“AÑO DEL DIÁLOGO Y LA RECONCILIACIÓN NACIONAL”

DOCUMENTOS DE GESTIÓN

INFORMÁTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN

PIURA – PERU
2018
La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más

eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor

localización y recuperación de estos.

El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega

la organización.

Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la

tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación

de la información que es generada por la organización.

Una correcta y buena gestión no solo se enfoca a la empresa y a lo que sucede dentro de

esta, si no por el contrario, trata de encontrar problemas organizacionales que estén

afectando su desempeño, trata de mantener a un cliente satisfecho, pero, sobre todo, se

encarga de aprovechar al máximo todos los recursos con los que cuenta la empresa, para

maximizar sus ganancias y reducir costos, sin dejar de lado la calidad y el cliente.
La gestión de documentos: normativa Norma ISO 15489 Se trata de la primera norma
internacional en el campo de la gestión de documentos.

Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre cómo gestionar los documentos
de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su
implantación.

Metodología ISO 15489

 Paso A: Investigación preliminar.

 Paso B: Análisis de las actividades comerciales.
 Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
 Paso D: Evaluación de los sistemas existentes.
 Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia
de gestión de documentos.
 Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
 Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.
 Paso H: Revisión posterior a la implementación.

Investigación Preliminar

El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega
nuestra organización.

Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial

y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear
y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos.

Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de: los puntos fuertes y débiles
en las prácticas de gestión de documentos de nuestra organización, la actividad que
desempeña y sus principales partes componentes.

La gestión de documentos: normativa Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las
siguientes tareas:

Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:

Determinar el alcance de la investigación.

Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

Documentar la investigación. Preparar un informe final.

Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías internas, manuales
de procedimiento, políticas corporativas, etc.)

Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a la organización,

normas de gestión de registros y códigos de las mejores prácticas).

Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.

por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos en los que opera;
por otro, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra organización
en materia de gestión de documentos; y por último, una base para definir el alcance de
nuestro proyecto. Además, se convertirá en punto de referencia fijo para los siguientes
proyectos de gestión de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la
incorporación de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se está llevando a
cabo.

Debemos identificar antes una serie de cuestiones:

1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.

2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta.
Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisión
o actividad llevada a cabo por nuestra organización.

3.- Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad, espera que nuestra
organización haga frente.

4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.

5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra organización nos

va a permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca de por qué y cómo trabaja
la organización de la manera que lo hace.

6.- Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

La gestión es vital para toda empresa, ya sea que quiera iniciar o crecer su empresa.

Como ya comprobamos una buena y correcta gestión empresarial, nos llevará a la

grandeza y nos hará crecer no solo como empresarios, sino también como seres

humanos, ya que el ser más importante dentro de cualquier organización es el humano.

De la misma manera, el llevar a coba la gestión no es tarea sencilla, se necesita una gran

paciencia, ser un gran observador, pero sobre todo ser una persona especializada en la

gestión empresarial, ya que está involucra todo lo que rodea a la empresa, las relaciones

humanas, la comunicación, los procesos de producción un sinfín de pequeñas cosas que

hacen que nuestra empresa sea grande y funcione como un gran reloj cucú que está bien

engrasado y que tiene todos los engranes en su lugar. Cada pequeña parte de la gestión

es importante ya que todas trabajan en conjunto y si alguna de ellas llegase a fallar la

organización tarde o temprano colapsaría.

José Ruiz Canela López, (2004). "La gestión por calidad total en la empresa moderna",
Sexta edición, Alfaomega editorial, Madrid España, 488 páginas.

GARCÍA-MORALES, Elisa. Gestión de documentos en la e-administración. Barcelona:

Editorial UOC, 2013

SALAH, Ahmed Mohamed. Gestión de la documentación de constitución y de

contratación de la empresa. Antequera, Málaga: IC Editorial, D.L. 2013