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Anwenderhandbuch

für die Produkte

ShakeHands Kontor Saldo 2010


ShakeHands Kontor Balance 2010
Inhalt

Kapitel 1 Einführung 9
Über dieses Buch 9
Die aktuelle Produktlinie 9

Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick 11


Die Infopalette 11
Die Übersichtspalette 12
Die Buchungsdialoge 12
Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“ ! 12
Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen 13
Checkbox ! 13
Popupmenu! 13
Button! 14
Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)! 14
Eingabefeld mit Suchdialog! 14
Listenanzeigen konfigurieren 16
Abovorgänge 16
Abovorgänge ausführen! 16

Kapitel 3 Die Druckausgabe 18


Globale Papierformate einstellen! 18
Dokumente drucken! 19
Formulargebundenes Papierformat einstellen! 19
Papierformate löschen! 19

Kapitel 4 Die Programmeinstellungen 20

Kapitel 5 Einrichten der Firma 24


Überlegungen vor dem Einrichten 24
Firma neu anlegen 25
Firma! 25
Steuerbehörde! 25
Steuerberater! 25
Buchhaltung! 25
Faktura! 27
Vorlage auswählen! 29
Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren 30
Nummernkreise 31
Textbausteine 31
Eigene Bankkonten 32
Zahlungsbedingungen 33

Kapitel 6 Der Kontenplan 34


Der BWA-Typenbaum 35
Die Navigation im Kontenplan 37
Neues Konto erfassen 37
Konto bearbeiten 39
Konto duplizieren 39
Konto löschen 40
Mehrere Konten ändern 40
Kontenplan drucken 41
Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen 41
Die Kontenstruktur 41
Eine neue Kontenstruktur anlegen! 42
Die Kontenfunktionen 44

Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer 47


Steuersätze verwalten 48
Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung? 51
Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze! 53
Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze! 53
Vorsteuerbeträge über die Steuersätze! 55
Steuerbeträge über Kontensalden! 55

Kapitel 8 Buchungen erfassen 57


Der Dialog “Buchungen erfassen” 58
Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen” 61
Die Buchungsliste 62
Symbole in der Buchungszeile! 63
Das Arbeiten mit Buchungen! 64
Buchungen filtern oder suchen! 65
Neue Buchung erfassen! 65
Buchung bearbeiten oder korrigieren! 65
Buchung duplizieren! 66
Buchungen löschen oder stornieren! 66
Mehrere Buchungen ändern! 66
Buchungen endgültig verbuchen! 67
Die Buchungsliste drucken! 67
Den Buchungsdialog effektiv nutzen 67
Einrichten der Arbeitsoberfläche! 68
Schneller Kontentausch! 68
Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen! 68
Nutzung der Saldenanzeige! 68
Nutzung der Summenanzeige! 68
Nutzung der Übersichtspalette! 69
Anpassen der Eingabefelder- Weniger Klicks!! 69
Tastatursteuerung! 70
Arbeiten mit grossen Datenmengen! 71
Ausbuchen von offenen Posten 71
Das Buchen mit Fremdwährungen 72
Umrechnungsdifferenzen! 73
Der Einsatz von Buchungsvorlagen 73
Buchungsvorlagen bearbeiten! 73
Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen)! 75
Bankauszüge 75
Bereitstellen der Importdaten! 76
Neuen Bankauszug anlegen! 77
ESR- und BESR-Verfahren! 79
Bankauszug verbuchen! 80
Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen! 81
Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen 82
Arbeiten mit Splittbuchungen 82
Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen! 82
Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen! 83
Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung nutzen 84
Arbeiten mit Kostenstellen 84

Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung 86


Das Fenster Anlagegüter 86
Neues Anlagegut erfassen 87
Anlagegut bearbeiten 90
Anlagegut duplizieren 91
Anlagegut löschen 91
Anlagegüter suchen 91
Manuelle Anlagenbewegungen 91
Die Anlagenbewegung Vollabgang! 91
Die Anlagenbewegung Teilzugang! 92
Die Anlagenbewegung Zuschreibung! 93
Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung! 94
Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung! 94
Abschreibungsbuchungen erzeugen 95
Den Buchungsexport zurücksetzen! 96
Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken 97

Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten 98


Neue Adresse erfassen 98
Kennzeichen! 99
Rechnungsanschrift! 100
Lieferanschrift! 100
Kunde Faktura! 100
Kunde Bank! 103
Lieferant Faktura! 103
Lieferant Bank! 103
Notizen! 103
Adresse bearbeiten 104
Adresse duplizieren 104
Adresse löschen 104
E-Mail versenden 104
Adressen drucken 104
Mehrere Adressen ändern 104
Vorgangs-Historie 105
Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen 106

Kapitel 12 Offene Posten 107


Überlegungen vor dem Einsatz 107
Offene Posten Debitoren 108
Neuer Offener Posten erfassen! 109
Offenen Posten bearbeiten! 111
Offenen Posten duplizieren! 111
Offenen Posten löschen! 111
Rechnungsausgangsbuch drucken! 111
OP-Zahlungen Debitoren 111
Neue OP-Zahlung! 112
Teilzahlungen erfassen! 113
Zahlung mit Minderungen erfassen! 114
Zahlung bearbeiten! 116
Zahlung löschen! 116
Zahlungsliste drucken! 116
Offene Posten Kreditoren 117
OP-Zahlungen Kreditoren 117
Die Buchungen der OP-Verwaltung 117
Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung)! 118
Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung)! 118
Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung! 119

Kapitel 13 Artikel und Leistungen 120


Die Artikelverwaltung 120
Artikelgruppen 120
Neue Artikelgruppe anlegen! 121
Die Gruppenhierarchie bearbeiten! 122
Artikelgruppe bearbeiten! 122
Artikelgruppe duplizieren! 122
Artikelgruppe löschen! 122
Artikel und Leistungen 123
Neuen Artikel anlegen! 123
Bereich „Kennzeichen“ ! 123
Bereich „VK-Preise“ ! 126
Bereich „Lager“ ! 127
Bereich „Bilder“ ! 127
Bereich „Infos“ ! 128
Artikel bearbeiten! 129
Artikel duplizieren! 129
Artikel löschen! 129
Mehrere Artikel ändern! 129
Artikel- oder Preislisten drucken! 130

Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung 131


Die Auftragsverwaltung 131
Aufträge filtern oder suchen! 132
Bereich „Allgemein“ ! 133
Bereich „Standard-Erlöskonten“ ! 133
Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“ ! 133
Neuen Auftrag anlegen 134
Kennzeichen! 134
Kopf-/Fusstext ! 137
Positionen! 138
Alternativpositionen! 141
Gesamtbeträge! 141
Kreditrahmen-Prüfung! 142
Auftrag bearbeiten 143
Auftrag duplizieren 143
Auftrag weiterführen 143
Weiterführen als Sammelauftrag! 144
Beleghistorie nutzen 145
Auftrag löschen 146
ESR- und BESR-Verfahren 146
ESR einrichten, testen, erstellen und Zahlungen einlesen! 146
ESR im Modul Eigene Bankkonten! 146
ESR im Modul Aufträge! 147
ESR im Modul Formulargenerator! 148
ESR im Modul Bankauszüge! 148
ESR im Modul Importdefinitionen! 149
ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben! 149
Datenaustausch mit der Buchhaltung 152
Auftrag drucken 152
Der Druckstatus bei Aufträgen 152
Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin 153
Voraussetzungen! 153
Vorgehensweise! 153
Aboaufträge 154
Platzhalter definieren! 155
Bestandsführung für Artikel 156
Einstellungen! 156
Lagerartikel verwalten! 158
Aufträge mit Lagerartikeln! 159

Kapitel 15 Auswertungen 160


Toolbar-Funktionen 161
Journal 163
Kassenbuch 163
Kontoauszüge 164
Summen- und Saldenliste 165
Eröffnungsbilanz 169
Jahresabschluss drucken 170
OP-Liste 171
Fälligkeitslisten erstellen! 171
Posten ausgleichen/bezahlen! 171
OP-Kontoauszug 171
OP-Mahnungen... 172
Individuelle Mahngebühren! 174
Mahnungen ausdrucken! 174
Zinsberechnung anzeigen! 174
Voraussetzungen für Mahnungen! 174
Die Mahnstufen zurücksetzen! 175
Mahntexte anpassen! 175
Mehrwertsteuerabrechnung 176
Mehrwertsteuer-Journal 178
Betriebswirtschaftliche Auswertung 178
Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)! 178
Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)! 179
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen 180
Kostenstellen 181
Abschreibungsliste 181
Verkaufsstatistik 182
Lagerjournal 183
Artikel- und Preislisten 183
Vom Auftrag bis zur Gutschrift - neu mit ESR-Formular 184
Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge 186
Geschäftsjahre verwalten 186
Neues Geschäftsjahr anlegen! 186
Zwischen Geschäftsjahren wechseln! 187
Einzelne Monate abschliessen! 187
Der Saldenvortrag! 188
Geschäftsjahr abschliessen! 190
Valutaausgleich von Fremdwährungskonten! 191

Kapitel 17 Import und Export 194


Grundlagen 194
Importieren von Textdateien 194
Importdefinitionen anlegen! 195
Den Import durchführen! 197
Exportieren von Textdateien 199
Exportdefinitionen anlegen! 199
Den Export durchführen! 201
Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU) 201

Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte 203


Der Administrator 203
Die Benutzerverwaltung 203
Administrator-Kennwort vergeben! 203
Weitere Benutzer anlegen! 204
Der Benutzer-Login! 205
Zugriffsrechte vergeben! 205
Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen! 207

Kapitel 19 Support nach Mass 208


Impressum
Copyright © 2010 Rechtehalterin ist die Shakehands
Software Ltd für die OEM Versionen ShakeHands Conto,
ShakeHands Budget, ShakeHands Faktura und Shake-
Hands Kontor, je in den Ausführungen Saldo und Balan-
ce. Copyright © 2010 Rechtehalterin für die Sourcen-Ver-
sionen ist die ProSaldo GmbH. Alle Rechte bleiben vor-
behalten.

Alle Angaben in diesem Handbuch wurden sorgfältig er-


arbeitet, erfolgen jedoch ohne Gewähr. Die beschriebene
Software einschliesslich dieses Handbuchs ist urheber-
rechtlich geschützt. Kein Teil des Handbuchs oder der
Software darf in irgendeiner Form ohne Zustimmung der
Autoren kopiert, vervielfältigt oder in elektronischen Me-
dien publiziert werden. Eine Ausnahme gilt für das Anfer-
tigen von Sicherungskopien der Software zum eigenen
Gebrauch sowie die Weitergabe des kompletten Pro-
grammpaketes in Form einer Testversion.
Änderungen in der Bedienung und Funktionalität des
Programms gegenüber Angaben in dieser Beschreibung
aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben aus-
drücklich auch ohne Vorankündigung vorbehalten.
ShakeHands® ist ein eingetragenes Warenzeichen der
ShakeHands Software Ltd, ProSaldo® und Mon(K)ey®
sind eingetragene Warenzeichen der ProSaldo GmbH.
Wir weisen darauf hin, dass die verwendeten Bezeich-
nungen und Markennamen anderer Firmen im allgemei-
nen Warenzeichen-, Marken- oder patentrechtlichem
Schutz unterliegen.
Anwenderhandbuch ShakeHands Kontor 2010
Ausgabe 7.1

Kontakt
ShakeHands Software Ltd
Sägerei Kröschenbrunnen
CH - 3555 Trubschachen
Telefon: 0878 87 47 77
Fax: 034 495 70 25
Kapitel 1 Einführung

Über dieses Buch


Mit der Ihnen vorliegenden Version eines unserer Programme aus der ShakeHands Kontor-Linie
verfügen Sie über eine leistungsfähige, komfortable und aktuelle Lösung für Ihre Buchhaltung für
Private, Freiberufler, Selbständige, Kleinbetriebe und Vereine. In die Entwicklung von ShakeHands
Kontor und dem Schwesterprodukt ShakeHands Conto sind unsere langjährigen praktischen
Erfahrungen in der Buchführung von kleineren Unternehmen ebenso eingeflossen wie viele Anre-
gungen und Vorschläge von Kunden. Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung der Software
im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben. Sie werden möglicherweise zusätzliche Kenntnisse im
Bereich Buchführung benötigen, welche hier nicht vermittelt werden können, erste Schritte finden
Sie im separaten Handbuch Buchführungsgrundlagen. Zudem führen wir für die technischen Fra-
gen neu auch ein technisches Handbuch, wo technische Details, insbesondere die (Server-)Instal-
lationen beschrieben sind. Zur weiteren Abgrenzung, dass Anwenderhandbuch ShakeHands Fak-
tura beschreibt die spezifischen Faktura Teile, das Anwenderhandbuch ShakeHands Conto zudem
das Zusammenarbeiten der jeweiligen Faktura und ShakeHands Conto Ausführung und zuletzt
das Anwenderhandbuch zu ShakeHands Budget ist ein Auszug aus diesem Handbuch.

Hinweis: Sie werden zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen, welche hier nicht
vermittelt werden können. Zu diesem (sehr grossen) Themenbereich finden Sie bei uns als auch im
Buchhandel entsprechende und aktuelle Literatur. Bei schwierigen Problemen sollten Sie sich in
jedem Fall auch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Treuhänderin abstimmen.

Achtung: Aufgrund der oftmals kurzfristigen Änderungen im Steuerrecht - zur Zeit beachten Sie
die Umstellungen zur neuen Mehrwertsteuer ab 1.1.2010 - können wir die Aktualität der in diesem
Handbuch erläuterten steuerlichen Regelungen oder Programmvoreinstellungen nicht immer ge-
währleisten. Informieren Sie sich daher in jedem Fall auch aus aktuellen Veröffentlichungen über
solche Änderungen. Beispiele und gesetzliche Hinweise beziehen für die Schweiz auf den gelten-
den KMU-Kontenplan, für Deutschland auf den Kontenplan DATEV SKR 03. Die Beispiele finden
Sie beschrieben in unserer Musterfirma Solaris Ltd.

✐ Hinweis: Sie finden die für die Schweiz spezifischen Abschnitte jeweils unter der Marke: ✐. Akt-
uelle Versionen stehen Ihnen kostenlos als Download auf unserer Homepage zur Verfügung.

Die aktuelle Produktlinie


Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung sind zentrale Anwendungen in der Verwaltung eines
jeden Unternehmens. Neben der Abwicklung der Geschäftsfälle mit Kunden und Lieferanten liefern
sie einerseits die Grundlage für die Umsatz- und Gewinnbesteuerung. Anderseits liefern sie dem
Unternehmer bestimmte Kennzahlen zu Erträgen, sowie Kosten und dienen damit als wichtige
Kontroll- und Planungsinstrumente. ShakeHands Conto und ShakeHands Kontor wurden entwi-
ckelt, um genau diesen Anforderungen bei maximalem Komfort für den Anwender gerecht zu wer-
den.

Die folgenden Programme gehören derzeit zur ShakeHands-Produktlinie je in zwei Ausführungsar-


ten Saldo mit Basisfunktionen und Balance mit erweiterten Standardfunktionen:
ShakeHands Conto 2010
Doppelte Finanzbuchhaltungen mit Anlagenverwaltung Saldo ist die robuste, klare und einfache
Finanzbuchhaltung. ShakeHands Balance mit Fremdwährungen, Debitoren- und Kreditorensys-
tem, sowie offener Postenverwaltung für die anspruchsvolle Buchhaltung.

! Kapitel 1 Einführung! 9
ShakeHands Faktura 2010
Auftragsverwaltung mit Kassenbuch in der Ausführung Balance mit Lagerverwaltung und Bestan-
desrechnung.
ShakeHands Kontor 2010
Auftragsverwaltung und Buchhaltung (Conto + Faktura kombiniert) im kaufmännischen Komplett-
paket inklusive Artikelverwaltung und Dienstleistungsstamm, Mahnungen und Verkaufsstatistik.,
inkl. ESR-Verfahren und neu mit Aboverwaltung und Lager.
ShakeHands Budget 2010
Kostenlos Kassenbuchhaltung mit einfachen Auswertungen und Budgetverwaltung (Freeware).
ShakeHands Netzwerkversion
Die Versionen können nach Bedarf alle mit dem Real Server verwendet werden, damit arbeiten Sie
gleichzeitig an Ihrer Datenbank oder via Remote von beliebigen Punkten aus.

Alle Ausführungen sind funktionsgleich sowohl für Mac OS X 10.4, 10.5 und 10.6 als auch für
Windows XP, Vista und 7 erhältlich. Detaillierte tabellarische Funktionsvergleiche finden Sie auf der
Webseite von ShakeHands Software Ltd unter www.shakehands.com.

Darüber hinaus ist die mehrsprachige Version (Teile der französischen und englischen Version sind
schon verfügbar) in Planung.

In diesem Handbuch wird im Allgemeinen nur der Begriff ShakeHands Kontor verwendet, da die
Programme an vielen Stellen identisch sind. Sollte es an einer Stelle doch Unterschiede geben, so
wird explizit darauf hingewiesen (Klammern bei Titeln). Bildschirmfotos stammen aus der Mac-Ver-
sion der Anwendung, das Fensterlayout ist unter Windows aber identisch oder ähnlich.

Wir wünschen Ihnen viel Spass mit ShakeHands Kontor und viel Erfolg.
Ihr ShakeHands-Team

! Kapitel 1 Einführung! 10
Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick

Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim eigentlichen Bu-
chen von Belegen und Geschäftsfällen. Durch die Mehrfenstertechnik in ShakeHands Kontor kön-
nen Sie sich dabei Ihre Arbeitsoberfläche beliebig aufteilen, nachfolgend sehen Sie Beispiele für
beide Plattformen.

ShakeHands Kontor unter Mac OS X:

Menuzeile Eingabedialog Übersichtspalette Infopalette mit


(Buchungen erfassen) (zeigt die Details der markierten Summen und Salden-
Buchung) übersicht

Die Infopalette
ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start automatisch die Infopalette am rechten Bildschirmrand.
Wenn die Infopalette ausgeblendet ist, können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info ein-
blenden wieder anzeigen. Die Infopalette ist in drei Bereiche unterteilt:
Allgemein: Hier sehen Sie jederzeit den angemeldeten Benutzer, die aktuell geöffnete Firma, das
aktive Geschäftsjahr, die Standardwährung, die Gewinnermittlungsart, die Versteuerungsart, den
verwendeten Kontenplan sowie den Zugriffspfad zur Datenbank.
Summen (ausgewählte Zeilen): Wenn Sie in diversen Listen (z.B. Buchungsliste, Journal, Anla-
genliste, Auftragsliste usw.) eine oder mehrere Zeilen markieren, dann finden Sie hier die jeweiligen
Gesamtsumme aus diversen Betragsfeldern dieser Zeilen.
Salden der verwendeten Konten: Hier werden aktuelle Saldoinformationen zu den zuletzt ver-
wendeten Konten angezeigt (optional).

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Die Übersichtspalette
ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start oder optional beim Öffnen bestimmter Eingabebereiche
die Übersichtspalette am unteren Bildschirmrand. Die Übersichtspalette sollte während der Arbeit
in den Buchungsdialogen immer geöffnet bleiben, damit Sie jederzeit die Journalzeilen der ausge-
wählten bzw. aktuellen Buchung sehen können. Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist,
können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Übersicht einblenden wieder anzeigen. Die Über-
sichtspalette ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Arbeit mit ShakeHands Kontor. Sie stellt Ihnen je-
weils zu der ausgewählten Zeile im aktuellen Fenster (Buchungsdialoge, Journal, Kontoauszüge,
Kassenbuch, Offene Posten, Umsatzsteuer-Journal, Kostenstellen) die dazugehörige komplette
Buchung dar.

Buchungsliste mit Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt


markierter Buchung zur oben markierten Buchung

Wichtig: Weitere Informationen zum Konfigurieren der Info- und der Übersichtspalette finden
Sie im Kapitel Die Programmeinstellungen.

Die Buchungsdialoge
ShakeHands Kontor stellt Ihnen über das Menu Erfassen zwei verschiedene Eingabedialoge zum
Eingeben von Buchungen zur Verfügung - Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben. Diese sind
jeweils aufgeteilt in den Eingabebereich (oben) und die Buchungsliste (unten). Beide Buchungsdia-
loge erzeugen identische Buchungszeilen und zeigen in der Liste auch alle Buchungen an, welche
mit dem anderen Buchungsdialog erzeugt wurden. Die jeweilige Buchungsliste dient sowohl der
Ansicht als auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen, also z.B. Löschen, Stornieren,
Korrigieren oder endgültig Verbuchen.

Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“


ShakeHands Kontor bietet Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Bu-
chungserfassung, welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen
kommt. Hier wird nicht mit Soll- und Habenkonto gearbeitet, sondern ein Finanzkonto (z.B. Kasse)
fest voreingestellt. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte Gegenkonto einge-
geben und die Art der Buchung festgelegt - also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise
automatisch). Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt ShakeHands Kontor selbständig die
korrekte Soll- und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten.

Hinweis: Der Buchungsdialog „Einnahmen/Ausgaben“ ist für alle Buchungen auf Finanzkonten
(Kasse, Bank) geeignet. Es ist damit aber nicht möglich, z. B. eine Umbuchung zwischen zwei
Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Für diese Zwecke muss der nor-
male Buchungsdialog verwendet werden.

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen
Die Eingabedialoge von ShakeHands Kontor wurden auf eine umfassende Tastatursteuerung op-
timiert, der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig. Die nachfolgende Ab-
bildung zeigt einen Dialog mit den wichtigsten Eingabeelementen:

Popupmenu
Checkbox

Button (nur per Maus


bedienbar)
Eingabefeld mit Suchdialog
Eingabefeld
Eingabefeld mit Werteliste
(Combobox)

Button (auch per Tastatur


bedienbar)

Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der
Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe- oder Steuerelement in einem Dialog. Mit gleichzei-
tigem drücken der Umschalttaste bzw. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabe-
element zurück.
Bei ShakeHands 2009 können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste, die Enter-
taste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. Alle drei Op-
tionen lassen sich einzeln aktivieren. Details dazu finden Sie im Kapitel Die Programmeinstellun-
gen.
Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern, da die
Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt.

Wichtig: Um unter Mac OS X alle Eingabeelemente per Tastatur ansteuern zu können, muss die
erweiterte Tastatursteuerung systemweit aktiviert werden. Öffnen Sie dazu in den Systemein-
stellungen den Bereich Tastatur & Maus und hier die Seite Tastaturkurzbefehle. Wählen Sie
jetzt im Bereich Steuerung durch die Tastatur die Option Alle Steuerungen aus.

Zur Tastaturbedienung der oben aufgeführten Eingabeelemente stehen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:

Checkbox
Mac OS X Die einzelnen Optionsfelder sind über die normale Feldweiterschaltung erreichbar, ausgewählt wird
die aktive Option mit der Leertaste.
Windows Zwischen den einzelnen Optionsfeldern wird direkt mit den Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil
nach oben) umgeschaltet.

Popupmenu
Mac OS X Über die Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) wird das Menu geöffnet und der ge-
wünschte Wert markiert. Über die Eingabe des Anfangsbuchstabens kann ein vorhandener Wert
direkt angewählt werden. Bestätigt wird die Auswahl mittels Leertaste, Entertaste oder Return-
taste.

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Windows Über die Leertaste oder die Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben) wird der gewünsch-
te Wert direkt gewählt. Ein vorhandener Wert kann ausserdem über die Eingabe des Anfangs-
buchstabens angewählt werden.

Button
Die meisten Buttons (wie z.B. OK oder Abbrechen) lassen sich ebenfalls per Feldweiterschaltung
erreichen:
Der markierte Button kann mit der Leertaste ausgelöst werden. Der Default-Button kann ausser-
dem jederzeit mit der Entertaste ausgelöst werden (dies gilt nicht, wenn Enter zur Feldweiter-
schaltung konfiguriert ist). Wenn die Returntaste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird, ist
auch hiermit das Auslösen des Default-Buttons möglich.

Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)


Comboboxen bieten die Möglichkeit, Werte direkt einzutragen oder aus einer hinterlegten Wertelis-
te auszuwählen:
Mac OS X Bereits vorhandene Eingaben werden beim Eingeben automatisch vervollständigt, die Werteliste
kann über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. Die Übernahme von Werten erfolgt
per Tabulator- oder Returntaste. Ohne Wertauswahl kann die Liste per ESC geschlossen werden.
Windows Bereits vorhandene Eingaben führen beim Eingeben zum automatischen Öffnen einer entspre-
chend eingeschränkten Werteliste, optional kann diese auch über die Cursortaste (Pfeil nach un-
ten) geöffnet werden. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulatortaste.

Eingabefeld mit Suchdialog


Separate Auswahldialoge werden überall dort verwendet, wo komplexere Auswahllisten darzustel-
len sind oder weitere Such- und Sortierkriterien notwendig sind. Am Beispiel der Kontoeingaben
im Buchungsdialog soll das verdeutlicht werden:

Eingabefelder mit Suchdialog sind an einem rechts daneben befindlichen Button mit einem Pfeil-
symbol erkennbar. Wenn Sie jetzt z.B. ein Konto zum Verbuchen einer Mietzahlung auswählen
möchten und Ihnen die Kontonummer nicht geläufig ist, geben Sie im Feld Soll das Wort miete ein
und drücken die Cursortaste (Pfeil nach unten). Es öffnet sich der Dialog zur Kontenauswahl:

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Die bereits im Kontofeld erfolgte Eingabe ist hier schon als Suchbegriff eingetragen und die Tref-
ferliste entsprechend eingeschränkt. Mit den Cursortasten (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben)
können Sie in der Trefferliste blättern, ohne das Suchfeld darüber zu verlassen. Ein markierter Lis-
teneintrag kann mit der Returntaste, der Entertaste oder per Doppelklick übernommen werden:

Wenn in den Programmeinstellungen die Option Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feld-
weiterschaltung aktiviert ist, wird der Fokus automatisch in das nachfolgende Eingabefeld ge-
setzt.
Der Auswahl- bzw. Suchdialog kann auch durch Anklicken des Pfeilbuttons neben dem Eingabe-
feld oder über die Tastenkombination ALT + Leertaste (Mac) bzw. STRG + Leertaste (Windows)
geöffnet werden. Ohne Wertauswahl kann der Suchdialog per ESC-Taste geschlossen werden,
wenn beim Schliessen des Dialogs mit OK kein Listeneintrag markiert ist, wird der aktuelle Such-
text in das aufrufende Eingabefeld übernommen.

Bei der Kontenauswahl kann die Kontenliste zusätzlich zum Suchbegriff auch noch über den Kon-
totyp eingeschränkt werden. Wenn Sie z.B. ein Konto aus dem Bereich der Personalkosten su-
chen, dann öffnen Sie im Typenbaum links den Bereich Betriebsausgaben und klicken hier auf
Personalkosten. Und mit der Option Benutzte Konten zeigt die Trefferliste nur noch die Konten
aus dem Bereich Personalkosten an, welche in der Vergangenheit bereits verwendet wurden.

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Hinweis: Die Suchdialoge anderer Bereiche sind teilweise anders aufgebaut, vom Konzept her
entsprechen sie der hier beschriebenen Kontoauswahl.

Hinweis: Produktiver Arbeiten Sie auch mit Shortcuts. Sie finden alle ShakeHands Short-Cuts
für MacOS und Windows zusammengefasst in der separaten Dokumentation „KurzbefehleSha-
keHands2010“ Auf unseren Downloadseiten frei erhältlich.

Listenanzeigen konfigurieren
Die Bildschirmlisten von Eingabefenstern, Auswertungen oder Suchdialogen enthalten aus Grün-
den der besseren Übersicht oft noch mehrere Spalten, welche standardmässig aber nicht darge-
stellt werden. Um in einer solchen Liste alle vorhandenen Spalten einzublenden, klicken Sie einmal
in die Liste, um den Fokus darauf zu setzen und drücken dann die Tastenkombination <Umschalt-
taste/Shift>+<ESC>.
Die Breite der meisten Spalten kann per Maus verändert werden. Bewegen Sie den Mauszeiger
dazu in den Tabellenkopf und hier an den rechten Rand der zu verändernden Spalte. Der Mauszei-
ger ändert sein Aussehen in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Drücken Sie jetzt die Maustaste und än-
dern Sie die Spaltenbreite mit gedrückter Maustaste nach Wunsch.
Zum Ausblenden nicht benötigter Spalten verringern Sie die entsprechende Spaltenbreite einfach
auf 0. Umgekehrt können auch ausgeblendete Einzelspalten mit der Maus wieder sichtbar ge-
macht werden.

Abovorgänge
ShakeHands Conto enthält eine Verwaltung für Abovorgänge, damit lassen sich regelmässig wie-
derkehrende periodische Buchungen automatisch erstellen.
Informationen zum Erstellen von Abo-Buchungen finden Sie im Abschnitt über die Buchungsvorla-
gen.

Abovorgänge ausführen
Für das Ausführen von fälligen Abovorgängen gibt es zwei Möglichkeiten:
1 Beim Öffnen einer Firma sucht das Programm automatisch nach fälligen Abovorgängen und listet
diese im Dialog Heute zu erledigen auf. Sie können alle oder auch einzelne der gefundenen Vor-
gänge mit einem Mausklick ausführen oder aber die Ausführung auf später verschieben.

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


2 Auch bei geöffneter Firma lassen sich die fälligen Abovorgänge jederzeit manuell überprüfen, wäh-
len Sie dazu den Menubefehl Erfassen/Heute zu erledigen.

Mit dem Button Ausführen veranlassen Sie das Erzeugen aller markierten Vorgänge. Durch das
Abwählen der Checkbox einer Zeile kann der entsprechende Vorgang von der automatischen Er-
zeugung ausgeschlossen werden.
Zu beachten ist hierbei, das fällige Vorgänge nur chronologisch ausgeführt werden können. Im
Beispiel oben wird eine Buchung für den 25.01. und den 25.02. etc. als fällig aufgelistet. Es ist hier
nicht möglich, die erste Buchung am 25.01. abzuwählen und die nachfolgende Buchung am 25.02.
dennoch auszuführen, umgekehrt dagegen schon.
Bei Geschäftsjahr-übergreifenden Abozeiträumen müssen fällige Vorgänge im Vorjahr vollständig
erledigt sein, damit die Vorgänge im aktuellen Jahr weiter zur Verfügung stehen. Sollte dies nicht
der Fall sein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..12


Kapitel 3 Die Druckausgabe

Das Drucken von Auswertungen und Stammdaten erfordert das vorherige Einstellen des Papier-
formats. ShakeHands Kontor erlaubt die globale Einstellung eines Papierformats, welches dann
automatisch für jedes zu druckende Dokument verwendet wird. Ausserdem können Sie für jedes
Druckformular ein eigenes Papierformat definieren, welches dann anstelle der globalen Einstellung
verwendet wird.

Wichtig: Die Papierformat-Einstellung beinhaltet nicht nur die bedruckbaren Bereiche und
Randeinstellungen, sondern auch druckerspezifische Parameter wie Auflösung oder Farbfähig-
keiten. Aus diesem Grund muss bei jedem Druckerwechsel auch das Papierformat neu einge-
stellt werden. Anderenfalls können Ausdrucke zu klein, zu gross oder komplett leer sein.
Haben Sie Druckprobleme hilft oft in den Einstellungen folgender Parameter zu aktiveren 'Pa-
pierformate vor jedem Druck einstellen.

Globale Papierformate einstellen


Die globalen Papierformate für die Ausrichtungen Hoch und Quer sollten auf jeden Fall nach dem
ersten Start von ShakeHands Kontor eingestellt werden, um Probleme beim Drucken zu vermei-
den.
Um die globalen Papierformate einzustellen, wählen sie jeweils den Menubefehl Ablage|Datei/Pa-
pierformat/Hoch bzw. Ablage|Datei/Papierformat/Quer aus und stellen in den nachfolgenden
Dialogen die entsprechenden Parameter ein:

Wichtig ist hier die korrekte Angabe des für den Ausdruck verwendeten Druckers, des Papier-
formats DIN A4 sowie der Ausrichtung Hochformat oder Querformat. Die Druckformulare von
ShakeHands Kontor enthalten einen Parameter für die gewünschte Ausrichtung, so dass beim
Drucken automatisch das Papierformat mit der passenden Ausrichtung gewählt wird. Es ist wei-
terhin möglich, für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat zu definieren, dies wird aber in
den seltensten Fällen nötig sein.

! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 18


Dokumente drucken
Das Drucken von Dokumenten erfolgt grundsätzlich aus den entsprechenden Bildschirmlisten oder
Auswertungen heraus. Wenn Sie beispielsweise eine Buchungsliste drucken möchten, so gehen
Sie folgendermassen vor:

1 Öffnen Sie einen Buchungsdialog und stellen Sie die gewünschte Auswahl für die Liste ein (Filter).
2 Wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder Kontextmenu der Liste. Alternativ
können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Dieser be-
zieht sich immer auf das aktuelle Fenster. Es öffnet sich das Fenster Buchungsliste drucken:

Die Liste zeigt alle für die Buchungsliste verfügbaren Druckformulare. Vor dem Ausdruck wählen
Sie hier das gewünschte Formular. Die Auswahl wird benutzerspezifisch gesichert und beim
nächsten Aufruf wiederhergestellt.
3 Starten Sie die Ausgabe des gewählten Formulars mit dem Button Drucken. Vor dem Ausdruck
öffnet sich der Dialog mit den Druckereinstellungen (Kopienzahl, Qualität, Papiereinzug etc.).

Tipp: Wenn in Ihren Druckdialogen keine Formulare angezeigt werden, so wurden diese beim
Einrichten der Firma wahrscheinlich nicht aus den Vorlagen mit importiert. Sie können dies aber
jederzeit nachholen: Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen... und dann in
der Liste Quelle den von Ihnen verwendeten Kontenplan aus den Vorlagen. Jetzt markieren Sie
in der Liste Bereich die Checkbox bei Formulare sowie dahinter die Checkbox Aktualisieren
und starten den Import mit dem OK-Button.

Formulargebundenes Papierformat einstellen


Sie können für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. Klicken Sie dazu im oben
dargestellten Druckdialog auf den Button Papierformat und wählen Sie hier die benötigten Ein-
stellungen.

Papierformate löschen
Um alle Drucker- und Formularspezifischen Papierformate zu löschen, wählen Sie den Menubefehl
Ablage|Datei/Papierformat/Alle löschen... und bestätigen die nachfolgende Sicherheitsabfrage.
Dies kann bei verschiedenen Druckproblemen hilfreich sein.

Im Kapitel Aufträge wird beschrieben wie Sie firmenspezifische Formulare definieren, damit Ihre
(Corporate Identidy=Auftreten) Belege dem Firmenauftritt entsprechen. Weiterführende Formulare
werden wir im separaten Handbuch Formulargenerator beschreiben.

! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 19


Kapitel 4 Die Programmeinstellungen

Bevor Sie anfangen mit ShakeHands Kontor zu arbeiten, sollten Sie einen Blick in die Einstellun-
gen werfen. Hier können Sie das Programm in vielen Bereichen an Ihre persönlichen Bedürfnisse
anpassen. Das Fenster Einstellungen erreichen Sie über den Menubefehl ShakeHands Kontor/
Einstellungen... (Mac) bzw. Bearbeiten/Einstellungen... (Windows).

Mit dem Button Standardeinstellungen können Sie die Herstellerwerte für alle Einstellungen reak-
tivieren.

Optionen des Bereichs “Allgemein”

Meldungen mit akusti- Bei Fragen, Warn- oder Fehlermeldungen ertönt der Systemwarn-
schem Signal ton.

Toneffekte aktivieren Beim Betätigen verschiedener Elemente der Oberfläche (z.B. But-
tons, Listen) erfolgt eine dezente akustische Rückmeldung.

Quickinfos anzeigen Wenn der Mauszeiger über einem Bedienelement steht, wird eine
kurze Hilfestellung dazu angezeigt (nicht überall verfügbar).

Warnungen zurücksetzen Bewirkt das erneute Aktivieren von abschaltbaren Warnmeldun-


gen.

! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 20


Optionen des Bereichs “Eingabedialoge”

Feldweiterschaltung per Diese Option bewirkt, dass die Taste Return wie die Tabulatortas-
Return-Taste te den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung
wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.

Feldweiterschaltung per Diese Option bewirkt, dass die Taste Enter (auf dem Ziffernblock)
Enter-Taste wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld
auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Bu-
chungsdialogs wirksam.

Feldweiterschaltung per Diese Option bewirkt, dass die Taste Plus (auf dem Ziffernblock)
Plus-Taste (Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld
auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Bu-
chungsdialogs wirksam.

Kaufmännische Betragser- Die Eingabe von Beträgen erfolgt ohne Dezimaltrennzeichen wie
fassung aktivieren Komma oder Punkt, damit ist eine schnellere Eingabe möglich.
Beispiel: Der Betrag 5,01 wird als 501 eingegeben, für den Betrag
10,00 ist die Eingabe 1000 notwendig.

...-Assistent automatisch Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs (z.B. Buchungs-
öffnen konto) wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet. Bei ver-
schiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv
(z.B. bei der Adress- oder Artikelauswahl).

Übernahme aus Assistenz- Bei der Übernahme eines Wertes aus dem Assistenten wird der
dialogen mit Feldweiter- Cursor automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt.
schaltung

Optionen des Bereichs “Start”

Zuletzt verwendete Firma Mit dieser Option wird nach der Anmeldung (Login) eines Benut-
öffnen zers automatisch die von diesem zuletzt verwendete Firma im zu-
letzt verwendeten Geschäftsjahr geöffnet.

Infopalette an Standardpo- Diese Option bewirkt, dass die Infopalette beim Start immer geöff-
sition öffnen net und an ihre Standardpositionen (rechts oben) gesetzt wird.

Übersichtspalette an Stan- Diese Option bewirkt, dass die Übersichtspalette beim Start immer
dardposition öffnen geöffnet und an ihre Standardpositionen (links unten) gesetzt wird.

Im Internet nach neuer Diese Option bewirkt, dass beim Start nach einer neuen Pro-
Version suchen grammversion gesucht wird, bei Verfügbarkeit werden dazu weite-
re Informationen angezeigt.

Fenster (...) öffnen Die mit den Checkboxen bezeichneten Fenster können beim Öff-
nen bzw. Wechseln eines Geschäftsjahres automatisch geöffnet
werden.

Optionen des Bereichs “Buchungseingabe”

Infopalette/Übersichtspa- Beim Öffnen eines Buchungsdialogs wird die Infopalette bzw. die
lette automatisch einblen- Übersichtspalette eingeblendet, falls diese bisher nicht sichtbar
den war.

Das direkte Buchen auf Beim Versuch, das Sammelkonto Debitoren oder das Sammel-
Sammelkonten verbieten konto Kreditoren direkt zu bebuchen, erhalten Sie eine Fehler-
meldung. Die Sammelkonten können über den Menubefehl Ver-
walten/Kontenfunktionen eingestellt werden.

! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 21


Optionen des Bereichs “Buchungseingabe”

Buchungsbetrag an die Der Gesamtbuchungsbetrag (in der Hauptbuchung) wird beim


Summe der Splittzeilen Verlassen des Splittdialogs auf die Summe der Splittzeilen korri-
anpassen giert.

Automatischer Konten- Diese Option bewirkt beim Eingeben von Buchungen mit negati-
tausch mit Vorzeichenum- vem Betrag einen automatischen Kontentausch, verbunden mit
kehr bei negativen Beträ- einem Vorzeichenwechsel. Im Normalfall sollten im Journal keine
gen negativen Beträge gebucht werden, da dies die Fehlersuche be-
hindert und auch bestimmte Verkehrszahlen in Auswertungen
verfälscht werden.

Buchungen für Einnah- Die Beträge der für den Einnahmen-/Ausgaben-Buchungsdialog


men-/Ausgaben-Dialog geeignete Buchungen werden grün (Einnahme), rot (Ausgabe) oder
markieren blau (Neutral) gekennzeichnet.

Ausbuchen von offenen Beim Eingeben von Debitoren- oder Kreditorenzahlungen wird ein
Posten direkt aus dem Bu- neuer Default-Button aktiviert, welcher das direkte Ausbuchen
chungsdialog eines OP ermöglicht.

Optionen des Bereichs “Kontenplan”

Kontonummern-Bereiche Diese Option überprüft die Einhaltung der unter Verwalten/Kon-


beim Anlegen von Konten tenfunktionen definierten Bereiche für Debitoren- und Kreditoren-
überprüfen konten.

Bereich “Listendarstellung”

Im oberen Bereich legen Sie die Darstellung für diverse Listen fest (z.B. für alle Auswertungs-
fenster oder die Buchungsliste). Sie können die Hintergrundfarben (alternierend) sowie optionale
Trennlinien einstellen. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des betreffenden Fensters
wirksam.

Mindestlänge für Konto- Beeinflusst die Anzeige von Kontonummern in Bildschirmlisten.


nummern Hier sind Werte von 4 - 9 möglich, kürzere Nummern werden mit
führenden Nullen aufgefüllt.

Format für Betragsfelder Beeinflusst die Anzeige von Beträgen in Bildschirmlisten. Folgen-
de Formate sind möglich:
9.999,00S / 9.999,00H
9.999,00+ / 9.999,00-
9.999,00 / -9.999,00
9.999,00 S / 9.999,00 H

Bei Mehrfachauswahl in Diese Einstellung kann bei sehr großen Datenmengen die Perfor-
der Auftragsliste alle Posi- mance merklich beeinträchtigen und ist daher abschaltbar.
tionen zeigen

Bereichs “Infopalette”

Salden der verwendeten Diese Option bewirkt die Darstellung der Salden der gerade ver-
Konten einblenden wendeten Konten in der Infopalette.

Separator-Farbe Hier können Sie die Farbe der Trennfelder (Separatoren) für die
Bereiche der Infopalette ändern (alte Standardeinstellung blau,
neue Standardeinstellung schwarz).

! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 22


Bereich “Drucken”

Papierformate vor jedem Mit dieser Option erscheint vor jedem Ausdruck der Dialog Pa-
Ausdruck einstellen pierformat (Mac) bzw. Seite einrichten (Windows), die gespei-
cherten Papierformate und Druckereinstellungen werden nicht
verwendet. Dies kann bei Druckproblemen hilfreich sein.

Maximale Druckauflösung Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt
werden. Dies bewirkt u.U. einen deutlich schnelleren Ausdruck
bzw. kleinere Dateien beim Sichern als PDF (Mac).

Optionen des Bereichs “Backup”

Hier legen Sie die Einstellungen für die regelmässige Datensicherung fest (Häufigkeit und Siche-
rungsort). Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datensicherungen finden Sie
im Technischen Handbuch.

! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 23


Kapitel 5 Einrichten der Firma

ShakeHands Kontor ist unbegrenzt mandantenfähig, das bedeutet, Sie können beliebig viele Fir-
men bzw. Mandanten in derselben Datenbank verwalten. Weiterhin können Sie beliebig viele Da-
tenbanken anlegen und zwischen diesen wechseln, mehr Informationen dazu finden Sie im Tech-
nischen Handbuch.
Es kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Firma zur Bearbeitung geöffnet sein. Mit dem Menube-
fehl Ablage|Datei/Firmen öffnen Sie die Firmenverwaltung:


Hier können Sie neue Firmen anlegen, Firmendaten bearbeiten, Firmen löschen oder die aktive
Firma wechseln.

Überlegungen vor dem Einrichten


Vor dem Einrichten einer neuen Firma sollten einige Angaben dazu gut überlegt werden, da diese
im Nachhinein nicht mehr geändert werden können. Im Einzelnen sind dies folgende Punkte:

Welche Gewinnermittlungsart soll verwendet werden?


Welche Versteuerungsart soll verwendet werden?
Welcher Kontenrahmen soll als Grundlage für den betrieblichen Kontenplan dienen?
Welche Standardwährung soll verwendet werden?
Welches ist das erste Geschäftsjahr, in dem gebucht werden soll?
Verwendet die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr?
Bei Arbeiten mit mehreren Firmen, soll diese in einer Datenbank abgelegt werden oder in
mehreren? (Hinweise dazu finden Sie auch im technischen Handbuch)

Achtung: Ein abweichendes Geschäftsjahr liegt nur dann vor, wenn dieses immer vom Kalen-
derjahr abweicht. Wenn nur das erste Geschäftsjahr, bedingt durch die unterjährige Firmen-
gründung, vom Kalenderjahr abweicht, so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr: In
diesem Fall darf kein abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet werden. Buchen Sie ab dem
ersten Belegdatum und erstellen Sie einen Zwischenabschluss für das angebrochene Rumpf-
wirtschaftsjahr.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 24


Hinweis: Arbeiten Sie mit ShakeHands Portemonnaie mit einer Gewinnermittlung EÜ und
möchten nun auf die Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich (Bilanz und Erfolgsrech-
nung) umstellen, beachten Sie folgenden Ablauf: Erstellen Sie die neue Firma und wählen Sie
die neue Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich. Im nachfolgenden Dialog 'Vorlage
auswählen' klicken Sie abbrechen. Wechseln Sie nun in Ablage/Import/Vorlagen und importieren
Sie einzeln: Kontengruppen und Kontenstruktur, da nach in einem weiteren Import die Konten.
Wenn Sie auch Buchungen importieren möchten, exportieren Sie diese aus der Firma mit EÜ
und importieren Sie diese in die neue Firma mit BV.

Firma neu anlegen


Um eine neue Firma anzulegen, wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Firmen und klicken auf
den Button Hinzufügen. Der folgende Dialog ist in mehrere Seiten aufgeteilt.

Firma
Hier geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein, wie Name und Anschrift, Telefon oder Bankver-
bindung. Das Feld Name ist ein Pflichtfeld, wenn mehrere Firmen vorhanden sind, muss der Fir-
menname ausserdem eindeutig sein. Name, Strasse, Plz, Ort werden in den Standardausdrucken
im Kopfteil angedruckt.

Achtung: Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Pro-
gramm viele Funktionen landesspezifisch angepasst, u.a. MwSt-Berechnung.

Steuerbehörde
Auf dieser Seite erfassen Sie die Daten des für die Mehrwertsteuer-Abrechnung zuständigen Kon-
takts.

Steuerberater
Auf dieser Seite erfassen Sie bei Bedarf die Daten ihrer Treuhänderin oder des Buchhalters.
Buchhaltung
Hier erfolgen wichtige buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma:

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 25


Gewinnermittlungsart
Hier legen Sie hier die Art der Gewinnermittlung fest. Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz
mit Erfolgsrechnung verpflichtet ist, so wählen Sie Betriebsvermögensvergleich (BV), anderenfalls
die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜ).
Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. Sollte also ein Un-
ternehmen z.B. von der EÜ-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln, so muss dafür
eine neue Firma angelegt werden und die bisherigen Daten müssen via Export/Import oder Vorla-
gen Import eingelesen werden.

Kontenplan
Dieses Feld ist beim Anlegen einer neuen Firma deaktiviert. Der Name des Kontenplans wird hier
bei der Vorlagenübernahme automatisch eingetragen.

Standardwährung
Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden. Wenn Sie eine Währung benötigen, die
im Menu noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein. Nach
dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menupunkt Verwalten/Wäh-
rungen mit genau diesem ISO-Kürzel anlegen.

Erstes Geschäftsjahr
Hier geben Sie das erste Geschäftsjahr ein. Ab der Version 5.2 ist es möglich weitere Geschäfts-
jahre vor diesem Jahr anzulegen (weiteres dazu beim Ablauf Geschäftsjahre anlegen). Wenn Sie
also vorhaben, noch vergangene Jahre nachzubuchen, ist es einfacher dies bei der Eingabe ent-
sprechend berücksichtigen.

Abweichendes Geschäftsjahr
Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht, so wählen Sie diese Option und
geben im Menu den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an. Weitere Hinweise dazu
finden Sie im Abschnitt „Überlegungen vor dem Einrichten“.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 26


Tipp: Wenn Sie die Vorjahreswerte einer Firma im aktuellen Geschäftsjahr mitführen möchten
legen Sie das Geschäftsjahr um ein Jahr früher an, damit Sie die Abschlussbilanz erfassen kön-
nen und gleich einen Jahresabschluss durchführen, damit haben Sie die Vorjahreszahlen für das
aktuelle Jahre in der Bilanz und Erfolgsrechnung auch gleich mitgeführt.

Versteuerung im 1. GJahr
Nur ShakeHands Kontor Balance: Hiermit legen Sie fest, welche Versteuerungsart (Soll- oder Ist-
Versteuerung) für das oben angegebene erste Geschäftsjahr verwendet werden soll. Die Versteue-
rungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar, erst beim Anlegen eines nachfol-
genden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart gewechselt werden.
ShakeHands Kontor Saldo/Portemonnaie

Tipp: Da in ShakeHands Kontor Saldo und ShakeHands Kontor Portemonnaie keine Nebenbü-
cher in der Buchhaltung automatisch geführt werden können, können Sie hier auch mit der
SOLL-Versteuerungsart buchen.

Mehrwertsteuerpflichtig
Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma. Das bedeutet, dass beim Buchen auf
Konten, welche einen Steuersatz hinterlegt haben, automatisch eine entsprechende Umsatzsteu-
erbuchung erfolgt. Wenn die Option deaktiviert wird, erfolgen keinerlei automatische Steuerbu-
chungen mehr, unabhängig von den Einstellungen der Konten und Steuerschlüssel.

Hinweis: Dies gilt nicht für die Vorgaben im Artikel- und Dienstleistungsstamm. Diese Vorlagen
der Steuersätze müssen von Hand deaktiviert werden.

Faktura
Hier erfolgen die Grundeinstellungen für den Bereich der Auftragsverwaltung (ShakeHands Faktura
oder ShakeHands Kontor):

Beträge in Aufträgen
Hiermit schalten Sie zwischen Brutto- und Nettofakturierung um. Bei Nettofakturierung (Stan-
dard) werden alle Preise in der Artikelverwaltung als Nettopreise interpretiert, entsprechend wird in
Aufträgen die Umsatzsteuer auf die Belegposition hinzugerechnet. Bei Bruttofakturierung hin-

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 27


gegen werden alle Artikelpreis als Bruttopreise angesehen, in Aufträgen wird die Umsatzsteuer aus
diesen Preisen automatisch hinzu- oder abgerechnet.
Das nachträgliche Ändern dieser Option hat keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge,
solange diese nicht erneut bearbeitet werden. Es erfolgt auch keine automatische Umrechnung
der Artikelpreise. Die Änderung wirken sich nur auf neu erfasste Belegpositionen, Artikel aus.

Beispiel: Sie haben in der Einstellung Netto einen Artikel mit einem Verkaufspreis von 100 CHF
angelegt.
Im Auftragstotal wird nun zum netto Belegpositionspreis von 100 CHF 7.6% Umsatzsteuer hin-
zugerechnet = 107.60 CHF Total Auftrags-Bruttopreis.
Wenn Sie jetzt die Fakturierung auf Brutto umschalten, wird im nächsten Auftrag gerechnet 100
CHF Brutto Belegposition inkl. 7.6 % Umsatzsteuer = 100 CHF Total Auftrags-Bruttopreis oder
92.94 Nettopreis plus Fr. 7.06 Mehrwertsteuer.

Nachkommastellen Einzelpreis und Menge


Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern
Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenarti-
keln, welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis- oder Mengenangabe benötigen oder bei gros-
sen Masseinheitengruppen wie (z.B. Paletten in Stück oder Tonnen in Gramm).

Standard-Auftragsart
Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben.

Textvorgaben
Hier lassen sich, für jede Auftragsart getrennt, verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter
Daten in einen neuen Auftrag einstellen. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zu-
griff auf die vorhandenen Textbausteine:

Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbausteine bearbeiten.

Mahnwesen
Hier erfolgen die Grundeinstellungen für Mahnläufe, alle Parameter lassen sich später für jeden
Mahnlauf auch individuell abändern:

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 28


Offene Beträge mahnen ab
Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. Offene Posten mit einem Betrag
bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt.

Zinssatz
Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten, dann geben Sie hier den zu
verwendenden Zinssatz ein. Hinweise zum Ermitteln des Zinssatzes für Verzugszinsen finden Sie
im Abschnitt Mahnwesen.

Mahnstufen
Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorange-
gangenen Fälligkeits- bzw. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen
sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgese-
hen, d.h. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsan-
walt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. Weitere Zins- und Gebührenberechnungen er-
folgen dann auf diesem Wege.
Mit dem OK-Button sichern Sie die Eingaben und die Firma wird angelegt. Im Anschluss öffnet
sich das Fenster Vorlage auswählen.

Vorlage auswählen
Um mit ShakeHands Kontor arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an
Stammdaten. Dazu zählen Nummernkreise, Kontenpläne, Gliederungen für Auswertungen, Steuer-
sätze, Druckformulare, Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Für die gebräuchlichen Kon-
tenpläne KMU und Käfer stellt ShakeHands Kontor Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für
diese Stammdaten zur Verfügung. Weitere für Private, Bauern, Pflegeheime finden Sie in den Mus-
terdaten auf unserer Homepage. Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswäh-
len:


Wählen Sie in der Liste die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Button OK. Nach Ab-
schluss der Datenübernahme wird die Firma automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit
beginnen.

Hinweis: Sie können mit ShakeHands Kontor beliebig viele Firmen (Mandanten) verwalten.
Beim Programmstart wird die zuletzt geöffnete Firma automatisch wieder geöffnet. Mit dem
Befehl Ablage|Datei/Firma wechseln können Sie jederzeit eine andere Firma öffnen. Die aktu-
ell geöffnete Firma wird dabei immer in der Infopalette angezeigt.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 29


Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren
Neue Programmversionen enthalten oftmals auch erweiterte oder an gesetzliche Änderungen an-
gepasste Stammdaten-Vorlagen, Hinweise dazu finden Sie dann in den entsprechenden Upda-
tebeschreibungen. Solche aktualisierten Vorlagen stehen nicht automatisch in den bereits angeleg-
ten Firmen zur Verfügung, sondern müssen bei Bedarf erst importiert werden. Um z.B. einen er-
weiterten Kontenplan nutzen zu können, gehen Sie folgendermassen vor:

1 Erstellen Sie ein Backup Ihrer Datenbank (siehe Abschnitt Datensicherungen)


2 Wechseln Sie in die Firma, für welche der Kontenplan aktualisiert werden soll.
3 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen... aus. Es öffnet sich das Fenster Vor-
lagen importieren).
4 Wählen Sie in der Liste Quelle die Vorlage aus, welche auch bei der Einrichtung der aktuellen Fir-
ma verwendet wurde.

Achtung: Wenn Sie hier eine falsche und nicht zum aktuellen Kontenplan passende Vorlage
auswählen, kann die Buchhaltung dadurch unbrauchbar werden. Erstellen Sie daher vor einer
Stammdatenaktualisierung unbedingt ein Backup (siehe Punkt 1).

5 Selektieren Sie rechts den Bereich Konten.


6 Wenn Sie nur neue Einträge übernehmen möchten (also Konten, die in der aktuellen Firma noch
nicht vorhanden sind), dann darf die Checkbox Aktualisieren hinter Konten nicht selektiert sein.
Wenn Sie aber auch bereits vorhandene Konten aktualisieren möchten, muss die Checkbox Akt-
ualisieren aktiv sein. In diesem Fall werden auch individuelle Änderungen an Standardkonten
rückgängig gemacht (z.B. eine geänderte Bezeichnung oder Steuereinstellung).

Hinweis: Falls Sie Konten, Kontenstruktur und Kontenfunktionen in eine leere Vorlage importie-
ren, importieren Sie als erstes die Kontenfunktionen, dann die Kontenstruktur und anschlies-
send die Konten. Bei umgekehrter Reihenfolge können die Konten nicht gesichert werden.

7 Starten Sie den Import mit dem OK-Button.


Auf diese Weise können alle Stammdatenbereiche aktualisiert werden.
Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder
Abwählen aller Checkboxen in der gleichen Spalte.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 30


Nummernkreise
Der nächste Schritt nach dem Einrichten der Firma sollte das Anlegen der Nummernkreise sein.
Nummernkreise dienen dazu, den Inhalt und das Format der automatisch vergebenen Nummern in
Adressen, Artikeln, Angeboten, Rechnungen usw. festzulegen.
Um die Liste der Nummernkreise aufzurufen, wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Nummern-
kreise:

Die verfügbaren Nummernkreise für die verschiedenen Bereiche sind vordefiniert. Um einen Num-
mernkreis zu bearbeiten, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bear-
beiten, alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile.

Nummernkreise bestehen aus bis zu drei verschiedenen Bestandteilen, zwischen denen ein wähl-
bares Trennzeichen platziert werden kann. Das Beispiel zeigt einen Nummernkreis mit allen drei
möglichen Bestandteilen (Text, Datum und Zähler). Zähler werden nach dem erfolgreichen Spei-
chern eines davon abhängigen Datensatzes (z.B. einer Rechnung) automatisch um den Wert 1
erhöht.

Textbausteine
Für immer wiederkehrende Texte in den Kopf- und Fussbereichen von Aufträgen lassen sich Text-
bausteine anlegen. Diese Textbausteine lassen sich dann in den dafür vorgesehenen Eingabedia-
logen über Menus auswählen und einsetzen. Um Textbausteine zu bearbeiten, wählen Sie den
Menubefehl Verwalten/Textbausteine:

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 31


Eigene Bankkonten
Hier erfassen Sie Ihre Bankkonten. Diese stehen Ihnen zum Erfassen von Bankkontenauszügen
und dessen Import zur Verfügung, oder auch zur Verwendung des ESR-Verfahrens.

Erfassen Sie unter der Bezeichnung das Kürzel der Bank für deren Aufruf in ShakeHands Conto
oder Kontor. Mit der Checkbox Standard legen Sie den Vorgabewert in den Listen vor. Die Bank-
leitzahl übernehmen Sie via Combobox vom hinterlegten Bankenstamm. Das Finanzkonto dient
bei Importen von Bankkontoauszügen dem Defaultwert für die Buchungen. Arbeiten Sie mit dem
ESR-Verfahren erfassen Sie zudem die ESR-Belegart (pro Art bitte ein Bankkonto anlegen), die
ESR-Teilnehmernummer und bei Bank ESR-Verfahren auch die Bank-Kunden-Nummer. Näheres
im Abschnitt Aufträge ESR- und BESR Verfahren.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 32


Zahlungsbedingungen
ShakeHands Kontor und ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit, verschiedene Zahlungsbe-
dingungen als Vorlagen zu definieren. Auf diese Zahlungsbedingungen kann in den Adressen, den
Aufträgen und den Offenen Posten zugegriffen werden, daher sollten sie vor dem Beginn der Ar-
beit in diesen Bereichen angelegt werden.
Zum Anlegen einer neuen Zahlungsbedingungen wählen Sie den Menupunkt Verwalten/Zah-
lungsbedingungen und klicken auf den Button Hinzufügen.

Die Bezeichnung kann frei gewählt werden und dient der späteren Auswahl der gewünschten
Zahlungsbedingung. Die Zahlungsart ist derzeit eine rein informative Angabe. Bei Fällig Netto
definieren Sie die Fälligkeit, ausgehend vom jeweiligen Belegdatum kann hiermit beim Verwenden
der Zahlungsbedingung der Kalendertag der Fälligkeit berechnet werden. Weiterhin ist die Angabe
einer Skonto-Regel möglich.
Im Feld Zahlungstext definieren Sie den Text, welcher z.B. in einer Rechnung mit dieser Zah-
lungsbedingung erscheinen soll. Über das Menu Platzhalter lassen sich hier berechnete Werte
einsetzen, welche immer Bezug auf das aktuelle Dokument nehmen.

! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 33


Kapitel 6 Der Kontenplan

Der Kontenplan ist das zentrale Ordnungskriterium innerhalb einer Buchhaltung. Das Buchen eines
Geschäftsfalles dient zuerst einmal dazu, diesen Geschäftsfall einem bestimmten Konto zuzuord-
nen und damit zu klassifizieren. Die meisten späteren Auswertungen Ihrer Daten beziehen sich
direkt auf die Kontierung der Buchungen. Fehler beim Kontieren von Buchungen führen somit auch
zu fehlerhaften oder nicht aussagekräftigen Auswertungen. Nach der Neueinrichtung einer Firma
entsprechend dem vorherigen Kapitel ist bereits ein Kontenplan vorhanden. Sie können diesen
über den Menubefehl Verwalten/Konten öffnen:

Aktionsmenu Neues Konto Liste Direkt-Suchfeld


Konto duplizieren aktualisieren

Kontentypen Kontenliste Detailansicht für das ausgewählte Konto

Sie sollten den von uns gelieferten Kontenplan immer als eine Vorlage betrachten, welche Sie im
Laufe der Arbeit selber an die eigenen Bedürfnisse anpassen (ähnlich wie eine Briefvorlage z. B. in
Microsoft Word). Es ist uns nicht möglich, für jeden denkbaren Anwendungsfall korrekte Steuer-
sätze oder Auswertungskennzeichen als Voreinstellung zu setzen. Die herstellerseitig getätigten
Voreinstellungen sind an derzeit gültige Standards sowie häufige Arbeitsabläufe angelehnt, erhe-
ben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 34


Hinweis: Neuere Programmversionen enthalten oft auch aktualisierte Kontenpläne oder andere
Vorlagen. Dies bedeutet aber nicht, das Sie diese Aktualisierungen nach einem Update automa-
tisch in den Stammdaten Ihrer Firma wiederfinden. ShakeHands Kontor greift im Normalfall
nicht in die Stammdaten bestehender Firmen ein. Der Anwender ist also für die Pflege des Kon-
tenplans nach der Ersteinrichtung selber verantwortlich. Weiter Hinweise dazu finden Sie in der
jeweiligen Updatebeschreibung.

Der BWA-Typenbaum
Die Kontenverwaltung basiert zur Zeit auf einem fest definierten BWA-Typenbaum. Diese hierarchi-
sche Gruppierung bildet lückenlos alle in einer standardisierten Buchhaltung (maximal) benötigten
Kontentypen ab und dient somit vielen Programmfunktionen und Auswertungen als Grundlage,
insbesondere erhalten Sie so eine richtige betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Jedes Konto
muss einer Gruppe aus diesem Typenbaum zugeordnet sein, ansonsten können bei verschiedenen
Programmfunktionen oder Auswertungen Fehler auftreten. Neben dem BWA-Typenbaum haben
wir in der Kontenstruktur die Kontengruppen, wo Sie beliebige Gruppen, Klassen in beliebigen
Ebenen frei definieren und benennen können.

Gliederung der Kontentypen in ShakeHands Kontor:


Alle Konten
Bilanzkonten (Aktiven/Passiven oder Bestandskonten)
Anlagevermögen
Sachanlagen
Finanzanlagen
Geringwertige WG
Firmenwert
Sonstige
Finanzen
Kassenkonto
Girokonto
Schecks
Sonstige
Forderungen
Laufzeit bis 1 Jahr
Laufzeit 1 bis 5 Jahre
Laufzeit über 5 Jahre
Wechselforderungen
Sonstige
Vorräte
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Unfertige Erzeugnisse und Leistungen
Fertige Erzeugnisse und Waren
Geleistete Anzahlungen
Bestandsveränderungen
Sonstige
Geleistete Anzahlungen
Umlaufvermögen
Aktive Rechnungsabgrenzung
Kapital
Gezeichnetes Kapital
Gewinn- und Verlustvortrag
Gesetzliche Rücklagen
Freie Rücklagen
Sonstige
Privat
Einlagen
Entnahmen

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 35


Sonstige
Rückstellungen
Pensionsrückstellungen
Steuerrückstellungen
Sonstige
Verbindlichkeiten
Laufzeit bis 1 Jahr
Laufzeit 1 bis 5 Jahre
Laufzeit über 5 Jahre
Wechselverbindlichkeiten
Sonstige
Erhaltene Anzahlungen
Umsatzsteuer
Umsatzsteuervorauszahlung
Vorsteuer
Passive Rechnungsabgrenzung
Verrechnungen
Darlehen
Laufzeit bis 1 Jahr
Laufzeit 1 bis 5 Jahre
Laufzeit über 5 Jahre
Sonstige
Erfolgsrechnungs-Konten (Ertrag/Aufwand oder Erfolgskonten)
Betriebseinnahmen
Umsatzerlöse
Bestandsveränderungen
Eigenverbrauch
Zinserträge
Neutrale Erträge
Anlagenverkäufe
Sonstige
Betriebsausgaben
Wareneinkauf
Personalkosten
Fahrzeugkosten
Reisekosten
Bewirtungskosten
Geschenke
Telefonkosten
Raumkosten
Zinsen
Neutrale Aufwendungen
Betriebliche Steuern
Sonstige
Abschreibungen
Sachanlagen
Finanzanlagen
Geringwertige WG
Firmenwert
Sonstige
Neutrale Konten
Saldovortrag
Sachkonten
Debitoren
Kreditoren
Sonstige
Debitoren
Kreditoren

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 36


Die Navigation im Kontenplan
Der BWA-Typenbaum ist immer auf der linken Seite der Kontenverwaltung eingeblendet. Der mar-
kierte Typ inklusive aller Untertypen dient als Vorauswahl für die rechts daneben befindliche Kon-
tenliste. Diese Vorauswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch
verfeinern. Gesucht wird dabei in den Feldern Nummer, Bezeichnung und Bemerkung. Und mit
einem Mausklick in den entsprechenden Spaltenkopf können Sie die Kontenliste leicht z. B. nach
Nummer oder Bezeichnung sortieren.

Tipp: Da heutige Kontenpläne oft mehrere hundert Konten enthalten und die komplette Konten-
liste dadurch sehr lang ist, kann es die Bearbeitung spürbar erleichtern, wenn Sie nur die Kon-
ten des gewünschten Typs anzeigen lassen.
Wenn Sie z. B. Veränderungen bei den Anlagekonten durchführen möchten, dann markieren Sie
im Typenbaum die Gruppe Alle Konten/Bilanzkonten/Anlagekonten. Die Kontenliste zeigt
jetzt nur noch die Konten dieses Typs an, mit der Eingabe eines beliebigen Teils der Kontenbe-
zeichnung im Suchfeld haben Sie die Liste blitzschnell weiter eingegrenzt. Das Arbeiten mit den
Kontentypen hat auch den Vorteil, dass Verwechslungen der Konten vermieden werden, da Be-
zeichnungen ja im Kontenplan mehrfach vorkommen können.

Der Typenbaum ist das zentrale betriebswirtschaftliche Ordnungskriterium, mittels Kontengruppen


können Sie aber die Darstellung für die Erfolgsrechnung oder Bilanz selber bestimmen.

Neues Konto erfassen


In der Praxis wird es vorkommen, dass Sie weitere als die vordefinierten Konten benötigen. In die-
sem Fall ist es am besten, wenn Sie sich ein Konto heraussuchen, welches dem benötigten Konto
am ähnlichsten ist (Kontentyp, Steuersatz usw.) und duplizieren dieses und ändern die Nummer
und die Bezeichnung.
Wenn Sie dagegen ein komplett neues Konto anlegen möchten, dann klicken Sie in der Konten-
verwaltung auf den Button Neues Konto (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktions-
menu oder im Kontextmenu der Kontenliste verwenden.

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 37


Nummer
Die Nummer darf im Bereich 1-999999999 liegen und muss eindeutig sein. Die Nummer eines bes-
tehenden Kontos kann nicht mehr verändert werden.
Falls Sie mit Nebenbüchern arbeiten möchten, sind die folgenden Kontengruppen reserviert für
Sachkonten: 1-9999
Debitoren: 10000-69999
Kreditoren: 70000-99999

Buchungssperre
Bei gesetzter Buchungssperre kann dieses Konto nicht mehr bebucht werden und erscheint auch
nicht mehr im Eingabeassistenten. Auf bereits bestehende Buchungen hat dies keinen Einfluss,
das Konto wird in jedem Fall auch mit ausgewertet.

Bezeichnung
Die Kontenbezeichnung können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. „Bank“ in „Raiffeisen“
umändern). Dies hat auch keinen Einfluss auf den Buchungsexport

Tipp: Achten Sie beim Eingeben von Kontobezeichnungen auf eine gute Lesbarkeit in der Kon-
tenliste, insbesondere für die Darstellung im Eingabeassistenten. Die Spaltenbreite der Be-
zeichnung dort ist begrenzt, und wenn sich mehrere Konten z.B. erst ab dem fünfzigsten Zei-
chen unterscheiden, werden Sie dies in der Liste evtl. nicht mehr lesen können.

Sie können in der Bezeichnung den Platzhalter #P# verwenden. Dieser Platzhalter wird in allen
Anzeigen der Kontobezeichnung durch den Prozentsatz des aktuell gültigen Steuersatzes ersetzt.

Beispiel: Sie haben im Konto 3000 die Steuersätze U76B (gültig ab 01.0.2001) und U80B (gültig
eventuell ab 01.01.2011 definiert. Die Kontobezeichnung lautet Erlöse #P# U dann wird das
Konto in den Auswertungen vor 2011 die Bezeichnung Erlöse 7.6% U erhalten, ab 2011 aber
die Bezeichnung Erlöse 8.0% U.

Bemerkung
Ein freies Eingabefeld für interne Anmerkungen zu diesem Konto.

ShakeHands Balance Währung


Wird hier eine von der Standardwährung abweichende Währung gesetzt, ist das Konto damit als
Fremdwährungskonto definiert. Das bedeutet, Buchungen für dieses Konto lassen sich nur noch in
der Standardwährung und in der eingestellten Fremdwährung erfassen. Nur Fremdwährungskon-
ten ermöglichen die Darstellung eines tatsächlichen Saldoverlaufs in einem Kontoauszug sowie
das Führen von Eröffnungswerten in Fremdwährungen.

Hinweis: Für Konten in der Stammwährung der Firma dürfen keine Währungen angegeben wer-
den und müssen leer bleiben, da ShakeHands diese sonst als Fremdwährung anschaut.

BWA-Typ
Hier erfolgt die Zuordnung zum Typenbaum. Bei einer fehlenden oder nicht korrekten Zuordnung
(z. B. nur eine Obergruppe ausgewählt) erscheint vor dem Popup-Menu ein Warnsymbol. In Aus-
wertungen wie Bilanz und Erfolgsmeldung werden Sie zudem bei fehlenden Zuordnungen gewarnt.

Steuertyp
Hier legen Sie fest, welche Steuerarten auf diesem Konto gebucht werden dürfen (Keine, nur Vor-
steuer, nur Umsatzsteuer, Vorsteuer und Umsatzsteuer).

Kennzeichen (MwSt-Zeile des MwSt-Abrechnungsformulars)


Hier definieren Sie Steuer- und Auswertungskennzeichen für Buchungen auf diesem Konto. Es ist
möglich, mehrere Kennzeichen anzulegen, jeweils mit einem Startdatum, ab welchem dieses gültig

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 38


ist. Beim Erfassen von Buchungen oder bei Auswertungen werden diese zeitabhängigen Kennzei-
chen dann automatisch berücksichtigt.
Steuersatz
Hier kann der voreingestellte Steuersatz für dieses Konto angegeben werden. Dieser kann beim
Buchen manuell unterdrückt oder geändert werden.
MwSt - Kz
Hier kann eine Kennzahl für die Zuordnung zur MwSt-Abrechnung eingetragen werden. Bei der
Umsatzsteuer-Auswertung wird dann der Kontensaldo auf der entsprechenden Kennzahl mit auf-
summiert. Dies ist nur für Sonderfälle notwendig, hauptsächlich wird die MwSt-Abrechnung über
die Einstellungen in den Steuersätzen konfiguriert.

Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung, dass in der MwSt-Abrechnung
Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Wie kommt das?
ShakeHands Kontor kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel
MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden. Bei gewissen Kon-
ten unumgänglich, muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden, dass Sie ent-
weder beim Konten oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. Nicht aber gleichzeitig.

Hinweis: Bei den Kontotypen Debitor, Kreditor und Neutral ist das Eingeben von Steuertyp
und Auswertungskennzeichen nicht möglich, die entsprechenden Eingabebereiche sind deakti-
viert.

Budget
Hier können Sie für das Konto ein Jahresbudget (für das aktuelle Geschäftsjahr) festlegen. Dieses
kann in der Summen- und Saldenliste oder in der Bilanz und Erfolgsrechnung bzw. Einnahmen-Ü-
berschussrechnung mit ausgewertet werden und erscheint auch in der Saldenanzeige der Infopa-
lette beim Buchen. Dadurch können Sie eine Budget-Überschreitung schon bei der Buchungsein-
gabe erkennen.
Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Konto und kehren zur Listendarstellung zurück.

Konto bearbeiten
Um ein vorhandenes Konto zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Bearbeiten... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Wichtig: Beim Bearbeiten von Konten ist das Ändern der Kontonummer nur möglich, solange
das Konto ungenutzt ist.

Konto duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Kontos ersparen, wenn Sie dieses nicht kom-
plett neu anlegen, sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Konto duplizieren.
Um ein vorhandenes Konto zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Duplizieren... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 39


Konto löschen
Um Konten zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Back-
space. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Konten gelöscht.

Wichtig: Das Löschen eines Kontos ist nicht möglich, wenn dieses Konto bereits für Buchun-
gen oder andere Programmfunktionen verwendet wurden. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des
Mandanten, da der Kontenplan jahresübergreifend angelegt ist. Wenn Sie nur ein Konto aus-
blenden möchten, um die Kontenauswahl übersichtlicher zu gestalten, dann setzen Sie für das
betreffende Konto die Buchungssperre, damit wird es in den Auswahllisten unterdrückt.

Tipp: Sie können sich alle löschbaren Konten innerhalb einer Auswahl in der Kontenliste anzei-
gen lassen, indem Sie die Option Nur unbenutzte Konten anklicken.

Mehrere Konten ändern


Beim Bearbeiten von Kontenplänen kommt es häufig vor, dass man bestimmte Eigenschaften
mehrerer Konten ändern möchte. Wenn Sie z.B. für einen Kontonummern-Bereich über 50 Konten
die Buchungssperre setzen möchten, dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines
jeden Kontos, dem Anklicken der Checkbox Buchungssperre und dem anschliessenden Sichern
eine Weile zu tun. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern.

Um mehrere Konten gleichzeitig zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:


Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Mehrere Än-
dern... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste.

Es öffnet sich das Fenster Mehrere Konten ändern:

Im rechten Teil finden Sie im Wesentlichen die gleichen Eingabemöglichkeiten wie beim direkten
Bearbeiten eines Kontos. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabe-
feldern: Da es möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Konten zu ändern,
müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen des Fensters
sind alle Felder deaktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Konten nichts ändern.
Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Buchungssperre und die Bemerkung mehrerer Konten

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 40


ändern möchten, dann setzen Sie die Checkbox vor diesen Bezeichnungen, und damit sind die
entsprechenden Eingabeelemente aktiv. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die
ausgewählten Konten übertragen. Die deaktivierten Felder der Konten werden nicht geändert.

Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu än-
dernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau. Das unbeabsichtigte
Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll,
führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig
zu machen.

Kontenplan drucken
Um einen Kontenplan zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder
aus dem Kontextmenu der Kontenliste. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der
Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Konten gedruckt, welche aktuell in der Bild-
schirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl im Ty-
penbaum sowie den Suchbegriff einschränken.

Tipp: Möchten Sie neben den Konten auch die Struktur mit drucken, verwenden Sie die Kon-
tenliste in Menu Auswerten 'Bilanz und Erfolgsrechnung' und da den Report 'Kontenliste grup-
piert mir Überschriften A4 hoch', beachten Sie die Filtereinstellungen.

Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen


Die Eingabe von Kontonummern ist innerhalb von ShakeHands Kontor an vielen Stellen notwen-
dig. Hier gibt es eine weitere Arbeitserleichterung: In jedem Eingabefeld für Kontonummern kön-
nen Sie mit dem Tastaturkürzel <Ctrl|Strg>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen.
Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist, dann können Sie hier dieses Konto
bearbeiten und z.B. die Bezeichnung ändern. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges
Konto, dann können Sie so ein neues Konto erstellen, welches nach dem Bestätigen des Dialogs
direkt ins Eingabefeld übernommen wird.

Die Kontenstruktur
Die Kontenstruktur definiert den Aufbau der Gliederung für die Bilanz/Erfolgsrechnung oder
Einnahme-Überschussrechnung sowie die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungs-
gruppen. Der Aufbau einer funktionsfähigen Kontenstruktur ist eine umfangreiche Arbeit und nur
dann nötig, wenn Sie einen komplett neuen Kontenplan entwickeln möchten. Bei den mitgeliefer-
ten Standardkontenplänen ist die Kontenstruktur bereits fertig definiert und braucht normalerweise
nicht verändert zu werden.
Die Kontenstruktur kann über den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur aufgerufen werden.
Das entsprechende Fenster ist in mehrere Registerkarten aufgeteilt:
Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich
Gruppen, Bilanz-Konten, Erfolgsrechnungs-Konten, Neutrale Konten
Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung
Gruppen, Bestandskonten, Erfolgskonten, Neutrale Konten

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 41


Auf der Registerkarte Gruppen erfolgt die Definition der hierarchischen Gliederung der jeweiligen
Gewinnermittlung, auf den anderen Registerkarten nehmen Sie die Zuordnung der einzelnen Kon-
ten zu den gewünschten Gruppen vor.

Eine neue Kontenstruktur anlegen


Wählen sie den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur. Wenn Sie keine Kontenstruktur aus einer
Vorlage übernommen haben, so ist die Gruppenliste zunächst leer. Falls Sie eine bereits vorhan-
dene Struktur komplett neu aufbauen möchten, markieren Sie zunächst nacheinander alle Einträge
und klicken jeweils auf den Button Entfernen.
Um eine neue Struktur überhaupt sichern zu können, müssen Sie zunächst die Hauptgruppen an-
legen. Für die Gliederung einer Bilanz sind das die Gruppen:
Bilanz Aktiva
Bilanz Passiva
Gewinn- und Verlustrechnung
Bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind es diese Gruppen:
Bestand
Gewinnermittlung
Diese Gruppen müssen in genau dieser Reihenfolge und exakt in dieser Schreibweise immer vor-
handen sein! Mit dem Button Neue Gruppe können Sie jetzt alle benötigten Gruppen definieren.
Untergruppen erzeugen Sie, in dem Sie eine Gruppe markieren und auf den Button Neue Unter-
gruppe klicken. Vorhandene Gruppen können auch direkt mit der Maus verschoben werden.

Beim Anlegen einer neuen oder beim Bearbeiten einer bestehenden Gruppe öffnet sich der fol-
gende Dialog:

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 42


Alle Gruppen, welche direkt Kontensalden zusammenfassen sollen oder andere Gruppen als Un-
tergruppen enthalten, werden hier als Kontengruppe definiert. Bei Kontengruppen gibt es noch
eine weitere Option: Sie können das Vorzeichen der Summe wechseln, dies ist für alle Gruppen
aus dem Bereich Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Gewinnermittlung erforderlich, um das sich
bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten zu korrigie-
ren. Diese Option ist nur bei Gruppen sinnvoll, welche direkt Kontensalden zusammenfassen, da
sie im Endeffekt auf die in der Gruppe enthaltenen Konten wirken. Bei allen in der Hierarchie über-
geordneten Gruppen sollte sie deaktiviert sein.
Eine Sonderstellung nimmt die Definition einer Gruppe als Bilanzergebnis ein (nur bei der Gewin-
nermittlung per Betriebsvermögensvergleich). Beim Berechnen einer Bilanz ergibt sich das Bilanz-
ergebnis aus der Differenz zwischen Aktiva- und Passivaseite (= Veränderung des Betriebsvermö-
gens). Diese Differenz wird der Bilanzgruppe zugewiesen, welche als Bilanzergebnis definiert ist.
Es kann nur eine Gruppe als Bilanzergebnis definiert werden, eine bestehende anderweitige Defini-
tion wird bei dieser Zuweisung aufgehoben. Fehlt eine Zuweisung erhalten Sie in der Bilanz und
Erfolgsrechnungsdarstellung ein Warnhinweis.

Die Zuweisung von Konten zu einer Gruppe


Nach dem Erstellen der entsprechenden Gruppenhierarchie wechseln Sie auf die Registerkarten
für die Kontenzuweisungen. Hier bestimmen Sie im Einzelnen, welcher Kontensaldo in welcher
Gruppe aufsummiert wird.

Im nachfolgenden Beispiel ist das Konto 1020 Bank markiert. Oberhalb der Liste befinden sich
zwei Popup-Menus, über welche die Zuordnung dieses Kontos zu den Bilanzgruppen eingestellt
wird. Die Einstellung im Beispiel bedeutet, das bei einem Soll-Saldo das Konto in der Gruppe
Flüssige Mittel und Wertschriften erscheint. Möchten Sie bei diesem Konto bei einem Haben-Sal-
do, dass diese unter Bilanz Passiva erscheint definieren Sie eine entsprechende Gruppe. Buchhal-
terisch sprechen wir dann von einem Wechselkonto. Je nach Saldo wird dies als Aktiva- oder als
Passiva-Konto dargestellt.

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 43


Ein Konto lässt sich auch fest einer bestimmten Bilanzseite zuordnen, indem Sie nur eine Gruppe
auf der Aktiva- oder Passiva-Seite angeben. Sie können in der Kontenliste auch mehrere gleichar-
tige Konten markieren und die Gruppenzuordnung gemeinsam setzen. Wenn Sie in diesem Fall
aber die markierten Konten in eine andere Gruppe verschieben möchten, so müssen Sie zuerst die
bisherige Zuordnung aufheben.
Bei den Erfolgskonten sowie bei den Bestands- und Erfolgskonten der Einnahmen- Überschuss-
rechnung, existiert jeweils nur eine Gruppenzuordnung, nur Bilanzkonten haben zwei.

Wichtig: Nach dem Abschluss der Zuordnung sollten innerhalb der Registerkarten Bilanz-Kon-
ten und Erfolgs-Konten bzw. Bestandskonten und Erfolgskonten alle Konten eine Gruppen-
zuordnung haben (erkennbar an dem grünen Häkchen). Anderenfalls wird es bei der Berech-
nung der Bilanz/Erfolgsrechnung oder Einnahme-Überschussrechnung zu einer fehlerhaften
Auswertung sowie einer entsprechenden Fehlermeldung kommen.

Wichtig: Nach dem Anlegen von neuen Sachkonten müssen Sie diese manuell in der Konten-
struktur in die gewünschten Auswertungsgruppen einfügen. Um dies zu umgehen, empfehlen
wir, neue Konten durch Duplizieren von bereits vorhandenen ähnlichen Konten zu erzeu-
gen, da beim Duplizieren die ursprüngliche Kontenzuordnung erhalten bleibt.

In der Liste Neutrale Konten werden alle Konten vom Typ Neutral aufgelistet, normalerweise sind
dies nur die Saldovortragskonten. Diese Konten erscheinen nicht in der Bilanz/Erfolgsrechnung
oder der Einnahme-Überschussrechnung und können daher auch keiner Gruppe zugeordnet wer-
den.

Die Kontenfunktionen
Kontenfunktionen definieren die Konten für bestimmte Sonderaufgaben in der Buchhaltung, wel-
che abhängig vom Kontenplan sind und daher vom Programm nicht fest vorgegeben werden kön-
nen. Die richtigen Einstellungen an dieser Stelle sind wichtig für die korrekte Funktion der Buchhal-
tung in vielen Bereichen. Wenn Sie einen der mitgelieferten Standard-Kontenpläne verwenden,

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 44


sollten Sie hier keine Veränderungen vornehmen. Bei individuell angelegten Kontenplänen kontak-
tieren Sie im Zweifelsfall den Support des Herstellers, um den einzelnen Funktionen die richtigen
Konten zuzuordnen.

Um die Liste der Kontenfunktionen aufzurufen, wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Konten-
funktionen:

Die angezeigten Kontenfunktionen können sich je nach Programmausführung, Gewinnermittlungs-


art und Länderversion unterscheiden. Die Liste der verfügbaren Kontenfunktionen ist fest vorgege-
ben, es ist nicht möglich, hier Einträge zu löschen oder weitere hinzuzufügen. Um eine Konten-
funktion zu bearbeiten, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bearbei-
ten, alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile.

Sammelkonto Debitoren
Hier wird das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Kontenplanes
eingetragen. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Debitorenkonto
auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Debitorenbuchhaltung inner-
halb des Sachkontenbereichs ab. Sie können das Sammelkonto problemlos in einer laufenden
Buchhaltung ändern, ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entsprechende Umbu-
chung.

Sammelkonto Kreditoren
Hier wird das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Konten-
planes eingetragen. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Kreditoren-
konto auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Kreditorenbuchhal-
tung innerhalb des Sachkonten-Bereichs ab. Sie können das Sammelkonto problemlos bei einer
laufenden Buchhaltung ändern, ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entspre-
chende Umbuchung.

Achtung: Das manuelle Bebuchen eines Sammelkontos führt zu fehlerhaften Auswertungen


und ist daher normalerweise nicht erlaubt. Sollte dies in bestimmtem Konstellationen (zB. Nicht
verwenden von Debitoren- und Kreditorenbüchern) dennoch nötig sein, lässt sich die entspre-
chende Überwachungsfunktion in den Einstellungen deaktivieren (Buchungseingabe/Das di-
rekte Buchen auf Sammelkonten verbieten).

Saldenvorträge Sachkonten
Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Sachkonten in
das folgende Geschäftsjahr.

Saldenvorträge Debitoren
Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Debitorenkonten
in das folgende Geschäftsjahr.

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 45


Saldenvorträge Kreditoren
Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Kreditorenkonten
in das folgende Geschäftsjahr.

Achtung: Wenn die Saldovortragskonten nicht definiert sind oder die angegebenen Konten
nicht existieren, können alle Auswertungen, welche Eröffnungssalden beinhalten (z.B. Summen-
und Saldenliste, Kontoauszug, Bilanz usw.), fehlerhaft sein oder Splittbuchungen fehlerhaft in
der Auswertung angezeigt werden. Alle Saldovortragskonten müssen also korrekt angegeben
sein, auch wenn beispielsweise gar keine Debitoren- oder Kreditorenkonten in der Buchführung
verwendet werden.

Vortrag Bilanzgewinn
Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzgewinns in das folgende Geschäftsjahr benötigt.

Vortrag Bilanzverlust
Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzverlusts in das folgende Geschäftsjahr benötigt.

Vortrag Vorsteuerforderung
Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert.
Eine sich daraus ergebende Vorsteuerforderung wird über dieses Konto in das folgende Ge-
schäftsjahr vorgetragen.

Vortrag Umsatzsteuerverbindlichkeit
Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert.
Eine sich daraus ergebende Umsatzsteuerverbindlichkeit wird über dieses Konto in das folgende
Geschäftsjahr vorgetragen.

Vortrag Privatkonten
Beim Saldovortrag werden alle Privatkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert und der
Gesamtsaldo über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen.

Kontenbereich Debitoren
Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Debitorenkonten festgelegt. Der Vorgabe-Be-
reich für Debitorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 10000-69999.

Kontenbereich Kreditoren
Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Kreditorenkonten festgelegt. Der Vorgabe-Be-
reich für Kreditorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 70000-99999.

Hinweis: Beim Anlegen von Konten wird das Einhalten dieser Bereichsdefinitionen überprüft, es
ist also nicht möglich, bei den o.g. Bereichseinstellungen beispielsweise ein Sachkonto mit der
Nummer 10010 anzulegen, oder ein Debitorenkonto mit der Nummer 8777. Die Prüfung auf das
Einhalten der Kontonummernbereiche lässt sich in den Einstellungen deaktivieren (Kontenplan/
Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten prüfen).

Differenzkonto Währungsumrechnung
Beim Buchen von Fremdwährungsbeträgen kann es durch Rundungsdifferenzen dazu kommen,
dass die Soll- und Habenseiten der Buchung nach der Umrechnung in die Standardwährung nicht
mehr ausgeglichen sind. ShakeHands Kontor erstellt in diesem Fall automatisch eine entspre-
chende Differenzbuchung auf das hier angegebene Konto (Erfolgskonto für Umrechnungsdifferen-
zen).

Ertragskonto/Aufwandskonto Kursdifferenzen
Beim Saldenvortrag von Fremdwährungskonten kann es zu Differenzen zwischen dem rechneri-
schen Endsaldo in der Fremdwährung und dem tatsächlichen Startsaldo im neuen Jahr kommen
(bedingt durch die Bewertung des Schlussbilanzkurses bei Fremdwährungskonten). Diese Diffe-
renz wird im Rahmen des Valutaausgleichs durch eine automatische Buchung korrigiert, die dafür
benötigten Korrekturkonten werden hier definiert.

! Kapitel 6 Der Kontenplan! 46


Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer

Am 1.1.2010 ist in der Schweiz das neue Mehrwertsteuergesetz in Kraft getreten. Die Folgen für
die Umstellung auf die Buchhaltungssoftware ist gross. In einer eigenen Dokumentation ,Checklis-
te nMwSt 2010‘ betrachten wir die rechtlichen und datentechnischen Auswirkungen auf Shake-
Hands Conto. Bitte beachten Sie die Hinweise und Tipps in der Checklisten-Dokumentation. Anbei
erklären wir die Abläufe mit effektiver Methode mit den aktuellen Steuersätzen. Die Mehrwertsteu-
ererhöhung 2011 ist in den Vorlagedaten auch gleich berücksichtigt und braucht in diesem Fall
(ausser eventuell einem neuen Mehrwertsteuer- Formular per 1.1.2011) keine weitere Aktualisie-
rung der Software. Ein Update ist jedoch auf jeden Fall für bisherige Versionen bis 7.0.1 unbedingt
notwendig. Mit dem neuen Release 7.0.2 unterstützen wir die neue Abrechnung wie auch die bis-
herige 2009er. Wir unterstützen das Abrechnungsformular per 1.1.2010 bis 30.06.2010 (Q1 und
Q2) wie auch das im Sommer gültige neue Formular per 1.7.2010 (Q3 und Q4). Beachten Sie auch
die neuen Steuerfälle wie die Bezugssteuer oder die Vorsteuerkürzungen. Gerne helfen wir oder Ihr
Buchhalter und ihre Treuhändern in sich hier überschneidenden Fragen der Technik und Buchhal-
tung weiter.
Bei vielen Geschäftsfällen muss die Mehrwertsteuer berücksichtigt und gebucht werden. Diese
Aufgabe übernimmt ShakeHands Conto im Normalfall automatisch und bucht die Steueranteile auf
die dafür vorgesehenen Konten.
Ergänzungen vom 26. Mai 2010
Mit dem neuen Release 7.1. liefern wir auch überarbeitete Mehrwertsteuer-Templates mit, diese
sind auf die neuen Versionen abgestimmt. Darin enthalten sind auch zwei Bugfixes im Rahmen der
MwSt-Berechnung und die Umstellung der Bezugssteuer-Werte. Sie können den Release 7.1. auf
bisherige Version 7.0.2 laden und die Anpassungen in den Steuersätzen von Hand vornehmen.
Updates von älteren Versionen vor 7.0.2 können die Templates via diese Checkliste aktualisieren,
einlesen und von Hand anpassen.
Gemäss telefonischer Auskunft der eidgenössischen Steuerbehörde, Hauptabteilung Mehrwerts-
teuer in Bern wird das Layout des Abrechnungsformulars per 1.1.2011 nicht angepasst. Somit
können wir das Layout des Formulars ab 1.7.2010 gültig verwenden. Weitere Änderungen sind
aber hier ausdrücklich vorbehalten.
In Release 7.0.2 haben Sie die Möglichkeit das alte Formular und die neuen ab erstem Quartal
2010 und zweitem Quartal 2010, sowie das zusätzlich neue für das dritte und vierte Quartal zu
verwenden. Als Vorgabe finden Sie neu auch das neue Saldosteuerformular als blanko Formular.
✐ Der Ausdruck als MwSt-Formular auf Blankopapier oder der Ausdruck der MwSt-Werte direkt in
das personalisierte amtliche Formular ist möglich.
✐ Shakehands Conto 7.0.2 ist nicht geeignet für die Saldosteuersatzmethode die eine Bruttometho-
de ist. Die Saldosteuermethode kann in Release 7.0.2 via effektiver Methode gelöst werden. Spe-
zialfälle der Rückforderungen mit den Zusatzformularen und die automatische Berechnung via
Firmenstammdaten folgen im Herbst/Winter 2010. Laut ESTV Abteilung Revision wird bei der Sal-
dosteuermethode auf das Hauptbuch und den Umsatz abgestellt, unabhängig der Offenen Posten,
welche zum Normalsatz Eingang finden. Wichtig ist die Trennung von Umsatz und Steuer auf dem
Erlös und deren Ausscheidung auf einzelne Konten bei Gebrauch von zwei Saldosteuersätzen
gleichzeitig.

ShakeHands Budget In ShakeHands Budget ist die Mehrwertsteuer-Abrechnung nicht enthalten. Die Umsatzsteuer-Au-
tomatik beim Buchen der Belege ist aber uneingeschränkt nutzbar.

Für Grenzüberschreitende Unternehmen bitten wir für Deutschland und Österreich entsprechende
Umsatzsteuervoranmeldungen an.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 47


ShakeHands Conto und die MwSt-Berechnung setzt auf die Abrechnung nach Normalsteuersät-
zen nach IST (vereinnahmte) oder SOLL (vereinbarte)-Methode. Verwenden Sie die Saldosteuer-
satz-Methode ist der Aufwand zu gross um die Automatik in Betrieb zu nehmen. Deaktivieren Sie
in den Firmeneinstellungen Karte Buchhaltung die Option mehrwertsteuerpflichtig. Die halbjährli-
che MwSt-Berechnen Sie ab Ihren Umsatzzahlen und setzen eine manuelle Umsatzsteuerbu-
chung. Die MwSt-Abrechnung können Sie verwenden, wenn Sie die MwSt-Zeichen auf Kontenstu-
fen definieren. Weiteres dazu in diesem Kapitel.

Steuersätze verwalten
Alle die Steuerautomatik betreffenden Funktionen werden über die Steuersätze definiert. Wenn
eine Buchung unter Verwendung eines Steuersatzes eingegeben wird, dann kann ShakeHands
Conto auf Grund der Einstellungen in diesem Steuersatz die Umsatzsteuer berechnen und auf
entsprechende Steuerkonten buchen. Auch die Erstellung der MwSt-Abrechnung wird massge-
blich über die Steuersätze beeinflusst.

Die Steuersätze finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Steuersätze. Hier können Sie neue
Steuersätze anlegen sowie Steuersätze bearbeiten, duplizieren oder entfernen. Das Löschen oder
umbenennen von bereits verwendeten Steuersätzen ist nicht möglich. Anbei die Steuersatztabelle
für die Jahre 2009 - 2010 und 2011. Ab 2010 können einzelne (Screen unten aktiv gesperrte) und
ab 2011 weitere Sätze deaktiviert werden. Setzen Sie dazu im jeweiligen Steuerschlüssel die Bu-
chungssperre auf aktiv. In den Vorlagen der Konten beachten Sie ebenfalls die Vorlage via neuen
gültigen Satz mit einem neuen Gültigkeitsdatum den Vorgabewert zu berichtigen oder diese ganz
zu entfernen. Weitere Details finden Sie hierzu auch in der Checkliste nMwSt 2010 mit weiteren
Tabellen für die Aktivierung oder Deaktivierung.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 48


Obige Tabelle zeigt alle gültigen Steuersätze der drei Jahre 2009, 2010 und 2011.

Achtung: Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen können leicht zu fehlerhaften Buchun-


gen oder Auswertungen führen. Normalerweise ist es nicht nötig, die vorhandenen Einstellungen
abzuändern, im Zweifelsfall sollten Sie hier den ShakeHands-Support konsultieren.

Der Dialog zum Bearbeiten der Steuersätze ist in die Seiten Steuersatz, Konten und MwSt-
Kennzeichen unterteilt:

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 49


Name
Unter diesem Namen werden die Steuersätze beim Buchen angesprochen, der Name muss ein-
deutig sein.

Buchungssperre
Nach dem Setzen dieser Option wird der Steuersatz nicht mehr in Auswahllisten angezeigt und
kann auch nicht mehr in Buchungen verwendet werden.
Bezeichnung
Eine verständliche kurze Beschreibung zur Art der Steuer (wird im Eingabeassistenten angezeigt).

Typ
In diesem Popupmenu können Sie als Typ entweder Vorsteuer (Steuer auf Eingangsrechnungen)
oder Umsatzsteuer (Steuer auf Ausgangsrechnungen) auswählen.

Berechnung
Hier definieren Sie den Prozentsatz der Steuerberechnung sowie die Berechnungsart in Hundert
oder von Hundert. Beispiel: 8.0% von Hundert ergeben 8.0, 8.0% in Hundert ergeben 7.407.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 50


Steuer 1
Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen der errechnete Steueranteil gebucht.

Steuer 2
Wird benötigt für die Steuerberechnung von kombinierten Steuersätzen (z. B. Dienstleistungen aus
dem Ausland). Hier muss auf den gebuchten Nettobetrag sowohl eine Umsatzsteuer als auch eine
Vorsteuer errechnet und verbucht werden. In diesem Fall muss der Steuertyp Umsatzsteuer ver-
wendet und das Vorsteuerkonto im Feld Steuer 1 sowie das Umsatzsteuerkonto im Feld Steu-
er 2 angegeben werden. Ab 2010 haben wir vorerst keine weitere Verwendung für diesen Wert.

ShakeHands Balance Steuer n(icht) fällig


Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen z.B. einer Debitorenrechnung mit „IST-Versteu-
erung“ der errechnete Steueranteil gebucht. Der Betrag wird bei der Debitorenzahlung dann auf
dem Transitkonto ausgebucht und auf das Steuerkonto gebucht.

Nicht abziehbarer Steuerbetrag


Mit diesen Angaben ist es möglich, vom errechneten Steuerbetrag einen bestimmten, nicht ab-
ziehbaren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen. (z.B. bei den halben Vor-
steuersätze wie Übernachtungen. Wird kein gesondertes Konto angegeben, dann erfolgt die Bu-
chung des nicht abziehbaren Anteils direkt auf das ursprüngliche Sachkonto dieser Buchungszeile.
Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine
Buchungssperre in Karte Steuersatz.

Nicht abziehbarer Nettobetrag


Mit diesen Angaben ist es möglich, vom errechneten Nettobetrag einen bestimmten, nicht abzieh-
baren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen.
Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine
Buchungssperre in Karte Steuersatz.

Hinweis: Nicht abziehbarer Nettobetrag wird häufig auch nicht für die Mehrwertsteuer ge-
braucht, so um zum Bespiel um einen Privatanteil auf ein anderes Konto zu Buchen. z.B. Privat-
anteil Auto 25%.

Steuerbetrag 1
Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben, auf welches der Betrag von
Steuer 1 bzw. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird.

Steuerbetrag 2
Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben, auf welches der Betrag von
Steuer 2 bzw. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird.

Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung?


Die Auswertung Mehrwertsteuer-Abrechnung ist ähnlich dem entsprechenden amtlichen Formu-
lar aufgebaut. Es gibt eine Zeilennummer und den Text der Zeile sowie die Betragsspalten

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 51


Grundlage und Steuer mit den jeweils davor stehenden Kennzahlen. Es gilt für 2009 werden die
bisherigen MwSt-Abrechnungszeilen 010 bis 160 verwendet und ab 1.1. 2010 200 200 bis 910, ab
1.7.2010 kommen zusätzlich die Ziffern 301, 311, 341 und 381 hinzu. Die Saldosteuermethode
wird in Release 7.0.2 nicht automatisch unterstützt und das Formular hat lediglich deklaratori-
schen Charakter, kann bis zu den Umsätzen jedoch ausgefüllt werden.

Beachten Sie die Umstellungen per 1.1.2010, per 1.7.2010 und per 1.1.2011. Die jeweiligen Um-
stellungen in den Steuerschlüsseln und im Kontenplan müssen bis zur jeweils ersten Abrechnung
erfolgen ausser die De- oder aktivierung der alten/neuen Steuerschlüssel.
Abrechnung 2009


Abrechnung ab 2010 und 2011

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 52



Der neue Release 7.0.2 unterstützt alle drei Abrechnungsformulare: 2009, Q1 und Q2 2010, Q3
und Q4 2010.

Hinweis: Bitte beachten Sie für die korrekte Abrechnung, die jeweils für die Periode gültigen
Zuweisungen der MwSt-Kennzeichen. Es gibt Konten, wo die Steuer Kennzeichen per 1.1.2010
geändert werden müssen um die MwSt-Abrechnung 2010 korrekt auszuweisen, damit ist aber
eine nachträgliche Ausgabe der MwSt-Abrechnung 2009 nicht mehr möglich. z.B. Hat der Steu-
erschlüssel Vorsteuer auf Materialaufwand VM7.6B hat bis 31.12.2009 das Kennzeichen 110
und ab 1.1.2010 das Kennzeichen 400. Diese Änderungen bedingen, dass Sie die vorhergehen-
den Mehrwertsteuer-Quartale abschliessen vor der Erstellung des Neuen. Aus Revisionssicht ist
das Mehrwertsteuer-Journal jederzeit gleich. Die Änderungen beziehen sich soweit nur auf die
MwSt-Abrechnung. Weitere Beispiele finden Sie in der Checkliste nMwSt 2010.

Der neue Release 7.0.2 unterstützt neu die drei Abrechnungsformulare: 2009, Q1 und Q2 2010, Q3
und Q4 2010. Das Layout per 1.1.2011 entspricht dem Layout des Formulars Q2 2010
Der neue Stand heute (25. Mai 2010) ist, dass das Layout gemäss MwSt-Abrechnungsformular Q3
2010 bleibt und die nicht nutzbaren Felder per Balken eingeschwärzt werden. Damit brauchen wir
in dieser Sache per 1.1.20111 wohl keine weiteren Formularanpassungen vorzunehmen. Dies ist
eine provisorische Aussage und wir machen diese unverbindlich.
Zum besseren Verständnis der Auswertung und möglicher Fehlerursachen ist es hilfreich, die Ar-
beitsweise der Berechnung zu kennen.

Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze


Bei Umsatzsteuerbeträgen wird in der Spalte Grundlage der Nettobetrag als Bemessungsgrund-
lage und in der Spalte Steuer die darauf entfallende Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Ermittlung
der Bemessungsgrundlage verläuft folgendermassen:

1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer erstellt.


2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht,
welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Umsatz
in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen.
3 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z. B. bei Kennzahl 301 exis-
tiert ein fester Prozentsatz von 8.0%), dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errech-
net und in das Feld Steuer eingesetzt.

Hinweis: Die tatsächliche Umsatzsteuer wird also auf Grundlage der Summe der Nettoerlöse
ermittelt und nicht aus den gebuchten Umsatzsteuern. Das führt immer zu geringfügigen Rund-
ungsdifferenzen gegenüber den Zahlen auf den MwSt-Konten. Dies ist kein Programmfehler,
sondern ergibt sich direkt aus dem gesetzlichen Umsatzsteuerrecht.

Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze


Ein Spezialfall ist die Bezugsteuer. Sie wird ähnlich der Umsatzsteuer definiert enthält jedoch einen
zweiten Steuerwert „Steuer 1“ und „Steuer 2“. Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage verläuft
folgendermassen:

1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer mit dem Kürzelwert B für die Be-
zugsteuer erstellt.
2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht,
welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Be-
zugsteuer in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen.
3 In Steuer 1 wird zudem die Kennzahl für die Vorsteuer der Bezugssteuer errechnet, falls dies dem
Steuersachverhalt entspricht und via Kennzahl auf die Vorsteuern auf Materialaufwand summiert.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 53


4 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z. B. bei Kennzahl 301 exis-
tiert ein fester Prozentsatz von 8.0%), dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errech-
net und je in das Feld Steuer für den Vorsteuerbezug und die Bezugssteuer eingesetzt.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 54


Vorsteuerbeträge über die Steuersätze
Bei Vorsteuerbeträgen wird nur in der Spalte Steuer die entsprechende Vorsteuer ausgewiesen,
eine Bemessungsgrundlage existiert hier nicht. Die Ermittlung der Steuer verläuft folgendermas-
sen:

1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Vorsteuer erstellt.


2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Salden der angegebenen
Steuerkonten ermittelt und in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen.

Hinweis: Im Gegensatz zur Umsatzsteuer werden bei der Vorsteuer die tatsächlich gebuchten
Vorsteuerbeträge eingesetzt, auch dies in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen.

Steuerbeträge über Kontensalden


Es gibt auch Buchungen, welche ohne die Verwendung von Steuersätzen gebucht werden, die
aber trotzdem für die Mehrwertsteuer relevant sind (nicht steuerbare Leistungen Ziff 200, Melde-
verfahren Ziff 230 und neu die anderen Mittel, z.B. Subventionen Ziff. 900. Anbei eine Übersicht
solcher Konten im Kontenplan KMU:

Für diesen Fall ist es möglich, direkt bei den Konten eine entsprechende Kennzahl für die Mehr-
wertsteuer zu hinterlegen. Damit erscheint der Kontensaldo der ausgewählten Periode dann direkt
auf der jeweiligen Mehrwertsteuer-Zeile.

Anbei eine Übersicht der neuen Konten auf Grund des neuen Mehrwertsteuergesetzes 2010, De-
tails finden Sie in der Dokumentation ,Checkliste nMwSt 2010‘:

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 55


Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung, dass in der MwSt-Abrechnung
Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Wie kommt das?
ShakeHands Conto kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel
MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden. Wie eben beschrie-
ben können beide Abrechnungsarten definiert werden. Bei gewissen Konten unumgänglich,
muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden, dass Sie entweder beim Konten
oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. Nicht aber gleichzeitig.

! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 56


Kapitel 8 Buchungen erfassen

Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim Erfassen Ihrer
Geschäftsfälle in Form von Buchungen. ShakeHands Kontor bietet Ihnen zwei unabhängige und
hoch optimierte Buchungsdialoge an, um den Zeitaufwand für das Eingeben einer Buchung so
gering wie möglich zu halten.

Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor erreichen Sie unter den Menupunkten Erfassen/
Buchungen bzw. Erfassen/Einnahmen/Ausgaben. Zusätzlich sind diese beiden Dialoge für
Sammelbuchungen (Splittbuchungen) ausgerüstet. Sie sind jeweils aufgeteilt in den Eingabebe-
reich (oben) und die Buchungsliste (unten). Beide Buchungsdialoge erzeugen identische Bu-
chungszeilen und zeigen in der Liste auch die Buchungen an, welche mit dem anderen Buchungs-
dialog erzeugt wurden und können beliebig im anderen Dialog bearbeitet werden. Die jeweilige
Buchungsliste dient als Übersicht und auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen, also
z. B. zum Löschen, Stornieren, Korrigieren oder endgültig Verbuchen. Erweitert werden die Bu-
chungsdialoge über eine spezielle Importart, via Drag&Drop können beispielsweise Buchungen
aus elektronische Bankkontoauszügen importiert werden. Mehr zu dieser eleganten Buchungsart
im Kapital Import.

Der Dialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ermöglicht eine vereinfachte Form der Buchungser-
fassung, welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt.
Hier wird nicht mit Soll- und Habenkonto gearbeitet, sondern ein Finanzkonto (z.B. Kasse) wird
fest voreingestellt. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt das gewünschte Gegenkonto eingege-
ben und die Art der Buchung festgelegt - also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise
automatisch). Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt die Anwendung selbständig die korrekte
Soll- und Habenzuordnung der beteiligten Konten.

Hinweis: Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ist für alle Buchungen auf Fi-
nanzkonten (Kasse, Bank) geeignet. Es ist damit aber nicht möglich, z.B. eine Umbuchung zwi-
schen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Für diese Zwecke
muss der normale Buchungsdialog verwendet werden.

Der Dialog Buchungen erfassen ist die „normale“ buchhalterische Erfassung für alle Arten von
Geschäftsfällen. Soll- und Habenkonten sind vom Benutzer einzugeben, im Gegensatz zur verein-
fachten Buchungserfassung gibt es hier aber keine Beschränkungen auf bestimmte Buchungsar-
ten. Erfahrene Anwender werden diesen Buchungsdialog daher bevorzugt einsetzen.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 57


Der Dialog “Buchungen erfassen”
Aktionsmenu Buchungsliste
für Buchungseingabe

Aktionsmenu Buchung Filter für Liste Direkt-Suchfeld



für Buchungsliste duplizieren Buchungsliste aktualisieren


Datum
Zu einer ordnungsgemässen Buchung gehört ein Belegdatum und ein Buchungsdatum. Das
Belegdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist für die zeitliche Abgren-
zung in allen Auswertungen massgeblich.
Sie können das Datum komplett über den Ziffernblock eingeben, als Trennzeichen werden an Stel-
le eines Punktes auch Komma, Minuszeichen oder Schrägstrich akzeptiert, die Jahresangabe kann
zweistellig erfolgen. Sie können das Datum mit den Tasten <Cursor hoch> oder <Cursor runter>
um einen Tag erhöhen oder vermindern. Mit den Tasten <PageUp> und <PageDown> können Sie
jeweils die Woche erhöhen oder vermindern und mit den Tasten <Home> und <End> erhöhen
oder vermindern Sie den Monat. Mit der Taste <ESC> setzen Sie das aktuelle Tagesdatum ein.

Tipp: Die Datumseingabe kann auch verkürzt ohne Trennzeichen erfolgen. Möglich ist z.B. die
Eingabe 512 oder 0512 (ergibt beides den 05.12. im aktuellen Geschäftsjahr). Wichtig ist hier-
bei, dass der Monat immer zweistellig angegeben wird. Ebenso ist die Eingabe 5/12, 5-12 oder
5,12 möglich.

Das Eingabedatum wird programmintern vergeben und kann nicht beeinflusst werden.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 58


Aktionsmenu für Buchungseingabe
Dieses Aktionsmenu ermöglicht das Anlegen von Adressen, Offenen Posten, OP-Zahlungen und
Anlagegütern direkt aus dem Buchungsdialog.

Buchungstext/Vorlage
Die Eingabe eines Buchungstextes ist nicht zwingend vorgeschrieben. Da dieser jedoch das
Verständnis der Buchungen verbessert (z.B. auch für einen Betriebsprüfer des Finanzamtes) und
eine spätere Fehlersuche deutlich vereinfacht, sollte darauf nicht verzichtet werden. Dieses Feld ist
auch nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern).
Über dieses Feld können Sie auch Buchungsvorlagen auswählen und übernehmen, dies wird spä-
ter noch im Detail beschrieben. Das Verwenden von Buchungsvorlagen erleichtert die Eingabe
wiederkehrender Buchungen und hilft dabei, Fehler zu vermeiden.

BelegNr
Die Verwendung von Belegnummern erleichtert das Wiederfinden des zu einer Buchung gehören-
den Belegs erheblich und ist daher eine Voraussetzung für eine ordnungsgemässe Buchfüh-
rung. ShakeHands Kontor kann Belegnummern auf zwei verschiedene Arten verwalten: Entweder
die Belegnummer wird komplett vom Anwender eingegeben und bleibt unverändert oder es erfolgt
ein automatisches Hochzählen einer rein numerischen Belegnummer bzw. einer Beleggruppe. Der
jeweils aktive Modus (Manuell oder Auto) wird über dem Eingabefeld angezeigt und kann über
das Kontextmenu des Feldes oder über die Taste <ESC> umgeschaltet werden. Bei Verwendung
von Beleggruppen können diese aus der hinterlegten Liste ausgewählt werden, beim Verlassen
des Feldes ergänzt ShakeHands Kontor automatisch die nächste freie Nummer.
Die Beleggruppen können Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Beleggruppen an Ihre Bedürfnis-
se anpassen.

Referenz
Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv, kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder
aktiviert werden. Die Referenz ist eine Ergänzung zur Belegnummer und kann beliebige Zusatzin-
formationen aufnehmen (z.B. die Kontoauszugs-Nr bei Bankbelegen, oder Anmerkung der Treu-
händerin damit ein Set von Buchungen markiert werden kann). Ausserdem ist dieses Feld auch
nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern).

Betrag
Hier erfassen Sie den Buchungsbetrag. Über den rechts daneben befindlichen Button können Sie
zwischen Brutto- oder Nettoeingabe wählen, wobei der Normalfall die Bruttoeingabe ist. Alterna-
tiv können Sie die Umschaltung Brutto - Netto auch mit der Taste <ESC> vornehmen.

ShakeHands Balance Währung und Kurs


Diese Felder sind standardmässig nicht aktiv und zeigen die Standardwährung der aktuellen Firma
an. Erfassen Sie hier die Fremdwährung und den Kurs. Dies ist nur möglich, wenn ein Konto Soll
oder Haben ein Währungskonto ist (von der Firmenstammwährung abweichende Währung im
Konto hinterlegt ist). Wenn Sie eine Währung (alle Währungen ausser der Standardwährung) aus-
wählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den hinterlegten Wechselkurs aktiviert.
Diesen können Sie bei jeder Buchung mit einem aktuellen reziproken Tages- oder Belegkurs über-
schreiben. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwäh-
rung angezeigt. Weitere Informationen zum Buchen mit Fremdwährungen finden Sie in einem ge-
sonderten Abschnitt in diesem Handbuch.

Soll/Haben
Hier erfassen Sie das Soll- bzw. Habenkonto der Buchung, Nach dem Verlassen des Feldes (nach
einer Eingabe) wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo
angezeigt. Die Konteneingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt, Mit der
<Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Tip-
pen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl, die Sie per
<ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Details dazu finden Sie im Ka-
pital Arbeitsoberfläche im Überblick.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 59


Splitt- oder Sammelbuchungen
Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog
für die jeweilige Kontenseite öffnen. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste.
Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall, das ein Buchungsbe-
trag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in
weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen.
Kontenflip Tipp: Ein häufiger Eingabefehler ist das Vertauschen von Soll-Haben und umgekehrt. Mit der Tas-
tenkombination Cmd+T flippen Sie die Eingabe und tauschen die Konten von Soll ins Haben und
umgekehrt.

Steuer
Für die meisten Geschäftsfälle ist der dazugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der De-
finition des entsprechenden Kontos eingetragen. Diese Voreinstellung trägt sich automatisch in
das Feld Steuer ein, wenn das betreffende Konto ausgewählt wird. Der errechnete Steuerbetrag
wird rechts neben dem Feld dargestellt. Es wird aber immer Buchungen geben, welche Sie mit
einem anderen als dem voreingestellten Steuersatz buchen möchten. Wenn Sie den voreingestell-
ten Steuersatz im Eingabefeld löschen, können Sie im Anschluss aus der hinerlegten Liste den
neuen Steuersatz auswählen.

Tipp: Um die automatische Steuerberechnung eines entsprechend voreingestellten Kontos zu


unterdrücken, geben Sie im Feld Steuer das Zeichen „-“ (Minus) ein.

Die Möglichkeit, beliebige Steuersätze in einer Buchung einzugeben, wird durch einige Regeln,
basierend auf den Einstellungen der betroffenen Konten, eingeschränkt:

Steuertyp im Sollkonto Steuertyp im Habenkonto Steuersatz in der Buchung

Keine Steuer Keine Steuer Keine

Umsatzsteuer oder Vorsteuer Keine Steuer Steuer aus Sollkonto


(änderbar)

Keine Steuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Steuer aus Habenkonto


(änderbar)

Umsatzsteuer oder Vorsteuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Keine

KoSt1/KoSt2
Diese Felder sind nicht aktiv, können aber über ihre Kontextmenus wieder aktiviert werden. Hier-
mit können Sie eine oder zwei Kostenstellen zu dieser Buchung erfassen. Mit Kostenstellen lassen
sich Kosten und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten, z. B. nach Pro-
jekten/Aufträgen oder Abteilungen. Zum Arbeiten mit Kostenstellen folgen später noch detaillier-
te Erläuterungen.

Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden, wenn ein Konto der Buchung ein Er-
folgsrechnungs und das andere Konto ein Bilanz- oder ein Bestandskonto (EÜ) ist. Die Kosten-
stelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet.

Notiz
Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv, kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder
aktiviert werden. Die Notiz dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zur Buchung und kann
auch nach dem endgültigen Verbuchen noch bearbeitet werden.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 60


Button Erfassen
Hiermit übernehmen Sie die eingegebene Buchung in die Buchungsliste. Die Buchung wird dabei
unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung und Sortierung ans Ende der Liste gestellt, erst
nach dem Aktualisieren oder Umsortieren der Liste wird sie entsprechend einsortiert.
Wenn Sie eine Buchung aus der Buchungsliste bearbeiten (Doppelklick oder Leertaste), dann
wechselt die Beschriftung des Buttons auf Ändern.

Button Verwerfen
Die Eingabefelder des Buchungsdialogs werden geleert und eine eventuelle Bearbeitung einer
bestehenden Buchung wird abgebrochen. Das Datum bleibt allerdings auf dem aktuellen Stand,
Felder mit aktivierter Option Feld erhalten (Feld-Kontextmenu) bleiben ebenfalls unverändert.

Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen”


ShakeHands Kontor stellt Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Bu-
chungserfassung zur Verfügung, welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfah-
rung entgegen kommt. Hier wird nicht mit Soll- und Habenkonto gearbeitet, sondern ein Finanz-
konto (z. B. Kasse) fest voreingestellt. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte
Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt - also Einnahme oder Ausgabe
(passiert normalerweise automatisch). Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt das Programm
selbständig die korrekte Soll- und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten.
Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse, Bank
etc.) geeignet. Es ist dagegen nicht möglich, z. B. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten
oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Für diese Zwecke muss der normale Buchungs-
dialog verwendet werden.

Geldkonto Aktions- Buchungsliste


Menu für Buchungs-
eingabe

Aktionsmenu Buchung Filter für Liste Quittung Direkt-



für Buchungsliste duplizieren Buchungsliste aktualisieren Drucken Suchfeld

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 61


Abweichende Felder zum Buchen-Dialogfenster sind:

Finanzkonto
Über dieses Popupmenu wählen Sie das Finanzkonto für die nächsten Buchungen. Es stehen alle
Konten vom Typ Finanzen zur Verfügung (siehe Kontenverwaltung).

Konto
Hier erfassen Sie das entsprechende Gegenkonto der Buchung, Eine Unterscheidung nach Soll/
Haben ist nicht notwendig. Nach dem Verlassen des Feldes (nach einer Eingabe) wird rechts da-
neben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt. Die Konten-
eingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt, Mit der <Pfeiltaste abwärts>
oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Tippen Sie die Kontonum-
mer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl, die Sie per <ENTER> oder anderer
Taste ins Kontofeld übernehmen. Details dazu finden Sie im Kapital Arbeitsoberfläche im Über-
blick.

Splitt- oder Sammelbuchungen


Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog
für die jeweilige Kontenseite öffnen. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste.
Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall, das ein Buchungsbe-
trag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in
weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen.
Art
Die Art der Buchung kann Einnahme oder Ausgabe sein und bezieht sich immer auf das Geld-
konto. Eine Einnahme ist also z. B. ein Zahlungseingang auf der Bank, eine Ausgabe entsprechend
eine Abbuchung oder Überweisung. Wenn das eingegebene Konto vom Typ Erfolgsrechnung
oder Erfolgskonto (EÜ) ist, wird die Art beim Verlassen des Kontofeldes automatisch richtig ge-
setzt, anderenfalls muss dies manuell über den rechts befindlichen Button oder über die Taste
<ESC> erfolgen.

Quittung (Eigenbelege) drucken
Über diese Funktion des Einnahmen-Ausgaben-Dialogs können Sie schnell und einfach Bar-Quit-
tungen erstellen. Um das gewünschte Quittungsformular zu setzen, gehen Sie beim ersten Quit-
tungsdruck folgendermassen vor:
1 Markieren Sie die gewünschten Zeile in der Buchungsliste. Für den Quittungsdruck kommen nur
Buchungen mit einem Finanzkonto (Typ: Kassenkonto) in Frage.
2 Wählen den Befehl Quittung drucken... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der
Zeile.
3 Wählen Sie im Dialog Quittung drucken das gewünschte Druckformular aus der Liste und klicken
Sie auf Drucken.

Nach diesen Schritten ist bei jedem weiteren Markieren einer entsprechenden Buchung in der Bu-
chungsliste der Button Quittung drucken aktiviert. Dieser erlaubt das Drucken einer Quittung oh-
ne vorherige Formularauswahl mit dem zuvor eingestellten Formular. Um das eingestellte Stan-
dard-Druckformular zu ändern, führen Sie die Schritte 1 - 3 erneut durch.

Die Buchungsliste
Der untere Bereich jedes Buchungsdialogs beinhaltet die Buchungsliste. Komplette Buchungen
erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Datum, BelegNr, Text, Kontierung und Gesamtbetrag
sowie einigen weiteren Angaben, obwohl jede Buchung aus mindestens zwei oder mehr Journal-
zeilen besteht. Die Buchungsliste bietet damit eine kompakte Übersicht über den jeweiligen Ge-
schäftsfall, so wie er sich nach “aussen” darstellt. Dabei kann jede Buchung aus beliebig vielen
Einzelzeilen bestehen, diese einzelnen Zeilen repräsentieren das eigentliche Buchungsjournal oder
die einzelnen Zeilen eines Kontos.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 62


Mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie die standardmässig ausgeblendeten Spalten
(z.B. Referenz oder Fremdwährungen) wieder einblenden. Über den Filter lässt sich die Auswahl
der angezeigten Rechnungen nach Bedarf einschränken.

Aktionsmenu Buchung Filter für Liste Direkt-


der Buchungsliste duplizieren Buchungsliste aktualisieren Suchfeld

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Buchungen zu ermitteln, markieren Sie diese mit der
Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Symbole in der Buchungszeile


Für die Kennzeichnung der Buchungszeilen existieren verschiedene Symbole, diese werden in der
Spalte 1 (Buchungsart) und Spalte 2 (Buchungsstatus) jeder Zeile eingeblendet. Die gleichen Sym-
bole finden Sie in allen sonstigen Listen, welche Buchungs- oder Journalzeilen darstellen.
Buchungsart

Manuell eingegebene oder importierte Buchung.

Automatisch erzeugte Eröffnungsbuchung (aus Saldenvortrag).

Automatisch erzeugte Anlagenbuchung (aus Anlagenverwaltung).

Automatisch erzeugte Debitorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung).

Automatisch erzeugte Kreditorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung).

Eröffnungsbuchungen und Anlagenbuchungen werden zwar automatisch erzeugt, können aber


über den Buchungsdialog bearbeitet werden (die Buchung wird danach als manuelle Buchung
dargestellt). Debitoren- und Kreditorenbuchungen sowie Anlagenbestandsbuchungen können
nicht manuell bearbeitet werden, diese Buchungen lassen sich nur über die entsprechenden Origi-
naldatensätze ändern (per Doppelklick sind die Listen direkt aufrufbar).

Buchungsstatus
ShakeHands Kontor verwendet ab der Version V3 2007 neue Symbole für den Buchungsstatus. Da
in diversen Screenshots noch die alten Symbole abgebildet sind, werden in der folgenden Tabelle
jeweils beide dargestellt:

Neu Alt

Buchung ist erfasst (änderbar).

Buchung ist verbucht (nicht mehr änderbar).

Buchung ist storniert (nicht mehr änderbar).

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 63


Das Arbeiten mit Buchungen
Eine in ShakeHands Kontor eingegebene oder importierte Buchung hat zuerst grundsätzlich den
Status Erfasst. Sie erkennen den Status einer Buchung an dem Symbol in der Statusspalte (S) der
Buchungsliste.

Buchungen mit dem Status Erfasst können beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden und
dienen somit als Vorerfassung.

Hinweis: In anderen Buchhaltungsprogrammen finden Sie ein ähnliches Konzept oft unter dem
Begriff Stapelbuchungen, wobei dort ein Buchungsstapel in der Regel streng von den “echten”
Journalbuchungen getrennt ist und nicht alle Bearbeitungs- und Auswertungsfunktionen er-
laubt. In ShakeHands Kontor dagegen werden sowohl erfasste als auch endgültig verbuchte
Buchungen gleichgestellt und lassen sich sowohl getrennt als auch zusammen auswerten.

Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung verlangen, das Buchungssätze nicht ohne Proto-
kollierung verändert werden dürfen. Dieser Forderung können Sie in ShakeHands Kontor dadurch
entsprechen, dass die erfassten und kontrollierten Buchungen verbucht werden. Das Verbuchen
bewirkt das endgültige Fixieren der betreffenden Zeilen im Journal. Direkte Änderungen an einer
solchen Buchung sind nicht mehr möglich. Wenn Sie die Buchung jetzt noch löschen möchten, so
ist dies nur über die Stornofunktion möglich, dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupli-
ziert und dabei das Vorzeichen der Beträge umgekehrt (Generalumkehr). Die Gesamtsumme der
Buchung addiert sich damit auf Null, die Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar. Der
Zeitpunkt der Verbuchung bestimmen Sie. Bei kleinen Buchhaltungen hat sich gezeigt, die Verbu-
chung erst vor dem Jahresabschluss vorzunehmen. Sinnvoll ist auch, vor dem Verbuchen eine
Datensicherung zu machen, ansonsten Sie auf die Stornofunktion zurückgreifen müssen.
Um Buchungen endgültig zu verbuchen, markieren Sie diese in der Liste und wählen im Aktions-
menu den Befehl Verbuchen...:

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 64


Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Vorgang ausgeführt. Der Status Verbucht wird in der Liste
mit dem entsprechenden Symbol angezeigt.

Tipp: Wenn Sie einen Jahresabschluss durchführen wollen, müssen alle Buchungen den Status
'Verbucht' haben, bevor der Jahresabschluss durchgeführt werden kann. Für einen Saldovortrag
oder den Monatsabschluss ist der Status der Buchung unerheblich.

Buchungen filtern oder suchen


Um die in der Buchungsliste angezeigten Buchungen nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder
um Buchungen zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol unterhalb der Liste. In
dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum, Buchungsstatus und/o-
der Inhalt der gewünschten Buchungen festlegen. Die mit den Filtereinstellungen gefundene Aus-
wahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. Gesucht
wird dabei im Direkt-Suchfeld in den Feldern Belegnummer, Referenz, Text, Steuersatz und
Notiz.

Neue Buchung erfassen


Im Gegensatz zu allen anderen Eingabebereichen in ShakeHands Kontor gibt es in den Bu-
chungsdialogen keinen Befehl Neu oder Hinzufügen. Wenn Sie eine neue Buchung anlegen
möchten, können Sie nach dem Öffnen des Dialogs sofort mit der Eingabe beginnen und die ferti-
ge Buchung mit dem Button Erfassen bzw. der Taste <Enter> in die Buchungsliste übernehmen.

Buchung bearbeiten oder korrigieren


Das direkte Bearbeiten einer Buchung ist nur möglich, wenn diese noch den Status Erfasst hat.
Um eine solche Buchung zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 65


Wenn die Buchung bereits endgültig verbucht ist, dann kann Sie nur korrigiert werden. Bei einer
Korrektur wird die Originalbuchung zuerst storniert und danach als Vorlage wieder in den Bu-
chungsdialog gestellt. Sie können jetzt die gewünschten Änderungen vornehmen und die Buchung
als neue Zeile erfassen.
Zum Korrigieren der Buchung gehen Sie wie folgt vor:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Korrigieren... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.

Buchung duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Buchung ersparen, wenn Sie dieses nicht
komplett neu anlegen, sondern eine ähnliche und bereits bestehende Buchung duplizieren.
Um eine vorhandene Buchung zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Duplizieren... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Tipp: Das Duplizieren funktioniert auch bei einer bereits stornierten Buchung, so lässt sich z.B.
eine irrtümlich erfolgte Stornierung wieder berichtigen.

Buchungen löschen oder stornieren


Das direkte Löschen einer Buchung ist nur möglich, wenn diese noch den Status Erfasst hat. Um
solche Buchungen zu löschen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Taste <BACKSPACE>.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen gelöscht, bereits verbuchte oder
stornierte Zeilen werden dabei übersprungen.

Wenn die zu löschende Buchung bereits endgültig verbucht ist, dann kann Sie nur storniert wer-
den. Dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupliziert und dabei das Vorzeichen der Beträge
umgekehrt (Generalumkehr). Die Gesamtsumme der Buchung addiert sich damit auf Null, die
Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar.
Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie wie folgt vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Stornieren...
im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen storniert, erfasste oder stornierte
Zeilen werden dabei übersprungen.

Mehrere Buchungen ändern


Die Buchungsliste bietet die Möglichkeit, mehrere Buchungen gleichzeitig zu bearbeiten. Dies be-
trifft die buchhalterisch nicht relevanten Felder Buchungstext, Referenz und Notiz. Bei bereits
verbuchten Zeilen ist dies gleichzeitig die einzige Möglichkeit, um diese Felder noch zu ändern.
Um diese Bearbeitungsmöglichkeit zu nutzen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren eine oder mehrere Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Mehrere
Ändern... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren mehrere Zeilen und drücken die Leertaste.

Es öffnet sich das Fenster Mehrere Buchungen ändern:

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 66



Im rechten Teil finden Sie Eingabefelder für die eigentlichen Feldinhalte. Das Besondere sind die
Checkboxen davor: Da es möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Buchun-
gen zu ändern, müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen
des Fensters sind alle Felder deaktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Buchungen
nichts ändern. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Notizen mehrerer Buchungen ändern
möchten, dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Notiz und aktivieren damit das ent-
sprechende Eingabefeld. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die ausgewählten
Buchungen übertragen. Die deaktivierten Felder der Buchungen werden nicht geändert.

Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu än-
dernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau. Das unbeabsichtigte
Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll,
führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig
zu machen.

Buchungen endgültig verbuchen


Um Buchungen endgültig zu verbuchen, gehen Sie wie folgt vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Verbuchen...
im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen verbucht, bereits verbuchte oder
stornierte Zeilen werden dabei übersprungen.

Die Buchungsliste drucken


Um eine Buchungsliste zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu
oder aus dem Kontextmenu der Buchungsliste. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl
aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Buchungen gedruckt, welche aktuell
in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über den Filter der
Buchungsliste einschränken.

Export mit Markieren & Kopieren & Einfügen


ShakeHands Kontor erlaubt auch den einfachen Export, das heisst Sie können Buchungszeilen
Markieren/Kopieren und via Einfügen in ein anderes System übertragen z.B eine Tabellenkalkulati-
on.

Den Buchungsdialog effektiv nutzen


Die ShakeHands Kontor-Buchungsdialoge sind hoch entwickelt und ermöglichen eine extrem
schnelle und komfortable Buchungseingabe. Viele der Möglichkeiten sind aber (auch aus Gründen
der Übersichtlichkeit) auf den ersten Blick nicht zu erkennen und werden daher im Folgenden nä-
her erläutert.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 67


Einrichten der Arbeitsoberfläche
Beim Erfassen von Buchungen sollte die Arbeitsoberfläche ähnlich der Abbildung im Kapitel 4
(Die Arbeitsoberfläche im Überblick) aussehen. Es ist also der gewünschte Buchungsdialog ge-
öffnet sowie zusätzlich die Infopalette und die Übersichtspalette.
Wenn die Infopalette ausgeblendet ist, können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info ein-
blenden wieder anzeigen. Die Infopalette beinhaltet eine allgemeinen Firmenteil, eine Summen-
anzeige (Summe mehrerer markierter Buchungen) sowie eine Saldenanzeige (Salden der ver-
wendeten Konten).
Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist, können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Über-
sicht einblenden wieder anzeigen. Die Übersichtspalette stellt Ihnen jeweils zu einer ausgewähl-
ten Buchungszeile die dazugehörigen Journalzeilen dar.

Schneller Kontentausch
Über den Tastaturbefehl <Cmd|Strg>-<T> können Sie jederzeit einen Kontentausch herbeiführen
(Austausch von Soll- und Habenkonten). Dies funktioniert auch mit Splittbuchungen. Unter
Windows ist diese Funktion nur aktiv, wenn der Fokus auf der Buchungsliste oder auf einem But-
ton liegt.

Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen


Wenn sich der Cursor in einem Kontoeingabefeld befindet, können Sie mit dem Tastaturkürzel
<Shift>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen.
Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist, dann können Sie hier dieses Konto
bearbeiten und z.B. die Bezeichnung ändern. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges
Konto, dann können Sie so ein neues Konto erstellen, welches nach dem Bestätigen des Dialogs
ins Eingabefeld übernommen wird.

Nutzung der Saldenanzeige


Beim Erfassen von Buchungen ist es oft sehr nützlich, wenn man die aktuellen Salden der betrof-
fenen Konten im Blick hat. ShakeHands Kontor bietet Ihnen hier die optimale Übersicht: Für jedes
von einer eingegebenen, bearbeiteten oder gelöschten Buchung betroffene Konto zeigt die Sal-
denanzeige in der Infopalette den resultierenden neuen Saldo an

Nutzung der Summenanzeige


Die Summenanzeige in der Infopalette bietet noch ein weiteres nützliches Feature. Wenn Sie in der
Buchungsliste, dem Journal, in Kontoauszügen, im Kassenbuch, der Anlagenliste, der Auf-
tragsliste, der Offene Posten-Liste oder einer Rechnungs- bzw. Zahlungsliste der OP-Verwal-
tung eine oder mehrere Zeilen markieren, dann zeigt die Summenanzeige verschiedene Gesamt-
summen aus dem markierten Datenbereich an. Hiermit lassen sich sehr schnell beliebige Zeilen
zur Kontrolle zusammenrechnen, um z.B.eine Sammelzahlung an verschiedene Rechnungen zu
kontrollieren.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 68


Nutzung der Übersichtspalette


Wie schon bei den Erläuterungen zur Buchungsliste erklärt, besteht eine Buchung aus mindestens
zwei oder aber beliebig vielen Journalzeilen. Jede Journalzeile repräsentiert genau eine Betrags-
buchung auf ein bestimmtes Konto.
In der Buchungsliste wird nur eine Übersicht zu jeder Buchung in Form einer einzelnen Zeile ange-
zeigt. Es gibt hier jeweils ein Feld für Sollkonto, Habenkonto und Steuer, bei Splittbuchungen
werden die entsprechenden Einträge durch die Angabe <div> ersetzt (diverse). Erst durch das
Nutzen der Übersichtspalette haben Sie den Geschäftsfall mit allen Einzelbeträgen komplett im
Blickfeld.

Buchungsliste mit Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt


Markierter Buchung zur oben markierter Buchung

Zu der in der Buchungsliste (obere Liste) markierten Buchung werden in der Übersichtspalette
(untere Liste) alle Journalzeilen angezeigt. Sie sehen hier exakt, wie sich der Gesamtbetrag der
Buchung auf die angesprochenen Konten verteilt.

Tipp: Die Übersichtspalette arbeitet auch mit anderen Listen zusammen, in denen einzelne Bu-
chungs- oder Journalzeilen dargestellt werden (z.B. Journal oder Kontoauszüge).

Anpassen der Eingabefelder- Weniger Klicks!


Die Eingabefelder der Buchungsdialoge lassen sich auf mehrere Arten an Ihre eigenen Bedürfnisse
anpassen. Die Anpassung erfolgt über das Kontextmenu des jeweiligen Feldes. Eingabefelder mit
einem eigenen Kontextmenu erkennen Sie an dem kleinen, nach unten zeigenden Dreieck neben
der Bezeichnung. Bei diesen Feldern können Sie das Kontextmenu durch einen normalen Maus-
klick in den Bereich über dem Feld (Bezeichnung) öffnen.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 69


Felder deaktivieren
Nicht für jeden Anwendungsfall werden alle Eingabefelder benötigt. Aus diesem Grund lassen sich
die meisten Felder optional deaktivieren und damit aus der Tabulatorreihenfolge der Eingabe he-
rausnehmen: Sie verschwenden keine Zeit mit dem Überspringen nicht benötigter Felder.
Um ein Feld zu deaktivieren, öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld deakti-
vieren.

Feldinhalte erhalten
Beim Eingeben mehrerer ähnlicher Belege kann es sinnvoll sein, den Inhalt bestimmter Felder nach
dem Erfassen eines Belegs nicht zu löschen, um sich die erneute Eingabe zu sparen. Diese Ein-
stellung wirkt sich auch auf den Befehl Verwerfen aus. Bei der Verwendung von Buchungsvorla-
gen dagegen wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben, sofern dort ein
Wert definiert ist.
Um einen Feldinhalt zu erhalten, öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld er-
halten. Die Bezeichnung eines solchen Feldes wird unterstrichen dargestellt, um den Status
kenntlich zu machen.
Auf dem gleichen Weg lassen sich die getroffenen Feldeinstellungen auch wieder rückgängig ma-
chen. Einige Felder (z.B. BelegNr) bieten über ihr Kontextmenu auch noch weitere Funktionen an.

Tastatursteuerung
Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor sind komplett über die Tatstatur bedienbar, den
ständigen und zeitraubenden Wechsel zwischen Tastatur und Maus kann man sich daher sparen.
Neben den bereits bei den Eingabefeldern dargestellten Tastaturbefehlen gibt es die folgenden
Möglichkeiten.
Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der
Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe- oder Steuerelement in einem Dialog. Mit gleichzei-
tigem drücken der Umschalttaste bzw. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabe-
element zurück. Neu können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste, die Enter-
taste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. Alle drei Op-
tionen lassen sich einzeln aktivieren. Details dazu finden Sie im unter den Programmeinstellungen.

Hinweis: Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabe-


feldern, da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt.

Zum nächsten Eingabefeld springen:


<Tab> oder auch <Return>, <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bei entsprechend ge-
setzter Option

Auswählen von Werten in den einzelnen Feldtypen:


In den Feldern Buchungstext/Vorlage, Soll, Haben, Konto (Einnahmen/Ausgaben, Kostenstellen
sind Wertlisten oder Popuplisten mit den Cursortasten (Hoch/Runter) auswählen. Mit <Tab>,
<Return>, <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bestätigen Sie die Auswahl und überneh-
men diese ins Eingabefeld.

Ohne Auswahl zum Eingabefeld zurückspringen:


Mit <ALT>+<Leertaste> unter Mac oder <Strg>+<Leertaste> unter Windows beenden Sie die
Werteliste ohne Übernahme.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 70


Buchung erfassen:
Der Default-Button kann jederzeit mit der <Enter>-Taste ausgelöst werden (dies gilt nicht, wenn
Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist). Wenn die <Return>-Taste nicht zur Feldweiter-
schaltung verwendet wird, ist auch hiermit das Auslösen des Erfassens möglich..
Markierte Buchung löschen
<Backspace>

Markierte Buchung bearbeiten


<Leertaste>

Markierte Buchung duplizieren


<Cmd|Strg>+<D>

Buchungslisten-Filter öffnen
<Cmd|Strg>+<F>

Kontentausch
<Cmd|Strg>-<T>

Konto bearbeiten/neu anlegen (in Kontoeingabefeldern)


<Shift>-<Leertaste>

Alle Elemente in Listenfeldern zeigen


<Umschalttaste/Shift>+<ESC>.

Tipp: Die Taste <Enter> befindet sich auf dem Ziffernblock rechts unten und ist auch auf Note-
book-Tastaturen (an individuellen Positionen) vorhanden.

Hinweis: Eine Liste aller ShakeHands Shortcuts finden Sie in der separaten Dokumentation
„Kurzbefehle ShakeHands2010“.

Arbeiten mit grossen Datenmengen


Abschliessend noch ein Hinweis zum Arbeiten mit sehr grossen Datenmengen. Grundsätzlich gibt
es in ShakeHands Kontor keine in der Praxis erreichbaren Beschränkungen bei der Anzahl der
Buchungen oder der Datenbankgrösse. Die Zeit für den Aufbau der Buchungsliste in den Bu-
chungsdialogen kann aber bei mehreren zehntausend Buchungen im aktuellen Geschäftsjahr
schon einige Sekunden betragen. Es ist hier in jedem Fall sinnvoll, über den Filter Zeitraum immer
nur den Monat anzuzeigen, welcher derzeit bearbeitet wird.

Ausbuchen von offenen Posten


Alle Programmausführungen mit OP-Verwaltung erlauben das direkte Ausbuchen von offenen Pos-
ten, ohne den Buchungsdialog dazu zu verlassen. Voraussetzung dafür ist lediglich, das in den
Einstellungen auf der Seite Buchungseingabe die entsprechende Option aktiviert ist. Wenn Sie
jetzt einen Buchungsdialog öffnen, wird hier ein neuer Button OP eingeblendet (inaktiv):

Der OP-Button wird beim Eingeben einer Buchung automatisch aktiviert und als Default markiert,
wenn das Programm eine mögliche OP-Zahlung erkennt. Dies ist immer der Fall, wenn die Kontie-
rung sowohl ein Bilanzkonto (Bestandskonto bei EÜ) als auch ein Debitoren- oder Kreditorenkonto
beinhaltet.
Das Betätigen des Buttons OP öffnet den entsprechenden Dialog für eine Debitoren- bzw. Kre-
ditorenzahlung, wobei alle relevanten Daten aus dem Buchungsdialog bereits vorgetragen sind.
Wenn der Buchungsbetrag jetzt noch mit einem vorhandenen Posten des Debitors oder Kreditors
übereinstimmt, wird dieser Posten auch automatisch selektiert, so dass im Idealfall ein Bestätigen
des Zahlungsdialogs den Geschäftsfall abschliesst.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 71


Ist der Zahlungsbetrag nicht eindeutig zuzuordnen, dann selektieren Sie den dazugehörigen OP
manuell in der Liste: Jetzt stehen Ihnen bekannte Möglichkeiten zum Weiterführen der Differenz
oder zum Ausbuchen als Skonto etc. zur Verfügung, Details dazu finden Sie im Kapitel Offene
Posten.
Nach dem Abschluss einer OP-Zahlung gelangen Sie wieder zum ursprünglichen Buchungsdialog
zurück und können hier direkt mit dem Eingeben der nächsten Buchung beginnen.

Das Buchen mit Fremdwährungen


ShakeHands Balance Diese Funktionalität steht nur in ShakeHands Kontor Balance zur Verfügung. In allen anderen
Ausführungen sind die Felder zur Eingabe von Währung und Kurs deaktiviert. In der Standardver-
sion erzeugte Fremdwährungsbuchungen können aber auch dort angezeigt und ausgewertet wer-
den.

Die zu verwendenden Fremdwährungen müssen vor dem Buchen unter Verwalten/Währungen


angelegt werden. Beim Eingeben einer Buchung können Sie diese Währungen über die hinterlegte
Werteliste auswählen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung
der Firma) auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert.
Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs, diesen können Sie aber bei
jeder Buchung mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben. Neben dem Kurs wird
der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwährung angezeigt.
Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste <ESC> in seinen Reziprokwert
umrechnen, aus 1,12054 wird so der Kurs 0,89243. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursan-
gaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten.

Bei einer Fremdwährungsbuchung werden der Fremdwährungsbetrag, das Währungskennzeichen


sowie der Umrechnungskurs der Buchung mit gespeichert. Wenn Sie mit Fremdwährungen arbei-
ten, dann sollten Sie die Anzeige der Buchungsliste sowie der Übersichtspalette entsprechend
ändern, so dass die zusätzlichen Angaben auch sichtbar sind:

Um die standardmässig ausgeblendeten Spalten einer Bildschirmliste sichtbar zu machen, setzen


Sie den Fokus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>,
damit werden alle vorhandenen Spalten eingeblendet. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt
wieder ausblenden, indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken
und die Spalte mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern, bis sie unsichtbar ist.

Hinweis (Änderung): Beim Umstieg von Version V3 2006 oder V3 2007 müssen Sie Ihren Kon-
tenplan unbedingt anpassen, die Fremdwährungskonten entsprechend mit der Währung bestü-
cken. Schon gebuchte Buchungen werden mit der neuen Methode nicht verändert. Sie müssen
diese nochmals verbuchen und sichern, falls Sie von den obigen Strukturen profitieren möchten.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 72


Umrechnungsdifferenzen
Bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Standardwährung und Buchungen mit
mehr als 2 Journalzeilen (oft bei Splittbuchungen) kann es zu geringfügigen Rundungsdifferenzen
auf der Seite der Standardwährung kommen. Das bedeutet, die Buchung kann so nicht gesichert
werden, da die Beträge von Soll- und Habenseite nicht identisch sind.
In einem solchen Fall generiert ShakeHands Kontor automatisch eine Differenzzeile im Journal der
betreffenden Buchung, welche den Fehlbetrag ausgleicht.
Damit dies funktioniert, muss ein entsprechendes Konto vorhanden sein und die Kontenfunktion
Differenzkonto Währungsumrechnung korrekt eingestellt sein. Weitere Hinweise dazu finden Sie
im Kapitel Installation, Abschnitt Anlegen der Kontenfunktion für Umrechnungsdifferenzen.
Die Umrechnungsdifferenzen werden so erfolgswirksam in der Erfolgsrechnung- bzw. EÜ-Rech-
nung dargestellt.

Der Einsatz von Buchungsvorlagen


Ein grosser Teil der in einem Jahr anfallenden Buchungen sind immer wiederkehrende Geschäfts-
fälle, die sich lediglich im Belegdatum und möglicherweise noch im Buchungsbetrag unterschei-
den. Sie können sich viel Arbeit ersparen, wenn Sie für diese wiederkehrenden Buchungen Vorla-
gen anlegen.
Eine Buchungsvorlage kann im Buchungsdialog direkt aus dem Feld Buchungstext/Vorlage über
den Eingabeassistenten abgerufen werden. Damit lassen sich komplette Buchungen in wenigen
Sekunden eingeben. Ausserdem lassen sich über die Buchungsvorlagen auch Abo-Buchungen
(periodisch wiederkehrende Buchungen) definieren, diese werden dann in regelmässigen Interval-
len vom Programm zur Buchung vorgeschlagen, z.B. Mieteinnahmen oder Mietzahlungen, Hypo-
thekarzahlungen, Darlehen, Aboverträge wie Hosting, Abo Märchenzeitung u.s.w..

Die Buchungsvorlagen finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Buchungsvorlagen. Hier


können Sie neue Vorlagen anlegen sowie Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder entfernen:

Buchungsvorlagen bearbeiten
Der Dialog zum Bearbeiten der Buchungsvorlagen ist folgendermassen aufgebaut:

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 73


Sie finden im oberen Teil die gleichen Eingabefelder wie im Buchungsdialog. Alle Eingaben (bis auf
den Buchungstext) sind optional und können auch erst beim Buchen vervollständigt werden. Eini-
ge Besonderheiten der Eingabefelder werden nachfolgend erläutert:

BelegNr-Automatik
Ist die Checkbox nicht angewählt, dann wird die Belegnummer exakt aus des Vorlage übernom-
men. Anderenfalls wird die Vorgabe im Buchungsdialog als Beleggruppe interpretiert und automa-
tisch hochgezählt.

Steuer
Wenn die Default-Steuersätze der beteiligten Konten verwendet werden sollen, dann kann dieses
Feld leer bleiben.

Splittbuchungen
Wenn die verwendete Ausführung von ShakeHands Conto Splittbuchungsvorlagen unterstützt,
dann sind die Splittsymbole hinter der Kontenfeldern aktiviert. Um beispielsweise den Sollbetrag
der Vorlage auf mehrere Konten aufzusplitten, gehen Sie folgendermassen vor:
Wenn sich der Cursor im Feld Soll befindet, klicken Sie auf das Splittsymbol rechts neben dem
Eingabefeld oder drücken Sie die Taste <ESC>. Es öffnet sich der Splittdialog:

Tipp: Unter Mac OS X bewirkt das Tastenkürzel <Cmd>+<T> einen Kontentausch.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 74


Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen)
Im unteren Teil des Dialogs finden Sie die Einstellungen für die periodische Ausführung (Abo-Bu-
chung):

Nach dem Aktivieren der Option Abovorgang öffnet sich der folgende Dialog:

Als Serienmuster stehen Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Zweimonatlich, Vierteljährlich,


Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld
Beginnt am eingetragen. Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende, Endet Am oder Endet nach
und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben.
Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Diese
Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert. Allerdings ist es wäh-
rend der Laufzeit eines Abovorgangs möglich, diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausfüh-
rungen damit zu beeinflussen.
Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Ka-
pitel Die Benutzeroberfläche im Überblick.

Buchungsvorlagen aus vorhandenen Buchungen erzeugen


Die Buchungsvorlagen können während der normalen Belegerfassung quasi “nebenbei” erstellt
werden. Wenn Sie eine Buchung eingegeben haben und der Meinung sind, dass Sie diese noch
öfter benötigen werden, dann definieren Sie die entsprechende Vorlage direkt aus der Buchungs-
liste:
1 Sie markieren die gewünschte Buchung in der Buchungsliste und wählen den Befehl Neue Bu-
chungsvorlage... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
2 Es öffne sich der Dialog zum Anlegen einer neuen Vorlage, wobei die Felder schon mit den ent-
sprechenden Werten aus der gewählten Buchung vorbelegt sind.

Bankauszüge
ShakeHands Conto bietet eine Importfunktion für Bank-Umsatzdaten (Bankkontoauszüge) aus
verschiedenen Quellen: Direkt unterstützt werden aktuell die Exportformate von diversen e-Ban-
king-Anwendungen, XML-Dokumenten Import der Postfinance, das ESR-Verfahren und die Zah-
lungserfassungs-Softwaren MacPay und PayMaker von DrittherstellerInnen. Weitere Formate kön-
nen individuell angelegt werden. Wir stellen laufend weitere auf unserer Homepage zum freien
Download zur Verfügung und werden bis zum nächsten Release diese einbauen. Die importierten
Umsatzdaten stehen als Einmal-Buchungsvorlagen zur manuellen oder halbautomatischen Verbu-
chung zur Verfügung. Bereits beim Import der Daten werden nach Möglichkeit automatisch die

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 75


Debitoren- und Kreditorenkonten von offenen Posten zugewiesen, dies insbesondere bei der Ver-
wendung von ESR-Daten. Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist zudem das au-
tomatische Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Be-
dingungen möglich.
Stand der aktuellen Importdateien für Bankauszüge per Anfang Juni 2010:



Bereitstellen der Importdaten
Voraussetzung für das Importieren eines Bankauszugs ist das Bereitstellen der Daten aus der ent-
sprechenden Quelle. Sie erstellen also in Ihrer Banking-Anwendung oder im Web-Portal Ihrer Bank
eine Exportdatei des gewünschten Kontoauszugs oder holen da die ESR- oder BESR-Dateien.

Webbanking
Fast alle Banken bieten Online-Banking in Form des so genannten Webbanking an. Hierbei können
Sie über Ihren Webbrowser und ohne weitere Software u.a. Kontoauszüge einsehen und in den
meisten Fällen auch als Textdatei (z.B. CSV) sichern. Das Verfahren dazu sowie das Format dieser
Dateien ist aber bei jeder Bank anders. Importdefinitionen können individuell erstellt und ange-
passt werden. Weitere Informationen dazu folgen später in diesem Kapitel.

ESR/BESR-Verfahren
Das schweizerische Debitorensystem für den vereinfachten Austausch von Debitorendaten wird
unterstützt.
Arbeiten Sie mit dem ESR-Verfahren, dann erzeugen Sie die Zahlungen via Modul Bankauszüge,
ESR-Datei. Dabei werden Zahlungen automatisch in den offenen Posten abgetragen die vorher als
Rechnung mit ESR erzeugt worden sind. Der EinzahlungsSchein mit Referenzzeile (ESR) hat ne-
ben Betrag, auch die Information Kundennummer und Rechnungsnummer in der Referenzzeile
gespeichert, an Hand dessen wird der offene Posten erkannt und abgetragen. Den Ablauf und die
Voraussetzungen für das ESR-Verfahren erklären wir im Kapitel Aufträge, Abschnitt ESR- und
BESR-Verfahren.

Kontodokumente im XML-Verfahren von PostFinance


Die PostFinance stellt Ihre elektronischen Kontodokumente als XML-File zur Verfügung unter
Windows erhalten Sie einen kostenlosen Dokumenten-Manager. Diesen können Sie nun für Ma-
cOS ersetzen durch die Funktion Bankauszüge importieren und verwalten. Hier lesen Sie Ihre Do-
kumente ein und verarbeiten diese gleich weiter.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 76


Neuen Bankauszug anlegen
Zum Importieren und Bearbeiten von Bankauszügen existiert ein eigener Bereich, Sie können die-
sen über den Menubefehl Erfassen/Bankauszüge öffnen:

Jeder importierte Bankauszug erscheint hier als separate Zeile. Das Importieren von Bankauszü-
gen hat zuerst einmal keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, die einzelnen Buchungen werden
später direkt im Buchungsdialog als Journal- oder OP-Buchung weiter verarbeitet.
Um einen neuen Bankauszug anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen (+) oder wählen
den Befehl Neu... aus dem Aktions- bzw. Kontextmenu aus:

Zuerst wählen Sie jetzt das betreffende Bankkonto aus. Die Verwaltung der Bankkonten erreichen
Sie unter dem Menubefehl Verwalten/Eigene Bankkonten, alternativ lassen sich Bankkonten
auch direkt aus dem Dialog Neuer Bankauszug heraus anlegen und bearbeiten.
Zum Anlegen eines neuen Bankkontos klicken Sie auf den Button Neu anlegen... neben dem Me-
nu Bankkonto. Es öffnet sich der folgende Dialog:

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 77


Hier können Sie alle Bankkonto-bezogenen Daten erfassen. Für den Import von Bankauszügen
sind nur die Felder Bezeichnung und Finanzkonto von Bedeutung, für das ESR-Verfahren zudem
die Felder ESR-Belegart, ESR Teilnehmer Nummer und Bank-Kunden-Nummer, alle anderen Fel-
der werden für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt.

Wichtig: Die folgenden Ausführungen verwenden eine UBS CSV Standard-Beispieldatei, welche
die Kontenbezeichnung Bankkonto 'Gold und Silber' aus dem Demomandant Solaris beinhal-
tet.

Das Feld Bezeichnung (im Dialog Neuer Bankauszug) ist optional, hier kann eine Angabe zur
leichteren Identifikation des Bankauszugs hinterlegt werden. Wenn das Feld beim Ausführen des
Imports leer ist, wird automatisch der Name der Importdatei eingetragen.
Nach dem Anlegen bzw. Auswählen des Bankkontos bestimmen Sie über die Auswahl einer Im-
portdefinition das Format der zu importierenden Daten. Die zuletzt für ein Bankkonto gewählte
Importdefinition wird gespeichert und beim nächsten Aufruf dieses Bankkontos automatisch vor-
eingestellt.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 78


Klicken Sie jetzt auf den Button Ausführen. Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog, selektieren Sie
hiermit die zuvor bereitgestellte Datei mit dem betreffenden Bankauszug. Die Daten werden den
voreingestellten Datenfeldern zugewiesen und im Listenbereich dargestellt:

Die einzelnen Zeilen stellen jeweils eine Buchung dar, der Zugriff darauf erfolgt später aus dem
Buchungsdialog über die Vorlagenauswahl. Die Positionsnummer und das Datum sind nicht än-
derbar, alle anderen Felder können beliebig editiert werden. Doppelklicken Sie dazu z.B. in das
Feld BelegNr, im Eingabemodus können Sie sich mit TAB und SHIFT-TAB innerhalb der Tabelle
vorwärts und rückwärts bewegen. In Feldern mit dem Doppelpfeil öffnen Sie mit der Cursortaste
Pfeil runter ein Popupmenu zur Wertauswahl, im Feld Konto öffnen Sie mit der gleichen Taste den
Kontoassistenten.
Einzelne Zeilen des Bankauszugs können gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht sind.
Markieren Sie dazu die betreffende Zeile und drücken Sie Backspace oder Entfernen.
Nach dem Sichern mit dem OK-Button können die importierten Daten in den Buchungsdialogen
weiter verarbeitet werden.

ESR- und BESR-Verfahren


Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und
als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können, hat der Finanz-
platz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: Einzahlungsscheine mit Referenzzeilen. Sie können
dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und Faktura verwenden. Sie finden die entspre-
chenden Importdefinitionen als Vorlage. Weiteres zu diesem Verfahren finden Sie unter Kapital
Aufträge, ESR-Verfahren.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 79


XML-Kontoauszug Postfinance
Neben den standardisierten Textimporten (hier eben beschrieben) steht auch ein XML-Import für
die Postfinance Kontoauszugs-Dokumente hier zur Verfügung. Der Ablauf ist der gleiche wie beim
Textimport, nur die Importdefinition ist eine eigene. Sie finden diese in den Importdefinitionen unter
'XML-Datei Postfinance XML'.

Bankauszug verbuchen
Die in den importierten Bankauszügen enthaltenen Buchungen stehen in den Buchungsdialogen
als Einmal-Buchungsvorlagen zur Verfügung. Das bedeutet, nach Auswahl einer solchen Vorlage
und dem tatsächlichen Verbuchen wird die Vorlage automatisch als gebucht gekennzeichnet und
aus der Vorlagenliste gelöscht.
Das Buchen von Bankauszügen ist in beiden Buchungsdialogen möglich, wählen Sie also entwe-
der den Befehl Erfassen/Buchungen oder Erfassen/Einnahmen-Ausgaben. Die Vorlagen aus
Bankauszügen erreichen Sie durch das Öffnen des Eingabeassistenten im Feld Buchungstext/
Vorlage:

Über das Menu Finanzkonto können Sie die Darstellung auf Buchungen für ein bestimmtes Konto
beschränken, die Zeilen sind nach Datum aufsteigend (Buchungsreihenfolge) sortiert. Per Doppel-
klick auf eine Zeile oder nach Markierung und Bestätigung mit OK wird eine Vorlage in den Bu-
chungsdialog übernommen, dort lassen sich dann noch evtl. fehlende Buchungsdaten ergänzen.
Nach dem Sichern der Buchung und erneutem Aufruf der Vorlagenliste wird die gerade gesicherte
Buchung nicht mehr aufgeführt, somit ist eine versehentliche Mehrfachbearbeitung ausgeschlos-
sen.

Nutzung der Vorlagenautomatik


In der Praxis wird man meist alle Buchungen eines Bankauszugs hintereinander abarbeiten wollen.
Um jetzt nicht nach jeder Buchung wieder die Vorlagenauswahl aufrufen zu müssen, lässt sich
dieser Vorgang automatisieren: Markieren Sie in der Vorlagenliste die erste zu übernehmende Zeile
und klicken Sie jetzt auf Automatik. Der Dialog wird geschlossen und die gewählte Vorlage zum
Buchen übernommen. Nach dem Vervollständigen und Buchen des Belegs wird aber automatisch
die nächste Zeile der Vorlagenliste abgerufen und im Buchungsdialog dargestellt. Sie können sich
also ganz auf die Prüfung und Verarbeitung der Belegdaten konzentrieren und erhalten immer den
nächsten Buchungsvorschlag bis zum Ende der Vorlagenliste.

Eine aktive Vorlagenautomatik wird im Buchungsdialog angezeigt, abbrechen können Sie die Au-
tomatik durch jedwede Unterbrechung der Weiterverarbeitung, sei es durch den Button Verwer-
fen, das Schließen des Buchungsdialogs, die Auswahl einer Buchung aus der Buchungsliste zum
Bearbeiten oder Duplizieren usw.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 80


Den Buchungsstatus von Bankauszügen anzeigen


Der Buchungsstatus der Einzelzeilen lässt sich durch erneutes Öffnen eines Bankauszugs über-
prüfen: Alle bereits gebuchten Zeilen erhalten ein Häkchen in der Spalte G und können danach
nicht mehr bearbeitet werden. Wenn alle Zeilen eines Bankauszugs gebucht sind, wird das ent-
sprechende Symbol auch in der Übersicht der Bankauszüge angezeigt.

Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen


Bereits beim Import der Daten werden automatisch die Debitoren- und Kreditorenkonten von offe-
nen Posten zugewiesen (im Bild oben zu sehen), somit ist im Buchungsdialog über die Funktion
der OP-Ausbuchung das vollständige Abarbeiten der Bankauszüge möglich. Die zugewiesenen
Kontonummern sind als wahrscheinlicher Vorschlag zu verstehen, da die Erkennung in Abhän-
gigkeit von den im Kontoauszug übermittelten Daten nicht immer sicher möglich ist. Bei mehrdeu-
tigen Merkmalen einer Zeile wird keine Kontonummer zugewiesen.
Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist dieses Verhalten ebenso wie das automati-
sche Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Bedingun-
gen möglich. Weiterhin können neue Importdefinitionen angelegt werden, um zusätzliche Formate
für Bankauszüge zu unterstützen.
Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Handbuch ShakeHands Handbuch Importdefinitio-
nen.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 81


Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen

Arbeiten mit Splittbuchungen


In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass ein Buchungsbetrag auf mehrere Konten aufgeteilt
werden muss. Zu diesem Zweck können Sie mit ShakeHands Kontor so genannte Splittbuchun-
gen anlegen. Eine Splittbuchung spricht auf einer Seite ein einzelnes Konto an und auf der ande-
ren Seite beliebig viele Gegenkonten.

Hinweis: Die nachfolgenden Beispiele beziehen sich auf die Arbeit ohne die Nutzung der Of-
fene-Posten-Verwaltung in ShakeHands Kontor. Dort können alle Buchungen, welche Rech-
nungen und Zahlungen von Debitoren oder Kreditoren betreffen, automatisch aus der OP-Ver-
waltung heraus erzeugt werden.

Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen


Sie erhalten von einem Lieferanten eine Eingangsrechnung (Wareneinkauf) über den Gesamtbetrag
von 1.695 CHF brutto. Die Lieferung beinhaltet Waren für 1.078.07 CHF netto zzgl. 7.6% Umsatz-
steuer und Waren für 522.46 CHF netto zzgl. 2.4% Umsatzsteuer. Der Buchungssatz dazu lautet:

Wareneingang VM7,6B (4200) 1.160,00


+ Wareneingang VM2.4B (4201) 535,00

an Kreditor oder Bank (1020) 1.695,00

Um diese Splittbuchung zu erzeugen, gehen Sie folgendermassen vor:


1 Öffnen die den Dialog Buchungen erfassen.
2 Geben Sie das Datum, den Buchungstext und die Belegnummer wie gewohnt ein.
3 Geben Sie den Gesamtbetrag der Buchung 1.695,00 in das Feld Betrag ein.
4 Lassen Sie das Feld Soll frei und geben Sie im Feld Haben das Kreditoren- oder Bankkonto ein.
5 Drücken Sie (im Feld Haben) die Taste <ESC> oder klicken Sie auf den Splitt-Button rechts ne-
ben dem Eingabefeld. Es öffnet sich der Dialog Sollsplitt:

! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 82


6 Der noch zu verbuchende Betrag wird oben rechts im Dialog angezeigt und automatisch ins Feld
Betrag übernommen (am Anfang ist dies der komplette Buchungsbetrag).
7 Ändern Sie den Betrag auf den ersten Teilbetrag 1.160,00, geben Sie das Konto 4200 ein und ü-
bernehmen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Button.
8 Der Restbetrag 535,00 steht bereits im Betragsfeld, geben Sie jetzt noch das Konto 4201 ein und
übernehmen Sie die Zeile.
9 Der Gesamtbetrag der beiden Zeilen entspricht dem Buchungsbetrag, der offene Betrag ist 0,00.
Mit dem OK-Button können Sie den Splittdialog verlassen.
10 Im Feld Soll des Buchungsfensters deutet jetzt die Angabe <Splitt> darauf hin, dass hier mehrere
Konten angesprochen werden. Durch Drücken der Taste <ESC> oder Klick auf den Splitt-Button
können Sie den Splittdialog auch wieder öffnen.

11 Sichern Sie die komplette Buchung mit dem Button Erfassen. Die Journalzeilen zu dieser Splitt-
buchung sehen dann so aus:

Hinweis: Wenn der Gesamtbetrag der Splittzeilen vom Gesamtbuchungsbetrag abweicht, so


erfolgt beim Verlassen des Splittdialogs automatisch eine Anpassung des Betrags in der Haupt-
buchung. Diese automatische Anpassung lässt sich in den Einstellungen zur Buchungseinga-
be deaktivieren.

Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen


Sie bezahlen eine Eingangsrechnung über 1.500 CHF brutto unter Abzug von 3% Skonto. Auch
dazu benötigen Sie eine Splittbuchung. Der Buchungssatz lautet in diesem Fall:

Kreditor 1.500,00
+ Erhaltene Skonti VM7.6B (4290) -45,00

an Bank 1.455,00

Tipp: Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden Skonti übli-


cherweise gar nicht gebucht, da ja auch die Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der Fibu
nicht erfasst werden. Beim Buchen einer entsprechenden Zahlung wird ja der Ist-Wert, also der
tatsächlich gezahlte Betrag gebucht, und somit braucht auch keine Skontodifferenz ausgebucht
werden.

! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 83


Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung
nutzen
Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden im Normalfall Einnah-
men und Ausgaben erst bei der entsprechenden Zahlung direkt auf Erlös- oder Aufwandskonten
gebucht, die dazugehörenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden dagegen nicht erfasst.
Wenn Sie zur besseren Übersicht hier trotzdem die Debitoren-/Kreditorenkonten nutzen möchten
so können Sie dies folgendermassen tun (Beispiel für eine Ausgangsrechnung).
Die Rechnung buchen Sie zum Lieferdatum gegen das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung
(1179). Hier können Sie auch ein anderes, erfolgsneutrales Verrechnungskonto verwenden:

Debitor 1.500,00

an Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) 1.500,00

Damit ist der Rechnungsbetrag erfolgs- und steuerneutral gebucht und erscheint im Saldo des
betreffenden Debitors sowie auf dem Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leis-
tungen. Nach dem Zahlungseingang müssen Sie die folgenden Buchungen erzeugen:

Bank (1020) 1.500,00

an Erlöse zu U7.6B (4000) 1.500,00

Hiermit wird der Erlös erfolgs- und steuerwirksam erfasst und der Banksaldo aktualisiert. Jetzt
muss noch der Offene Posten auf dem Debitorenkonto bereinigt werden:

Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) 1.500,00

an Debitor 1.500,00

Bei Eingangsrechnungen und Kreditorenkonten ist entsprechend umgekehrt zu buchen.

Tipp: Wesentlich komfortabler und sicherer gestaltet sich das Arbeiten mit offenen Posten mit
den in der ShakeHands Kontor Balance enthaltenen Funktionen dazu.

Arbeiten mit Kostenstellen


Mit Kostenstellen lassen sich Aufwendungen und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppie-
ren und auswerten, z.B. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen. Kostenstellen sind also zur
Beantwortung solcher oder ähnlicher Fragen geeignet:

Wie hoch sind die gesamten Personalkosten?


Wie hoch sind die Gesamtkosten aller Firmenfahrzeuge?
Welches Ergebnis hat Projekt Messe Köln insgesamt erzielt?

Zum Arbeiten mit Kostenstellen definieren Sie die benötigten Kostenstellen zunächst unter Verwal-
ten/Kostenstellen.

! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 84



Danach aktivieren Sie im jeweiligen Buchungsfenster die Felder KoSt1 und/oder KoSt2 (siehe
auch Kapitel Buchungen erfassen). Jetzt können Sie jeder Buchung eine oder auch zwei entspre-
chende Kostenstellen zuweisen.

Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden, wenn ein Konto der Buchung ein Er-
folgsrechnung-/Erfolgskonto und das andere Konto ein Bilanz-/Bestandskonto ist. Die Kosten-
stelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet.

Wenn eine Buchung zwei Kostenstellen erhält, dann werden diese auch gleichzeitig ausgewertet,
der volle Buchungsbetrag wird also in beiden Kostenstellen summiert. Um einen Buchungsbetrag
anteilig auf mehrere Kostenstellen zu verteilen, müssen Sie eine Splittbuchung anlegen. Die einzel-
nen Splittzeilen können dabei die gleiche Kontierung verwenden, aber unterschiedliche Kosten-
stellen zugewiesen bekommen.

! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 85


Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung

Die Anlagenverwaltung ist ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Verwaltung aller betrieblichen Anla-
gegüter wie Gebäude, technische Anlagen, Fahrzeuge oder Büroeinrichtungen und bietet alle not-
wendigen Funktionen zum Erfassen der Stammdaten eines Anlagegutes, der Berechnung der Ab-
schreibungsbeträge und der Übergabe entsprechender Buchungen an die Finanzbuchhaltung.

Wichtig: Die Anlagenverwaltung ist eine so-genannte Nebenrechnung, welche ohne Ihr Zutun
nichts an der eigentlichen Buchführung ändert. Wenn Sie also z. B. ein Anlagegut neu erfassen,
werden zwar die zukünftigen Abschreibungen sofort berechnet, ein Übertragen der Buchungen
ins Journal erfolgt aber erst zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt per Menubefehl.

Für die erfassten Anlagegüter werden automatisch Abschreibungen nach der linearen oder der
degressiven Methode berechnet, wobei der optimale Übergang von degressiv auf linear vom Pro-
gramm erkannt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) lassen sich ebenso verwalten wie
nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter, eine Leistungs-Abschreibung oder manuelle Abschrei-
bung kann hinterlegt werden. Ausserdem können Abschreibungs-Bewegungen wie Teilzugänge,
Sonderabschreibungen und Zuschreibungen erfasst werden.

Das Fenster Anlagegüter


Aktionsmenu Neues Anlagegut Liste Direkt-Suchfeld
Anlagegut duplizieren aktualisieren

Liste der Anlagegüter Übersicht für das ausgewählte Anlagegut

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 86


Mit dem Menubefehl Erfassen/Anlagegüter öffnen Sie das oben abgebildete Fenster, welches in
drei Bereiche unterteilt ist. Im oberen Bereich befindet sich die Toolbar mit dem Aktionsmenu, den
Buttons für häufig benötigte Aktionen sowie dem Direkt-Suchfeld. Darunter folgt die Liste der
Anlagegüter und im unteren Bereich befindet sich die Übersicht sowie der Abschreibungs-Plan
für das jeweils ausgewählte Anlagegut.

Neues Anlagegut erfassen


Wenn Sie beim Buchen Ihrer Geschäftsfälle an einen Beleg über die Anschaffung eines Anlagegu-
tes kommen, dann müssen Sie den Buchungsdialog nicht verlassen. Wählen Sie einfach aus dem
Aktionsmenu neben dem Datumsfeld den Befehl Neues Anlagegut aus:

Alternativ öffnen Sie die Anlagenverwaltung unter Erfassen/Anlagegüter und klicken Sie auf den
Button Neues Anlagegut. Es öffnet sich der entsprechende Eingabedialog:

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 87


Der Dialog ist in mehrere Seiten unterteilt, zuerst erfolgt die Eingabe der Stammdaten:

Inventar-Nr
Die Inventar-Nr muss eindeutig sein und wird vom Programm automatisch vergeben, wenn die
entsprechende Option neben dem Eingabefeld gesetzt ist. Bei automatischer Vergabe besteht die
Inventar-Nr aus dem Anlagenkonto und einer laufenden Nummer und erscheint erst vollständig
nach Eingabe des Anlagenkontos.

Bezeichnung
Eine kurze Bezeichnung für das Anlagegut, diese Bezeichnung erscheint auch in den Buchungs-
texten.

Standort, Seriennummer
Dies sind optionale Angaben zur internen Verwaltung.

Kostenstelle
Hier kann eine Kostenstelle angegeben werden, auf welche alle Abschreibungen oder Zuschrei-
bungen gebucht werden.

Anlagen-Konto
Hier muss das entsprechende Konto aus der Buchhaltung (Kontotyp Anlagevermögen) angege-
ben werden, auf welchem das Anlagegut geführt werden soll. Über das Anlagenkonto wird auch
die Vorsteuerberechnung der Zugangsbuchung gesteuert. Wenn beim Konto eine automatische
Steuerberechnung hinterlegt ist, wird diese auch bei einer automatischen Zugangsbuchung ausge-
führt. Um die Vorsteuerberechnung zu unterdrücken (.z.B. beim Gebrauch-Kauf), muss ein Anlage-
nkonto ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren).

Zugang steuerfrei
Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Zugangsbuchung der im Anlagenkonto
hinterlegte Steuersatz verwendet. Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuer-
berechnung, der Zugang wird also steuerfrei gebucht.

AfA-Konto (Abschreibungskonto)
Auf dem Abschreibungs-Konto (Kontotyp Abschreibungen) werden die Abschreibungen bzw.
Zuschreibungen gebucht.

Zusatzangaben
Ein optionales Feld für Anmerkungen und Notizen zum Anlagegut.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 88


Auf der Seite Zugang erfolgt die Eingabe der für die Anschaffung und Abschreibungs-Berechnung
relevanten Daten:

Datum
Hier wird das Anschaffungsdatum des Anlagegutes eingetragen.

Kosten netto (AH)


Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, dann geben Sie bei den Anschaffungs- und Herstellungskos-
ten immer den Nettobetrag ein, anderenfalls den Bruttobetrag.

Nutzungsdauer
Hier wird die voraussichtliche Nutzungsdauer in Monaten angegeben.

Erinnerungswert
Üblicherweise wird nur auf einen Erinnerungswert von 1 Franken abgeschrieben, da sonst ältere,
aber noch in Nutzung befindliche Wirtschaftsgüter, welche schon voll abgeschrieben sind, nicht
mehr in der Bilanz auftauchen würden.

Verrechnungskonto
Dies ist das Gegenkonto für die Zugangsbuchung, also z.B. die Bank oder ein Kreditor (beim
Kauf auf Rechnung). Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Anlagenkonto angegeben
ist, wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Zugangsbuchung er-
zeugt.

Abschreibungs-Beginn-Datum
Wenn Sie dieses Feld frei lassen, setzt das Programm beim Sichern automatisch das Anschaf-
fungsdatum ein. Der Abschreibungs-Beginn muss jedoch nicht zwingend mit der Anschaffung
zusammenfallen, vielmehr kommt es auf den Beginn der tatsächlichen Nutzung des Anlagegu-
tes an.

Abschreibungs-Beginn-Buchwert
Wenn Sie dieses Feld frei lassen, setzt das Programm beim Sichern automatisch die Anschaf-
fungskosten ein. Eine Änderung des Anfangsbuchwertes kommt nur in einigen Sonderfällen in
Betracht.

Abschreibungs-Methode
Hier haben Sie fünf Möglichkeiten zur Auswahl: Keine (es erfolgen keinerlei automatische Ab-
schreibungen), Linear (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden Prozentsatz ausge-
hend vom Anfangsbuchwert), Degressiv (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden
Prozentsatz ausgehend vom jeweiligen Restbuchwert), GWG (die Abschreibung erfolgt komplett
im Jahr der Anschaffung) und GWG-Sammelposten (alle Sammelposten eines Anlagenkontos
werden in der Abschreibungsliste gruppiert). Bei degressiver Abschreibung muss weiterhin der

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 89


Prozentwert der Abschreibung angegeben werden, ausserdem kann der automatische Wechsel
von degressiver auf lineare Abschreibung aktiviert werden.

Abschreibungs-Beträge ganzzahlig runden


Mit dieser Option werden die berechneten jährlichen Abschreibungen auf ganze Zahlen gerundet,
der entstehende Differenzbetrag wird dann bei der letzten Abschreibung berücksichtigt.

Historisch
Mit dieser Option kennzeichnen Sie die Übernahme von bereits bestehenden Anlagegütern (z.B.
wenn Sie von einem anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anla-
gen von dort übernehmen). Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim
Erzeugen der Fibu-Buchungen ignoriert.

Zur Kontrolle des gewünschten Abschreibungsverlaufs können Sie sich diesen jetzt auf der Seite
Bewegungen anschauen. Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Anlagegut und kehren zur
Listendarstellung zurück.

Anlagegut bearbeiten
Um ein vorhandenes Anlagegut zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Bearbei-
ten... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Wichtig: Beim Bearbeiten von Anlagegütern beachten Sie bitte das Folgende:
1. Auf der Seite Zugang ist nur noch das Verrechnungskonto änderbar, alle anderen Daten kön-
nen nur bei der Neuerfassung eingegeben werden.
2. Wenn sich durch manuelle Eingriffe in den Abschreibungsverlauf dieser in einem Bereich
ändert, für welchen schon die Abschreibungsbuchungen erzeugt wurden, dann erhalten Sie
beim Sichern der Änderungen eine Warnmeldung. In diesem Fall müssen die betreffenden Bu-
chungen im Buchungsdialog manuell korrigiert werden.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 90


Anlagegut duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Anlagegutes ersparen, wenn Sie dieses nicht
komplett neu anlegen, sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Anlagegut duplizieren.
Um ein vorhandenes Anlagegut zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Duplizie-
ren... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Anlagegut löschen
Um Anlagegüter zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Lö-
schen... im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Nach einer Sicherheits-
abfrage werden die gewählten Anlagegüter gelöscht.

Wichtig: Beim Löschen eines Anlagegutes bleiben dessen bereits in die Buchhaltung übertra-
genen Abschreibungsbuchungen unverändert. Denken Sie also daran, diese Buchungen gege-
benenfalls ebenso zu löschen oder zu stornieren. Automatisch erzeugte Zugangs- oder Ab-
gangsbuchungen dagegen werden auch automatisch gelöscht oder storniert.

Anlagegüter suchen
Zum Suchen von Anlagegütern gehen Sie in das Suchfeld über der Liste und geben dort einen
(Teil-) Suchbegriff ein. Mit jedem eingetippten Buchstaben reduziert sich die Anlagenliste auf die
entsprechend passenden Einträge. Gesucht wird dabei in den Feldern Inventar-Nr, Bezeichnung,
Standort, Serien-Nr, Kostenstelle und Zusatzangaben.

Manuelle Anlagenbewegungen
Nicht immer wird ein Anlagegut nach der Anschaffung mit dem planmässigen Abschreibungs-Ver-
lauf bis zum Buchwert 0,00 CHF abgeschrieben. Aus diesem Grund muss es auch Möglichkeiten
geben, den automatisch errechneten Abschreibungs-Verlauf durch manuelle Bewegungen zu ver-
ändern. Diese Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben.

Die Anlagenbewegung Vollabgang


Wenn ein Anlagegut komplett aus dem Unternehmen ausscheidet, sei es durch Verkauf, Ver-
schrottung oder Verlust, dann nennt man dies einen Vollabgang.
Um einen Vollabgang zu erfassen, öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten, ge-
hen dann auf die Seite Abgang und tragen hier die dazugehörigen Daten ein:

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 91


Datum
Die Abschreibung für das Jahr des Abgangs wird monatsweise entsprechend dem hier eingege-
benen Datum berechnet, der nach der Abschreibung verbleibende Restbuchwert stellt den Ab-
gangsbetrag dar.

Abgangskonto
Hier wird das Gegenkonto (Typ Betriebsausgaben) für das Ausbuchen des Anlagegutes vom An-
lagenkonto angegeben. Wenn sowohl das Anlagenkonto als auch das Abgangskonto angegeben
ist, wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Abgangsbuchung er-
zeugt.

Historisch
Mit dieser Option kennzeichnen Sie vergangene Anlagenbewegungen (z.B. wenn Sie von einem
anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anlagen von dort über-
nehmen). Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim Erzeugen der Fibu-
Buchungen ignoriert.

Mit Verkauf
Mit dem Anklicken dieser Option werden die darunter befindlichen Eingabefelder aktiviert. Sie
können damit den Verkauf des Anlagegutes abbilden und die dafür nötige Buchung generieren.

Verkaufspreis
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, dann geben Sie beim Verkaufspreis immer den Nettobetrag
ein, anderenfalls den Bruttobetrag.

Erlöskonto
Hier erfassen Sie das Konto für den Erlös aus dem Anlagenverkauf (Typ Betriebsausgaben, siehe
dazu auch die Erläuterungen im Kapitel Grundlagen: Anlagegüter abschreiben). Über das Erlös-
konto wird auch die Umsatzsteuerberechnung der Verkaufsbuchung gesteuert. Wenn beim Konto
eine automatische Steuerberechnung hinterlegt ist, wird diese auch bei einer automatischen Ab-
gangsbuchung ausgeführt. Um die Umsatzsteuerberechnung zu unterdrücken, muss ein Erlöskon-
to ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren).

Verrechnungskonto
Dies ist das Gegenkonto für die Abgangsbuchung, also z.B. die Bank oder ein Debitor (beim Ver-
kauf auf Rechnung). Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Erlöskonto angegeben ist,
wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Verkaufsbuchung erzeugt.

Verkauf steuerfrei
Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Verkaufsbuchung der im Anlagenkonto
hinterlegte Steuersatz verwendet. Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuer-
berechnung, der Verkauf wird also steuerfrei gebucht.

Hinweis: Mit einer Eingabe im Feld Datum wird der Vollabgang in der Liste der Bewegungen
abgebildet. Alle evtl. nach dem Abgangsdatum vorhandenen sonstigen Bewegungen werden
automatisch entfernt. Ein Vollabgang ist also immer die letzte Anlagenbewegung.

Die Anlagenbewegung Teilzugang


Durch einen Teilzugang wird für ein Anlagegut eine Werterhöhung realisiert, welche sich ab diesem
Zeitpunkt auch auf den jährlichen Abschreibungsbetrag auswirkt. Wenn Sie z.B. einen Firmenwa-
gen nachträglich mit einer Klimaanlage ausrüsten lassen, so wird diese Werterhöhung über einen
Teilzugang erfasst. Ein Teilzugang wird rechnerisch immer so behandelt, als wäre er am Anfang
des Geschäftsjahres aufgetreten.
Um einen Teilzugang zu erfassen, öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten, gehen
dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Es öffnet sich
der Dialog Neue Anlagenbewegung:

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 92


Im Menu Art wählen Sie Teilzugang und geben danach das Datum des Zugangs, den Betrag und
die Beschreibung ein. Wenn sich durch den Teilzugang die Restnutzungsdauer des Anlagegutes
ändert (erhöht), dann können Sie diese ebenfalls angeben.
Mit dem OK-Button übernehmen Sie den Teilzugang. In der Liste der Bewegungen sehen Sie jetzt
die entsprechenden Änderungen im Abschreibungs-Verlauf:

Die Anlagenbewegung Zuschreibung


Mit Zuschreibungen machen Sie Abschreibungen der Vorjahre wieder rückgängig, wenn die Grün-
de dafür nicht mehr bestehen. Dies betrifft in der Praxis hauptsächlich die Rückgängigmachung
von ausserplanmässigen Abschreibungen oder Teilwertabschreibungen.
Um eine Zuschreibung zu erfassen, öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten, ge-
hen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Es öffnet
sich der Dialog Neue Anlagenbewegung. Im Menu Art wählen Sie Zuschreibung und geben da-
nach das Datum der Zuschreibung, den Betrag und die Beschreibung ein. Es ist hier der Betrag
anzusetzen, der erforderlich ist, um die ursprüngliche planmässige Abschreibung wieder zu errei-
chen.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 93


Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung
Mit der manuellen Abschreibung können Sie die für ein Geschäftsjahr ermittelte planmässige Ab-
schreibung auf einen beliebigen Wert abändern. Anwendungsfälle dafür sind z.B. die Leistungsab-
schreibung, bei welcher die Jahres-Abschreibung nach der tatsächlichen Abnutzung des Anlage-
gutes bemessen wird oder ausserplanmässige Abschreibungen.

Hinweis: Mit dem Eingeben einer manuellen Abschreibung erfolgt für das betreffende Jahr kei-
ne automatische Abschreibungs-Berechnung mehr, die manuelle Abschreibung ersetzt diese
also komplett. Es sind aber pro Jahr mehrere manuelle Abschreibungs-Positionen für das be-
treffende Anlagegut möglich.

Um eine manuelle Abschreibung zu erfassen, öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bear-
beiten, gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Es
öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung. Im Menu Art wählen Sie Manuelle Abschrei-
bung und geben danach das Datum der Abschreibung, den Betrag und die Beschreibung ein.
Wenn sich durch die manuelle Abschreibung die Restnutzungsdauer des Anlagegutes ändert,
dann können Sie diese ebenfalls angeben.

Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung


Hiermit lassen sich Sonderabschreibungen erfassen. Die Sonder-Abschreibungen sollte in Auswer-
tungen getrennt ausgewiesen werden, daher werden die Abschreibungen auf das Konto Sonder-
abschreibungen Sachanlagen gebucht. Dieses Konto muss beim Erfassen der Anlagenbewe-
gung im Feld AfA-Konto eingegeben werden.

Kauf einer Solaranlage am 01.01.2008, Nutzungsdauer 10 Jahre, Sonder-Abschreibung 20%


Abschreibung im Jahr 2008:
Kaufpreis 50.000 CHF
20% Sonder-Abschreibung - 10.000 CHF
Lineare Abschreibung -5.000 CHF
Restbuchwert 2008 35.000 CHF

Beim Ermitteln der Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung muss man bei der Son-
derabschreibung zwischen zwei Zeiträumen unterscheiden. Der so genannte Begünstigungszeit-
raum beträgt aktuell 5 Jahre vom Beginn der Herstellung oder Anschaffung. Innerhalb dieser 5
Jahre kann die maximal zulässige Sonder-Abschreibung beliebig verteilt werden, im Beispiel oben
wurde sie komplett im ersten Jahr geltend gemacht. Innerhalb des Begünstigungszeitraumes ist
die Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung der ursprüngliche Anschaffungs- oder
Herstellungspreis. Die lineare Abschreibung der ersten 5 Jahre beträgt also jeweils 5.000 CHF.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 94


Nach Ablauf des Begünstigungszeitraumes wird der Restbuchwert auf die verbleibende Nut-
zungsdauer neu verteilt:
Buchwert 31.12.2013 15.000 CHF
Lineare Abschreibung(5 Jahre) 3.000 CHF

Dieser zweite Teil des Abschreibungs-Verlaufs muss über manuelle Abschreibungs-Bewegungen


nachgebildet werden. Markieren Sie dazu die Bewegung Abschreibung normal am 31.12.2012,
klicken unten auf das Plus-Symbol, setzen den Typ der neuen Abschreibungs-Bewegung auf Ab-
schreibung-manuell und geben als Abschreibungs-Betrag 3.000 CHF und als neue Restnut-
zungsdauer 60 Monate ein. Entsprechend verfahren Sie mit den Jahren 2014 - 2017. Die letzte
Bewegung 2016 kann automatisch berechnet bleiben.

Manuelle Anlagenbewegungen bearbeiten


Die einmal erfassten manuellen Anlagenbewegungen können nicht direkt bearbeitet werden. Mit
einem Doppelklick auf die betreffende Zeile öffnet sich der Dialog Anlagenbewegung anzeigen,
alle Felder hier sind aber für Änderungen gesperrt. Um eine manuelle Anlagenbewegung zu verän-
dern, löschen Sie diese zuerst, indem Sie sie markieren und den Button Entfernen (-) anklicken.
Anschliessend geben Sie die Anlagenbewegung mit der gewünschten Änderung neu ein.

Abschreibungsbuchungen erzeugen
Wie schon vorher erwähnt, werden die Abschreibungsbuchungen (und eventuelle manuelle Anla-
genbewegungen) nicht automatisch gebucht und haben somit erst einmal keinen Einfluss auf die
aktuelle Bilanz bzw. Gewinnermittlung. Üblicherweise werden Abschreibungen erst im Zuge der
Jahresabschlussarbeiten gebucht.
Um die Buchungen für alle noch offenen Anlagenbewegungen des aktuellen Geschäftsjahres aus-
zuführen, gehen Sie folgendermassen vor:

1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Anlagegüter (falls noch nicht geschehen).


2 Markieren Sie die Anlagegüter, für welche Sie die Abschreibungsbuchungen erzeugen möchten.
Um alle Einträge zu markieren, wählen Sie den Menubefehl Bearbeiten/Alles auswählen.
3 Wählen Sie im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Liste den Befehl Abschrei-
bungsbuchungen erzeugen... aus.

ShakeHands Kontor erzeugt jetzt die Buchungssätze für die Anlagenbewegungen der markierten
Wirtschaftsgüter, soweit diese noch nicht als Gebucht oder Historisch gekennzeichnet sind und
stellt die resultierende Buchungsliste in einem normalen Importfenster dar:

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 95


Die Buchungen können hier noch einmal kontrolliert und bei Bedarf auch korrigiert oder ergänzt
werden - alle Zellen sind per Doppelklick editierbar. Jetzt folgt noch der letzte Schritt:

4 Klicken Sie auf den Button Importieren, um die Buchungsliste in das Journal zu übernehmen.
Nach dem fehlerfreien Import der Buchungen erhalten Sie eine entsprechende Meldung:

Sollten Fehler aufgetreten sein, so können Sie die fehlerhaften Zeilen in der Importtabelle korrigie-
ren. Die Art des Fehlers sehen Sie im unten eingeblendeten Protokollbereich, wenn Sie auf eine
Zeile klicken.

Den Buchungsexport zurücksetzen


Nach dem Befehl Abschreibungsbuchungen erzeugen werden alle betroffenen Anlagenbewe-
gungen als Gebucht gekennzeichnet. Bei einem erneuten Buchungsexport werden alle Bewegun-
gen mit diesem Kennzeichen ignoriert (ebenso wie Bewegungen mit dem Kennzeichen Histo-
risch). Wenn Sie die Buchung für eine Anlagenbewegung erneut ausführen möchten (Löschen
oder Stornieren der alten Buchung vorher nicht vergessen), so gehen Sie folgendermassen
vor:

1 Öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten.


2 Gehen Sie auf die Seite Bewegungen und nehmen Sie das Häkchen aus der Spalte G (Gebucht)
der gewünschten Bewegung heraus.
3 Sichern Sie die Änderung mit OK.
4 Erzeugen Sie die Fibu-Buchungen erneut wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 96


Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken


Um Anlagenblätter oder Anlagenverzeichnisse zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus
dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Anlagenliste. Alternativ können Sie auch den
Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Anlagen gedruckt,
welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können die Auswahl über
Suchbegriff einschränken.

! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 97


Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten

Die Adressverwaltung dient in erster Linie dazu, alle für das Rechnungswesen relevanten Stamm-
daten Ihrer Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) aufzunehmen und diese anderen Pro-
grammteilen zur Verfügung zu stellen. Neben der Rechnungsanschrift sind dies insbesondere die
zu verwendenden Kontonummern (Personenkonten, Ertrags- oder Aufwandskonten, Finanzkon-
ten), Kostenstellen, Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen. Die Debitoren- und Kreditoren-
konten können beim Anlegen einer neuen Adresse automatisch erzeugt werden, alternativ lassen
sich auch vorhandene Konten zuordnen oder die gewünschte neue Kontonummer vorgeben.
Eine Adresse in ShakeHands Kontor kann gleichzeitig ein Kunde (Debitor) und ein Lieferant (Kredi-
tor) sein, alle dafür benötigten Angaben sind entsprechend doppelt vorhanden.
Bei einer vollständig geführten Adressverwaltung lassen sich Aufträge oder Ein- und Ausgangs-
rechnungen in der Offene-Posten-Verwaltung in Sekundenschnelle eingeben, da die meisten dort
benötigten Daten bereits vorliegen und übernommen werden können.
Sie können die Adressverwaltung über den Menubefehl Erfassen/Adressen aufrufen:

Aktionsmenu Neue Adresse Liste Filter- Direkt-


Adresse duplizieren aktualisieren einstellungen Suchfeld

Liste der Adressen Übersicht der aktiven Adresse

Neue Adresse erfassen


Wenn Sie eine neue Adresse anlegen möchten, dann klicken Sie in der Adressverwaltung auf den
Button Neue Adresse (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kon-
textmenu der Adressliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue Adresse... im Aktions-
Menu eines Buchungsdialogs. Der Dialog Adresse bearbeiten umfasst mehrere Seiten, welche
über die Liste im linken Bereich ausgewählt werden können.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 98


Kennzeichen
Die Seite Kennzeichen beinhaltet allgemeine Ordnungskriterien einer Adresse.

Matchcode
Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für eine Adresse. Er ist ein Pflichtfeld
und muss eindeutig sein. Wenn hier bei einer neuen Adresse nichts eingetragen wird, dann erzeugt
das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern der An-
schrift.

Adress-Nr
Die Adress-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Bei einer neuen Adresse sehen Sie den
Vorschlag für die neue Adress-Nr im deaktivierten Eingabefeld. Der Vorschlag basiert auf den Ein-
stellungen des Nummernkreises Adresse, die Nummernkreise lassen sich unter Verwalten/Num-
mernkreise bearbeiten. Durch einen Klick auf den Button ... neben dem Eingabefeld wird der ma-
nuelle Eingabemodus aktiviert. Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige Adress-Nr vergeben, da-
mit die Adresse gesichert werden kann.

Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Adress-Nr mit Zähl-
erbestandteilen passieren, dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeig-
ten Vorschlag entspricht. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Ad-
ress-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neue Adresse. Wenn ein anderer Benutzer jetzt eine neue
Adresse sichert, bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen, so wird er die bei Ihnen angezeigte Adress-
Nr erhalten, und Sie die darauf folgende.

Hinweis: Haben Sie im Sinn in einer späteren Version mit Einzahlungsscheinen mit Referenzzei-
le zu arbeiten (ESR), dann muss die Kundennummer zwingend einen numerische eindeutigen
Teilbereich enthalten.

Kategorie
Kategorien sind frei definierbar und können einer Adresse in beliebiger Anzahl zugeordnet werden.
Alle bereits eingegebenen Kategorien sind über den Eingabeassistenten abrufbar Die Definition

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 99


einer neuen Kategorie geschieht also einfach durch Eingabe in einer beliebigen Adresse, danach
steht diese Kategorie in weiteren Adressen zur Verfügung.

Rechnungsanschrift
Die Seite Rechnungsanschrift beinhaltet die Angaben zu Anschrift, Ansprechpartner und Kom-
munikation.

Lieferanschrift
Hier kann eine separate Lieferanschrift hinterlegt werden. Diese wird im Lieferschein eingesetzt,
wenn die Option Lieferanschrift verwenden angehakt wurde. Ausserdem kann hier die Standard-
Lieferart hinterlegt werden.

Kunde Faktura
Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden. Über das Me-
nu Status können Sie den gewünschten Kundenstatus wählen, bei der Auswahl Kein Kunde sind
alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert, ausserdem ist diese Adresse in der Auftrags-
verwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 100


Debitorenkonto
Hier wird das Debitorenkonto der Adresse angegeben. Über das Popup-Menu vor dem Eingabe-
feld können Sie eins der folgenden Verfahren wählen:

Neues Konto automatisch Das Eingabefeld ist deaktiviert, beim Sichern der Adresse wird
anlegen automatisch ein neues Debitorenkonto angelegt und dieser
Adresse zugewiesen.

Neues Konto manuell ein- Das Eingabefeld ist aktiviert, Sie können jetzt eine noch nicht
geben vergebene Kontonummer eintragen. Beim Sichern der Adresse
wird dieses Debitorenkonto automatisch angelegt.

Vorhandenes Konto aus- Das Eingabefeld ist aktiviert, Sie können jetzt mit Hilfe des Ein-
wählen gabeassistenten ein bereits vorhandenes Debitorenkonto aus-
wählen, welches dieser Adresse zugeordnet werden soll.

Sammelkonto
Normalerweise ist ein Debitorenkonto exklusiv einer Adresse zugeordnet. Mit der Option Sammel-
konto können Sie der aktuellen Adresse aber ein bereits einer anderen Adresse vergebenes Debi-
torenkonto zuweisen. Dies ist nützlich, wenn Sie sehr viele Kunden mit (im Einzelfall) wenigen
Rechnungen haben. Sie können jetzt z.B. Debitorenkonten für die Kundenbereich A, B, C usw.
anlegen und allen Kunden, deren Name mit A beginnt, das Debitorenkonto Diverse A zuweisen.
So vermeiden Sie das Anlegen von hunderten oder gar tausenden Debitorenkonten, auf denen
sich kaum Buchungen befinden.

Ertragskonto
Hier tragen Sie das Konto ein, auf welches der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden
gebucht werden soll. Dieses Konto wird nur bei der direkten Erfassung eines Offenen Postens
verwendet, in der Auftragsverwaltung werden die Erlöskonten über die Artikelgruppen definiert.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 101


Kostenstellen
Hier tragen Sie die Kostenstellen ein, auf welche der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen
Kunden gebucht werden soll.

Finanzkonto
Hier tragen Sie das Konto ein, auf welches im Normalfalle der Zahlungseingang einer Ausgangs-
rechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.

Währung
Die hier angegebene Währung wird standardmässig als Rechnungs- oder Zahlungswährung bei
Offenen Posten oder Aufträgen zu diesem Kunden verwendet.

Preisangabe
Hiermit wird die Fakturierungsart (Brutto (Endkunden) oder Netto (Wiederverkauf mit Vorsteuerab-
zug)) für diesen Kunden voreingestellt. Bei Standard wird die globale Voreinstellung (aus den Fak-
turavorgaben) verwendet.

Preisliste
Die hier hinterlegte Preisliste wird beim Erzeugen eines neuen Auftrags voreingestellt. Ist keine
Preisliste angegeben, dann wird die globale Standardpreisliste verwendet.

Rabatt
Hier legen Sie einen kundenspezifischen Auftragsrabatt fest. Dieser wird als Gesamtrabatt in einen
neuen Auftrag übernommen (kann dort aber noch beliebig verändert werden).

Kreditrahmen, Lieferstopp
Diese Angaben werden in der Auftragsverwaltung verwendet. Das Überschreiten eines eingegebe-
nen Kreditrahmens durch einen Auftrag oder eine Rechnung führt dann zu einer entsprechenden
Warnung, ebenso wird ein Lieferstopp bei der Auswahl dieser Adresse angezeigt.

Externe Nr
Hier können Sie die Kunden-Nr angeben, unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Kunden
geführt wird.

Steuergebiet
Diese Angabe dient der Steuerung der Umsatzsteuerberechnung in Aufträgen. Es existieren drei
Steuergebiete: Inland, EU-Ausland und Ausland. Für diese Steuergebiete lassen sich in den Arti-
kelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch eigene Steuersätze definieren. Somit kann
ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden. Der Unter-
schied EU-Ausland und Ausland ist für Lieferungen aus der Schweiz nur relevant, wenn ich EU
innergemeinschaftliche Lieferungen verrechne. Ist die Schweizer Grenze dazwischen ist es eine
Auslandlieferung.

Mehrwertsteuerpflicht
Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird bei Erlösbuchungen für diesen Kunden die Steuerbe-
rechnung unterdrückt. Wenn Ihr eigenes Unternehmen generell nicht steuerpflichtig ist, dann sollte
die entsprechende Angabe aber schon in den Firmeneinstellungen erfolgen und nicht bei jeder
Adresse. Bei einzelnen Kunden ohne Steuerpflicht sollte auch ein separates Erlöskonto ohne
Mehrwertsteuerberechnung verwendet werden.

Nicht Mahnen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen
Mahnwesen nicht berücksichtigt. Das Mahnwesen ist in der aktuellen Version von ShakeHands
Kontor noch nicht verfügbar.

Zahlungsbedingungen
Aus dem Popup-Menu können Sie eine der vordefinierten Zahlungsbedingungen auswählen. Die
Zahlungsbedingungen lassen sich unter dem Menupunkt Verwalten/Zahlungsbedingungen anle-
gen und pflegen. Die Zahlungsbedingungen des Kunden werden bei neuen Aufträgen oder Offe-
nen Posten entsprechend der Voreinstellung in Firmeneinstellungen (Bereich Faktura) übernom-
men.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 102


Kunde Bank
Dies Angaben zur Bankverbindung und Kreditkarte werden zum Generieren der kundenspezifi-
schen Zahlungsbedingungen benötigt und an die Stelle der entsprechenden Platzhalter eingefügt.

Lieferant Faktura
Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Lieferanten. Über das
Menu Status können Sie den gewünschten Lieferantenstatus wählen, bei der Auswahl Kein Liefe-
rant sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert, ausserdem ist diese Adresse in der
Auftragsverwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar..

Im Wesentlichen existieren hier die gleichen Eingabemöglichkeiten wie auf den entsprechenden
Kundenseiten mit folgenden Unterschieden:

Aufwandskonto
An Stelle des Ertragskontos geben Sie das Aufwandskonto an, auf welches der Aufwand einer
Eingangsrechnung von diesem Lieferanten gebucht werden soll.

Externe Nr
Hier können Sie die Kunden-Nr angeben, unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Liefe-
ranten geführt wird.
Rabatt, Mehrwertsteuerpflicht, Kreditrahmen, Zahlungsbedingungen
Sind reine Informationsfelder und werden in späteren Versionen umfassender verwendet.

Lieferant Bank
Bei einem Lieferenten existiert nur eine Bankverbindung (für Überweisungen). Diese Angabe ist für
die Verwendung in späteren Programmversionen vorgesehen.
Notizen
Auf dieser Seite können Sie Notizen sowie eine individuelle Anrede und eine individuelle Grussfor-
mel für das Anschreiben (z.B. Aufträge) hinterlegen. Bleiben diese Felder frei, wird die Anrede bei
Bedarf automatisch aus den vorhandenen Adressangaben gebildet.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 103


Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Adresse und kehren zur Listendarstellung zurück.

Adresse bearbeiten
Um eine vorhandene Adresse zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Bearbeiten... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste oder die Returntaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Adresse duplizieren
Um eine vorhandene Adresse zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Duplizieren... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Adresse löschen
Um Adressen zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Back-
space. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Adressen gelöscht.

Wichtig: Das Löschen einer Adresse ist nicht möglich, wenn zu dieser Adresse bereits Aufträge
oder Offene Posten (Rechnungen oder Zahlungen) erfasst wurden. Dies gilt für alle Geschäfts-
jahre des Mandanten, da die Adresse jahresübergreifend angelegt ist.

E-Mail versenden
Um eine E-Mail an eine vorhandene Adresse zu senden, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl E-Mail senden im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie klicken direkt auf den E-Mail-Button in der gewünschten Adresszeile.

Adressen drucken
Um eine Adressliste oder Adressblätter (Übersicht zur Adresse) zu drucken, wählen Sie den Befehl
Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Adressliste. Alternativ können
Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Ad-
ressen gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können
den Ausdruck über die Vorauswahl der Filtermenus sowie den Suchbegriff einschränken.

Mehrere Adressen ändern


Beim Bearbeiten von Adressen kann es vorkommen, dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer
Adressen gleichzeitig ändern möchte. Wenn Sie z.B. für alle aktiven Kunden die Lieferart ändern
möchten, dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen einer jeden Kundenadresse, dem
Ändern der Lieferart und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. Eleganter und sehr viel
schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern.

Um mehrere Adressen gleichzeitig zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:


Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Mehrere Än-
dern... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen.
Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 104


Es öffnet sich das Fenster Mehrere Adressen ändern:

Im rechten Teil finden Sie alle Adress-Datenfelder, welche über Mehrere Ändern beeinflusst wer-
den können. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es
möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Adressen zu ändern, müssen Sie die-
se Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder
deaktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Adressen nichts ändern. Wenn Sie also wie
im obigen Beispiel die Lieferart für die Adressen ändern möchten, dann setzen Sie die Checkbox
vor der Bezeichnung Lieferart und tragen die neue Lieferart in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein.
Mit dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Adressen übertragen. Die de-
aktivierten Felder der Adressen werden nicht geändert.

Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu än-
dernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau! Das unbeabsichtigte
Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll,
führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig
zu machen.

Vorgangs-Historie
Der Bereich unter der Adressliste zeigt entweder Detailinformationen zur oben markierten Adresse
oder aber die damit verknüpften Belege. Dies können Aufträge, Offene Posten oder OP-Zahlungen
sein. Abhängig vom gewählten Bereich erscheinen eventuell noch weitere Optionen zum Filtern
der angezeigten Ergebnisse. Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Vorgangs-Historie gelangen
Sie direkt zum entsprechenden Beleg.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 105


Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen

Sie können Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch in die Adress-


verwaltung von ShakeHands Kontor übernehmen. Dazu muss im
Adressbuch eine neue Gruppe MonKeyOffice angelegt werden und
alle zum Abgleich vorgesehenen Adressen müssen dann dieser
Gruppe hinzugefügt werden.
Jetzt öffnen Sie in ShakeHands Kontor die Adressverwaltung und
wählen im Aktionsmenu den Befehl Aus Adressbuch übernehmen
aus. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Listenansicht aller in der
Gruppe MonKeyOffice gefundenen Adressen. Die erste Spalte
heisst Status und zeigt beim ersten Import für alle Adressen den
Wert Neu. Das bedeutet, alle Adressen werden in ShakeHands Kon-
tor als neue Datensätze angelegt. Bei einem erneuten Import werden
die bereits vorhandenen Adressen mit dem Status Vorhanden ge-
kennzeichnet und in diesem Fall nur die Daten abgeglichen.

Der Button Importieren startet die Datenübernahme.


Bei der Übernahme neuer Adressen sollte diesen im Anschluss ein Kunden- und/oder Lieferanten-
status zugeordnet werden, dies kann komfortabel über den Befehl Mehrere Ändern (siehe vorhe-
riger Abschnitt) erfolgen. Die Datenübernahme ist derzeit nur aus dem Adressbuch in die interne
Adressverwaltung von ShakeHands Kontor möglich, der umgekehrte Weg wird in einer späteren
Version implementiert. Um die Daten konsistent zu halten, müssten diese also immer zuerst im
Adressbuch geändert werden und anschliessend ein neuer Abgleich in ShakeHands Kontor erfol-
gen. Das nachträgliche Zuordnen vorhandener interner Adressen zu bereits im Adressbuch beste-
henden ist nicht möglich.

! Kapitel 11 Adressen - Kunden und Lieferanten! 106


Kapitel 12 Offene Posten

Der Bereich Offene Posten (OP) umfasst erweiterte und komfortable Möglichkeiten zum Erfassen
von Ein- und Ausgangsrechnungen und entsprechenden Zahlungsvorgänge. Alle korrespondieren-
den Fibu-Buchungen werden dabei automatisch erzeugt. Die OP-Verwaltung unterstützt sowohl
die Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich als auch per Einnahmen-Überschussrech-
nung.
Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen den einzelnen Bereichen. Die OP-
Verwaltung stellt dabei einen weitgehend eigenständigen Bereich dar (rot umrandet).

Adressen (Matchcode, Konten, Kostenstellen, Zahlungsbedingungen)


Aufträge
(Rechnun-
gen und
Gutschrif-
ten) Offene Posten OP-Zahlungen Offene Posten OP-Zahlungen
Debitoren Debitoren Kreditoren Kreditoren

OP-Liste (Debitoren) OP-Liste (Kreditoren)

Buchungen

Auf Grund dieser Konzeption als eigenständigen Bereich ergibt sich eine Besonderheit gegenüber
vielen anderen Buchführungsprogrammen: Während dort ein Offener Posten zumeist durch das
einfache Bebuchen eines Personenkontos angelegt wird, gibt es in ShakeHands Kontor eigene
Verwaltungen (Listen und Eingabedialoge) für Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungen,
wobei die eigentlichen Journalbuchungen dabei automatisch im Hintergrund erzeugt werden. Auch
das Anlegen einer Rechnung in der Auftragsverwaltung erzeugt einen Offenen Posten, dieser wie-
derum erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungen. Diese Buchungen sind in den Bu-
chungslisten und im Journal entsprechend gekennzeichnet und können nur über die OP-Verwal-
tung oder die Auftragsverwaltung geändert oder gelöscht bzw. storniert werden, verhalten sich
ansonsten aber wie manuell angelegte Buchungen.

Überlegungen vor dem Einsatz


Da die Auftragsverwaltung in ShakeHands Kontor immer Offene Posten erzeugt, ist das Verwen-
den der OP-Verwaltung im Debitorenbereich bereits vorgegeben. Auch wenn Sie ausserhalb der
Auftragsverwaltung noch weitere Ausgangsrechnungen buchen möchten, sollte dies immer über
die OP-Verwaltung erfolgen. Im Bereich der Kreditoren können Sie selbst entscheiden, ob Sie die
OP-Verwaltung nutzen möchten oder nicht.

Sie möchten die OP-Verwaltung nutzen


Dann erfolgen alle Buchungen bzgl. Rechnungsein- oder ausgängen und der dazugehörigen Zah-
lungen ausschliesslich über die OP-Verwaltung. Direkte Buchungen auf Personenkonten werden

! Kapitel 12 Offene Posten! 107


jetzt zu Unstimmigkeiten zwischen den entsprechenden Kontensalden der Fibu und den Salden
der OP-Verwaltung führen. Für alle Kunden und Lieferanten müssen Adressen angelegt werden,
das Anlegen von Personenkonten erfolgt immer über die Adressverwaltung, bereits verwendete
Personenkonten können den entsprechenden Adressen auch nachträglich zugeordnet werden.

Tipp: In den Einstellungen, Bereich Buchungseingabe, muss zur Sicherheit die Option 'Das di-
rekte Buchen auf Sammelkonten verbuchen' aktiv sein, damit stellen Sie sicher, dass die Perso-
nenkonten nur über die OP-Verwaltung gebucht werden kann.

Sie möchten die OP-Verwaltung nicht nutzen


In diesem Fall erfassen Sie alle Geschäftsfälle (wie evtl. bisher) über die normalen Buchungsdialo-
ge durch direktes Bebuchen der Personenkonten. Die erweiterten Auswertungen für offene Posten
sowie das Mahnwesen sind dann nicht nutzbar.

Hinweis: Bei Nutzung der OP-Verwaltung ist es nicht mehr möglich, die Buchhaltung einer Fir-
ma durch einen Buchungsexport und -Import vollständig auf eine andere Datenbank zu über-
tragen. Alle Informationen über die Zuordnung von Buchungen zu offenen Posten sowie zur Ist-
Versteuerung werden in diesem Fall nicht mit übertragen.

Offene Posten Debitoren


Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient dem Erfassen, Ändern, Löschen und Anzeigen
von Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften. Sie können die Debitoren-Rechnungen über
den Menubefehl Erfassen/Debitoren-Rechnungen (OP) aufrufen.

Aktionsmenu Neue Rechnung Liste Filter-


Rechnung duplizieren aktualisieren einstellungen

Hinweis: Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient nicht dem Anlegen von Kundenrech-
nungen wie bei einer Faktura bzw. Auftragsverwaltung, sondern dem Anlegen eines offenen
Postens in der Buchhaltung. Die Struktur ähnelt einer Kundenrechnung allerdings stark, zumal
es möglich ist, mehrere Positionen in einer Rechnung zu erfassen. Diese Möglichkeit wird aber
insbesondere dazu benötigt, Rechnungen mit mehreren Steuersätzen oder mit mehreren
Erlöskonten oder mit wechselnden Kostenstellen zu erfassen.
Informationen zum Erstellen von Kundenrechnungen finden Sie im Kapitel Die Auftragsverwal-
tung (ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura).

Die Liste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten, mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in
den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen.
Über den Filter können Sie die Auswahl nach Bedarf einschränken. Offene Posten mit einem nega-
tiven Betrag werden in der Spalt Art als Gutschrift (GS) markiert und rot hervorgehoben.

! Kapitel 12 Offene Posten! 108


Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Rechnungen zu ermitteln, markieren Sie diese mit der
Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Neuer Offener Posten erfassen


Wenn Sie einen neuen Debitoren-OP erfassen möchten, dann klicken Sie auf den Button Neuen
Offenen Posten anlegen (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im
Kontextmenu der Rechnungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neuer Offener Pos-
ten... im OP-Menu eines Buchungsdialogs.

Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge. Alle nicht
oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden, somit ist eine schnelle Erfassung der
Rechnungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog).

Debitor
Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. Nach dem Ein-
geben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressaus-
wahl, hier können Sie nahtlos weiter eingeben, um die Trefferliste zu reduzieren. Mit der
<Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Tip-
pen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl, die Sie per
<ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Details zur effizienten Arbeit mit den
Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick.
Das Debitoren-Konto, die Währung, die Zahlungsbedingungen, das Erlöskonto mit Steuersatz so-
wie die Kostenstellen werden sofort aus den hinterlegten Werten der Adresse übernommen. Im
Normalfall bleibt nur noch die Eingabe des Rechnungsdatums, der Rechnungsnummer sowie des
Gesamtbetrages und die Bestätigung mit OK oder OK & Weiter.
Somit kann eine komplette Rechnung ohne buchhalterische Kenntnisse mit nur vier Einga-
ben erfasst und gebucht werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die entsprechenden
Informationen in der Adressverwaltung hinterlegt sind.

Deb-Konto
Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt, ist aber nicht
änderbar.

! Kapitel 12 Offene Posten! 109


ReNr
Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte in jedem Fall eingegeben
werden.

Referenz
Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das
Referenzfeld der Buchung weitergegeben.

Datum
Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben. Normalerweise das Liefer- oder
Leistungsdatum (Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung).

ShakeHands Balance Währung und Kurs


Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Wenn Sie
eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Firmen-Standardwährung) auswählen, so wird
neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Die Vorbelegung ist der in der
Währungsverwaltung eingetragene Kurs, diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem
aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben.

Eingabeart
Wie im Buchungsdialog kann über diesen Button zwischen der Betragsangabe Brutto oder Netto
gewechselt werden.

Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deak-
tiviert. Die Vorgaben können aber individuell für jede Rechnung überschrieben werden.

Die folgenden Felder beziehen sich auf die Rechnungspositionen. Diese Positionen in der OP-Ver-
waltung sind nicht identisch mit den Einzelpositionen (Artikeln oder Leistungen) einer Rech-
nung. Im Normalfall hat eine Rechnung als offener Posten genau eine Position, nämlich den Ge-
samtbetrag der Positionen. Mehrere Positionen werden hier nur benötigt, wenn eine Rechnung
mehrere Steuersätze beinhaltet, auf mehrere Erlöskonten aufgeteilt werden soll oder unterschiedli-
che Kostenstellen beinhaltet.

Betrag
Der Betrag der Position, je nach Einstellung (s.o.) als Brutto- oder Nettobetrag. Wenn der Gesamt-
betrag der Rechnung negativ ist, dann wird diese Rechnung als Gutschrift behandelt.

Buchungstext
Der Buchungstext ist standardmässig deaktiviert und wird automatisch eingesetzt (Rechnungsart,
Rechnungs-Nr, Debitor).

Erlöskonto
Das Erlöskonto wird aus der Adresse übernommen.

Steuer
Das Steuerfeld ist standardmässig deaktiviert, der Steuersatz wird aus dem Erlöskonto ermittelt
und automatisch eingesetzt.

Kostenstellen
Die Kostenstellen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deaktiviert.
Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Rechnung und kehren zur Listendarstellung zurück. Mit
dem Sichern der Rechnung wird diese automatisch im Journal gebucht, wenn Sie die Übersichts-
palette geöffnet haben, dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt:

! Kapitel 12 Offene Posten! 110


Offenen Posten bearbeiten
Um einen vorhandenen Posten zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten... im
Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Offenen Posten duplizieren


Um einen vorhandenen posten zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Duplizieren...
im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Offenen Posten löschen


Um einen offenen Posten zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Back-
space. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Rechnungen gelöscht.

Wichtig: Das Bearbeiten oder Löschen eines offenen Postens ist nicht möglich, wenn zu die-
sem bereits Zahlungen erfasst wurden. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten, da die
offene Posten jahresübergreifend gültig sind.

Rechnungsausgangsbuch drucken
Um ein Rechnungsausgangsbuch zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Akti-
onsmenu oder aus dem Kontextmenu. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der
Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Posten gedruckt, welche aktuell in der Bild-
schirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über die Filtereinstellungen
nach Bedarf einschränken.

OP-Zahlungen Debitoren
Die Verwaltung für Debitoren-Zahlungen dient dem Erfassen, Löschen und Anzeigen von Zah-
lungseingängen. Sie können die Debitoren-Zahlungen über den Menubefehl Erfassen/OP-Zah-
lungen Debitoren aufrufen.

Aktionsmenu Neue Liste Filter-


Zahlung aktualisieren einstellungen

Die Zahlungsliste zeigt Ihnen alle Einzahlungen mit Betrag und evtl. Minderungen (z.B. Skonti oder
Verluste), mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen
auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. Über den Filter können Sie
die Auswahl der angezeigten Zahlungen nach Bedarf einschränken.

! Kapitel 12 Offene Posten! 111


Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Zahlungen zu ermitteln, markieren Sie diese mit der
Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Das Verfahren Zahlungen als ESR-Zahlungen einzulesen ist in einer späteren ShakeHands Kontor
Version geplant.

Neue OP-Zahlung
Wenn Sie eine neue OP-Zahlung anlegen möchten, dann klicken Sie auf den Button Neue OP-
Zahlung (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der
Zahlungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue OP-Zahlung... im OP-Menu eines Bu-
chungsdialogs.

Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge. Alle nicht
oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden, somit ist eine schnelle Erfassung der
Zahlungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog).

Debitor
Hier wählen Sie den Debitor über den Matchcode der Adresse aus. Nach dem Eingeben des ers-
ten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl, hier kön-
nen Sie nahtlos weiter eingeben, um die Trefferliste zu reduzieren. Mit der <Pfeiltaste
abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Tippen Sie die
Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl, die Sie per <ENTER>
oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen
finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick.

Deb-Konto
Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt, ist aber nicht
änderbar.

ReNr
Die Rechnungsnummer ist standardmässig deaktiviert und wird in der Buchung zur Belegnummer.
Es wird automatisch die Rechnungsnummer der unten ausgewählten Rechnung eingesetzt.

! Kapitel 12 Offene Posten! 112


Referenz
Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das
Referenzfeld der Buchung weitergegeben.

Datum
Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben.

Finanzkonto
Das Finanzkonto wird aus der Adresse übernommen.

Betrag
Dies ist der tatsächliche Zahlungsbetrag. Wenn das Feld leer bleibt, dann wird der Betrag der un-
ten ausgewählten Rechnung eingesetzt.

ShakeHands Balance Währung und Kurs


Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Wenn Sie
eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen, so wird neben dem
Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Die Vorbelegung ist der in der Währungs-
verwaltung eingetragene Kurs, diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem aktuellen
Tages- oder Belegkurs überschreiben.

Zahlungsart
Die Zahlungsart wird aus der Adresse übernommen und bei Auswahl einer Rechnung mit der dort
angegebenen Zahlungsart überschrieben. Manuelle Änderungen sind aber ebenso möglich.

Nach der Auswahl eines Debitors werden in der Liste alle offenen Posten zu diesem Debitor ange-
zeigt. Geben Sie das Zahlungsdatum ein und wählen Sie danach eine oder mehrere Rechnungen
aus, welche mit dieser Zahlung ausgeglichen werden sollen. Die Gesamtsumme der ausgewählten
Posten wird im Feld Betrag aktualisiert (nur solange dort keine manuelle Eingabe erfolgt ist).

Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Zahlung und kehren zur Listendarstellung zurück. Mit
dem Sichern der Zahlung wird diese automatisch im Journal gebucht, wenn Sie die Übersichtspa-
lette geöffnet haben, dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt:

Teilzahlungen erfassen
In der Praxis werden Rechnungen mitunter in mehreren Teilen bezahlt, in diesem Fall gehen Sie bei
der Erfassung folgendermassen vor:
1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den Teilzahlungsbetrag manuell in das Betragsfeld
ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus, auf welche die Teilzahlung ange-
rechnet werden soll. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende Summe als Differenz
angezeigt, der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter.

! Kapitel 12 Offene Posten! 113


2 Klicken Sie auf den Button Weiter, Sie gelangen jetzt in den folgenden Dialog:

3 Wählen Sie hier die Option Weiterführen der Differenz als offenen Posten und bestätigen Sie
mit OK.

Zahlung mit Minderungen erfassen


Ein weiterer häufiger Grund für von der Rechnungssumme abweichende Zahlungsbeträge sind
Minderungen wie Skonti oder Nachlässe auf Grund von Mängeln in der Lieferung oder der Leis-
tung. In diesem Fall gehen Sie bei der Erfassung folgendermassen vor (Beispiel wie vorher mit Fr.
0.10 Skonto, Zahlungsbetrag also 511.10 CHF):
1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den tatsächlichen Zahlungsbetrag Fr. 510.- manu-
ell in das Betragsfeld ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus, auf welche
die Minderung angerechnet werden soll. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende
Summe als Differenz angezeigt, der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter.

! Kapitel 12 Offene Posten! 114


2 Klicken Sie auf den Button Weiter und wählen Sie im folgenden Dialog die Option Ausbuchen der
Differenz als Minderung, klicken Sie danach auf Weiter. Sie gelangen in den folgenden Dialog:

Hier werden in der Liste alle Positionen der vorher ausgewählten Posten mit den dazugehörigen
Erlöskonten angezeigt. Jeder Position bzw. jedem Erlöskonto kann ein eigenes Minderungskonto
zugewiesen werden, ebenso kann die Betragsaufteilung individuell angepasst werden.
3 Klicken Sie jetzt die erste Zeile an und geben Sie im Feld Mind-Konto das Konto für Gewährte
Skonti U2.4%, Kto. 4090 ein.

! Kapitel 12 Offene Posten! 115


Diese Eingabe ist nur beim ersten Ausbuchen einer bestimmten Minderungsart notwendig. Das
Programm merkt sich die gewählten Minderungskonten (basierend auf der Minderungsart und
dem Steuersatz) und setzt diese beim nächsten Ausbuchen dieser Minderungsart automatisch ein.
4 Bestätigen Sie mit OK. Die Minderung wird in der Zahlungsliste ausgewiesen und erscheint auch
als entsprechende Buchung im Journal.

Zahlung bearbeiten
Das nachträgliche Bearbeiten von Zahlungen ist nicht möglich, da ja die von der Zahlung bereits
ausgeglichenen Offenen Posten nicht mehr vorhanden sind. Wenn Änderungen notwendig sind,
dann muss die Zahlung gelöscht und neu angelegt werden.

Zahlung löschen
Um Zahlungen zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Zahlungsliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Back-
space. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Zahlungen gelöscht. Die von den
betroffenen Zahlungen ausgeglichenen offenen Posten sind danach wieder vorhanden.

Zahlungsliste drucken
Um eine Zahlungsliste zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder
aus dem Kontextmenu der Zahlungsliste. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus
der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Zahlungen gedruckt, welche aktuell in

! Kapitel 12 Offene Posten! 116


der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über die Filtereinstel-
lungen nach Bedarf einschränken.

Offene Posten Kreditoren


Die Arbeit mit Kreditoren-OPs entspricht dem Arbeiten im Bereich Debitoren-OPs und kann dort
entsprechend nachgelesen werden.

OP-Zahlungen Kreditoren
Die Arbeit mit OP-Zahlungen für Kreditoren entspricht dem Arbeiten im Bereich OP-Zahlungen
für Debitoren und kann dort entsprechend nachgelesen werden.

Die Buchungen der OP-Verwaltung


Die eigentlichen Fibu-Buchungen der Offenen Posten werden beim Anlegen oder Ändern von Of-
fenen Posten und der dazugehörigen Zahlungen automatisch erzeugt. Je nach verwendeter Ge-
winnermittlungsart unterscheiden sich die erzeugten Buchungen aber, wie nachfolgend dargestellt.
Die Umsatzsteuer wird dabei automatisch entsprechend den Firmenvorgaben und Kontoeinstel-
lungen gebucht.

! Kapitel 12 Offene Posten! 117


Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung)
Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren):

Debitor

an Erlös

Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung):

Finanzkonto

an Debitor

Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z.B. Skonto):

Finanzkonto
+ Skontoaufwand

an Debitor

Buchung beim Rechnungseingang (OP-Kreditoren):

Aufwand

an Kreditor

Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung):

Kreditor

an Finanzkonto

Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z.B. Skonto):

Kreditor

an Finanzkonto
+ Skontoertrag

Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung)


Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren):

Debitor

an Erlös
+ Umsatzsteuer nicht fällig

Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung):

Finanzkonto

an Debitor

Umsatzsteuer nicht fällig

! Kapitel 12 Offene Posten! 118


an Umsatzsteuer

Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z.B. Skonto):

Finanzkonto
+ Skontoaufwand

an Debitor

Umsatzsteuer nicht fällig

an Umsatzsteuer

Die Buchungen bei Kreditoren-OPs und -Zahlungen sind identisch mit den entsprechenden Bu-
chungen bei Sollversteuerung.

Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung
Buchung beim Rechnungsausgang (Debitoren-OP):
Es erfolgt keine Buchung, da der Rechnungsausgang steuerlich nicht relevant ist.

Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung):

Finanzkonto

an Erlös

Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z.B. Skonto):

Finanzkonto
+ Skontoaufwand

an Erlös

Buchung beim Rechnungseingang (Kreditoren-OP):


Es erfolgt keine Buchung, da der Rechnungseingang steuerlich nicht relevant ist.

Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung):

Aufwand

an Finanzkonto

Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z.B. Skonto):

Aufwand

an Finanzkonto
+ Skontoertrag

! Kapitel 12 Offene Posten! 119


Kapitel 13 Artikel und Leistungen

Die Artikelverwaltung
Der Bereich Auftragsverwaltung in ShakeHands Faktura erlaubt beim Anlegen von Angeboten
oder Rechnungen u.a. den Zugriff auf vordefinierte Stammartikel oder -leistungen. Diese werden in
der Artikelverwaltung erfasst und organisiert. Sie erreichen die Artikelverwaltung unter dem Menu-
befehl Verwalten/Artikel und Leistungen:

Aktionsmenu Aktionsmenu Neuer Artikel Liste aktu- Direkt


für Gruppen für Artikel Artikel duplizieren alisieren Suchfeld

Liste der Liste der Übersicht für den


Artikelgruppen Artikel ausgewählten Artikel
Im linken Bereich des Fensters befinden sich die hierarchisch gegliederten Artikelgruppen, darüber
das Aktionsmenu zum Bearbeiten dieser Gruppen. Rechts wird die Artikelliste dargestellt, darüber
das Aktionsmenu zum Bearbeiten der Artikel sowie weitere Buttons und das Feld für die Direktsu-
che in der Artikelliste. Ausserdem existiert noch eine optionale Detailansicht für den gerade aus-
gewählten Artikel.
Durch das Markieren einer oder mehrerer Artikelgruppen wird die Artikelliste auf die Artikel und
Leistungen eingeschränkt, welche zu den gewählten Gruppen gehören. Innerhalb dieser Voraus-
wahl lässt sich die Artikelliste noch weiter über die Eingabe eines Suchbegriffs einschränken.

Artikelgruppen
Alle Artikel und Leistungen sind in hierarchische Artikel- oder Leistungsgruppen gegliedert. Dies
dient auf den ersten Blick natürlich der besseren Organisation und Suche nach bestimmten Arti-
keln. Die Artikelgruppen erfüllen jedoch eine weitaus wichtigere Funktion: Sie stellen die Verbin-

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 120


dung der in Rechnungen fakturierten Artikel oder Leistungen zur Buchhaltung her. Über die Infor-
mationen in den Artikelgruppen (und nur darüber) wird die Zuordnung der Artikel zu den Erlöskon-
ten der Buchhaltung festgelegt, und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Verkäufe.

Wichtig: Da die Buchhaltung innerhalb von ShakeHands Faktura automatisch mit der Auftrags-
bearbeitung synchronisiert wird, ist ein Arbeiten ohne sinnvoll angelegte Artikelgruppen nicht
möglich.

Jeder Artikel muss einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Das in der Gruppe hinterlegte Erlös-
konto sorgt dafür, dass in Aufträgen die richtige Umsatzsteuer berechnet wird und beim Speichern
einer Rechnung der Umsatz korrekt verbucht wird. Selbst wenn Sie keine weitergehende hierarchi-
sche Organisation Ihrer Artikelgruppen benötigen, brauchen Sie mindestens für jeden Steuersatz,
welcher bei Ihren Verkaufsartikeln in Rechnung gestellt werden muss, eine Artikelgruppe (Artikel
mit unterschiedlichen Steuersätzen können nicht der gleichen Gruppe zugeordnet werden).

Neue Artikelgruppe anlegen


Um eine neue Artikel- oder Leistungsgruppe anzulegen, wählen Sie in der Artikelverwaltung den
Befehl Neue Gruppe im Aktionsmenu über der Gruppenliste oder im Kontextmenu.

Art
Hier wählen Sie zwischen Artikelgruppe und Leistungsgruppe. Beide Arten werden in Listen mit
eigenen Symbolen gekennzeichnet. Die Unterscheidung dieser beiden Gruppenarten dient derzeit
ausschliesslich der Organisation, programmseitig gibt es keine Unterschiede bei der weiteren Ver-
wendung.

Bezeichnung
Die Bezeichnung muss die Gruppe eindeutig kennzeichnen.

Kurzbezeichnung
Die Kurzbezeichnung muss die Gruppe ebenfalls eindeutig kennzeichnen, ist allerdings erst für die
Verwendung in späteren Versionen vorgesehen.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 121


Obergruppe
Dieses Feld ist nicht erfassbar, sondern zeigt bei Zugehörigkeit zu einer übergeordneten Gruppe
deren Bezeichnung an. Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der
Gruppenliste per Drag & Drop mit der Maus.

Beschreibung
Diese Angabe ist optional und dient der Aufnahme weiterer interner Informationen zu dieser Grup-
pe.

Erlöskonten
Beim Anlegen einer neuen Gruppe werden hier die Konten aus den Fakturavorgaben übernom-
men. Mit dem entsprechenden Button können Sie diese Übernahme jederzeit aktualisieren. Beim
Verwenden von Artikeln dieser Gruppe in der Auftragsverwaltung werden die zum Buchen benötig-
ten Konten aus der Liste Erlöskonten übernommen. Neu ab der 2010er Version ist, das Sie die
Konten in der Artikelgruppe auch leer lassen können, in diesem Fall werden die benötigten Konten
in den Fakturavorgaben gesucht und verwendet. Wenn Sie also mit den dort definierten Standard-
konten auskommen, ist es nicht notwendig, die Konten in jeder Artikelgruppe einzeln zu pflegen.

Erlöskonto Inland
Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im Inland hinterlegt. Bei geöffneter Infopalette ist das Su-
chen und Auswählen des Konto direkt im Kontenplan möglich.

Erlöskonto EU-Ausland
Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im innergemeinschaftlichen Gebiet (EU) hinterlegt. Ist für
Unternehmen mit Sitz nur in der Schweiz unerheblich.

Erlöskonto Ausland
Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe ins sonstige Ausland hinterlegt.

Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Gruppe und kehren zur Listendarstellung zurück.

Die Gruppenhierarchie bearbeiten


Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der Gruppenliste per Drag &
Drop mit der Maus. Klicken Sie dazu die gewünschte Gruppe an und verschieben Sie diese mit
gedrückter Maustaste in eine andere Gruppe. Innerhalb einer Gruppe werden die Positionen der
Untergruppen über ihre alphabetische Sortierung festgelegt, diese Position lässt sich per Drag &
Drop nicht verändern.

Artikelgruppe bearbeiten
Um eine vorhandene Artikelgruppe zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe bearbei-
ten... im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Artikelgruppe duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Artikelgruppe ersparen, wenn Sie diese nicht
komplett neu anlegen, sondern eine ähnliche und bereits bestehende Gruppe duplizieren.
Um eine vorhandene Gruppe zu duplizieren, markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste
und wählen den Befehl Gruppe duplizieren... im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile.

Artikelgruppe löschen
Um eine Artikelgruppe zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe lö-
schen... im Aktionsmenu bzw. im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Backspa-
ce. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die gewählte Gruppe gelöscht.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 122


Wichtig: Das Löschen einer Artikelgruppe ist nicht möglich, wenn sie weitere Untergruppen
enthält, wenn ihr Artikel oder Leistungen zugeordnet sind oder wenn bereits Auftragspositionen
zu dieser Gruppe existieren.

Artikel und Leistungen


Die Artikelverwaltung in ShakeHands Faktura unterscheidet zwischen Artikeln und Leistungen. Der
Einfachheit halber wird nachfolgend zumeist nur noch von Artikeln gesprochen. Voraussetzung für
das Erfassen von Artikeln ist das Anlegen der benötigten Artikelgruppen, Details dazu finden Sie
im vorherigen Abschnitt.

Neuen Artikel anlegen


Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen möchten, dann klicken Sie in der Artikelverwaltung auf den
Button Neuer Artikel (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kon-
textmenu der Artikelliste verwenden.
Es öffnet sich der Assistent zur Artikelbearbeitung:

Bereich „Kennzeichen“

Art
Hier wählen Sie zwischen Artikel und Leistung aus. Bei Leistungen sind bestimmte Felder in der
Artikelbearbeitung gesperrt (z.B. EAN-Code oder Gewicht).

Verkauf/Einkauf
Diese Statusfelder dienen dem Zuordnen des Artikels zu den Bereichen Verkauf und/oder Einkauf
und werden auch in den Artikellisten angezeigt. Nur Artikel mit dem Status Verkauf werden z.B.
jetzt bei der Artikelauswahl in einer neuen Rechnung aufgelistet, die Auswahllisten werden also
übersichtlicher. Bestehende Artikel erhalten bei der Datenkonvertierung von einer älteren Version
automatisch beide Status.

In Preisliste aufnehmen
Mit dieser Option steuern Sie, ob der Artikel beim Ausdrucken von Preislisten berücksichtigt wird
oder nicht.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 123


Artikelgruppe
Hiermit ordnen Sie den Artikel einer zuvor angelegten Artikelgruppe zu. Die Artikelgruppen legen
die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest (siehe vorherigen Ab-
schnitt).

Artikelnummer
Die Artikelnummer muss eindeutig sein und kann vom Programm automatisch vergeben werden.
Voraussetzung dafür ist die entsprechende Einstellung der gewünschten Nummernkreise unter
Verwalten/Nummernkreise. Es existieren separate Nummernkreise für Artikel und Leistungen.

Wenn die Checkbox Automatisch neu erzeugen aktiviert ist, dann wird die Artikelnummer, basie-
rend auf dem jeweiligen Nummernkreis, vom Programm vergeben. Wenn Sie die Artikelnummer
individuell vergeben möchten, so deaktivieren Sie diese Option, daraufhin wird das Feld Artikel-
nummer erfassbar.

Bezeichnung
Die normale Bezeichnung des Artikels, kann mehrfach verwendet werden. Eine eindeutige Unter-
scheidung ist über den Matchcode gegeben.

Matchcode
Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für einen Artikel. Er ist ein Pflichtfeld
und muss eindeutig sein. Wenn hier bei einem neuen Artikel nichts eingetragen wird, dann erzeugt
das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern des Arti-
kels.

Beschreibung
Eine Artikelbeschreibung ist optional, wenn keine vorhanden ist, wird in Aufträgen die Bezeichnung
an deren Stelle verwendet.

Einheit
Optionale Angabe der Einheit, in welcher der Artikel geliefert wird (z.B. Stück, kg, Liter, Packung,
Stunden usw.). Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Einheiten auf und er-
möglicht eine schnelle Auswahl.

Grösse /Verpackung
Die Grösse wird optional auch in Auswahllisten dargestellt.

Kostenstelle
Hier ist die optionale Angabe einer Kostenstelle möglich, auf welche die Buchung der entspre-
chenden Artikelumsätze erfolgt.

Gewicht in kg
Diese Angabe wird verwendet, um in Lieferscheinen unter Berücksichtigung der Liefermengen das
Gesamtgewicht zu berechnen und anzuzeigen.
Die nachfolgende Option Gewicht entspricht ist standardmässig auf 1 Mengeneinheit einge-
stellt. Wenn also z.B. die Einheit Stück ist und bei Gewicht 0,250 kg eingegeben wurde, wiegt ein
Stück 250 g. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, in Aufträgen das korrekte Gewicht beim Verkauf
identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln.

Beispiel: Sie verkaufen Kopierpapier. Beim Gewicht geben Sie 2,5 kg ein, bei Gewicht ent-
spricht die Standardpackungsgrösse von 500 (Blatt). Kauft ein Kunde jetzt die Großpackung mit
1000 Blatt, errechnet das Programm trotzdem das korrekte Gesamtgewicht:
Menge (1000) / Gewicht pro Mengeneinheit (500) * Gewicht (2,5) = 5 kg

Hersteller
Optionale Angabe eines Herstellers für diesen Artikel. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bis-
her verwendeten Hersteller auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 124


Hersteller-Nr/Hersteller-URL
Diese Angaben ermöglichen eine bessere Hersteller-Zuordnung, die URL kann z.B. direkt auf die
entsprechenden Produktinfos des Herstellers verlinken.

EAN-Code
EAN steht für International Article Number (früher European Article Number) und ist eine ein-
deutige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Die Angabe ist optional.

Artikel ist gesperrt


Gesperrte Artikel erscheinen nicht im Assistenten zur Artikelauswahl und lassen sich daher nicht in
neue Aufträge übernehmen. Optional kann der Sperrgrund vermerkt werden.

Auf der zweiten Seite des Artikeldialogs erfassen Sie alle preisrelevanten Angaben:

Bereich „Kalkulation“
Hier kalkulieren Sie die nominalen Einkaufs- und Verkaufspreise (EK und VK), diese lassen sich
unabhängig voneinander auf Netto- oder Bruttobasis kalkulieren. Optional lassen sich dann im
Bereich VK-Preise beliebig viele weitere Verkaufspreise anlegen (Staffelpreise und Kundenpreise).
Die Preiskalkulation ist fast so vielfältig, wie die Anzahl Unternehmen die Preise kalkulieren. Hier
bilden wir eine verständliche Version ab die mit festen Preisen oder %-Ansätzen vom Einkaufs-
preis bis zum Verkaufspreis eine durchgehende Kalkulation bilden. In einer späteren Ausbaustufe
werden wir die Masseinheiten und Währungen in der Kalkulation mitberücksichtigen, d.h. dass die
Kalkulationsbasis heute von der Artikelwährung und der Mengeneinheit ausgeht. Wählen Sie die
für Sie gültige kalkulatorische Stufe pro Artikel über die Radiobuttons links an der jeweiligen Zeile,
damit schalten Sie die Felder frei, die zur Erfassung möglich sind, alle anderen sind dann kalkula-
torische berechnete Felder.

Steuersatz
Dieses Feld ist nicht erfassbar, die Umsatzsteuer wird über die Angabe der Artikelgruppe des Arti-
kels gesteuert.

Preis EK
Dies ist der direkte Einkaufspreis, welcher vom Lieferanten berechnet wird.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 125


Aufwand EK, Aufwand EK %
Hier lässt sich ein zusätzlicher Aufwand in Verbindung mit dem Einkauf dieses Artikels abbilden
(z.B. Transportkosten, Umverpackungen, Verzollung o.ä.).

EK Gesamt
Das ist der kalkulatorische Gesamt-Einkaufspreis, welcher als Basis für die Berechnung der Ver-
kaufsmargen verwendet wird.

Marge, Marge %
Die Marge lässt sich als fester Betrag oder prozentual angeben. In beiden Fällen folgt der VK Ge-
samt einer Änderung des Einkaufspreises automatisch.

VK Gesamt
Bei der Eingabe eines konkreten Verkaufspreises ist dieser unabhängig von Änderungen des Ein-
kaufspreises.

Preis entspricht
Diese Optionen sind standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Hiermit haben Sie die Mög-
lichkeit, in Aufträgen auch den korrekten Preis beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedli-
chen Mengeneinheiten zu ermitteln oder eine korrekte Margenberechnung bei unterschiedlichen
Mengeneinheiten auf Einkaufs- und Verkaufsseite zu gewährleisten.

Beispiel VK: Sie verkaufen Kopierpapier. Der VK-Gesamt beträgt 3,50 CHF pro Mengeneinheit
500 Blatt, bei Preis entspricht die Standardpackungsgröße von 500 (Blatt). Kauft ein Kunde
jetzt die Großpackung mit 1000 Blatt, errechnet das Programm den korrekten Gesamtpreis:
Menge (1000) / Preis pro Mengeneinheit (500) * Preis (3,50) = 7,00 CHF.

Bereich „VK-Preise“
In diesem Bereich verwalten Sie spezielle Verkaufspreise zum aktuellen Artikel auf der Grundlage
von Preislisten. Sie können Kundenpreise für einen einzelnen Kunden, Preise für alle Kunden ein-
richten. In einer weiteren Ausbaustufe werden Sie Preise Kundengruppen zuordnen können.

Preislisten
Das Anlegen von Preislisten (unter dem Menubefehl Verwalten/Preislisten) ist Voraussetzung für
die Arbeit im Bereich VK-Preise. Eine Preisliste ist eine Sammlung von Preisen zu einem oder
mehreren Artikeln, neben der Bezeichnung definiert sie insbesondere die Berechnungsart (Brutto
oder Netto) sowie die Art der Margenangabe (Betrag, Prozent oder Endpreis) für alle gelisteten
Preise. Eine Preisliste kann als Standard gekennzeichnet werden, diese wird automatisch beim
Anlegen eines neuen Auftrags voreingestellt und gilt für die Preise dieses Auftrages. Beim Kunden
in den Adressvorgaben, kann der Wert der Preisliste zudem vorgegeben werden.

Verkaufspreise
Über den Button + unterhalb der Liste fügen Sie eine Zeile für einen neuen VK-Preis hinzu. Wenn
Sie das Feld Preis gilt für frei lassen, so gilt der Preis für alle Kunden. Über das Pfeilsymbol oder
die Cursor-Taste Pfeil nach unten öffnen Sie den Eingabeassistenten für Adressen und können
hier eine Adresse suchen und übernehmen. Preise mit zugeordnetem Kunden werden nur bei die-
sem Kunden verwendet und bleiben ansonsten unberücksichtigt.
Auf diese Weise können Sie beliebig viele Preise für alle Kunden oder für bestimmte Kunden anle-
gen, welche sich über die Mengenangabe unterscheiden.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 126


Das Beispiel oben zeigt einige Möglichkeiten: Die eingestellte Preisliste Hoch definiert zunächst
einmal einen generellen Staffelpreis für alle Direktkunden (ab 1, 5, 10 Stück, die 2 Stück ist nur für
den Kunden Alhambra Society Association gültig nicht für alle anderen Kunden). Buchen Sie eine
Belegposition wird bei erreichen der Mengen automatisch der Mengenstaffelpreis in die Position
übernommen und angezeigt.

Bereich „Lager“
Kontor Balance Dieser Bereich dient der Lagerverwaltung für diesen Artikel. Weitere Informationen dazu finden Sie
im Abschnitt Bestandsführung für Artikel.

Bereich „Bilder“
ShakeHands Faktura ermöglicht das Speichern beliebig vieler Bilder zu jedem Artikel.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 127


Die Möglichkeiten entsprechen der bereits vorhandenen Bildverwaltung für die Formularbilder.
Artikel mit Bildern werden in der Artikelliste gekennzeichnet, Artikelbilder können hier auch mit
ausgedruckt werden (nur das jeweils erste Bild in der Liste).

Ausdrucken von Artikelbildern


Artikelbilder können in Artikellisten ausgegeben werden. Das derzeitige Verfahren ist dabei als
Übergangslösung anzusehen, für spätere Versionen wird sich dieses voraussichtlich noch ändern.
Sie haben im Druckformular Zugriff auf die ersten drei Bilder des Artikels, die Datenfelder dafür
sind ART_Bild1, ART_Bild2 und ART_Bild3. In diesen Feldern wird nicht das Bild selbst überge-
ben, sondern nur eine interne Referenznummer für dieses Bild. Erst beim tatsächlichen Verwenden
eines Bildes in einem Zeichenbefehl wird das Bild über die Referenznummer identifiziert und aus
der Datenbank geladen, durch dieses Verfahren bleibt die Geschwindigkeit der Druckausgabe
weitgehend unabhängig von der Anzahl und der Grösse der Bilder.
Artikelbilder können nur innerhalb des Bereichs TableRow gedruckt werden, der Code zum Aus-
geben des ersten Artikelbildes lautet z.B.:

if ( ART_Bild1 <> 0 )
DrawPicture("*" + NumToText(ART_Bild1), 10, 10)
endif

Es muss geprüft werden, ob überhaupt ein Bild vorhanden ist, sonst gibt DrawPicture evtl. eine
Fehlermeldung aus. Die Bildreferenz wird in den Datentyp Text umgewandelt und mit einem vo-
rangestellten * als Bildname an DrawPicture übergeben.

Bereich „Infos“
Auf der letzten Seite des Artikeldialogs haben Sie die Möglichkeit, beliebige Notizen und Informa-
tionen zu diesem Artikel einzugeben.

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 128


Mit dem OK-Button sichern Sie den neuen Artikel und kehren zur Listendarstellung zurück.

Artikel bearbeiten
Um einen vorhandenen Artikel zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel bearbeiten...
im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Artikel duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Artikel ersparen, wenn Sie diese nicht kom-
plett neu anlegen, sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Artikel duplizieren.
Um einen vorhandenen Artikel zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel duplizieren...
im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Artikel löschen
Um einen Artikel zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel löschen...
im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Backspa-
ce. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Artikel gelöscht.

Mehrere Artikel ändern


Beim Bearbeiten von Artikeln kann es vorkommen, dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer
Artikel gleichzeitig ändern möchte. Wenn Sie z.B. für 40 Artikel eines Herstellers die Herstellerbe-
zeichnung ändern möchten, dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines jeden
Artikels, dem Ändern des Herstellers und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. Elegan-
ter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern.

Um mehrere Artikel gleichzeitig zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:


Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern...
im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen.
Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste.

Es öffnet sich das Fenster Mehrere Artikel ändern:

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 129


Im rechten Teil finden Sie alle Artikel-Datenfelder, welche über Mehrere Ändern beeinflusst wer-
den können. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es
möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Artikel zu ändern, müssen Sie diese
Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder de-
aktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Artikeln nichts ändern. Wenn Sie also wie im
obigen Beispiel den Hersteller der Artikel ändern möchten, dann setzen Sie die Checkbox vor der
Bezeichnung Hersteller und tragen den neuen Namen in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein. Mit
dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Artikel übertragen. Die deaktivier-
ten Felder der Artikel werden nicht geändert.

Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu än-
dernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau. Das unbeabsichtigte
Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll,
führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig
zu machen.

Artikel- oder Preislisten drucken


Um Artikel- oder Preislisten (nur Nominalpreise) zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus
dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Artikelliste und das gewünschte Druckformu-
lar. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwen-
den. Es werden die Artikel gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das
heisst, Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl nach Artikelgruppen sowie den Suchbegriff
einschränken..

! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 130


Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung

ShakeHands Faktura enthält einen eigenen Programmbereich zum Erstellen und Verwalten von
Aufträgen. Der Begriff Auftrag ist dabei übergeordnet gemeint und bezeichnet alle Dokumente,
welche zum Abwickeln eines kompletten Auftrags benötigt werden, in diesem Fall Angebote, Auf-
tragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften. Der grosse Vorteil liegt in
der nahtlosen Integration der Auftragsverwaltung in die Buchhaltung. Beim Anlegen einer Rech-
nung z.B. wird automatisch ein Offener Posten angelegt sowie der entsprechende Buchungssatz
im Journal erzeugt. Auch komplexere steuerliche Anforderungen stellen für ShakeHands Faktura
kein Problem dar: Eine Rechnung kann beliebig viele Steuersätze enthalten, ebenso können ein-
zelne Artikel einer Rechnung auf unterschiedliche Erlöskonten und Kostenstellen gebucht werden.
Aufträge können weitergeführt werden (aus einer Auftragsbestätigung wird z.B. eine Rechnung
erzeugt), und diese Weiterführung kann über die Beleghistorie sichtbar gemacht werden. Stamm-
daten wie Adressen oder Artikel können direkt aus der Auftragserfassung heraus angelegt oder
bearbeitet werden.

Die Auftragsverwaltung
Sie erreichen die Auftragsverwaltung unter dem Menubefehl Erfassen/Aufträge:

Aktionsmenu Neuer Auftrag Liste Auftrag Filter- Direkt-


Auftrag duplizieren aktualisieren drucken einstellungen suchfeld

Auftrag ist Vorbeleg Auftrag wurde Positionen des


Entwurf vorhanden weitergeführt markierten Auftrags

Die Auftragsliste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten, mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können
Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzei-
gen lassen.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Aufträge zu ermitteln, markieren Sie diese mit der Maus
und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 131


Aufträge filtern oder suchen
Um die in der Auftragsliste angezeigten Aufträge nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um
Aufträge zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol oberhalb der Liste. In dem
sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum, Auftragsstatus und/oder Inhalt
der gewünschten Aufträge festlegen. Die mit den Filtereinstellungen gefundene Auswahl lässt sich
über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. Gesucht wird dabei in
den Feldern Auftragsnummer, Empfänger, Notiz, Artikel-Nr, Warengruppe, Hersteller, Mat-
chcode, Beschreibung und Bezeichnung.

Fakturavorgaben
Unter dem Menubefehl Verwalten/Fakturavorgaben erreichen Sie die Grundeinstellungen für den
Bereich der Auftragsverwaltung:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 132


Bereich „Allgemein“
Standardfakturierungsart
Hiermit schalten Sie zwischen Brutto- und Nettofakturierung um. Diese Voreinstellung kann indivi-
duell in jedem Auftrag geändert werden, ausserdem lässt sich die Fakturierungsart für jeden Kun-
den separat hinterlegen.

Nachkommastellen Einzelpreis und Menge


Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern
Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenarti-
keln, welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis- oder Mengenangabe benötigen.

Standard-Auftragsart
Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben.

Bereich „Standard-Erlöskonten“
Beim Anlegen von neuen Artikelgruppen können die Erlöskonten automatisch hinterlegt werden.
Grundlage dafür ist die korrekte Einstellung der Standard-Erlöskonten in den Fakturavorgaben:

Der Button Standardkonten des aktuellen Kontenplans eintragen funktioniert nur für Käfer und
KMU Kontenpläne.

Wichtig: Nach dem Update von einer 2009er Version sollten Sie die Fakturavorgaben einmal
öffnen und die Konteneinstellungen vornehmen. Dies geschieht nicht automatisch. Beim Anle-
gen einer neuen Firma dagegen werden die Standardeinstellungen aus der Vorlagendatenbank
übernommen.

Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“


Hier lassen sich, für jede Auftragsart getrennt, verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter
Daten in einen neuen Auftrag einstellen. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zu-
griff auf die vorhandenen Textbausteine. Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbau-
steine bearbeiten oder via Kontextmenu (rechte Maustaste) übernehmen.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 133


Bereich „Bestandsführung“
Kontor Balance Die hier angebotenen Einstellungen betreffen die Verwaltung des Lagers und werden im Zusam-
menhang mit den Erläuterungen zur Bestandsführung in diesem Handbuch beschrieben.

Neuen Auftrag anlegen


Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten, dann klicken Sie in der Auftragsverwaltung auf
den Button Neuer Auftrag (+). Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im
Kontextmenu der Auftragsliste verwenden. Es öffnet sich der Assistent zur Auftragsbearbeitung:
Kennzeichen
Auf dieser Seite werden vorwiegend die Angaben zur Auftragsart und zum Kunden erfasst:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 134


Art
Über dieses Menu bestimmen Sie die Auftragsart. Mögliche Auftragsarten sind Angebot, Auf-
tragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

(Die ebenfalls angebotene Art Abschlagsrechnung ist in dieser Programmversion 6.0 (März 2009)
identisch mit Rechnung und sollte möglichst noch nicht verwendet werden.)
Die Vorgabe-Auftragsart bei neuen Aufträgen ist Angebot. Diese Vorgabe definieren Sie in den
Firmendaten im Bereich Faktura.

Entwurf
Mit dieser Option kennzeichnen Sie den Auftrag als Entwurf bzw. als noch nicht fertig. Dies bewirkt
bei Rechnungen und Gutschriften, dass beim Speichern des Auftrags kein Offener Posten und
keine Buchung erzeugt wird. Nützlich ist dies z.B. bei umfangreichen Rechnungen, welche nicht
sofort fertiggestellt werden können. Hier würden sonst bei jedem Zwischenspeichern entspre-
chende Korrekturen in der Buchhaltung erfolgen. Um das zu vermeiden, setzen Sie die Option
Entwurf bis zur endgültigen Fertigstellung der Rechnung. Danach entfernen Sie das Häkchen bei
Entwurf und speichern erneut, erst jetzt wird auch die Buchhaltung synchronisiert.

Tipp: Eine als Entwurf gekennzeichnete Rechnung ist auch ideal als Vorlage für immer wieder-
kehrende gleiche oder ähnliche Rechnungen verwendbar. Die tatsächliche Rechnung wird in
diesem Fall per Duplizieren (nicht Weiterführen) erzeugt.

Nr.
Die Auftrags-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Bei einem neuen Auftrag sehen Sie den
Vorschlag für die neue Auftrags-Nr im deaktivierten Eingabefeld. Der Vorschlag basiert auf den
Einstellungen der Nummernkreise für die gewählte Auftragsart, die Nummernkreise lassen sich
unter Verwalten/Nummernkreise bearbeiten. Durch einen Klick auf den Button ... neben dem
Eingabefeld wird der manuelle Eingabemodus aktiviert. Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige
Auftrags-Nr vergeben, damit der Auftrag gesichert werden kann.

Eine Ausnahme stellt das erstmalige Sichern eines Auftrags im Status Entwurf dar: Hierbei wird
keine automatische Auftrags-Nr vergeben. Erst beim nochmaligen Öffnen des Auftrags und erneu-
ten Sichern ohne Entwurfsstatus erfolgt das Zuweisen einer Auftrags-Nr.

Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Auftrags-Nr mit


Zählerbestandteilen passieren, dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor ange-
zeigten Vorschlag entspricht. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende
Auftrags-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neuer Auftrag. Wenn ein anderer Benutzer jetzt einen
neuen Auftrag sichert, bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen, so wird er die bei Ihnen angezeigte
Auftrags-Nr erhalten, und Sie die darauf folgende.

Wichtig: Bezüglich der Gestaltung der Nummernkreise für Rechnungen (und Gutschriften) be-
achten Sie bitte die Anforderungen an steuerlich korrekte Rechnungen. Danach muss mindes-
tens ein Teil der Rechnungsnummer eine fortlaufende und eindeutige Zählung darstellen.

Vorbeleg
Hier wird die Auftragsart und AuftragsNr des Vorbelegs angezeigt, sofern der aktuelle Auftrag aus
einer Weiterführung heraus entstanden ist.

Empfänger
Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. Nach dem Ein-
geben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressaus-
wahl, hier können Sie nahtlos weiter eingeben, um die Trefferliste zu reduzieren. Per
<Leertaste> oder <Pfeilabwärts> öffnen Sie direkt eine Liste. Details zur effizienten

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 135


Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick.
Wenn Sie während der Auftragserfassung eine neue Adresse anlegen möchten, klicken Sie auf den
Button Neue Adresse anlegen unterhalb des Empfänger-Feldes. Wenn Sie bereits eine Adresse
übernommen haben, so wechselt die Beschriftung des Button auf Adresse bearbeiten, somit
können Sie problemlos die Adressdaten aktualisieren ohne den Auftragsdialog zu verlassen.

Empfänger- und Lieferanschrift


Die Anschriften werden vollständig aus der Adresse übernommen, wobei sich die übernommenen
Daten im Auftrag unabhängig von der Adresse ändern lassen.

Lieferanschrift verwenden
Nur beim Setzen dieser Option wird eine vorhandene Lieferanschrift auch im Lieferschein verwen-
det, anderenfalls immer die Rechnungsanschrift.

Lieferart
Die Lieferart (z.B. UPS-Nachnahme) ist optional und wird aus der Adresse übernommen. Der Ein-
gabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Lieferarten auf und ermöglicht eine schnelle
Auswahl.

Datum
Das Auftragsdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist Grundlage für die
korrekte Besteuerung sowie das Erzeugen der Buchungen und die zeitliche Zuordnung in den
Auswertungen.

Lieferdatum
Das Liefer- bzw. Leistungsdatum ist eine Pflichtangabe für steuerlich korrekte Rechnungen und
sollte in jedem Fall angegeben werden.

Steuergebiet
Diese Angabe wird aus der Adresse übernommen und dient der Steuerung der Umsatzsteuerbe-
rechnung in Aufträgen. Es existieren drei Steuergebiete: Inland, EU-Ausland und Ausland. Für
diese Steuergebiete lassen sich in den Artikelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch
eigene Steuersätze definieren. Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort
unterschiedlich besteuert werden.

Wichtig: Wenn Sie z.B. das Steuergebiet Ausland in einem Auftrag verwenden, muss bei allen
in diesem Auftrag vorkommenden Artikelgruppen auch das entsprechende Erlöskonto für steu-
erfreie Lieferungen hinterlegt sein. Anderenfalls erhalten Sie beim Sichern des Auftrags eine
Fehlermeldung. Die Art EU-Ausland ist für Rechnungen von Schweizer Unternehmen ins Aus-
land unerheblich.

Preisangaben
Hiermit wird die Fakturierungsart Netto oder Brutto festgelegt. Bei Nettofakturierung sind alle Po-
sitionspreise netto zzgl. Umsatzsteuer (z.B. für Wiederverkauf an vorsteuerabzugsberechtigte Un-
ternehmen), bei Bruttofakturierung ist die Umsatzsteuer in den Positionspreisen bereits enthalten
(z.B. an Endkunden gemäss Preisanschreibeverordnung) und wird nur in den Gesamtsummen
ausgewiesen.

Preisgruppe
Die hier angegebene Preisliste gilt für das Anlegen neuer Positionen und wird bei der Auswahl ei-
ner Adresse aus dieser übernommen. Wenn in der Adresse als Preisliste Standard ausgewählt ist,
dann wird die Standardpreisliste eingestellt (sofern vorhanden). Ist keine Preisliste voreingestellt,
dann werden die im Artikel hinterlegten Nominalpreise (aus der Kalkulation) verwendet.

Wichtig: Das Ändern der Preisliste führt nicht zum automatischen Anpassen der bereits vor-
handenen Positionen, sondern betrifft nur die danach neu erfassten Positionen. Eine Anpas-
sung der vorhandenen Positionen erreichen Sie mit der Funktion Preise der Stammartikel ak-
tualisieren (über das Kontextmenu in der Positionsliste).

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 136


Kontor Balance Währung und Kurs


ShakeHands Kontor Balance ermöglicht das Anlegen von Aufträgen in Fremdwährungen. Die
Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Wenn Sie eine
Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen, so wird unter dem Wäh-
rungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwal-
tung eingetragene Kurs, diesen können Sie aber bei jedem Auftrag mit einem aktuellen Tageskurs
überschreiben.

Bestell-Nr.
Hier können Sie eine evtl. vorhandene Bestell-Nr. für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder
Rechnungen erfassen, damit ist ein Erkennen ihres Auftrages aus Kundensicht einfacher.

Bearbeiter
Als Bearbeiter wird automatisch der aktuell angemeldete Benutzer eingetragen. Die Benutzerliste
lässt sich unter Ablage|Datei/Benutzer bearbeiten und erweitern. Falls der Benutzer eine eigene
Signatur besitzt, so kann diese auf dem Auftrag ausgegeben werden.

Für Rückfragen angeben


Wenn diese Option aktiviert ist, wird der angegebene Bearbeiter beim Ausdruck eines Auftrags-
formulars mit ausgegeben.

Bank (Zahlungen)
Wählen Sie hier die Bank aus die für diese Rechnung oder den Einzahlungsschein gültig sind. Sie
steuern damit nicht nur die Bankkontoangaben sondern gleich auch die Optionen des Einzah-
lungsschein für das ESR-Verfahren: Einzahlungsschein mit Referenznummer. Sie erhalten im fol-
genden Abschnitt ESR/BESR-Verfahren unten weitere Informationen.

Kopf-/Fusstext
Auf dieser Seite werden die Kopftexte (oberhalb der Positionsliste) und Fusstexte (unterhalb der
Positionsliste) des Auftrages bearbeitet:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 137


Über die Kontextmenus in den Feldern Kopftext, Fußext und Grußformel haben Sie Zugriff auf
die vorhandenen Textbausteine, die entsprechenden Texte ersetzen die aktuelle Auswahl im Text-
feld. Ein (markierter) Text kann ebenso über den Befehl Als Vorlage definieren... in einen neuen
Textbaustein umgewandelt werden.

Positionen
Auf dieser Seite erfolgt das Bearbeiten der eigentlichen Auftragspositionen:

Im oberen Bereich befinden sich die Eingabefelder, darunter die Positionsliste. Der Eingabebereich
unterscheidet sich je nach der gewählten Positionsart. Es existieren folgende Positionsarten:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 138


Stammartikel
Alternativer Stammartikel
Manueller Artikel
Alternativer manueller Artikel
Textposition
Zwischensumme
Seitenumbruch
Kommentar

Bei der Positionsart Stammartikel und Alternativer Stammartikel können Sie einen vorhandenen
Artikel oder eine Leistung aus der Artikelverwaltung übernehmen, ebenso ist das direkte Anlegen
neuer Artikel, Leistungen oder das Bearbeiten vorhandener Artikel möglich. Es gibt hier folgende
Eingabefelder:

Artikelnummer, Matchcode und Bezeichnung


Hier wählen Sie den Artikel über die Artikelnummer oder den Matchcode des Artikels aus. Nach
dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Artikelauswahl,
hier können Sie nahtlos weiter eingeben, um die Trefferliste zu reduzieren. Mit der <Pfeiltaste ab-
wärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie die Artikelliste. Tippen Sie den Suchwert oder
Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl, die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld
übernehmen. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Ar-
beitsoberfläche im Überblick.

Artikelgruppe
Bei der Positionsart Stammartikel ist dieses Menu deaktiviert und zeigt zur Information die Arti-
kelgruppe des gewählten Artikels an.

Position
Diese Eingabe ist optional und ermöglicht das Überschreiben der automatisch vergebenen Positi-
onsnummer. Standardmässig werden alle Positionen von 1 beginnend fortlaufend nummeriert. Die
Zeilennummer wird in der Positionsliste grau dargestellt. Die Positionsnummer wird unterhalb der
Zeilennummer in normaler Schrift angezeigt.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 139


Um die Ausgabe der automatischen Positionsnummer im Ausdruck zu unterdrücken, geben Sie
dazu in der entsprechenden Position als manuelle Positionsnummer ein Leerzeichen ein.

Menge, Preis, Rabatt, Text


Nach der Artikelübernahme geben Sie nur noch die gewünschte Menge ein, der Einzelpreis wird
unter Berücksichtigung der Preisgruppe, sowie evtl. der Mengenstaffel aus den Artikeldaten ermit-
telt (ist jedoch überschreibbar). Weiterhin lässt sich hier ein Positionsrabatt eingeben, danach folgt
die Artikelbeschreibung. Auch dies kann nach Bedarf geändert oder ergänzt werden.

Mit der Positionsart Manueller Artikel und Alternativer manueller Artikel können Sie einen neu-
en Artikel speziell für diesen Auftrag erfassen. Dieser Artikel wird nicht in der Artikelverwaltung
hinterlegt und besitzt daher auch keine Artikelnummer. Die Auswahl eines vorhandenen Artikels ist
nicht möglich.

Alle sonstigen Eingabemöglichkeiten entsprechen denen eines Stammartikels, mit einer Ausnah-
me: Das Menu Artikelgruppe ist jetzt aktiviert und ein Pflichtfeld, Sie müssen also hier eine vor-
handene Artikelgruppe auswählen. Wie schon erläutert, ist die Artikelgruppe Grundlage der
Besteuerung und der automatischen Verbuchung der Aufträge, daher müssen auch manuelle Arti-
kel einer Artikelgruppe zugeordnet werden.

Die Positionsart Textposition ermöglicht das Anlegen einer aus reinem Text bestehenden Position,
z.B. für zusätzliche Erläuterungen im Auftrag.

Mit der Positionsart Zwischensumme können Sie mehrere Positionen summieren und die Zwi-
schensumme ausgeben. Es werden alle Zeilen vom Anfang der Liste bis zur Zwischensumme
summiert, oder aber bei mehreren Zwischensummen alle Zeilen zwischen zwei Zwischensummen.
Zusätzlich kann im Textfeld eine Erläuterung zu der Zwischensumme eingegeben werden.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 140


Die Positionsart Seitenumbruch wirkt sich ausschliesslich auf den Ausdruck aus und ermöglich
einen gezielten Seitenumbruch vor der nächsten Position.

Unterhalb der Positionsliste finden Sie die Buttons zum Hinzufügen, Duplizieren und Löschen von
Positionen sowie zum Aktualisieren der Liste. Wenn die Positionsliste den Eingabefokus hat, lässt
sich eine neue Position auch durch drücken der Taste + erzeugen, eine markierte Position kann mit
Backspace oder Delete bzw. Entf gelöscht werden.
Mit dem Schieberegler können Sie die Anzahl der Textzeilen pro Position verändern und damit
alternativ entweder mehr Artikeldetails oder mehr Positionen darstellen.
Im rechten Bereich finden Sie die Anzeige für das Gesamtgewicht und den Gesamtpreis aller Posi-
tionen.

Positionen verschieben
Die Positionen in der Liste können einfach per Drag & Drop mit der Maus verschoben werden, um
die Reihenfolge zu ändern.

Positionen aktualisieren
Über das Kontextmenu der Positionsliste erreichen Sie zwei weitere Funktionen: Preise der
Stammartikel aktualisieren bewirkt das erneute Laden und Berechnen der Artikelpreise aller
Stammartikel sowie eine Aktualisierung der jeweils hinterlegten Warengruppen-Informationen. Und
der Befehl Alle Berechnungen aktualisieren bewirkt das (rein numerische) Neuberechnen aller
Positionen und Summen.
Alternativpositionen
Die alternativen Stammartikel und alternativen manuellen Artikel sind nur bei der Auftragsart An-
gebot zulässig. Die Positionsgesamtpreise werden nicht in den Endpreis des Angebots einge-
rechnet, die Darstellung in der Positionsliste erfolgt kursiv. Nach dem Umwandeln (Weiterführen
oder Duplizieren) eines solchen Angebots in jede andere Auftragsart müssen die Alternativpositio-
nen aufgelöst werden, entweder durch löschen oder durch Umwandeln in eine andere Positi-
onsart.

Gesamtbeträge
Auf dieser Seite finden Sie die Gesamtbeträge und können einen Gesamtrabatt und die Zahlungs-
bedingungen einstellen, ausserdem ist die Gesamtmarge ersichtlich.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 141


Bei einer Fremdwährungsrechnung werden die Gesamtsummen sowohl in Standard- als auch in
Fremdwährung angezeigt. Die ausgewiesene Marge basiert auf den in den Stammartikeln hinter-
legten Einkaufspreisen, manuelle Artikel haben keine Einkaufspreise und werden daher immer mit
einer Marge von 100% zu Grunde gelegt.
Die Zahlungsbedingungen werden aus der Kundenadresse übernommen und können hier für je-
den Auftrag geändert werden. Bearbeiten können Sie die Vorgaben unter Verwalten/Zahlungsbe-
dingungen. Der Text entspricht dem in der Zahlungsbedingung hinterlegten Text, wobei die dort
eingefügten Platzhalter jetzt durch die Werte des aktuellen Auftrags ersetzt werden. Wenn die Op-
tion Nicht Mahnen gesetzt ist, wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen
Mahnwesen nicht berücksichtigt.

Auf der letzten Seite des Auftragsassistenten haben Sie die Möglichkeit, beliebige Notizen zu die-
sem Auftrag einzugeben. Mit dem OK-Button sichern Sie den Auftrag und kehren zur Listendar-
stellung zurück.

Kreditrahmen-Prüfung
Um das Ausfallrisiko für neue Forderungen zu begrenzen, können Sie bei Kunden einen Kredit-
rahmen hinterlegen. Ein Überschreiten dieses Kreditrahmens führt dann beim Erfassen neuer Auf-
träge oder neuer Rechnungen zu einer entsprechenden Warnung mit der Option, den Vorgang
abzubrechen.
Das Aktivieren der Kreditrahmen-Prüfung erfolgt in der Adressverwaltung, indem im Bereich
Kunde/Faktura im Feld Kreditrahmen ein entsprechender Grenzwert eingegeben wird, das Deak-
tivieren erfolgt durch Löschen der Eingabe:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 142


Beim Auftrag Sichern erhalten Sie beim Überschreiten der Kreditlimite eine Warnmeldung. Bestäti-
gen Sie mit Ja, wird der Auftrag trotzdem gesichert, anderenfalls verbleiben Sie in der Auftragser-
fassung und können den Vorgang abbrechen oder zuerst noch eine Rücksprache führen oder z.B.
die Zahlungskonditionen auf Vorauskasse ändern etc..

Auftrag bearbeiten
Um einen vorhandenen Auftrag zu bearbeiten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Bearbeiten... im
Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.
Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Das Bearbeiten von Rechnungen oder Gutschriften ist nicht mehr möglich, wenn zu dem dazuge-
hörigen Offenen Posten bereits Zahlungen erfasst wurden und die Änderungen am Auftrag auch zu
Änderungen des Offenen Posten führen würde.

Auftrag duplizieren
Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Aufträge ersparen, wenn Sie diese nicht kom-
plett neu anlegen, sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Auftrag duplizieren.
Um einen vorhandenen Auftrag zu duplizieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Duplizieren... im
Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.
Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).

Wichtig: Das Duplizieren sollte nur zum Erstellen von unabhängigen neuen Aufträgen verwendet
werden, die einem schon bestehenden Auftrag ähneln. Es bestehen keinerlei Verknüpfungen
zwischen dem Originalauftrag und dem Duplikat. Für das Weiterführen von Aufträgen ist die
nachfolgend beschriebene Funktion vorgesehen.

Auftrag weiterführen
Wenn Sie einem Kunden ein Angebot unterbreitet haben und jetzt daraus eine Auftragsbestätigung
erstellen möchten, dann nennt man dies den Auftrag weiterführen. Dabei wird ein neues Auf-

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 143


tragsdokument auf der Basis des ursprünglichen Angebotes erstellt, dieses bleibt dabei unverän-
dert erhalten. Der weitergeführte Auftrag wird dabei intern mit dem Ausgangsdokument verknüpft,
über die Funktionen Beleghistorie anzeigen bzw. Beleghistorie markieren können diese Ver-
knüpfungen auch im Nachhinein sichtbar gemacht werden.
Weiterführungen können von jedem Auftragsstatus zu jedem anderen oder gleichen Auftragsstatus
angelegt werden. Es ist also auch möglich, dem Kunden ein weiteres modifiziertes Angebot als
Weiterführung des ersten Angebots zu erstellen. Der Vorteil gegenüber dem Duplizieren oder dem
direkten Ändern des alten Angebots liegt in einer gut nachvollziehbaren Historie. Ebenso können
beliebig viele Weiterführungen von ein und demselben Ausgangsdokument erstellt werden.

Um einen Auftrag weiterzuführen:


Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den entsprechenden Befehl
im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile:

Es öffnet sich der Auftragsassistent mit den Daten des weitergeführten Auftrags, diese können
jetzt beliebig bearbeitet und angepasst werden.

Weiterführen als Sammelauftrag


Ein typisches Beispiel für diese Funktion: Sie haben an einen Kunden mehrere Lieferungen mit
jeweils separatem Lieferschein ausgeführt und möchten jetzt eine entsprechende Gesamtrech-
nung erstellen. Dazu markieren Sie die betreffenden Lieferscheine in der Auftragsliste und wählen
im Aktionsmenu den Befehl Weiterführen als Sammel-Rechnung... aus. Im nachfolgenden Dia-
log lassen sich noch verschiedene Optionen für das Erstellen der neuen Rechnung anpassen:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 144


Bei Wahl der Option Nur Gesamtsummen werden alle Positionen eines Ursprungslieferscheins
als Summe in die Sammelrechnung übernommen. Unter Umständen werden aber auch mehrere
Summenpositionen pro Ausgangsdokument gebildet, nämlich dann, wenn dort Positionen mit un-
terschiedlichen Warengruppen oder Steuersätzen vorhanden sind.
Nach Bestätigen mit OK gelangen Sie in den Dialog zur Auftragsbearbeitung, alle Angaben zum
Beleg und zu den Einzelpositionen können dort noch frei bearbeitet werden.

Wichtig: Das Weiterführen als Sammelauftrag funktioniert von jeder Auftragsart zu jeder Auf-
tragsart. Es ist sogar möglich, unterschiedliche Auftragsarten in einem Sammelauftrag weiterzu-
führen. Voraussetzung ist allerdings immer, dass die Ausgangsdokumente alle der gleichen Ad-
resse zugeordnet sind.

Beleghistorie nutzen
Alle über die Funktion Weiterführen als... erstellten Dokumente sind miteinander verknüpft und
bilden die Beleghistorie zu einem bestimmten Kundenauftrag. Sie können diese Verknüpfung
sichtbar machen, indem Sie ein beliebiges dieser Dokumente markieren und aus dem Aktionsme-
nu oder dem Kontextmenu den Befehl Beleghistorie markieren auswählen:

Mit diesem Befehl werden alle innerhalb der aktuellen Auftragsliste sichtbaren Dokumente
markiert, welche zu dem ausgewählten Vorgang gehören. Verknüpfte Aufträge, die auf Grund der
Filtereinstellungen derzeit nicht in der Liste enthalten sind, werden also nicht angezeigt.

Weitergeführte Aufträge erkennen Sie in der Auftragsliste an dem Pfeilsymbol in der Spalte W
(Weitergeführt). Aufträge, welche aus einer Weiterführung heraus entstanden sind, werden in der
Spalte V (Vorbeleg vorhanden) mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet. Dies lässt sich für vielfälti-
ge Übersichten nutzen: Um z.B. alle Lieferscheine zu finden, welche noch nicht fakturiert (berech-
net) wurden, filtern Sie die Liste über das Popup-Menu oben rechts mit der Auswahl Lieferschei-
ne. Anschließend sortieren Sie die Liste durch einen Mausklick auf die Spalte V und erhalten eine
lückenlose Aufstellung aller fakturierten und nicht fakturierten Lieferscheine.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 145


Um wirklich eine vollständige Beleghistorie zu erhalten, wählen Sie statt Beleghistorie markieren
den Befehl Beleghistorie anzeigen. Hiermit erhalten Sie eine Liste aller Belege zum aktuellen Vor-
gang:

Im Modus Beleghistorie anzeigen ändert sich das Symbol des Filterbuttons in der Toolbar des
Fensters in ein rotes Dreieck (Zurück-Funktion). Durch Anklicken heben Sie die spezielle Anzeige
der Beleghistorie auf und gelangen wieder zur letzten Listenansicht zurück.

Auftrag löschen
Um einen Auftrag zu löschen, gehen Sie folgendermassen vor:
Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den Befehl Löschen... im
Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile, oder Sie drücken die Taste Backspace.
Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Auftrag gelöscht.

ESR- und BESR-Verfahren


Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und
als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können, hat der Finanz-
platz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: EinzahlungsScheine mit Referenzzeilen. ESR und
B(ank)ESR sind Synonyme. Sie können dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und
Faktura einrichten und verwenden.

ESR einrichten, testen, erstellen und Zahlungen einlesen


Das ESR-Verfahren tüpft einige ShakeHands Module: Da muss eine Teilnehmer-Nummer bei der
Bank eingerichtet werden, dem Kunden eine Nummer vergeben werden, ein Report erstellt wer-
den, mit welchem ein ESR-Beleg gedruckt werden kann. Die ESR-Files von der Post oder der
Bank müssen via Bankauszüge eingelesen und schliesslich im Buchungsfenster den einzelnen
OP's zugewiesen und verbucht werden. Sie finden hier einen Ablauf und in den einzelnen Feldern
im Handbuch die Detailinformationen für das Einrichten des ESR-Verfahrens.

Voraussetzungen
Für das Arbeiten mit ESR müssen Sie mit Ihrem Geldinstitut einen Vertrag abschliessen. Wenden
Sie sich an Ihre Bank oder an Postfinance. Sie erhalten die eigene Teilnehmernummer und bei den
Banken zusätzlich eine Bank-Kundennummer, sowie eine Definition und ein Layout wie die Refe-
renzzeile angedruckt werden muss. Für die ESR-Files braucht es heute zusätzlich ein e-Banking-
Vertrag. Die Daten werden heute i.d.R. Via e-Banking von den Banken bereitgestellt. Besorgen Sie
sich zudem vorgedruckte , leere ESR-Garnituren, die Sie mit ShakeHands Kontor mit den Debito-
reninformationen andrucken und einen OCR-B fähigen Drucker.

Einrichten und Testlauf


Haben Sie dies alles müssen Sie in ShakeHands Kontor die Einstellungen vornehmen und ein Set
Einzahlungsscheine andrucken und Ihrer Bank vorlegen. Erhalten Sie das OK können Sie den Be-
trieb des ESR-Verfahrens aktiv aufnehmen.

ESR im Modul Eigene Bankkonten


Teilnehmernummer und ESR-Beleg einrichten
In Modul Eigene Bankkonten richten Sie eine neue Bank ein. Die relevanten Felder für das ESR-
Verfahren sind ESR-Belegart. ESR Teilnehmer-Nummer und die Bank-Kunden-Nummer.
ESR-Belegart: Wir unterscheiden ESR und ESR+, da werden die ESR-Daten als Typ 3 Zahlungen
vom Geldinstitut angeliefert. Dieses Verfahren kann nur Zahlungen in Schweizer Franken verarbei-

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 146


ten. ESR+ als Unterart dient dazu einen Einzahlungsschein ohne Rechnungsbetrag aber mit Refe-
renzzeile zu generieren, z.B. weil Sie dem Kunden eine Skonto-Option in den Zahlungsbedingun-
gen einräumen. ESR in Euro und ESR + in Euro sind Typ Zahlungen. Diese Zahlungsfile können
gemischte Zahlungen CHF und EURO oder je nur einzeln enthalten. Verwenden Sie diese, wenn
SIe EURO Einzahlungsscheine drucken möchten.
Möchten Sie mit ESR und ESR+ arbeiten, erfassen Sie je ein Bankkonto. Beim Erstellen der Rech-
nung weisen Sie dann das entsprechende Bankkonto dem Beleg zu.
ESR-Teil.Nr.: Die ESR-Teilnehmer-Nummer erhalten Sie von Ihrem Geldinstitut und muss im For-
mat XX-YYYYY-Z erfasst werden.
BkKdNr.: Die Bank-Kunden-Nummer erhalten SIe von Ihrer Bank . Erfassen Sie diese hier. Wird
die Bank-Kunden-Nummer in der Referenzzeile anders als ab der ersten Stelle erfasst, melden Sie
sich bei unserem Support.
Wechseln Sie nun in das Modul Aufträge und erfassen Sie eine neue Rechnung und weisen Se die
neuerstellte Bank zu.

ESR im Modul Aufträge


Für den Testlauf beim Geldinstitutes müssen Sie 5 bis 20 unterschiedliche ESR-Belege drucken
und einreichen. Diese werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten geprüft und ob diese
optisch in Scannern korrekt eingelesen werden können.
ESR-Beleg
Die erstellte Rechnung wählen Sie nun an und gehen auf Drucken. Im Druckdialog haben Sie das
Formular ESR und für die Banken Variante BESR. Wählen Sie das entsprechende Formular und
drucken Sie dieses auf einen leeren ESR-Beleg. Je nach Drucker und Druck-Einstellungen, Aufbau
der Referenzzeile etc. muss nun die Ausrichtung des Formulars auf Ihre Druckumgebung einge-
richtet werden.


Die nachfolgenden Ausführungen wenden sich an Anwender mit entsprechendem Wissen. Gerne
sind unsere Techniker bereit, Sie zu beraten. Im obigen Bild sehen sie einen ESR in Euro für eine
Typ4 Verarbeitung nicht geboxt.

Hinweis: Beschaffen Sie sich eine entsprechende Testschablone für das Ausmessen des ESRs
bei Postfinance.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 147


Hinweis: Aus dem Supportalltag vernehmen wir oft, dass die ESR-Daten nach nachträglichen
Änderungen in der Rechnung nicht aktuell sind. In einem solchen Fall muss der Beleg neu
erstellt werden. Die ESR relevanten Daten werden mit dem Sichern des Beleges angelegt.
Nachträgliche Änderungen werden erst aktiv, wenn der Beleg neu erstellt wird.

ESR im Modul Formulargenerator


ESR-Formular anpassen: Im Handbuch Formulargenerator finden Sie die Scriptsprache und die
Befehle beschrieben. In unseren Templates finden Sie zwei erstellte Formulare: ESR und Variante
BESR. Duplizieren Sie das entsprechende Formular ESR oder Variante BESR und geben Sie die-
sem neuen Formular einen Namen.
Die wichtigste Zeile für das elektronische Verarbeiten ist die Referenzzeile unten im Einzahlungs-
schein. Richten Sie diese gemäss Schablonen aus, anbei der Ausschnitt aus dem Formularcode:

' Referenzzeile in OCRB


' --------------------------------------------------------------------------------------

' Referenzzeile
SetTextFont("OCR-B 10 Pitch BT")
SetTextSize(12)
DrawText(AUF_ESRNummer, s4+40, hoehe+760, 1370, 150, ALIGN_RIGHT)
' zum Ausrichten der Referenzzeile Werte s4+40 und hoehe+760 anpassen (Werte in 0.1 Millime-
ter)
SetTextSize(10)

Im Formular ESR in der Zeile 237: DrawText haben Sie die Ausrichtung im Wert s4+40 für die Aus-
richtung links und hoehe+760 für die Ausrichtung oben. Ändern Sie diese Werte auf die lokale
Druckumgebung. Die Werte sind in 0.1 Millimeter und führen Sie einen Testdruck aus. Kontrollieren
Sie mit der Schablone. Wiederholen Sie den Vorgang bis die ESR-Belege korrekt sind. Drucken Sie
nun die Anzahl geforderten Testbelege aus und senden Sie diese ihrem Geldinstitut zum Test.
Weitere Ausrichtungen von anderen Feldern sind je nach Angaben und lokalen Druckeinstellungen
notwendig.
Warten Sie das OK der Bank ab, bevor Sie produktiv das ESR-Verfahren in Gang nehmen.

Hinweis: Nicht im Lieferumfang ist die OCR-B Schrift. Im Template ESR/BESR haben wir unse-
ren lokalen Font ,OCR-B 10 Pitch BT‘ ersetzen Sie diesen lokal mit einem eigenen OCR-B Font.

Hinweis: Im produktiven Umfeld und spätestens bei Druckerwechseln ist es unumgänglich die
Layouts der ESR erneut zu kontrollieren oder neu zu justieren. Hinweise können Rejects bei der
Verarbeitung beim Einlesen oder weitere Verarbeitungsspesen sein.

ESR im Modul Bankauszüge

Einlesen ESR-Datei (*.v11)


Arbeiten Sie mit den orangen Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile (ESR) verbuchen Sie Ihre
Kundeneingangszahlungen bequem und automatisch periodisch mit der von der Post/Bank zur
Verfügung gestellten ESR-Datei. Die Zahlungen der Kunden werden per Daten-File in ShakeHands
Kontor im Modul Bankauszug eingelesen und können anschliessend bequem an den offenen Pos-
ten abgetragen und gleich verbucht werden. Die Gutschriften der ESR-Records enthalten alle Zah-
lungsangaben, die Sie in Ihrer Referenzzeile definiert haben, plus die Valutadaten der getätigten
Zahlung des Kunden und weitere Kontrollangaben. ESR-Datei Zahlungen können in ShakeHands
Kontor als Typ3 und Typ4 Files verarbeitet werden. Die Dateiendung der meistverbreiteten Zah-
lungsfiles sind v11.

Das Einlesen von ESR-Dateien

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 148


Das Einlesen der ESR-Datei erfolgt via Modul Bankauszug. Für das Einlesen brauchen wir eine
Bank mit gültigem hinterlegtem Teilnehmernummer, eine Importdefinition und natürlich ein ESR-
Datei von Ihrer Bank.

Erstellen Sie einen neuen Bankauszug:

Bankkonto: wählen Sie das Bankkonto von welchem Sie eine ESR-Datei erhalten haben.
Importdefinitionen: Wählen Sie die Importdefinition eine der ESR-Datei Importdefinitionen je nach
Filetyp den Sie einlesen möchten. Typ3 sind nur CHF, Typ4 sind CHF und EURO Buchungen, wo-
bei ein Typ4 auch nur CHF Buchungen enthalten kann.
Ausführen...: Unter diesem Button öffnen Sie den Finder und wählen die ESR-Datei die Sie einle-
sen möchten und Lesen nun die ESR-Zeilen ein. Nach erfolgreichem Einlesen stehen Ihnen die
Buchungszeilen zur weiteren Bearbeitung hier zur Verfügung.

ESR im Modul Importdefinitionen


Verwalten...: Wenn Sie keine entsprechende Importdefinition haben oder die bestehende anpas-
sen möchten um weitere Informationen und automatische Vervollständigungen zu programmieren,
öffnen Sie die Importdefinition via diesen Knopf. Es stehen Ihnen nun die Templates der Importde-
finitionen zur Auswahl. Duplizieren Sie diese und passen Sie das Script weiter an. Details erhalten
Sie im Handbuch Importfunktionen.

Im letzten Schritt werden nun die ESR-Buchungen in Ihre Buchhaltung gebucht.

ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben


Buchen von importierten ESR-Bankkontoauszügen
Wechseln Sie ins Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben und lesen Sie via Buchungstext/
Vorlage, Fenster Vorlage auswählen/Bankauszüge die einzelne Buchung oder via Automatik die
Zahlung ein. Näheres dazu im Abschnitt Bankauszug verbuchen via Vorlagen importieren.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 149


Wird der OP erkannt erscheint in Buchungen erfassen der Knopf OP aktiv.


Klicken Sie OP erscheint der OP-Zahlungsdialog mit der gültigen Rechnung.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 150


Überprüfen und mit OK bestätigen. Nun ist die ESR-Zahlung gebucht. Benutzen Sie hier für das
Einlesen die Automatik, damit können Sie das Einlesen einer Serie besser automatisieren.

Sie haben erfolgreich eine ESR-Zahlung an einen ESR-OP gebucht.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 151


Datenaustausch mit der Buchhaltung
Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind für die Finanzbuchhaltung nicht relevant
und haben dort keine Entsprechung. Rechnungen und Gutschriften dagegen werden in Shake-
Hands Faktura automatisch an die integrierte Buchhaltung übergeben und bei Änderungen auch
automatisch korrigiert. Nachfolgend werden die entsprechenden Abläufe dargestellt:

Sie erfassen eine neue Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung


Mit dem Speichern der Rechnung wird automatisch ein Offener Posten angelegt, Sie finden diesen
unter Erfassen/Debitoren-Rechnungen wieder. Der Offene Posten wiederum erzeugt automa-
tisch die entsprechenden Buchungen im Journal. Details zu den OP-Buchungen finden Sie im Ka-
pitel Offene Posten. Beachten Sie hier, dass z.B. bei der EÜ-Rechnung eine Erlösbuchung erst
mit Zahlungseingang erstellt wird, bei einer Bilanzierung dagegen schon beim Rechnungsausgang.
Wenn Sie umfangreiche Rechnungen bearbeiten und diese vor Fertigstellung zwischenspeichern
möchten, dann ist es sinnvoll, in der Rechnung den Status Entwurf zu setzen. Damit verhindern
Sie die Übergabe der unfertigen Rechnung an die Buchhaltung.

Sie ändern eine Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung


Der dazugehörige Offene Posten und ebenso auch die Journalbuchung werden automatisch korri-
giert. Sollte die Buchung bereits endgültig verbucht sein, so wird erst eine Stornobuchung ange-
legt und dann die korrigierte neue Buchung.

Sie möchten für eine offene Rechnung einen Zahlungseingang erfassen


Die Verwaltung der Aussenstände und Zahlungen erfolgt in der Offene Posten-Verwaltung. Den
Zahlungseingang eines Kunden verbuchen Sie also unter Erfassen/Debitoren-Zahlungen, Details
dazu finden Sie im Kapitel Offene Posten. Mit der Zahlung wird automatisch eine entsprechende
Journalbuchung generiert. Rechnungen, für die bereits Zahlungen erfasst wurden, können nicht
mehr geändert werden. Sollte dies notwendig sein, dann müssen zuerst die Zahlungen gelöscht
und nach der Rechnungsänderung wieder neu eingegeben werden.

Sie möchten eine Liste der Ausstände (Offene Posten) Ihrer Kunden erstellen
Dafür existiert eine Auswertung unter Auswerten/Offene Posten. Details dazu finden Sie im Kapi-
tel Auswertungen.

Auftrag drucken
Um einen Auftrag zu drucken, markieren Sie diesen in der Auftragsliste und klicken auf den Button
Drucken oder Sie wählen den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu, dem Kontextmenu oder
unter Ablage|Datei im Hauptmenu und anschliessend das gewünschte Druckformular. Das Stan-
dardformular Auftragsformular universal A4 ist für alle Auftragsarten geeignet und enthält dafür
jeweils spezielle Anpassungen.

Das Auftragsformular kann (wie alle Druckformulare) an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst
werden. Details dazu finden Sie im separaten Handbuch Formulargenerator.
Sie können auch mehrere Aufträge auf einmal drucken, indem Sie diese gleichzeitig markieren und
dann den Befehl Drucken verwenden. Beachten Sie aber bitte, dass in diesem Fall für alle Aufträ-
ge das gleiche Druckformular verwendet wird.

Der Druckstatus bei Aufträgen


Aufträgen wird nach dem Ausdruck (und einer entsprechenden Abfrage) der Status Gedruckt zu-
gewiesen. Dieser Status kann über das Aktionsmenu auch manuell vergeben oder zurückgesetzt
werden. Es besteht die Möglichkeit, die Funktion zum Zurücksetzen des Druckstatus über die
Rechteverwaltung benutzerspezifisch einzuschränken. Das automatische Vergeben des Drucksta-
tus kann in den Fakturavorgaben bei Bedarf auch deaktiviert werden.
Als gedruckt markierte Auftrage sind nicht mehr änderbar oder löschbar. Sollte dies im Einzelfall
gewünscht werden, muss zuvor der Druckstatus dieses Auftrags zurückgesetzt werden. Der Sta-
tus Gedruckt bei einer Rechnung entspricht also dem Staus Verbucht bei einer Buchung. Die
Nutzung dieser Funktion gewährleistet einen wirksamen Schutz gegen ungewollte nachträgliche

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 152


Änderungen an steuerrelevanten Dokumenten und kann somit viel Ärger bei Revisionen vermeiden
(z.B. wegen fehlenden Rechnungsnummern).

Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin


Die Anwendungen ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura enthalten eine Schnittstelle zur
Projektverwaltung Merlin von ProjectWizards. Diese Schnittstelle ermöglicht das Erzeugen von
Rechnungen mit ausgeführten Projektschritten direkt aus Merlin heraus.

Voraussetzungen
- Merlin ab Version 2.6.2
- ShakeHands Kontor oder ShakeHands Faktura ab Version 5.5.0

Vorgehensweise
(Beschreibung am Beispiel von ShakeHands Faktura)

1. Sowohl Merlin als auch ShakeHands Faktura sind geschlossen. Öffnen Sie zuerst ShakeHands
Faktura und wählen Sie hier die gewünschte Firma sowie das passende Geschäftsjahr aus. Es
dürfen keine weiteren Dialoge zum Bearbeiten irgendwelcher Daten geöffnet sein.

2. Öffnen Sie Merlin und hier das entsprechende Projekt. Markieren Sie die abzurechnenden Vor-
gänge und wählen Sie den Menubefehl Ablage/Senden an/ShakeHands Faktura 2008 aus.
Wichtig ist hier, dass die den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen mit Kosten hinterlegt sind und
einen Erledigt-Status > 0% haben:

3. ShakeHands Faktura kommt in den Vordergrund und öffnet einen Dialog Neue Rechnung. Auf
der Seite Kennzeichen müssen Sie jetzt den Empfänger aus der Kundenliste auswählen:

4. Die Rechnung kann jetzt beliebig bearbeitet werden, auf der Seite Positionen finden Sie die aus
Merlin übergebenen Projektvorgänge mit den entsprechenden Kosten ausgewiesen:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 153


Wichtiger Hinweis: Es erfolgt keine Rückmeldung an Merlin über die tatsächlich abgerechne-
ten Positionen, es besteht also kein Schutz gegen versehentliche Doppelabrechnungen be-
stimmter Vorgänge.

Aboaufträge
Kontor Balance ShakeHands Faktura Balance ermöglicht das Anlegen von Aboaufträgen, damit lassen sich z.B.
regelmässig wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen.

Voraussetzung für einen Aboauftrag ist das Erstellen einer entsprechenden Vorlage. Erstellen Sie
dazu einen neuen Auftrag in der benötigten Auftragsart, z.B. Rechnung, und aktivieren Sie die

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 154


Option Entwurf/Vorlage. Klicken Sie anschliessend auf Abovorgang. Es öffnet sich der folgende
Dialog:

Als Serienmuster stehen Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Zweimonatlich, Vierteljährlich,


Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld
Beginnt am eingetragen. Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende, Endet Am oder Endet nach
und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben.
Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Diese
Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert. Allerdings ist es wäh-
rend der Laufzeit eines Abovorgangs möglich, diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausfüh-
rungen damit zu beeinflussen.
Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Ka-
pitel Die Benutzeroberfläche im Überblick.

Platzhalter definieren
Aboaufträge ermöglichen das Einsetzen von Platzhaltern in den Feldern Betreff, Kopftext, Fuss-
text und der Positionsbeschreibung. Diese Platzhalter werden beim automatischen Generieren
dieser Aufträge mit den jeweils aktuellen Entsprechungen ersetzt.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 155


Der abgebildete Kopftext würde beim Ausführen des Aboauftrags für den Monat 01/2010 wie folgt
lauten:
Sie halten eine weitere Ausgabe von unserem Märchenmagazin in den Händen. Die aktuelle
Ausgabe 01 2010.
Die Platzhalter erreichen Sie über das Kontextmenu des jeweiligen Eingabefeldes, genauso wie die
Textbausteine.

Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:


Bestandsführung für Artikel


Kontor Balance ShakeHands Faktura Balance unterstützt die Lagerverwaltung und Bestandsführung für Artikel
(der Bereich Einkauf/Bestellwesen ist noch nicht enthalten).

Einstellungen
Wenn Sie die Bestandsführung nutzen möchten, sollten Sie zuerst einen Blick in die diesbezügli-
chen Einstellungen unter Verwalten/Fakturavorgaben werfen:

Negativen Lagerbestand zulassen


Normalerweise ist es nicht möglich, mehr Lagerartikel auszuliefern, als im Lager tatsächlich vor-
handen sind. Sie erhalten bei einem entsprechenden Versuch eine Fehlermeldung und der Liefer-
schein bzw. die Rechnung lässt sich nicht speichern. Diese programmseitige Kontrolle lässt sich

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 156


hier deaktivieren. Das Programm informiert Sie jetzt lediglich darüber, das laut Lagerjournal nicht
genügend Exemplare des Artikels vorrätig sind.

Lagerbuchung bestätigen
Bei lagerrelevanten Auftragsarten (Lieferschein/Rechnung (Abgang) oder Gutschrift (Zugang)) er-
folgen die notwendigen Lagerbuchungen automatisch. Mit dieser Option veranlassen Sie eine Ab-
frage, ob die Lagerbuchung tatsächlich ausgeführt werden soll, d.h. Sie müssen jede Lageraktuali-
sierung explizit bestätigen.

Lagerbuchung bei Rechnung statt Lieferschein


Im Standardfall erfolgt die Aktualisierung der Bestände beim Speichern eines Lieferscheins. Soll-
ten Sie nicht mit Lieferscheinen arbeiten, dann setzen Sie bitte diese Option. Die Lagerbuchungen
erfolgen jetzt statt dessen beim Speichern einer Rechnung. Um die Lagerbestände aktuell zu hal-
ten, müssen SIe sich also für eine der beiden Möglichkeiten entscheiden und diese konsequent
anwenden.

Lagerbuchung bei Gutschrift


Mit dieser Option veranlassen Sie das generelle Zurückbuchen von gutgeschriebenen Lagerarti-
keln. Unter Umständen wird es jedoch sinnvoller sein, Gutschriften von Lagerbuchungen auszu-
nehmen und die Bestände bei Bedarf manuell zu korrigieren.

Warnung beim Unterschreiten der Mindestbestände


Diese Option wird im Gegensatz zu den davor beschriebenen benutzerspezifisch gespeichert.
Hiermit wird festgelegt, ob der Anwender beim Unterschreiten von Mindestbeständen eine Warn-
meldung erhält oder nicht.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 157


Lagerartikel verwalten
Um einen Lagerartikel anzulegen, öffnen Sie diesen in der Artikelverwaltung, gehen danach auf die
Seite Lager und aktivieren die Option Lagerartikel.

Jetzt können Sie die Angaben in den entsprechenden Feldern eingeben:

Lager
Hier wird der Lagerort angegeben. Die Angabe ist vorerst nur informativ, ShakeHands Faktura ist
nicht Mehrlagerfähig.

Lagerreferenz
Ergänzende Angaben zum Lagerort (z.B. Regalnummern o.ä.).

Mindestbestand
Beim Unterschreiten des Mindestbestands durch einen Lieferschein oder eine Rechnung erhalten
Sie eine entsprechende Warnung, um z.B. rechtzeitig Ware nachzubestellen.

Zielbestand
Derzeit rein informativ, wird später für automatische Bestellvorschläge benötigt.

Lagerjournal
Listet in chronologischer Reihenfolge alle Lagerbewegungen zu diesem Artikel auf. Lagerbewe-
gungen können manuell veranlasst sein oder auf einem Verkaufsdokument basieren (Lieferschein,
Rechnung oder Gutschrift).
Die jeweils letzte Lagerbuchung kann gelöscht werden, sofern es eine manuelle Buchung ist. Au-
tomatisch erzeugte Buchungen sind nicht löschbar. Zum Löschen markieren Sie die letzte Zeile
und drücken die Taste Delete oder Backspace. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Buchung
sofort gelöscht, auch das Abbrechen des gesamten Dialogs ändert daran nichts mehr.

Manueller Lagerabgleich
Über die Felder Bestellt: Zugang/Abgang und Bestand: Zugang/Abgang können manuelle Än-
derungen der Lagermengen realisiert werden. Wenn Sie bei der Neuanlage des Artikels z.B. einen
Anfangsbestand von 20 Stück vorrätig haben, tragen Sie die 20 bei Bestand: Zugang/Abgang
ein, beim Speichern des Artikels wird die Lagerbuchung erzeugt und ab sofort als Bestand geführt.

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 158


Auch sonstige Vorgänge wie Warenlieferungen oder -rückgaben werden über den manuellen La-
gerabgleich erfasst. Vorhandene Bestellmengen müssen beim Wareneingang entsprechend manu-
ell gemindert werden: Wenn bei Bestellt z.B. 5 Stück steht und diese 5 Stück werden geliefert,
tragen Sie bei Bestand: Zugang/Abgang eine 5 ein und bei Bestellt: Zugang/Abgang eine -5.

Aufträge mit Lagerartikeln


Je nach Einstellung werden entweder bei Lieferscheinen oder bei Rechnungen für die enthalte-
nen Mengen von Lagerartikeln entsprechende Lagerbuchungen erstellt. Der verfügbare Bestand
eines Artikels ist im Artikelassistenten sichtbar:

Sofern die entsprechende Option in den Fakturavorgaben aktiviert ist, erfolgt beim Speichern des
Auftrags die Frage nach der Lagerbuchung:

Bei Abbrechen wird der Auftrag trotzdem gesichert, aber eben keine Anpassung der Bestände
vorgenommen.

Ebenfalls von den Fakturavorgaben abhängig ist der Hinweis bei Unterschreiten der Mindestmen-
gen im Lager:

Unter Details... können Sie sich genauer über die betreffenden Artikel informieren:

! Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 159


Kapitel 15 Auswertungen

ShakeHands Kontor bietet Ihnen die Möglichkeit, alle für die Buchhaltung und Statistik für Einkauf
und Verkauf relevanten Auswertungen am Bildschirm darzustellen und auszudrucken. Dabei ste-
hen, je nach Programmversion, unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung. Die meisten Aus-
wertungen bieten weiterhin mehrere Druckformulare mit unterschiedlichen Ansichten zur Ausgabe
an.

ShakeHands Kontor als: Saldo Balance

Kontenplan • •

Buchungsliste • •

Barquittungen • •

Journal • •

Kassenbuch • •

Kontoauszüge • •

Summen- und Saldenliste • •

Einnahmen-Überschussrechnung • •

MwSt-Abrechnung • •

MwSt-Journal • •

Kostenstellen • •

Anlagenverzeichnis • •

Abschreibungsliste • •

OP Liste, Fälligkeitsliste • •

OP-Kontoauszug • •

OP-Mahnungsliste • •

Rechnungsein- und ausgang • •

Zahlungsein- und ausgang • •

Artikel und Leistungen, Artikel- und Preislisten • •

Lagerjournal •

Aufträge, universelles Auftrags-, LS-, Rechnungs-, • •


Gutschrifts-Formular

Adressliste und Stammblätter • •

Verkaufsstatistik • •

! Kapitel 15 Auswertungen! 160


ShakeHands Kontor als: Saldo Balance

Bilanz- und Erfolgsrechnung • •

Eröffnungsbilanz • •

Betriebswirtschaftliche Auswertung • •

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen •

Kompletter Jahresabschluss • •

Alle Auswertungen funktionieren dabei nach dem gleichen System: Nach dem Aufruf des jeweili-
gen Menubefehls öffnet sich das Auswertungsfenster und danach automatisch der Filterdialog.
Hier legen Sie die Auswahlkriterien für die gewünschte Auswertung fest. Dabei haben alle Filterdia-
loge einen identischen bzw. ähnlichen Teil, nämlich die Einstellungen für die Zeitperiode (Monat,
Quartal, Jahr) und den Status der zu berücksichtigenden Buchungen (Erfasst, Verbucht oder bei-
des). Einige Auswertungen erlauben auch eine tagesgenaue Angabe des gewünschten Zeitrau-
mes:

Einige Filterdialoge enthalten noch weitere Auswahlkriterien, wie hier am Beispiel des Journals zu
sehen ist. Die einzelnen Filterkriterien wirken dabei kombiniert, Sie könnten sich also im Journal
z.B. alle verbuchten Journalzeilen aus dem Monat Mai, welche das Konto 1200 betreffen und
Beträge zwischen 150 und 200 enthalten, anzeigen lassen.
Mit dem OK-Button übernehmen Sie die Einstellungen und die gewünschte Auswertung wird be-
rechnet und in der Liste dargestellt.

Tipp: ShakeHands Faktura erlaubt es bei allen Auswertungen, mehrere Fenster der selben Art,
aber mit unterschiedlichen Filtereinstellungen, zu öffnen. Damit lassen sich z.B. Periodenver-
gleiche darstellen.

Toolbar-Funktionen
Alle Auswertungsfenster besitzen eine Toolbar, welche weitgehend identisch aufgebaut ist:

! Kapitel 15 Auswertungen! 161



Filterein- Auswertung Auswertung Eingestellte
stellungen aktualisieren drucken Filterkriterien

Filtereinstellungen
Hiermit öffnen Sie erneut den Filterdialog der Auswertung, um die Filterkriterien zu verändern. Die
aktuellen Einstellungen werden rechts neben den Buttons in der Toolbar angezeigt.

Auswertung aktualisieren
Die Auswertung wird mit den eingestellten Filterkriterien neu berechnet. Dies ist sehr nützlich,
wenn Sie z.B. eine Auswertung nach einer Buchungseingabe aktualisieren möchten.

Auswertung drucken
Hiermit können Sie die aktuell dargestellte Auswertung ausdrucken, es öffnet sich der Dialog For-
mular drucken mit den weiteren Druckoptionen.

! Kapitel 15 Auswertungen! 162


Journal
Das Journal ist das detaillierte Protokoll aller einzelnen Belegzeilen der Buchungen im gewählten
Zeitraum.

Es empfiehlt sich auf jeden Fall, das Journal für abgeschlossene Perioden auszudrucken. Die ge-
setzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und innerhalb dieser Zeit muss ein Zugriff zu Prü-
fungszwecken (im Zweifelsfall auch ohne elektronische Datenträger) jederzeit sichergestellt werden
können.

Hinweis: Eine kompaktere Darstellung der Buchungen erhalten Sie mit der Buchungsliste (vergl.
Kapitel Buchungen erfassen). Wegen der einzeiligen Darstellung werden dort bei Splittbu-
chungen allerdings auf der gesplitteten Seite nicht die Einzelkonten, sondern nur der Hinweis
<div> (diverse) ausgegeben. Auch werden Steuerbuchungen und Kostenstellen in der Bu-
chungsliste nicht detailliert dargestellt.

Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Kapitel
Buchungen erfassen), dahinter folgt die eindeutige, beim Verbuchen vergebene Journalnummer.
Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungslis-
te. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drü-
cken.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Journalzeilen zu ermitteln, markieren Sie diese mit der
Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Kassenbuch
Für alle Konten der Kategorie Kassenkonto können Sie ein Kassenbuch erstellen. Das Kassen-
buch enthält den Übertrag aus dem Vormonat, alle Einnahmen und Ausgaben im gewählten Zeit-
raum, die Angaben zum Gegenkonto und zur Mehrwertsteuer, sowie den laufenden Saldo nach
jeder Buchung.
Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Kapitel
Buchungen erfassen). Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Bu-
chung in der Buchungsliste. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren
und die Return-Taste oder die Leertaste drücken.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kassenbuchungen zu ermitteln, markieren Sie diese mit
der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Wichtig für das Ergebnis ist die Filteroption Alle Gegenkonten, damit werden alle an einer Bu-
chung beteiligten Journalzeilen dargestellt (Steuern und Splittzeilen). Der Unterschied wird auf den
folgenden Screenshots demonstriert:

! Kapitel 15 Auswertungen! 163


Für den Ausdruck der Darstellung mit Gegenkonten gibt es ein eigenes Druckformular, dieses
muss manuell ausgewählt werden. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Druckvor-
gang.

Kontoauszüge
Ein Kontoauszug dokumentiert alle Journalzeilen, welche ein bestimmtes Konto betreffen. Ausser-
dem werden angezeigt der Anfangsbestand/Eröffnungssaldo, bei Erfordernis die bisherigen
Verkehrszahlen, der laufende Saldo nach jeder Buchung und der Endsaldo. Sie können im Filter
ein einzelnes Konto oder auch einen Bereich von-bis angeben. Bei mehreren Konten werden diese
in der Liste untereinander dargestellt. Es werden nur Konten berücksichtigt, auf welchen ein An-
fangssaldo oder eine sonstige Bewegung im gewählten Zeitraum vorhanden ist.

! Kapitel 15 Auswertungen! 164


Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Kapitel
Buchungen erfassen).
Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungslis-
te. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drü-
cken.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kontopositionen zu ermitteln, markieren Sie diese mit
der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Tipp: Beim Ausdrucken von Kontoauszügen können Sie über das jeweils ausgewählte Druck-
formular bestimmen, ob die Auszüge fortlaufend (papiersparend) gedruckt werden oder ob für
jedes Konto eine neue Seite begonnen wird.

Summen- und Saldenliste


Die Summen- und Saldenliste weist Ihnen im gewählten Kontenbereich (Sachkonten, Debitoren
oder Kreditoren) für alle bebuchten und budgetierten Konten die Eröffnungswerte, die Perioden-
summen für den gewählten Zeitraum, die kumulierten Jahreswerte inklusive der aktuellen Endsal-
den sowie das Budget und den prozentualen Istwert (bezogen auf den Periodensaldo) aus. Bei
den Gesamtsummen aller Sachkonten müssen sich auf Grund des Systems der doppelten Buch-
führung die Soll- und Habenwerte immer ausgleichen (bei Filtereinstellung Erfasst und Verbucht).

! Kapitel 15 Auswertungen! 165


Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ
können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Einnahmen-Überschussrechnung
Unter diesem Menupunkt stellt Ihnen ShakeHands Kontor eine detaillierte Gewinnermittlung in
Form einer Einnahme-Überschussrechnung zur Verfügung. Mit dem Popupmenu rechts oben kön-
nen Sie die Anzahl der dargestellten Gliederungsebenen festlegen.

Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweili-
gen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung
können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit
allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht.

Im Filter der Auswertung gibt noch es weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen:

Kumulierte Werte
Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Peri-
ode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode.

Gruppen ohne Bewegung unterdrücken


Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden
sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die
Gruppe trotzdem dargestellt.

Konten anzeigen
Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Grup-
pensaldo beigetragen haben.

! Kapitel 15 Auswertungen! 166


Konten mit 0-Saldo unterdrücken
Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0
ergibt.

Vorjahreswerte anzeigen
Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ
zur Option Budget anzeigen).

Budget anzeigen
Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option
Vorjahreswerte anzeigen).

0,00-Anzeige unterdrücken
Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht).

Tipp: Beim Ausdrucken der Einnahmen-Überschussrechnung können Sie über das jeweils aus-
gewählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als
Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird.

Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alter-
nativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Von da mit
einem weiteren Doppelklick gleich auf die Buchung in der Buchungsliste.

Bilanz und Erfolgsrechnung


Die beiden Auswertungen Bilanz und Erfolgsrechnung werden kombiniert dargestellt, da sie
durch das System der doppelten Buchführung eng aneinander gekoppelt sind. Die Gliederung
entspricht einer ordentlichen Bilanzierung (sofern die zu Grunde liegende Gliederungsstruktur nicht
verändert wurde).

Bei einer korrekten Bilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt übereinstim-
men. Weiterhin muss das Ergebnis der Erfolgsrechnung dem ermittelten Gewinn/Verlust in

! Kapitel 15 Auswertungen! 167


der Bilanz entsprechen. Wenn das nicht der Fall ist, so deutet dies auf eine nicht ausgegli-
chene Eröffnungsbilanz oder Fehler in der Kontenstruktur hin.

Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Dreiecke vor dem jeweiligen Na-
men bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können
Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Veränderungen
aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten.

Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit
allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht.

Im Filter der Auswertung gibt noch weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen:

Kumulierte Werte
Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Peri-
ode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode. Für die Zahlen der Bilanz ist das Deaktivieren
dieser Option im Normalfall nicht sinnvoll, da die Bilanz nur als kumulierte Berechnung (also unter
Einbeziehung der Eröffnungsbilanz) korrekt ist.
Gruppen ohne Bewegung unterdrücken
Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden
sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die
Gruppe trotzdem dargestellt.

Konten anzeigen
Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Grup-
pensaldo beigetragen haben.

Konten mit 0-Saldo unterdrücken


Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0
ergibt.

Vorjahreswerte anzeigen
Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ
zur Option Budget anzeigen).

Budget anzeigen
Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option
Vorjahreswerte anzeigen).

0,00-Anzeige unterdrücken
Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht).

Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alter-
nativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Tipp: Beim Ausdrucken der Bilanz und Erfolgsrechnung können Sie über das jeweils ausge-
wählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als
Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird. Auch der getrennte Aus-
druck von Bilanz und Erfolgsrechnung ist hier möglich.

Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alter-
nativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

! Kapitel 15 Auswertungen! 168


Tipp: Eine spezielle Auswertung finden Sie als Kontenliste mit Überschriften. Deaktivieren Sie
alle Optionen im Filter ausser 'Konten anzeigen'. Sie erhalten damit einen gruppierten Konten-
plan.

Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz zeigt die Bestände an Vermögen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten
zum Beginn des aktuellen Geschäftsjahres. Im ersten Geschäftsjahr ergibt sich die Eröffnungsbi-
lanz aus den manuell eingegebenen Eröffnungswerten der Bestandskonten (siehe Kontenverwal-
tung). In allen nachfolgenden Geschäftsjahren erstellen bzw. aktualisieren Sie die Eröffnungsbilanz
mit dem automatischen Saldovortrag von ShakeHands Kontor (Erfassen/Geschäftsjahre/Saldo-
vortrag).

Tipp: Ab Version 5.2. Können Sie nachträglich ein Geschäftsjahr vor dem ersten Geschäftsjahr
erfassen und da die eine Saldobilanz und die Daten via Geschäftsabschluss übertragen. Resul-
tat Sie haben ab erstem aktuellen Geschäftsjahr einen Vorjahresvergleich zur Verfügung.

Bei einer korrekten Eröffnungsbilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt
übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, ergibt sich in jedem Fall auch eine entspre-
chende Abweichung in der Ermittlung des Jahresergebnisses zwischen der Bilanz und der
Erfolgsrechnung.

Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweili-
gen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung
können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Verän-
derungen aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten.

! Kapitel 15 Auswertungen! 169


Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit
allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht.

Im Filter der Auswertung gibt es noch weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen:

Gruppen ohne Bewegung unterdrücken


Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden
sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die
Gruppe trotzdem dargestellt.

Konten anzeigen
Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Grup-
pensaldo beigetragen haben.

Konten mit 0-Saldo unterdrücken


Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0
ergibt.

Vorjahreswerte anzeigen
Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ
zur Option Budget anzeigen).

0,00-Anzeige unterdrücken
Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht).

Jahresabschluss drucken

Hiermit können Sie einen Jahresabschluss in einer optisch ansprechenden Form als zusammen-
hängendes Dokument ausdrucken. Mit dem Menubefehl Auswerten/Jahresabschluss drucken...
öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog:

Im Gegensatz zu den Druckformularen für Jahresabschlüsse, welche Sie direkt aus den Gewin-
nermittlungen (Bilanz oder EÜ-Rechnung) aufrufen können, erhalten Sie bei dieser reinen Druck-
auswertung zusätzlich eine Debitoren- bzw. Kreditorenaufstellung (Debitoren mit Sollsaldo + Kredi-
toren mit Sollsaldo, Kreditoren mit Habensaldo + Debitoren mit Habensaldo) und eine in die lau-
fende Seitennummerierung integrierte Abschreibungsliste. Alle Bestandteile ausser der Gewinner-
mittlung lassen sich über die Ausgabeoptionen deaktivieren.

! Kapitel 15 Auswertungen! 170


OP-Liste
Die Offene-Posten-Liste (OP-Liste) zeigt alle offenen Rechnungen einer Art (Debitoren oder Kre-
ditoren) bis zu einem bestimmten Stichtag. Dabei erscheinen auch offene Rechnungen aus frühe-
ren Geschäftsjahren. Über den Filter können Sie die Liste mit weiteren Kriterien einschränken. Die
OP-Liste kann nur Posten in der im Filter angegebenen Währung ausweisen, wenn Sie mit Fremd-
währungen arbeiten, dann müssen Sie also für jede gewünschte Währung eine eigene OP-Liste
erstellen.

Per Doppelklick auf eine OP-Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Posten. Alternativ kön-
nen Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer offener Posten zu ermitteln, markieren Sie diese mit der
Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Fälligkeitslisten erstellen
Mit der Auswertung Offene Posten ist es möglich, Fälligkeitslisten zu erstellen. Die Spalte Fällig
Netto zeigt dazu das Datum der Fälligkeit bezogen auf das Rechnungsdatum und das Zahlungs-
ziel ohne Skonto. In der Spalte Tage Fällig sehen Sie die verbleibenden Tage bis zur vorgenannten
Fälligkeit, bei einem negativen Wert ist die Rechnung die genannte Anzahl Tage überfällig. Für das
Zahlungsziel Skonto existiert eine weitere Spalte mit den entsprechenden Angaben. Einige dieser
Spalten sind aber standardmässig ausgeblendet. Um sie sichtbar zu machen, setzen Sie den Fo-
kus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>, damit wer-
den alle vorhandenen Spalten eingeblendet. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt wieder aus-
blenden, indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken und die Spalte
mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern, bis sie unsichtbar ist.

Posten ausgleichen/bezahlen
In der OP-Liste ausgewiesene offene Rechnungen können von hier aus direkt ausgeglichen wer-
den. Markieren Sie die gewünschte Rechnung dazu und wählen Sie anschliessend aus dem Kon-
textmenu der Zeile oder aus dem Aktionsmenu des Fensters den Befehl Zahlung erstellen. Es
öffnet sich der Dialog Neue Debitoren-Zahlung bzw. Neue Kreditoren-Zahlung, wobei alle ver-
fügbaren Daten des offenen Postens bereits eingetragen sind und Sie die Zahlung gleich verbu-
chen können.

OP-Kontoauszug
Der OP-Kontoauszug ist ein vollständig auf den Daten der Offene Posten-Verwaltung basierender
Debitoren- oder Kreditorenkontoauszug. Er zeigt in chronologischer Reihenfolge alle Rechnungen
und Zahlungen für ein bestimmtes Personenkonto. Im Gegensatz zum normalen (journalbasierten)
Kontoauszug funktioniert dies auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung und jahresübergrei-
fend, unabhängig vom Vorhandensein korrekter Saldenvorträge.

! Kapitel 15 Auswertungen! 171


Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie zum jeweiligen Beleg (OP-Rechnung oder OP-Zah-
lung). Im unteren Bereich des Fensters finden Sie die wichtigsten Adress-Stammdaten für den
ausgewählten Debitor/Kreditor.

OP-Mahnungen...
Hiermit erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen für offene Debitoren-Forderungen. Es
sind vier Mahnstufen vorgesehen, wobei die vierte Mahnstufe als Inkassostufe fungiert, d.h. beim
Erreichen dieser Mahnstufe wird eine Mitteilung an den Debitor generiert, welche die Übergabe der
Forderung an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt beinhaltet.
Nach Aufruf des Menubefehls Auswerten/OP-Mahnungen... öffnet sich der nachfolgend abgebil-
dete Dialog:

Die Grundparameter für Mahnläufe können Sie in den Firmeneinstellungen hinterlegen (Abla-
ge|Datei/Firmen). Die dort eingestellten Werte werden bei einem neuen Mahnlauf übernommen
und können jetzt noch individuell, temporär für diesen Mahnlauf angepasst werden.

! Kapitel 15 Auswertungen! 172


Offene Rechnungen zum
Hier legen Sie den Stichtag für den Mahnlauf fest. Es werden alle Rechnungen und Zahlungen bis
zu einschliesslich diesem Stichtag berücksichtigt.

in Währung
EIn Mahnlauf kann immer nur Belege mit einer identischen Währung auswerten. Wenn Sie also
Ausgangsrechnungen in unterschiedlichen Währungen ausstellen, muss der Mahnlauf für jede
vorkommende Währung separat ausgeführt werden.

Beträge mahnen ab
Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. Offene Posten mit einem Betrag
bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt.

Zinssatz
Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten, dann geben Sie hier den zu
verwendenden Zinssatz ein. Die Höhe der Verzugszinsen ist nach langjähriger und konstanter Pra-
xis des Bundesgerichts maximal 5%.

Mahnstufen
Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorange-
gangenen Fälligkeits- bzw. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen
sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgese-
hen, d.h. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsan-
walt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. Weitere Zins- und Gebührenberechnungen er-
folgen dann auf diesem Wege.

Sammelmahnungen
Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden mehrere offene Posten eines Kunden in einer
Sammelmahnung zusammengefasst, anderenfalls werden einzelne Mahnungen für jeden Posten
erstellt.

Vorhandene Gutschriften berücksichtigen


Diese Option ist nur bei gleichzeitig aktivierten Sammelmahnungen möglich und bewirkt, dass
eventuell vorhandene Gutschriften mit aufgeführt und bei der offenen Gesamtsumme berücksich-
tigt werden.
Über den Button Weiter gelangen Sie zur Vorschlagsliste für alle Mahnungen, welche den einge-
stellten Kriterien entsprechen:

Gutschriften werden in der Liste rot gekennzeichnet. Vor jeder Zeile befindet sich eine Checkbox,
für die hiermit markierten Mahnungen erfolgt der Ausdruck entsprechend der gewählten Aktion im

! Kapitel 15 Auswertungen! 173


Popupmenu unterhalb der Liste: Alle markierten Mahnungen ausdrucken oder Eine Vor-
schlagsliste für alle markierten Mahnungen ausdrucken.
Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder
Abwählen aller Zeilen.

Individuelle Mahngebühren
Der automatische Mahnlauf berechnet die Gebühren und Zinsen entsprechend den zuvor einge-
stellten Parametern für alle Mahnungen einheitlich. Die Mahngebühren und der Verzugszinssatz
lässt sich vor dem Ausdruck aber noch für einzelne Mahnungen anpassen. Die in der Liste mit
einem roten Dreieck markierten Felder lassen sich per Doppelklick bearbeiten, die Berechnung der
Zinsen und der Gesamtsumme wird beim Verlassen des Feldes jeweils aktualisiert. Diese Eingaben
sind abschliessend für den aktuellen Mahnungslauf und nur für diesen gültig.

Mahnungen ausdrucken
Über den Drucken-Button werden die markierten Mahnungen als Mahnschreiben ausgegeben.
Wenn Sie nur die angezeigte Vorschlagsliste ausdrucken möchten , so wählen Sie vorher die ent-
sprechende Option im Popupmenu unten aus.
Nach der Ausgabe der Mahnschreiben erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnstufen der gedruckten
Mahnungen aktualisiert werden sollen:

Wählen Sie hier Aktualisieren, dann wird die Mahnstufe jeweils um eins erhöht. Dadurch erfolgt
die nächste Mahnung erst nach Ablauf der eingestellten Tagesfrist für die nächste Mahnstufe. E-
benfalls werden nun alle Mahngebühren, Verzugszinsen auf dem OP nachgetragen.

Zinsberechnung anzeigen
Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt tagesgenau. Insbesondere wenn Teilzahlungen zu ei-
nem Posten erfolgt sind, ist es mitunter schwierig nachzuvollziehen, wie die ausgewiesene Zins-
summe ermittelt wurde. Daher können Sie sich die Berechnung der Tageszinsen anzeigen lassen,
klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste (bzw. mit gedrückter Ctrl-Taste beim Mac) auf eine
Zeile in der Liste und wählen Sie im Kontextmenu den Befehl Zinsberechnung anzeigen:

Die erscheinende Liste weist für jeden Tag seit Fälligkeit der Rechnung den offenen Betrag und
den darauf entfallenden Verzugszins aus. Die Gesamtsumme dieser Tageszinsen wird in der Mahn-
liste ausgewiesen.

Voraussetzungen für Mahnungen


Damit offene Rechnungen in einem Mahnlauf berücksichtigt werden können, müssen verschiede-
ne Voraussetzungen erfüllt werden:

1 Rechnungsart
Die zu mahnende Rechnung muss aus dem Bereich Debitoren-Rechnungen stammen (direkt
erfasst oder über die Auftragsverwaltung).

! Kapitel 15 Auswertungen! 174


2 Zahlungsart
Rechnungen mit den Zahlungsarten Keine, Lastschrift, EC-Karte oder Kreditkarte werden nicht
berücksichtigt.

3 Gutschrift
Gutschriften werden nur aufgenommen, wenn die Optionen Sammelmahnungen und Gutschrif-
ten berücksichtigen angewählt sind.

4 Bagatellgrenze
Rechnungen mit offene Beträgen bis zur eingestellten Bagatellgrenze werden nicht berücksichtigt.

5 Nicht Mahnen
Rechnungen, bei denen das Kennzeichen Nicht Mahnen aktiviert ist, werden nicht berücksichtigt.
Das Kennzeichen Nicht Mahnen lässt sich z.B. bei der Adresse im Bereich Kunde Faktura set-
zen, in diesem Fall werden alle offenen Rechnungen dieses Kunden von den Mahnungen ausge-
schlossen. Weiterhin kann das Kennzeichen Nicht Mahnen auch beim Erfassen von Aufträgen auf
der Seite Gesamtbeträge gesetzt werden oder beim direkten Erfassen von offenen Posten im
Bereich Zahlungsbedingungen. In diesen Fällen wird nur die betreffende Rechnung von der Mah-
nung ausgeschlossen.

6 Inkassostufe
Nach Erreichen der Mahnstufe 4 (Inkassostufe) werden Rechnungen bei weiteren Mahnläufen nicht
mehr berücksichtigt.

7 Mahnfristen
Das Erreichen bzw. Überschreiten der eingestellten Mahnfristen ist die letzte Voraussetzung. Das
folgende Beispiel soll das kurz verdeutlichen:

Beispiel: Eine Rechnung wird am 11.11.2009 geschrieben, mit einem Zahlungsziel von 30 Ta-
gen. Der Rechnungsbetrag ist damit fällig am 11.12.2009. Wenn die Mahnstufe 1 mit einer Frist
von 10 Tagen angegeben ist, würde die erste Mahnung ab dem Stichtag 21.12.2009 erfolgen.
Bei weiteren 10 Tagen Frist für die Mahnstufe 2 würde die zweite Mahnung ab dem Stichtag
31.12.2009 erfolgen usw..

Die Mahnstufen zurücksetzen


Die gesetzten Mahnstufen und das Datum der jeweiligen Mahnung werden in der OP-Liste ange-
zeigt (evtl. müssen Sie erst alle Felder einblenden mit <Shift>+<ESC>). Hier besteht auch die
Möglichkeit, die Mahnstufen zurückzusetzen:

Markieren Sie dazu alle Posten, deren Mahnstufe Sie zurücksetzen möchten, und wählen Sie dann
im Kontextmenu der Liste (rechte Maustaste bzw. '<Ctrl>+<Klick>' beim Mac) oder im Aktions-
menu des Fensters den entsprechenden Befehl aus. Sie können die Mahnstufe um jeweils eine
Stufe zurücksetzen oder komplett auf 0.

Mahntexte anpassen
Sofern notwendig, können die Texte in den Mahnschreiben an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Dies erfolgt direkt aus dem Druckdialog der Mahnungen heraus: Markieren Sie hier das Standard-
Druckformular und klicken Sie danach auf den Button Duplizieren. Geben Sie dem Druckformular
einen neuen Namen und scrollen Sie im Quelltext des Formulars bis zu der Stelle, an welcher die

! Kapitel 15 Auswertungen! 175


Mahntexte definiert werden. Sie können diese jetzt beliebig abändern und das angepasste Formu-
lar mit dem OK-Button sichern.

Detaillierte Informationen zum Anpassen von Druckformularen finden Sie im Handbuch Formular-
generator.

Mehrwertsteuerabrechnung
ShakeHands Kontor erstellt selbständig die komplette, abgabefertige Mehrwertsteuerabrechnung
für die Schweiz, wie auch Deutschland und Österreich. Die Auswahl der passenden Länderversion
wird über die Angabe Land (Registerkarte Finanzamt) in den Firmeneinstellungen gesteuert. Zur
Ausgabe existieren dabei je nach Landeseinstellung folgende Möglichkeiten:

Schweiz

Ausdruck des amtlichen


MwSt-Abrechnungs-Formular
auf Blankopapier

Ausdruck direkt in die amtli-


chen und personalisierten
MwSt-Formulare


Ab Release 7.0.2 haben Sie die Abrechnung nach effektiver Methode 2001-2009, die Abrechnung
Q1 und Q2 2010 und Q3 und Q4 2010, sowie die jeweiligen Saldosteuersatzformulare.
Neu können Sie auch taggenaue MwSt-Abrechnungen erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie
z.B. In Spezialperioden abrechnen oder einzelne Tage ausschliessen möchten z.B. Eröffnungstag.

! Kapitel 15 Auswertungen! 176


Konsolidierung mehrerer MwSt-Abrechnungen


ShakeHands Conto bietet die Möglichkeit, MwSt-Abrechnungen von mehreren Firmen bzw.
Mandanten zusammenzufassen (zu gruppieren). Diese Möglichkeit sieht das neue Mehrwertsteu-
ergesetz seit 01.01.2010 vor.

Um eine konsolidierte Umsatzsteuerabrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermassen vor:


1 Wechseln Sie in die Firma, mit deren Steuernummer und zu deren Finanzamt die Anmeldung
der MwSt-Abrechnung erfolgen soll.
2 Wählen Sie den Menubefehl Auswerten/MwSt-Abrechnung.
3 Stellen Sie im Filter den gewünschten Zeitraum und Buchungsstatus ein.
4 Wählen Sie in der Liste Konsolidierung mit die Firmen aus, deren Buchungen entsprechend den
getroffenen Filtereinstellungen in die Berechnung einfliessen sollen.
5 Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Enter-Taste.

Hinweis: In der Auswahlliste Konsolidierung mit werden nur Firmen angezeigt, welche bei den
Parametern Land und Währung mit der aktuellen Firma übereinstimmen und die ein angelegtes
Geschäftsjahr haben, welches dem der aktuellen Firma entspricht.

! Kapitel 15 Auswertungen! 177


Mehrwertsteuer-Journal
Das Umsatzsteuer-Journal listet im gewünschten Zeitraum alle Buchungen auf, welche mit min-
destens einem Steuersatz gebucht wurden. Es werden weiterhin die laufenden Summen für die
Bemessung und den Steuerbetrag - gruppiert nach Steuersatz - ausgegeben. Im Anschluss an die
Auswertung nach Steuersätzen werden alle Buchungen auf Konten mit MwSt-Kennzeichen -
gruppiert - aufgelistet. Diese Auswertung ermöglicht eine effektive Fehlersuche (z.B. in der MwSt-
Abrechnung) und hilft bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses oder einer Revision.

Betriebswirtschaftliche Auswertung
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist im Aufbau an die DATEV-Standard-BWA 01
angelehnt und enthält die Seiten A. Kostenstatistik und B. Bewegungsbilanz. Für jede Konten-
gruppe lassen sich durch Anklicken des davor befindlichen Dreiecks oder über das Ebenenmenu
die Einzelkonten einblenden, welche in den Saldo der Gruppe eingeflossen sind. Die Berechnung
erfolgt auf Grundlage der Kontentypen, welche in der Kontenverwaltung zugewiesen sind.

Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem
Bildschirm. Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben, so
werden diese auch nicht gedruckt.

Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)
Die Kostenstatistik I zeigt in den Spalten eins und zwei eine gruppierte Saldenliste der Erfolgskon-
ten der eingestellten Periode. Als wichtige Zwischensummen erhalten Sie hier:
1 die Gesamtleistung (Umsatzerlöse plus Bestandsveränderungen)
2 den betrieblichen Rohertrag (Gesamtleistung minus Material- /Wareneinsatz plus sonstige Erlö-
se)
3 die Gesamtkosten
4 das Betriebsergebnis (betrieblichen Rohertrag minus Gesamtkosten)

! Kapitel 15 Auswertungen! 178


5 das vorläufige Ergebnis (Betriebsergebnis plus/minus neutrale Aufwendungen und Erträge)

Die Beträge in der Saldenspalte werden dann in den folgenden drei Spalten in prozentuale Bezie-
hungen gesetzt:
1 zur Gesamtleistung (GL)
2 zu den Gesamtkosten (GK)
3 zu den Personalkosten (PK)
In der Spalte fünf (Aufschlag) lässt sich z.B. der durchschnittliche Kalkulationsaufschlag ablesen
(Rohertrag / Materialeinsatz).

Diese fünf Spalten folgen im Anschluss noch einmal, diesmal jedoch mit den kumulierten Jah-
reswerten zum Vergleich.

Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)
In der Bewegungsbilanz werden die Kapitalflüsse des Jahres bis (einschliesslich) zur eingestellten
Periode dargestellt, damit lassen sich Rückschlüsse auf die Kapitalverwendung und Kapitalher-
kunft ableiten.
Auf der linken Seite finden Sie die Mittelverwendung (MV), also den Zugang von Aktivposten (z.B.
Anlagevermögen) oder die Minderung von Passivposten (z.B. Verbindlichkeiten). Auf der rechten
Seite finden Sie die Mittelherkunft (MH), also die Minderung von Aktivposten oder den Zugang von
Passivposten.

! Kapitel 15 Auswertungen! 179


Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alter-
nativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ermöglichen Ihnen kompakte und übersichtliche Bewer-
tungen und Gegenüberstellungen von Unternehmen. Die Auswertung basiert auf den Werten der
BWA sowie der Summen- und Saldenlisten. In dieser Auswertung existiert kein Filter zum Eingren-
zen der Perioden oder Kontenbereiche, beim Aufruf werden statt dessen automatisch die entspre-
chenden Werte für alle Monate des aktuellen Geschäftsjahres berechnet und stehen so für alle
Unterauswertungen zur Verfügung.
In der links angeordneten hierarchischen Liste werden alle zur Auswahl stehenden Auswertungen
dargestellt. Durch Anklicken einer solchen Auswertung werden rechts daneben die entsprechen-
den Monatswerte sowie die dazugehörige grafische Darstellung eingeblendet. Die Art der Grafik
lässt sich über das Popupmenu oben rechts beeinflussen.
Mit dem Info-Button können Sie ein Informationsfenster öffnen, welches zu jeder Auswertung eine
kurze Hilfe anzeigt.

! Kapitel 15 Auswertungen! 180


Kostenstellen
Die Kostenstellenauswertung ist hierarchisch gegliedert, im Filter lassen sich die gewünschten
Kostenstellen auswählen. Auf Ebene 1 wird jeweils die Summe der Kostenstelle im Auswertungs-
zeitraum dargestellt, auf Ebene 2 die betreffenden Kontensalden und auf Ebene 3 die dazugehöri-
gen Einzelbuchungen.

Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem
Bildschirm. Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben, so
werden diese auch nicht gedruckt.

Abschreibungsliste
Die Abschreibungsliste stellt immer die Zahlen des aktuellen Geschäftsjahres dar, ein Filter für die
Zeitraumauswahl existiert hier nicht. Es werden alle Anlagegüter aufgeführt, welche in der Anla-
gen-Verwaltung erfasst sind und die im aktuellen Jahr noch im Bestand sind. Bei einem Vollab-
gang verschwindet ein Anlagegut im darauf folgenden Jahr aus der Abschreibungsliste.

! Kapitel 15 Auswertungen! 181


Die Option GWG-Sammelposten gruppieren bewirkt das Zusammenfassen aller als Sammelpos-
ten deklarierten Anlagegüter eines Geschäftsjahres in einer Zeile.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Abschreibungs-Zeilen zu ermitteln, markieren Sie diese


mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

Verkaufsstatistik
Die Verkaufsstatistik liefert verschiedene Auswertungen über Artikelumsätze und -stückzahlen
sowie über Kundenumsätze. Sie können zwei beliebige Perioden gegenüberstellen und die Anzahl
der auszuwertenden Positionen festlegen (Top X-Funktion). Die Auswertung lässt sich je nach ge-
wähltem Bereich weiter auf einzelne oder mehrere Kunden bzw. Artikel oder Artikelgruppen ein-
schränken:

Die Auswertung kann wahlweise in tabellarischer Form oder als Balken- bzw. Liniengrafik darge-
stellt werden:

! Kapitel 15 Auswertungen! 182


Listen die in den jeweiligen Modulen zum auswerten sind:

Lagerjournal
Kontor Balance Unter Verwalten/Lagerjournal finden Sie eine neue lagerbezogene Auswertung. Es lässt sich eine
aktuelle Bestandsliste anzeigen (1 Ebene) oder ein Lagerjournal wie in der Artikelbearbeitung (2
Ebenen). Die Liste kann auf einen oder mehrere Artikel und auf einzelne Vorgangsarten einge-
schränkt werden.

Artikel- und Preislisten


Unsere Vorgabelisten für Artikel- und Preislisten können Sie mit dem integrierten Formulargenera-
tor Ihren Bedürfnissen anpassen:

Tipp: Wir werden auf unserer Homepage laufend weitere Listen veröffentlichen, die Potential
haben von allgemeinem Nutzen zu sein. Sie finden unter Templates und weitere Formulare Wei-
terentwicklungen. Wir programmieren auch nach Auftrag entsprechende Listen.

! Kapitel 15 Auswertungen! 183


Vom Auftrag bis zur Gutschrift - neu mit ESR-Formular
Mit dem universalen Formular können Sie alle Auftragsarten von Auftrag , über Lieferschein, Rech-
nung bis zur Gutschrift ausdrucken. Im Handbuch Formulargenerator finden Sie Details zum
Erstellen eigener Formulare für alle Belege rund um Ihre Kunden. Neu ab der Version 6.2. können
Sie ESR-Formulare bedrucken. Wir haben zwei Templates ESR und BESR in den Vorlagendaten-
banken für Sie bereitgestellt

Tipp: Einfügen von Bildern in die Formulare. Öffnen Sie den Paketinhalt Ihrer Anwendung und
kopieren Sie Ihr JPG-Bild in Mindestauflösung 300 dpi. in den Ordner Bilder als logo.tif. Unter
Windows legen Sie die Datei in den Ordner Bilder im ShakeHands-Ordner. Ab Release 6.0 kön-
nen Sie Alternativ Logos im Menu Bilder ablegen, diese stehen Ihnen dann in den Auswertungen
zur Auswahl.

Tipp: Ab Version 6.0 steht Ihnen auch eine Rundungsprozedure zur Verfügung und zwei Auf-
tragsformulare universal mit gerundeten Belegtotalen der zweiten Nachkommastelle auf 5 oder
0. Stellen Sie Ihre eigenen Formulare entsprechend um oder verwenden Sie die neuen Formula-
re und passen Sie diese entsprechend an. Andere Rundungen auf Position oder anderen Totalen
unterstützen wir nicht.

! Kapitel 15 Auswertungen! 184


Solaris AG (KMU) nMWSTG • Sägerei Sonnmatt • 3555 Kröschenbrunnen

Löwenzahn Ltd Kunden-Nr.: ADR-8


Frau Monika Löwenzahn Datum: 31.07.2010
Postfach 43 Lieferdatum: 31.07.2010
3490 Goldbach Zahlungsziel: 30 Tage
Rückfragen an: System
Telefon:
Email:

Seite: 1

Rechnung Nr. R-2010-1011


Sehr geehrte Frau Löwenzahn,

Pos. Bezeichnung Menge Steuer Einzelpreis CHF Total CHF

1 SDC7M / ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und 1.00 Stk U7.6B 249.00 224.10
ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und Windows, robuste doppelte
Buchhaltung, inkl 6 Monate kostenlose Updateservice als CD

Umsatzsteuer zu 7.6%: 15.83 CHF, Netto: 208.27 CHF Gesamt Brutto CHF: 224.10
Gesamt Steuer CHF: 15.83
Gesamt Netto CHF: 208.27

Danke für Ihren Auftrag.

Solaris AG (KMU) nMWSTG Sägerei Sonnmatt Telefon: 0878 87 47 77 Konto: 30-2345-7


MwStNr: 123 456 3555 Kröschenbrunnen Fax: 034 495 70 25 Blz: 9999
Email: support@solaris.com Bank: Gold und Silber
Internet: www.solaris.com IBAN: CH10 1234 1234 1234
BIC: 345 678

! Kapitel 15 Auswertungen! 185


Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge

Der Begriff Jahresabschluss beschreibt in der Finanzbuchhaltung zwei unterschiedliche Tätigkei-


ten:
Der buchhalterische Jahresabschluss beinhaltet das Abstimmen der Konten und das Erzeugen
der Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Umbuchungen, Bestandsveränderungen u.v.m.). Die-
se Arbeiten können Sie bei entsprechenden Kenntnissen selbst vornehmen oder Sie beauftragen
damit Ihre Treuhänderin. In diesem Fall können Sie alle Buchungen des Jahres exportieren und
übergeben. Diese erstellt jetzt die Abschlussbuchungen, exportiert diese wieder. Sie importieren
die Buchungen per Import.
Der technische Jahresabschluss beinhaltet dagegen die programminternen Tätigkeiten zum An-
legen eines neuen Geschäftsjahres, dem Saldenvortrag in das neue Jahr (evtl. auch mehrfach) und
dem endgültigen Abschliessen des alten Jahres. Diese Arbeitsschritte werden nachfolgend be-
schrieben.

Geschäftsjahre verwalten
ShakeHands Kontor kann für jede Firma beliebig viele Geschäftsjahre verwalten. Sie können jeder-
zeit zwischen diesen Jahren wechseln, also auch in mehreren Jahren parallel arbeiten. Über den
Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre öffnen Sie die Liste der vorhandenen Geschäftsjahre der
aktuellen Firma:

Den aktuellen Status eines Jahres sehen Sie in der vierten Spalte: Offen... bedeutet, dass in die-
sem Geschäftsjahr noch gearbeitet werden kann, Abgeschl. heisst, dieses Jahr wurde bereits
endgültig abgeschlossen, hier sind keine Buchungen mehr möglich. Sie können Daten einsehen
und Auswertungen Drucken. In den letzten Spalten sehen Sie eine Statistik zum entsprechenden
Jahr, nämlich jeweils die Anzahl der Buchungen, OP-Rechnungen, OP-Zahlungen und Aufträge.

Neues Geschäftsjahr anlegen


Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Nach einer ent-
sprechenden Auswahl wird ein neues Jahr entweder im Anschluss an das letzte oder vor das erste
bereits vorhandene angelegt.

ShakeHands Balance, Saldo Da ShakeHands Kontor beim Betriebsvermögensvergleich sowohl mit Soll- als auch mit Ist-
Versteuerung arbeiten kann, wird bei dieser eine entsprechende Option zum Wechsel der Vers-
teuerungsart beim Anlegen eines neuen Jahres eingeblendet. Bei Einnahmen-Überschussrech-
nung erscheint diese Option nicht.

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 186


Zwischen Geschäftsjahren wechseln


Um zwischen den vorhandenen Geschäftsjahren zu wechseln, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie markieren das gewünschte Jahr in der Liste im Fenster Geschäftsjahre und klicken auf den
Button Wechseln.
Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu Erfassen/Geschäftsjahr wechseln.
Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu in der Infopalette:

Einzelne Monate abschliessen


ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit, einzelne Monate eines Geschäftsjahres vor steuerlich
relevanten Veränderungen zu schützen. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie das richtige Geschäfts-
jahr geöffnet haben und wählen Sie das Menu Erfassen/Geschäftsjahre aus. Markieren Sie das
aktuelle Geschäftsjahr und klicken Sie auf den Button Monatsabschluss. Es öffnet sich der fol-
gende Dialog:

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 187


Wählen Sie hier die Checkbox für jeden Monat aus, den Sie vor Veränderungen schützen möchten
und bestätigen Sie mit OK. Der Monatsabschluss kann auf dem gleichen Weg beliebig oft verän-
dert oder rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie den Jahresabschluss für ein Geschäftsjahr durchführen, werden evtl. vorhandene Mo-
natsabschlüsse automatisch deaktiviert. Sollte der Jahresabschluss also später einmal rückgängig
gemacht werden, lassen sich alle Monate des Jahres wieder bearbeiten.

Der Saldenvortrag
Der Saldenvortrag dient dazu, die Endsalden bestimmter Konten als Eröffnungswerte in das nach-
folgende Geschäftsjahr vorzutragen. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung betrifft dies alle
Bestandskonten (ausser Privatkonten), beim Betriebsvermögensvergleich alle Bilanzkonten. Er-
folgs-/Erfolgsrechnungs-Konten werden nicht vorgetragen, hier beginnen die Salden zum Anfang
eines jeden Geschäftsjahres bei 0.
Beim automatischen Saldenvortrag werden die Eröffnungswerte als normale Buchungen zum ers-
ten Tag des folgenden Jahres gegen die entsprechenden Saldovortragskonten erzeugt. Dieser
Vorgang ist bei ShakeHands Kontor beliebig oft wiederholbar, das Programm berücksichtigt be-
reits vorhandene Eröffnungswerte und erstellt dann entsprechende Differenzbuchungen. Da die
Eröffnungsbuchungen zunächst im Status Erfasst vorliegen, können Sie vor einer Saldenaktuali-
sierung auch die alten Buchungen löschen, damit vermeiden Sie das Anlegen mehrerer Eröff-
nungsbuchungen auf einem Konto.

Um einen Saldenvortrag für ein bestimmtes Jahr auszuführen, gehen Sie folgendermassen vor:
1 Stellen Sie sicher, dass für das Geschäftsjahr, dessen Salden Sie vortragen möchten, ein weiteres
(nachfolgendes) Jahr vorhanden ist. Der Saldenvortrag kann selbständig kein neues Geschäftsjahr
anlegen.
2 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr, dessen Sal-
den Sie vortragen möchten.
3 Klicken Sie auf den Button Wechseln, falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäfts-
jahr ist. Der Saldenvortrag ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich.
4 Klicken Sie auf den Button Saldenvortrag. Die nachfolgenden Dialoge unterscheiden sich jetzt in
Abhängigkeit von der Gewinnermittlungsart der Firma.

Saldenvortrag bei Einnahme-Überschussrechnung:


Neben einer optionalen Beleggruppe für die Eröffnungsbuchungen geben Sie hier die Gegenkon-
ten für die Saldenvorträge der Sachkonten, Debitoren und Kreditoren, sowie für Kursgewinne und
Verluste an. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt in den Kontenfunktionen, die Vorein-
stellungen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden.

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 188


5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden, das
Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt:

6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag, eine Statusmeldung informiert
Sie anschliessend über das Ergebnis.

Saldenvortrag bei Betriebsvermögensvergleich:


Zusätzlich zu den eben beschriebenen und vorhandenen Feldern finden Sie hier noch weitere Fel-
der mit den Konten für den Vortrag des Bilanzergebnisses: Den Vortrag des Umsatzsteuersaldos
sowie den Privatkontenvortrag. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt, die Voreinstellun-
gen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden.

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 189



5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden, das
Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt:

6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag, eine Statusmeldung informiert
Sie anschliessend über das Ergebnis.

Geschäftsjahr abschliessen
Beim endgültigen Abschluss eines Geschäftsjahres erfolgt zunächst ein Saldenvortrag wie im vor-
herigen Abschnitt beschrieben, danach wird das abgeschlossene Jahr für weitere Buchungen ge-
sperrt. Sie bestimmen den Zeitpunkt des definitiven Jahresabschlusses. Sie können die Buchhal-
tung auch immer im Status offen belassen, wenn Sie sicherstellen, dass keine Änderungen nach-
träglich in den Daten gemacht werden.

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 190


Um ein Geschäftsjahr endgültig abzuschliessen, gehen Sie folgendermassen vor:
1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr, das Sie ab-
schliessen möchten.
2 Klicken Sie auf den Button Wechseln, falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäfts-
jahr ist. Der Jahresabschluss ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich.
3 Klicken Sie auf den Button Jahresabschluss. Möglicherweise erhalten Sie jetzt die folgende Feh-
lermeldung:

Das Abschliessen eines Jahres ist also nur möglich, wenn alle Buchungen verbucht sind. Infor-
mationen zum endgültigen Verbuchen finden Sie im Kapitel Buchungen erfassen.
4 Die weiteren Schritte entsprechen denen beim Saldenvortrag. Wenn das Jahr erfolgreich abge-
schlossen wurde, erhalten Sie folgende Meldung:

Valutaausgleich von Fremdwährungskonten


ShakeHands Balance Beim Buchen auf ein Fremdwährungskonto mit unterschiedlichen Wechselkursen ergibt sich das
Problem, dass der Endsaldo des Kontos in Firma-Standardwährung umgerechnet nicht dem tat-
sächlichen Eröffnungssaldo in Standardwährung entspricht. ShakeHands Kontor kann diese Diffe-
renz beim Saldenvortrag automatisch ausgleichen, indem für jedes betroffene Konto eine Valuta-
Ausgleichsbuchung erzeugt wird.
Voraussetzung für den automatischen Valutaausgleich ist die korrekte Angabe der beiden Konten-
funktionen für Kurserträge und Kursverluste. Details dazu finden Sie im Abschnitt Kontenfunktio-
nen. Die entsprechenden Konten für die Standardkontenpläne lauten:

KMU Käfer

Erträge aus Kursdifferenzen 3096 4223

Aufwendungen aus Kursdifferenzen 4096 6666

Wenn ein Valutaausgleich notwendig ist, erscheint im Saldovortrags-Assistenten nach dem Best-
ätigen der Vortragskonten eine weitere Seite. Im dargestellten Beispiel wurde eine verwendete
Fremdwährungen innerhalb der Saldovortragskonten gefunden:

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 191


Tipp: Beachten Sie, dass die Kurse der kantonalen Steuerämter für die Bewertung der Fremd-
währungen zum Abschluss beiziehen i.d.R. Finden Sie im Internet. Beachten Sie weiter, dass
der Kurs auch hier reziprok erfasst werden muss.

Für diese Fremdwährungen werden die zuletzt verwendeten Kurse aufgelistet und müssen hier mit
den aktuellen Tageskursen aktualisiert werden. Das Aktualisieren erfolgt durch Doppelklick auf den
Wert und Eingabe des neuen Wertes. Wenn alle Kursangaben aktuell sind, klicken Sie auf den But-
ton Weiter.
Es erscheint eine weitere Seite mit einer Liste der berechneten Differenzen für jedes einzelne
Fremdwährungskonto:

Nach einer Prüfung der Werte klicken Sie auf Buchen. Jetzt werden die entsprechenden Kursdiffe-
renzen am letzten Tag des alten Geschäftsjahres gegen die entsprechenden Differenzkonten ge-
bucht.

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 192


Nach einer Statusmeldung erscheint die bereits bekannte Seite des Assistenten mit der Auflistung
der eigentlichen Saldenvorträge.

Tipp: Wenn Sie nur die Kursdifferenzbuchungen erstellen möchten, ohne den Saldovortrag aus-
zuführen, dann brechen Sie den Saldovortrags-Assistenten an dieser Stelle ab.

Im Anschluss können Sie sich die erzeugten Kursdifferenz-Buchungen in der Buchungsliste anse-
hen:

! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 193


Kapitel 17 Import und Export

Grundlagen
Mit Import- und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausge-
tauscht. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch:
Das Programm, welches die Daten zur Verfügung stellt, exportiert diese in eine Datei, wobei der
Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. In vielen Fällen
kann bzw. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden, dies betrifft
einerseits die enthaltenen Datenfelder (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum) und andererseits die
enthaltenen Datensätze (z.B. Lehmann, Müller und Schulz, aber nicht Friedrich und Meier). Fest-
gelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z.B. Textformat, Felder
mit Tabulator getrennt, Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt).
Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen, wo sich die zu importierende
Datei befindet, in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist. Oh-
ne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht
möglich sein. Auch muss die Art der Daten (wie z.B. Statusfelder) den Anforderungen des impor-
tierenden Programms genügen. Wenn also z.B. beim Export ein Kunde mit der Kategorie “K” und
ein Lieferant mit der Kategorie “L” versehen wird und das importierende Programm Kunden mit
einer “1” und Lieferanten mit einer “2” erwartet, dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nicht-
möglich sein bzw. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden. Und da kaufmännische Anwen-
dungen oft sehr unterschiedlich aufgebaut sind und mit komplexen internen Datenstrukturen ar-
beiten, kann dieses Problem einen Datenaustausch sehr erschweren oder auch unmöglich ma-
chen.

Importieren von Textdateien


ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit, Buchungsdaten und Konten und Anlagegüter aus
Textdateien zu importieren. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Importdatei, Trennzei-
chen, Feldreihenfolge usw. vornehmen und daraus eine Importdefinition erstellen. Beliebig viele
dieser Importdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Importvorgänge einfach
per Mausklick ausführen. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Import/Textdateien öff-
net sich das Fenster Importieren mit einer Liste der gespeicherten Importdefinitionen:

Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Importdefinitionen für bestimmte
Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet
oder gelöscht werden. Sie können eine solche Importdefinition aber duplizieren und das Duplikat
als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen.

! Kapitel 17 Import und Export! 194


Importdefinitionen anlegen
Zum Anlegen einer neuen Importdefinition klicken Sie im Fenster Importieren auf den Button
Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Importdefinitionen:

Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften:

Name
Der Name der Importdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein).

Bereich
Hiermit bestimmen Sie die Art der Importdaten, möglich sind hier Buchungen, Konten und Anla-
gegüter. Beim Import von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang
übernommen werden. Das Importieren von Anlagenbewegungen ist nicht möglich.

System
Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an, ob dies eine systemeigene Import-
definition (schreibgeschützt) ist.

Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest, welche Datei importiert werden soll und welche
Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen. Das resultierende Importergebnis
wird direkt im Vorschaubereich unten angezeigt:

Datei
Über den Button öffnen Sie direkt die gewünschte Importdatei. Die Datei wird geladen und im Vor-
schaubereich angezeigt (max. 50 Zeilen). Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Import-
definition wieder entfernen, so öffnet sich beim späteren Ausführen des Imports eine Dateiauswahl
zur Selektion der Importdatei, anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet.

Ordner
Der Ordner der gewählten Importdatei. Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importde-
finition wieder entfernen, aber hier einen Ordner angeben, so öffnet sich die Dateiauswahl beim
späteren Import im voreingestellten Ordner.

! Kapitel 17 Import und Export! 195


Trennzeichen für Felder
Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Möglich ist hier Tab, Komma oder
Semikolon.

Trennzeichen für Datensätze


Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Möglich ist hier CR, LF oder CRLF.

Text in Anführungszeichen
Hiermit legen Sie optional fest, ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind, dies ist
z.B. bei CSV-Dateien der Fall. Möglich ist hier Keine, Einfach ‘ oder Doppelt “.

Zeichensatz für
Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Importdatei festlegen, damit Umlaute und Son-
derzeichen korrekt dargestellt werden. Möglich ist hier Mac OS X, Windows und Linux.

Importieren ab Zeile
Hier legen Sie die erste tatsächliche Importzeile fest. Viele Programme exportieren z.B. in der ers-
ten Zeile die Feldnamen, in diesem Fall setzen Sie diesen Wert auf 2, um die erste Zeile zu ignorie-
ren.

Importdatei in Archivordner verschieben


Dies ist besonders nützlich, wenn Sie regelmässig Daten aus einem anderen Programm überneh-
men. Wenn z.B. eine Faktura ihre Buchungsdaten periodisch in einen bestimmten Ordner expor-
tiert, welcher für ShakeHands Kontor als Importordner definiert ist, dann entstehen hier mehrere
Importdateien. Es besteht jetzt die Gefahr, Dateien versehentlich mehrfach zu importieren. Wenn
Sie die Option Importdatei in Archivordner verschieben setzen, dann wird jede durch einen Im-
portvorgang verarbeitete Datei anschliessend in den Ordner Importarchiv verschoben und ein
mehrfacher Import damit vermieden. Das Importarchiv finden Sie an folgendem Ort:

MacOS X Benutzer/Library/ProSaldo/Importarchiv/
Windows Dokumente und Einstellungen/Benutzer/Anwendungsdaten/ProSaldo/Importarchiv/

Weiterhin existieren noch einige Einstellungen, welche von der Art der Importdaten abhängig sind:

Buchungen

Steuerautomatik
Diese Option bewirkt, dass beim Importieren von Buchungen die auf den angesprochenen Konten
eingestellte Steuerautomatik verwendet wird. Ein Steuersatz in der Importzeile wird ignoriert.

Einzeilig
Diese Option bewirkt, dass beim Import nicht versucht wird, mehrzeilige Buchungen zu erkennen.
Ein Buchungssatz wird also immer nur aus den Informationen einer Importzeile gebildet. Der Im-
port von unvollständigen Buchungen (z.B. fehlende Kontonummern) ist nur mit dieser Option mög-
lich.

Konten Vorhandene Konten aktualisieren


Hiermit veranlassen Sie, dass beim Import vorhandene Konten mit der gleichen Kontonummer mit
den Daten aus der Importzeile aktualisiert werden.
Feldzuordnungen
Wenn Sie in der Vorschauliste in einen Spaltentitel klicken (nur bei geladener Importdatei), so er-
scheint ein Popupmenu mit allen noch verfügbaren Feldern des gewählten Importbereichs. Indem
Sie hier ein Feld auswählen, ordnen Sie die jeweilige Spalte diesem Feld zu, d.h. die Daten aus der
Spalte werden in das gewählte Feld importiert. Wenn Sie eine Spalte nicht importieren möchten
oder ein Feld für die Zuordnung in einer anderen Spalte freigeben möchten, so wählen Sie Kein
Import.
Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben, können Sie die Importdefinition mit dem OK-But-
ton sichern.

! Kapitel 17 Import und Export! 196


Für die Bereiche Adressen, Artikel und Anlagen ist die Importdefinition erst in Vorbereitung. Basis-
felder sind möglich zu importieren.

Den Import durchführen


Der Datenimport in ShakeHands Kontor läuft in mehreren Schritten ab: Zuerst wählen Sie eine
passende Importdefinition aus, danach werden die Daten eingelesen und im Importfenster tabel-
larisch zur Kontrolle und Korrektur dargestellt und zuletzt in den jeweils ausgewählten Bereich
importiert.

Um einen Import durchzuführen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:


Markieren Sie die gewünschte Importdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausfüh-
ren oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Return
Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Importdefinition in der Liste.

Es öffnet sich jetzt das Fenster Import. Falls in der Importdefinition eine Datei mit Name und Ord-
ner angegeben wurde und diese Datei auch vorhanden ist, so wird sie automatisch geöffnet und
eingelesen. Ist die Datei nicht vorhanden oder nicht angegeben, so öffnet sich eine Dateiauswahl
(sofern möglich, bereits in dem voreingestellten Ordner). Hier selektieren Sie die zu importierende
Datei manuell und klicken auf den Button Öffnen. Jetzt wird die Datei eingelesen und im Fenster
dargestellt:

Sie haben hier die Möglichkeit, die Importdaten vor dem Einfügen in die Datenbank noch einmal
zu überprüfen und gegebenenfalls auch kleine Korrekturen direkt hier vorzunehmen. Die Liste ist
editierbar, nach einem Doppelklick auf eine Zelle können Sie den Inhalt (als Text) bearbeiten.
Um den Importvorgang zu starten, klicken Sie jetzt auf den Button Importieren. Ein Statusfens-
ter informiert Sie über den Fortschritt des Vorgangs, hier können Sie den Import auch jederzeit
über den Button Stopp unterbrechen. Bei einem Abbruch des Importvorgangs, oder nachdem
Fehler aufgetreten sind, befinden Sie sich wieder im Fenster Import. Alle korrekt importierten Da-
tensätze hat ShakeHands Kontor bereits aus der Liste entfernt. Sie sehen nur noch die verblei-
benden Datensätze. Bei Fehlern können Sie sich die Fehlermeldungen zu jedem einzelnen Daten-
satz ansehen, indem Sie die Zeile anklicken. Die Fehler dazu erscheinen im unteren Protokollfeld:

! Kapitel 17 Import und Export! 197


Nach einer manuellen Korrektur der Fehler können Sie den Importvorgang für die verbleibenden
Datensätze erneut starten. Diese Kaskadenbearbeitung wiederholen Sie so oft als nötig. Wenn Sie
bestimmte Zeilen nicht importieren möchten, so können Sie diese durch Abwählen der Checkbox
in der ersten Spalte vom Import ausschliessen. Mehrere markierte Zeilen lassen sich diesbezüglich
über die Befehle im Aktionsmenu auch gleichzeitig ändern.

! Kapitel 17 Import und Export! 198


Exportieren von Textdateien
ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit, Buchungen, Konten und Anlagegüter als Textdateien
zu exportieren. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Exportdatei, Trennzeichen, Feldrei-
henfolge usw. vornehmen und daraus eine Exportdefinition erstellen. Beliebig viele dieser Ex-
portdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Exportvorgänge einfach per Maus-
klick ausführen. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Export/Textdateien öffnet sich
das Fenster Exportieren mit einer Liste der gespeicherten Exportdefinitionen:

Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Exportdefinitionen für bestimmte
Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet
oder gelöscht werden. Sie können eine solche Exportdefinition aber duplizieren und das Duplikat
als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen.

Exportdefinitionen anlegen
Zum Anlegen einer neuen Exportdefinition klicken Sie im Fenster Exportieren auf den Button
Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Exportdefinitionen:

Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften:

! Kapitel 17 Import und Export! 199


Name
Der Name der Exportdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein).

Bereich
Hiermit bestimmen Sie die Art der Exportdaten, möglich sind hier Buchungen, Konten, Anlagegü-
ter, Adressen und Artikel. Beim Export von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zu-
gang und Abgang ausgegeben werden. Das Exportieren von Anlagenbewegungen ist nicht mög-
lich.

System
Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an, ob dies eine systemeigene Export-
definition (schreibgeschützt) ist.

Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest, in welche Datei exportiert werden soll und welche
Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen:

Datei
Über den Button können Sie direkt die gewünschte Exportdatei angeben. Wenn hier keine Datei
angegeben ist, so öffnet sich beim späteren Ausführen des Exports eine Dateiauswahl zur Angabe
der Exportdatei, anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet.

Ordner
Der Ordner der gewählten Exportdatei. Wenn Sie keinen Dateinamen festlegen, aber hier einen
Ordner angeben, so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Export im voreingestellten Ordner.

Trennzeichen für Felder


Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Möglich ist hier Tab, Komma oder
Semikolon.

Trennzeichen für Datensätze


Das Zeichen, mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Möglich ist hier CR, LF oder CRLF.

Text in Anführungszeichen
Hiermit legen Sie optional fest, ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind, dies ist
z.B. bei CSV-Dateien der Fall. Möglich ist hier Keine, Einfach ‘ oder Doppelt “.

Zeichensatz für
Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Exportdatei festlegen, damit Umlaute und Son-
derzeichen korrekt dargestellt werden. Möglich ist hier Mac OS X, Windows und Linux.

Feldnamen im ersten Datensatz


Mit dieser Option legen Sie fest, dass die Exportdatei in der ersten Zeile die Liste der Feldnamen
enthält. Dies ist für eine leichtere manuelle Zuordnung beim Import zu Fremdanwendungen immer
zu empfehlen. Die meisten Programme können die Feldnamen beim Import optional unterdrücken,
damit diese nicht fälschlicherweise als Datensatz interpretiert werden.

Über die beiden Listen im Bereich Exportfelder legen Sie die zu exportierenden Felder und die
Reihenfolge in der Ausgabedatei fest: Felder in der Liste Kein Export werden nicht exportiert, Fel-
der in der Liste Export werden exportiert. Sie können in den Listen ein oder mehrere Felder mar-
kieren und per Drag & Drop in die jeweils andere Liste ziehen, oder Sie drücken nach dem Mark-
ieren die Leertaste, auch das bewirkt das Verschieben der ausgewählten Felder in die jeweils an-
dere Liste.
Innerhalb der Liste Export können Sie die Felder mit der Maus verschieben und so die Reihenfol-
ge der Ausgabe beeinflussen.

Über die Einstellungen im Bereich Exportdaten können Sie die zu exportierenden Datensätze je
nach Bereich eingrenzen:

! Kapitel 17 Import und Export! 200


Buchungen
Beim Exportieren von Buchungen können Sie hier die Zeitperiode (Monat, Quartal, Jahr) und den
Buchungsstatus (Erfasst, Verbucht oder Beides) einstellen.
Konten
Beim Exportieren von Konten können Sie hier den Kontotyp (z.B. alle Bestandskonten) und inner-
halb des gewählten Typs optional noch einen Kontonummern-Bereich (z.B. 1000-2999) einstellen.
Anlagegüter, Artikel und Adressen
Hier existieren keine Auswahlkriterien, es werden alle vorhandenen Anlagegüter exportiert.

Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben, können Sie die Exportdefinition mit dem OK-But-
ton sichern.

Den Export durchführen


Um einen Export durchzuführen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Markieren Sie die gewünschte Exportdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausfüh-
ren oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Return
Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Exportdefinition in der Liste.

Falls in der Exportdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde, so wird sie auto-
matisch für diesen Export verwendet. Der Exportvorgang startet sofort, eine Fortschrittsanzeige
informiert Sie über den Verlauf des Exports.
Ist die Datei nicht angegeben, so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich, bereits in dem
voreingestellten Ordner). Hier geben Sie den Speicherort und -namen für die Exportdatei manuell
an und klicken auf den Button Sichern. Der Export wird jetzt ausgeführt.

Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU)


Das ist ein Export-Standard der sich in Europa durchsetzt und den wir unseren schweizerischen
Kunden auch anbieten. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird damit ein einmaliger Standard
gesetzt. Steuerrelevante Daten können nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüf-
barkeit digitaler Unterlagen) in digitaler Form bereitgestellt werden.
Zu denken ist an Revisionen: Bekommt ein Betriebsprüfer den Auftrag, ein Unternehmen zu prü-
fen, erhält er vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (Disketten, CDs, DVDs
etc.). Auf diesen sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten. Diese wertet
der Prüfer mit speziellen Programmen auf seinem eigenen Rechner aus.
ShakeHands Kontor enthält eine GDPdU-EU-konforme Datenschnittstelle. Diese ermöglicht es
Ihnen, in wenigen Schritten alle steuerrelevanten Daten in einem zugelassenen Format zu exportie-
ren und damit einen Datenträger für die Datenträgerüberlassung zu erzeugen. Um einen GDPdU-
Export auszuführen, gehen Sie folgendermassen vor:

1 Wechseln Sie in die entsprechende Firma, für die der Export erzeugt werden soll.
2 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Export/GDPdU (Betriebsprüfung). Es öffnet sich der
Betriebsprüfungs-Assistent, welcher die benötigten Einstellungen abfragt und im Anschluss den
Export durchführt.

! Kapitel 17 Import und Export! 201


3 Der GDPdU-Export erzeugt an dem im Assistenten ausgewählten Ort einen neuen Ordner in dieser
Form: GDPdU 2008-01-05 10-52-49. Dies bedeutet, der Export wurde z.B. am 05.01.2008 um
10:52:49 Uhr durchgeführt.
4 Diesen Ordner brennen Sie jetzt z.B. auf eine CD und übergeben diese dem Betriebsprüfer oder
Ihrem Steuerberater.

Tipp: Der GDPdU-Export kann auch verwendet werden, um Buchhaltungsdaten in einer allge-
meinen lesbaren, elektronischen und betriebssystemunabhängigen Darstellung über die vorge-
schrieben 10 Jahre zu archivieren. Alle enthaltenen Daten und Beschreibungen sind im Text-
oder XML-Format abgelegt. Zusätzlich sollten aber mindestens die Jahresabschlüsse (Bilanzen
oder EÜ-Rechnungen) in gedruckter Form ebenfalls archiviert werden.

Ein GDPdU-Export kann von ShakeHands Kontor selbst nicht mehr geöffnet oder eingelesen
werden.

! Kapitel 17 Import und Export! 202


Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte

ShakeHands Kontor bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Benutzer- und Zugriffs-
rechte. Für jeden Benutzer kann detailliert festgelegt werden, welche Firmen er überhaupt bearbei-
ten darf und welche Funktionen er innerhalb der zulässigen Firmen nutzen darf. Zudem kann jeder
Benutzer seine persönlichen Signaturdaten hinterlegen, damit kann z.B. in Auftragsformularen
neben dem Namen des Bearbeiters auch dessen direkte Telefonnummer, seine Emailadresse so-
wie ein individueller Grusstext ausgegeben werden.
Die Benutzerverwaltung erreichen Sie unter Ablage|Datei/Benutzer.

Der Administrator
Nach dem Anlegen einer neuen Datenbank erstellt das Programms automatisch den Benutzer
Administrator (Namenszeichen admin). Der Administrator hat immer alle Rechte. Der Administra-
tor kann weder dupliziert noch gelöscht werden. Nur der Administrator kann weitere Benutzer an-
legen, löschen oder Zugriffsrechte zuweisen. Alle anderen Benutzer können lediglich das eigene
Kennwort und die eigenen Signaturdaten bearbeiten.

Die Benutzerverwaltung
Je nach Bedarf wird die Zugriffsbeschränkung auf Programmfunktionen in verschiedenen Stufen
realisiert werden:

1 Es ist nur der Administrator vorhanden, aber kein Kennwort vergeben


In diesem Fall arbeiten Sie komplett ohne Zugriffsbeschränkungen als Administrator, beim Start
der Anwendung erfolgt keine Kennwortabfrage. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.

2 Es ist nur der Administrator vorhanden, und für diesen ist ein Kennwort vergeben
In diesem Fall arbeiten Sie immer als Administrator, beim Start der Anwendung erfolgt jedoch eine
Kennwortabfrage. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.

3 Es sind weitere Benutzer vorhanden


In diesem Fall erfolgt beim Start der Anwendung immer ein Benutzer-Login. Der Benutzername
(bzw. das Namenskürzel) und das Kennwort muss eingegeben werden. Der eingeloggte Benutzer
hat die vom Administrator zugewiesenen Rechte und Zugriffe.

Administrator-Kennwort vergeben
Wählen Sie hierzu den Befehl Ablage|Datei/Benutzer und öffnen Sie den Administrator per Dop-
pelklick auf den Listeneintrag:

! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 203


Die Felder Benutzername, Namenszeichen, Geschlecht, Abteilung und Funktion sind beim Admi-
nistrator nicht änderbar. Aktivieren Sie die Option Eigenes Kennwort und tragen Sie ein Kennwort
ein. Sichern Sie die Eingaben mit OK. Beim nächsten Start der Anwendung muss das neue Kenn-
wort beim Login erfasst werden.

Weitere Benutzer anlegen


Zum Anlegen weiterer Benutzer klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button Hinzufügen.
Es öffnet sich der Dialog Neuer Benutzer, tragen Sie hier auf der Seite Identifikation die entspre-
chenden Daten ein. Wenn die Benutzerdaten auch für Signaturen von Druckformularen verwendet
werden sollen, empfiehlt es sich, als Benutzernamen den jeweiligen Vor- und Zunamen einzutra-
gen, da diese Angabe auch so gedruckt wird. Das Namenszeichen kann frei gewählt werden,
muss aber eindeutig sein. Geschlecht, Abteilung und Funktion sind optional und rein informativ.

Auf der Seite Signatur kann jeder Benutzer seine Telefon-Durchwahl, seine E-Mail-Adresse sowie
einen Grußtext (Signaturtext) hinterlegen. Diese Daten stehen dann in Druckformularen zur Verfü-
gung:

! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 204


Der Benutzer-Login
Beim Programmstart und aktiviertem Benutzer-Login erscheint der folgende Dialog:

Im Feld Benutzer kann der vollständige Benutzername oder das Namenskürzel eingetragen wer-
den. Ist ein Kennwort vergeben, so muss dieses ebenfalls eingegeben werden. Arbeiten Sie mit
MacOS X, so erscheint beim Bestätigen des Login-Dialogs mit Kennwort noch die Abfrage, ob das
Kennwort im MacOS X-Schlüsselbund abgelegt werden soll:

Bestätigen Sie diese Frage mit Ja, so wird das Kennwort beim nächsten Login-Versuch mit die-
sem Benutzernamen automatisch eingetragen.
Zugriffsrechte vergeben
Wie schon erwähnt, hat der Administrator die Möglichkeit, die Zugriffsrechte der anderen Benutzer
einzuschränken. Alle Einstellungen dazu finden Sie beim Bearbeiten eines Benutzers auf der Seite
Zugriffsrechte:

! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 205


Im oberen Bereich sehen Sie eine Liste aller in der aktuellen Datenbank vorhandenen Firmen. In
der Spalte Zugriff wird der allgemeine Zugriffsstatus des Benutzers für diese Firma über ein Farb-
symbol dargestellt:

= Kein Zugriff (der Benutzer darf diese Firma nicht öffnen)


= Voller Zugriff (der Benutzer hat Vollzugriff in dieser Firma)
= Eingeschränkter Zugriff (der Benutzer darf die freigegebenen Funktionen verwenden)

Wenn Sie in der Liste eine Firma markieren, können Sie im unteren Bereich die Zugriffsrechte für
diese Firma einstellen. Beim Status Eingeschränkter Zugriff gibt es noch weitere Optionen: Den
Button Zugriffsrechte festlegen und die Eingabefelder für den zu bearbeitenden Datumsbe-
reich.

Periode für Benutzer einschränken


Bei Benutzern mit eingeschränktem Zugriff können Sie die Periode erfassen, in welcher der Benut-
zer arbeiten darf.
Wenn einem Benutzer z.B. den Zeitbereich 01.01.2009 - 31.01.2009 zugewiesen wird, darf er nur
Buchungen und Aufträge in dieser Periode erfassen und/oder bearbeiten. Auswertungen sind auch
nur über diese Periode möglich. Diese zeitliche Einschränkung ist u.a. sehr nützlich bei einer Be-
triebsprüfung. Der Revisor erhält nur Einblick in die freigegebene Periode.

Zugriff auf Programmfunktionen einschränken


Hier geben Sie die Programmzugriffe auf einzelne Module und Bereiche frei. Klicken Sie dazu nach
Auswahl der Firma auf den Button Zugriffsrechte festlegen. Es öffnet sich der folgende Dialog:

Hier können Sie einzeln für jede aufgelistete Funktion die dargestellten Rechte aktivieren oder de-
aktivieren. Möglicherweise werden hier auch Programmbereiche aufgelistet, die in Ihrer Pro-
grammversion gar nicht verfügbar sind. Der Grund dafür ist, dass die Datenbank für alle Shake-
Hands -Anwendungen identisch ist und diese Bereiche in der Datenbank immer vorhanden sind.

! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 206


Zugriffsrechte auf andere Firmen übertragen
Um die Zugriffsrechte eines Benutzers innerhalb einer Firma auf andere Firmen zu übertragen,
markieren Sie die Ausgangsfirma in der Firmenliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte
kopieren. Anschliessend markieren Sie eine oder mehrere andere Firmen und klicken auf den But-
ton Zugriffsrechte zuweisen.

Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen


Um die kompletten Zugriffsrechte eines Benutzers auf andere Benutzer zu übertragen, markieren
Sie den Benutzer in der Benutzerliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren.

Anschliessend markieren Sie einen oder mehrere andere Benutzer und klicken auf den Button Zu-
griffsrechte zuweisen.

! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 207


Kapitel 19 Support nach Mass

Nicht immer funktioniert Software so reibungslos, wie der Anwender dies erwartet. Aber auch in
diesem Fall versuchen wir Ihnen so schnell wie möglich weiterzuhelfen. Der ShakeHands-Support
erfolgt über unsere Hotline. Voraussetzung ist die vorher erfolgte Registrierung als Anwender für
das betreffende Produkt.
Bevor Sie den Support beanspruchen, versuchen Sie das Problem bitte mit Hilfe der entsprechen-
den Dokumentation zu lösen. Bitte versuchen Sie vor Kontaktaufnahme das Problem zu reprodu-
zieren und die genaue Art und Weise des Zustandekommens (unter welchen Bedingungen) zu be-
schreiben. Überlegen Sie auch, ob Sie vor Auftreten des Problems Änderungen an Ihrer Hard-
oder Softwarekonfiguration vorgenommen haben.

Support/Service Erreichbar über

Produktregistrierung/Sup- Internet: www.shakehands.com


portanfrage/Feedback Email: support-de@shakehands.com

Hotline Telefon Hotline/Fernwartung Schweiz:


0900 57 52 38 (CHF 2.50 pro Minute)
Fax Hotline Schweiz:
034 495 70 25

Technischer Support per Supportanfragen via Email verrechnen wir in Viertelstunden-


Email und Reparatur Ser- Takten. Die erste Viertelstunde ist gleich auch die Grundta-
vice xe unabhängig, ob die Anfrage weniger als eine Viertelstun-
de in Anspruch nimmt.
Falls Ihre Buchhaltung repariert werden muss und es sich
nicht um einen Programmfehler handelt, können Sie defekte
Mandanten-Daten an unsere Support-Abteilung senden.

Technischer Support per Support via Fernzugriff auf Ihren lokalen Rechner bieten
Fernzugriff wir mit Teamviewer an. Laden Sie die Zugriffssoftware ab
unserer Partnerseite (Anleitung auf unseren Webseiten
unter Support beachten) und rufen Sie uns via Hotline an
und melden Sie uns ID-Nummer und Passwort. Wir grei-
fen dann direkt auf Ihren Rechner zu. Wir rechnen über
die Hotlinegebühr ab.

Technischer Support per Für technische Probleme, die sich nicht telefonisch lösen
Vororteinsatz lassen, fordern Sie unseren Servicemitarbeiter für einen ei-
nen Vor-Ort-Service an.

Anwenderkurse Programme: ShakeHands Buchhaltungen, ShakeHands


ERP-Lösungen
Schulungsort: Bern, Yverdon
Kursdauer: 4 Stunden
Teilnehmerzahl: 2 bis 4 Personen

Einzelschulung nach Mass Programme: ShakeHands Buchhaltungen, ShakeHands


ERP-Lösungen
Schulungsort: in Ihrem Unternehmen
Kursdauer: ein halber Tag
Teilnehmerzahl: bis 4 MitarbeiterInnen

! Kapitel 19 Support! 208


Support/Service Erreichbar über

Kostenlose Dienstleistun- Handbücher: Der Einsteiger findet in unseren Anwender-


gen Handbücher handbüchern Hilfe, wie auch Wissen um die doppelte
Buchführung im kostenlosen Ratgeber ‚Buchführungs-
grundlagen. Der Profi und die Buchhalterin findet in
Checklisten und Formularhandbüchern wertvolle Tipps
und Tricks. Versuchen Sie bitte mit Hilfe der Handbücher
und Dokumentationen das Problem zu lösen. Sie sind in
allen Produkten als PDF enthalten oder unter unseren
Downloads frei verfügbar.

http://www.shakehands.com/de/download/index.html

Kostenlose Dienstleistun- FaQ: Fragen und Antworten von allgemeinen Standard-


gen FaQ auskünften finden Sie in unserer FaQ-Datenbank.

http://www.shakehands.com/de/faq/index.html

Kostenlose Dienstleistun- Forum: Für unsere Buchhaltungsprodukte führen wir ge-


gen: Forum meinsam mit Deutschland und Oesterreich ein Anwende-
rInnen-Forum. In den Bereichen Technik und Anwendun-
gen finden Sie informative Einträge und können da eigene
Fragen stellen. Der Bereich Buchhaltung und Steuern
werden wir nach Nachfrage 2011 als eigene Sektion im-
plementieren.

http://www.monkey-office.de/forum/index.php

! Kapitel 19 Support! 209