GESTIÓN DE PROYECTOS I

Profesor: Romel Alvarez Llanos

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12. Gestión de las Adquisiciones

• Introducción a la Gestión de las

Adquisiciones
• Procesos de la Gestión de las
Adquisiciones
• Detalle de los Procesos de la Gestión de
las Adquisiciones

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 12. Gestión de las Adquisiciones

12. Gestión de las Adquisiciones

• Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o
resultados que necesitamos obtener fuera del equipo del proyecto
• Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos
• Es responsabilidad del equipo asegurar que todas las adquisiciones
satisfagan las necesidades del proyecto
• Si se redactan cuidadosamente los términos y condiciones de las
adquisiciones, algunos riesgos identificables del proyecto pueden evitarse,
mitigarse o transferirse a un vendedor

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 12. Gestión de las Adquisiciones

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones

12.2 Efectuar las Adquisiciones

12.3 Administrar las Adquisiciones

12.4 Cerrar las Adquisiciones

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 12. Gestión de las Adquisiciones

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones: Documentar las decisiones de compra,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores

12.2 Efectuar las Adquisiciones: obtener respuestas de los vendedores,

seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato

12.3 Administrar las Adquisiciones: gestionar las adquisiciones, monitorear la

ejecución de los contratos y efectuar, en caso sea necesario, los cambios y
correcciones pertinentes

12.4 Cerrar las Adquisiciones: completar cada adquisición para el proyecto

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 Proceso: 12.1 Planificar las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones

• Documentar las decisiones de compra, especificando la forma de hacerlo e
identificando a posibles vendedores
• Identificar qué necesidades del proyecto requieren de la adquisición de
productos, servicios o resultados
• Las decisiones tomadas durante la planificación de las adquisiciones pueden
influir en el cronograma del proyecto y están integradas con los procesos
Desarrollar el Cronograma, Estimar los Recursos de las Actividades y las
decisiones de hacer o comprar (12.1.3.3)
• La planificación de las Adquisiciones incluye la consideración de los riesgos
derivados de cada decisión de hacer o comprar

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Entradas

1. Línea Base del Alcance

– Describe la necesidad, la justificación, los requisitos y los límites actuales
para el proyecto

2. Documentación de Requisitos
– Puede incluir información importante sobre los requisitos del proyecto,
así como, requisitos con implicaciones contractuales y legales que se
tienen en cuenta al planificar las adquisiciones

3. Acuerdos para Trabajar en Equipo

– Son acuerdos legales (contractuales) entre dos o más entidades con el
propósito de formar una sociedad o consorcio

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Entradas

4. Registro de Riesgos
– Incluye información relacionada con los riesgos identificados, los
propietarios de los riesgos y las respuestas a los mismos

5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos

– Relacionados con los riesgos que consideran seguros o garantías en las
que se especifican las responsabilidades de cada parte ante riesgos

6. Requisitos de Recursos de la Actividad

7. Cronograma del Proyecto

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Entradas

8. Estimación de Costos de las Actividades

– Las estimaciones de costos realizadas durante la planificación de la
adquisición se pueden utilizar para evaluar cuán razonables son las
propuestas presentadas por los vendedores potenciales

9. Línea Base del Desempeño de Costos

– Proporciona información detallada sobre el presupuesto planificado

10. Factores Ambientales de la Empresa

– Pueden influir: condiciones del mercado, productos o servicios
disponibles en el mercado, proveedores y su reputación, requisitos
locales, entre otros

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Entradas

11. Activos de los Procesos de la Organización

– Pueden influir: políticas y procedimientos de adquisición, los tipos de
contratos que utiliza la empresa, la lista de proveedores precalificados,
entre otros

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

1. Análisis de Hacer o Comprar

– Es una técnica utilizada para determinar si un trabajo puede ser realizado
de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido a
un externo
– Se debe considerar si el personal contará con la disponibilidad requerida
y si es preferible adquirir o alquilar
– Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer
o comprar

2. Juicio de Expertos
– Se puede utilizar para desarrollar los criterios que se utilizarán para
evaluar las propuestas de los vendedores

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

3. Tipos de Contrato
– El riesgo compartido entre el comprador y el vendedor está determinado
por el tipo de contrato que puede ser:
• Contratos de precio fijo; considera establecer un precio total fijo para el producto o
servicio que se va a comprar
• Contratos de costos reembolsables; considera realizar pagos (reembolsos) al vendedor
por todos los costos reales en que incurriera para realizar el trabajo más los honorarios
que representen la ganancia del vendedor
• Contrato por tiempo y materiales; son un tipo híbrido que contiene aspectos tanto de
los contratos de costos reembolsables (puede haber un aumento de costos para el
comprador) como de los contratos de precio fijo (se especifican ciertos parámetros). Se
suele utilizar cuando se requiere apoyo externo pero no es posible establecer con
rapidez un enunciado preciso del trabajo

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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Salidas

1. Plan de Gestión de las Adquisiciones

– Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la
elaboración de los documentos de la adquisición hasta el cierre del
contrato

2. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones

– Se elabora a partir de la línea base del alcance y sólo define la parte del
alcance del proyecto que se incluirá dentro del contrato

3. Decisiones de Hacer o Comprar

– Documentan las decisiones referidas a si los productos, servicios o
resultados requeridos por el proyecto serán desarrollados internamente
o se adquirirán a un externo
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 12.1 Planificar las Adquisiciones:
Salidas

4. Documentos de la Adquisición
– Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores
– Entre los términos que se suelen utilizar para los documentos de la
adquisición tenemos el de solicitud de información (RFI), invitación a
licitación (IFB), solicitud de propuesta (RFP), solicitud de cotización (RFQ),
respuesta inicial del vendedor, entre otros

5. Criterios de Selección de Proveedores

– Los criterios de selección se suelen incluir como parte de los documentos
de solicitud de la adquisición, los mismos que se utilizan para evaluar las
propuestas de los vendedores

6. Solicitudes de Cambio
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 12. Gestión de las Adquisiciones

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones: Documentar las decisiones de compra,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores

12.2 Efectuar las Adquisiciones: obtener respuestas de los vendedores,

seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato

12.3 Administrar las Adquisiciones: gestionar las adquisiciones, monitorear la

ejecución de los contratos y efectuar, en caso sea necesario, los cambios y
correcciones pertinentes

12.4 Cerrar las Adquisiciones: completar cada adquisición para el proyecto

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 Proceso: 12.2 Efectuar las Adquisiciones

12.2 Efectuar las Adquisiciones

• Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar
un contrato

• En este proceso el equipo recibirá propuestas y aplicará los criterios de

selección a fin de identificar a los vendedores calificados y al que se le
solicitará firmar el contrato

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto

– Contiene al Plan de gestión de las adquisiciones que describe cómo se
gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la
documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato

2. Documentos de la Adquisición (12.1.3.4)

3. Criterios de Selección de Proveedores

– Pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del
proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto,
la experiencia técnica, entre otros

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Entradas

4. Lista de Vendedores Calificados

– Lista de los vendedores que han sido preseleccionados en base a sus
calificaciones y experiencia pasada

5. Propuestas de los Vendedores

– Conjunto de información que será utilizada para ´la evaluación de los
proveedores

6. Documentos del Proyecto

– Se incluye el registro de riesgos y los acuerdos contractuales
relacionados con los riesgos

7. Decisiones de Hacer o Comprar (12.1.3.3)

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Entradas

8. Acuerdos para Trabajar en Equipo

– Consiste en elaborar de manera conjunta (comprador y vendedor) un
enunciado del trabajo relativo a adquisiciones que cumpla con los
requisitos del proyecto.
– Se deben considerar los roles del comprador y del vendedor

9. Activos de los Procesos de la Organización

– Pueden influir: las listas de posibles vendedores calificados y su
experiencia pasadas

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

1. Conferencia de Licitadores
– Son reuniones con todos los posibles vendedores y compradores antes
de la presentación de ofertas o propuestas
– Se busca asegurar que todos comprendan la necesidad de adquisición

2. Técnicas de Evaluación de las Propuestas

– En adquisiciones complejas se deben revisar las propuestas de acuerdo a
los criterios previamente definidos

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

3. Estimaciones Independientes
– La organización compradora puede elegir entre preparar su propia
estimación o contratar a un estimador profesional
– Una alta diferencia en costos respecto a las propuestas de los vendedores
puede significar un enunciado de trabajo deficiente

4. Juicio de Expertos
– Puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

5. Publicidad
– Las listas de vendedores potenciales puede incrementarse si se publica el
requerimiento
– En organismos de gobierno se suele requerir la difusión pública

6. Búsqueda en Internet
– Se puede utilizar para adquirir algunos artículos de precio fijo

7. Negociación de Adquisiciones
– Las negociaciones buscan aclaran los requisitos y otros términos relativos
a las compras a fin que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de
firmar el contrato
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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Salidas

1. Vendedores Seleccionados
– Son aquellos con los que de acuerdo a los resultados de la evaluación se
puede negociar un contrato preliminar que se convertirá en el contrato
real cuando se formalice la adjudicación

2. Adjudicación del Contrato de Adquisición

– A cada vendedor seleccionado se le adjudica un contrato de adquisición
– Entre los componentes del contrato tenemos al enunciado del trabajo o
los entregables, la línea base del cronograma, los informes de
desempeño, los roles y las responsabilidades, los precios y las
condiciones de pago

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 12.2 Efectuar las Adquisiciones:
Salidas

3. Calendarios de Recursos
– Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados

4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

– Pueden actualizarse: línea base de costo, línea base del alcance, línea
base del cronograma y plan de gestión de las adquisiciones

6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

– Pueden actualizarse: documentación de requisitos, documentación
relativa a la rastreabilidad de requisitos y registro de riesgos

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 12. Gestión de las Adquisiciones

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones: Documentar las decisiones de compra,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores

12.2 Efectuar las Adquisiciones: obtener respuestas de los vendedores,

seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato

12.3 Administrar las Adquisiciones: gestionar las adquisiciones, monitorear la

ejecución de los contratos y efectuar, en caso sea necesario, los cambios y
correcciones pertinentes

12.4 Cerrar las Adquisiciones: completar cada adquisición para el proyecto

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 Proceso: 12.3 Administrar las Adquisiciones

12.3 Administrar las Adquisiciones

• Gestionar las adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y
efectuar, en caso sea necesario, los cambios y correcciones pertinentes
• Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisición
con finalidades similares
• Administrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión
financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al vendedor
• En este proceso se revisa y documenta de qué manera se está
desempeñando o se ha desempeñado un vendedor y establece acciones
correctivas cuando sean necesarias

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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Entradas

1. Documentos de la Adquisición
– Contienen registros completos para administrar los procesos de
adquisición como la adjudicación del contrato de adquisición y el
enunciado del trabajo

2. Plan para la Dirección del Proyecto

– Contiene al plan de gestión de las adquisiciones que describe cómo se
gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la
documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato

3. Contrato (12.2.3.2)

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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Entradas

4. Informes de Desempeño
– En el que se incluye documentación técnica elaborada por el vendedor y
los informes de desempeño del vendedor (qué entregables han sido
completados)

5. Solicitudes de Cambio Aprobadas

– Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los
términos y condiciones del contrato

6. Información sobre el Desempeño del Trabajo

– Incluye el grado de conformidad con las normas de calidad, los costos
incurridos o comprometidos, las facturas del vendedor pagadas, entre
otros
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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Contrato

– Define el proceso por el cual la adquisición puede ser modificada

2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones

– Identifica los éxitos o fracasos en cuanto al desempeño, el avance con
respecto al enunciado del trabajo y el incumplimiento del contrato

3. Inspecciones y Auditorías
– Pueden realizarse durante la ejecución del proyecto para verificar la
conformidad de los procesos o entregables del vendedor

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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

4. Informes de Desempeño
– Proporcionan información sobre la efectividad del vendedor en el logro
de los objetivos contractuales

5. Sistemas de Pago
– Los pagos deben ser efectuados y documentados según los términos del
contrato

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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

6. Administración de las Reclamaciones

– Se deben documentar y gestionar los cambios solicitados en los que el
comprador y vendedor no lleguen a un acuerdo
– La negociación es el mejor método para intentar solucionar las
reclamaciones, pero llegado el caso se puede optar por los
procedimientos establecidos en el contrato

7. Sistema de Gestión de Registros

– Utilizado por el Director de proyecto para gestionar la documentación y
los registros del contrato y de las adquisiciones

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 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Salidas

1. Documentación de la Adquisición
– Considera, entre otros, el contrato de adquisición, los cambios al contrato
no aprobados, las solicitudes de cambio aprobadas, la documentación
técnica e información sobre el desempeño del trabajo

2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

– Pueden actualizarse: correspondencia, cronogramas y solicitudes de
pago, documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor,
entre otros

32
 12.3 Administrar las Adquisiciones:
Salidas

3. Solicitudes de Cambio
– Se pueden generar solicitudes de cambio al plan para la dirección del
proyecto, sus planes subsidiarios, entre otros

4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

– Se pueden actualizar el plan de gestión de las adquisiciones, la línea base
del cronograma (por ejemplo si se producen retrasos)

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 12. Gestión de las Adquisiciones

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

12.1 Planificar las Adquisiciones: Documentar las decisiones de compra,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores

12.2 Efectuar las Adquisiciones: obtener respuestas de los vendedores,

seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato

12.3 Administrar las Adquisiciones: gestionar las adquisiciones, monitorear la

ejecución de los contratos y efectuar, en caso sea necesario, los cambios y
correcciones pertinentes

12.4 Cerrar las Adquisiciones: completar cada adquisición para el proyecto

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 Proceso: 12.4 Cerrar las Adquisiciones

12.4 Cerrar las Adquisiciones

• Completar cada adquisición para el proyecto

• Implica actividades como finalizar las reclamaciones abiertas, actualizar los

registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar la información para
su uso en el futuro

• La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una

adquisición que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al
incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, en la
medida que así lo contemple el contrato

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 12.4 Cerrar las Adquisiciones:
Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto (4.2.3.1)

2. Documentación de la Adquisición
– Para cerrar el contrato se recopila, clasifica y archiva toda la
documentación de la adquisición

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 12.4 Cerrar las Adquisiciones:
Herramientas y Técnicas

1. Auditorías de la Adquisición
– Son revisiones del proceso de adquisición. Desde el proceso Planificar las
Adquisiciones hasta el proceso Administrar las Adquisiciones

2. Acuerdos Negociados
– La negociación suele ser el mejor medio para llegar a acuerdos
equitativos ante controversias. Adicionalmente se puede hacer uso de la
mediación o el arbitraje

3. Sistema de Gestión de Registros (12.3.2.7)

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 12.4 Cerrar las Adquisiciones:
Salidas

1. Adquisiciones Cerradas
– El comprador debe proporcionar al vendedor una notificación formal por
escrito de que el contrato ha sido completado
– Normalmente, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se
definen en los términos y condiciones del contrato

2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

– Pueden actualizarse el archivo de la adquisición, la aceptación de los
entregables (formalmente se debe informar al vendedor que los
entregables han sido aceptados o rechazados) y la documentación sobre
lecciones aprendidas

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GESTIÓN DE PROYECTOS I

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