ETAPAS DEL EVENTO

 Pre-evento
 Evento
 Ejecución del evento
 Post-evento

 Definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento identificar la

audiencia y los mensajes claves a transmitir.
 Cuantificar los recursos necesarios.
 Realizar una centralización de las actividades y definir la respuesta esperada por
parte de la audiencia.
 Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas
(calendario) de las diferentes actividades por realizar.

PRE - EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única
del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear
tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

1. Determinar los objetivos y definir el tipo de evento.

2. Nombrar el comité organizador.
3. Determinar el número y tipos de invitados.
4. Seleccionar la fecha de la actividad.
5. Seleccionar el lugar del evento.
6. Elaborar el cronograma de actividades.
7. Estimar los recursos materiales y técnicos.
8. Elaborar el presupuesto.
9. Promoción del evento.
10. Diseño de impresos y material de información.
11. Capacitación de personal
12. Contrato de materiales, equipos y servicios.

EVENTO
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente
planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las
etapas anteriores y que requieren de su realización. Debemos revisar cada actividad que
se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendario. Se aconseja, realizar un
ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo
está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
EJECUCIÓN DEL EVENTO

Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al
mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
Supervisar.
Coordinar.
Conocer.
Acompañar.

POST- EVENTO
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
 Las actividades de seguimiento
 La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
TIPOS DE EVENTOS

CONFERENCIA: Una conferencia es una reunión de gente que debate o que expone
sobre un determinado asunto. Puede ser deliberativa o no deliberativa.
Duración: Corta 1 día

ASAMBLEA GENERAL: Reunión formal, estatutaria, ordinaria donde se estudian los

problemas que afecten a la empresa. Es deliberativa
Duración: Generalmente 1 día o de horas

COMITÉ O COMISIÓN: Un comité es un grupo de trabajo que con arreglo a

las leyes o reglas de una organización, institución o entidad tienen establecidas
determinadas competencias. Puede ser deliberativa o no deliberativa
Duración: puede ser permanente, corta.
PANEL: Se reúnen los profesionales de un tema especifico, los miembros del panel
exponen su opinión y puntos de vista sobre la cuestión. Es no deliberativa
Duración: Máximo 2 días

SIMPOSIO: Se reúnen especialistas en el tema, hay participación del publico pero no

necesariamente deben llegar a un acuerdo. Es no deliberativa
Duración: 2 días aproximadamente
SEMINARIO: Es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica
cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un
tratamiento que requiere una hiperactividad entre los especialistas. No deliberativa
Duración: 2 o 3 días dependiendo del tema.

FERIAS Y EXPOSICIONES: Es un evento social, económico y cultural que se lleva a

cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.
No deliberativas. Duración: sin limite puede incluir varios días

CONGRESO: Es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los

miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversas
índoles.
No deliberativa. Duración: Por lo general 2 a 5 días.

REUNIONES SOCIALES: Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta,

una ceremonia.

No deliberativa. Duración: Sin límite

EVENTOS DEPORTIVOS: Eventos de actividad física, Evento es todo suceso o
actividad importante y programada de índole social, académica, artística o deportiva.
No deliberativos. Duración: sin limite

FESTIVALES: Es un acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por

una comunidad local o por un municipio, que se centra en un cierto tema o un cierto
aspecto único de la comunidad. No deliberativa.
Duración: Sin limite
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINACIÓN GENERAL: Es la organización del evento, es dirigida por el
coordinador general quien es el ejecutivo responsable de liderar el grupo

FUNCIONES DEL COORDINADOR:

Realización y desarrollo del evento
Políticas, reglamentos, programas y procedimientos
Coordinadores de área
Sistemas y procedimientos
Programas de actividades función y trabajo.

COORDINACIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN: Preparación de un plan de

mercadotecnia. Deben estar encargados de:

Definir la asistencia
Calendarios
Carteles
Correspondencia
Invitaciones impresas
Invitaciones telefónicas

COORDINACIÓN OPERATIVA: Diseñar, adquirir, distribuir, instalar y controlar

la escenografía, decoración del lugar. proporcionar y controlar los servicios
de carácter general.

COORDINACIÓN RELACIONES PUBLICAS: Son encargados de crear tarjetas

de invitación. Invitados especiales se debe entregar una carta formal para la invitación al
evento.
El personal de las relaciones publicas es fundamental para la imagen del evento.

COORDINACIÓN DE FINANZAS: Es la encargada de la administración económica y

financiera.
Presupuesto general:
Establecimiento de normas o criterios de comparación
Operación de control para efectuar la comparación
Interpretar los resultados de la comparación
Tomar decisiones sobre los resultados obtenidos.

Planeación
Organización
Operación
Evaluación
.

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA: Administrar los recursos humanos, materiales,

financieros e informáticos; así como prestar a través de sus áreas adscritas
 los servicios administrativos, generales y técnicos con eficiencia y calidad en
beneficio del EVENTO

1. Compartir los aspectos generales de la organización y planeación del evento.

2. Conocer los tipos y formatos de eventos.

3. Comprender la estructura general del evento.

Contenido

- ¿Qué es la producción de un evento? Anécdotas

- Tipos de producciones.

- Perfil del productor.

- Equipos de trabajo.

- Logística (general, montajes pesados, montajes ligeros, conocimiento del sitio).

- Herramientas de planeación en Excel (formatos).

- Seguridad Esquemas de operación.

- Permisos distritales.

- Normatividad - Ley de espectáculos.

- Presupuesto.

- Comunicaciones del evento.

Metodología

- Clase magistral sobre organización de eventos.

- Análisis de casos, experiencias exitosas y fracasos en producción.

Dirigido A

Público en general interesado en aprender a realizar el montaje de un evento.