
 Se expone el artículo -8 de la resolución en el cual se establecen las funciones del comité, presentando cada función con su correspondiente
avance. Ver presentación.
3. Seguimiento al proceso de implementación del nuevo marco normativo de regulación contable publica de la SED
A continuación, se presentan las funciones del equipo de trabajo con el respectivo seguimiento
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• Presentar el Plan de acción y el cronograma de actividades que incluya compromisos, responsables y fechas de cumplimiento.
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• Realizar la sensibilización del plan de acción al interior de cada una de las Subsecretarías que conforma el plan de acción
SENSIBILIZACION NIVEL LOCAL
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SENSIBILIZACION NIVEL CENTRAL
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• Presentar el plan de capacitación al interior de la Subsecretaría que conforman la SED sobre los aspectos
relacionados con la Resolución 533 de 2015.
CAPACITACIONES NIVEL CENTRAL
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CAPACITACIONES NIVEL LOCAL
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• Adelantar la conformación de los expedientes de los casos que ameritan un estudio para la depuración contable
Recursos entregados en administración - Convenios

Cuenta : 142402
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Anticipo para contratos de servicios Construcciones en curso y edificaciones

Cuenta : 142012 Cuenta: 1615 y 1640
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Otros deudores – Mayores Valores

Pagados
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• Presentar informe sobre las actividades relacionadas con la determinación de los saldos iniciales según lo previsto en la
resolución
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 Presentar informe de las actividades relacionadas con la elaboración del documento técnico que soporta la variación de los
saldos iniciales y su impacto en el patrimonio de la SED
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• Presentar las nuevas políticas contables que soportan la adopción del nuevo marco normativo contable
Guía de transición al nuevo marco normativo para entidades del D.C:

Formula lineamientos, directrices y guías de aplicación transversal, para la transición Propiedades, planta y equipo – Bienes muebles:
Define los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de la PPyE – Muebles.
Beneficio a empleados:
Define los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de los beneficios de corto plazo y largo plazo
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4. Proposiciones y Varios.
1. Reconocimiento al trabajo que se ha efectuado la Oficina de Tesorería y contabilidad referente al tema de la Implementación del nuevo marco
normativo Resolución 533/15.
2. Citar nuevo Comité para el próximo comité 27 de octubre de 2016
3. Coordinar con el área de sistema el supercloster.
COMPROMISOS
Dadas las exposiciones y atendiendo la URGENCIA del tema de la implementación total del Nuevo Marco Normativo, en el desarrollo del Comité se fueron
presentando diferentes inquietudes y solicitudes, por lo que se fijaron los siguientes compromisos señalando igualmente las áreas técnicas frente
responsables frente a cada uno de los temas:
1. Estudio de vida útil y criterio de materialidad. En razón a que la Oficina de Tesorería y Contabilidad menciona que este documento es de importancia
plena para el desarrollo de la política relacionada con Propiedad Planta y Equipo, y posterior presentación ante el Comité de Convergencia para nuestra
aprobación, se determina que la Dirección de Construcciones deberá entregar dicho “estudio de vida útil y criterio de materialidad” a más tardar el día
7 de octubre de 2016.
2. Beneficios a Empleados. Siendo esta otra de las Políticas generales liberadas por la Dirección de Contabilidad del Distrito, se hace necesario ajustar
las mismas a los beneficios propios de la SED, trabajo que se ha venido haciendo en forma regular junto con personal de la firma Consultora
suministrada por el proveedor de software contable de la Entidad, no obstante el Comité considera necesario que se realice reunión de seguimiento
con la Oficina de Nómina el día 03/10/2016 a las 2:30 P.M. en la Sala Redp, y hasta donde sea posible definir de una vez los criterios a aplicar.
3. Mejorar los tiempos de expedición de los títulos – Oficina de Personal.
4. Se solicita a todo el Equipo que se realice todo lo necesario para presentar ante el Comité el documento de políticas contables en la sesión a realizar
en el mes de noviembre de 2016.
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5. El Comité considera oportuno que en sesiones futuras se cuente con la participación de la Dirección de Contratación por lo que se propone y aprueba
realizar Invitación permanente a esa Dirección.
6. Luego de observar la presentación de los avances obtenidos, se solicita al Secretario Técnico remitir un oficio a la oficina de Contratos con el fin de
adelantar un plan de choque frente a las actividades que se deben realizar en el tema de depuración de la cuenta Construcciones en curso.
7. Ante las observaciones de la doctora Mariana Linares, Jefe de Personal, relacionadas con unas diferencias entre las cifras presentadas por la Oficina
de Tesorería y Contabilidad frente a las que ella está manejando, se solicita llevar a cabo el proceso de Conciliación de la cuenta de Deudores con l a
oficina de personal a más tardar el día 30 de septiembre de 2016.
Siendo las 10:15 la Dra. Diana Restrepo realiza el cierre del comité.
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Firman los integrantes del comité
DIANA CAROLINA RESTREPO VELEZ RUBEN DARIO CARVAJAL PARDO

Jefe Oficina Servicio al Ciudadano Jefe de Tesorería y Contabilidad
PRESIDENTE COMITE SECRETARIO TECNICO COMITE
ALVARO FERNANDO GUZMAN LUCERO DERLY GONZALEZ ARIZA

DIRECTOR DE TALENTO HUMANO (E) DIRECTORA FINANCIERA
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1.) Verificación del Quorum

1. Verificación del Quórum,

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2. Socialización de la Resolución No. 1570 del 30 de agosto de 2016,

El (la) Director(a) de Construcción y Conservación de Estab. Educ.

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 Se oficializan los nombres de los profesionales que integran el equipo de trabajo.

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SENSIBILIZACION NIVEL LOCAL

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SENSIBILIZACION NIVEL CENTRAL

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CAPACITACIONES NIVEL CENTRAL

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CAPACITACIONES NIVEL LOCAL

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Recursos entregados en administración - Convenios

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Anticipo para contratos de servicios Construcciones en curso y edificaciones

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Otros deudores – Mayores Valores

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Guía de transición al nuevo marco normativo para entidades del D.C:

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Firman los integrantes del comité

DIANA CAROLINA RESTREPO VELEZ RUBEN DARIO CARVAJAL PARDO

ALVARO FERNANDO GUZMAN LUCERO DERLY GONZALEZ ARIZA

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