Fundamentos de Contabilidad y Finanzas

Material de Apoyo-1

La contabilidad financiera es fundamental para la información empresarial, debido a que es ésta una
traducción a unidades monetarias de todo lo que ocurre al interior de una organización, es decir, todas
las transacciones comerciales que se dan en la empresa como son las compras, las ventas, el pago de
alquileres, el pago de salarios, servicios públicos, las devoluciones en ventas, entre otros movimientos,
que son expresados en términos monetarios con el objeto de obtener información para hacer el
seguimiento de los negocios y así facilitar la toma de decisiones.

Existen dos tipos de usuarios de la información contable, los usurarios internos (dentro de la empresa)
como externos (fuera de la empresa). Los usuarios internos son los propietarios, las juntas directivas, los
gerentes y administradores de la misma. Los usuarios externos son los particulares con vínculos
comerciales con la empresa como proveedores, bancos, inversionistas, entidades del sistema de
seguridad social y el Estado en sus diferentes niveles quien verifica la correcta liquidación y pago de los
diferentes impuestos recaudados y pagados por la empresa.

Estos usuarios toman decisiones analizando las cifras expresadas por las empresas en sus estados
financieros y su información complementaria. Los propietarios, directivos o gerentes, toman decisiones
financieras o económicas sobre el rumbo que debe seguir la empresa. Los particulares, como los bancos,
por ejemplo, toman decisiones de prestar o no a la empresa según su capacidad de pago. Otros
particulares, como los inversionistas, toman decisiones de invertir o no en la empresa.

El objeto principal de este curso es que el estudiante tenga la capacidad para traducir a unidades
monetarias las transacciones comerciales que se dan dentro de la organización para facilitar la toma de
decisiones haciendo uso de la información que muestra la contabilidad.

La Contabilidad

De acuerdo con Sanchez, M (Dir cartilla Legis. 2009, pág 96), “La contabilidad puede ser definida como
un sistema de información, compuesto por el conjunto de principios, procedimientos y técnicas, que
permiten identificar, clasificar, registrar, representar, revelar, analizar y controlar las operaciones
realizadas por una empresa o negocio, para establecer, entre otras, su situación y desempeño
económico y financiero”.

Según Coral, M., y Gudiño, E. (2008, pág. 11), “La contabilidad es un sistema de información que permite
recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permita
planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa”.

En síntesis, la contabilidad es un sistema de información compuesto por un conjunto de procedimientos

y técnicas que permite registrar, clasificar, analizar y controlar, en términos monetarios, todas las
operaciones realizadas por una empresa con el propósito de determinar los resultados de su operación y
su situación financiera.
¿Qué importancia tiene la contabilidad?

Toda empresa debe buscar mantenerse en el tiempo, crecer en el desarrollo de sus actividades y
generar utilidades, para esto puede contar con la contabilidad como una herramienta fundamental para
que las empresas conozcan los recursos que tienen, las obligaciones que poseen y los resultados que
obtienen con su operación.

Con la información aportada por la contabilidad se puede determinar si la empresa es o no rentable. Los
datos presentados por la contabilidad facilitan el proceso de toma de decisiones de carácter
administrativo, financiero y contable, que orientan las acciones hacia el alcance de los objetivos
planteados por la empresa.

¿Cómo puede definirse la contabilidad financiera?

La contabilidad financiera es el proceso contable que muestra la situación económica de una empresa,
así como el resultado de las operaciones comerciales o mercantiles y la capacidad que tiene esta para
generar recursos en un futuro para el logro de sus objetivos.

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?

Dentro de las obligaciones legales establecidas para los comerciantes en el artículo 19 del código de
Comercio se establece: “Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales”.

Por tanto, toda persona natural o jurídica que habitualmente se dedica a la producción o compra-venta
de bienes o la prestación de servicios valorables en dinero con el ánimo de obtener ganancias o lucro,
debe llevar contabilidad, incluso si ejerce estas actividades por medio de apoderado o intermediario.

¿Qué es la contabilidad por causación?

El artículo 47 del decreto 2649 de 1993 (Reglamento General de la Contabilidad), contempla que la
contabilidad en nuestro país debe ser llevada por el sistema de causación. La contabilidad por causación,
conocida también como contabilidad por acumulación, es un sistema basado en el registro contable de
las transacciones, cuando éstas se realizan, independientemente de que haya sido recibido su pago o
que se haya efectuado su cancelación.

Por ejemplo, cuando se realiza una venta a crédito se debe registra el ingreso por la venta en la
contabilidad, así no se haya recibido el pago. Otro ejemplo es la contabilización de las compras hechas a
los proveedores por mercancías, las cuales se deben contabilizar como egresos dentro de las compras,
aunque no se hayan realizado el respectivo pago.

La empresa.

La empresa es la base fundamental de una economía y conocer su estructura, las bases para su creación
y formación, son esenciales para poder llevar hacia el interior de éstas, los procesos necesarios para su
administración, crecimiento y generación de utilidades, siendo uno de estos procesos el contable; donde
a partir de las transacciones comerciales se crean los estados financieros básicos.

Toda organización tiene responsabilidades de tipo económico, fiscal, con los empleados, los
proveedores, el sistema financiero, entre otros. Tener información sobre el comportamiento financiero
de la empresa es fundamental para el cumplimiento de estas obligaciones y es la contabilidad la que
arroja información suficiente sobre el estado de cada una de estas responsabilidades.

Concepto de empresa.

Es la organización de una serie de elementos o factores (capital y trabajo) para la producción o

comercialización de bienes, o la prestación de servicios, con el fin de obtener beneficios (ganancias o
utilidad) con el ejercicio de esa actividad.

Según el Código de Comercio, Art. 25, “Se entenderá como empresa toda actividad económica
organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para
la prestación de servicios”.

De acuerdo al diccionario de economía y negocios siglo XXI, Andersen, A (1999, p 221), se define como
empresa: “La unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación
de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y
comercializando productos o prestando servicios en el mercado”.

Las cuentas.

Las cuentas son los nombres que se utilizan para registrar las transacciones comerciales de manera
ordenada en la contabilidad. Estos nombres deben ser claros, definitivos y completos de tal forma que
sean de fácil comprensión por parte de los usuarios de la información.

Para unificar el manejo de la información contable y hacer más fácil la revisión de los datos contables de
las diferentes empresas, el gobierno nacional expidió el decreto 2650 de 1993, en el cual se define el
Plan Único de Cuentas (PUC), para los comerciantes.

Según Coral, L., y Gudiño, E. (2008, pág. 19), “Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma
ordenada, las operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, éste debe ser
tan claro, explícito y completo, que con el solo nombre se identifique lo que representa”.

Esquema de las cuentas “T”.

Para iniciar el aprendizaje de las cuentas de una manera más fácil vamos a registrar las cuentas en el
esquema de la cuenta “T”. Este esquema lo utilizaremos sólo como ayuda pedagógica en el inicio del
estudio de las cuentas. Luego dejaremos este esquema de lado y usaremos el esquema contable de la
partida doble que explicaremos más adelante.

La cuenta “T” presenta el siguiente esquema:

Saldo en la cuenta “T”.

Para determinar el saldo de una cuenta se halla la diferencia (resta) entre el movimiento débito y el
movimiento crédito.

Si el mayor valor de la cuenta está en el débito (lado izquierdo) se dice que la cuenta es saldo débito. Por
el contrario, si el mayor valor está en el crédito (lado derecho) se dice que la cuenta es de saldo crédito.
Si en ambos lados el valor es igual, al realizar la diferencia (resta) el valor será cero (0) por lo que la
cuenta estará sin saldo o saldo cero.

Ejemplos:

La diferencia entre el movimiento débito y el movimiento crédito de la cuenta N° 1 nos da como

resultado un saldo débito de $60.000. El saldo es débito porque el mayor valor ($120.000) es el del
movimiento débito, que al ser restado por el movimiento crédito ($60.000) aún queda saldo. Similar
situación se presenta en la cuenta N° 2, pero en este caso el saldo es crédito de $90.000. Este resulta de
restar al movimiento crédito (mayor) el movimiento débito (menor) y obteniendo este saldo.

Esta es la forma como se comportan todas las cuentas que intervienen en el registro contable de una
transacción. Al final del período algunas serán saldo débito y otras serán saldo crédito. Los saldos de las
cuentas así determinados se registran en los respectivos libros de contabilidad y es desde los libros de
donde se toman los valores para ser expresados en los estados financieros.

Clasificación y movimiento de las cuentas.

Las cuentas reflejan el comportamiento y el saldo de las diferentes transacciones comerciales en una
empresa. Las cuentas pueden representar propiedades, derechos, deudas, ingresos, gastos o costos y la
interacción entre algunos tipos de cuentas nos permiten determinar los resultados de las operaciones
(ganancias o pérdidas) y la situación financiera de la empresa en determinado momento.

Para facilitar el trabajo con las cuentas estas se han clasificado según su naturaleza en
cuentas reales o de balance, nominales o de resultados y en cuentas de orden.

Cuentas reales o de balance.

Se denominan reales porque el saldo de estas cuentas puede trasladarse de un períodoa otro, es decir,
su saldo se puede seguir llevando de un año a otro y de formaindefinida. O de balance, porque estas
cuentas forman parte del estado financiero denominado Balance General y en él se muestra la situación
financiera de la empresa en un momento determinado.

Las cuentas reales o de balance representan valores como; bienes de la empresa, derechos a favor de la
misma u obligaciones de la empresa con terceros o con los dueños. Por esta razón, las cuentas reales se
clasifican a su vez en cuentas de Activo, de Pasivo o de Patrimonio.

Cuentas de Activo.

Estas cuentas representan los bienes y derechos apreciables en dinero que son de propiedad de la
empresa. Entre los bienes está el dinero en caja o en los bancos, las mercancías para la venta, los
muebles, los inmuebles y los vehículos. Entre los derechos están las cuentas por cobrar a los clientes,
empleados o dueños u otros derechos o valores por cobrar a favor de la empresa.

El movimiento de las cuentas de Activo inicia y aumenta en el Debe y disminuyen y se cancelan en el

Haber. En general su saldo es débito.

Ejemplos de cuentas de activo: Efectivo (caja y bancos), inversiones, mercancías (inventarios),

maquinaria y equipo, vehículos, semovientes, terrenos, edificios, muebles y enseres, equipos de
cómputo, cuentas por cobrar (clientes).

Cuentas de Pasivo.
Este tipo de cuentas representan el saldo de las obligaciones (deudas) de la empresa con terceros.
Cuando nos referimos a terceros estamos hablando de proveedores, de bancos, del Estado a través de
los impuestos, de los empleados por concepto de salario y demás, de otras personas o empresas que
nos hayan prestado algún servicio o nos hayan suministrado algún bien y a los cuales aún no se les haya
cancelado.

El movimiento de las cuentas de Pasivo inicia y aumenta en el Haber y disminuyen y se cancelan en el

Debe. Su saldo generalmente es crédito.

Ejemplos de cuentas de pasivo: Obligaciones financieras, cuentas por pagar (proveedores), obligaciones
laborales e impuestos por pagar.

Cuentas de Patrimonio.

Las cuentas del Patrimonio representan los aportes hechos por el dueño o dueños de la impresa y
además incluyen los resultados del ejercicio, el resultado de ejercicios anteriores pendientes de
distribuir y las reservas establecidas. Los aportes pueden llamarse cuotas o partes de interés social,
acciones o capital de personas naturales dependiendo el tipo de empresa.

Este grupo de cuentas se considera el pasivo interno (con los dueños) de la empresa, por lo que su
dinámica o manejo es igual a los de los pasivos antes vistos.

Ejemplos de cuentas de patrimonio: capital, superávit de capital, reservas, dividendos y participaciones,

utilidad del ejercicio, utilidad de ejercicios anteriores y superávit por valorizaciones..

Cuentas nominales o de resultados.

Estas cuentas se denominan nominales porque registran operaciones de ingresos, gastos o costos por su
nombre y monto realizado (nominal), pero estos valores se ven reflejados realmente en una o varias
cuentas de otro tipo.

Por ejemplo, si tenemos un ingreso por la venta de un artículo determinado, este ingreso se verá
reflejado en el efectivo que nos entregaron a cambio por la venta de contado o en el derecho que
tenemos a cobra (cuenta por cobrar) una deuda si la venta la hicimos a crédito. Nominativamente la
venta es un ingreso, pero realmente puede estar representada en una o varias situaciones.

Otro ejemplo es el gasto que tenemos por el salario que le debemos pagar a un trabajador por su
servicio. Para la empresa es un gasto y lo registramos por el valor adeudado, pero este se ve reflejado
realmente en la deuda (cuenta por pagar) que tenemos con el empleado al final del mes.

Este tipo de cuentas se llama de resultados porque nos permiten determinar el resultado (ganancias o
pérdidas) de las actividades a las que se dedica la empresa. Por esta razón estas cuentas forman parte
del estado financiero llamado Estado de Resultados. Otra característica de estas cuentas es que se
cancelan al final del período contable e inician en cero (0) nuevamente para el siguiente período.

Cuentas de Ingresos.

Estas cuentas registran los valores recibidos por la empresa por la venta de bienes o la prestación de
servicios.
Las cuentas de ingresos inician y aumentan en el Haber y se cancelan en el Debe. Su saldo es de
naturaleza crédito. Normalmente estas cuentas no se debitan si no únicamente para cancelarlas al final
del período contable.

Ejemplo de cuentas de ingresos: Comercio al por mayor y al por menor (ventas), Ingresos no
operacionales, como otras ventas, financieros (intereses), recuperaciones, arrendamientos, comisiones,
servicios, indemnizaciones entre otras.

Cuentas de Gastos.

Estas cuentas representan las erogaciones necesarias en que incurre la empresa para el buen
funcionamiento de la misma. Por ejemplo, salarios y demás gastos laborales, arrendamientos, servicios
públicos, papelería, elementos de aseo y cafetería, publicidad, seguros, servicios técnicos,
mantenimientos, etc.

Se considera que los gastos no son recuperables porque representan erogaciones por bienes o servicios
que se consumen por parte de la empresa.

Las cuentas de gastos inician y aumentan en el Debe y se cancelan en el Haber. Su saldo es de naturaleza
débito. Normalmente no se acreditan estas cuentas sino únicamente para cancelarlas al final del
período.

Ejemplos de cuentas de gastos: Gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, seguros,

servicios, gastos legales, gastos de viaje, diversos, entre otros.

Cuentas de Costos.

Estas cuentas representan las erogaciones en que incurre la empresa para la adquisición de un bien que
posteriormente será vendido (empresas comercializadoras) o la producción de un bien o la prestación
de un servicio (empresas manufactureras o industriales).

En el caso de la producción de bienes o la prestación de servicios, las erogaciones deben estar clara y
directamente relacionadas con esta actividad.

Ejemplos de costos son las materias primas adquiridas para ser transformadas en productos nuevos,
salarios del personal de planta asociados directamente con la producción, los servicios públicos
asociados con la fábrica o planta de producción y otras erogaciones relacionadas directamente con la
producción.

Al contrario de los gastos se considera que los costos son capitalizables en los bienes adquiridos o
fabricados o en los servicios prestados y por lo tanto son recuperables a la hora de la venta de dichos
bienes o la prestación de esos servicios.

Las cuentas de costos inician y aumentan en el Debe y se cancelan en el Haber. Su saldo es de naturaleza
débito. Estas cuentas generalmente no se acreditan sino cuando se cancelan al final del período.

Ejemplos: Costo de ventas y de prestación de servicios, compras, costos de producción o de operación.

Cuentas de orden.
Este grupo de cuentas registra los hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar a la empresa de
forma positiva o negativa. Un ejemplo de estas son las demandas colocadas a favor o en contra de la
empresa, las cuales pueden ser favorables o no, y que la empresa debe registra para cuantificar la
posible afectación positiva o negativa.

Otro aspecto para que se aplican las cuentas de orden es para efecto de control interno o información
general. Por ejemplo, controlar los bienes recibidos en custodia, que aunque no pertenecen a la
empresa (activo), tampoco son una obligación (pasivo), pero que si llegan a sufrir algún daño o pérdida
representarán una erogación para la empresa, por lo que esta debe mantener un control sobre la
cantidad y ubicación de dichos bienes.

Un último uso de estas cuentas de orden es para conciliar o presentar las diferencias que existan entre
las declaraciones tributarias y los registros contables de la empresa.

Repaso de las dinámicas

LA PARTIDA DOBLE

El sistema de partida doble es fundamental en la contabilidad. Este sistema establece que el registro de
una transacción comercial en la contabilidad implica el movimiento de mínimo dos (2) cuentas, una que
se debita y otra que se acredita. En el registro de cualquier transacción la suma del movimiento débito
debe ser igual a la suma del movimiento crédito de las respectivas cuentas.

El artículo 50 del Código de Comercio, establece que la contabilidad en el país debe ser llevada por el
sistema de partida doble.

Ejemplo 1:

Dos personas deciden crear una empresa para la compra y venta de ropa y aportan cada uno $500 mil
pesos en efectivo.
Debitamos la cuenta CAJA que es una cuenta de activo que se está incrementando con el efectivo que
aportaron los socios. Y acreditamos la cuenta APORTES SOCIALES que es una cuenta de patrimonio que
aumenta en el crédito. De esta forma mantenemos el sistema de partida doble.

Ejemplo 2:

Compramos mercancías para luego venderlas por valor de $1.000.000 y pagamos de contado.

En esta transacción estamos debitando la cuenta COMPRA DE MERCANCÍAS, que es una de Activo que
inicia y aumenta en el Debe. Aumenta porque estamos adquiriendo bienes que son de propiedad de la
empresa por lo que los activos aumentan.

Estamos acreditando la cuenta CAJA, que es otra cuenta de Activo que se está disminuyendo en el
Haber. Disminuye porque es un dinero de propiedad de la empresa que está saliendo para el pago de la
mercancía comprada, entonces nuestros activos están disminuyendo.

La suma del movimiento débito es igual a la suma del movimiento crédito, dando cumplimento al
sistema de partida doble.