 INTRODUCCION

 EL PROCESO DE ESLABONAMIENTO
 NATURALEZA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTO
 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
 VENTAJAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
 FINES DE UNA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
 UBICACIÓN DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
 FUNCIONES DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
 ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
En capítulos anteriores expusimos que un organismo social es
un sistema que desde nuestro punto de vista denominamos
total y que halla interaccionado con su medio ambiente, con el
que forma un conjunto de evolución dinámica. El sistema
integra en su estructura una serie de subsistemas que
responden al conjunto de tareas y a los elementos que son
necesarios para llevar a cabo su actividad.
La empresa es un sistema de acciones, con una entrada
(insumos) que representan todo aquello que la empresa
necesita adquirir de su entorno; para efectuar esa adquisición
e incorporar a su estructura estos insumos, se constituye otro
sistema denominado sistemas de recursos (humanos,
financieros).
 EL PROCESO DE ESLABONAMIENTO
Es fácil establecer que las parte de un organismo social esta
interrelacionados, simplemente porque parecen estarlo. No obstante, el
estudio de la teoría de la administrativa debe hacer algo mas que meramente
afirmarlo, tiene que señalar, describir y mostrar como el proceso liga las parte
de la organización. Uno de los procesos de eslabonamiento es el Rol, modelo
de conducta prescritos y esperados, o los actos ejercidos por el individuo que
sirve como medio de relación con otras personas o grupos de la misma.

La Comunicación es otro medio para eslabonar las distintas partes de la

empresa. Otro de los aspectos es el equilibrio es uno de los aspectos
fundamentales de la teoría de la administración.

Otro proceso es la toma de decisiones esta sirve para cambiar de dirección,

orientación o meta de la empresa y también la decisión puede diseñarse.
Los organismos sociales accionan en virtud de la dinámica
de su sistema operativo. La naturaleza de los sistemas y
procedimientos se encuentra apoyada en la tendencia
humana de realizar tareas con el menor esfuerzo; es decir,
que en el trabajo rutinario hay que evitar el estar indicando
cada paso lo que hay que hacer, como y cuando hacerlo;
esto lo logramos estableciendo los sistemas y
procedimientos que indiquen la secuencia y relación de las
diversas operaciones en diferentes actividades del trabajo.
Los procedimientos se consideran en un tercer nivel de
importancia dentro de la planeación. El diseño de los
sistemas y procedimientos proporciona las bases de las
normas de trabajo de cada área funcional de una empresa.
 Los Sistemas y Procedimientos se pueden dividir
en dos categorías:
◦ Sistemas y Procedimientos de Fábricas o Taller:
son aquellos identificados con la fábrica, proyecto de
construcción, mantenimiento, quedan incluidos en
este rubro los procedimientos manuales o mecánicos
que se utilizan en la fabricación, construcción y
mantenimiento de objetos.
◦ Sistemas y Procedimientos Administrativos: son los
que se identifican con la función administrativa, en
sus sentidos mas amplios.
El concepto positivo que se tenga de los S&P en cualquier
empresa, estarán en proporción con el grado en que ella adopte
los siguientes principios:
1. Realizar con prontitud el servicio requerido y al mínimo costo.
2. Deliberación de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de los
procesos
3. Responsabilidad de cada unidad en las empresas.
4. Planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidades deben presentarse
por escrito y con claridad.
5. Sistematización de todas las funciones requerida para cumplir con los
objetivos de la empresa.
6. Tener un sistema de control.
7. El sistema debe ser flexible como sea posible.
8. Delegar responsabilidades a todas las unidades de la empresa.
9. Perfeccionar los sistemas y procedimientos.
10. Considerar los posibles errores
Los procedimientos, en común con otras formas de planeación, buscan
evitar el caos y la incongruencia propia de la actividad fortuita o
improvisada de la dirección, el control y la coordinación de las
actividades de una empresa. Unos procedimientos diseñados
correctamente generan diversos provechos. En cualquier tipo de
organización por medio de los establecimientos de los procedimientos se
logran ventajas como las siguientes:

 Conservar el esfuerzo administrativo

 Imponer un nivel de consistencia en toda la empresa
 Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad
 Conducir al desarrollo de métodos mas eficientes de operación
 Permitir importantes economías de personal
 Facilitar la acción controlar
 Ayudar a lograr la coordinación de actividades
 Los fines que perseguirá una unidad de S&P serán de asesorar la
direccion general, desarrollando los siguientes aspectos:
◦ Elaboración de programas que marcaran las directrices de la
empresa
◦ Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución del
trabajo
◦ Control de flujos de formas, informes, para determinar si son
eficientes y oportunos
◦ Buscar y establecer en forma constante nuevos métodos para
simplificar y medir el trabajo
◦ Activar estudios especializados dependiendo del volumen de
trabajo
Las unidades de sistemas y procedimientos señalaran todo lo
referente al sistema organizacional, sistemas de información,
políticas, programas, planes medición y simplificación administrativa.
 La ubicación o asignación de la unidad de sistemas y procedimientos,
depende de varios factores, en primer lugar puede ser que el órgano
consultor a quien se confía este estudio sea una unidad integrada a la
organización; en cuyo caso la extensión de su trabajo dependerá del
nivel donde este ubicado. Una unidad de sistemas y procedimientos
puede verse desde varios puntos de vistas:
◦ Una extensión del área financiera
◦ Una función independiente del área financiera
◦ Una forma departamental
◦ Un órgano asesor de la direccion general

En donde quiera que se situé la responsabilidad de los sistemas y procedimientos, el

alcance de sus actividades deberá definirse claramente por la direccion general, y
también comprendida por todas las unidades administrativas de la empresa. Para
seleccionar la ubicación de la unidad de sistemas y procedimiento dentro de una empresa
debe estar basada en la lógica de colocarla tan alto como sea posible.
 Las funciones de la unidad de sistemas y procedimientos deben
quedar enmarcadas dentro de la estructura orgánica de una
empresa, en una unidad o departamento que por su situación
jerárquica pueda conseguir sus objetivos.
 El nivel donde se situé la responsabilidad de la unidad deberá
reunir las características siguientes:
◦ Jerarquía suficiente penetrar a cualquier departamento de la empresa
◦ Las funciones deben ser relacionada con la direccion con el fin de simplificar y
estandarizar las operaciones de la empresa
◦ Debe tener suficiente autoridad sobre las demás unidades administrativas

Las unidades de S&P estudian y analizan la organización y sus sistemas

administrativos, con el fin de proponer y en su caso diseñar, implantar y
actualizar los sistemas existentes. Para cumplir con lo anterior, la unidad de
sistemas y procedimientos debe ejecutar las funciones siguientes:
 Estudiar y analizar permanentemente la
organización y el funcionamiento general de la
empresa.
 Diagnosticar sobre los métodos de operación y los
sistemas de información.
 Estudiar y analizar los procedimientos y relaciones
de organización en términos de limite en la
estandarización del trabajo.
 Diseñar sistemas mas eficientes
 Formular manuales administrativos que incluyan
todos los elementos necesarios para que el sistema
sea aprobado
 Revisar su implantación de nuevos métodos y
realizar revisiones periódicas.
 La unidad de S&P se estructura de la siguiente manera:
◦ El coordinador: persona que tiene la responsabilidad de una
parte o todo un plan general de sistemas y procedimientos. Es
el encargado de elaborar y aprobar procedimientos a seguir; así
como de revisar y aprobar el trabajo realizado.
◦ El analista: es aquel profesional que después de dominar las
técnicas de sistemas y procedimientos, se le clasifica y
especializa por áreas de trabajo.
◦ El auxiliar: este se responsabiliza de ayudar al analista en
recopilar la información.