MICROSOFT EXCEL

Tema N° 03:

Fórmulas en Excel 2013

3.1. Operadores Aritméticos y de Comparación

3.2. Referencias en Excel
3.3. Identificar Errores en una Formula
3.4. Auditoria de Formulas

Capacidad del Tema

1. Manipula adecuadamente los datos u tilizando formulas en

Excel 2013
 Conocimientos Previos

Edición de Hojas de Calculo

Opciones de Formatos
Validación de Datos
Hipervínculos.

Conflicto Cognitivo

 ¿Qué es una fórmula?

 ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para escribir una
fórmula en Excel?, ¿Qué categorías de fórmulas conoces?,
Qué es auditoria de fórmulas?
 ¿Qué es una referencia y qué tipos de referencias se
pueden utilizar en Microsoft Excel?

3. Fórmulas en Excel 2013

Puede realizar cálculos complejos con los datos de una hoja de cálculo utilizando las
fórmulas de Excel 2013. La biblioteca de funciones de Excel 2013 proporciona
funciones como SUMA, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear fórmulas.
Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas,
utilizando la herramienta Fórmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de una
hoja de cálculo cumplen una condición concreta, puede utilizar las fórmulas
condicionales de Excel 2013.

Crear y editar una fórmula

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de
cálculo. Una fórmula comienza con un signo igual (=).
Puede crear una fórmula sencilla usando constantes y operadores de cálculo. Por
ejemplo, la fórmula =5+2*3, multiplica dos números y, a continuación, suma un número
al resultado obtenido.

Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones matemáticas. En

el ejemplo anterior, primero se realiza la operación de multiplicación (2*3) y, a
continuación, se suma 5 al resultado obtenido.

También puede crear una fórmula usando una función. Por ejemplo, las fórmulas:

=SUMA (A1:A2)

Usan la función SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Según el tipo de
fórmula que cree, ésta podrá contener una o más de las partes que se enumeran a
continuación:

1
Funciones Una función, como PI (), empieza con un signo igual (=) y se
pueden agregar argumentos entre los paréntesis. Cada función tiene una
sintaxis de argumento específica.

Referencias de celda (o nombres) Puede referirse a los datos de otras

2
celdas de la hoja de cálculo incluyendo referencias de celda en la fórmula.

Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o usa

dicho valor en el cálculo.

3 Constantes También puede agregar constantes, como valores numéricos

(por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una fórmula.

4 Operadores Los operadores son los símbolos que se usan para especificar
el tipo de cálculo que desea que realice la fórmula. Por ejemplo, el operador
^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco)
multiplica.

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias,

operadores y constantes.
 Fórmula

Resultado

Figura 3.1. Editar una fórmula

3.1. Operadores de Cálculo de las Fórmulas

Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma,
resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (Signo más) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 3–1

Negación –1

* (Asterisco) Multiplicación 3*3

/ (Barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (Acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

 Los operadores de comparación comparan dos valores y generan el valor

lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (Mayor que) Mayor que A1>B1

< (Menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

 <= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (Distinto) Distinto de A1<>B1

El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una única
porción de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& (y comercial) Conecta o concatena dos Viento" & "norte" genera

valores para producir un "Viento norte" valor de texto continúo.

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos.

Operador

de referencia Significado Ejemplo

:(dos puntos) Operador de rango que genera una B5:B15

referencia a todas las celdas entre dos

referencias, éstas incluidas.

; (punto y coma) Operador de unión que combina varias SUMA(B5:B15;D5:D15)

referencias en una sola.

(un espacio) Operador de intersección, que genera SUMA(B5:B15 A7:D7)

una referencia a las celdas comunes a En este ejemplo,

dos referencias. la celda B7 es común

a ambos rangos.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente
 *y/ Multiplicación y división

+y– Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto

(concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

3.2. Referencias en Excel

Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas

y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas
que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA (A1; B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el
contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:

 Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la

formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las
hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de
la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Ejemplo:

A B

1 15 20

2 =A1+2 30

3 =B2+2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como copiamos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2.

Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la

derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A
 pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado
=B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Figura 3.2. Referencias relativas

 Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia

la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Ejemplo:
A B
1 15 20

2 =$A$1+2 30

3 =$A$1+2
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la
derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .
 Figura 3.3. Referencias Absolutas

 Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias,

podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Ejemplo:
A B

1 15 20

2 =$A1+2 30
3

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna

aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener
el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2
en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .

3.2.1. Utilizar la biblioteca de funciones

Si desea realizar cálculos para un gran número de celdas, crear manualmente

una fórmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho tiempo. Puede utilizar
las funciones predefinidas de Excel 2013 para realizar estos cálculos
complejos con eficacia. Las funciones son procedimientos integrados en Excel
2013 que realizan una tarea concreta, por ejemplo calcular la suma o el
promedio.

Para crear una fórmula nueva utilizando una función, haga clic en la ficha
Fórmulas y, a continuación, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Insertar función. Se abre el cuadro de diálogo Insertar función, con una lista
de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para seleccionar
una función, también puede ver la información correspondiente en el cuadro
de diálogo.

Figura 3.4. Funciones en Excel

 En la tabla siguiente se describen algunas de las funciones de la biblioteca
de funciones.

Función Descripción

SUMA Obtiene la suma de los números de las celdas especificadas

Obtiene el promedio de los números de las celdas

PROMEDIO
especificadas

CONTAR Obtiene el número de entradas de las celdas especificadas

MAX Busca el valor más grande de las celdas especificadas

MIN Busca el valor más pequeño de las celdas especificadas

3.2.2. Crear una fórmula condicional

Puede utilizar una fórmula para mostrar mensajes cuando se cumplan

ciertas condiciones para los datos. Este tipo de fórmula se denomina
fórmula condicional y utiliza la función SI. La función SI comprueba el valor
de una celda concreta para ver si cumple cierta condición y, a continuación,
muestra el mensaje que corresponda.

La función SI devuelve un valor si una condición especificada da como

resultado TRUE y otro valor si la condición devuelve el resultado FALSE.
Para crear una fórmula condicional, realice los pasos siguientes:

1. Para crear una fórmula, haga clic en una celda de la hoja de cálculo.
2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic
en Insertar función.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función seleccione SI en el campo
Seleccionar una función: y, a continuación, haga clic en Aceptar
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, especifique los
valores de los campos Prueba_lógica, Valor_si_verdadero y
Valor_si_falso que se encuentran debajo de SI.
 La función SI utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula con la función SI prueba_lógica: condición que se desea

comprobar. valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la

condición se cumple. valor_si_falso: valor que se devolverá si la

condición no se cumple.

3.3. Identificar errores en una fórmula

Al crear una fórmula, ésta podría contener errores. Una fórmula errónea
puede producir resultados incorrectos y todo análisis que se lleve a cabo
utilizando esos resultados también podría ser incorrecto. Es muy fácil
encontrar el origen de los errores de una fórmula utilizando las
herramientas de Excel 2013, por ejemplo la herramienta Evaluar fórmula.
Puede comprobar una hoja de cálculo para encontrar el origen de los
errores de varias formas, por ejemplo analizar los códigos de error y utilizar
la ventana Inspección.

a) Identificar códigos de error

Excel 2013 genera distintos códigos de error para los distintos tipos de
errores. Puede utilizar estos códigos de error para identificar el tipo de
error y el método que puede utilizar para solucionarlo.
Si una celda que contiene una fórmula errónea está activa, aparece un
botón Error con un código de error junto a ella. Puede hacer clic en la
flecha del botón Error para ver una lista de opciones. Estas opciones
proporcionan información sobre el error, por ejemplo ‘Ayuda sobre este
error’ y ‘Omitir error'. En la tabla siguiente se describen los códigos de
error más frecuentes.
MENSAJE DESCRIPCIÓN
 ###
La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay
que aumentar el ancho de la misma)

#¡DIV/0! Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vacía.

#¿NOMBRE? No se encuentra un nombre.

#N/A
Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para
devolver un resultado.

#¡NUM! Hay algún tipo de problema con un número.

#¡REF!
Se ha hecho una referencia a una celda no válida por alguna
circunstancia.

#¡VALOR! Se ha usado un parámetro u operando incorrecto.

3.4. Auditoría de Fórmulas
3.4.1. Rastrear los precedentes y las celdas dependientes de otra celda

Figura 3.5. Auditoría de Fórmulas

 Una fórmula de una celda podría utilizar los valores de otras celdas o de fórmulas
de otras celdas para realizar cálculos. Podría resultar difícil buscar el origen de un
error en este tipo de fórmulas. Para buscar el origen de errores de este tipo de
fórmulas, puede rastrear las celdas que contienen valores para la fórmula.
Las celdas a las que una fórmula de otra celda hace referencia se denominan
celdas precedentes. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =SUMA(B5,
B6), las celdas B5 y B6 son las celdas precedentes de la celda D10.
Las celdas que contienen fórmulas que utilizan los valores de otras celdas se
denominan celdas dependientes. En el ejemplo anterior, D10 es una celda
dependiente porque el valor que contiene depende de los valores de las celdas B5
y B6.
Puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para
mostrar la relación entre las celdas precedentes y las celdas dependientes. La
relación se muestra mediante una flecha de rastreo azul que va de una celda
precedente a una celda dependiente.
Para rastrear las celdas precedentes o dependientes, haga clic en la ficha Fórmulas
de la interfaz de usuario y, a continuación, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga
clic en Rastrear precedentes o en Rastrear dependientes.
Si las celdas identificadas por las flechas de rastreo no son las celdas que se deben
utilizar en la fórmula, puede ocultar las flechas y editar la fórmula para que incluya
las celdas adecuadas. Para ocultar las flechas de rastreo de una hoja de cálculo,
muestre la ficha Fórmulas y, a continuación, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga
clic en Quitar flechas.
3.4.2. Evaluar partes de una fórmula

Figura 3.6. Evaluar Fórmula

 Al crear una fórmula compleja, una parte de la fórmula podría contener un error,
con lo que la fórmula no mostrará el resultado esperado. Para identificar los errores
en una fórmula, puede examinar las distintas partes que la forman con la opción
Evaluar fórmula. En Excel 2013, la opción Evaluar fórmula está disponible en el
grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas.

Por ejemplo, para evaluar la fórmula: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUMA(G2:G5),0

haga clic en la opción Evaluar fórmula. En el cuadro de diálogo Evaluar fórmula,
puede ver la primera parte de la fórmula, PROMEDIO(F2:F5), subrayada. Se evalúa
esta parte de la fórmula y el resultado de la evaluación se muestra en cursiva.
En el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, si la parte de la fórmula subrayada es una
referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso para entrar, y verá la fórmula
en el cuadro de diálogo Evaluar fórmula. Para volver a la celda y fórmula anteriores,
haga clic en Paso a paso para salir.
Nota Si desea comprobar los errores comunes en fórmulas, puede utilizar el cuadro
de diálogo Comprobación de errores de Excel 2013. Este cuadro de diálogo se
encuentra en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. Puede usar el
cuadro de diálogo Comprobación de errores para examinar la fórmula paso a paso.
Cuando se identifica un error en una fórmula, también puede decidir ignorarlo y
pasar al error siguiente o anterior

3.4.3. Usar la ventana Inspección

Figura 3.7. Ventana Inspección

Puede controlar el valor de cualquier celda de un libro utilizando la barra de
herramientas de la ventana Inspección. Si en alguna de las fórmulas se usan
valores de celdas de otras hojas de cálculo o libros, puede fijar la inspección de la
celda que contiene la fórmula y, a continuación, cambiar los valores de las otras
celdas.
Puede desplazar o acoplar la barra de herramientas de la ventana Inspección en
cualquier lugar de la ventana de Excel. Por ejemplo, puede acoplar la barra de
herramientas en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas de la
ventana Inspección realiza el seguimiento de las propiedades de una celda. Las
propiedades de la celda son: libro, hoja de cálculo, nombre, valor y fórmula.
Para fijar la inspección en una celda, realice los pasos siguientes:
1. En la hoja de cálculo, haga clic para seleccionar la celda que desea
controlar.
2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en
Ventana Inspección.
3. Para controlar la celda, en el cuadro de diálogo Ventana Inspección, haga
clic en Agregar inspección.
4. En el cuadro de diálogo Agregar inspección, haga clic en Agregar.
Al escribir un valor en la celda, el cuadro de diálogo Ventana Inspección muestra el
resultado actualizado de la fórmula. Para quitar la celda del cuadro de diálogo
Ventana Inspección, haga clic en la celda para seleccionarla, haga clic en Eliminar
inspección y, a continuación, cierre la ventana Inspección.
 PRÁCTICA COMPLEMENTARIA

Digitar las siguientes tablas en Excel y aplicar las fórmulas que creas conveniente:
Aplicar a las tablas borde de color azul oscuro con los formatos mostrados en el
ejemplo.