Código: P-SIG-PRO-001

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 1

Fecha: 01/09/2018

PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

VERSIÓN PAGINAS MODIFICACIONES FECHA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO

FECHA

FIRMA

Este documento ha sido elaborado para uso exclusivo de PROIECTUS, no debe ser reproducido o alterado sin autorización

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1. OBJETIVO

 Establecer lineamientos que permitan el control de la documentación relacionada al Sistema de Gestión

Integrado, asegurando que permanezca disponible y actualizada para la Organización.

2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación interna y externa del Sistema Integrado de Gestión, incluido formatos y/o registros.

3. REFERENCIAS LEGALES

 Norma Internacional ISO 9001:2015, punto 7.5 Información documentada

 Norma Internacional OHSAS 18001:2007, punto 4.4.4 y 4.4.5 Documentación y Control de Documentos
 Norma Internacional ISO 14001:2015, punto 7.5 Información documentada

4. DEFINICIONES
4.1. Documentos Internos: Documentos generados y manejados por la empresa para el SIG.
4.2. Documentos Externos: Documentos formulados por instituciones externas a la empresa y que constituyen
material útil para el SIG.
4.3. Especificación: Documento que establece requisitos.
4.4. Copia controlada: Copia del documento original que fue entregado al personal de los distintos procesos. Dichos
documentos no pueden ser editados ni modificados sin la autorización correspondiente.
4.5. Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso
4.6. Instructivo: Documento que describe detalladamente, la forma de llevar a cabo tareas específicas.
4.7. Registro: Documento que lleva evidencia de actividades realizadas o resultados
4.8. Lista Maestra de Información Documentada: Relación ordenada de los documentos del SIG. En ella está
consignados el inventario de documentos con la última versión.
4.9. Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar, mantener y el medio que
la contiene.
4.10. PETS: Procedimiento de trabajo seguro que usan los empleadores

5. RESPONSABILIDADES
5.1. Gerencia: Responsable de aprobar los documentos establecidos por los encargados de los procesos.
5.2. Responsable del SIG: Responsable de la revisión de la forma de los documentos del SIG y del procedimiento
cuando sea pertinente, control de la Lista Maestra de la información documentada, actualización de la misma
y de distribución a las áreas pertinentes.

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5.3. Responsable de área: Responsable de elaborar, implementar, actualizar documentación y/o realizar cambios
que se soliciten para la aprobación del mismo.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Estructura de la Documentación

 La información documentada debe ser redactada según el tamaño y tipo de letra indicado en el anexo 1.
 La codificación de la información documentada, tipo de sistema de gestión y tipo de documento está indicada
en el anexo 2
 La matriz de elaboración, revisión y aprobación de documento por personal Responsable está indicado en el
anexo 3
 La estructura propia de cada tipo de documentación se muestra en el anexo 4

6.2. Elaboración de la Documentación, Revisión Y Aprobación

 Para la implementación de un documento puede ser elaborado por cualquier personal de la empresa bajo la
dirección del responsable del proceso.
 Luego se requiere la revisión de la forma del documento por parte del responsable del SIG
 Concluida la elaboración de la documentación el responsable del SIG solicita la revisión y aprobación de este,
por el encargado responsable según el anexo 3.
 Para la actualización de los documentos, estos pueden ser realizados en cualquier momento que los
responsables del procesos consideren necesario.
 Los planes de contingencia, de seguridad, salud, medio ambiente y de capacitaciones son revisados y
actualizados anualmente, o cuando se requiera realizar algún cambio.
 El Responsable SIG es el encargado de registrar y solicitar las firmas de los responsables en el pie de página de
cada documento según el anexo 4.

6.3. Difusión y Distribución de la Documentación

 El responsable del SIG es el encargado de guardar la documentación en físico y virtual, además de mantener
actualizada la Lista Maestra de la Información Documentada
 El responsable SIG junto con los responsables de los procesos son los encargados de difundir la documentación
según la pertinencia del documento.
 El responsable SIG es el encargado de distribuir de manera virtual la documentación pertinente a cada área.
Además de brindar información disponible y en físico solamente de la documentación necesaria a los
trabajadores para el desempeño de sus funciones cuando el responsable del proceso lo solicite.

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 Cuando los responsables requieran copias originales de la documentación estos se controlaran debidamente
en una Lista de Distribución de Documentos Controlados asignándose un número de control y el nombre de la
persona que recibió el documento.

6.4. Control de Cambios

 Los responsables de los procesos conjuntamente con el responsable SIG son los encargados de evaluar los
riesgos que involucran los cambios en la documentación antes de ejecutar el nuevo documento. Además son
los encargados de actualizar la documentación y retirar aquella que sea obsoleta con el fin de evitar
irregularidades.
 Para realizar cambios en la documentación el responsable del proceso solicita al responsable SIG el documento
original para su modificación, luego es devuelta para su revisión y aprobación al responsable SIG.
 Cuando se realizan cambios en la documentación debe cambiarse la versión del documento y la fecha de
actualización
 Si se crean nuevos documentos se debe asignar la enumeración correlativa al documento precedente según la
Lista Maestra de Información Documentada.

6.5. Protección y Conservación de la Documentación

 El responsable SIG es el encargado de mantener la información, asegurar su disponibilidad y protección ante
cualquier daño durante el tiempo establecido para la conservación de la Información Documentada.
 El responsable SIG debe solicitar la realización del back up de la Información Documentada
 El responsable de cada proceso establece el tiempo de disposición y conservación de los registros y cuando los
considere vencidos, solicita al responsable SIG su eliminación.
 Los documentos de procedencia externa son también controlados en la Lista Maestra de Información
Documentada y el Responsable SIG es el encargado de adquirir la nueva versión cuando se requiera.

7. REGISTROS

Nombre del Registro Código Medio Responsable Tiempo de retención/

Disposición final
Lista Maestra de P-SIG-FOR-001 Electrónico Responsable SIG Indefinido / Back up
Información
Documentada
Lista de Distribución de P-SIG-FOR-002 Físico Responsable SIG Indefinido / Back up
Información
Documentada

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8. INSTRUCTIVO DE TRABAJO
No aplica

9. ANEXOS
 Anexo 1: Tipo y tamaño de Letra de Información Documentada
 Anexo 2: Codificación de la Información Documentada
 Anexo 3: Matriz de Elaboración, Revisión y Aprobación de Información Documentada
 Anexo 4: Estructura de la información documentada

ANEXO 1: TIPO Y TAMAÑO DE LETRA DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada será elaborada de acuerdo a las siguientes especificaciones:

 Idioma: español
 Interlineado: 1.5
 Márgenes de la página:
 Superior: 2.5 cm
 Inferior 2.5 cm
 Derecho: 2 cm
 Izquierda: 2 cm
 Tipo de letra: Calibri 10

ANEXO 2: CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

P - BBB - YYY ZZZ

Codificación de Tipo de Sistema Tipo de N° correlativo del documento iniciando
la empresa de Gestión documento con 001 por cada tipo de documento
P: Proiectus SIG

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ANEXO 3: MATRIZ DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE INFORMACIÓN

DOCUMENTADA

TIPO DE PROCESO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

ESTRATÉGICOS RESPONSABLE DEL PROCESO GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
OPERATIVOS Y APOYO RESPONSABLE DEL PROCESO RESPONSABLE SIG GERENTE GENERAL

ANEXO 4: ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CÓDIGO SEGÚN EL TIPO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código Tipo de Sistema

SGC Sistema de Gestión de la Calidad

SSO Seguridad y Salud Ocupacional
SGA Sistema de Gestión Ambiental
SIG Sistema Integrado de Gestión

CÓDIGO SEGÚN EL TIPO DE DOCUMENTO

Código Tipo de documento

POL Política
MAN Manual
PRO Procedimiento
INS Instructivo
FOR Formato
PLA Plan
PRG Programa
MAT Matriz
DOC Documentos varios (cartillas,
listas, otros)

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De acuerdo al tipo de documento del SGC, la estructura será la siguiente:

Contenido Manual Procedimiento Instructivo Plan Programa

A. Portada X X X X X

- Control de
X X X X X
cambios

- Niveles de X X X X X
aprobación
B. Encabezado de X X X X X
página
C. Pie de página X X X X X
D. Índice X X X X
E. Introducción (1)
F. Cumplimiento del (1)
periodo anterior.
G. Objetivo (2) (1) (1) (2) (1)
H. Recursos (3)
I. Alcance (3) (2) (2) (2)
J. Referencias legales y (4) (3)
de Otras Normas
K. Definiciones y (5) (4)
abreviaturas
L. Responsabilidades (5) (3)
M. Descripción de (6) (3)
actividades/ tareas (4)
N. Descripción (6)
O. Registros (7)

P. Instructivo (8)
Q. Anexos (7) (9) (3) (4)

A continuación se describe cada punto del contenido de la documentación:

A. Portada: Incluye el encabezado de página, el control de cambios en caso de que el documento cuente
con este, los niveles de aprobación y el pie de página.

- Control de Cambios: Describe breve y claramente, los cambios hechos en el documento.

- Niveles de Aprobación: Cargo y firma de la persona quién elabora, revisa y aprueba, el

documento así como la fecha.
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B. Encabezado de página

- Encabezado de procedimientos, manuales, instructivos, registros en letra Calibri número 10.

(3)
Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO (2) (4)
Versión
(1) (5)
Fecha

Leyenda:
(1) Logo de la Empresa.
(2) Nombre del documento.
(3) Código del documento de acuerdo al P-SIG-PRO-001 Procedimiento de Información
Documentada Anexo 2: Codificación de la Información Documentada
(4) Número de versión, de un dígito, iniciando en el 1.
(5) Fecha: Día, mes y año de la aprobación final del documento.

C. Pie de página

El pie de página empieza desde la portada del documento.

(6)

Leyenda:

(6) Control de seguridad: Todos los elementos que conforman este campo irán en letra Calibri
cursiva tamaño 8.
 A Número actual de página.
 B Número total de páginas

D. Índice: Resume los títulos y subtítulos (margen izquierdo) y la página respectiva (margen derecha)

E. Introducción: Da una breve explicación o resumen, también puede explicar algunos antecedentes que
son importantes para el posterior desarrollo del tema central.

F. Cumplimiento del Periodo anterior: Este punto aplica solo en planes de trabajo, y resume el
cumplimiento o incumplimiento de los objetivos del periodo anterior.

G. Objetivo: Describe claramente la razón de ser del documento en caso el documento sea un
procedimiento o programa, en caso de ser un plan de trabajo detalla los objetivos a lograr en el periodo,
las metas e indicadores del área.

H. Recursos: Este punto aplica solo en planes de trabajo, y resume el los recursos que se necesitan para
cumplir los objetivos del área.

I. Alcance: Señala los límites de aplicación del documento expresados en términos de actividades.

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J. Referencias legales: Indica los documentos utilizados como referencia para la elaboración de
documentos del Sistema de Gestión de Calidad estos pueden ser: Manuales, procedimientos y/o
instrucciones, normas legales y/o otras normas.

K. Definiciones: Son los términos utilizados en el procedimiento; así como las abreviaturas.

L. Responsabilidades: Responsable de la ejecución de las actividades descrita en la instrucción de trabajo.

M. Descripción: Descripción de las actividades de la instrucción de trabajo.

N. Procedimiento:

- Descripción del procedimiento: Describe las etapas del procedimiento propiamente dicho.

O. Registros: Indica los registros originados por el procedimiento, sólo si aplica. De no aplicar se colocará
la expresión “No aplica”.

P. Instructivo: Hace referencia al nombre de la instrucción de trabajo, sólo si aplica. De no aplicar se

colocará la expresión “No aplica”.

Q. Anexos: Amplían la información que se describe en el procedimiento, sirviendo de apoyo para la

realización del mismo, estos pueden ser tablas, gráficos, diagramas de flujos, formularios, etc., sólo si
aplica. De no aplicar se colocará la expresión “No aplica”.

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