7.2.

2 PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

Sin duda un elemento crucial de cualquier estrategia de confiabilidad es la

programación de las actividades de mantenimiento. Generalmente cuando se
emplea una herramienta de confiabilidad se hace con el objetivo de generar
estrategias que contengan planes de optimización y mejoras de la productividad,
sin embargo, en muchas organizaciones suele existir una brecha muy grande
entre estos planes y la obtención de resultados efectivos, impidiendo el avance
desde un ambiente reactivo a uno proactivo.

ETAPAS DE UN MODELO DE PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO:

Iniciación y creación de un requerimiento de trabajo.

El proceso de iniciación se centra en la identificación adecuada del trabajo. Esta

etapa del proceso debe tener lugar tan pronto como el trabajo se identifica y es
donde se coloca toda la información que el solicitante considera pertinente para la
ejecución correcta del trabajo, como por ejemplo: Numero del equipo, fecha del
requerimiento, texto corto de la descripción del problema, nombre del solicitante y
cualquier otro información relevante que contribuya a la identificación de los
equipos y del conocimiento sobre el problema.

Revisión y aprobación de los requerimientos.

Una vez que una solicitud de trabajo se crea, la información está disponible en el
Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS por sus siglas en
ingle). Los planificadores consultan este sistema sobre una base diaria para
identificar las nuevas solicitudes de trabajo. Las solicitudes de trabajo, serán
ordenados por prioridad y tipo de trabajo para determinar la disposición correcta y
generar una orden de trabajo (ODT).
Análisis, recolección de datos, alcance, y estimaciones.

Después de revisar las requisiciones de trabajo, el planificador analiza

y discute las solicitudes con las personas interesadas y debidamente informadas,
como los supervisores de operaciones, mantenimiento, técnicos, especialistas,
inspectores o ingenieros de confiabilidad. Una revisión en el campo del trabajo se
llevará a cabo. El objetivo es asegurarse de que el alcance del trabajo y la razón
para hacerlo estén claros y que el planificador obtenga información que
pueda ayudar a desarrollar el plan de trabajo y las estimaciones de dotación de
recursos.

Identificación de Materiales, necesidades de procura y estrategia de

ejecución.

Un factor clave para la ejecución eficiente de los trabajos de mantenimiento es

que todos los recursos estén disponibles antes de la programación de los mismos.
Debe asegurarse que todos los materiales estarán en el almacén, los
procedimientos desarrollados, y los equipos, maquinarias y herramientas
identificadas. Esto asegura que los técnicos pueden ir directamente a ejecutar las
actividades una vez que el trabajo está programado y no perderán el tiempo
cazando las piezas o herramientas que necesiten. Igualmente el Planificador
prepara una solicitud de compra para todos los materiales que no estén en stock
en el almacén. Esta solicitud estará vinculada a una orden de compra y esta a su
vez a la solicitud de trabajo, la cual, se colocara automáticamente en un estatus de
“a la espera de Materiales” cuando la solicitud de compra se emite.

Identificación de los recursos, habilidades y competencias requeridas,

servicios requeridos.

Este es uno de los principales objetivos de los modelos de planificación y

programación como practica recomendada para mejorar la productividad y se basa
en la evaluación de la mano de obra, antes de pasar a la ejecución de los trabajos.
Por esta razón, todos los trabajos se planificarán en base al conocimiento y a
las habilidades especiales que se requieran, el planificador es responsable de
determinar esta necesidad. La disponibilidad de mano de obra será determinado
durante la etapa de programación, y el plan de ajustara en ese momento solo si es
estrictamente necesario.
Creación de una Orden de Trabajo.

Solo después de haber completados todos los pasos anteriores se procede a la

generación o creación de una orden de trabajo, la cual inmediatamente toma el
estatus de "Planificada".

Las órdenes de trabajo es el documento más importante en todo este proceso,

deben contener como mínimo la siguiente información:

1. Los detalles del trabajo que se cubrirá por la orden de trabajo

2. El tipo de orden de trabajo (Mantenimiento preventivo, correcto, servicio,

proyecto, etc.)

3. El número o código del equipo a intervenir y su ubicación

4. Las horas estimadas a ser utilizadas por el personal que ejecutara el trabajo.

Igualmente debe contener espacio para los datos de cierre de la orden de trabajo:

1. El tiempo de inicio y tiempo de culminación del trabajo.

2. Los comentarios del personal de mantenimiento sobre los trabajos realizados.

3. Cualquier recomendación de cambios en el procedimiento o en la estrategia

de ejecución.

4. Los materiales y repuestos adicionalmente utilizados, ya vengan del almacén o

no.

Programación y jerarquización de las órdenes de trabajo.

El primer paso de una programación deberá ser cotejar la mano de obra y la

disponibilidad de los equipos y herramientas disponibles, para poder determinar la
viabilidad de la ejecución de los trabajos. El programador debe solicitar
actualizaciones semanales de mano de obra y disponibilidad de los equipos y
herramientas a los supervisores de mantenimiento para asegurar que las
previsiones han siendo hechas. Una programación preliminar no es posible si no
se definen un orden en la ejecución de los trabajos, para eso se usa la
jerarquización de las ODT en función al tipo de trabajo, la criticidad del equipo a
intervenir, back-log acumulado, ventanas de oportunidad que se puede perder (por
ejemplo, una parada mayor de un equipo o sistema), entre otros factores.
Reunión de Coordinación.

Con una programación preliminar concluida el programador debe convocar a una

reunión de coordinación donde estarán presente todos los involucrados en la
logística para la ejecución de los trabajos. Así pues debe convocarse a: Compras,
almacenes, operaciones de producción, ingeniería de confiabilidad, supervisores
de mantenimiento y de Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA), como mínimo.

Operaciones de producción, tendrá un papel relevante en esta reunión, ya que

informara sobre la disponibilidad de los equipos, en función del calendario de
producción y confirmara las suposiciones hechas por el programador en el
desarrollo del programa preliminar e igualmente informara sobre nueva
información que faciliten el manejo del back-log, tales como ventanas de
oportunidad que podrían ser utilizadas.

Después de las aprobaciones pertinentes sometidas en esta reunión, el

programador finaliza el proceso de programación, refleja los ajustes requeridos y
congela la programación. En este estado la orden de trabajo cambia al estatus
“Programado” y se le asigna una fecha de inicio.

Ejecución de la actividad.

Una vez la planificación ha sido preparada y la programación haya finalizado, el

programador debe distribuir los planes de trabajo a los supervisores de
mantenimiento, los cuales se convertirán en ese instante en los responsables de
las tácticas de ejecución. Los planes se utilizarán para informar a los técnicos de
mantenimiento de la descripción del trabajo, con esto se asegura que el personal
entienda los requerimientos del trabajo, los aspectos seguridad, Higiene y
Ambiente (SHA) que están involucrados y otras consideraciones necesarias para
completar el trabajo, una vez ejecutado este, el técnico debe ser bien estricto en
cumplir con los aspecto de integridad, orden y limpieza, cierre de permisos y re-
comisionamiento de los equipos antes de ser entregados a operaciones.

Retroalimentación, seguimiento, reporte técnico y cierre de la orden.

El trabajo no estará completado hasta que no se inicia la retroalimentación entre el

técnico que ejecuto el trabajo y su supervisor. Una retroalimentación básica debe
contener como mínimo: las horas de mano de obras utilizadas, materiales y partes
utilizados, revisión de los procedimientos y planes de trabajos (en función de
mejorarlos o corregirlos), otras herramientas especiales utilizadas y las dificultades
que se presentaron en la ejecución del trabajo. Esto debe plasmarse en un reporte
escrito por el técnico que ejecuto el trabajo y complementado con los comentarios
y observaciones de su supervisor. Esta fase del proceso le permite al planificador
obtener información de primera mano para mejorar su trabajo, optimizar los
procesos y hacer seguimientos.

Indicadores de Gestión.

Los indicadores de gestión son claves para medir el rendimiento del proceso de
planificación y programación y para optimizar la utilización de recursos, controlar el
Back-log, y aumentar la eficacia de la programación. Los indicadores de Gestión
deben ser medidos y reportados, dentro de los tiempos adecuados y el resultado
debe ser comparado con los objetivos de la empresa, las mejores prácticas del
sector y contra las causas de las desviaciones detectadas.

METODOS DE PROGRAMACION

Según su tiempo de programación encontramos las siguientes variaciones para la

programación del mantenimiento:

1. Programación de actividades día a día

2. Programación de una actividad
3. Programación de paradas programadas de planta
4. Programación de mantenimiento general

CRITERIOS DE PROGRAMACION

1. Criticidad del trabajo

2. Prioridad del trabajo
3. Necesidad de operación
4. Existencia de recursos adecuados
5. Backlog
6. Carga de trabajo
7. Optimización de recursos y equipos
TECNICAS DE PROGRAMACION

Método de la Ruta Crítica (CPM)

El método es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El

objetivo principal es determinar la duración de un proyecto entendiéndolo como
una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una tiene una
duración estimada.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.
En la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias
entre unidades mínimas de trabajo. Una unidad mínima de trabajo es el elemento
de trabajo más pequeño e indivisible.