C-237-2007

18 de julio de 2007

Licenciada

Doris Chen Cheang

Auditora Interna

Junta de Protección Social de San José

Estimada señora:

Con la aprobación de la señora Procuradora General, me refiero a su atento oficio N°

AI-249 de 21 de junio último, por medio del cual transcribe el acuerdo de Junta Directiva JD-
252, correspondiente al artículo IV, inciso 10 de la sesión 12-2007 de 10 de abril de 2007, por
el cual se le niega copia de la grabación de una sesión, así como se hace saber a los
funcionarios de la Institución que por ser las sesiones privadas no habrá acceso de parte de
ninguna persona a los casetes de las sesiones y sólo se comunicarán las actas firmes escritas.
Asimismo, se ordena a la Secretaria de Actas destruir los casetes de las sesiones una vez
aprobada el acta correspondiente a la sesión.

Señala Ud. que la consulta se presenta para la debida ejecución del Programa de
Trabajo de la Auditoría Interna.

Luego de hacer referencia a diversas disposiciones relativas al acta, se indica que

corresponde a esa Auditoría realizar los procesos de apertura y cierre de Libros Legales, entre
ellos el de Actas de la Junta Directiva. En ejercicio de esa facultad, ha comprobado que las
transcripciones de acta no se realizan oportunamente, por lo que tanto el Presidente como el
Secretario de Junta Directiva realizan la firma de las transcripciones de las actas incluso meses
después de realizada la sesión de Junta Directiva. Situación que puede originar dudas respecto
de la redacción de un acuerdo de la Junta y que no se cuente con elementos necesarios para
realizar la confirmación correspondiente. Con base en lo cual se consulta:

“1) ¿Son públicas o privadas las sesiones de Junta Directiva o de los órganos colegiados
dentro de una organización del sector público? Es la Auditoría Interna una persona ajena a la
Junta Directiva de su misma organización?

2) En caso de que se consideren los casetes que registran las sesiones de Junta Directiva
como documentos públicos, requiero me indique:
 ¿Si el órgano colegiado puede negar mediante un acuerdo el acceso de esas grabaciones
a la Auditoría Interna, argumentando que esas grabaciones son un auxiliar para la Secretaría
de Actas?

¿Es lícito que el Órgano Colegiado acuerde que ninguna persona tendrá acceso a los
casetes en donde se graban las reuniones de Junta Directiva?

¿Puede ordenar la destrucción de los casetes una vez que estén en firme los acuerdos
que se registran en esas grabaciones, aunque estos no estén transcritos en el libro oficial de
actas?

Pueden destruir los casetes mencionados, antes de ser firmadas las actas por los
funcionarios competentes de acuerdo con lo establecido en la Ley General de la Administración
Pública?

La destrucción de los casetes debe llevarse a cabo de conformidad con lo que establece la
Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202?

3) Legalmente, quién es el responsable dentro de la institución de custodiar dichos casetes,

algún miembro de Junta Directiva, por ejemplo la secretaria del órgano colegiado, o la
secretaria de actas, que es quien graba las sesiones o reuniones, elabora, transcribe y digita
las actas?

4) En relación con la consulta anterior, si la responsabilidad de los casetes recae en la

persona que ocupe el cargo de secretario de Junta Directiva, una vez que concluye su
nombramiento, ¿cuál es el procedimiento que se debe seguir para la custodia de los mismos?

5) Cuál es el tiempo de conservación que deben tener estos casetes?

6) ¿Existe jurisprudencia de parte de esa Procuraduría en cuanto al tiempo máximo o

mínimo que tiene la secretaria de actas para realizar las transcripciones oficiales de las actas,
en virtud del vacío de Ley al respecto, considerando que las mismas constituyen el documento
oficial en el cual se evidencian las gestiones y acciones que acuerda el máximo órgano
institucional?

7) En el eventual atraso en las transcripciones de las actas, cuáles son las consecuencias
jurídicas si los casetes que registran las sesiones de Junta Directiva se destruyen por mandato
del órgano colegiado y posteriormente se hace necesario cotejar algún acuerdo de Junta
Directiva?”.

Por oficio N° AI-289 de 12 de julio de 2007, se remitió a la Procuraduría General el

oficio N° SD-334-2007 de 5 de julio de 2007 de la Subdirección General del Archivo Nacional.

Dicho oficio responde interrogantes de la aquí consultante. Expresa el Archivo Nacional

que los casetes que registran las sesiones de las juntas directivas son documentos públicos
que poseen valor administrativo-legal, porque permite confeccionar el documento escrito.
Pueden servir para corregir los borradores de actas y corroborar si el acta formalmente
levantada y firmada presenta cuestiones de fondo que acarrean problemas legales o
administrativo. La conservación de las grabaciones por un tiempo es una garantía para que
quienes levantan o firman el acta se mantengan fieles a lo que realmente se discutió o aprobó.
La custodia de las actas escritas, grabaciones y todos los documentos en su etapa de gestión
recae en el secretario de actas. Concluido el nombramiento del responsable de la Secretaría
de Actas, el sustituto debe asumir la función y recibir mediante inventario la documentación a
su cargo. Este inventario debe ser firmado por las dos personas. Si al cese de un funcionario,
no se ha nombrado al sucesor, la administración debe asignar una persona responsable de la
custodia temporal de los documentos. El tiempo de vigencia de los casetes, al igual que
cualquier otro documento es una potestad del Comité Institucional de Selección y Eliminación
de Documentos. Si las grabaciones que registran las sesiones no están incluidas en la tabla de
plazos de conservación de documentos, lo procedente es incluirlas por medio de una
ampliación a la tabla. Si se hubieran eliminado grabaciones, se debe determinar la
responsabilidad. Concluye señalando que el artículo 36 de la Ley N° 7202 establece que será
penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la
eliminación de documentos al margen de la ley, salvo que configure un delito sancionado con
una pena mayor.

Si bien el ordenamiento jurídico garantiza el acceso a la información de naturaleza

pública, no garantiza el derecho de asistencia a las sesiones de los órganos administrativos. El
conocimiento sobre la deliberación y las decisiones que se adopten en dichas sesiones deriva
del acceso a los documentos públicos. Documentos que se someten al régimen de
conservación y eliminación que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

A.-

LA PUBLICIDAD DE LA INFORMACION NO IMPLICA ASISTENCIA A SESIONES

De la Administración Pública se exige transparencia y publicidad, a efecto de satisfacer

los imperativos que plantea el desarrollo y el absoluto respeto a los principios democráticos y a
los Derechos Fundamentales. El énfasis en estos principios es consecuencia de la necesidad
de acercar la Administración al ciudadano y, por ende, de que éste se informe y participe en la
discusión de los problemas de interés general que debe satisfacer la autoridad administrativa.
En la medida en que el Estado y los demás entes públicos actúen transparentemente,
comunicando fielmente las decisiones que se tomen y los motivos que las justifican, se
aumenta la confianza de la población en sus gobernantes y administradores, se permite una
mejor formación de opinión pública y se eliminan elementos propiciadores de la corrupción en
el sector público, así como la proveniente del sector privado hacia el sector público.

Transparencia y publicidad refuerzan la eficacia y eficiencia de las políticas públicas, al mismo

tiempo que se posibilita el control público sobre su cumplimiento efectivo y los costos en que se
incurre. La Administración debe divulgar, dar a conocer información que le es propia y propiciar
la participación de los particulares en la discusión sobre esas políticas y actuaciones.
Correlativamente, para el ciudadano el acceso a esa información constituye un Derecho
Fundamental que limita el accionar público, por lo que debe contar con mecanismos que
aseguren el acceso a esa información, permitan exigir explicaciones sobre la actuación
administrativa y garanticen la divulgación de la información de interés público.

El derecho de información comprende, necesariamente, el conocimiento de los fundamentos de

las decisiones administrativas, ya sean estas tomadas por órganos simples, ya por órganos
colegiados. Respecto de estos últimos, se plantea el acceso a la deliberación mediante la cual
se forma la voluntad del órgano colegiado. Un acceso que puede derivar de la asistencia a las
sesiones del órgano, en caso de que estas sean públicas, o bien del acceso a través de
documentos y, en particular, de aquél que registra o graba la sesión.
1.-

El principio: la privacidad de la sesión

Se consulta si las sesiones de los órganos colegiados de la Administración Pública son

privadas o públicas.

En razón de los principios de colegialidad y simultaneidad, los miembros del colegio

deben reunirse en un mismo lugar y tiempo, de manera tal que puedan deliberar a viva voz y
tomar la decisión colegiada. Se requiere la presencia simultánea de todos los miembros del
colegio en un momento y en una sede determinados. Esa reunión se conoce como sesión. Las
distintas regulaciones que en orden a esa sesión se establecen están encaminadas a permitir
la formación de la voluntad del colegio. Por ende, están dirigidas a propiciar la deliberación
para la decisión. Es por ello que el ordenamiento regula normalmente elementos como el
quórum estructural y el quórum funcional.

La sesión es la reunión del órgano colegiado. El punto es cómo es esa reunión y quiénes
pueden participar en ella.

Sobre estos puntos, dispone la Ley General de Administración Pública:

“Artículo 54.-

1. Las sesiones del órgano serán siempre privadas, pero el órgano podrá disponer,
acordándolo así por unanimidad de sus miembros presentes, que tenga acceso a ella el
público en general o bien ciertas personas, concediéndoles o no el derecho de participar en las
deliberaciones con voz pero sin voto.

2. Tendrán derecho a asistir con voz pero sin voto los representantes ejecutivos del ente, a
que pertenezca el órgano colegiado, salvo que éste disponga lo contrario.

3. Los acuerdos serán adoptados por mayoría absoluta de los miembros asistentes.
4. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que
estén presentes los dos tercios de los miembros del órgano y sea declarada la urgencia del
asunto por el voto favorable de todos ellos”.

El primer aspecto regulado es el carácter público o privado de las sesiones. Al disponer la Ley
General que las sesiones serán privadas, se sienta el principio en este ámbito. La sesión es
privada, pero nada impide y por ende no se violenta el principio de legalidad, que el órgano
colegiado decida abrir las sesiones a terceros. Interesa resaltar que, en ausencia de una
disposición legal que disponga que las sesiones serán públicas, sólo el órgano colegiado puede
disponer que lo sean. Se trata de una decisión que se ampara en el principio de
autoorganización propio del órgano. Se sigue de lo expuesto, como lógica consecuencia, que
en tanto la sesión sea privada ningún particular puede exigir la participación o asistencia en la
sesión. Como regla de principio, no existe un derecho a la asistencia a las sesiones.

El principio así establecido difiere de la solución dada por el ordenamiento para

específicos órganos colegiados, como es el caso de los concejos municipales respecto de los
cuales se establece que las sesiones son públicas. Cabría afirmar, al respecto, que en orden a
los concejos municipales el principio es la publicidad. Un principio que es consecuencia misma
del principio democrático y del carácter representativo de la función. Por ello no es de extrañar
que diversos ordenamientos prevean que los consejos locales sesionarán en forma pública. Se
considera que la publicidad de la sesión es de principio en tratándose de órganos de carácter
representativo y cuyo nombramiento es electivo. Sobre este punto, ha precisado la Sala
Constitucional:

"I.-

El desarrollo de las sesiones de las municipalidades, se fundamenta, entre otros, en el

principio tradicional de la publicidad de las mismas, que tiene como objeto principal que el
Gobierno Local entere a la comunidad de la toma de decisiones que les atañe, en el más claro
concepto del ejercicio democrático. Por ello las actas en las que se materializan las decisiones
son de interés general y a ellas tienen acceso todas las personas para revisarlas, informarse y
solicitar que se le certifiquen los asuntos en los que tenga particular interés. Si tal ocurre con
los particulares, con mayor razón debe ser amplio el acceso a ellas, de los miembros del
Gobierno Local y los representantes distritales cuyo mandato procede del artículo 172 de la
Constitución Política". Sala Constitucional, resolución N° 275-91 de 14:52 de 2 de junio de
1991.

En igual forma, ha indicado la Procuraduría General:

“De las sesiones del Concejo Municipal se establece su publicidad (artículo 41 del Código
Municipal). Lo cual significa que los interesados pueden asistir a dichas sesiones, a efecto de
conocer qué discute y decide el Concejo. De ese modo, el público se entera no sólo de la
decisión adoptada sino de los motivos que llevaron a su adopción y de las distintas posiciones
de los participantes. En ese sentido, el público tiene derecho a conocer no sólo el acuerdo que
se adopta, sino también la deliberación correspondiente.
 Ese conocimiento puede provenir de la asistencia a las sesiones puesto que estas son
públicas o bien, del acceso al acta de la sesión, en tanto esta debe ser transcripción fiel de lo
discutido y acordado. Se sigue de lo anterior que las actas son documentos de libre acceso por
parte de los ciudadanos y que, en principio, la información en ellas contenida es de interés
público”. Dictamen C-329-2004 de 12 de noviembre de 2004.

Por el contrario, en tratándose de la Administración Pública no territorial pareciera general que

el principio es el carácter privado de las sesiones. Privacidad dirigida a asegurar la libertad, la
participación e independencia de los distintos miembros del colegio, que no deben verse
presionados por la asistencia de distintos grupos interesados en la adopción de determinadas
decisiones. Se pretende, así, limitar la influencia de grupos de interés en las decisiones del
colegio. Sobre este punto, permítasenos la siguiente cita:

“… ante la falta de constitucionalización expresa de la publicidad en este ámbito, y a

diferencia de lo que ocurre en relación con los documentos administrativos, el derecho a recibir
información del art. 20.1.d) no legitima desde la Constitución a presenciar, directamente o
mediante intermediarios institucionales, las sesiones de los órganos colegiados de la
Administración.

Quiere ello decir que es necesario, en todo caso, la intermediación del legislador para que
el principio genérico de publicidad fundamente un derecho individual de acceso a esas fuentes
de información pública que son las sesiones de los órganos colegiados. Y ello parece lógico
que así sea, pues el carácter público o cerrado de las sesiones de los órganos colegiados
incide directamente sobre el principio –también constitucional- de eficacia de la acción
administrativa…”. S, FERNÁNDEZ RAMOS: El derecho de acceso a los documentos
administrativos, Marcial Pons, 1997, p. 359.

Conforme lo expuesto, en el caso de las juntas directivas de entidades descentralizadas

o de órganos desconcentrados en que una norma legal expresa no ha dispuesto que las
sesiones sean públicas, estas serán privadas.

Ergo, no existe un derecho público subjetivo de los ciudadanos a asistir y presenciar las
sesiones de los órganos colegiados respecto de los cuales no se haya establecido la publicidad
de las sesiones.

En consecuencia, a las sesiones de los órganos colegiados cuyas sesiones sean

privadas sólo pueden comparecer los miembros (que tienen el deber de asistencia), los
funcionarios cuya participación haya sido dispuesta en forma expresa por ley, o bien aquéllos
funcionarios que sean llamados a comparecer por decisión del propio órgano colegiado.

Entre estos funcionarios puede encontrarse el auditor interno. Al respecto, cabe señalar
que no existe una norma general que imponga u otorgue al auditor interno el derecho de asistir
a las sesiones de las juntas directivas de las entidades públicas. Ese derecho-deber de
asistencia tendría que derivar de una norma de rango legal que así lo establezca. Lo que no
excluye, sin embargo, que el colegio prevea la asistencia del auditor a sus sesiones. Es decir,
que convoque al auditor para que asista a las sesiones.

La posibilidad de esta comparecencia ha sido derivada por la Contraloría General del deber del
auditor interno punto, ha precisado la Sala Constitucional:

las sesiones, no sesiones.cidocumentos pes y decisiones de los bre dicha funci de asesorar al
jerarca de la Administración. Lo que presupone, obviamente, que la convocatoria tiene relación
con la competencia del auditor y, por ende, debe tener como objeto que el auditor emita un
criterio que coadyuve en la adopción de la decisión por parte de la junta directiva.
Precisamente porque se trata de una asesoría, el auditor participa en las sesiones solo con
voz, estando legalmente excluida la posibilidad de voto. Dado que la función del auditor es
asesorar, se sigue como lógica consecuencia que no puede negarse a comparecer cuando sea
convocado y que debe expresar la opinión en materias estrictamente de su competencia, sin
comprometer su independencia y objetividad para el futuro ejercicio de sus otras competencias.
En la medida en que participe en la sesión, su criterio debe hacerse constar en el acta de la
sesión.

En el oficio N° 10939 (DI-CR-425) de 2 de octubre de 2003, la Contraloría General se

refirió en extenso respecto de la asistencia de los auditores internos a las sesiones del órgano
colegiado y a comisiones administrativas, de acuerdo con Ley General de Control Interno, N°
8292 de 31 de julio de 2002. En esa ocasión, la Contraloría enfatizó que el auditor debe
comparecer cuando sea convocado por el jerarca pero también puede asistir cuando lo
considere apropiado. No obstante, esa asistencia no debe convertirse en permanente:

“a. La asistencia del Auditor Interno a las sesiones del órgano colegiado, es un deber de ese
funcionario cuando sea convocado para asesorar en materia de su competencia al jerarca del
cual depende, de conformidad con la doctrina que sustenta lo dispuesto en el artículo 22, inciso
d, de la citada LGCI. Dicha participación tiene como objetivo que el Auditor, en ese papel
esencial de asesor, aporte elementos de juicio adicionales que coadyuven a la adecuada toma
de decisiones por parte de ese órgano colegiado.

b. El Auditor Interno debe asistir a las sesiones del órgano colegiado cuando lo estime
apropiado para el cabal cumplimiento de sus funciones.

c. La actuación del Auditor en las sesiones del órgano colegiado se debe limitar estrictamente a
lo de su competencia, otorgándosele el derecho a voz pero no a voto, lo cual es acorde con la
doctrina y la técnica, por cuanto tratándose de un asesor del jerarca, su labor no debe ir más
allá de una asesoría en su campo, en garantía de la independencia que debe caracterizar el
ejercicio de su función.

d. Es necesario que conste en las actas respectivas la opinión que emita el Auditor sobre los
asuntos de su competencia que se discutan. Así también, se requiere que en los casos en que
a criterio de este funcionario y por la complejidad del asunto en discusión, necesite recabar
mayores elementos de juicio de previo a opinar, el jerarca posibilite que posponga su opinión
para una sesión posterior.

De los cuatro puntos anteriores se extraen dos conclusiones. Primera, el deber doctrinario y
legal del Auditor Interno de asesorar al jerarca cuando este lo convoque a las sesiones del
órgano colegiado o cuando requiera asistir en cumplimiento de su labor, debe ir de la mano con
condiciones que le permitan ejercer la función de asesoría adecuadamente y con
independencia, cuales son: condición de tener derecho a voz para cumplir a su vez la
condición de expresar su opinión en materia estrictamente de su competencia; condición de
que dicha opinión debe constar en actas y condición de que se posibilite al Auditor a posponer
su opinión en caso de que lo considere necesario. Segunda, la actuación del Auditor
enmarcada en las condiciones supracitadas, le permite una gestión enfocada hacia lo medular
de los asuntos con un uso más eficiente de su tiempo laboral.

Lo anterior, excepto la referencia legal (punto a.) ¾ que originalmente remitía a la Ley Orgánica
de esta Contraloría General de la República en iguales términos ¾ , está tomado del
pronunciamiento nro. 7967-96, de 04 de julio de 1996, de este órgano contralor.

Aunque la posición de esta Contraloría General de la República en la actualidad es

básicamente la misma, se va a enfatizar y ampliar sobre el concepto medular de asesoría, con
el propósito de que, a partir de lo se entienda por ella, podamos comprender si es necesaria la
presencia regular de los auditores en las sesiones del órgano colegiado. También, es
necesario partir de las dos grandes actividades que por lo general encontramos en la
organización, yuxtapuestas y coadyuvantes en la consecución de los fines de las instituciones:
la administración activa y la auditoría interna, para apreciar más claramente su papel
complementario y la necesidad de que no interfiera una con otra dada la disimilitud de sus
responsabilidades. Obviamente, esta disertación para determinar cuán regular debe ser la
asistencia de los auditores en las sesiones del órgano colegiado, no tiene mayor trascendencia
en el caso de que la presencia regular en las sesiones la exija expresamente el ordenamiento
jurídico.

(...)”.

Puesto que la asistencia del auditor a las sesiones se hace derivar de la función de asesoría,
parte importante del oficio se dedica a desentrañar el concepto de asesoría y a diferenciarla de
otras funciones como la “advertencia” o el informe de auditoría. Importa destacar que si bien es
parte de la competencia de la auditoría el dar asesoría, esta se brinda a “solicitud del jerarca”,
no oficiosamente. Además, la asesoría debe ser imparcial y no conllevar una recomendación.
En este ámbito se indica:

“De lo anterior se concluye que, aparte de las auditorías y los estudios especiales de auditoría
(fiscalización posterior) hay asuntos sobre los que la auditoría interna asesora al jerarca a su
expresa solicitud, sin que la asesoría sea vinculante para quien la solicita ¾excepto que el
ordenamiento jurídico lo establezca ¾; lo que hace es proveer elementos de juicio para la
preparación y formación de la voluntad administrativa sin introducir ningún sesgo por el que se
le señale al auditor una posible coadministración. Y esto es muy importante que no ocurra.
Cabe indicar que dicha asesoría puede brindarse en forma oral, pero de preferencia debe ser
escrita.

(….).

Asimismo, la asesoría y las advertencias que brinde la auditoría interna a la administración

deben darse sin que se comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior
de las labores propias de la actividad.

También, es de lo más importante notar que la asesoría que se presta a solicitud del jerarca no
lo es sobre un asunto indefinido; por el contrario, debe darse sobre asuntos concretos y, por
tanto, solicitarse por parte del jerarca explícitamente para casos específicos. Ello así por
cuanto, si en realidad se quiere una adecuada asesoría, el auditor debe conocer de previo y
con suficiente anticipación la materia de los asuntos sobre la que se requiere que asesore,
porque debe formar criterio, documentarse, informarse, e inclusive anticipar si el asunto es o no
de su competencia, y hacerlo ver al jerarca, o si deviene más bien en una advertencia que
remitiría por escrito.

En consecuencia, no es procedente fundamentarse en el artículo 22, inciso d, de la LGCI, para

reclamar la presencia del auditor en todas las sesiones que celebre el órgano colegiado,
aduciendo la necesidad de su asesoría, por lo dicho en el párrafo precedente y porque,
además, con esa solicitud quizás se pretenda “garantizar” el buen quehacer administrativo,
dentro de la tónica de confusión con respecto a lo que se espera de la auditoría interna o más
específicamente del auditor interno, que a fin de cuentas, como ya se explicó, en esos casos
no puede garantizar nada ni releva de responsabilidad a la administración y posiblemente lo
que consiga sea que se ponga en entredicho su independencia y objetividad. La
administración debe estar clara de sus responsabilidades y de los riesgos que implica
administrar y tomar decisiones en el sector público, así como del verdadero papel de la
auditoría interna en la organización, como fue expuesto resumidamente con las citas de la
LGCI al inicio de este oficio.

Por tanto, solicitar asesoría al auditor interno no es invitarlo o convocarlo a estar presente en
reuniones o sesiones de la administración, distrayendo así su tiempo para que permanezca
escuchando tal vez durante horas lo que se dice o delibera, a la espera de que “aparezca algún
asunto” durante la reunión o sesión para que emita su criterio”.

Se deriva de lo expuesto que la presencia del auditor en las sesiones de la junta directiva debe
ser la excepción y no la regla, salvo que la ley lo haya dispuesto. En caso de que considere que
debe asistir por el cumplimiento de sus funciones, no puede hacerlo en forma permanente y su
asistencia no puede comprometer bajo ninguna circunstancia su independencia u objetividad.
Así:

· “La asistencia ocasional del auditor interno debe ser la regla. En este caso la
asistencia lo será :

· Para ofrecer la asesoría solicitada por el jerarca, de conformidad con lo dicho sobre la
asesoría en general.

· Para justificar apropiadamente que la asesoría solicitada lo fue de un asunto que no es

materia de su competencia.

· Para explicitar una advertencia, ya que en eso devino la asesoría solicitada.

· Para el cabal cumplimiento de sus funciones; verbigracia, dar a conocer un informe,

para ampliar sobre él, o para hacer alguna advertencia.

Además, el auditor debe solicitar que conste en actas lo dicho por él durante su participación.
Asimismo, está facultado a retirarse cuando el asunto por el cual asistió a la sesión ya fue
ventilado”.
Es de advertir, además, que en las Directrices Generales relativas al Reglamento de
Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público, oficio D-2-2006-
CO-DFOE-DAGJ de la Contraloría General de la República, en el capítulo de “Formulación,
aprobación y promulgación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría
interna”, se dispone:

“Que la participación permanente del auditor interno en las sesiones o reuniones del jerarca no
debe ser la regla, salvo que la ley así lo establezca; también debe considerarse que cuando se
requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su
responsabilidad de asesor según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría
General al respecto.

· El auditor y su personal no deben ser parte de grupos de trabajo o comisiones que

ejerzan función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite el jerarca, se debe
tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos
de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Lo anterior, en resguardo de la
independencia y objetividad de la auditoría interna”.

Lo que reafirma que, salvo que la norma legal así lo establezca, el auditor no debe asistir
permanentemente a las sesiones del órgano colegiado y que cuando se solicite su presencia
debe ser a título de asesor. El ejercicio de las otras funciones propias de la auditoría interna
puede determinar que ocasionalmente el Auditor Interno deba asistir a las sesiones del órgano
colegiado, aun cuando no haya sido convocado para ello. Se entiende, sin embargo, que debe
comunicar al órgano su interés en ser recibido, ya sea para efectos de explicar sus informes,
porque debe hacer advertencias o bien, para ampliar su asesoría.

Se desprende de lo anterior que no puede identificarse función de auditoría y, por ende, control
interno, con asistencia a las sesiones. Por regla de principio, la auditoría no implica asistencia a
sesiones.

La Administración Pública se rige por el principio de publicidad, lo que obliga a

plantearse cómo se conforma el carácter privado de la sesión con dicho principio.

2.-

La publicidad de la información administrativa

La Auditoría Interna plantea una serie de consultas partiendo de la publicidad de los

casetes que graban las sesiones de junta directiva.
 El principio de publicidad de la actuación pública implica el acceso a dicha actuación, lo
que se plasma fundamentalmente en el principio de publicidad de la información de interés
público. Para el ciudadano, la publicidad de la actuación administrativa determina el derecho
fundamental al acceso a la información y documentos públicos, establecido en el artículo 30 de
la Constitución Política. Y a través de ello el control de la actuación administrativa.

El derecho de acceso a la información es considerado uno de los principios fundamentales del

Estado Social de Derecho, en cuanto posibilita la participación de los ciudadanos en la toma de
decisiones políticas. El principio es que la información constando en la Administración Pública
es pública, en tanto no esté protegida por la reserva establecida en el artículo 24 constitucional
o se trate de un secreto de Estado (Sala Constitucional, resolución N° 7885 -2002 de 14:45 hrs.
de 20 de agosto de 2000).

La Sala Constitucional cataloga el derecho a la información como un:

· Derecho social, en tanto posibilita que el ciudadano “tome parte activa en las
tareas públicas y pueda así participar en la toma de decisiones que afectan a la colectividad”.

· Un derecho humano: “un derecho humano inalienable e indispensable en la

medida en que se parte de que información significa participación”.

· Un derecho público que permite el control de la Administración Pública.

El derecho consiste en el acceso a la información pública, de manera que el ciudadano pueda

imponerse de la información que concierne a los organismos públicos o que consta en estos en
el tanto la información sea pública:

“El derecho fundamental que así se consagra tiene como objeto el derecho de información y,
por ende, de comunicación de todo aquel asunto que sea de interés público. Es, entonces,
comprensivo de todo documento público o de cualquier otra información que conste en las
oficinas públicas, a condición de que en su divulgación haya un interés público. Sala
Constitucional, resolución Nº 928-91 de las 14:54 horas del 14 de mayo de 1991.

El Derecho a la Información no garantiza un “acceso irrestricto a las instalaciones

físicas de las dependencias u oficinas administrativas porque ello “sería inútil e insuficiente
para lograr el fin de tener administrados informados y conocedores de la gestión
administrativa”. Consecuentemente, el derecho no necesariamente se viola porque se restrinja
el acceso a las instalaciones físicas de un organismo. Lo que implicaría que tampoco se viola
porque no se permita el ingreso al salón de sesiones de un órgano colegiado, cuando estas
sesiones no son públicas en los términos antes indicados.
Se trata, entonces, del derecho a:

“… acceder cualquier información en poder de los respectivos entes y órganos públicos,

independientemente, de su soporte, sea documental –expedientes, registros, archivos,
ficheros-, electrónico o informático –bases de datos, expedientes electrónicos, ficheros
automatizados, disquetes, discos compactos-, audiovisual, magnetofónico, etc”. Sala
Constitucional, 136-2003 de 15: 22 hrs. de 15 de enero de 2000, reafirmada por la N° 2120-
2003 de 13:30 hrs. de 14 de marzo de 2003.

Esta diferenciación que hace la Sala Constitucional respecto del derecho de acceder a
las instalaciones físicas de la Administración y el derecho de acceder a los documentos
públicos tiene incidencia en el punto objeto de consulta.

Conforme lo expuesto, no existe un derecho de acceder a las reuniones de las juntas

directivas de los entes públicos, excepto si el legislador determina que la sesión es pública.
Empero, la persona tiene derecho a obtener información de esa sesión y, por ende, de lo allí
deliberado y decidido. Esa información es de carácter público. El punto es cómo se tiene
acceso a esa información si la persona no puede asistir a la sesión.

En el tanto en que la información sea de interés público y quede incorporada en un

documento, que pueda considerarse de carácter público cualquier persona tendrá acceso a esa
información y, por ende, al documento que la contenga.

Normalmente, ese documento es el acta de las sesiones. Pero no puede descartarse

que la sesión sea grabada o registrada por algún medio: casete, cámara de video, etc. Ese
medio por el cual se registra la sesión es considerado un documento. En efecto, el casete o
medio que registra tiene como objeto representar o declarar algo. En esa medida, cabe
considerarlo un documento. Este es “todo objeto mueble que tenga carácter representativo o
declarativo” (artículo 368 del Código Procesal Civil).

El punto es si el casete puede ser documento público. Para que haya documento público se
requiere que haya sido extendido o redactado por un funcionario público. Por otra parte, un
documento se considera extendido o redactado por un funcionario público cuando este lo hace
en ejercicio de sus funciones públicas, lo cual viene marcado por la expresión "dentro del límite
de sus atribuciones":

“Son documentos públicos todos aquéllos que hayan sido redactados o extendidos por
funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones.
Las fotocopias de los documentos originales tendrán el carácter que este artículo establece, si
el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de los
originales, y cancela las especies fiscales de ley.

Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro
documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter”. Artículo 369 del Código Procesal
Civil.

El documento público puede ser entonces cualquier medio que represente o declare algo, lo
que implica que el particular tiene derecho de acceso a esos nuevos medios contentivos de
información pública. Por ende, discos o disquetes (documento continente) de las computadoras
de los entes públicos (C-003-2003 de 14 de enero 2003).

La condición de documento público del casete que graba una sesión de una junta
directiva es un documento público ha sido reconocido la Sala Constitucional:

“De la petición concreta que planteó el recurrente resulta que, en efecto, lo que solicitó fue que
se le certificara copia del borrador del acta de la sesión ordinaria número 21 del 23 de julio del
2003 o en su defecto fotocopia certificada del libro de actas en la cual se asentó, así como una
reproducción del casete o casetes de dicha sesión (petición visible a folio 3) y lo que se le
proveyó fue una reproducción del acta de la sesión ordinaria 21-2003 de 23 de julio del 2003 y
respecto de los casetes se le informó que su contenido no corresponde a documentos oficiales
a disposición del público, por lo que en cuanto a este punto se rechazó su solicitud (oficio CTP-
SE-03-2003 visible folio 8). Es claro, a partir de lo dicho, que, ciertamente, lo provisto no se
corresponde con lo solicitado. En cuanto a este último aspecto, que se sugiere por el
informante no corresponde a documentos oficiales a disposición del público, no se precisó que
se trate de información de carácter personal que garantiza el derecho a la intimidad (art. 24 de
la Constitución Política) o un secreto de Estado (art. 30). Por lo que, la negativa le ha
significado al agraviado una lesión a su derecho de petición. La Sala estima que la
información solicitada, es de acceso del público, pues, no puede ver, de los puntos
concretos que la motivan, datos íntimos, sensibles o nominativos que deriven un detrimento de
la esfera de intimidad intangible que supone una intromisión o injerencia externa e
inconstitucional (RSC N.° 2003-00136, 15:22 horas del 15 de enero 2003), ya que ha surgido
del ejercicio de la función pública. Se trata, más bien, de una información que se constituye en
información indispensable para que los ciudadanos puedan ejercer su participación en las
tareas públicas, que es un derecho público y subjetivo. (RSC N.° 2002-03074, 15:24 horas; 2
de abril, 2002). Lo mismo debe decirse respecto de la restante información que no fue proveída
en los términos que se solicitó. De ahí, que proceda estimar el amparo solicitado por una
vulneración de los derechos que reclama con sus consecuencias". resolución N° 3185-2004 de
11:20 hrs. de 26 de marzo de 2004. La cursiva y negrilla no es del original.

En igual forma, la Procuraduría ha considerado que los casetes de grabación de las sesiones
no son solo instrumentos de ayuda para la confección del acta, sino que constituyen
documentos públicos. En general, la grabación de una sesión de un órgano colegiado es un
documento público, ya sea que se haga por medio de grabadora o de equipo de video. Por
ende, los interesados pueden solicitar copia de los casetes correspondientes. Cf.
dictámenes C-018-1999 de 26 de enero de 1999, C-145-2004 de 14 de mayo de 2004 y C-329-
2004 de 12 de noviembre de 2004.
En el primero de dichos dictámenes, C-018-1999, indicamos:

“Como se ve, la importancia del acta deriva de su papel demostrativo de las consideraciones
realizadas en la deliberación del órgano colegiado. A pesar de ello, por conformar
estructuralmente el acto complejo -unión de voluntades- que fundamenta, el acta no tiene tan
sólo un carácter meramente ad probationem, sino que se le otorga el indicado carácter ad
substantiam.

El sentido de esta última condición jurídica, nace de la necesidad de que toda decisión
administrativa deba contar con una previa y expresa motivación, en este caso, la de los
componentes del órgano colegiado que por mayoría conducen la voluntad administrativa hacia
determinado sentido.

Si se comprende lo anterior, para el destinatario de esa decisión, que le es eventualmente

lesiva, conocer los extremos sobre los cuales se ha dictado el acto de interés, es un aspecto de
indudable importancia para el ejercicio de su derecho de defensa.

Conocer los motivos de una decisión de la Administración facilita el ejercicio de acciones

impugnatorias, mejora la posibilidad de formular una defensa del derecho afectado y en
general, da acceso a la información pertinente y necesaria para conocer en su totalidad, la
decisión tomada.

De ahí que limitar el acceso a las grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados no
podría ser lícito ni razonable, en el tanto tendrá, en general, la misma información que
acreditan las actas, ampliándose tan sólo en cuanto a los detalles de la deliberación que, por
razones materiales, ha sido descrita tan sólo en sus líneas generales por el acta.

Debe hacerse notar, sin embargo, que dicho acceso será autorizado únicamente en el
momento en que sea aprobada el acta de la sesión correspondiente y se de eficacia a lo ahí
deliberado, dado que, sin dicha ratificación, entendida como condición suspensiva de la
eficacia de lo deliberado, no se trata de un acto colegial eficaz.

Así, sin la aprobación del acta carece de interés que se acceda a lo deliberado, por tratarse tan
sólo de un acto preparatorio del final, al cual es de aplicación la regla del artículo 273 inciso 2)
de la Ley General de la Administración Pública, para el que, el acceso a los "proyectos de
resolución" ha de impedirse.

II.-

CONCLUSIONES

Con fundamento en todo lo expuesto, esta Procuraduría concluye lo siguiente:

1.-

Que las grabaciones de sesiones de Junta Directiva y Asambleas Generales del Colegio de
Contadores Privados son, en principio, públicas, en virtud de lo cual son accesibles a los
interesados.
2.-

El acceso a esas grabaciones se encuentra únicamente limitado a los supuestos previstos por
el artículo 30 de la Constitución Política y a los establecidos por el artículo 273 de la Ley
General de la Administración Pública”.

En el C-329-2004 manifestamos:

“Se desprende de lo transcrito que, dentro de la legislación costarricense, los casetes son
documentos. Pueden ser documentos privados o bien públicos. No puede existir duda, por
demás, que en el tanto en que el casete registre las sesiones de un órgano colegiado y el
registro lo haga un funcionario público en el cumplimiento de sus funciones, dicho documento
será público para efectos de su divulgación. Por demás, si la sesión del órgano es pública, la
Administración no puede pretender mantener en secreto el contenido de las deliberaciones y el
registro mismo de éstas. Consecuentemente, la Administración no podría negarse a suministrar
copia de dicho casete o en su caso, negarse a que un tercero también registre en casete las
sesiones del órgano colegiado, las cuales son públicas”.

De este dictamen rescatamos la condición de documento del casete, su carácter público en

tanto registre las sesiones del órgano colegiado y ese registro se haga como parte del
funcionamiento del órgano. Aspectos que son intrínsecos al casete, independientemente de
que la sesión sea pública o privada. Por consiguiente, si el casete registra la sesión del órgano
colegiado, este no podría negarse a suministrar copia del mismo. Empero, si la sesión es
privada no podría existir otro registro que no sea el oficial.

Como documento, al casete le resulta aplicable también la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, cuyo artículo 10 preceptúa:

“Artículo 10.-

Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las
instituciones a las que se refiere el artículo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos
declarados secreto de Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de
treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para investigaciones de carácter
científico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros derechos
constitucionales”.

Ergo, si el casete ha sido producido (en el sentido de grabación) en una institución pública, la
Junta de Protección Social lo es, debe garantizarse el libre acceso por parte del público. En ese
sentido, cualquier persona interesada puede solicitar una copia del casete que grabe las
sesiones de su junta directiva.
Un libre acceso que reafirma el ordenamiento en tratándose del auditor interno de la institución.
El auditor interno es parte del sistema de control interno de los organismos sujetos a la Ley
General de Control Interno. Para el ejercicio de sus funciones, la Ley garantiza al auditor
interno el acceso tanto a documentos e información pública como a documentos privados (el
supuesto es la gestión privada de fondos públicos o de origen público). Dispone en lo que aquí
interesa el artículo 33 de la citada Ley:

"Potestades. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría

interna tendrán, las siguientes potestades:

a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas
bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como
de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes
públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a
otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder,
para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los
archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u
otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se
requieran.

b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos
de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo
razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia.
En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o
custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

(…)".

La facultad de acceso a la información es amplia. De ella se predica que es "en cualquier

momento". El acceso es a todo tipo de documentación, incluida la electrónica. Puesto que no
se define qué es documento, debe estarse a la definición del artículo 368 del Código Procesal
Civil antes transcrita. Por consiguiente, el libre acceso en cualquier momento bien puede
concernir un casete que registre las sesiones la junta directiva. Obsérvese que aún cuando
se considerara que el casete no es un documento, que no es el caso en nuestro medio, el
Auditor podría tener acceso al mismo puesto que se trata de una "fuente de información
relacionada con su actividad".

En este orden de ideas, interesa recordar que en resolución N° 6723-2002 de 14:30 hrs.
de 9 de julio de 2002, la Sala Constitucional se pronunció sobre un recurso de amparo,
interpuesto por un directivo de un ente autónomo, por la negativa de suministro de la copia de
los casetes en que se grabó una sesión, suministro considerado indispensable para el
cumplimiento de sus funciones. La Sala recuerda al recurrido que toda la actividad del servidor
público es de interés público, en virtud de que el desempeño de sus funciones está
encaminado primordialmente a la satisfacción de ese interés. Agregándose que por medio de
un acuerdo de Junta Directiva no se puede limitar al amparado el acceso a la información que
requiere:
“Si al amparado se le encomendó tutelar ese interés público como Director de un órgano de la
Administración, no brindarle oportunamente la información que requiera para ejercer el control
sobre los actos dispositivos tomados por el órgano del que forma parte, constituye una
violación a sus derechos fundamentales. Por lo demás, el que se le haya dado parte de la
información al petente no enerva el amparo, pues como no se acreditó que se le haya
entregado la totalidad de la información requerida, no podría hablarse de satisfacción. Por lo
expuesto, el recurso debe estimarse, como en efecto se hace”

Criterio que resulta aplicable respecto del Auditor Interno, a quien le compete controlar
la actividad de la entidad y, por ende, de su junta directiva. Una negativa de información puede
obstaculizar el cumplimiento de las funciones de auditoría y, por esa vía, afectar el interés
público presente en el sistema de control interno. Por consiguiente, cabe afirmar que el Auditor
está facultado para solicitar los casetes que graban las sesiones secretas de la junta directiva
y esta está en el deber de suministrárselos.

B.-

LA CONSERVACION DEL ACTA DE LA SESIÓN

Partiendo de que los casetes que registran las sesiones de la junta directiva son
documentos públicos, la Auditoría plantea una serie de interrogantes. Algunas de estas
conciernen la transcripción del acta de la sesión y su conservación, a lo cual nos referiremos en
forma previa a analizar el régimen jurídico propio del casete como documento público.

1.-

El levantamiento del acta

De cada sesión que celebra un órgano colegiado debe producirse un acta, documento
que contendrá los elementos esenciales de lo acontecido en la sesión. Dispone nuestra Ley
General de la Administración Pública, en lo conducente:

"Artículo 56.-

1. De cada sesión se levantará una acta, que contendrá la indicación de las personas
asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos
principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los
acuerdos.
2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación
carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los
miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los
miembros del Colegio.

3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho
constar su voto disidente".

"Artículo 57.-

1. Los miembros del órgano colegiado podrán hacer constar en el acta su voto contrario al
acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las
responsabilidades que, en su caso, pudiera derivarse de los acuerdos".

El acta es el documento que contiene los acuerdos a que ha llegado el órgano

colegiado en sus sesiones, así como los motivos que llevaron a su adopción y cómo se llegó a
ese acuerdo (puntos principales de la deliberación, forma y resultado de la votación). Lo que
significa que el acta no tiene que reflejar el contenido exacto y total de toda la deliberación y,
por ende, el acta no recoge la literalidad de las distintas intervenciones. En ese sentido, debe
ser claro que el acta no es una transcripción de la grabación o registro de la sesión.

No obstante, dado que la ley impone el levantar el acta y señala los elementos que debe
contener (indicaciones relativas a las personas que han intervenido, las circunstancias de lugar
y tiempo en que se reunió el Colegio, a los puntos principales que se discutieron en la sesión,
etc), cabe considerarla como una formalidad esencial, un requisito ad solemnitatem (J. A.
GARCÏA TREVIJANO, op. cit. p. 489), cuya aprobación determina la eficacia de los acuerdos
adoptados, como lo ha puesto de manifiesto la Procuraduría en anteriores dictámenes. Así, en
el dictamen C-043-99 de 22 de febrero de 1999 indicamos que el acta es un instrumento que
permite controlar el respeto de las reglas legales relativas al funcionamiento del órgano
colegiado, como lo son las que conciernen su regular constitución o las mayorías exigidas para
adoptar válidamente sus acuerdos. En igual forma, en el dictamen C-094-99 del 20 de mayo
de 1999 se enfatizó en el acta como formalidad ad substantiam y no solo como ad
probationem.

El acta es una formalidad substancial y un documento íntegro cuya redacción es el término de

un proceso de elaboración de actos administrativos de los cuales da cuenta. Puede reseñar
uno o varios, dependiendo de los acuerdos que fueron aprobados en la sesión que documenta,
pero no se divide ni se confunde con esos acuerdos.

Ese documento debe ser levantado por el secretario del órgano colegiado, artículo 50 de la Ley
General de la Administración Pública. Además, está sujeto a aprobación. Cabe recordar que la
aprobación del acta tiene como objeto permitir a los miembros que participaron en la
deliberación del órgano dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión. El acta
prueba que se realizó la sesión y el debate que en ella se produjo (Sala Constitucional, N°
3220-2000 de 10:30 hrs. del 18 de abril de 2000). Y esa certeza se da respecto de un
documento que puede contener diversos acuerdos administrativos.

De acuerdo con el artículo 56.2 de la Ley General de la Administración Publica, las

actas deben ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente. Lo que significa que para dicha
sesión debe haber sido levantada el acta. Si no fuera así, no podría someterse a aprobación y
consecuentemente, no podrían adquirir firmeza los acuerdos y, por ende, se entrabaría el
funcionamiento del órgano. Nuestro ordenamiento no prevé que dicha firmeza pueda obtenerse
de una simple certificación de los acuerdos concretos adoptados. Es esa acta levantada la que
debe ser firmada por el presidente, secretario y quienes hubieren hecho constar su voto
disidente,

Como se indicó, el acta debe ser aprobada por los miembros que estuvieron presentes
en la sesión correspondiente. A través de la aprobación, el órgano colegiado determina la
conformidad del acta con la deliberación y decisión adoptada en la sesión. Y esa conformidad
es determinada por quienes, al haber asistido a la sesión, han adquirido directamente los
elementos de juicios necesarios para dar veracidad del acta y su contenido. Con la aprobación,
los participantes expresan que el acta recoge fielmente lo discutido y aprobado, la exactitud de
lo documentado con lo sucedido realmente. Cabe recalcar, en ese sentido, que la aprobación
no tiende a dar funcionalidad al órgano, sino ante todo certeza en relación con lo deliberado y
decidido: qué opiniones se han vertido, cómo fue la votación, por ejemplo.

Permítasenos al efecto la siguiente cita:

“Así pues, la aprobación de las actas tiene un alcance meramente declarativo que responde a
la necesidad de que el propio órgano supervise una actividad que, por exigencia de eficacia,
corresponde realizar a una sola persona con arreglo a su criterio personal –el Secretario con el
visto bueno del Presidente-, actividad de control que se encuentra perfectamente justificada en
la medida que la versión de los acuerdos que se contenga en el acta goza de una especial
eficacia al ser la única que se refleja fehacientemente. En consecuencia, esta aplicación del
principio mayoritario sobre asuntos ya decididos por el órgano pretende impedir que se
consoliden interpretaciones de los acuerdos adoptados que no concuerden con la realidad de
lo ocurrido en la correspondiente sesión a través del contraste con el criterio de quienes
estuvieron presentes, sin que puedan realizarse adiciones de ningún tipo que no respondan a
lo allí acontecido. En todo caso, la aprobación del acta no supone la consolidación de los
extremos en ella reflejados, por lo que su alcance se limita a un instrumento de prueba
especialmente cualificado pero susceptible de ser desplazado si se demuestra
fehacientemente su incorrección mediante otro más consistente, debiéndose proceder en este
caso a la reparación de los daños causados como consecuencia de esta irregularidad”. J,
VALERO TORRIJOS: Los órganos colegiados. Análisis histórico de la colegialidad en la
organización pública española y régimen jurídico-administrativo vigente, Centro de
Estudios Políticos y Constitucionales. INAP, Madrid, 2002, pp. 610-611.

Aprobada y firmada el acta, se plantea el problema de su conservación. El acta como

documento debe ser protegida en su materialidad e integridad.
2.-

Conservación del acta: libro de actas

El acta es un documento que transcribe acuerdos. De allí la importancia que tiene para
el ordenamiento la protección del acta: se trata no sólo de conservar el documento como
elemento del acervo documental del ente de que se trata, sino garantizar la inalterabilidad de
su contenido, a efecto de que permita probar la decisión adoptada en la sesión
correspondiente, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos por el ordenamiento
para la celebración de sesiones por parte de un órgano colegiado. Dado que el papel ha sido
el soporte tradicional del acta, se explica que el ordenamiento contenga determinadas
disposiciones dirigidas a garantizar la autenticidad, integridad y conservación del acta a través
del papel.

Uno de los mecanismos por medio de los cuales se pretenden alcanzar esos objetivos
de autenticidad e integridad del acta es su transcripción en un libro de actas. Libro que puede
ser de un solo tomo o de hojas sueltas que después deberán ser unidas. Su objeto es contener
las actas ya aprobadas. Sobre ese libro ha indicado la Procuraduría en dictamen C-043-1999
de 22 de febrero de 1999):

“Ahora bien, es razonable interpretar que, necesariamente, las actas de cada uno de los
distintos órganos colegiados (sean administrativos o legislativos) deban figurar en un registro
especializado y consecutivo, que pueda ser consultado por cualquier interesado y que es
justamente el libro de actas (aunque, como bien se hace ver en uno de los criterios legales
aportados, dicho término podría comprender también hojas sueltas sujetas a posterior
encuadernación, como sucede con el protocolo de los notarios públicos).

Recuérdese que, tal y como lo sosteníamos en nuestro pronunciamiento nº C-094-97, del 12

de junio de 1997, de los artículos 27 y 30 de la Constitución Política se deriva el derecho de
todo ciudadano de pedir y obtener de los órganos públicos información de interés público.
Conforme a tal principio constitucional, la actuación de las autoridades públicas se rige por el
principio de publicidad. Un principio que tiende a dar transparencia y claridad a tal actuación,
de forma tal que cualquier interesado pueda enterarse y examinar esa actuación, según conste
en los registros y archivos que habrán de llevarse. Dicha publicidad sólo puede ser afirmada,
tanto en el terreno administrativo como en el parlamentario, si cada uno de los órganos
colegiados cuenta con un libro de actas especial (en el caso del procedimiento legislativo,
dicha obligación se agrega a la de adjuntar copia de las respectivas actas a los expedientes de
los distintos proyectos, según lo prevé el artículo 214 del Reglamento)”.

En ese sentido, el libro de actas es un medio para lograr la publicidad de la actividad del órgano
colegiado. Empero, no es el único medio con el cual dicho objetivo se alcanza.

La Auditoría consulta porque debe realizar los procesos de apertura y cierre de los
libros de acta de la Junta Directiva y estima, al respecto, que no se realizan oportunamente las
transcripciones de actas de Junta Directiva, dando lugar a que se firmen meses después de
realizada la sesión del colegio. Por lo que puede suceder que “eventualmente se presente
dudas en cuanto a la redacción de un acuerdo del órgano Superior y no se cuente con los
elementos necesarios para realizar la confirmación correspondiente”. Es decir, la Auditoría está
preocupada porque teniendo que hacer el cierre del Libro de Actas, al destruirse los casetes
que registran las sesiones de Junta Directiva, carecería de elementos para determinar si los
acuerdos que han sido transcritos están correctos. La Auditoría Interna considera que requiere
de los casetes para efectos del ejercicio de su función de poner la razón de cierre del libro de
actas. Esa argumentación obliga a considerar si la legalización del cierre del libro de actas
conlleva un control sobre el contenido del acta y en particular de los acuerdos que se
transcriben.

Dado que se está ante una función de la auditoría interna que ha sido objeto de
interpretaciones por la Contraloría General de la República, interesa revisar cómo ha
interpretado el Órgano Contralor la función de legalizar los libros de acta. Pues bien, para la
Contraloría , la legalización de libros tiene como objeto:

“… proporcionar una garantía razonable de la autenticidad de los libros y de la información que

éstos contienen, por lo que viene a ser un elemento coadyuvante en el fortalecimiento de
los sistemas de control interno”. Oficio 09937 (DI-CR-383) de 12 de septiembre de 2003. la
negrilla no es del original.

Es de advertir que dotar de autenticidad a un documento y a la información que

contiene no conlleva, en modo alguno, un juicio sobre la veracidad e integridad de las
discusiones en el seno de la sesión del órgano colegiado. La conformidad del acta con lo
discutido y decidido efectivamente en la sesión deriva, como se dijo, de la propia aprobación
del acta por parte de quienes estuvieron presentes en la sesión. De allí precisamente la
importancia de esa aprobación y que en esta aprobación intervengan solo quienes han estado
presentes en la sesión, como se ha indicado en diversos pronunciamientos (verbi gratia, C-053-
2000 del 16 de marzo del 2000 y C-087-2000 antes citado).

Debe considerarse que el libro de actas contiene las actas que ya están aprobadas y firmadas.
Por consiguiente, actas que ya han pasado por un tamiz destinado a verificar la
correspondencia entre lo acreditado en el acta y lo realmente deliberado y decidido.

Además, de acuerdo con el oficio de la Contraloría antes transcrito, la razón de cierre

comprueba que el libro se ha utilizado para lo que fue autorizado, que los folios estén
completos, que las actas estén firmadas por quienes corresponde, que sean originales, que no
contengan alteraciones y que los libros estén debidamente encuadernados. No es un medio
para controlar el contenido de cada acuerdo y, por ende, su conformidad con la deliberación.
Se indica, al efecto que:

“Con la razón de cierre se completa el ciclo y se da seguridad razonable a los usuarios en

cuanto a que el libro es el original y que su contenido, por ende, es el oficial”.
En el “Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna
Públicas en la legalización de libros” no se establece ninguna disposición que permita
considerar que la legalización del cierre del libro de actas constituye un mecanismo para
determinar la conformidad entre lo discutido y decidido en la sesión de que da cuenta el acta y
esta misma. No es este el mecanismo para verificar esa conformidad. Nótese que si bien el
Manual señala que el proceso de orden de cierre verifica el proceso de encuadernación y
foliación, a efecto de determinar si faltan hojas, si alguna ha sido inutilizada o anulada, por lo
que ha sido indebidamente retirada y, en general, si se presenta una anomalía (norma 322), no
indica nada sobre el contenido de cada acta y, por ende, sobre los acuerdos que contiene.
Ergo, no indica que la legalización del cierre del libro sea un mecanismo para verificar el
contenido de cada acta.

Es de advertir que el libro de actas es un documento administrativo que como tal está
sujeto a las reglas que en materia archivística establece el ordenamiento. En consecuencia,
con sujeción a las normas correspondientes podría ser eliminado.

C.-

REGIMEN JURIDICO DE LOS CASETES

La Auditoría Interna solicita diversos criterios en relación con los casetes como
documentos públicos. En particular, sobre el régimen de protección, conservación y
eliminación. Del cuestionario remitido, estima la Procuraduría relevante referimos a la custodia
y eliminación de los casetes.

1.-

La custodia de los casetes

Se consulta cuál es el funcionario responsable de la custodia de los casetes que graban

las sesiones de la Junta Directiva.

Al respecto, no existe una norma legal que con carácter general regule la responsabilidad de
custodiar los casetes, lo que se justifica por el hecho mismo de que no existe una obligación de
grabar las sesiones. En ausencia de una norma general o bien, de una disposición específica
en la ley de creación del órgano colegiado, el punto deberá ser regulado por reglamento
interno. Corresponde, entonces, al titular del poder reglamentario el determinar cuál órgano
resulta el más apto para dicha custodia.

Dentro de este marco, cabe recordar que el artículo 16 de la Ley General de Control Interno
establece que la Administración debe contar con un sistema de información, que permita una
gestión documental institucional dirigida a almacenar y posteriormente recuperar la información
producida o recibida en la organización. La responsabilidad por el buen funcionamiento del
sistema de información recae sobre el jerarca y los titulares subordinados, lo que abarca el
establecimiento de políticas, procedimientos en orden a la protección y conservación de los
documentos propios de la organización. La regulación de esta gestión documental por parte del
jerarca administrativo debe respetar las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos, a que luego haremos referencia.

Como se indicó anteriormente, el artículo 50 de la Ley General de Administración

Pública dispone que el secretario del órgano colegiado levantará el acta. Si, además, de
conformidad con el reglamento interno o el manual de puestos de una entidad, la secretaría de
actas tiene entre sus funciones grabar las sesiones para posteriormente elaborar el acta y
transcribirla, pareciera que la responsabilidad debe recaer sobre dicho funcionario. Le
correspondería, entonces, custodiar los casetes.

Por otra parte, se consulta si la Procuraduría se ha pronunciado sobre el “tiempo máximo o

mínimo” que tiene la secretaria de actas para realizar las transcripciones oficiales de las actas.
No pareciera que este sea un tema que haya requerido de un pronunciamiento de la
Procuraduría. No obstante, cabría señalar que de conformidad con el artículo 56 de la Ley
General de la Administración Pública, las actas deben ser aprobadas en la sesión ordinaria
siguiente, a efecto de que los acuerdos tomados en la respectiva sesión adquieran firmeza. Por
consiguiente, para la sesión ordinaria siguiente debe contarse con el acta de la sesión anterior.
Si ese documento se aprueba, adquiere la condición de documento oficial y los acuerdos que
contenga adquirirán firmeza. A contrario, si el acta no ha sido aprobada y no se encuentra
firmada por los funcionarios que la Ley General de Administración Pública dispone, los
acuerdos correspondientes no son eficaces. La pretensión de ejecutarlos resultaría
disconforme con el ordenamiento jurídico. Precisamente, a efecto de que los acuerdos
adquieran eficacia, es necesario que se cumplan los plazos establecidos por la Ley. El irrespeto
de estos plazos obstaculiza o impide la eficacia de los acuerdos y ello ocurre cuando no se
aprueba el acta en el momento legalmente establecido. Una acta aprobada que debe ser
firmada por el Presidente, secretario y por quienes han emitido un voto disidente.

2.-

Eliminación de los casetes

De acuerdo con lo indicado, en nuestro ordenamiento los casetes deben ser

considerados como un documento. Un documento público en el tanto en que registren las
sesiones de un órgano público.

En tanto documento, los casetes forman parte del patrimonio documental de la entidad u
organización de que se trata. De esa forma se sujetan al régimen jurídico correspondiente.

Mediante la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202 de 24 de octubre de 1990, se
crea el Sistema Nacional de Archivos con el objetivo de regular el funcionamiento de los
diferentes archivos públicos y los archivos privados que se integren al Sistema. Dicha Ley se
convierte en el marco jurídico de la materia archivística, razón por la cual los órganos que dicha
ley instituye encuentran en ésta el fundamento legal para dictar lineamientos y directrices para
todos los archivos que conforman el llamado “Sistema Nacional de Archivos”. Dicha Ley
contiene diversas disposiciones en orden al patrimonio histórico cultural de la Nación, el cual
está integrado por los documentos respecto de los cuales se ha determinado el valor científico-
cultural. Entre ellos se consideran las actas, los acuerdos. Empero, las regulaciones de la Ley
no están circunscritas a los documentos con valor histórico-cultural. Por el contrario, la Ley
comprende también la regulación de los documentos administrativos que, por no ser patrimonio
histórico-cultural, constituyen acervo documental de la entidad que los genera. Son parte de su
patrimonio. Dispone el artículo 8 de dicha Ley:

“Artículo 8.-

Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente
ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas,
"diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los
respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna
persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.

Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General del
Archivo Nacional”.

El carácter patrimonial de un bien podría llevar a considerar que la Administración

correspondiente puede gestionarlo y disponer de él; es decir, que tiene una potestad de
disposición sobre el bien. Empero, ese no es el caso en tratándose de la Administración
Pública, incluso si se trata de documentos. La Ley N° 7202 establece en orden a los
documentos la sujeción a la competencia de la Dirección General del Archivo Nacional.

La Dirección General de Archivo Nacional está constituida por varios órganos, a los cuales la
Ley atribuye potestades en relación con los fondos documentales de los archivos que integran
el Sistema. Así, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, “máxima autoridad del Sistema”
debe establecer “una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema”,
artículo 11. Entre sus funciones está el establecer las políticas archivísticas del país,
recomendar estrategias para el adecuado desarrollo del Sistema, formular recomendaciones
técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.

Por otra parte, el artículo 23 de la Ley otorga a la Dirección General funciones que inciden
directamente en la organización y funcionamiento de los archivos públicos. En efecto, la
Dirección no sólo ejecuta las políticas emitidas por la Junta Administrativa (inciso a), sino que
también realiza actividades concretas, como son el emitir disposiciones relativas a la selección
y eliminación de documentos (inciso h), la inspección a los archivos públicos y a los privados
cuando éstos lo soliciten (inciso j), la valoración de los documentos de los archivos para efectos
de la selección (inciso k). Esas funciones abarcan la selección y eliminación de documentos, lo
cual se realiza a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Preceptúa el artículo 31 de la Ley:
“Artículo 31.-

Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la

Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las
consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el
artículo 2 de la presente ley”.

Para efectos de la consulta, importa destacar que la Administración carece de facultad para
decidir sobre la eliminación de sus documentos: debe consultar según el numeral 33, inciso b
de la Ley y acatar lo dictaminado. Disponen los artículos 33, 34 y 35:

“Artículo 33.-

Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité
institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y
el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El comité tendrá las siguientes funciones:

(….).

b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba

eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo”

“Artículo 34.-

La resolución sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor científico-
cultural se tomará por mayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el
presidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados
en material no legible”.

“Artículo 35.-

Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, incluida la Dirección
General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo
documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión,
las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional”.

El respeto de esas disposiciones viene determinado por el artículo 36, que sanciona
penalmente, de seis meses a tres años de prisión, al funcionario que autorice o lleve a cabo la
eliminación de documentos, transgrediendo lo dispuesto en el artículo 35. Sea, aquel
funcionario que no consulte el criterio de la Comisión o que ante el criterio vertido no lo acate,
no lo tome en cuenta es sancionado penalmente. La sanción penal deviene, así, el mecanismo
para que la consulta sea obligatoria y vinculante, con lo que se transfiere la decisión final a la
Comisión.

Es de advertir que estas competencias no diferencian la naturaleza del documento. Ergo,

documentos de valor simplemente administrativo, de interés únicamente para la gestión
administrativa se ven sujetos a este procedimiento. En ese sentido, la Ley impone limitaciones
en el ejercicio de la gestión documental. Particularmente, en orden a la eliminación de
documentos. Conforme los artículos antes transcritos, puede decirse que la eliminación de
documentos es una actividad administrativa sujeta a autorización (artículo 42, inciso i) de la
Ley). En efecto, este artículo dispone que los archivos centrales deben solicitar a la Comisión
“autorización para eliminar documentos”.

No obstante, de acuerdo con el Reglamento, esa consulta es necesaria cuando se desea

eliminar uno o varios tipos de documentos que han perdido valor administrativo y legal, a
efecto de que la Comisión establezca cuáles tipos documentales tienen valor histórico-cultural.
En todo caso, es necesaria la consulta concreta si el organismo no tiene tablas de plazos de
conservación.

Conforme con el numeral 131 del Reglamento a la Ley N° 7202, las tablas de plazos de
conservación son los instrumentos en los que constan todos los tipos documentales producidos
o recibidos en una oficina o institución, en los cuales se anotan sus distintas características y
se fija el valor administrativo y legal. La elaboración de estas tablas es competencia de cada
institución que, de acuerdo con el ordinal 129 del Reglamento, es la responsable de fijar el
valor administrativo y legal de cada tipo documental, debiendo respetar no obstante las normas
técnicas que dicte la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esta
Comisión deberá aprobar las tablas de cada entidad, debiendo determinar su conformidad con
las disposiciones legales y reglamentarias sobre conservación de documentos.

La organización que cuente con una tabla de plazos puede eliminar los documentos
autorizados sin consultar a la Comisión. Es decir, la tabla deviene el instrumento indispensable
para que las instituciones puedan seleccionar y eliminar los documentos que produzcan,
determinando cuáles deben ser remitidos al Archivo Nacional debido a su interés científico
cultural (artículo 132 del Reglamento), sin pasar por la Comisión. La tarea de elaborar estas
tablas corresponde en cada institución a un Comité. En efecto, de acuerdo con el numeral 138
del Reglamento, en cada organismo público se debe integrar un Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos, que evaluará y determinará la vigencia administrativa
y legal de los distintos documentos que produce el organismo. Asimismo, promoverá la
elaboración de tablas de plazos de conservación. En su caso, le corresponderá consultar a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se deban eliminar
documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan tablas de plazos
aprobadas. En los supuestos en que proceda a una eliminación de documentos, deberá
levantar un acta contentiva de los diversos documentos que se eliminan, lo que tiene como
objeto proporcionar seguridad en orden a la gestión documental.
 De lo antes expuesto se sigue que la eliminación de los casetes de las sesiones de
junta directiva debe sujetarse al plazo establecido en la tabla de plazos de conservación de
documentos correspondiente. Si no existiere tabla de plazos, se debe requerir el criterio de la
Comisión de Selección y Eliminación de Documentos. Es de advertir que este procedimiento
debe ser observado aún cuando, al interno del organismo, se considere que los casetes son un
apoyo administrativo a efecto de elaborar las actas de las sesiones, más allá de lo cual
carecerían de valor, como pareciera se ha interpretado en la Junta de Protección Social.

Al respecto, debe aclararse lo siguiente. La ausencia de valor histórico-cultural de un

documento puede justificar su eliminación. No obstante, el organismo público no puede eliminar
sus documentos libremente, debe sujetarse al procedimiento establecido en la Ley. En el caso
de los casetes, si bien la Dirección de Archivo Nacional ha considerado que carecen de valor
científico-cultural y que pueden ser eliminados, borrados, también ha indicado que la entidad
deberá sujetarse a la tabla de plazos de conservación. De no existir esta o de no contener el
plazo de vigencia administrativo y legal de los casetes de grabación de las sesiones, la entidad
deberá realizar la consulta a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Criterio que se desprende del oficio SD-334-2007 de 5 de julio del presente año, supra
reseñado.

CONCLUSION:

Por lo antes expuesto, es criterio de la Procuraduría General que:

1. En materia de sesiones de los órganos colegiados, el principio es la privacidad de

la sesión. Por consiguiente, si una norma legal no ha dispuesto en forma expresa que las
sesiones son públicas, deberá entenderse que éstas serán privadas.

2. Esa privacidad de las sesiones tiene como objeto asegurar la libertad,

participación e independencia de los distintos miembros del colegio, a efecto de liberarlos de
presiones de distintos grupos interesados en la adopción de determinadas decisiones.

3. Precisamente porque el principio es el carácter privado de la sesión, no existe un

derecho público subjetivo de los ciudadanos a asistir y presenciar las sesiones de los órganos
colegiados respecto de los cuales no se ha establecido la publicidad de las sesiones.

4. Ergo, la asistencia a esas sesiones por parte de terceros no puede ser amparada
en el derecho de acceso a la información. Este derecho no implica acceso a las instalaciones
físicas de un organismo o el ingreso y participación en las sesiones del órgano colegiado.
5. El Auditor Interno no tiene una facultad-deber de asistir permanentemente a las
sesiones del jerarca. Deberá hacerlo cuando sea convocado para asesorar, aclarar algún
criterio o bien, cuando sea necesario para el cumplimiento de otras funciones.

6. Si bien las personas no tienen un derecho de asistir a las sesiones, sí tienen un

derecho a obtener información de la sesión, de lo allí deliberado y decidido. Esa información es
de carácter público.

7. El derecho de acceso a la información comprende el acceso a los distintos

documentos que dan cuenta de la deliberación y decisión. Por ende, comprende el acceso a
todo documento que grabe, registre o de cualquier forma represente la sesión.

8. Al constituir los casetes que registran una sesión de órgano colegiado un

documento, están sujetos a lo dispuesto en los artículo 30 de la Constitución Política y 10 de la
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N. 7202 de 24 de octubre de 1990.

9. Por tratarse de un documento público, tanto los funcionarios del organismo

público como cualquier particular pueden tener acceso a esos casetes.

10. Conforme lo expuesto, los casetes que registran las sesiones de la Junta Directiva
de la Junta de Protección Social constituyen documentos públicos, a los cuales pueden
acceder no sólo los distintos funcionarios de la Entidad, sino también cualquier ciudadano
interesado.

11. Dado que las actas deben ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente, artículo
56.2 de la Ley General de la Administración Publica, para dicha sesión debe haber sido
levantada el acta. Si no fuera así, no podría someterse a aprobación y consecuentemente, no
podrían adquirir firmeza los acuerdos aprobados y, en general, se entrabaría el funcionamiento
del órgano.

12. Al tratarse de un documento público, la Junta Directiva de la Junta de Protección

Social de San José no puede negarle al auditor interno el suministro de los casetes o copias de
éstos que registren las sesiones del órgano colegiado. Caso contrario, se le estaría impidiendo
a dicho órgano el cumplimiento de sus funciones de control. En ese sentido, el Auditor está
facultado para solicitar los casetes que graban las sesiones secretas de la junta directiva y
esta está en el deber de suministrárselos.

13. La legalización del libro de actas no es el mecanismo establecido por el

ordenamiento para controlar el contenido de los acuerdos adoptados. Por ende, para
determinar si el acuerdo que ha sido plasmado en el acta responde a lo deliberado. La
conformidad del acta con lo discutido y decidido efectivamente en la sesión deriva, en principio,
de la propia aprobación del acta por parte de quienes estuvieron presentes en la sesión

14. En nuestro ordenamiento, la eliminación de documentos públicos es una actividad

administrativa sujeta a autorización. Es este el caso de los casetes que registran una sesión de
órgano colegiado.

15. La eliminación de los casetes de las sesiones de junta directiva debe sujetarse al
plazo establecido en la tabla de plazos de conservación de documentos correspondiente En
caso de que una entidad no cuente con tabla de plazos autorizada para eliminar un
determinado documento, debe necesariamente consultar a la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos sobre la procedencia de la eliminación.

16. No existe una norma legal que con carácter general regule la responsabilidad de
custodiar los casetes, lo que se justifica por el hecho mismo de que no existe una obligación de
grabar las sesiones. En ausencia de una norma general o bien, de una disposición específica
en la ley de creación del órgano colegiado, el punto deberá ser regulado por reglamento
interno.

17. Puesto que el ordenamiento no ha prescrito la grabación de las sesiones, no se ha

dispuesto consecuencia alguna para efecto de que la sesión no sea grabada.

18. Para efectos de establecer esa conformidad de un acuerdo de junta directiva

deberá estarse a lo dispuesto en el acta y, en su defecto, a otros medios de prueba que
establezca el ordenamiento.

De Ud. muy atentamente,

Dra. Magda Inés Rojas Chaves

Procuradora Asesora