1.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

LIDER DEL PROCESO: Responsable de Comunicaciones

Difundir la información de las políticas, estrategias, programas, eventos y acciones del programa, para el
OBJETIVO: establecimiento de una Comunicación eficaz que apoye la gestión administrativa y académica del programa de
estudios.

Incluye las actividades de difusión, promoción para el establecimiento de una comunicación y las actividades de
ALCANCE: evaluación de los usuarios de los diferentes servicios que ofrece el programa de estudios hasta el seguimiento y toma
de acciones de mejora del sistema del programa.

ENTRADA SALIDA
ACTIVIDADES
PROVEEDOR INSUMO ENTREGABLE USUARIO
- Rectorado 1.1. Plan Estratégico - Diseñar estrategias y definir lineamientos - Estrategias y Todas las
- Decanato 1.2. Plan Estratégico comunicativos. lineamientos unidades
- Oficina General de la Facultad - Elaborar el Plan de Comunicaciones (interna y comunicativos. del
de Relaciones 1.3. Plan Estratégico externa) del programa de estudios. - Plan de programa
públicas e de la Filial - Identificar y gestionar los peligros y riesgos Comunicación de estudios
Imagen 1.4. Plan Operativo asociados a las actividades. - Gestión del
P
Institucional Anual (Programa) - Identificar y gestionar los aspectos e impactos riesgo
- Oficina Central ambientales asociados a las actividades.
de Calidad de la
Universidad

- Oficina General 2.1. Políticas, - Gestionar y difundir políticas, estrategias y - Registros Todas las
de Relaciones estrategias y H lineamientos de comunicaciones. fotográficos unidades

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 ENTRADA SALIDA
ACTIVIDADES
PROVEEDOR INSUMO ENTREGABLE USUARIO
públicas e lineamientos - Ejecutar el plan de comunicaciones. - Notas de prensa del
Imagen comunicativos. - Gestionar la información a difundir - Actas y listas de programa
Institucional 2.2. Plan de (recolección de información interna). asistencias de estudios
- Comisión de Comunicaciones. - Divulgar eventos académicos y - Registro de
Calidad 2.3. Solicitud de administrativos hacia la comunidad interna y Recolección de
- Unidad de servicios externa. Información
Investigación suministrada por - Divulgar el quehacer de la Dirección a través - Registro de
- Unidad de las otras de productos comunicativos que permitan publicación de
responsabilidad direcciones dar a conocer la gestión y resultados de la la información.
social 2.4. Información actual Administración. - Boletines internos
- Dirección del suministrada por - Participar en iniciativas que conduzcan a la
Programa de las otras mayor integración con los medios de
estudios. direcciones. comunicación y de información, con las
- Otras unidades 2.5. Material universidades, entidades estatales,
del programa de comunicativo. organizaciones afines y demás instituciones de
estudios, de la educación universitaria.
facultad y de la - Participar en proyectos comunicativos
Universidad. universitarios de orden nacional (Redes).
- Brindar el acompañamiento a los actos
protocolarios en los que el Programa de
estudios participe.
- Diseñar y diagramar material gráfico de
carácter institucional.
- Pre-producir, producir y pos-producir material
audiovisual, radial, escrito y multimedia.

- Oficina General 3.1. Información V - Revisar y corregir el material escrito y - Informes de Estudiantes
de Relaciones suministrada por multimedia producido. avance del plan Docentes

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 ENTRADA SALIDA
ACTIVIDADES
PROVEEDOR INSUMO ENTREGABLE USUARIO
públicas e las unidades del - Verificar la información que sale a la de No
Imagen programa de comunidad en general por los diferentes comunicaciones Docentes
Institucional estudios, facultad medios de comunicación interno y externo. - Resultado y Sociedad
- Grupo de Interés y Universidad - Efectuar seguimiento trimestral al plan de análisis de la en general
- Entidades 3.2. Información comunicaciones. medición de
públicas y solicitada a las - Efectuar seguimiento y medición del proceso indicadores del
privadas. unidades del (indicadores). plan de
programa de - Aplicar instrumentos de medición (encuestas) comunicaciones.
estudios, facultad al público interno, con el fin de medir el nivel - Informe de
y Universidad de satisfacción del beneficiario y la resultado de la
efectividad de los medios de comunicación. medición de
- Difundir a los diferentes grupos de interés el indicadores del
material generada a partir de la información sistema.
interna y externa.

- Comisión de 4.1. Recepción de A - Formular acciones correctivas y de mejora, en - Acciones Unidad de

Calidad quejas, reclamos, las cuales se diseñe un plan de acción que correctivas y de Comunicación
- Auditorías sugerencias o permita dar tratamiento a las situaciones mejora. del
internas felicitaciones. presentadas en el Sistema Integral de - Proyectos programa
- Auditorías 4.2. Auditoria interna Información. financiados de estudios.
externas - Gestionar proyectos ante el Decanato o en la
Oficina Central de Comunicación.
-

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 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS MEDICION DEL PROCESO
Recursos físicos - Líder del proceso Beneficiarios: - Comunicaciones emitidas
- Equipos de oficina Responsable de la Oficina de Atención a las solicitudes y - Índice de aceptación de
- Equipos especializados para Comunicaciones. requerimientos presentados en los servicios prestados por el
la labor comunicativa. - Colaboradores materia de divulgación, Sistema Integrado de
- Audífonos Director del programa de comunicación, producción y Información
- Trípode estudios asesoría de productos
- Cámara fotográfica Comisión de Calidad impresos y audiovisuales.
- Proyector Multimedia Responsable de Investigación
- Equipos de sonido Responsable de
Responsabilidad Social Legales y reglamentarios:
Software Otros Estatuto
- Diseño y edición grafica Modelo SINEACE
- Ofimática

SEGUIMIENTO Y REGISTRO DEL PROCESO DOCUMENTOS

MONITOREO DEL PROCESO
- Encuesta de - Acta de reunión - Elaboración, revisión y
satisfacción del - Encuesta valorativa para el Comité de trabajo. evaluación de las políticas
beneficiario - Mapa de riesgos y objetivos del Sistema
- Seguimiento de - Encuesta de satisfacción de medios de comunicación Integrado de información.
indicadores del - Solicitud de difusión de actividades - Gestión del riesgo
proceso - Solicitud de actividades académicas de responsabilidad social. - Elaboración y ejecución
- Auditorías internas - Base de datos docentes. del Plan de comunicación
- Información promoción de la oferta académica. - Comunicación
- Información proyectos de investigación - Seguimiento de egresados
- Formato Nota de prensa - Quejas y Reclamos
- Solicitud y aprobación de material publicitario.
- Encuesta de evaluación del servicio prestado.
- Ofertas de movilidad académica.

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 2. FICHA TECNICA DE PROCESOS

PROVEEDORES PROPIETARIO CLIENTE

EXTERNOS: RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN EXTERNOS:
- Rectorado - Distrito
- Decanato LIMITES DEL PROCESO - Región
- Oficina General de Relaciones INICIO: Recepción de las solicitudes de difusión - Sociedad en general
públicas e Imagen Institucional
FIN: Difusión en los medios de comunicación vigente y en el
- Oficina Central de Calidad de la
Boletín semestral
Universidad
ACTIVIDADES QUE FORMAN EL PROCESO
INTERNOS: - Elaboración y revisión de la política y objetivos del sistema INTERNOS:
- Comisión de Calidad - Elaboración del plan de comunicación - Estudiantes
- Unidad de Investigación - Elaboración del mapa de riesgos - Docentes
- Unidad de responsabilidad social - Recopilación y difusión de información de las diferentes - No Docentes
- Dirección del Programa de estudios. unidades del programa. - Autoridades
- Otras unidades del programa de - Lineamientos para la comunicación interna
estudios, de la facultad y de la - Lineamientos para la comunicación externa
Universidad. - Seguimiento de la comunicación con los egresados
- Registro y seguimiento de quejas, reclamos, oportunidades
de mejora y felicitaciones
PROCESOS ENTRADA PROCESOS SALIDA PRODUCTO / SERVICIO
- Planes estratégicos Comunidad Universitaria Notas de prensa
- Formatos de registro comunicada e informada Boletines internos
de información de
las unidades del
programa.

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 ENTRADAS GESTION DOCUMENTOS APLICABLE
- Políticas, estrategias y lineamientos MISION: - Elaboración, revisión y
comunicativos. Apoyar a la gestión académica y administrativa a ser más evaluación de las
- Plan de Comunicaciones. eficiente mediante el uso de los medios de comunicación del políticas y objetivos del
- Solicitud de servicios suministrada por Sistema Integrado de Información para ofrecer servicios de Sistema Integrado de
las otras direcciones calidad a la comunidad universitaria en el contexto de la información.
- Información suministrada por las Acreditación Universitaria. - Gestión del riesgo
otras direcciones. OBJETIVOS: - Elaboración y
- Material comunicativo. Difundir la información de las políticas, estrategias, programas, ejecución del Plan de
RECURSOS eventos y acciones del programa, para el establecimiento de comunicación
- Recursos humanos (03) una Comunicación eficaz que apoye la gestión administrativa y - Comunicación
- Equipos de oficina académica del programa de estudios - Seguimiento de
- Equipos especializados para la labor INDICADORES egresados
comunicativa. - Comunicaciones emitidas - Quejas y Reclamos
- Cámara fotográfica
- Índice de aceptación de los servicios prestados por el Sistema
- Proyector Multimedia
- Equipos de sonido
Integrado de Información
- Software de Diseño y edición grafica
- Ofimática

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 3. FICHA TECNICA DEL INDICADOR

Medir el número de comunicaciones que se logran a través de

Objetivo
los medios de comunicación vigentes.
Nombre del
Comunicaciones emitidas
Indicador
Cantidad de comunicaciones emitidas por la unidad de
Definición
comunicación difundidas y publicadas.
Tipo de
Eficacia
Indicador
Nivel de
Desagregación Comunidad universitaria del Programa
Geográfica
Línea de Base o
0%
Valor Base
Valor actual 0%
Metas
Diciembre 2017 Diciembre 2018
20% 50%

N° de publicaciones efectivas en medios de comunicación vigente.

Variables de
N° de solicitudes de publicaciones en medios de conminación
Medición
vigente

N° de publicaciones efectivas en medios de comunicación

Fórmula o
vigente.
Método de
N° de solicitudes de publicaciones en medios de conminación
Cálculo
vigente

Periodicidad de
Mensual
las Mediciones
Fuente de Datos Registro de solicitudes de publicación
- Solicitud de difusión de actividades
Fuente de - Solicitud de actividades académicas de responsabilidad social.
Verificación del - Información promoción de la oferta académica.
Indicador - Información proyectos de investigación
Ofertas de movilidad académica.
Entidad
Responsable de Unidad de Comunicación
la Medición

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 Medir el Índice de aceptación de los servicios prestados por el
Objetivo
Sistema Integrado de Información.
Nombre del
Índice de aceptación de los servicios
Indicador
Nivel de aceptación de los servicios prestados por la Unidad de
Definición comunicación a la comunidad universitaria en procesos
académico-administrativos.
Tipo de
Eficacia
Indicador
Nivel de
Desagregación Comunidad universitaria del Programa
Geográfica
Línea de Base o
0%
Valor Base
Valor actual 0%
Metas
Diciembre 2017 Diciembre 2018
20% 50%

N° de usuarios satisfechos completamente.

Variables de
N° de usuarios satisfechos medianamente
Medición
N° de usuarios encuestados

Fórmula o N° de usuarios satisfechos completamente + N° de usuarios

Método de satisfechos medianamente
Cálculo N° de usuarios encuestados

Periodicidad de
Mensual
las Mediciones
Fuente de Datos Resultados de las encuesta de satisfacción de los servicios del SII
Fuente de Encuesta de evaluación del servicio prestado.
Verificación del
Indicador
Entidad
Responsable de Unidad de Comunicación
la Medición

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