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ARQUIVOLOGIA

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e


que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente
ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.

Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático;


Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo.

São classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituição da instituição;


que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação;


conservação e referência:

1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.


O Arranjo de documentos arquivísticos é definido pelo DBTA (Dicionário Brasileiro de
Técnicas Arquivísticas) como “sequência de operações intelectuais e físicas que visam
à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecidos”.
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro
dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.

Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.


Série: Divisões de um Fundo Arquivístico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível.
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa
apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de
outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao
princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo
fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.
O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds,
respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.

Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas


Holandeses

Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência,


data, número, assunto e nome.
O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que
corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este
conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um
levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura
geral do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele
voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para


identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando
o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que
pode dispor um arquivo.

3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu


acondicionamento, visando impedir sua deterioração.

4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da


atividade de Referência.
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser
consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições.
Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais
usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.