Importancia de los Archivos

El origen de los archivos se remonta a nuestros antepasados que por medio de la

escritura encontraron un método para organizar los archivos, durante el paso del
tiempo y debido a las nuevas tecnologías se ha venido desarrollando múltiples
formas para la administración de los documentos de las empresas puesto que es
un capital valioso ya que de la información guardada se toman decisiones
importantes en las organizaciones.

Las cualidades que debe tener los archivos según la información dada por la
instructora y para mi concepto son importantes son los siguientes:
Económicos: puesto que se necesita emplear a una persona capacitada y
responsable para cumplir con las necesidades del cargo,
Funcionales: ya que se emplean los elementos necesarios para la facilidad y
eficiencia en la organización y búsqueda de los archivos.
Simples: para la identificación de los archivos ya que debe ser lo menos dispendioso
posible. Para comodidad nuestra y de la persona que lo necesite.
Exactos: es necesario tener claro la ubicación de los archivos para evitar demoras
en las entregas y a la hora de archivar, tener claro la clasificación según la
organización.
Técnicos: a la hora de seleccionar al personal capacitado que fomente nuevas ideas
y ayude en la eficiencia de esa área.

La clasificación de los archivos son:

Según la organización: se clasifican según las etapas.
- Archivo centralizado: es cuando toda la información de
la empresa es reunida y manejada en una sola oficina o
dependencia, donde es la encargada de la tramitación y
conservación de los documentos.
- Archivo descentralizado: cuando cada dependencia es
la encargada y responsable de recibir, organizar y
archivar la documentación.
- Archivo descentralizado con control descentralizado: la
responsabilidad es del jefe de la oficina pues cada una
de ellas maneja su propia información
- Archivo descentralizado con control centralizado: cada
dependencia conserva las copias de su
correspondencia, aunque es controlado desde el archivo
central.
Según su uso: se organiza y clasifica según el tiempo de las etapas documentales.
Son 3
 - Archivo activo: es la información almacenada que se
consulta frecuentemente, los que corresponden al año
actual y anterior que se encuentre en trámite.
- Archivo semiactivo: son los archivos que no son
consultados tan frecuentes pero que por razones legales
aún se conservan.
- Archivo inactivo: son los archivos que por efectos
legales o de mayor interés para la organización tienen
una durabilidad perpetua.
Según su Naturaleza: se clasifican de acuerdo a la entidad que realiza el proceso
de archivo.
- Archivo Público: son todos los documentos
pertenecientes a las entidades estatales.
- Archivo Privado de Interés Público: son los documentos
que tienen un valor histórico o de reseñas con un interés
público
- Archivo privado: son aquellos documentos que
pertenecen a las personas naturales o jurídicas, dichos
documentos son solo de importancia para la
organización en caso de ser empresa.

La categorización de los documentos de dividen en 3

Archivo General de la Nación: regula las sanciones y responsabilidades del archivo
de acuerdo a cada una de las entidades
- Archivo General del Departamento
- Archivo General del Municipio
- Archivo General del Distrito
Territorialidad: desde el punto de vista territorial se clasifican en:
- Archivos de entidades del orden nacional
- Archivos de entidades del orden departamental
- Archivos de entidades del orden distrital
- Archivos de entidades del orden metropolitano
- Archivos de entidades del orden municipal
- Archivos de entidades del orden local
- Archivos de las nuevas entidades territoriales que se
crean por ley
- Archivos de los territorios indígenas que se crearan
cuando la ley los desarrolle.
Organización del Estado: los archivos desde la organización del estado se clasifican
en:
- Archivos de la rama ejecutiva
- Archivos de la rama legislativa
 - Archivos de la rama judicial
- Archivos de los organismos de orden de control
- Archivos de los organismos autóctonos.

Con esta importante información podemos concluir que un área de Archivo bien
organizada y estructurada desde su capital humano hasta los elementos necesarios
en archivo (folderama, archivadores verticales, archivadores giratorio, mecánico)
en las empresas son de vital importancia para los aspectos legales, transparencia y
facilidad a la hora de expedir algún documento que necesiten en las dependencias
o los clientes externos. Por este motivo es un área donde se desarrollan diferentes
actividades para ser competitivos.