Informe

INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE
COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
Contenido
I. Objetivo
II. Alcance
III. Procedimientos adelantados
IV. Riesgos y Controles
V. Conclusión
VI. Hallazgos, oportunidades de mejora identificadas y observaciones
I. Objetivo
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La Auditoría tiene como objetivo evaluar de manera independiente los controles que
permiten mitigar, trasferir y eliminar los riesgos críticos que atentan el desempeño de
los objetivos del proceso, atendiendo su cadena de valor y bajo los parámetros del
Modelo Estándar de Control Interno MECI, para efectos de establecer oportunidades de
mejora que procuren el logro de los objetivos institucionales, y conforme a los
lineamientos establecidos en la Ley 1341 de 2009 “Por medio de la cual se definen los
principios y conceptos sobre la sociedad de la información y organización de las
tecnologías de la información y las comunicaciones”, la Ley 1581 de 2012, Ley 1712
de 2014, y demás normatividad inherente.
II. Alcance
El alcance de la evaluación a la gestión adelantada, comprenderá el periodo entendido

entre enero de 2013 a la fecha. Es de resaltar que la revisión documental fruto del
desarrollo de los procedimientos de auditoria se realiza bajo muestra aleatoria.
III. Procedimientos Adelantados
La ejecución de la Auditoría estuvo acorde a los procedimientos de auditoria definidos

en el programa de auditoria. Adicionalmente se realizaron las siguientes actividades:
 Reuniones de apertura y cierre.

 Solicitud de información.
 Entrevistas con la responsable del proceso.
 Relevamiento de la documentación del SGI.
 Elaboración del mapa de riesgos del proceso a partir de la auditoria.
 Seguimiento del Mapa de Riesgos institucional del Proceso con corte al 31 de
diciembre de 2014.
IV. Riesgos y Controles

Se observó que los riesgos vigentes para el proceso requieren de su actualización, así:
 Riesgo 1: Las causas e impactos definidos para este riesgo no son consecuentes
en su totalidad con el riesgo definido.
 Riesgo 2 y 3: Tienen en común la definición de los mismos parámetros en la
identificación y evaluación de los controles existentes, al igual que las acciones
dentro del plan de contingencia.
 Riesgo 4: No es un riesgo para el proceso.
De otra parte, se observó que las acciones definidas para el manejo del riesgo residual
y las acciones definidas de corrección en el plan de contingencia, no controlan ni
mitigan los riesgos, ya que describen actividades que le son propias al desarrollo del
proceso.
Por último, se identificaron algunos riesgos de la cadena de valor, los cuales no han
sido incorporados en la matriz. Por lo anterior, se recomienda evaluar la matriz
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adjunta al informe de auditoría y se determine su pertinencia y actualización en lo que

corresponde a los siguientes riesgos, así:
 Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación

institucional.
 Ausencia de divulgación y comunicación de los resultados de la entidad.
 Deficiente acceso a los canales de comunicación de la UPRA por parte de clientes
y partes interesadas.
 Falta de asignación de recursos económicos para el desarrollo del plan de
comunicación y divulgación institucional (Plan de prioridades de la gestión)
 Carencia de recursos tecnológicos mínimos de soporte a la actividad de
comunicación (medios de ayuda y soporte audiovisual)
 Ausencia de recursos humanos especializados de apoyo a la actividad
 Inadecuada distribución de los boletines de prensa publicados por la entidad.
(No brindar a la comunidad los comunicados de prensa que genera la UPRA
V. Conclusiones
Resultado del ejercicio de la auditoría practicada al Proceso de Gestión de

Comunicación y Divulgación y de conformidad con el Plan Específico de Auditoria y
pruebas practicadas, se concluye que el proceso presenta oportunidades de mejora:
”Incumplimientos Normativos (Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios)”;“Debilidades en los contenidos de la documentación del SGI;
Debilidades en el seguimiento y actualización del mapa de riesgos institucional;
Debilidades en la administración y disposición de evidencias de la gestión adelantada;
Ausencia de controles para las solicitudes de publicación; Debilidades en la
administración de los elementos de consumo correspondientes a eventos técnicos”;
Debilidades en la adecuada asignación de emisores para la proyección de
comunicaciones oficiales y memorandos. Y finalmente como observaciones
“Inadecuada identificación de metas y actividades asociadas al Proceso de Gestión de
Comunicación y Divulgación y Grado de Implementación de la Estrategia Gobierno en
Línea”. Sin embargo, presenta conformidades frente a la aplicación del procedimiento
de gestión de las comunicaciones, mejora continua en su documentación, coordinación
logística y acompañamiento de eventos institucionales.
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Hallazgos, Oportunidades de Mejora y observaciones
N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

o Recomendación
Mejora/ (O) Observaciones Categoría
(OM) Incumplimientos Normativos (Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios)
1 De acuerdo con la verificación realizada a los 96 Riesgo: Establecer un plan de
ítems (matriz de seguimiento proporcionada por la Incumplimiento de trabajo que involucre a
Procuraduría General de la Nación) para la las disposiciones todos los responsables de
Implementación de la Ley 1712 de 2014 “Por legales en materia procesos de la UPRA, con
medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y de transparencia y el fin de cerrar las brechas
del Derecho de Acceso a la Información Pública acceso a la identificadas y poder dar
Nacional y se dictan otras disposiciones” y el información pública. cumplimiento a las
Decreto 103 de 2015 “por el cual se reglamenta directrices emanadas por
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras Impacto las leyes en mención.
disposiciones”, se observó que la UPRA al corte de Mayor
junio de 2015, ha implementado el 73% de la Controlar a intervalos de
misma, quedando pendiente lo que a continuación Probabilidad de tiempo planificados el
se describe. ocurrencia avance en su
Probable implementación.
Sin embargo, es importante precisar, que la Oficina
de Tecnologías de la Información de la UPRA, es Establecer una política de
líder del Proceso de Comunicaciones (herramienta tratamiento de la
fundamental para publicar la información que información y velar
requiere la ley), pero el conjunto de datos que se porque los encargados del
deben publicar son responsabilidad de los tratamiento den
diferentes líderes de procesos de la Entidad. cumplimiento a las
mismas.
 Contratación (Art. 8,9 Decreto 103/15) Datos de
adjudicación y ejecución de contratos, incluidos Revisar con el apoyo del
concursos, licitaciones y demás modalidades de Asesor Jurídico de la UPRA
contratación pública. El sujeto obligado debe las disposiciones legales
publicar las aprobaciones, autorizaciones, en materia de protección
requerimientos o informes del supervisor o del de datos y dejar
interventor, que prueben la ejecución del constancia de las acciones
contrato. tomadas frente al tema.
 Contratación (Art.9,f) L 1712/14, Art. 7 Dec
103/15) Los plazos de cumplimiento de los
contratos (SECOP).
 Contratación (Art 10 L 1712/14) Tratándose de
contrataciones sometidas al régimen de
contratación estatal, cada entidad publicará en
el medio electrónico institucional sus
contrataciones en curso.
 Componentes del Esquema de Publicación de
Información (Art. 12 L 1712/14, Art.41.42 Dec.
103/15)
 Componentes del Informe de solicitudes de
acceso a la información (Art.11 h) L1712/14, Art.
52.Dec 103/15 Par. 2).
 Componente de los costos de reproducción de
información Pública con su respectiva
motivación (Art. 20,21, Dec.103/15).
 Componentes del Programa de Gestión
Documental (Art.15 L 1712/14, Art. 44, 45, 46,
47, 48, 49,50, Decreto 103/15): Publicar en la
sección particular del sitio web oficial
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o Recomendación
denominada "Transparencia y acceso a
Información Pública" el Programa de Gestión
Documental.
Al respecto se aclara que la UPRA a la fecha no

cuenta con un Programa de Gestión Documental,
actividad sobre la cual se encuentra trabajando el
Proceso de Gestión Documental y que ya fue
evidenciado en la Auditoria realizada a este
proceso en el mes de Mayo de 2015.
De otra parte, se requiere ajustar y precisar lo

siguiente:
 Estructura Orgánica (Art.9,a) L 1712/14),

Ubicación de sus sedes y áreas: No se tienen
registrados datos sobre la sede Park Way.
 Estructura Orgánica (Art.9,a) L 1712/14)
Descripción de divisiones o departamentos: No
se ha incluido la descripción de la Secretaria
General.
 Presupuesto y Plan de Acción (Art.9,b),L
1712/14, Art.74 y 77 L 1474/11) Ejecución
presupuestal histórica anual: No se ha
registrado la ejecución presupuestal del
segundo trimestre 2014 y marzo 2015.
(Posterior a la revisión realizada por Control
Interno el 30/06/2015 y 01/07/2015 y producto
de revisión del Informe de Auditoria por parte de
los responsables de proceso, se evidenció que
se publicó la ejecución presupuestal con corte a
abril de 2015, actividad que se hizo posterior a
la revisión efectuada y por fuera del corte de
revisión que correspondía a 30/06/2015))
 Contratación (Art.9 e L 1712/14, Art. 10) Dec
103/15): La información de los contratos a 2015
se encuentra actualizada a enero. Así mismo, el
archivo no contiene la dirección y correo
electrónico para los contratistas, como lo
menciona el literal e del artículo 9 de la Ley.
De igual forma, una vez verificado el ámbito de

aplicación de las disposiciones legales de la Ley
1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios en
materia de “Protección de datos Personales”, se
evidenció que la UPRA aun cuando ya surtió
algunas actividades en la fase del planear y el
hacer dentro de la implementación del SGSI, aún
no ha definido claramente una política de
tratamiento de la información como lo establece el
artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (Políticas de
tratamiento de la información), considerándose
este instrumento el eje orientador del tema.
El responsable del proceso de Gestión de la

Información y el Conocimiento vía correo
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o Recomendación
electrónico, remitió el 7 de julio de 2015, lo
siguiente:
“Durante la fase PLANEAR del SGSI, se realizó el

levantamiento de activos de la información, en la
cual se valoró la confidencialidad, integridad y
disponibilidad, para determinar el análisis de
riesgos a los cuales se encuentran expuestos y de
esa manera determinar los controles a
implementar, para mitigar estos riesgos.
Actualmente nos encontramos en la fase de HACER
cuyo objetivo es poner en marcha los controles
identificados e implementar las políticas. · Cada
proceso se encarga del manejo y custodia de la
información, ya sea comunicaciones, atención al
ciudadano, talento humano, contratación y demás
áreas de la UPRA, y existe una responsabilidad
individual en este sentido. Tenemos dentro de
nuestras actividades, apoyar al nuevo asesor
Jurídico en su acompañamiento a los líderes de
proceso, para estos temas. - Se ha realizado en
cumplimiento de la Ley 1712 de transparencia, la
publicación de información de contratistas y
funcionarios, única y exclusivamente con la
información que se registra en el SIGEP, y en
ningún caso se ha dado a conocer información
sensible como religión, datos médicos, etc. Las
evidencias de implementación del SGSI están junto
con el proceso contractual con CINTEL para el SGSI
y por el lado de la publicación de datos están en la
tabla de seguimiento a la ley 1712".
Sobre el particular, es necesario que la Entidad

garantice la realización de seguimientos periódicos
a los cambios de la normatividad en cada una de
las materias que pueden llegar a ser aplicables,
con el fin de garantizar un adecuado tratamiento y
cumplimiento de las mismas. Lo anterior, con el fin
de evitar posibles sanciones por parte de entes de
control.
(OM) Debilidades en los contenidos de la documentación del SGI
2 Una vez efectuado el relevamiento y análisis de los Riesgo: Ajustar la documentación
documentos contenidos en el SGI y que hacen Debilidades en la del Proceso de acuerdo a
parte del proceso CDE-PR-001 Comunicación y identificación, las observaciones
Divulgación Estratégica los días 16 y 17 de junio de documentación y realizadas y a la
2015, se observó lo siguiente (ver anexo 1): formalización de las evaluación que se realice
actividades y de las mismas por parte
 Normograma desactualizado (En referencia controles que del responsable del
al Institucional y al de procedimientos). componen los proceso.
 Falta de precisión en la descripción de las procedimientos del
actividades. proceso. Actualizar el normograma
 Deficiencias en la identificación de los en cada uno de los
controles. Impacto procedimientos, al igual
 Falta de precisión en la segregación de Mayor que el institucional.
funciones y responsables que intervienen en
las actividades. Probabilidad de Previo a formalizar el
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o Recomendación
ocurrencia procedimiento se deben
Es importante mencionar que una adecuada Posible efectuar adecuados
aplicación del control de registros y documentos procesos de revisión y
además de fortalecer nuestro SGI (Sistema validación de las
Integrado de Gestión) nos permite fortalecer actividades, controles y
nuestra cultura de control. responsables que
intervienen en la cadena
Así mismo, es importante mencionar que los de valor del proceso.
procedimientos definidos en la UPRA y demás actos
administrativos que regulen la gestión, deben ser
precisos, concisos y determinantes para que exista
claridad en la aplicación de los mismos, por parte
de todos los servidores públicos de la entidad. Esto
en concordancia con lo que define MECI para
procedimiento, así: “conjunto de especificaciones,
relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas
para cumplir con las actividades de un proceso,
controlando las acciones que requiere la operación
de la entidad pública. Establece los métodos para
realizar las tareas, la asignación de
responsabilidades y autoridad en la ejecución de
las actividades.
Lo anterior, convierte a los procedimientos en un

control de la entidad encaminado a lograr que las
actividades se desarrollen siguiendo una secuencia
lógica y permita que quien los realice
(independiente del responsable actual) pueda
llevarlas a cabo de la misma manera en la que lo
efectuaría el responsable del proceso”.
Al cierre de la Auditoria, la responsable del Proceso

tomo las medidas correctivas inmediatas, lo que
resulto en la actualización de la siguiente
documentación:
 Procedimiento CDE-PD-001 Gestión de las

comunicaciones, actualizado el 23/07/2015 a
Versión 4.
 Procedimiento CDE-PD-002 Coordinación
Logística de Eventos, actualizado el 16/07/2015
a Versión 3.
 Se actualizaron los normogramas en cada uno
de los procedimientos arriba mencionados.
Sin embargo, a la fecha está pendiente por

actualizar el Normograma Institucional UPRA
Versión 1 del 20/10/2014, en lo correspondiente al
Proceso.
(OM) Debilidades en el seguimiento y actualización del mapa de riesgos institucional
3 En la revisión efectuada al seguimiento y Riesgo: Dar cumplimiento estricto
actualización del mapa de riesgo institucional con Debilidades en la al procedimiento COG-PD-
corte al 31 de Diciembre de 2014, se evidenció que identificación, 001 Administración de
el proceso no está realizando un seguimiento actualización y riesgos en lo que
oportuno y permanente a los riesgos identificados y monitoreo de los corresponde a su actividad
por ende a los controles y las acciones de manejo riesgos del proceso. No. 15.
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o Recomendación
de riesgo residual.
Impacto Revisar los actuales
Es de aclarar que el Procedimiento COG-PD-001 Mayor riesgos definidos por el
Administración de Riesgos establece en su Proceso y actualizarlos
actividad No. 15 “Realizar semestralmente Probabilidad de para la vigencia 2015,
autoevaluación y seguimiento de la aplicación de ocurrencia teniendo en cuenta las
los controles y a las acciones de manejo de los Posible observaciones planteadas
riesgos institucionales y enviar a Control Interno… y los nuevos riesgos
“. Así mismo, se aclara que la premisa principal en identificados.
la etapa de identificación de los riesgos “es tener
en cuenta que no todos los riesgos que puedan La administración, análisis
llegar a existir, se deben plasmar en el mapa de y valoración debe ser una
riesgos, la escogencia o definición de estos función compartida y debe
riesgos, depende de lo que al interior del proceso involucrar al dueño del
se considere qué son los eventos (riesgos) MAS proceso y a sus
IMPORTANTES que de llegar a presentarse, ocurrir intervinientes. Sobre el
o materializarse, podrían truncar, obstaculizar, particular, se recomienda
retrasar o afectar”. que el ejercicio quede
sustentado y comprenda el
Es importante precisar que el tema de análisis tanto de riesgos
administración, análisis y valoración del riesgo es como de controles.
una función compartida y transversal en donde
deben participar todos los procesos de manera Considerar la realización
activa, por ello y como lo menciona el MECI, “los de ejercicios internos de
líderes de los procesos deben involucrar a sus valoración de riesgos y
equipos de trabajo en el tema de riesgos ya que controles de manera
son ellos quienes aplican los controles y pueden trimestral, como lo
dar cuenta de su efectividad”. aconseja el MECI.
Así mismo, el MECI en su componente de análisis y

valoración de riesgos aconseja que se deberá
revisar una revisión periódica de los controles,
buscando realizar una valoración del riesgos más
acertada, por lo tanto recomienda que se realicen
evaluaciones a los mismos según los disponga la
realidad del proceso, pero teniendo en cuenta que
como máximo se debería realizar en forma
trimestral.
Al cierre de la Auditoria se evidenció la

actualización y formalización de la matriz de
riesgos institucional (15 de julio de 2015). Sin
embargo, la misma no contempla las
recomendaciones efectuadas por Control Interno,
dado que a la fecha no se había formalizado el
informe de Auditoría.
(OM )Debilidades en la administración y disposición de evidencias de la gestión adelantada

4 En la revisión efectuada a una muestra aleatoria de Riesgo: La supervisora del contrato
8 cuentas/informes de ejecución del contrato y por Debilidades en la deberá verificar
lo correspondiente a (4) cuatro contratos suscritos administración y mensualmente que los
para la vigencia 2014 (50% del total), se evidenció disposición de contratistas almacenen
que los soportes magnéticos de gestión disponibles evidencias en la adecuadamente las
en la carpeta digital para el efecto, en algunos gestión adelantada. evidencias generadas
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o Recomendación
casos no respaldan el 100% de la información dentro del periodo de la
reportada en el informe – cuenta mensual de cada Incumplimiento de cuenta de cobro en medio
uno de los contratistas (Ver detalle en anexo 2). las actividades magnético y que queden
previstas en las disponibles en la unidad
Al respecto, la responsable del proceso nos herramientas de dispuesta para la
informó al final de la Auditoría lo siguiente: “todas gestión del Proceso administración de las
las referencias a notas de TV y fotografías que de Comunicación y mismas.
aparecen en los periodistas, en el realizador Divulgación.
audiovisual no se encuentran en las carpetas de la Realizar seguimiento
red debido a los pesos de los videos. Por tal fin, Impacto periódico al cumplimiento
todo se encuentra en el disco asignado para videos Mayor de las acciones del Plan de
e imágenes fuera de U”. Divulgación y
Probabilidad de Comunicación, realizando
De igual forma y de acuerdo a la verificación ocurrencia una adecuada
realizada al cumplimiento de cada una de las Posible administración de los
actividades del Plan de Divulgación y Comunicación productos y evidencias que
2014 - 2015, se observó la ausencia de evidencias se generan a partir del
y registros de avance para la actividad "Realización cumplimiento de las
de 5 videos internos para trasmitir conocimiento" y mismas.
por lo correspondiente al reporte del primer
trimestre de 2015. De otra parte no se reportó Continuar trabajando en la
información de avance sobre la actividad ejecución de las
"Producción y emisión de cinco (5) cápsulas actividades definidas en el
informativas en televisión con cubrimiento plan, garantizando su
nacional". cumplimiento al cierre de
la vigencia 2015.
Es importante mencionar que todo documento
deberá contener registros claros y precisos de Actualizar la resolución
conformidad con lo que establece la NTCGP- No.-170 del 03 de Julio de
1000:2009 “registros” el cual estipula: “Es un 2014 aclarando que la
documento que presenta resultados obtenidos o información
proporciona evidencia de actividades ejecutadas”. correspondiente a notas de
TV y fotografías, se
De igual forma, la gestión adelantada por todo almacenaran en un unidad
responsable de proceso deberá ser verificable bajo diferente dispuesta para
evidencia, ya que esta es la que permite tal fin.
determinar el cumplimiento de las metas previstas
en los intervalos de tiempo planificados. Es así,
como la gestión no solo se refiere al hacer, sino que
se define como “actividades coordinadas para
planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad”.
Lo anteriormente mencionado debe ir de la mano

con las disposiciones de la Resolución 170 del 03
de Julio de 2014 “Por la cual se adoptan medidas
en el marco de la Política de Eficiencia
Administrativa – Cero Papel”, Articulo 2 así:
“Articulo Segundo. De conformidad con la orden

impartida por el Director General de la Unidad en el
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
del 3 de julio de 2014, se ordena:
a. Los entregables, productos, informes técnicos y/o

anexos físicos deberán ser entregados en formato
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o Recomendación
digital de lo cual se dejara evidencia en el formato
denominado “ENTREGA E INFORMES Y/O PRODUCTOS
DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO” del procedimiento
de contratación estatal de la UPRA.
b. El supervisor designado le asiste la obligación de
dejar constancia en la “CERTIFICACION DE
SUPERVISIÓN TRAMITE DE PAGO” del procedimiento
de pago de obligaciones, del recibido a satisfacción
de los entregables, productos, informes técnicos, y
de disponer en el recurso tecnológico de
almacenamiento establecido por la Oficina de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –
TIC.
c. Para el caso de entregables, productos, informes
periódicos parciales o totales y/o anexos digitales se
entenderán de acuerdo con lo establecido en el
numeral 7.2.3 del Manual de Contratación de la
Unidad, denominado “Actividades administrativas de
la supervisión y/o interventoría””.
(OM) Ausencia de controles para las solicitudes de publicación.
Una vez efectuado una revisión del 100% de las Riesgo: Definir claramente dentro
solicitudes de publicación de información y/o Deterioro de ladel procedimiento y el
acompañamiento (Formato CDE-FT-002, versiones 2 imagen institucionalformato, los niveles
y 3) aplicados para las vigencias 2014 y 2015, se asociada a lajerárquicos - responsables
evidenció que no existe un control adecuado sobre información yde realizar los
el nivel máximo de autoridad competente en cada comunicación requerimientos de solicitud
dependencia para realizar la solicitud de institucional. de publicación de
publicación de información y/o acompañamiento, información y/o
teniendo en cuenta que se observaron firmas de Impacto acompañamiento,
Contratistas y Funcionarios de nivel profesional Mayor teniendo en cuenta que se
especializado avalando la pertinencia de los debe salvaguardar la
contenidos de la información a publicar en los Probabilidad de imagen institucional a
diferentes canales de comunicación de la Entidad. ocurrencia través de cualquier tipo de
Posible información que sea
Para la vigencia 2014, se observaron 91 de 236 publicada y divulgada por
5 solicitudes, firmadas por servidores públicos no los canales oficiales de la
responsables de procesos o del nivel directivo. Entidad.
Para la vigencia 2015, se observaron 11 de 34
solicitudes respectivamente. Una vez definido el control
efectuar procesos de
Así mismo, se evidenció que el Procedimiento CDE- monitoreo y validación del
PD-001 Versión 3 del 06 de Marzo de 2015, cumplimiento del mismo.
establece como responsables de la actividad
“Realizar y presentar solicitud de publicación de
información” solo a los “Líderes de proceso o su
delegado en el área técnica”, con lo cual se
limitando su alcance dejando de lado a las demás
áreas de apoyo.
Lo anterior, puede generar un riesgo de pérdida de

imagen de la entidad, al no controlarse
adecuadamente los avales técnicos y oficiales
pudiéndose llegar a divulgar Información
inadecuada, incompleta, errónea, o de baja calidad.
La adecuada asignación de responsabilidades en

los funcionarios de mayor nivel jerárquico
garantizara registros oportunos, exactos y
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o Recomendación
confiables; de la misma forma aplicar controles
efectivos en los trámites de publicaciones y
solicitudes de información permitirá garantizar la
calidad de la información primaria y secundaria que
produce la UPRA.
(OM) Debilidades en la administración de los elementos de consumo correspondientes a
eventos técnicos
Resultado de la verificación del control “Adecuados Riesgo: Implementar y controlar
procesos de planificación, entrega y Uso inadecuado de permanentemente a través
disposición/almacenamiento de elementos de la imagen de una herramienta de
consumo para los funcionarios de la Upra que institucional por gestión los inventarios de
participan en eventos institucionales”, se parte de los consumo y/o elementos
evidenciaron debilidades en la administración de la servidores públicos adquiridos para los
información y control respecto a la entrega, de la UPRA, a eventos técnicos.
distribución y almacenamiento de los nombre propio.
elementos/materiales de consumo (gorras, Identificar y aplicar el
chalecos tipo periodista, camisetas polo manga Perdida de control definido para una
corta, camisas clásica, camisas clásica mujer) elementos de adecuada planeación,
adquiridos por la UPRA en 2014. consumo que entrega, disposición y
contienen imagen almacenamiento, ya que
Es de resaltar que aun cuando la responsable del institucional. el establecido actualmente
proceso implementó como control informal un no corresponde a una
formato facilitativo (formato que no hace parte de Impacto actividad de control.
la documentación del SGI), para la entrega del Mayor Formalizar en el SIG los
material a los servidores públicos; estos no formatos de control que se
6 proporcionan información estadística suficiente y Probabilidad de incorporen o que se vienen
clara sobre la entrega total de las cantidades ocurrencia utilizando por el área de
adquiridas por la Entidad para atender estas Posible comunicaciones.
necesidades y el stock sobrante una vez efectuada
las entregas.
Lo anterior, fue evidenciado con los elementos

entregados por el Contratista Ediciones Screen -
Contrato No. 117 de 2014 por valor de $10.573.400
y la cual comprendía: 50 gorras, 50 chalecos tipo
periodista, 50 camisetas polo manga corta, 50
camisas clásica, 50 camisas clásica mujer.
Es importante mencionar que todo documento

debe contener registros claros y precisos de
conformidad con lo que establece la NTCGP-
1000:2009 “registros” el cual estipula: “Es un
documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades ejecutadas”.
(OM) Debilidades en la adecuada asignación de emisores para la proyección de comunicaciones
oficiales y memorandos.
7 Se evidenció que la “Matriz de Comunicaciónes de Riesgo: Trabajar articuladamente
la UPRA CDE-FT-004” presenta debilidades al Inadecuada con el Proceso de Gestión
identificar a los “profesionales especializados” proyección de documental para definir
como emisores de “comunicaciones oficiales y documentos oficiales lineamientos claros sobre
Memorandos”. Lo anterior, se expone teniendo en y/o sin el aval del las comunicaciones
cuenta que toda organización publica debe definir superior jerárquico oficiales internas que
canales adecuados y jerarquizados para emitir producen la Entidad y en
comunicaciones oficiales y memorandos, o por el Impacto especial las definidas en el
contrario toda comunicación ascendente debera Mayor punto del informe.
estar validada por el nivel jerarquico superior a
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o Recomendación
Probabilidad de Una vez definido el
esté (jefe de oficina o dueño de proceso). ocurrencia lineamiento actualizar la
Posible matriz de comunicaciones
Por lo anterior y teniendo en cuenta que exista la en lo que corresponda.
posibilidad de este aval, no se observó una
directriz que establezca los lineamientos a seguir Si existe el aval de que los
por los profesionales especializados para emitir profesionales
estas comunicaciones. especializados puedan
emitir memorando y
Sobre el particular, es importante cumplir con lo comunicaciones oficiales,
establecido en el MECI, la cual determina “la se debe establecer la
entidad debe estructurar mecanismos para el política y/o directriz para
tratamiento de la informacion y la comunicación”. controlar su emisión.
(O) Grado de Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea

8 El seguimiento a la implementación de la Estrategia Riesgo Continuar trabajando en la
de Gobierno en Línea de la UPRA, se realizó sobre la Incumplimiento de implementación de la
herramienta diseñada por el Ministerio de las disposiciones Estrategia de Gobierno en
Tecnologías de la Información de acuerdo a la Ley legales para el tema Línea de la mano del
1341 de 2009. de Gobierno en Ministerio de Tecnología de
Línea Información.
Sobre el particular, se evidenció que a la fecha aún
el Ministerio de Tecnologías de Información no ha Impacto Evaluar la aplicabilidad de
dispuesto una herramienta de seguimiento sobre la Moderado cada uno de los criterios
implementación de los componentes definidos en el que integra los
Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. Probabilidad de componentes que
ocurrencia establece el Decreto 2573
Los resultados de implementación de la estrategia Posible del 12 de diciembre de
de Gobierno en Línea en la UPRA a Junio 30 de 2014 e iniciar un trabajo
2015, según lo reportado por el responsable del coordinado desde la
proceso es el siguiente: Oficina TICS.
a. Componente elementos transversales: 92,44%

b. Componente Información en línea: 64.71%
c. Componente Interacción en línea: 53,71%
d. Componente Transacción en línea: 50%
e. Componente Transformación: 77.43%
f. Componente Democracia en Línea: 43.50%
Es de mencionar que muchos aspectos y criterios

evaluados en la herramienta no aplican para la
UPRA.
A continuación se describen las principales

observaciones.
1. Componente elementos transversales:

Este componente se subdivide en 10 criterios,
sobre los cuales se tomó una muestra de 6
(60%) criterios verificándose la información de
9 de sus subcriterios, evidenciándose lo
siguiente:
Para el subcriterio "Promoción y divulgación en la
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o Recomendación
entidad", la UPRA aún se encuentra trabajando en
la implementación de los ítems" g. Optimización de
procesos; i. Medios electrónicos en el
procedimiento administrativo; y m. Tecnología
verde (verificando aplicación)".
2. Componente Información en línea: Para el

Criterio "Publicación de información básica": Se
verificó en la página web de la entidad los 56
ítems que contiene la herramienta de medición,
evidenciándose que once (11) 19% de ellos no
se encuentran disponibles/publicados,
implementados o no aplican para la UPRA, así:
 Defensa judicial
 Informe de archivo
 Información para niños
 Calendario de actividades
 Documentos y/o memorias justificativas de
normas o políticas promovidas por la entidad
 Implementación de buzones de correo
electrónico para la recepción de notificaciones
judiciales.
 Información de programas sociales
 Registro de Publicaciones de la entidad (el
registro debe tener el inventario de
publicaciones tanto físicas como electrónicas)
 Acuerdos de Gestión
 Programa de Gestión Documental – PGD.
 Cuadro de Clasificación Documental - CCD
De otra parte, para el Criterio "Información en

audio y/o video", se evidenció que los contenidos
de audio y/o videos disponibles en el sitio Web de
la Entidad, aun no cumplen con la "Descripción del
Contenido" que solicita la estrategia.
3. Componente Interacción en Línea: Este

componente se subdivide en 5 criterios, sobre
los cuales se tomó una muestra de 3 (60%)
criterios, verificándose la información de 9 de
sus subcriterios, evidenciándose lo siguiente:
 Soporte en línea: No aplica para la Entidad

 Suscripción a servicios de información al correo
electrónico o RSS: No se ha implementado
 Suscripción a servicios de información al móvil:
No aplica para la Entidad por el tipo de
usuarios.
 Espacio para contacto, peticiones, quejas,
reclamos y denuncias: En este criterio no se
tienen implementados los siguientes temas:
Demo o guía de diligenciamiento que permite
la verificación de los errores cometidos en el
proceso de diligenciamiento; Habilitación para
el uso por parte de niños y adolescentes; Uso
Página 13 de 22

o Recomendación
del lenguaje común de intercambio de
información; Opciones para que el ciudadano
pueda elegir el medio por el cual quiere recibir
la respuesta; Mensaje de confirmación del
recibido por parte de la entidad; y Protección
de los datos personales de los usuarios.
4. Componente de Transacción: Este

criterios verificándose la información reportada
para cada uno de ellos, evidenciándose lo
siguiente:
 Formularios para descarga (formularios con un

demo, guía o ayuda de diligenciamiento y
verificación de errores): A la fecha no se ha
implementado
 Información interactiva: Actualmente, se
cuenta con el SI UPRA y el Canal de Atención al
Cliente, sin embargo el requisito “La entidad
cuenta con mecanismos electrónicos que
permitan solicitar, procesar y recibir totalmente
en línea las certificaciones y constancias que
se expiden y que no constituyen un trámite” a
la fecha no se ha implementado.
5. Componente de Transformación: Este

criterios verificándose la información reportada
para cada uno de ellos de acuerdo al
cumplimiento de cuatro (4) de sus subcriterios,
evidenciándose lo siguiente:
 Análisis, priorización y optimización de

procesos: la UPRA tiene identificado 7 procesos
susceptibles de ser automatizados, pero a la
fecha aún no se han racionalizado.
Según lo informado por la Oficina de TICS en el

año 2014, la UPRA con el acompañamiento del
Ministerio de Tecnologías de Información y
Comunicaciones – Min TIC - y con el
acompañamiento del Centro de Investigación
de las Telecomunicaciones – CINTEL -, formuló
el Plan de Optimización y Automatización de
procesos. En el documento se identificaron 7
procesos susceptibles de ser automatizados (le
informé mal Carolina):
 Contratación Estatal
 Correspondencia
 Peticiones, quejas y reclamos o sugerencias
 Análisis de información
 Atención de requerimientos de información
Página 14 de 22

o Recomendación
 Seguimiento y evaluación de políticas
 Formulación de criterios, lineamientos e
instrumentos
6. Componente Democracia: Este componente

se subdivide en 6 criterios, sobre los cuales se
tomó una muestra de 4 (67%) criterios
verificándose la información reportada para
cada uno de ellos de acuerdo al cumplimiento
de ocho (8) subcriterios que a su vez lo
componen, evidenciándose lo siguiente:
 Criterio: Uso de medios electrónicos en el

proceso de consulta de normatividad: No aplica
para la UPRA, teniendo en cuenta que la
entidad no genera normativa.
proceso de planeación de la entidad: Este
criterio no presenta ningún avance y está
pendiente de verificar la pertinencia del mismo
para la UPRA.
proceso de rendición de cuentas: Para los
ejercicios de rendición de cuentas de la UPRA
se han utilizado Foros Virtuales, redes sociales
y encuestas en la página web.
Por todo lo anterior, es importante adelantar un
seguimiento permanente a los cambios que se
generan en las Estrategias que el Gobierno
Nacional determina y que son de cumplimiento
estricto por parte de la Entidad, con el fin de no
verse rezagados en la implementación de los
mismos.
(O) Inadecuada identificación de metas y actividades asociadas al Proceso de Gestión de
Comunicación y Divulgación
9 En la revisión efectuada a los planes de acción del Riesgo: Seguir fortaleciendo los
año 2013, 2014 y 2015, se evidenció que la meta Inadecuada procesos de planificación
del plan de acción 2013 "Diseñar e implementar al identificación de del proceso, en
100% un Plan de Comunicaciones que facilite el metas asociadas a concordancia a las
acceso de la ciudadanía a la información general los objetivos necesidades de la
de la Unidad", no fue cumplida, sin embargo para el estratégicos de la ciudadanía, de las partes
cuarto trimestre de 2013 producto del diagnostico Entidad. interesadas y las de la
inicial, se implementó un “Plan de Acción de Entidad. Para tal fin es
Comunicaciones Estratégicas”, el cual estableció Impacto primordial el identificar sus
tres fases para los periodos comprendidos entre Moderado fuentes y definir una
septiembre de 2013 y noviembre de 2014. estructura de información
Probabilidad de interna y externa
Con respecto a las actividades identificadas para la ocurrencia adecuada.
meta prevista en el año 2013, se evidenció que las Posible
mismas no guardaban total concordancia con la
meta establecida, asi: "Realizar eventos de difusión
en temas de ordenamiento social de la propiedad y
mercado de tierras" y "Adelantar una publicación
de difusión en temas de ordenamiento social de la
propiedad y mercado de tierras".
Página 15 de 22

o Recomendación
Es importante aclarar que para la vigencia 2013, la
UPRA nombró al Asesor de Comunicaciones el 16
de septiembre de 2013, por esta razón a la fecha
aún no se había iniciado el ejercicio de la
formulación del Plan de Comunicaciones, y solo
hasta el cuarto trimestre se inicia con la
formulación del mismo; aclarando que el Plan de
Acción Institucional (metas y acciones) fueron
definidas por la adminsitración con antelación al
nombramiento del Asesor.
Cabe resaltar que para los ejercicios 2014 y 2015

se observan mejoras en los ejercicios de
formulación del plan de accion lograndose una
mejor adecuación entre metas y acciones, lo que
denota un mejoramiento continuo en el proceso de
planificacion del area y de la Entidad en general.
Es necesario precisar sobre la importancia de la

planificacion adecuada del eje transversal de
informacion y comunicación en la Entidad, en
concordancia a lo establecido en ell MECI así: “este
componente tiene una dimension estrategica
fundamental por cuanto vincula a la Entidad y su
entorno y facilita la ejecución de sus operaciones
internas, dandole al usuario una participacion
directa en el logro de los objetivos. Es un factor
determinante, siempre y cuando se invloucre a
todos los niveles y procesos de la organización”.
Camilo Andrés Pulido Laverde

Asesor de Control Interno
Página 16 de 22
ANEXO 001
Normograma del Proceso
Se observó que el Normograma de la UPRA Versión 1 del 20 de octubre de 2014 y en lo

que refiere al Proceso de Comunicación y divulgación estratégica, se encuentra
desactualizado. Lo anterior, dado que contiene normas derogadas como el Decreto
2693 de 2012 derogado por el Decreto 2573 de 2014.
De otra parte, es recomendable actualizar el mismo con las normas recientes que le
apliquen al proceso como lo es el Decreto 103 de 2015, decreto por medio del cual se
reglamentó la Ley 1712 de 2014.
Procedimiento CDE-PD-001 Gestión de las Comunicaciones Versión 3 del

06/03/2015
A la fecha de la verificación se evidenció que este procedimiento está siendo objeto de

actualización por parte de la responsable del proceso. Al respecto esta Auditoria
verificó la versión 3 del 06/03/2015 evidenciando que requería ajustes en sus controles
y definición de actividades.
Las oportunidades de mejora evidenciaron corresponden a:
 Precisiones y ajustes en los responsables que intervienen en cada una de las

actividades. Actividad 1: Incluir áreas de apoyo de la UPRA; actividad 8 y 9 son
iguales en el flujograma pero en la descripción de cada una no se diferencia si
estas actividades aplica en el 100% de los casos y si las actividades son entre los
servidores públicos del área de comunicaciones.
 Precisiones en los contenidos de las actividades de decisión, ya que se evidenció
que la actividad 3 y 6 no guardan diferencia respecto al paso a paso del
desarrollo y aprobación de la solicitud.
 Identificación de nuevos controles: Control para la actividad No 28 la cual podría
incluir la verificación y validación del informe presentado a la Dirección General.
 Precisión en el tipo de solicitud que atiende el área de comunicaciones y por
ende de las actividades para cada una de ellas: Publicación, contenido y diseño
gráfico de la información.
Procedimiento CDE-PD-002 Coordinación logística de Eventos Versión 2 del

29/04/2015
Revisado el Procedimiento se evidenciaron las siguientes oportunidades de mejora.
 Evaluar si el procedimiento aplica únicamente para las áreas misionales o si se

debe incluir todas las áreas de apoyo.
 Actividad 2: El control de esta actividad está definido dentro de la descripción,
por lo cual debe trasladarse a la casilla de control establecido en el formato.
Página 17 de 22
 Actividades 3: Es una actividad de decisión que ya está desarrollada en la

actividad 2, por lo cual se debería evaluar si debe ser suprimida.
 Actividad 5: Esta actividad no específica que ocurre si la información no es
suficiente por parte del MADR. De otra parte, el control registrado para esta
actividad hace parte de la descripción de la actividad, que por si sola ya estaría
indicando una actividad de control intrínseca en la misma y no requeriría para el
caso la definición de un control adicional.
 Actividad 12: El control definido en esta actividad hace parte de la descripción de
la actividad. Por lo anterior, el control esta inadecuadamente registrado.
 Actividad 15: deberá ajustarse la actividad especificando literalmente el nombre
del procedimiento definido que se debe aplicar para las comisiones de servicio
(utilizar la simbología adecuada para flujogramas).
 Actividad 18: El control definido en esta actividad hace parte de la descripción de
la actividad. Por lo anterior, el control esta inadecuadamente registrado.
Adicionalmente es importante incluir dentro del procedimiento, como se realiza la

delegación de los servidores públicos para los eventos por parte del asesor de
comunicaciones.
Manual de la Estrategia de Participación Ciudadana CDE-MA-001 Versión 2 del

10/11/2014
Se evidenció como oportunidades de mejora el ajuste de los siguientes aspectos:
 Precisar el numeral 6,2, ya que la Upra no tiene una dependencia de PQRD.

 Actualizar los dos números telefónicos de la sede principal de la UPRA y sede
Park Way.
 Ajustar en todas las fechas disponibles para participación registradas en las
fichas (cuadros) YouTube, twitter, Facebook, PQRS y portal web. Esto partiendo
de la premisa que estos canales de participación ciudadana son permanentes y
no tienen una vigencia o disponibilidad en el tiempo.
 Numeral 8.1, revisar la siguiente redacción: "Brindar diversas opciones de para
que las entidades". Párrafo 2 de este numeral, en este tipo de documentos no se
debe referir acciones específicas para vigencias "los tres ejercicios propuestos
para la vigencia 2014".
 Revisar la pertinencia del nombre del actual documento. Es más significativo
denominarlo Manual de Participación Ciudadana.
Página 18 de 22
ANEXO 2
De la revisión efectuada al cumplimiento de las funciones de los Contratistas para la

vigencia 2014, se observó lo siguiente de acuerdo a la muestra obtenida:
Contrato 057 de 2014 Sandra García González
INFORME 1: Para la función "Elaborar y presentar a la UPRA, un plan de trabajo

individual para la consecución del objeto contractual, de acuerdo con las
especificaciones que le sean entregadas por la entidad", no se evidenció en la carpeta
magnética \\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_057_SANDRA_G
ARCIA\Contractual, este producto.
Para la función "Identificar la información y los contenidos que deban ser difundidos por
los canales institucionales de la UPRA y garantizar cuando sea necesario el Free Press"
y según lo reportado por la Contratista para este periodo "Propuesta y diseño para TV
de notas: Presentación en Ibagué de Metodología de Evaluación de Tierras y Mercado
de Tierras, y primera versión del mapa de zonificación de plantaciones forestales
comerciales", no se pudo verificar con evidencia la realización de lo informado.
Para la función "Actualizar la base de datos de usuarios y partes interesadas

institucionales de la UPRA y apoyar su caracterización", y según lo reportado por la
Contratista para este periodo "Diseño metodología para aplicación de encuestas a
usuarios UPRA para caracterización", no se encontraron evidencias de los productos
relacionados en el informe en la
ruta \\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_057_SANDRA_GARCIA\
Contractual\CT_057_CUENTA_01\Soportes
Para la función "Apoyar la construcción e implementación del Manual de Publicaciones

de la UPRA" y según lo reportado por la Contratista para este periodo "Documento
Mercado de Tierras Rurales
Revisión y respuestas capítulo participación ciudadana, servicio al ciudadano del
FURAG. Documento Lineamientos para artículos científicos", solo se observó evidencia
para el primer producto denominado "Estudio Técnico Sobre el Mercado de Tierras"; de
los demás productos reportados por la Contratista no se observaron evidencias.
INFORME 6: Para la función "Actualizar la base de datos de usuarios y partes

interesadas institucionales de la UPRA y apoyar su caracterización." y según lo
reportado por la Contratista "Primera reunión de programación encuesta No. 2 para
medir percepción de un producto Upra", no se observó evidencia para la verificación
del cumplimiento de esta actividad.
De otra parte para la función "El contratista elaborara el documento de la estrategia de

comunicación y divulgación institucional de la UPRA, de acuerdo a los resultados de la
caracterización de usuarios y de los talleres de gestión del conocimiento desarrollados
entre la Unidad y el CIAT. Dicho documento deberá alinearse a la estrategia de gestión
del conocimiento de la entidad. Este documento permitirá definir las líneas de
comunicación corporativa internas y externas desde la perspectiva de la gestión del
Página 19 de 22
conocimiento que garantizará la correcta divulgación de los productos misionales de la

UPRA." la contratista en su informe no reporta información pero en las evidencias de los
productos se revisa el documento denominado "Avance documento Estrategia", de 8
páginas que contiene adelantos sobre la construcción del Plan de Divulgación y
Comunicaciones de la UPRA.
Contrato 094 de 2014 Adriana Melissa Ariza Hernández

individual para la consecución del objeto contractual, de acuerdo con las
especificaciones que le sean entregadas por la entidad." no se evidenció ningún
reporte dentro del informe de la contratista y tampoco se evidenció ningún registro en
la carpeta magnética Dentro de la información dispuesta en la
carpeta \\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_094_ADRIANA_ARI
ZA\Contractual\CT_094_CUENTA_10
Para la función "Coordinar que los eventos de carácter técnico de la UPRA, cuenten con
el material gráfico y la respectiva memoria audiovisual" la contratista reportó
"Coordinar lanzamiento de video institucional en Evento de Inducción y Reinducción" al
respecto no se encontraron evidencias relacionadas.
Contrato 021 de 2014 Felipe Alejandro García Barbosa
INFORME 6: Para la función "Tomar las fotografías y el video de los eventos y/o
reuniones de la UPRA, debidamente identificado con un metadato", el contratista
reporto "Apoyo en logística para la oferta institucional de la UPRA a la alcaldía de
Armenia, Apoyo logístico y toma fotográfica en el evento Diamante Agropecuario
Magdalena", no se encontraron evidencias relacionadas.
INFORME 11: Para la función "Hacer el diseño de las piezas audiovisuales necesarias
para composiciones multimedia", el contratista reporto "Adecuación de la papelería
institucional con el nuevo logo y lema de gobierno, contiene membretes tamaño carta,
oficio, en color y blanco y negro, plantilla de ppt, label para CD y boletín de prensa.
-Diapositivas Encuentros para la planificación para la presentación del director -
Diploma para taller UPRA - IIC, Habladores rendición de cuentas, imagen de fondo de
escritorio mes de noviembre", solo se evidencio la prueba de imagen de fondo del mes
de diciembre, faltando la evidencia que menciona el contratista para el mes de
noviembre.
Las presentaciones que contenía la carpeta magnética correspondían a:
- UPRA en Foro Perija_nov 2014 (1)

- PRESENTACION DIRECCION TECNICA
No se observaron las demás evidencias
Contrato 138 de 2014 Constanza Rodríguez Ramírez
Página 20 de 22
INFORME 1: Para la función "Asistir a reuniones en donde se proporcionarán pautas

generales para mantener homogeneidad e identidad gráfica de la UPRA así como
modificaciones por parte de los técnicos" la contratista reportó "Acudir a las reuniones
convocadas con anterioridad, desde el área de comunicaciones de la UPRA para la
dirección técnica de Uso Eficiente del Suelo y Adecuación de Tierras", no se observó
evidencia para la verificación del cumplimiento de esta actividad.

individual para la consecución del objeto contractual de acuerdo con las
especificaciones que sean entregadas por la Entidad", la contratista reportó "Acudir a
las reuniones convocadas con anterioridad, desde el área de comunicaciones de la
UPRA para la dirección técnica de Uso Eficiente del Suelo y Adecuación de Tierras", no
se observó evidencia para la verificación del cumplimiento de esta actividad.
De otra parte, verificado el Informe Final del Contratista en la

ruta \\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_138_CONSTANZA
RODRIGUEZ RAMIREZ\Contractual\CT_138 CUENTA 03, se evidenció que registra de
manera general lo ejecutado para las siguientes 3 funciones, las cuales no coinciden en
su 100% con las 10 funciones establecidas en el contrato:
 Prestar servicios profesionales y aplicar los conocimientos, principios y técnicas

para la composición de textos, diagramación y acabados de las piezas gráficas
que estén relacionadas con las temáticas misionales de la dirección técnica de
Uso Eficiente del Suelo y Adecuación de Tierras.
 Apoyo en el equipo de trabajo del Área de Comunicaciones
 Asistir a las reuniones en donde se proporcionaran pautas generales para
mantener homogeneidad e identidad gráfica de la UPRA así como modificaciones
por parte de los técnicos.
Contrato 139 de 2014 Claudia Stella Melo Rodríguez
En la ruta \\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_139_CLAUDIA
STELLA MELO RODRIGUEZ\Contractual, solo estaba disponible la Información de la
Cuenta de Cobro No 1. y según el plazo del contrato este se celebró por 3 meses.
No se pudo verificar el informe final de gestión para corroborar el cumplimiento de

todas las obligaciones específicas.
Revisada la Carpeta Serie 38, Subserie 38,5, del archivo de gestión de Contratación, se
evidenció que en el Informe Final presentado por la Contratista no relaciona lo
requerido en la obligación especifica No 10, "Entregar a la oficina asesora de
comunicaciones de la UPRA en un cd o dvd los archivos editables finales (indesing,
illustrator, photoshop) de las publicaciones con su respectiva portada y contraportada ,
también se deberá anexar todos los resultados usados tales como tablas, cuadros,
graficas e imágenes ; anexar las versiones finales de las publicaciones en formato pdf
con sus respectivas características tanto para impresión offset de alta calidad como
para publicar en el sitio web de la entidad". En la carpeta física si se observó que
estaban guardadas las 3 cuentas de cobro de la contratista.
Página 21 de 22
Contrato 092 de 2014 Edgar Mauricio Carrillo Baquero
En la ruta
\\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_092_MAURICIO_CARRILLO\
Contractual\CT_092_CUENTA_1: No se pudo verificar el informe final de gestión en
medio magnético para corroborar el cumplimiento de todas las obligaciones
específicas.
evidenció que en el Informe Final presentado por la Contratista especifica de manera
consolidada el cumplimiento de todas las funciones del contrato.
Contrato 029 de 2014 Lorena Maryet Rodríguez González
En la ruta
\\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_029_LORENA_RODRIGUEZ\
Contractual\CT_029_CUENTA_11: No se pudo verificar el informe final de gestión para
corroborar el cumplimiento de todas las obligaciones específicas.
evidenció que allí tampoco reposa el Informe Final presentado por la Contratista al
cierre de su contrato.
Contrato 081 de 2014 Juber Alexander Uriza Garzón
En la ruta
\\10.10.30.6\upra\Secretaria_General\Contratacion\2014\CT_081_JUBER_URIZA\Contract
ual\CT_081_CUENTA_11: No se pudo verificar el informe final de gestión para corroborar
el cumplimiento de todas las obligaciones específicas.
evidenció que en el Informe Final presentado por la Contratista especifica de manera
consolidada el cumplimiento de las funciones del contrato.
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INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE

III. Procedimientos adelantados

IV. Riesgos y Controles

VI. Hallazgos, oportunidades de mejora identificadas y observaciones

El alcance de la evaluación a la gestión adelantada, comprenderá el periodo entendido

III. Procedimientos Adelantados

La ejecución de la Auditoría estuvo acorde a los procedimientos de auditoria definidos

 Reuniones de apertura y cierre.

IV. Riesgos y Controles

adjunta al informe de auditoría y se determine su pertinencia y actualización en lo que

 Deterioro de la imagen institucional asociada a la información y comunicación

Resultado del ejercicio de la auditoría practicada al Proceso de Gestión de

Hallazgos, Oportunidades de Mejora y observaciones

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Al respecto se aclara que la UPRA a la fecha no

De otra parte, se requiere ajustar y precisar lo

 Estructura Orgánica (Art.9,a) L 1712/14),

De igual forma, una vez verificado el ámbito de

El responsable del proceso de Gestión de la

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

“Durante la fase PLANEAR del SGSI, se realizó el

Sobre el particular, es necesario que la Entidad

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Lo anterior, convierte a los procedimientos en un

Al cierre de la Auditoria, la responsable del Proceso

 Procedimiento CDE-PD-001 Gestión de las

Sin embargo, a la fecha está pendiente por

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Así mismo, el MECI en su componente de análisis y

Al cierre de la Auditoria se evidenció la

(OM )Debilidades en la administración y disposición de evidencias de la gestión adelantada

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Lo anteriormente mencionado debe ir de la mano

“Articulo Segundo. De conformidad con la orden

a. Los entregables, productos, informes técnicos y/o

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Lo anterior, puede generar un riesgo de pérdida de

La adecuada asignación de responsabilidades en

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

Lo anterior, fue evidenciado con los elementos

Es importante mencionar que todo documento

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

(O) Grado de Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea

a. Componente elementos transversales: 92,44%

Es de mencionar que muchos aspectos y criterios

A continuación se describen las principales

1. Componente elementos transversales:

Para el subcriterio "Promoción y divulgación en la

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

2. Componente Información en línea: Para el

De otra parte, para el Criterio "Información en

3. Componente Interacción en Línea: Este

 Soporte en línea: No aplica para la Entidad

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

4. Componente de Transacción: Este

 Formularios para descarga (formularios con un

5. Componente de Transformación: Este

 Análisis, priorización y optimización de

Según lo informado por la Oficina de TICS en el

N (H) Hallazgos, (OM) Oportunidades de Riesgo, Impacto,

6. Componente Democracia: Este componente

 Criterio: Uso de medios electrónicos en el