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1. REGISTROS ...............................................................................................1
1.1. HABITACIONES .......................................................................................1
1.1.1. Registro de Habitaciones.................................................................3
1.1.3. Registro de tipos de habitación ........................................................3
1.2. PRODUCTOS ...........................................................................................4
1.2.1. Registro de Productos.....................................................................4
1.2.2. Registro de Impuestos....................................................................6
1.3. CLIENTES ..............................................................................................7
1.3.1. Registro de Representantes.............................................................7
1.3.2. Registro de Grupos de Clientes ........................................................9
1.3.3. Registro de Afinidades .................................................................. 10
1.3.4. Registro de Actividades ................................................................ 11
1.3.5. Registro de empresas................................................................... 12
1.3.6. Registro de Profesiones ................................................................ 18
1.3.7. Registro de Huéspedes ................................................................. 19
1.3.8. Registro de Grupos de Preferencias ................................................ 23
1.3.9. Registro de Propietarios ................................................................ 24
1.3.10. Registro de Tarjetas de Crédito .................................................. 25
1.4. REGISTRO DE PUNTOS DE VENTA .............................................................. 26
1.5. REGISTRO DE GRUPO DE USUARIOS .......................................................... 28
1.6. REGISTRO DE EMPLEADOS ....................................................................... 29
2. PLANNING .............................................................................................. 32
3. RECEPCIÓN ............................................................................................. 36
4. RESERVAS ............................................................................................... 40
5. CONTROLLER .......................................................................................... 43
6. GERENCIAL ............................................................................................. 55
7. ESTADÍSTICAS ........................................................................................ 58
8. HERRAMIENTAS ...................................................................................... 59
9. CONFIGURACIÓN ....................................................................................60
Registro de Habitaciones
En el registro de habitaciones el hotel deberá registra todas las habitaciones que posee
destinadas a alojamiento. Estas informaciones serán de tipo estándar para prevenir problemas
posteriores de organización.
Para visualizar más fácilmente la situación de una habitación, se debe ir al ítem “Mapa de
Habitaciones”, localizado en el módulo Gerencia Hotelera. Ahí en el rincón izquierdo de esa
pantalla, es posible verificar la situación de todas las habitaciones.
• Plazas: Se tiene que informar la cantidad de plazas con que cuenta la habitación, es
decir, cuántos huéspedes pueden dormir en esta habitación. Esta situación es utilizada en
el Informe diario de situación, para generar la media diaria. Cuando la cantidad de plazas
exceda aquel número, el sistema generará el cobro de una/s cama/s extra/s. Por lo tanto
si el hotel tiene tarifa de cama extra, solamente informe la cantidad de plazas.
Piso: Informar en que piso queda esta habitación. Importante para facilitar la localización por
parte de los empleados del hotel.
Sector del Frigobar: Campo que es utilizado para dar baja de productos en el stock y estará
activada cuando en el menú “Configuraciones”, en el ítem “Parámetros del usuario”, en la opción
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“PDV Frigobar” esté informado el sector frigobar. Y también para cargar lo consumido en la cuenta
del huésped.
Supervisor: Informar el código del supervisor que está relacionado a un empleado. Esta
información servirá para procedimientos de control de servicios en habitaciones, en el menú
“Controller”, ítem “ Gobernanta” y “Mapa de Gobernanta”.
Foto: En el caso que el hotel tenga disponible electrónicamente la foto de esta habitación, se
puede incorporar en el sistema esta imagen, con el fin de mostrársela al cliente en la recepción.
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Registro de tipos de habitación
Toda habitación, dentro del sistema Desbravador, pertenece a un tipo determinado que
agrupa a todas las otras habitaciones con las mismas características. Las tarifas y la ocupación de
la habitación son diferenciadas de acuerdo con ese tipo.
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del tipo de habitación dentro del sistema, no habrá otro tipo de habitación registrado con el mismo
código. Al incluir una nuevo tipo de habitación, un código es sugerido por el sistema, que es el
primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número
sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que ése todavía no haya sido utilizado.
Cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el
código ya fue utilizado y le preguntará al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite
que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el número del código de la
habitación 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier
información del registro, menos el código.
Tipo: En este campo se debe informar el nombre de un determinado tipo de habitación. Esta
descripción aparecerá en todos los informes y pantallas que se relacionan a ese tipo de habitación
El usuario debe tener cuidado con el número de over. En el caso de que el hotel no esté
familiarizado con el sistema “Over”, debe dejar el campo en blanco.
• Plazas: Se tiene que informar la cantidad de plazas con que cuenta la habitación, es decir,
cuántos huéspedes pueden dormir en esta habitación. Esta situación es utilizada en el Informe diario
de situación, para generar la media diaria. Cuando la cantidad de plazas exceda aquel número, el
sistema generará el cobro de una/s cama/s extra/s. Por lo tanto si el hotel tiene tarifa de cama
extra, solamente informe la cantidad de plazas.
Foto: Campo destinado a incluir una imagen electrónica del tipo de habitación, cuando el hotel
la posea.
En el caso que el usuario coloque una foto en el registro de la habitación, ésta prevalecerá
sobre la foto del tipo de habitación.
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Registro de Productos
El registro de productos almacena todas las informaciones sobre los productos que son
utilizados en el hotel.
Este registro debe ser hecho originariamente en el módulo Control de Stock, pero los productos
también pueden ser registrados por el módulo Gerencia Hotelera. Además otros módulos utilizarán
este registro.
Registrando un producto
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del producto dentro del sistema, no existirá otro producto registrado con el mismo código. Al incluir
un nuevo producto, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible
encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar necesariamente el número sugerido,
teniendo la posibilidad de escoger otro, siempre que todavía no haya sido utilizado, en el caso de
que ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el
código ya fue utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que
el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el de un producto de código
número 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier
información del registro, menos el código.
Producto: Nombre del Producto. Esta descripción aparecerá en las búsquedas e informes de
los productos.
Precio Unitario: Informar cual es el costo del producto para el cliente. En este valor no están
incluidos los impuestos y tasas del hotel.
Datos I: En esta sección están contenidas informaciones importantes de ubicación del cliente
que está siendo registrado.
• Grupo: Se debe informar a que grupo el producto pertenece. Esta información podrá ser
utilizada posteriormente en informes, donde se puede solicitar al sistema uno de ellos con
los productos por grupo.
• Tipo de Cargo: Es la manera como este producto será cargado en el sistema. Pueden ser
de tres tipos:
- Vale: Permite ser cargado en cuentas sin facturar.
- Auto cargo: Cuando una habitación está alquilada, este producto irá automáticamente a
esa cuenta
- Préstamo: Productos y equipos que son prestados a los huéspedes. Al hacer el check
out el sistema informará que la cuenta posee objetos prestados.
• PDV Auto-cargo: Cuando el producto fuera configurado para ser del tipo “Auto – Cargo” o
“Prestado”, el usuario deberá informar el código del PDV para ser cargado. Si es
“Prestado” cuando el huésped no devuelva lo que le fue prestado, el mismo será cargado
en la cuenta de dicho huésped a través del PDV correspondiente.
• Cobrar tasa de servicio: Activar este ítem siempre que el producto sufra recargo de tasa
de servicio.
• Bebida Alcohólica: Informar si el producto es bebida alcohólica, es utilizado en la reserva,
check-in o walk-in, para configurar si se factura o no en los PDV las bebidas alcohólicas.
El sistema permite que se separe en las cuentas de los huéspedes cuales son los Puntos de
Venta que serán facturados por el hotel y cuales serán particulares, o sea, pagados en el
momento del check-out del hotel. Eso suele suceder generalmente cuando el huésped
viene por cuenta de una empresa para trabajar para ella. En ese caso la empresa es la que
paga, por ejemplo, todos los gastos, excepto las llamadas telefónicas y bebidas alcohólicas
que son pagados por el huésped.
Entonces en el caso que el producto esté marcado como bebida alcohólica, el sistema separará
automáticamente el producto a facturar, cuando dicho hospedaje así lo especifique.
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Datos II: Campo destinado a informaciones complementarias sobre el producto.
Observación: Campo complementario para observaciones sobre el producto, para el caso que
no hayan sido informadas en los otros campos.
Con este ítem se debe prestar atención, pues en caso que el producto no esté
relacionado correctamente al punto de venta, habrá problemas cuando se dé la baja del
producto en el stock y en el cargo de vales.
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Registro de Impuestos
Este registro será utilizado en el registro de productos, indicando la incidencia de los impuestos
sobre cada producto. Es de fundamental importancia para tributar correctamente los impuestos
sobre facturas y cupones fiscales.
Registrando un impuesto
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del impuesto dentro del sistema, no existirá otro impuesto registrado con el mismo código. Al incluir
un nuevo impuesto, un código será sugerido por el sistema, que es el primer código disponible
encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, teniendo la
posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado. Cuando ese código ya
exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que este código ya fue
utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea
alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el número del código del impuesto del 100 por
el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del
registro, menos el código.
Alícuota: Indica el porcentaje del impuesto cobrado sobre el valor del producto.
Alícuota real: Es el porcentaje del impuesto una vez deducida la reducción, siempre que
hubiera.
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Registro de Representantes
Este registro se utiliza cuando el hotel tiene personas para representarlo, con la finalidad de
atraer huéspedes al hotel. Dicho representante podrá tener un porcentaje de comisión sobre los
alquileres que el hotel tenga por intermedio de él. Al efectuar una reserva se informa el código del
representante y en el menú “Controller”, en el ítem “Listado de Comisiones”, se tiene la opción de
activar por empresa, haciendo una lista solamente de las comisiones de representantes.
Registrando un representante
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del representante dentro del sistema, no habrá otro representante registrado con el mismo código.
Al incluir un nuevo representante, un número de código es sugerido por el sistema, que es el primer
código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no tiene porque aceptar el número
sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que el mismo todavía no haya sido
utilizado, cuando ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo
que el código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no
permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar al representante de
código número 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de
cualquier información del registro, menos el código.
Barrio: Campo destinado a la información del barrio donde está ubicado dicho representante.
País: El sistema Desbravador pone a disposición, por estándar, el país que está definido en las
Configuraciones (Brasil o Argentina). Cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el país
correspondiente a ese representante.
Código Postal: Campo destinado para informar el C.P. donde está situado el representante.
C.P. Automático: El usuario podrá utilizar este botón para no tener que informar los campos
dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene incorporado el registro nacional de C.P.
De esta forma, al buscar el C.P. por medio de ese botón, el programa solicitará la ciudad, la
ubicación y enseguida mostrará una lista de los domicilios encontrados, para que el usuario
seleccione el deseado y el programa automáticamente completará correctamente la dirección.
Fax: Campo destinado a informar el número de teléfono para fax del representante.
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Observación: Campo de texto, destinado colocar informaciones útiles al hotel y que no haya
sido informadas en ningún otro campo de este registro.
Grupo de representantes: Informar a que grupo este representante pertenece. Este campo
no es obligatorio. Sin embargo se pueden sacar informes relacionados al grupo de representantes,
como por ejemplo, en el menú “Estadísticas”, en el ítem “Resumen de Ocupación”.
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Registro de Grupos de Clientes
Este registro permitirá agrupar clientes, para facilitar la ejecución acciones realizadas sobre los
mismos. Su uso es imprescindible en el CRM. Las acciones significan que el grupo de clientes tendrá
derecho a recibir determinada acción, que será activada al completar un número especifico de días
desde la última ejecución y también, a recibir otras acciones marcadas que no necesitan de un plazo
estipulado.
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del grupo de clientes dentro del sistema, no habrá otro grupo registrado con el mismo código. Al ser
incluido un nuevo grupo, un código es sugerido por el sistema, se trata del primer código disponible
encontrado en la base de datos. El usuario puede no aceptar el número sugerido, existiendo la
posibilidad de utilizar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado, en el caso que ese
código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que dicho código ya
fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el
código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar a un grupo que ya tiene el código
número 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier
información del registro, menos el código.
Grupo: En este campo el usuario debe informar el nombre del grupo. Este nombre aparecerá
en todos los informes y listas que estén relacionados a determinado grupo de clientes.
Acciones: En este campo se deben informar las acciones que serán tomadas para ese grupo
de clientes y la periodicidad de esas acciones.
• Telemarketing
• Cada tantos (días)
• Correspondencia
• Cada tantos (días)
• Correo directo
• Cada tantos (días)
• Correspondencia electrónica
• Cada tantos (días)
• Visita
• Cada tantos (días)
• Cumpleados
• Fechas conmemorativas
• Fecha profesional
• Feriados Nacionales
• Navidad / Año Nuevo
Las acciones definidas en este grupo de clientes van a influenciar en la creación de acciones
en el módulo “CRM”.
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Registro de Afinidades
Este registro tiene la finalidad de agrupar los clientes afinidades y objetivos comunes. Por ejemplo:
negocios, turismo, eventos, deportes, etc. Se utiliza para registrar tanto empresas como huéspedes,
donde estarán agrupados los de semejante afinidad. También se puede, con la ayuda del módulo
CRM crear un plan de acción dirigido a las empresas o huéspedes que tengan afinidades comunes,
para aumentar las ventas y por lo tanto la rentabilidad del hotel.
Para incorporar en el registro una afinidad, el usuario debe hacer clic en el no botón ,
localizado en la pantalla principal de este registro. Se pueden crear afinidades en orden jerárquico,
para eso el usuario debe hacer clic a partir de la afinidad agrupadora, cuando quiere que la nueva
sea subordinada a ella. Par crear un nuevo grupo de afinidad seleccionar el botón “Nuevo”.
Código: Es el código del grupo de afinidad. Este número no podrá ser alterado después de
incorporado y no habrá otro igual para ninguna otro grupo de afinidad. El sistema genera este
número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que
ya no haya sido utilizado para registrar otro grupo de afinidad.
Descripción: En este campo el usuario debe incorporar el nombre del tipo de afinidad del
grupo que está siendo registrado
Ítem de: Informar la afinidad agrupadora. Cuando el registro fuera el de una afinidad
principal, no se deberá informar dicho ítem.
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Registro de Actividades
Este registro contiene las actividades que ejercen las empresas clientes. La información de la
actividad de la empresa en el registro no es obligatoria, sin embargo la utilización del mismo
permite la emisión de informes y etiquetas seleccionando las empresas que tienen una actividad
común. También se puede crear un plan de acción, con la ayuda del módulo de CRM, dirigido a las
empresas con actividades semejantes, aumentando de esta manera la rentabilidad del hotel.
Para registrar una actividad, el usuario debe hacer clic en el botón , localizado en la
pantalla principal de este registro.
Código: Es el código de la actividad que se está registrando. Este número no podrá ser
alterado después de incorporado y será diferente al código de cualquier otra actividad que ya esté
registrado. El sistema genera este número automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo
por cualquier otro, siempre que todavía no haya sido utilizado para registrar otra actividad.
Descripción: En este campo el usuario debe colocar el nombre de la actividad que está siendo
registrada.
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Registro de empresas
Varios módulos tienen acceso al registro de empresas, también se lo utiliza bajo el nombre
de “cliente” en varios lugares del sistema. Su objetivo es almacenar informaciones útiles que son
utilizadas por distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo tiene necesidad de
informaciones diferentes, por lo tanto, las informaciones serán aquí tratadas en su contenido
integral, mostrando la utilidad de cada campo.
Histórico de Acciones: con este botón el usuario puede visualizar todas las acciones
efectuadas para determinado cliente. las acciones relacionadas han sido generadas por el módulo
CRM y también las acciones registradas por el botón (descripto más adelante).
• Excluir: botón para excluir una acción seleccionada del cliente. La selección de registros
es individual, o sea, no existe la posibilidad de seleccionar más de un registro para
ejecutar una exclusión conjunta.
Histórico de Hospedaje: este botón permite al usuario consultar todos los hospedajes
registrados en el módulo “Gerencia Hotelera” para el cliente seleccionado. Los hospedajes
relacionados de él son mostrados al usuario, permitiendo, inclusive, un detalle de cada hospedaje.
Para ello, se debe utilizar el botón Detallar (como muestra la figura a continuación).
Histórico de Eventos: botón que permite al usuario consultar los datos básicos de todos los
eventos ya presupuestados para la empresa seleccionada. Están informados todos los eventos
ordenados a partir de la fecha inicial, diferenciando por medio de colores los eventos pendientes,
cancelados y confirmados. En el caso de eventos cancelados se mostrará el motivo de la
cancelación. Vale recordar también, que eventos pendientes y cancelados serán considerados el
último presupuesto del evento. Podrá también visualizar las informaciones detalladas del evento
seleccionado, por medio del botón “Detallar”.
Registra Acción: con este módulo el usuario puede hacer los registros de una acción no
estándar efectuada por el cliente seleccionado, sin que haya necesidad de registrar la acción en el
módulo “CRM”.
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo “código” es la identificación
de la empresa dentro del sistema, por lo tanto no habrá otra empresa registrada con el mismo
código. Cuando se incluye una nueva empresa, el sistema sugiere un código, que es el primer código
disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido,
teniendo a posibilidad de informar otro, siempre que éste no haya sido ya utilizado, en el caso que el
código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue
utilizado y pregunta al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea alterado,
por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar a una empresa de código 100 por lo 1000, no sería posible.
El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el código.
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• Facturación bloqueada: Al aparecer este mensaje para hospedajes relacionados a esta
empresa, no se permitirá que la cuenta sea pagada a plazo, por lo tanto, este cliente
deberá pagar la cuenta al contado en la recepción.
• Hospedajes bloqueados: Ningún hospedaje se podrá efectuar a la empresa en este tipo
de situación. De esta manera al intentar confirmar una entrada o reserva, el sistema no
la aceptará alegando que dicha empresa tiene bloqueados los hospedajes. De la misma
forma, no estarán permitidas alteraciones de movimientos ni reservas.
Inactivo: Esta opción convierte a la empresa en inactiva. En ese caso dicha empresa aparece
en el registro tachada con una línea roja.
Tipo de Empresa: el registro de empresas permite que sean almacenados varios tipos de
registros de clientes. En virtud de ello, el programa dispone el tipo de empresa, lo que posibilita
hacer esa diferenciación en los clientes registrados. L os clientes se pueden clasificar como: agencia,
empresa, operadora, particular y representante. Todo cliente que hiciera parte de este registro,
podrá efectuar el cierre de cuenta utilizando la forma de pago a plazo.
CUIT/ D NI: dependiendo del tipo de empresa definido, ese campo tendrá formato, siguiendo
el patrón nacional argentino, para aceptar la información del CU IT , para tipos agencia, empresa,
operadora y representante y, DNI para particular. Ese campo es de llenado obligatorio, sin embargo
el mismo acepta que sean informados ceros.
Nombre Comercial: toda empresa suele poseer, además de la razón social, un nombre de
fantasía. Este campo es útil para las empresas que tienen una misma razón social, pero están
establecidas en varias ciudades diferentes, entonces el usuario puede informar el nombre de
fantasía y al lado la ciudad correspondiente. Cuando no hay nada diferente para ser informado, se
informa lo mismo que en razón social. Es obligatorio llenar este campo.
Razón Social: campo destinado para informar la razón social del cliente. Es obligatorio
completar este campo.
Tipo de IVA: el sistema Desbravador está estructurado para operar con legislación brasileña y
también con la de Argentina. Entonces, cuando el sistema estuviera configurado para ser utilizado
en Argentina, ese campo estará disponible para que sea seleccionado el tipo de impuesto que la
empresa va a operar.
Registro Incompleto: la finalidad de este campo es dejar asentado en la base de datos que
el registro del cliente está incompleto. De ser así, el usuario combina cuales son las informaciones
muy importantes, informaciones que al no ser completadas convierten el registro en incompleto. De
esa forma, cuando dichas informaciones no son debidamente llenadas, el usuario marcará ese ítem.
Es posible obtener una lista sólo de los clientes que están con su registro incompleto, en la opción
‘imprimir’ del registro de empresas.
Programa de fidelidad por room night: cuando el usuario trabaja también con el módulo
fidelidad, en este caso con la configuración de fidelidad por room-night, podrá definir que
determinados clientes quedan excluidos de ese programa de fidelidad.
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Domicilio Comercial: en esta sección están contenidas las informaciones importantes de
localización del cliente que está siendo registrado.
• Dirección: campo destinado a la información del lugar donde está ubicada la empresa.
• Barrio: campo destinado a la información del barrio donde está situada la empresa.
• País: el sistema patrón Desbravador pone a disposición, el país que está definido en las
configuraciones Brasil o Argentina), en caso de ser necesario, el usuario deberá
seleccionar el país correspondiente a la empresa.
• Código Postal: campo destinado a informar el Cód. Post. correspondiente a la situación
de la empresa.
• Cód. Postal Automático: el usuario podrá utilizar este botón para que en lugar de
informar los campos dirección, barrio y Cod.Pos., porque el sistema Desbravador tiene
acoplado el registro nacional de Cs.Ps. De esa forma, al buscar el C.Post. por medio de
ese botón, el programa ubicará la ciudad, el lugar e inmediatamente entregará un detalle
de las direcciones encontradas, así el usuario seleccionará la deseada y el programa
automáticamente llenará correctamente la dirección completa.
• Ciudad: el programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, donde el usuario
seleccionará la empresa deseada. El llenado de este campo en el registro es obligatorio.
• Provincia: el llenado de la provincia respectiva a la ciudad requerida se hace juntamente
con la selección de la ciudad, por medio de la búsqueda descripta anteriormente.
• Teléfono: campo destinado a la información del teléfono comercial de la empresa.
• Interno: campo destinado a la información del interno correspondiente (si hubiera).
• Fax: campo destinado a la información del número de teléfono para fax de la empresa.
• E-mail: campo destinado a la información de la dirección electrónica, para envíos
posteriores de e-mails.
• Home Page: campo destinado a la información del home page del cliente.
Dirección Correspondencia: esa sección está destinada al llenado de los datos de la dirección de
cobranza para los clientes en los que el lugar de pago de facturas no es el mismo que donde la
Dirección Cobranz a: esa sección está destinada a completar la dirección de cobranza para
aquellos clientes en los que el lugar de pago de facturas no es el mismo que donde la empresa está
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situada. Como se ha dicho anteriormente, si el botón fuera utilizado,
todas esas informaciones estarán completadas según el llenado con el que fuera hecho en la sección
‘Dirección Comercial’. Ninguna de esas informaciones es de llenado obligatorio.
• IVA: campo destinado la información del IVA de la empresa responsable por la cobranza.
• Inscripción Estatal: campo destinado a la información de la inscripción estatal de la
empresa responsable por la cobranza.
• Dirección: campo destinado al lugar de ubicación de la empresa cobradora.
• Barrio: campo destinado al barrio de la empresa cobradora.
• Ciudad: campo destinado a la información de la ciudad de la empresa cobradora.
• Provincia: campo destinado a la provincia correspondiente a la empresa cobradora.
• Código Postal: campo destinado al Cod. Pos. que corresponde a la empresa cobradora.
• Cod. Pos. Automático: de la misma forma que en la sección ‘Dirección’, al activar ese
botón hará que la información del número del Cod. Pos. sea correcta.
• Teléfono: campo destinado al número de teléfono de la empresa cobradora.
• Fax: campo destinado al número de teléfono de fax de la empresa cobradora.
• Contacto: campo destinado a la información del nombre de la persona de contacto en el
departamento de cobranza del cliente.
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• Actividad: campo destinado a informar el tipo de actividad que ejerce la empresa. Esa
información es importante para el módulo CRM, porque permite que el usuario efectúe
acciones para todos los clientes que estén encuadrados en una determinada actividad.
• Grupo Agenda: el sistema Desbravador pone a disposición de sus usuarios una agenda
de teléfonos, a la que se tiene acceso por el menú Herramientas. Para facilitar las
búsquedas el usuario está en condiciones de crear grupos de agenda que facilitarán las
búsquedas en la referida agenda, para ello deberá informar el código del referido grupo,
para identificar mejor a determinado cliente.
• Registrado por: el programa identifica y almacena automáticamente al empleado, que
está operando el sistema en el momento, como responsable por el registro del cliente
referido. Ese campo es sólo demostrativo, por lo que no puede ser alterado.
• Dt. Cad: el programa almacena automáticamente la fecha en que el registro fue grabado
en la base. Ese campo es sólo demostrativo, por lo que no puede ser alterado.
Comisión: Si el cliente que está siendo registrado devenga una comisión, toda vez que se
produce un hospedaje a su nombre, deberá ser informado al sistema como se efectuará el
pago de la comisión.
• Comisión %: campo destinado para informar el porcentaje de la comisión.
• Comisión sobre: el usuario podrá definir que será considerado para el cálculo de
comisión. Pudiendo ser:
• Diarias: Solamente los valores referidos al punto de venta DIARIA serán base para
el cálculo de comisión;
• Extras: Todo consumo que no tenga origen en el punto de venta DIARIA será base
el cálculo de comisión;
• Todo: Todo consumo, independiente del punto de venta del cargo será considerado
como base para el cálculo de comisión;
• Seleccionar PDV’s: Cuando el usuario opte por seleccionar PDV’s, el programa
pondrá a su disposición una pantalla para selección de los puntos de venta
deseados, como también todo cargo en el punto de venta relacionado será
considerado como base de cálculo para la comisión de representante de la empresa
referida.
• PDV’s con % dif: Si el hotel trabaja con porcentajes de comisiones diferentes para
cada punto de venta, entonces el usuario deberá configurar el porcentaje de cada
PDV. En este caso, la base de cálculo para comisión provendrá de varios
porcentajes, de acuerdo con los cargos hechos en los distintos puntos de venta.
Financiero: las informaciones descriptas serán utilizadas por el módulo Financiero, pues en la
generación de cargos para el cliente referido, serán verificadas dichas informaciones, adecuando así,
la fecha de vencimiento.
Cobranza:
• Plazo de Pago: campo destinado para sea informada la cantidad de días que el cliente
tiene de plazo para el pago de los cargos al hotel.
• Día de preferencia para pago: muchos clientes prefieren efectuar los pagos a sus
proveedores un determinado día, en ese caso, el usuario deberá informar el día escogido
de acuerdo a lo convenido con el cliente.
• Días para Cobrar Facturas: así como el día de preferencia, algunos clientes especifican
los días de la semana en que efectúan pagos a sus proveedores.
• Límite de crédito: Campo destinado a la información de un valor para límite de crédito.
La finalidad de este campo es poder imprimir, mediante el módulo Financiero, una lista
mostrando lo que el cliente ha consumido y lo que está no concluido (vales y cargos
pendientes). Esa lista mostrará los clientes que se están excediendo en el límite
informado, si el hotel decide que al pasar el límite, el cliente no podrá tener más
hospedajes sin pagar lo que está no concluido, el bloqueo es hecho manualmente.
Recordar que el sistema no efectúa bloqueo automático del registro del cliente.
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• Encabezado Boleto: campo destinado a la digitación del encabezado para la emisión de
boletos (módulo Financiero).
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Registro de Profesiones
Este registro tiene la finalidad de agrupar los huéspedes que tienen la misma profesión. En poder de
esa información el hotel pode tener un informe de huéspedes por profesiones. Y con la ayuda del
módulo de CRM crear un plan de acción con el objetivo de atraer a los huéspedes de profesiones
semejantes, aumentando así, la rentabilidad del hotel.
Para registrar una profesión, el usuario debe hacer clic en el botón , localizado en la
pantalla principal de este registro.
Descripción: En esta sección el usuario tiene que incorporar el nombre de la profesión que
está registrando.
Fecha profesional: Informar la fecha en que se conmemora “el día del...”, para felicitar a los
miembros de determinada profesión.
Es muy importante que el usuario informe la fecha profesional, pues el hotel utiliza esa
información para varias acciones en los módulos Desbravador, como por ejemplo, en el módulo
CRM donde se puede crear una acción para una fecha profesional, como ser invitarlos para un
evento de su especialidad.
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Registro de Huéspedes
El objetivo del registro de huéspedes es almacenar las informaciones necesarias sobre los
mismos y su histórico de hospedajes, que son utilizadas por los distintos módulos del Sistema
Desbravador. Cada módulo tiene necesidad de informaciones diferentes, por eso, las informaciones
serán tratadas aquí, en su contenido integral mostrando su utilidad en los diferentes campos.
El registro de huéspedes también dispone de algunas opciones adicionales que permiten visualizar
todo el histórico de cada huésped. Estas opciones complementarias son accionadas por los botones
, , , y (descriptos más
adelante), los que posibilitan al usuario registrar acciones, valuaciones y efectuar consultas sobre el
histórico de acciones, alojamientos y reclamos.
La finalidad de estos botones en la pantalla de búsqueda en el “Registro de Huéspedes” es
facilitar el acceso a las informaciones del cliente, sin ser necesario buscar dentro de cada módulo
correspondiente. Para utilizarlos bastará con seleccionar al cliente deseado, es decir, se utilizarán los
procediemientos de búsqueda que más convengan, y al encontrarlo se destacará a dicho cliente.
Histórico de Acciones: este botón hace que se puedan visualizar todas las acciones
efectuadas para determinado cliente. Las acciones relacionadas fueron generadas por el módulo
CRM y también las registradas por el botón (descripto más adelente)
• Excluir: este botón permite al usuario excluir la acción seleccionada del cliente.
Dicha selección de registros es individual, o sea, no se puede seleccionar más de un
registro para ejecutar una exclusión conjunta.
Histórico de Alojamiento: con este botón el usuario puede consultar todos los alojamientos
registrados en el módulo “Gerencia Hotelera” de determinado cliente. Los alojamientos relacionados
con el mismo son mostrados, posibilitando inclusive, detallar cada alojamiento. Para eso debe
utilizar el botón .
Histórico de Reclamos: este botón permite consultar todos los reclamos hechos por el
huésped seleccionado, así como acompañar el estado de los mismos. Para verificar todos las
informaciones relacionadas con los reclamos de determinado huésped, se debe utilizar el botón
Registrar Acción: con este botón el usuario puede hacer registros de determinada acción
no estándar efectuada por el cliente seleccionbado, sin que exista necesidad de registrar la acción en
el módulo CRM.
Valuaciones: con este ítem se visualizan todas las valuaciones realizadas por determinado
huésped, que fue seleccionado. Tiene la finalidad de verificar la satisfacción del cliente respecto del
hotel.
Las valuaciones sólo pueden ser realizadas por medio del módulo CRM
Registrando un huésped
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del huésped dentro del sistema, no habrá otro huésped registrado con el mismo código. Al incluir
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un nuevo huésped, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible
encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, pudiendo
informar otro, siempre que ése todavía no haya sido utilizado, en el caso de que dicho código ya
existiera en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que el código ya fue utilizado
y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el código sea
alterado, por ejemplo, si se quiere cambiar el código de un huésped de 100 por el 1100, no será
posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información del registro, menos el
código.
Participa del programa de fidelidad por room night: el usuario que trabaja también con el
módulo Fidelidad, y teniendo configurado el ítem de fidelidad por room-night, podrá definir que
determinados clientes no hacen parte de ese programa.
Nombre: Se debe informar el nombre del huésped. Dicho nombre aparecerá en los informes y
en todos los documentos relacionados con él en el hotel.
Es importante que el hotel cree un sistema estándar para registrar los huéspedes, para que
todos los empleados trabajen organizados bajo el mismo patrón.
DNI: los datos del documento de identidad deben ser completados obligaroriamente, sin
embargo el mismo acepta que sea informado con ceros.
Registro incompleto: la finalidad de este campo es dejar registrado en la base de datos que
el registro del cliente está incompleto. Siendo así, el usuario determina cuales son las informaciones
más importantes, informaciones que cuando no son llenadas convierte al registro en incompleto. De
esa forma, cuando esas informaciones no son llenadas por completo, el usuario marcará ese ítem.
Se puede obtener una lista de solamente los clientes que están con su registro incompleto, en la
opción ‘imprimir’ del registro de huéspedes.
Tipo IVA: el sistema Desbravador está estructurado para operar con la legislación brasilaña y
también con la argentina. Entonces cuando el sistema estuviera configurado para ser utilizado en la
Argentina, ese campo estará disponible para que sea seleccionado el tipo de impuesto que el
huésped operará.
Dirección-:
• Dirección: Campo destinado la información de la ubicación de donde está situada la
dirección del cliente referido.
• Barrio: Campo destinado a informação do barrio donde está situado el domicilio del
huésped.
• País: El sistema Desbravador pone a disposición el país que está definido en las
configuraciones (Brasil o Argentina), en el caso que haya necesidad, el usuario deberá
seleccionar el país correspondiente al huésped referido.
• Código Postal: Campo destinado para informar el C. P. donde está situado el domicilio del
huésped.
• Código Postal Automático: El usuário podrá utilizar este botón para no tener que informar
los campos dirección, barrio y C.P., porque o sistema Desbravador tiene incorporado el
registro nacional de C.P. De esta forma, al buscar el C.P. por medio de este botón, el
programa solicitará la ciudad, la ubicación y enseguida pondrá a disposición una nómina
de las direcciones, así el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente
la completará correctamente.
• Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, para que el usuario
seleccione al huésped deseado. Es obligatorio el llenado de este campo en el registro.
• Provincia: Cuando seleccionemos una ciudad, los datos de la provincia correspondiente se
producen junto con la selección de la ciudad, por medio de la búsqueda descripta
anteriormente.
• Teléfono particular: Campo destinado a la información del teléfono residencial del
huésped.
• Teléfono comercial: Campo destinado a la información del número y del interno
correspondiente (si hubiera), del teléfono comercial.
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• Celular:
• Fax: Campo destinado a la información del número de teléfono para fax del huésped.
• Informaciones comerciales:
• E-mail: Campo destinado a la información de la dirección electrónica, para enviar
posteriores e-mails.
Datos Personales: Este ítem se deberá completar con las informaciones importantes para el
hotel sobre el huésped. Dichos campos no son obligatorios, pero con dichas informaciones el hotel
mantiene un mayor contacto con el cliente lo que permite una mejor relación con él.
Datos Complementarios: Campo destinado a informar los datos que sirven para facilitar el
alojamiento, como también para el envío de correspondencia si estuviera definido como grupo de
clientes y de afinidades.
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Preferencias: Informar las preferencias del huésped. Estas preferencias ya fueron registradas
en el menú “Clientes”, en el ítem “Registro de Preferencias” y en el módulo “CRM” . De cuerdo con la
configuración de la preferencia este campo no es obligatorio. Sin embargo, es importante que estas
informaciones sean completadas, para que el hotel pueda realizar sus acciones de acuerdo con los
resultados de las informaciones almacenadas aquí.
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Registro de Grupos de Preferencias
Tiene por objeto almacenar consultas y las respuestas, informaciones y opiniones de los
clientes, de acuerdo con la finalidad indicada, es decir agrupar clientes que tienen los mismos
gustos, intereses y preferencias. De esta manera se obtienen informaciones importantes para el
hotel, permitiendo así, que las medidas tomadas estén dirigidas a mejorar la relación del hotel con
sus clientes.
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del grupo de preferencia dentro del sistema, no existirá otro grupo registrado con el mismo código.
Cuando se incluye un nuevo grupo, un número de código es sugerido por el sistema, que es el
primer código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número
sugerido, existiendo la posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado,
en el caso de que ese código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo
que dicho código ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no
permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código de un grupo
de número 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier
información del registro, menos el código.
Incluir en:
• Alojamiento: Al seleccionar esta opción, las preferencias aparecerán en la reserva,
check-in y walk-in.
• CRM: Al seleccionar esta opción, las preferencias aparecen en el registro de huéspedes y
posibilita alcanzar un grupo específico de huéspedes que tienen “preferencias” en común,
en el momento del envío de un correo directo, por ejemplo.
• Valuación: Incluyen consultas generales, las que aparecerán en “Valuaciones de los
Huéspedes y Empresas” en el módulo “CRM”, en el menú “Acciones”, en el ítem “Emisión
de valuaciones”, también se lo usa en las terminales de consulta.
Multi-selección: El usuario podrá si lo desea, seleccionar este campo una o más opciones de
preferencias.
Obligatorio: Seleccionando esta opción el usuario convierte en obligatoria la respuesta a esta
preferencia.
Sector: Cuando sea seleccionada la opción Valuación, se debe informar en que sector incidirá
la dicha valuación.
Subgrupo: En este ítem son informadas las opciones que el huésped tendrá para responder a
las consultas de determinada preferencia.
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Registro de Propietarios
Propietario es la persona que tiene el dominio de propiedad sobre una habitación. En el caso
del hotel, dicho propietario debe ser registrado, pues el sistema utiliza esas informaciones en varias
de sus rutinas.
Registrando un propietario
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del propietario dentro del sistema, no habrá otro propietario registrado con el mismo código. Al
incluir un nuevo propietario, un código será sugerido por el sistema, que es el primer código
disponible encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido,
teniendo la posibilidad de informar otro, siempre que todavía no haya sido ya utilizado, cuando ese
código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que dicho código ya
fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no permite que el
código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código de un propietario de 100
por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de cualquier información
del registro, menos el código.
DNI: En este campo se debe informar el número del documento de identidad del propietario.
Dirección: Campo destinado a informar donde está situado el domicilio del propietario
referido.
País: El sistema Desbravador pone a disposición, como estándar, el país que está definido en
las Configuraciones (Brasil o Argentina). Cuando haya necesidad, el usuario deberá seleccionar el
país correspondiente del propietario.
C.P. Automático: El usuario podrá utilizar este botón para no tener que informar los campos
dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro nacional de C.P.
De esta forma, al buscar el C.P. por medio de este botón, el programa solicitará la ciudad, la
ubicación y enseguida pondrá a disposición una lista de las direcciones encontradas, así el usuario
seleccionará la deseada y el programa automáticamente completará correctamente la dirección
escogida.
Tarjetas magnéticas: Permite incluir tarjetas magnéticas de uso en el hotel, para cargo de
vales.
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Registro de Tarjetas de Crédito
En el registro de tarjetas de crédito, el usuario registrará todas las tarjetas con que el hotel
trabaja y con las que los huéspedes pagarán sus cuentas
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación de
la tarjeta de crédito dentro del sistema, no existirá otra tarjeta registrada con el mismo código. Al
incluir una nueva tarjeta, un código es sugerido por el sistema, que es el primer código disponible
encontrado en la base de datos. El usuario no precisa aceptar el número sugerido, existiendo la
posibilidad de informar otro, siempre que ése no haya sido todavía utilizado, en el caso que el
mismo código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo que ese
código ya fue utilizado y preguntará al usuario si acepta la sugerencia. El programa no permite que
el código, una vez registrado, sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código
número 100 de la tarjeta por el 1100, no es posible. El usuario conseguirá alterar el contenido de
cualquier información del registro, menos el código.
Tiene TEF (Transferencia Electrónica de Fondos): Si esta opción está activada al cerrar
una cuenta, el sistema habilitará el TEF, para efectuar la transferencia de los fondos
electrónicamente.
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Registro de Puntos de Venta
El registro de puntos de venta tiene como objetivo almacenar las informaciones necesarias
utilizadas por los distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo precisa informaciones
diferentes, por eso, las informaciones tratadas en éste lo serán en su contenido integral, mostrando
la utilidad en distintos campos.
Código: En todos los módulos del sistema Desbravador, el campo código es la identificación
del punto de venta dentro del sistema, no existirá otro punto de venta registrado con el mismo
código. Al incluir un nuevo punto de venta, un código es sugerido por el sistema, que es el primer
código disponible encontrado en la base de datos. El usuario no está obligado a aceptar el número
sugerido, teniendo la posibilidad de informar otro, siempre que éste todavía no haya sido utilizado,
en el caso de que dicho código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje
diciendo que el mismo ya fue utilizado y preguntará al usuario si él acepta la sugerencia. El
programa no permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar al ponto
de venta de código 100 por el de 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el contenido
de cualquier información del registro, menos el código.
El sistema tiene puntos de venta ya registrados, no está permitido alterarlos o eliminarlos.
Ellos son: Código 0 – PDV Tarifa, Código 4 – PDV Teléfono, Código 5 – PDV Lavandería, Código 9 –
PDV Tasa de turismo
Ponto de Venda: Neste item deve ser informado o nome do ponto de venda. Este nome irá
aparecer em todos os módulos que estão relacionados a pontos de venda. Os Pontos de Venda são
todos os locais do hotel onde se ofrecen algunos serviços.
Digita vale: Cuando es activado le permite al usuario informar los números de los vales en
todos los cargos efectuados en determinado punto de venta.
Digita mozo: Al ser marcado se podrá informar el mozo correspondiente al cargado de vales
de ese punto de venta
Tiene control de vales: Al ser activado el sistema obligará que los vales cargados tengan un
número ya registrado. El registro de los vales puede ser hecho en el menú “Controller”, ítem “Vales”
y “Control de Vales”.-
Consumo interno: Informar si en ese punto de venta los productos pueden ser utilizados
para consumo interno. Si el PDV fuera de consumo interno, él aparecerá en el resumen financiero,
pero no sumará en los totales de cargos de cierres, ni en el saldo sin facturar
Participa del cálculo de promedio diario: Indica que el PDV participará de los cálculos de la
tarifa media en los siguientes informes: Resumen Financiero, Informe de Situación, Informe de
Previsión Financiera y Facturación Global.
Empresa: Indicar con que hotel el PDV estará relacionado. Generalmente “Hotel (No
tercerizado)”.
Observación: Campo destinado a digitar algún texto complementario con las informaciones
juzgadas importantes sobre el punto de venta que está siendo registrado.
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Descuento empleado: Informar cuál es el porcentaje de descuento para empleado en este
punto de venta, siempre que hubiera descuento.
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Registro de Grupo de Usuarios
Este registro tiene la finalidad de agrupar los empleados con permisos comunes. Facilitando así, el
registro de los permisos del empleado, como también sus modificaciones. Porque al ser hecha una
alteración en el Grupo de Usuarios, esta alteración ocurrirá automáticamente en todos los usuarios
relacionados al grupo.
Para registrar un grupo, el usuario debe hacer clic en el botón , localizado en la pantalla
principal de este registro.
Código: Es el código del grupo de usuarios. Este número no podrá ser alterado después de ser
incorporado y no habrá otro igual para ningún otro grupo. El sistema genera este número
automáticamente, sin embargo, el usuario podrá alterarlo por cualquier otro, siempre que no esté ya
relacionado a otro grupo.
Grupo: En este campo, el usuario debe incorporar el nombre del grupo de usuarios que está
siendo registrado.
Permisos: Después de informar el nombre del grupo el usuario debe incorporar cuales serán
las autorizaciones que este grupo va a tener en todas las rutinas de este módulo. Para eso, el
usuario debe hacer clic en el botón localizado abajo del campo Grupo.
Haciendo clic en este botón, el sistema abrirá una pantalla donde se debe informar para que
hotel (homologación) estos permisos van a ser utilizados y deben ser seleccionadas las rutinas a las
cuales este grupo de usuarios tendrá acceso.
Existen tres botones que pueden facilitar el trabajo del usuario:
Empleados pertenecientes al grupo: Esta lista contiene a todos los empleados que
pertenecen al grupo, que estarán con sus nombres marcados. Es en este campo donde serán
seleccionados los empleados que harán parte de este grupo.
Las autorizaciones o permisos dados para un usuario sólo tendrán valor para el
módulo que está siendo registrado. Por ejemplo, el usuario XX puede tener todos
los permisos en el módulo Control de Stock, pero no en el módulo “Gerencia
Hotelera”, por eso tendrá solamente permiso en el módulo específico en el que
está autorizado, y no en aquellos en los que no lo está.
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Registro de Empleados
Hay varios módulos que tienen acceso al registro de empleados y su objetivo es almacenar
informaciones útiles usadas por los distintos módulos del Sistema Desbravador. Cada módulo tiene
necesidad de informaciones diferentes, por eso, aquí las mismas serán tratadas en su contenido
integral mostrando su utilidad en cada uno de los campos.
Registrando un empleado
Código: en todos los módulos del sistema Desbravador, el campo “código” es la identificación
del empleado dentro del sistema, no existirá otro empleado registrado con el mismo código. Al
incluir un nuevo empleado, un código será sugerido por el sistema, se trata del primer código
disponible encontrado en la base de dados. El usuario no precisa aceptar el número sugerido,
teniendo a posibilidad de informar otro, siempre que ése todavía no haya sido ya utilizado, en el
caso de que dicho código ya exista en la base de datos, el sistema mostrará un mensaje diciendo
que ese código ya fue utilizado y pregunta al usuario si él acepta la sugerencia. El programa no
permite que el código sea alterado, por ejemplo, si el usuario quisiera cambiar el código de
determinado empleado de 100 por el 1100, no sería posible. El usuario conseguirá alterar el
contenido de cualquier información del registro, menos el código.
Inactivo: Esta opción convierte al empleado en inactivo. Lo que ocasiona que el nombre de
dicho empleado aparezca en el registro tachado con una línea roja.
Nombre: Campo destinado a registrar el nombre completo del empleado. Esta descripción
aparecerá en todas las otras pantallas de este módulo, de otros módulos o de informes que estén
relacionados al mencionado empleado.
Login: En esta opción se debe informar la descripción del login del empleado, o sea, cual es el
nombre que él colocará en la pantalla de login, en el campo login.
Todo el hotel debe seguir un patrón para los logins de los empleados, para que sea fácil
memorizarlos y ubicarlos.
Adopte un patrón para crear los logins de los empleados, por ejemplo para el empleado
Ricardo Pérez: el login “ricape”.
Clave: En este ítem se debe informar la clave del empleado. Cuando no es el propio empleado
el encargado de crear su clave, debe ser colocada una clave patrón, que posteriormente será
cambiada por el empleado. Es importante que cada empleado tenga una clave diferente y secreta,
pues las principales acciones ejecutadas por el empleado pueden ser controladas mediante el ítem
“Listado de logins”, localizado en el menú “Controller”.
Este campo permite la inclusión de 10 caracteres, pudiendo ser numérico, texto o caracteres
especiales.
Datos I:
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permisos de este empleado. El usuario solamente podrá alterar los permisos del
empleado si altera el grupo de permisos, se puede hacerlo teniendo acceso al menú
“Registro” en el ítem “Grupo de Usuarios”.
• Sector: Se debe informar en este ítem el sector al que pertenece el empleado.
• Grupo Agenda: Informar a que grupo de agenda pertenece el empleado.
• Función: Informar la función del empleado.
• Representante: En el caso de que el empleado esté relacionado a un representante,
informarlo.
Datos II: En esta sección están contenidas las informaciones importantes para ubicar al
empleado que está siendo registrado.
• Dirección: Campo destinado a la información de la ubicación donde está situada la
dirección del empleado referido.
• Barrio: Campo destinado a la información del barrio donde vive dicho empleado.
• Código Postal: Campo destinado para informar el Cod. Post. de la dirección del empleado.
• País: El sistema Desbravador pone a disposición, por estándar, el país que está definido
en las configuraciones (Brasil o Argentina), cuando haya necesidad, el usuario deberá
seleccionar el país correspondiente al empleado referido.
• C. P. Automático: El usuario podrá utilizar ese botón para evitar informar los campos
dirección, barrio y C.P., porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro
nacional de C.P.. De esa forma, al buscar el C.P. mediante ese botón, el programa
solicitará la ciudad, la ubicación e inmediatamente pondrá a disposición una nómina de
las ubicaciones encontradas, así el usuario seleccionará la deseada y el programa
automáticamente llenará correctamente la dirección completa.
• Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, entonces el usuario
seleccionará al empleado deseado. Este campo en el registro, es de llenado obligatorio.
• Provincia: El llenado de la provincia correspondiente a la ciudad acontece junto con la
selección de la ciudad, mediante la búsqueda descripta anteriormente.
Datos III:
• E-mail: Debe ser informado el e-mail del empleado. ¿El sistema utiliza el e-mail?
• Observaciones: Campo destinado a incluir informaciones del empleado que no pudieron
ser informados en otros campos.
• Empleado de la Sucursal: Informar si es empleado de la filial
• Imprime informes: Informar si el empleado está autorizado a imprimir informes.
• Recibe correspondencia del correo electrónico: Informar si el empleado puede recibir
correspondencia de correo electrónico.
• Realiza movimientos de stock en el depósito: Informar si el empleado tiene permiso para
realizar movimientos de stock en el depósito.
• Altera grupo de costos del registro de insumos: Informar si el empleado está autorizado
para alterar un grupo de costo, dentro del registro de insumos, en el módulo “Control de
Stock”.
• Empleado tiene permiso para hacer login en el Palm: Informar si el empleado tiene
permiso para hacer login a través del palm, cuando el hotel cuente con esa herramienta.
Permisos:
En este ítem el usuario seleccionará todas las autorizaciones que el empleado tendrá en este
módulo.’
Para cada módulo el usuario deberá colocar los permisos que tiene el empleado
registrado.
Hoteles: En este ítem el usuario deberá informar los hoteles con los cuales está relacionado el
empleado
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Configuraciones Visuales: En este campo el usuario podrá cambiar las configuraciones
visuales de este empleado, como por ejemplo los colores de las pantallas. Para que el sistema quede
personalizado para cada uno de ellos.
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Planning
El menú Planning tiene la finalidad de mostrar, en varios informes la situación de las habitaciones y
huéspedes, previsión de habitaciones ocupadas y libres, consultar que huéspedes que están en el
hotel o que ya salieron hasta hace 10 días, consultar registros de huéspedes y empresas, entre
otras tantas funciones.
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• Empresa: Cuando es seleccionado, listará las habitaciones ocupadas con referencia a
determinada empresa. Se puede seleccionar una empresa utilizando los comodines (*) para
localizar. Ejemplo: *Turismo*, el sistema localizará a todas las empresas en las que en el
nombre de ellas aparezca la palabra Turismo.
• Evento: Cuando es informado listará las habitaciones ocupadas con referencia a este
evento.
Impresión de la Ficha de Huésped: Imprime la ficha del huésped optando por dejarla en
blanco, o seleccionando un huésped ya registrado. Hay 3 modelos diferentes de ficha de huésped
que pueden ser impresos. Los modelos Embratur 1, 2 y 3, se pueden adaptar de acuerdo a la
necesidad del usuario, por medio de la opción “Design de Formularios”, en Configuración\Parámetros
del usuario\Recepción. El otro modelo (DAH) tiene su desing propio y es fijo dentro del sistema.
Previsión de Check-Out: Este informe se destina a comprobar las habitaciones con previsión
de check-out en un período solicitado, listando por fecha de salida, todas las habitaciones, la fecha
de entrada de los huéspedes en el hotel, la empresa a la cual el huésped está relacionado y el
número de personas en la habitación. Al final del informe se muestra el total de las salidas previstas
de los huéspedes.
• Período: Informar el período de check out que se desea mostrar.
Previsión de Check-In: Este informe se destina a controlar las habitaciones con previsión de
check-in en la fecha solicitada, en base a las reservas efectuadas.
• Orden: Informar el orden deseado
• Fecha: Informar la fecha deseada para emitir el informe.
• Listar Observaciones de la Reserva: Incluirá en el informe las observaciones
informadas en la reserva.
• Listar Observaciones de la Habitación: Incluirá en el informe las observaciones de la
habitación informada en la reserva.
• Listar Observaciones Internas: Lista las observaciones internas del check-in
• Listar el Valor de la Tarifa: Cuando se selecciona, listará también el valor de la tarifa
informada en la reserva.
Previsión de Movimiento: Este informe tiene la finalidad de mostrar por fecha, dentro del
período solicitado, informaciones sobre habitaciones ocupadas, disponibles, en mantenimiento, en
reservas bloqueos, salidas y llegadas.
Búsqueda Huéspedes: Esta rutina permite buscar huéspedes que están en el hotel o que ya
salieron, mostrando informaciones de las reservas efectuadas e informaciones detalladas del
hospedaje. La búsqueda podrá ser hecha informando el nombre del huésped completo o parte de él,
así como también empresa, habitación o patente del vehículo. El sistema indicará los hospedajes
que se adaptan, de acuerdo al parámetro solicitado.
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• Lista Nº Pax: Cuando es activada, esta opción muestra en el listado el número de personas
en la habitación.
• Días entre Cambios: esta opción permite informar cada cuantos días se hará el cambio de
ropa de cama de la habitación.
• Fecha: esta opción estará activa solamente para el listado de la diferencia, donde se informa
una fecha específica para el listado.
• Separar página por sector/piso: esta opción al ser activada permite separar la página del
informe por cada nuevo sector/ piso.
• Listar solamente habitaciones ocupadas: Cuando esta opción es activada muestra en el
listado solamente las habitaciones ocupadas.
• Campo observación: esta opción permite escoger entre varios ítems, lo que se desea que
aparezca en el campo observación del informe. Todas las opciones son informaciones del
alojamiento. En la observación extracto, el sistema listará la observación del extracto/cierre
habitación o la observación del ítem de reserva cuando la habitación esté reservada para
hoy. En la observación interna, aparecerá la observación del ítem de reserva cuando la
habitación esté reservada para hoy, si no continuará saliendo la observación interna de la
habitación.
• Imprimir campo para informar fecha/hora y situación: Cuando esta opción es activada
permite informar fecha/hora de entrada/salida de la camarera de la habitación y la
información real de la situación de la misma (limpia, sucia).
• Botón Diferencia: La gobernanta informará al sistema la cantidad de pax que la habitación
aparenta tener y una observación sobre la misma. Para hacer la verificación, se tiene la lista
de Diferencia que mostrará cuales son las cuantidades de pax en la recepción y lo informado
por la gobernanta.
• Botón Objetos: En este ítem el usuario podrá hacer un control de los objetos que
muchas veces son olvidados en las dependencias del hotel, esos objetos quedan
registrados en el sistema hasta que puedan ser entregados al dueño.
Mensaje para Huéspedes: El usuario podrá enviar mensajes a los huéspedes optando por 3
formas diferentes de selección de huéspedes: individualmente para una habitación específica;
colectiva para todas las habitaciones; o dirigido a un grupo de huéspedes específico. Existe
posibilidad de grabar el mensaje, que quedará almacenado en la base de datos del sistema,
permitiendo al usuario hacer una consulta posteriormente, pero si se optara por sólo por imprimir el
mensaje, éste no quedará grabado y no habrá como consultarlo más tarde.
• Tipo de mensaje: permite generar mensajes para los huéspedes de tres formas diferentes:
individualmente (para una determinada persona de la habitación), colectiva (para todas las
habitaciones) o alcanzando un grupo de huéspedes específicos (para todas las habitaciones
en que los huéspedes pertenezcan a este grupo).
• Grupo: permite escoger un grupo específico.
• Habit. : permite escoger una determinada persona de la habitación.
• Generar mensaje para todos los huéspedes de la habitación: Cuando esta opción es
utilizada permite que el mensaje sea generado para todos los huéspedes de la habitación
informados en el parámetro “Habit”.
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• Remitente: destinado para informar el nombre del remitente del mensaje.
• Teléfono: destinado para informar el teléfono del remitente para un posterior contacto.
• Botón Mensaje: permite escribir el mensaje a los huéspedes, el que será dirigido a las
habitaciones de los mismos.
Consulta Registro de Huéspedes: Tiene por objetivo permitir al usuario sin acceso a la
rutina de registro de huéspedes, sólo la consulta a este registro, siempre que el usuario tenga
acceso a esta rutina de consulta, en el registro de empleados.
Consulta Registro de Empresas: Tiene por objetivo autorizar al usuario sin acceso a la
rutina de registro de empresas, a sólo consultar ese registro, siempre que el usuario tenga permitido
el acceso a esta rutina de consulta, en el registro de empleados.
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Recepción
El menú Recepción pone a disposición del usuario los procedimientos más importantes que
hacen parte de la rutina de un hotel. Algunas de las rutinas disponibles son el control de las
entradas y salidas de huéspedes, el mantenimiento de cada cuenta registrada en el sistema y la
verificación del estado de las habitaciones en forma de mapa lo que permite una visualización
general del establecimiento.
Walk-In: Las entradas de huéspedes efectuadas directamente en la recepción del hotel son
llamadas walk-in. Toda vez que un huésped no efectúa una reserva con anterioridad y se aloja en el
hotel, la entrada de él será hecha por medio de esta rutina.
Después de informar el período de alojamiento, considerando que la fecha de entrada será
siempre la de la caja que estuviera abierta en ese momento, lo que no permite que sea alterada y,
la fecha de salida, que el usuario podrá informarla en cualquier fecha posterior. Entonces el
programa mostrará todas las habitaciones disponibles en el período referido.
Check-In: Esta rutina tiene la finalidad de registrar en el sistema las entradas de huéspedes
por check-in, o sea, entradas con reservas efectuadas anteriormente.
Para localizar una reserva anterior, se la puede buscar por el nombre del titular, por el período
de la reserva, por el número de reserva o por el número de la habitación reservada, optándose por
seleccionar las reservas activas, canceladas, check-in efectuado o todas, por medio de la situación y,
teclear en el botón “Localizar”. Seleccionando la reserva, aparecerán los huéspedes registrados en
ella.
• Titular: Informar el nombre del titular de la reserva deseada.
• Inicio: Informar la fecha de comienzo de la reserva.
• Fin: Informar la fecha final de la reserva.
• Reserva: Informar el número de la reserva buscada.
• Habitación: Informar el número de la habitación que fue reservada.
• Situación: Seleccionar la situación de la reserva deseada.
• Tipo: Informar el tipo de reserva.
• Reservas: En este ítem aparecerán todas las reservas localizadas por el sistema, a
través de las informaciones suministradas por el usuario.
• Observaciones de la reserva: Campo descriptivo para informar las observaciones de la
reserva.
• Observaciones internas de la reserva: Campo descriptivo para informar las
observaciones del hotel sobre la reserva.
• Observaciones del ítem de la reserva: Campo descriptivo para información de los
ítems de la reserva.
• Pre Check-in: Tiene la finalidad de facilitar la entrada del huésped. Si anteriormente se
efectúa una reserva sin definir huéspedes, un día (o más) antes de la llegada de los
mismos, la persona encargada de la reserva podrá informar al hotel los nombres de los
huéspedes referidos a esa reserva, o además, informar que habitación esa reserva
ocupará. El pre check-in facilitará la manera de informar esos datos sin necesidad de
entrar en la modificación de reservas.
• Check-In: Tiene la finalidad de ejecutar la entrada del huésped, después de haber
seleccionado la reserva deseada.
Anticipos: Tiene por objeto registrar los anticipos para las cuentas, los que serán usados en el
cierre de la cuenta.
• Tipo Cuenta: Informar cual es el destino del anticipo (habitación, empleado, temporaria,
empresa, evento, propietario, grupo).
• Numero de la Cuenta: Informar el número de la cuenta, de acuerdo al tipo de cuenta
seleccionada.
• Huésped: Permite informar que huésped de la cuenta será beneficiado con el anticipo.
• Titular Recibo: Informar a quién se le entregó el recibo al efectuarse el anticipo.
Informar solamente cuando el titular del recibo sea diferente al de la cuenta.
• Referido a: Define la finalidad del anticipo, si es anticipo de alojamiento o para pago
parcial de la cuenta.
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• Fecha: Muestra la fecha en que se está efectuado el anticipo (siempre la misma fecha de
la caja que esté abierta).
• Pago: Informar la forma de pago: dinero, cheque, depósito bancario, tarjeta de crédito u
otra moneda definida en Configuraciones\Parámetros del Usuario\Otras Monedas.
• Sub-cuenta: Informar si el anticipo será sobre las extras o sobre lo facturado solamente
para alojamientos que son facturados para la empresa.
• Valor: informar el importe del anticipo e, informar en que moneda (peso o dólar).
• Observación: Informar alguna observación referida al anticipo.
• Botón Confirma: Concluye la operación y pregunta si quiere emitir el recibo de anticipo.
Grupos: El objetivo del registro de grupos de turismo es alojar a varios huéspedes de una
misma empresa (agencia) que vienen al hotel en grupos.
• Código: número que identifica el grupo de turismo en el sistema. Es buscado
automáticamente por el sistema, pudiendo modificarse por otro.
• Nombre del Grupo: informar un nombre para el grupo.
• Empresa: informar el código de la empresa, previamente registrada, de la que el grupo
hace parte.
• Entrada: informar a fecha de entrada del grupo.
• Salida: informar la fecha de salida del grupo.
• Botón Tarjetas Magnéticas: permite registrar tarjetas magnéticas para grupos de
turismo
O Evento solamente aparecerá en este ítem , cuando el mismo tenga el status de confirmado.
El usuario confirmará los eventos por medio del módulo “Eventos & Convenciones”, del
sistema DESBRAVADOR.
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• Liberar para cierre: Después de concluir el evento, es necesario liberarlo para cierre,
de lo contrario, el sistema no permitirá el cierre de la cuenta, en Recepción\Extracto de
Cuenta.
• Detallar folios: Después de cerrar la cuenta, este botón quedará habilitado para
consultar los folios.
Cargando Vales: Esta opción se utiliza para cargar productos en cuentas abiertas.
• Punto de Venta: Informar el punto de venta, donde será cargado el producto.
• Tipo de Cuenta: Determinar el tipo de cuenta en la que será efectuado el cargo
(habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario o grupo).
• Número de Cuenta: Informar el número de la cuenta relacionada al tipo de cuenta.
• Huésped: Permite cargar un producto para un huésped determinado de la habitación.
• Fecha: Informar la fecha del cargo.
• Producto: Informar o producto (previamente registrado) a ser cargado.
• Cantidad: Determinar la cantidad del producto a ser cargado.
• Valor Unitario: Cuando el producto esté registrado con valor unitario igual a 0 (cero), el
sistema dispondrá el valor unitario para ser digitado al ser cargado.
• Mozo: Informar código del mozo si en el registro de punto de venta fue definido que
“Digita mozo”.
• Vale: Informar número del vale si en el registro del punto de venta fue definido que
“Digita vale”.
• Tarjeta: Informar el número de tarjeta magnética, informada en los registros.
• Observación: Informar observaciones de los vales.
Extracto de Cuenta: Esta rutina permite consultar los extractos de las cuentas abiertas;
detallado o resumido, hacer cierres y anulaciones totales o parciales de vales, cargar vales, verificar
objetos prestados.
• Tipo de Cuenta: Informar el tipo de cuenta en la que será realizado el extracto.
• Número: Complementa la información anterior, informando el número de la cuenta
relacionada al tipo de cuenta informada.
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Actualización de Tarifas: Consiste en el cargado de tarifas, diferencia de tarifas y los
productos definidos, en el ítem “Registro de Productos”, como auto cargados, en base con la fecha
de la caja, para las habitaciones ocupada del hotel. Cuando el hotel posea el módulo “Eventos y
Convenciones”, el cargado automático de equipos y salas es hecho junto con la actualización de las
tarifas. Las condiciones para que el cargo se pueda efectuar son: a) que el evento esté en posición
“En ejecución”, o sea, en Recepción\Posición de los eventos confirmados, que el evento haya sido
iniciado. b) en el registro de salas y equipos, el campo “Producto para cargo” se debe informar, así
el sistema hará el cargo de los ítems, en el PDV de auto cargo, definido en el registro de productos.
c) y la fecha del cargado automático esté dentro del período de la reserva. En el caso que el costo
de la reserva de la sala fuera por período, este valor será cargado sólo en el primer día de la
reserva. Cuando el evento pasa a la posición “Concluido”, el sistema dejará de hacer los cargos de
salas y equipos por actualización de tarifas.
• Última actualización realizada el: Información de la fecha y hora de la última
actualización efectuada. Campo sólo informativo, no permite alteración.
• Confirmar cada habitación o evento: Cuando es activado, la rutina pedirá
confirmación para los cargos necesarios, para cada habitación o evento, después de
teclear el botón “OK”, de esta manera se puede dejar de hacer la actualización de tarifas
en determinadas habitaciones o eventos. Si la opción no estuviera activada, los cargos
serán cargados sobre todos las habitaciones ocupadas y eventos en ejecución. La tarifa y
los demás ítems solamente no serán cargados en las habitaciones que entraron después
de la hora máxima establecida en Configuración\Parámetros del Usuario\Recepción,
campo “Hora Máxima de Entrada para Cobrar dos Tarifas en el Día”, para cargar dos
tarifas en el mismo día.
Mapa de Habitaciones: En el mapa tenemos la visión general de las habitaciones del hotel,
en forma de íconos, con distintos colores que muestran la situación de cada una. Como parámetros
de visualización tenemos: por tipo, característica, piso, situación y unidas. Mediante el mapa, se
pueden realizar la mayoría de las funciones del menú Recepción. Haciendo clic con el botón derecho
del mouse sobre el ícono de la habitación, verificamos que acciones podemos tomar relacionadas a
ella.
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Reservas
Efectuar reserva: La reserva podrá ser hecha definiendo determinada habitación, o sólo se
efectúa la reserva sobre el tipo de habitación, de esta última forma, la habitación será definida en el
momento del Check-in.
• Tipo:
• No-Show: La reserva está garantizada, por eso aunque no haya alojamiento, el
huésped tendrá que pagar la tarifa correspondiente a los días reservados.
• Garantizada: La reserva es garantizada, o sea, se tiene seguridad que el
alojamiento ocurrirá.
• Bloqueo: Se puede informar hasta que fecha la habitación quedará ‘bloqueada’, si
el bloqueo estuviera vencido en el mapa de reservas (por habitación) aparecerá con
un color diferente. En el caso de tipo de reserva bloqueo para operadoras, se usa
después la opción confirmación bloqueo.
• Seña: Seleccionando esta opción será activado el botón Anticipos, permitiendo
incluir anticipos efectuados para esta reserva.
• Facturación:
• Cortesía: El huésped no pagará las tarifas en el cierre, las extras también son
cortesía.
• Facturado: Huésped relacionado a una empresa o agencia. Existirán dos cuentas
distintas para la habitación: extras y facturado.
• Particular: El huésped no podrá pagar los gastos en cuenta corriente.
• Propietario: Cuando el huésped es el propietario del hotel. La habitación deberá ser
excluida del alquiler para hacer efectiva la reserva.
• Canje: La reserva será efectuada con acuerdo previo de cambio de servicios con el
cliente.
• Titular: De acuerdo al tipo de locación definido, de deberá informar el tipo de huésped,
empresa, evento o grupo (los tres últimos deben ser previamente registrados).
• Cobrar a: Informar la empresa que efectuará el pago. Se utiliza cuando la cobranza de
la factura no se realizará a la empresa que se está alojando.
• Alojamiento:
• Anticipos grupo: Será activado cuando la reserva es para el tipo de alojamiento
‘grupo’ y tipo de reserva ‘seña’.
• Fecha reserva: Fecha y hora en que la reserva fue efectuada, campo sólo
informativo, no está permitido alterarlo.
• Empleado reserva: Código del empleado que efectuó la reserva, campo sólo
informativo, no está permitido alterarlo.
• Fecha bloqueo: Será activada para informar hasta que fecha y hora la habitación
quedará bloqueada para reservas de tipo ‘bloqueo’, pero el sistema no avisará
cuando la fecha vence.
• FlexCard: Informar en número de la tarjeta flexcard, en el caso que sea necesario.
• Descuento %: Posibilidad de informar porcentaje de descuento que beneficiará un
alojamiento al cerrar la cuenta. Nunca sobrepasando el ‘Descuento Máximo’
definido en las configuraciones.
• Tasa de Turismo: Cuando está seleccionado, significa que la cuenta pagará una
tasa de turismo.
• Debitar cuenta propietario: Si la factura fuera para el Propietario, los gastos se
debitarán en la cuenta del propietario de la habitación.
• Individualizar cuenta por huésped: El sistema creará una cuenta para cada huésped
registrado.
• Pensión: Informar si se trabaja con pensión completa, media o ninguna. Estará activo
cuando es marcado ‘Trabajar con Pensión’ en las configuraciones.
• Desayuno: Se puede determinar si el huésped tendrá derecho a desayuno, esa
opción estará activa cuando se marca ‘Desayuno Opcional’ en las configuraciones.
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• Pensión: Son informaciones de los valores referidos a la media pensión y desayuno.
Estará activado seleccionando “Carga Media Pensión y Desayuno” en las
configuraciones.
• Adicionales:
• Evento: Informar el evento que generó el alojamiento.
• Tarjetas: Utilizado para registrar las tarjetas del huésped.
• Voucher (Bono Agencia): Cuando el tipo de alojamiento sea del tipo ‘Voucher’
informe el número del voucher en este ítem.
• Tarjeta fidelidad: Informar el número de la tarjeta Fidelidad del huésped, en el caso
que la posea.
• Bloqueo Operadora: Cuando es marcado, las reservas del tipo bloqueo se
mostrarán en el mapa de reservas, con un color definido en el ítem
‘ReservaBloqueo Operadora’.
• Observación: Campo para digitar informaciones sobre el alojamiento, que
aparecerán en el momento del check-in.
• Estadísticas: En este ítem deberán ser informados los datos a ser incluidos en el
registro de preferencias.
• Puntos de Ventas de la empresa: Cuando el tipo de reserva fuera facturado,
evento, grupo, voucher o canje, este botón se activará, permitiendo separar los
consumos en los puestos de ventas, que serán pagos por la empresa.
• Bebida alcohólica: Cuando está activado significa que la empresa pagará el
consumo de bebidas alcohólicas consumidas por el huésped.
• Facturar para cobrar a: Cuando el alojamiento deba ser facturado a otra persona o
empresa que no sea el titular de la cuenta
Efectuar reserva por período: Permite informar el período en el que se desea hacer la
reserva.
• Entrada: Informar fecha inicial para reserva.
• Salida: Informar fecha final para reserva.
Al presionar el botón OK, aparecerá la pantalla de las habitaciones disponibles, separadas por
tipo, en el período solicitado, permitiendo escoger la habitación deseada.
Wait List (lista de espera): Tiene por finalidad colocar a los clientes en una lista de espera
para reservas futuras. La confirmación de la reserva wait-list no genera automáticamente una
reserva, debiendo ser registrada manualmente.
Sacar habitaciones del alquiler: Permite sacar habitaciones del alquiler por determinado
período. Normalmente, las habitaciones de los propietarios son sacadas del alquiler.
Orígenes de la reserva: Registrar en este ítem los orígenes de la reserva, que pueden ser
solicitados o no, en el momento de la reserva.
Confirmación de bloqueo: Cuando una reserva sea del tipo bloqueo, significa que se puede
efectuar esa reserva por un período largo y que, puede ser confirmada parcialmente, o sea,
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informar hasta que fecha estará confirmada totalmente. Ese tipo de reserva es muy utilizada por las
agencias operadoras.
Confirmación de anticipos: Cuando una reserva es efectuada tipo “Seña” (significa que hubo
un registro de anticipo en la cuenta), ese anticipo es emitido al efectuarse la reserva y deberá ser
confirmado. Al efectuar el check-in, el sistema acreditará en la cuenta del huésped, el valor
informado, si un anticipo en cheque no fuera confirmado, el sistema avisará y el anticipo será
cancelado.
Mapa de reservas: El mapa de reservas tiene la finalidad de mostrar las reservas efectuadas
y la disponibilidad de habitaciones, en un período de 30 días a partir de la fecha actual.
Consulta de tarifas: Tiene por objeto indicar las tarifas relacionadas a una determinada
empresa o indicar las empresas que poseen determinada tarifa. La tarifa de una determinada
empresa está definida en el registro de empresas.
• Empresa: Informar la empresa, para la consulta.
• Tarifa: Se utiliza en el caso que el usuario necesite verificar todas las empresas que
tienen una misma tarifa.
Listado de ventas por empleado: Emite lista del total de las reservas efectuadas por
empleado, en un determinado período, separando las reservas facturadas para eventos y para
operadoras.
Listado de previsión de reservas: Emite lista de las reservas efectuadas hasta cuatro
meses, a partir del mes informado, presentando el total de diarias de cada mes, un acumulado de
todos los meses y un total de tarifas de reservas del tipo bloqueo.
Mapa de reservas por titular: Emite listados de las reservas por empresa, en un período
determinado. Muestra también las habitaciones ocupadas y disponibles por tipo.
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Controller
La lista muestra los cargos efectuados en las cuentas y no los cargos cerrados.
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productos bastará seleccionar el primer grupo y con la tecla <Shift> presionada,
seleccionar el último grupo de productos que desea. Para seleccionar en forma
aleatoria un grupo de productos se debe con la tecla <Ctrl> presionada ir
seleccionando los grupos que se desean.
• Producto: Posibilita escoger más de un producto (multi-selección) para la emisión
del informe. El procedimiento para la selección de los productos es igual a lo visto
en la opción “Grupo de Productos”. Esta opción estará habilitada cuando el estilo
para la generación del informe sea por cuenta.
• Mozo: Se puede informar el mozo para emitir un informe. Esta opción estará
habilitada cuando el estilo para la generación del informe sea de mozo/ vale.
• Empresa:
• Número de la Cuenta: Es el número de la cuenta referida a los diferentes tipos que
sea (habitación, empresa, temporaria, empleado, evento, propietario, grupo y
consumidor final).
• Separar por PDV (Puntos de Venta): Esta opción estará habilitada cuando el estilo
para la generación del informe sea de mozo/ vale. Separa los mozos por PDV.
• Listar histórico de tasas:
• Listado de vales cargados (Cuenta X PDV): Esta lista se usa para comprobar los
totales de los vales cargados para cada tipo y número de cuenta, para hasta diez puntos
de venta escogidos, los otros puntos de venta quedan incluidos en una columna llamada
“Otros”.
• Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período determinado.
Para imprimir el informe de un día solamente se debe informar: fecha inicial igual a
la fecha final.
• Número de la cuenta: Cuando es informado el número de la cuenta (habitación,
evento, separada, propietario, empleado, grupo), la lista traerá los totales de los
vales cargados, por punto de venta, para todos los tipos de cuentas existentes con
ese mismo número.
• Todas las cuentas: Permite seleccionar todas las cuentas de una vez, caso
contrario, existe la posibilidad de escoger los tipos de cuentas para la lista. La lista
traerá los totales de los vales cargados por punto de venta para los distintos tipos
de cuentas informadas.
• Habitación
• Empleado
• Cta. Temporaria
• Empresa
• Evento
• Propietario
• Grupo
• Consumidor final
• Columnas (Máximo 10): Esta columna permite escoger los PDV´s que aparecerán
en la lista.
• Columnas Otros: Esta columna permitirá escoger los PDV´s que exceden de los 10
anteriores y que serán agrupados en la columna “Otros”.
• Lista de vales sin facturar: Este informe se destina al control de todo lo que fue
cargado en las cuentas hasta una fecha específica. Para emitirlo existe la posibilidad de
informar varios ítems, haciendo la lista en el informe de acuerdo a los parámetros
solicitados. Es importante destacar que la lista muestra los cargos efectuados en las
cuentas y no los cerrados.
• Todas las cuentas: Permite seleccionar todas las cuentas de una vez, de lo
contrario, hay posibilidad de escoger los tipos de cuentas para la lista. La lista
traerá los totales de los vales sin facturar para los tipos de cuentas informadas.
• Habitación
• Empleado
• Cta. Temporaria
• Empresa
• Evento
• Propietario
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• Grupo
• Todos los PDV’s: Permite seleccionar todos los PDV’s de una sola vez, de lo
contrario hay la posibilidad de escoger en una lista los PDV´s deseados.
• Estilo:
• Detallado: Cuando es activada esta opción mostrará todos los cargos sin
facturar en las cuentas, de acuerdo con los tipos de cuentas seleccionadas
(habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o
todas las cuentas) y para los PDVs seleccionados. Para la generación del
informe es necesario que la opción “Listar vales cargados hasta” esté
activada, de lo contrario el informe no será generado. Para facilitar la
verificación, principalmente para la auditoría, las cuentas están separadas en
'Extras' y 'Facturadas'. Cuentas extras son las cuentas pagas por el huésped,
mientras que las cuentas facturadas son aquellas pertenecientes a puntos de
venta facturados y que serán pagas por la empresa. Puntos de venta
facturados son seleccionados en el momento de efectuar una reserva o en el
Walk-In.
• Totales por cuenta: Cuando está activada esta opción mostrará el total sin
facturar de cada cuenta, de acuerdo con los tipos de cuentas seleccionadas
(habitación, empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o
todas las cuentas) y para todos los PDVs seleccionados automáticamente por
el sistema.
• Saldo cuentas: Al ser marcada, mostrará el valor total de los vales cargados,
adelantos en Pesos confirmados, inclusive adelantos de cuentas que no tienen
todavía cargos y el saldo, por tipos de cuentas seleccionadas (habitación,
empleado, temporaria, empresa, evento, propietario, grupo o todas las
cuentas) y para todos los PDVs seleccionados automáticamente por el
sistema.
• Facturado por empresa:
• Límite mínimo de saldo: Al ser activada esta opción mostrará todas las cuentas en
las que el valor total (diarias + otros (puntos de venta facturado y extras)) sea
igual o superior al valor informado y, estará habilitada solamente para el estilo
'Totales por cuenta'.
• Listar vales cargados hasta: Al ser activada esta opción estará disponible solamente
para el estilo 'Detallado' y trae automáticamente una fecha futura (31/12/3000). Al
ser informada traerá todos los vales que todavía no están cerrados en este
momento, pero que fueran cargados hasta la fecha informada.
• Listar sólo habitaciones con check-out el...: Al ser escogida una fecha, el sistema
ignorará los tipos de cuentas seleccionadas por el usuario y usará sólo el tipo de
cuenta habitación. Aparecerá en el informe solamente las habitaciones con fecha de
salida prevista para la fecha determinada, no figurando habitaciones con fecha de
salida vencida.
• Listar obs. vales:
• Empresa:
• Lista de media pensión: El informe “Lista de Media Pensión” se utiliza para control de
la media pensión y de los desayunos cargados por día y en cada habitación. El informe
puede ser listado siguiendo varias opciones. Teniendo en cuenta que, para que el mismo
pueda ser generado, es necesario que en la pantalla de configuraciones del sistema, en la
carpeta “Pensión”, la opción '”Trabajar con media Pensión” esté activada.
En esta misma carpeta se debe escoger el tipo de pensión patrón que el hotel trabaja:
media (almuerzo o cena, incluyendo desayuno), completa (almuerzo y cena, incluyendo
desayuno) y sin (no tiene pensión, pero incluye desayuno). Se debe también escoger el
cálculo de la pensión cuando hubiera.
a) tomando como ejemplo la diaria del hotel de $100,00, pero incluido en ella están
$5,00 y $10,00 de media pensión por persona. En la cuenta del huésped sólo aparecerá:
Diaria $100,00. En los informes financieros es cuando el sistema sacará los valores de la
pensión y desayuno y los mandará a los Pdv's que fueron configurados en
Configuración\Parámetros del usuario\Pensión. Vale destacar que el sistema no toma la
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información en los vales diarios. Aunque no haya ninguna diaria cargada en la cuenta de una
habitación con pensión, el sistema va a calcular (desviar del Pdv Diaria) el valor de la
pensión.
b) el valor del desayuno y media-pensión mostrado en el informe “Diario de Situación”,
Gerencia Hotelera/Gerencial, será exactamente igual al que figura en la “Lista de Media
Pensión”, Gerencia Hotelera/Controller/Vales, del día deseado.
• Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período determinado.
Para imprimir el informe de un día solamente informar la fecha de ese día como
inicial igual a la fecha final.
• Estilo: Si el campo Saldo está activado, la lista traerá el saldo de desayuno y de
media pensión. Si el campo Valor está activado, la lista mostrará los créditos
referidos a desayuno y media pensión y el valor total de los mismos.
• Saldo
• Valores
• Habitación: Cuando es informada la habitación, la lista traerá los movimientos de la
misma.
• Empresa: Cuando es informada la empresa, la lista traerá los movimientos hechos
para ella. Esta empresa es informada en el momento del walk-in o check-in.
• Emitir control de los cargos: Permite mostrar todos los cargos efectuados de
productos del tipo media pensión y desayuno, indicando cual fue usado como
crédito (inclusive en la diaria) y cual fue cobrado por ser extra (cargado en la
habitación). Esta opción es muy útil cuando el huésped se niega pagar una
refección alegando que la misma ya estaba incluida en la tarifa.
• Lista de control de descuentos: Este informe se utiliza para controlar los descuentos
concedidos en las diarias, en el momento del walk-in o en el momento de una reserva,
así como el % de la diferencia de diaria cobrada con más o menos, en referencia a la
sub-tarifa correspondiente en el período del cargo.
• Fecha: Informar la fecha para emitir el informe.
• Lista de anulados de los PDV’s: Este informe se destina al control de vales anulados
en los PDVA´s, cuando fue cerrada la mesa en un PDVA. Los vales cargados y anulados
figurarán en los informes de Gerencia Hotelera (Controller/Vales/Vales Cargados -
Controller/Vales/Vales Cargados [Cuenta x PDV] y Controller/Vales/Vales sin facturar).
• Período:
• Punto de venta:
• Hoteles:
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• Empresa: Si la opción “Empresa” estuviera activada en 'Seleccionar Titular', esta
opción estará habilitada, lo que permite informar la empresa.
• Tipo del Informe: Determina si la lista deberá ser impresa por la fecha de emisión
del folio o si será por la de la caja en que fue cerrada la cuenta, o sea, que fue
registrado el folio en los informes financieros.
• Fecha de emisión:
• Fecha del financiero:
• Tipo de pago: Posibilita que la lista sea de todos los tipos de pagos o solamente las
cuentas que fueron canceladas con tarjeta de crédito, o a plazo, o cortesía, o
permuta o solamente al contado. Cuando la opción “Todos” esté marcada, en la
lista aparecerá la columna “Empl” que mostrará el código del empleado que cerró la
cuenta.
• Todos
• Tarjeta de crédito
• Plazo
• Cortesía
• Canje
• Al contado
• Listar situación: esta opción sirve para facilitar la verificación, fue incluida la opción
de múltiple elección para la situación de los folios.
• Normales emitidos dos veces: Están juntos porque los folios reemitidos son
considerados "normales" pues suman en el total del informe. Si fuese sólo de los
folios normales, no cerraría con los totales de caja e informes financieros.
• Reemitidos:
• Cancelados
• Totalizar por día: Esta opción estará habilitada cuando el tipo de pago sea a plazo.
La lista traerá un total por fecha de salida de diarias, extras, descuentos\adelantos
y valor a plazo.
• Convertir valores a Dólar: Esta opción estará habilitada cuando el tipo de pago sea
a plazo. La lista traerá los valores de diarias, extras, descuentos\adelantos y valor a
plazo en moneda Dólar Estadounidense.
• Mostrar todos los huéspedes: Permite mostrar todos los huéspedes de la
habitación.
• Totalizar por empleado: esta opción estará habilitada cuando esté activada la
opción “Todos” en el parámetro “Tipo de Pago”. De este modo, será presentado, al
final de la lista, el total de cierres efectuados por empleado, en las diversas formas
de pago.
• Totalizar por turno:
• Tipo de cuenta: permite al usuario escoger el tipo de cuenta a ser impresa. Al
seleccionar un tipo de cuenta excepto “Todas”, será habilitado el parámetro
“Número” para que sea informado el número de la cuenta.
• Todas
• Habitación
• Empleado
• Temporaria
• Empresa
• Evento
• Propietario
• Grupo
• Número: Número de la cuenta referida a los tipos de cuenta (habitación, empresa,
temporaria, empleado, evento, propietario y grupo).
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• Empleado: Código del empleado que efectuó el check-out.
• Turno: Produce el informe por el turno de la caja.
• Lista de las cajas de los PDV’s: Este informe debe ser usado como documento para
visualizar el movimiento de las cajas en los puntos de venta, en un determinado
período.
• Fecha de la caja entre: Informar la fecha de movimiento de las cajas.
• PDVA (Punto de Venta Automatizado): Informar el código del PDVA para la listar
esa caja o, al no informar ninguno listará todas ellas.
• Detallado de folios:
• Número del folio:
• ID: Número Identificación
• Listar solamente cuenta master:
• Lista de cierres para tercerizados: Este informe listará todos los folios generados para
tercerizados, o sea, para cada cierre de cuenta (habitación, temporaria, propietario, etc),
el sistema totalizará los valores cargados en los PDV´s relacionados a la empresa
informada. En el registro de puntos de venta es donde definimos si la empresa es hotel
(no tercerizado), tercerizado 1 o tercerizado 2.
• Período: Informar el período de cierre de las cuentas.
• Empresa: Informar el tipo de empresa para la generación del informe.
• Hotel
• Tercerizado 1
• Tercerizado 2
• Lista de folios (Total por PDV):
• Período: Informar el período en que fueron cerradas las cuentas.
• Número de la cuenta: Informar el número de la cuenta. El sistema listará todos los
folios que posean el número de cuenta igual al informado.
• Listar los folios cancelados: Permite seleccionar para listar
• también los folios cancelados.
• Considerar en el valor total los folios cancelados:
• Listar solamente folios al contado: Permite seleccionar en una lista sólo los folios
que fueron cancelados en efectivo.
• Listar folios con valor cero:
• Cuentas: Cuentas que serán impresas en el informe.
• Habitación
• Empleado
• Temporaria
• Empresa
• Evento
• Propietario
• Grupo
• Consumidor final
• Columnas (máximo 6): PDV´s que serán impresos.
• Columna otros: PDV´s que serán agrupados y listados en la columna “Otros”.
• Cantidad:
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• Producto:
• PDV:
• Valor unitario:
• Fecha:
• Cancelar / Activar factura: Permite cancelar o reactivar facturas, informando el
número inicial y final de una secuencia de facturas y la serie. La serie se informará
cuando en Configuración\ Parámetros del usuario\ Factura, el campo “Serie de la Nota”
esté informado, de lo contrario, dejar en blanco
• Nota inicial:
• Nota final:
• Serie:
• Motivo:
• Fecha de publicación:
• Número del suceso:
• Otro Motivo:
• Operación:
• Cancelar:
• Reactivar:
• Lista de facturas / impuestos: Emite la relación de facturas, en orden secuencial de la
numeración de la factura, con los impuestos que fueron descriptos en la factura.
• Período: Informar el período de emisión de la factura.
• Serie: Informar la serie de las facturas.
• Empresa: Permite indicar las facturas emitidas por empresa, informando el código o
parte de la descripción de la empresa.
• Por código
• Por descripción
• Totalizar por día: Totaliza por día los impuestos descriptos en la factura.
• Listar el número del folio: Lista el número del folio de la factura, cuando esta
factura haya sido montada.
• Listar sólo canceladas: Lista solamente las facturas canceladas.
• Mostrar valores de terceros en otros:
• Productos / Grupos emitidos: Tiene por finalidad relacionar los productos que fueron
vendidos con factura o cupón fiscal emitido.
• Período: Informar el período en que fueron generadas las facturas o cupones
fiscales.
• Ìtem por: Posibilita generar el informe por producto o grupo de productos.
• Producto: Permite filtrar el informe por uno o varios productos. Si es
seleccionado habilitará el campo “Producto”.
• Grupo de Producto: Permite indicar el informe por grupo de producto. Si es
marcado, habilitará el campo “Grupo”.
• Producto: Informar el producto o los productos deseados.
• Grupo: Informar el grupo de productos deseado.
• Mostrar productos: Muestra los productos relacionados al grupo del producto.
• Hoteles:
• Motivos de cancelación:
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• Considerar representantes: Esta opción estará habilitada cuando el ítem “Diarias
Netas por Categoría” esté activada. Cuando al hacer una reserva e informar el
campo "Representante” de la sección “Comisión”, y en la pantalla del informe se
marca la opción "Considerar representantes", contabilizará en “Representantes”.
Cuando sea facturado en Cortesía, Canje o Uso de la Casa, el campo representante
será ignorado, contabilizará en Cortesía, Canje o Uso de la casa, respectivamente.
Cuando no esté marcado "Considerar representantes", verificará directo la
facturación en el campo correspondiente y ya no en el de “Representante”.
• Lista de habitaciones ocupadas / disponibles: Emite lista de las habitaciones
ocupadas o disponibles en un período seleccionado. Para descontar el valor de comisión
de la diaria neta impresa en el informe, se debe activar el ítem correspondiente.
• Período: Informar el período.
• Situación: Permite seleccionar el informe a ser generado.
• Ocupadas
• Disponibles
• Descontar comisión de la diaria neta: Descuenta de la diaria neta (diaria – pensión
– desayuno), el valor de la comisión de agencias/operadoras y representantes,
informados al efectuar la reserva.
• Lista de habitaciones fuera de locación: La lista muestra todas las habitaciones del
hotel y la cantidad de días en que las habitaciones quedan disponibles para locación en
un período, indicando los períodos en que las habitaciones quedan sin locación.
• Período: Informar el período para buscar las habitaciones fuera de locación.
• Lista de habitaciones cobranza material de limpieza: Emite nómina de habitaciones
fuera de locación, que son de uso de los propietarios. Tiene la finalidad de cobrar al
propietario una tasa de material de limpieza, que será calculada por el número de plazas
de la habitación multiplicado por el valor que será definido en la pantalla de emisión de
este informe.
• Período: Informar el período de ocupación de las habitaciones de propietarios.
• Valor de plazas: Informar el valor de la tasa de material de limpieza que será
cobrada al propietario de la habitación ocupada, por plazas.
• Hoteles:
Control de Mantenimiento:
• Agenda de mantenimiento de habitaciones: Permite el control de habitaciones en
mantenimiento.
• Registro de lugares: Este registro define los lugares donde deberán efectuarse los
mantenimientos. Se usa directamente en el registro de mantenimientos periódicos y no
periódicos.
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informaciones por lugar, grupo, actividad y empleado que realizó el mantenimiento; éste
último solamente para los mantenimientos realizados.
• Buscar por situación:
• Buscar por tipo:
• Buscar por lugar:
• Buscar por grupo:
• Realizar el:
• Actividad:
• Realizada por:
Controle de FlexCard: Permite llevar un control sobre aquellos que hacen publicidad del
hotel, por medio de tarjetas de propaganda, posibilitando una lista de los hospedajes efectuados a
través de las tarjetas flexcard.
• Registro de FlexCard: Esta pantalla se usa para registrar los flexcard y las
informaciones registradas del titular de la tarjeta.
• Lista de FlexCard: Emite lista de las diarias efectuadas por medio de las tarjetas
flexcard.
• Generar:
• Lista: Emite lista de los hospedajes.
• Archivo Smiles
• Archivo Astron
• Período: Informar el período de hospedaje.
• Tarjeta: Informar la tarjeta flexcard. Cuando no es informado el sistema listará los
hospedajes efectuados de todas las tarjetas flexcard.
• Directorio de Archivo:
• Hoteles:
Gobernanta: Tiene la finalidad de controlar todos los servicios de las camareras: efectuados,
no efectuados y en ejecución.
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• Arreglo
• Limpieza
• Retoque
• Reducidos Aloj. Eventos:
• Arreglo
• Limpieza
• Retoque
• Reducidos Aloj. Otros:
• Arreglo
• Limpieza
• Retoque
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Control de objetos prestados: Permite sólo controlar objetos que fueron prestados en las
habitaciones. El cargo se hace en el extracto de cuenta, como también la devolución y la cobranza
por el uso del mismo.
• Objeto:
Lista de anticipos: Permite emitir una lista de los anticipos efectuados en los diversos tipos
de cuentas en un determinado período. Los anticipos pueden ser cargados por el menú
Recepción\Anticipos, en el extracto de la cuenta o al efectuar reserva señada. En el menú
Reserva\Confirmación de Anticipos, son mostrados los cargos de anticipos efectuados en la reserva.
La confirmación de los anticipos podrá ser hecha en la inclusión o alteración de reserva o a través
del menú Reserva\Confirmación de Anticipos.
• Período: Informar el período de cargo del anticipo.
• Listar sólo anticipos sin facturar: Cuando está activado, no serán cargados los
anticipos efectuados en cuentas ya cerradas, ni en los anticipos devueltos y anulados.
• Recibido: Informar si se considerará en la lista, solamente los anticipos confirmados, o
sólo los no confirmados, o todos, independiente de la situación del anticipo.
• Todos
• Confirmados
• No Confirmados
• Titular: Informa nombre del titular (huésped, empresa, etc.), cuando la emisión sea
solamente de los anticipos efectuados por dicho titular.
Parte del nombre del titular informado, el sistema mostrará todos los que encuentre
con el ese nombre.
• Ordenar por: Informar si la lista de los anticipos, será ordenada por la fecha del cargo o
por el número del recibo.
• Fecha de cargo
• Número de recibo
• Listar observaciones: Lista las observaciones del anticipo.
• Empleado:
Lista de Comisiones: Emite lista de las comisiones que van a recibir, por empresa,
correspondiente a cada hospedaje facturado intermedio de la misma.
• Período: Utilizado para verificar las comisiones concedidas por el hotel durante un
período específico.
• Empresa: Informar la empresa, en el caso que la lista sea de una empresa específica.
• Hoteles: Utilizado para verificar las comisiones concedidas por un hotel específico,
cuando se esté utilizando el sistema multi-hotel.
Lista de Logins: A través de esta lista se puede controlar todas las operaciones efectuadas en
el sistema.
• Período: Esta opción permite que el informe sea listado en un período solicitado. Para
imprimir el informe de un día solamente informar la fecha inicial igual a la fecha final.
• Empleado: Informar el empleado, en el caso de que la lista de logins sea de un
empleado específico.
• Operaciones: Informar las operaciones para visualizar los logins.
• Alteración de movimiento
• Check-in
• Transferencia de vales/anticipos
• Walk-in
• Cambio de habitación
• Reservas
• Habitaciones fuera de alquiler.
• Alteración de cargos
• Anula pago de cargos
• Altera movimiento de cuentas corrientes
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• Excluir cargos
• Operaciones de cheques recibidos
• Mantenimiento de habitaciones
• Limpieza de habitaciones
• Cierre de cuenta sin tasa de servicio/ISS
• Operaciones PMS
• Exclusión de Huéspedes
• Alteración de permisos de empleados
• Transferencia entre CIE (Centro Ingresos-Egresos)
• Parcelar cargo
• Excluir movimientos de las cuentas corrientes
• Control de vales
• Alterar numeración de documentos
• Alterar tarjetas magnéticas
• Operaciones con temporarias
• Cancelar cheques emitidos
• Alterar eventos
• Operaciones GDS
• Alterar seña
• Alterar datos del huésped
• Emisión de cargos
• Alterar datos de la empresa
• Transferencia de llamadas
• Cierre mensual de stock
• Liquidar sector de stock
• Excluir solicitud
• Tarifación desactivada o inoperante (mensaje alerta)
• Tarifación desactivada o inoperante (confirmación de lectura)
• Movimiento de Extra Caja
• Movimiento Contable
• Cierre de Caja del PDVA
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Gerencial
Tiene por finalidad emitir informes destinados al control financiero del hotel y, también,
verificar la ocupación y los cargos en la opción de consulta on-line.
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Respecto al cálculo de pensión, “Carga media-pensión y desayuno”, los valores de
media-pensión y desayuno son cargados ya con la entrada del huésped en la
habitación y en el cierre de caja del próximo día.
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• Previsión: muestra el total diario.
• C-In: total de habitaciones con previsión de entrada (total de las habitaciones
reservadas).
• Ocup: (total de habitaciones ocupadas + total de habitaciones previstas para
entrada (total de las habitaciones reservadas)) – total de habitaciones
previstas para salida (total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones
en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual a la fecha
actual).
• C-Out: total de habitaciones con previsión de salida (total de habitaciones con
walk-in y total de habitaciones en mantenimiento, en las que la fecha de
salida es menor o igual a la fecha actual).
• Disp: Disponibles, (total de habitaciones libres + total de habitaciones
previstas para salida [total de habitaciones con walk-in y total de habitaciones
en mantenimiento, en las que la fecha de salida es menor o igual a la fecha
actual]) – total de habitaciones previstas para entrada (total de habitaciones
reservadas).
• Cobranzas: total diario y mensual, de los cierres de cuenta efectuados, separando por
forma de pago y, un total general de todos los cierres.
• Botón Actualizar: sirve para obligar la actualización de los números en la pantalla. La
actualización se produce cada 30 segundos automáticamente, pero, cuando se desea
actualizar inmediatamente, bastará hacer clic en este botón.
Informe Diario de Situación: Este informe muestra la situación general, o sea, los cargos,
cobranzas, anticipos recibidos, estadísticas, ocupación del hotel.
Este informe deberá ser impreso después del cierre de la caja para que los datos
sean reales.
Análisis de Ventas: En este ítem se podrá verificar el desempeño de los representantes con
respecto a las reservas y facturación. Se pueden crear metas para los representantes y,
posteriormente, evaluar y controlar las cifras y realizar proyecciones de ventas.
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Estadísticas
Tiene la finalidad de mostrar las estadísticas de los datos generales del hotel, por medio de
informes, gráficos y consultas.
Resumen de Ocupación: Opción para ver la ocupación del hotel en forma de gráfico o
listado, filtrando la estadística de varias maneras.
Histórico de Habitaciones: Emite lista con los hospedajes por habitación en un determinado
período. Informa los huéspedes, entrada y salida y número de hospedajes.
Libro de Registro de Huéspedes: Emite informes de todos los clientes que se hospedaron e
en el hotel en un determinado período. Se puede seleccionar el titular de la cuenta o todos los
huéspedes de la habitación.
Ocupación por Habitación: Emite lista del porcentaje de ocupación por habitación en un
determinado período. Se puede informar una modificación, donde en el informe esa variación será
evaluada de acuerdo con los porcentajes de cada habitación.
Salidas efectuadas por Categoría: Emite lista de las salidas realizadas en un determinado
período, totalizando las salidas por categoría (Cortesía, Agencia, Empresa..).
Room-nights por Empresa: Cuando el hotel posea el módulo Fidelidad, este ítem emite
listado con los room-nights de la empresa seleccionada.
Ocupación de la Reserva: Emite informe del hospedaje de acuerdo con el número del
hospedaje seleccionado.
Resumo mensual por Empresa: Emite informe de ocupación mensual por empresa en un
determinado período.
Hospedajes por Tarifa: Emite listado de ocupación por tarifa seleccionada dentro de un
período. Así, el hotel puede comparar la ganancia con hospedajes por tarifa.
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Herramientas
En este menú, se ponen a disposición los aplicativos que son utilizados para completar y
mejorar el sistema.
Calendario: A través de esta opción se puede tener acceso a un calendario para verificar los
plazos y fechas necesarias.
Calculadora: Por medio de esta opción se puede tener acceso a la calculadora del Windows.
Registros desactualizados: Con este ítem se puede emitir un informe que muestre todos
los registros que no están actualizados para determinada empresa logada, o sea, por ejemplo. Se
registra a la empresa “Harinas XX y Cia. SRL” en el hotel 1. En el momento que es registrada, se
hace una réplica del mismo en la base de datos también para el hotel 2. Mientras que para el hotel
1 él está actualizado y para el hotel 2 no. Dicho registro estará actualizado sólo cuando entre en el
registro del hotel 2 y habilitado para el mismo hotel, sin embargo, no siempre una misma empresa
estará disponible y actualizada para todos, hay casos en los que se desea que una empresa esté
habilitada sólo para uno de los hoteles.
Menú Estándar Explorer: Cuando se hace clic sobre esta opción se habilitará en el rincón
izquierdo de la pantalla un tree view con todos los menús y opciones, pudiendo tener acceso de otra
forma a los recursos, o sea bastará hacer doble clic sobre el ítem hijo deseado y se abrirá la opción
referida. Para deshabilitar esta opción bastará hacer clic nuevamente sobre el recurso en el menú.
Barra de Tareas Activas: Cuando se hace clic sobre esta opción se exhibirá en la parte
inferior de la pantalla una barra que permitirá que sean abiertas dentro del sistema varias ventanas
y las mismas se mostrarán en esta barra minimizadas, permitiendo de esta forma alternar entre las
mismas sin que haya necesidad de cerrar una para abrir la otra. Para deshabilitar este recurso
bastara hacer clic nuevamente sobre esa opción en el menú.
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Configuración
Esta rutina determina, de acuerdo a las necesidades del hotel, los parámetros de configuraciones
que el sistema Desbravador Visual debe adoptar para poder realizar un correcto funcionamiento del
mismo.
Parámetros del Sistema: Este menú contiene las principales informaciones para comenzar a
utilizar el sistema. En él se informarán todos los parámetros que el sistema seguirá para los diversos
tipos de operaciones, desde integraciones con otros sistemas y módulos hasta para la utilización de
la tasa de turismo por el hotel.
Es importante destacar que este menú debe ser bien entendido y configurado, pues su mala
configuración puede acarrear problemas al hotel.
En la pantalla inicial, aparecerán campos para informar todos los datos del hotel.
Serie: Este número es informado por Desbravador Automatización Hotelera, junto con todas
las informaciones para la homologación del sistema. El sistema lo trae automáticamente, y no puede
ser alterado.
Nombre Fantasía: Informar el nombre fantasía del hotel. En caso de no tener, informar la
misma descripción de la razón social.
Nombre Abreviado: Campo destinado a la abreviatura del hotel, usado en los informes.
General:
• Dirección: Campo destinado a informar la ubicación de donde está situado el hotel.
• Barrio: Campo destinado a informar el barrio donde está situado el hotel.
• Ciudad: El programa abrirá la pantalla de búsqueda de ciudades, para que el usuario
seleccione la ciudad deseada. El llenado de este campo en el registro, es obligatorio.
• Provincia: El llenado de la provincia correspondiente a la ciudad se realiza junto con la
selección de la ciudad, mediante la búsqueda descripta anteriormente.
• País: El sistema Desbravador pone a disposición, como estándar, el país que está definido
en las configuraciones (Brasil o Argentina), cuando haya necesidad, el usuario deberá
seleccionar el país correspondiente a la referida empresa.
• C.P.: Campo destinado a la información del Código Postal correspondiente al hotel.
• C.P. Automático: El usuario podrá utilizar ese botón a la inversa, y en lugar de informar
los campos dirección y barrio. Porque el sistema Desbravador tiene acoplado el registro
nacional de C.P. De esa forma, al buscar el C.P. por medio de ese botón, el programa
solicitará la ciudad, la dirección y enseguida pondrá a disposición una lista de direcciones
encontradas, entonces el usuario seleccionará la deseada y el programa automáticamente
completará correctamente la dirección completa.
Hotel:
• Código del Establecimiento: Campo destinado al código del establecimiento.
• CUIT: Campo destinado a completar con el número del CUIT del hotel.
• Inscripción Provincial: Campo destinado a completar con la inscripción provincial del
hotel.
• Inscripción Municipal: Campo destinado a ser llenado con la inscripción municipal del
hotel.
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• Logotipo: Campo destinado al logotipo, en el caso que el hotel quiera colocar logotipo en
los informes.
• DDD: Informar el DDD del hotel.
• Teléfono: Informar el número de teléfono del hotel.
• Fax: Informar el número de fax del hotel.
• E-mail: Informar el e-mail del hotel.
• Home Page: Informar la home page del hotel, en caso de que la tenga.
Reservas: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área de reservas del
hotel.
• Fax: Informar número de fax del área de reservas del hotel.
• Teléfono: Informar número de teléfono del área de reservas del hotel.
• E-mail: Informar e-mail del área de reservas del hotel.
Eventos: En esta sección están contenidas las informaciones referidas al área de eventos del
hotel.
• Fax: Informar número de fax del área de eventos del hotel.
• Teléfono: Informar número de teléfono del área de eventos del hotel.
• E-mail: Informar e-mail del área de eventos del hotel.
Financiero: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área financiera del
hotel.
• Fax: Informar número de fax del área financiera del hotel.
• Teléfono: Informar número de teléfono del área financiera del hotel.
• E-mail: Informar e-mail da área financiera del hotel.
Compras: En esta sección están contenidas las informaciones sobre el área de compras del
hotel.
• Fax: Informar número de fax del área de compras del hotel.
• Teléfono: Informar número de teléfono del área de compras del hotel.
• E-mail: Informar e-mail del área de compras del hotel.
Cuando los números de fax, teléfono y dirección de e-mail sean los mismos para todas las áreas
anteriores, se deben repetir.
Contabilidad:
• Integración Contable: Informar si habrá integración contable u otro tipo de integración.
Cupón Fiscal
• Emisión de cupones fiscales: Informar si el hotel emitirá cupón fiscal.
• Emitir cupón relacionado
• Tiene TEF(Transferencia Electrónica de Fondos)
• Cancela folio en el caso de cancelar cupón.
• Validar el driver de la impresora fiscal
• Directorio de la impresora fiscal: Informar el directorio que comparte la impresora fiscal.
Descuentos/Recargos
• Aceptar descuento en la entrada
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• Aceptar descuento en la salida
• Descuento máximo: Valor estándar. Para cuando los huéspedes o empresas no tengan
descuento determinado con anterioridad, el sistema buscará en este campo el valor a ser
utilizado.
• Lavandería urgente %
Internacional
• País: Informar la configuración de que país el sistema utilizará. Dependiendo de la
configuración, algunos campos pueden ser activados y otros deshabilitados.
Internet
E-mail para confirmación de la reserva
• Servidor SMTP: Informar la dirección del servidor smtp para enviar e-mails de
confirmación de reservas.
Integración Amadeus
• Status: Informar si hay integración con el sistema Amadeus.
Mensajes
• Mensaje Extracto: Mensaje que aparecerá en el extracto de la cuenta.
• Mensaje Factura: Mensaje que aparecerá en la factura.
• Aviso de tamaño del banco cuando fuera igual o mayor que (en MBytes)
• Mostrar observación interna de la reserva en el extracto de cuenta
• Otra moneda 2
• Nombre
• Símbolo
Factura
• Emisión de Facturas: Informar si el sistema emitirá factura.
Factura 1:
• Trabalhar com ISS retido
• ISS sobre bruto
• Emite factura de los ítems con cupón en el PDV
• Listar número de cupón del PDV en el ítem factura
• Utiliza facturas continuas: Si son utilizadas, el sistema no genera nuevo número de
factura para continuar la anterior.
• Agregar PDV’s (no emite factura) por el valor total de la factura
• Número máximo de ítens: Número máximo de ítems en la factura.
• Productos
• Servicios
• Imprimir factura
• Siempre sin preguntar
• Preguntar si quiere emitir
• Impresora 1: Las impresoras que aparecen en este campo son las que están instaladas en
el computador.
• Impresora 2:
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• Modelo de la factura
• Serie de la factura
• Agrupar valores unitarios diferentes del mismo producto: Agrupa valores diferentes del
mismo producto en la factura.
Pensión: Tomando como ejemplo la tarifa del hotel de $100, en los cuales está incluido en ella
$5 y $10 de media pensión, por persona. En la cuenta del huésped sólo aparecerá Diaria de $100.
En los informes financieros es donde el sistema sacará los valores de la pensión y desayuno y lo
pasará en los Pdv's que fueron configurados en Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión.
Vale destacar que el sistema no toma la información en el vale de la tarifa. Así, mismo que no haya
ninguna tarifa cargada en la cuenta de una habitación con pensión, el sistema va a calcular (separar
del Pdv Tarifa) el valor de la pensión.
• Trabajar con pensión: Informar si el hotel trabaja con pensión.
• Tipo de pensión estándar: Indicar el tipo de pensión estándar con que el hotel trabaja:
media (almuerzo o cena, incluyendo desayuno), completa (almuerzo y cena, incluyendo
desayuno) y sin pensión (incluye desayuno).
• Cálculo de pensión: Elegir también el cálculo de la pensión cuando hubiera, el que puede
ser hecho de tres formas distintas:
• Estándar: Por el cálculo estándar, el personal del restaurante no necesita saber si
el huésped tiene o no media pensión. El control se hace por ticket's que el
huésped presenta cuando hace el pedido. El hotel podrá tener diferentes tipos de
hospedaje (producto), por ejemplo “media pensión” y “desayuno” y según van
siendo cargados se carga el vale en la habitación. Para eso, es necesario definir si
el hospedaje es “Media pensión adulto”, “Media pensión niño”, “Desayuno adulto” o
“Desayuno niño” en el registro de productos, en la opción tipo de producto. Es
necesario llenar los campos relacionados a Financiero-Desayuno y Pensión, en
Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión. Los PDV´s (desayuno y media
pensión) son necesarios para separar lo que es media-pensión y desayuno de las
tarifas en los informes.
• Media-Pensión: El sistema carga la pensión en el día en que ella es
consumida (ej: en el día de entrada del huésped carga sólo cena, en los
demás días carga desayuno, almuerzo o cena, y en el día de la salida,
desayuno y almuerzo). El sistema cargará el desayuno cuando al efectuarse
la reserva o en el walk-in la opción desayuno esté seleccionada. Esta opción
estará activa cuando el ítem desayuno opcional esté seleccionado, en
Configuraciones/ Parámetros del Usuario\ Recepción. El cargo de la pensión
y desayuno se realiza al cierre de la caja del día anterior. El cargado se
efectúa también al cierre de la cuenta del huésped (sólo desayuno), pero en
este caso, no hará cargos en este informe y sí se efectuará la baja de la
habitación en los informes: Planning/ Habit. Liberadas/ Ocupadas, Gerencia/
Resumen Financiero y Gerencia/ Informe Diario de Situación. Cuando la
salida del huésped no se realiza en la fecha prevista, el sistema, a partir de
esa fecha prevista para la salida, cargará sólo desayuno hasta el cierre de la
cuenta. En este caso es necesario alterar la fecha de salida del huésped
para que no existan cargos incorrectos.
• Pensión Completa: Al efectuar la reserva o en el walk-in con almuerzo en
la entrada, el sistema carga dos media-pensión, correspondiente al
almuerzo y cena, en el día de la entrada del huésped y no carga media
pensión el día de la salida. El día de la salida del huésped, el sistema carga
una media-pensión correspondiente al almuerzo. Todos los días, excepto en
el día de la entrada, el sistema cargará desayuno en el caso de que esta
opción se encuentra seleccionada. Esta opción estará activa cuando el ítem
desayuno opcional esté seleccionado, en las Configuraciones / Parámetros
del usuario\ Recepción. El cargo de la pensión y el desayuno se realiza al
cierre de la caja del día anterior. El cargado se efectúa también en el cierre
de la cuenta del huésped, sólo desayuno (cuando el almuerzo es en la
entrada) y desayuno y almuerzo (cuando el almuerzo es en la salida), pero
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en este caso, no aparecerá el cargo en este informe y sí la baja de la
habitación en los informes: Planning/ Habits Liberadas/Ocupadas,
Gerencia/Resumen Financiero y Gerencia/Informe Diario de Situación.
Cuando la salida del huésped no se realiza en la fecha prevista, el sistema a
partir de esa fecha prevista para la salida, cargará sólo el desayuno hasta el
cierre de la cuenta. En este caso es necesario alterar la fecha de salida del
huésped para que no se efectúen cargos errados.
• Sin Pensión: Al efectuarse una reserva o en el walk-in, el sistema no
cargará esta habitación en la lista de media pensión el día de la entrada del
huésped, porque en la entrada sólo se carga la pensión. En los días
siguientes, el sistema cargará sólo el desayuno, cuando la opción desayuno
esté seleccionada. Esta opción estará activa en el caso en las
Configuraciones/ Parámetros del usuario \ Recepción, la opción desayuno
esté seleccionada. El cargo de la pensión y el desayuno se realiza al cierre
de la caja del día anterior. El cargo se efectúa también en el cierre de la
cuenta del huésped, sólo desayuno, pero en este caso no aparecerá el cargo
en este informe y sí en la baja de la habitación en los informes: Planning/
Habits. Liberadas/Ocupadas, Gerencia/Resumen Financiero y
Gerencia/Informe Diario de Situación. Cuando la salida del huésped no se
realiza en la fecha prevista, el sistema cargará solamente desayuno hasta el
cierre de la cuenta a partir de la fecha prevista para la salida. En este caso
es necesario alterar la fecha de salida del huésped para que no se realicen
cargos equivocados.
• Carga media pensión y desayuno: Esta opción fue creada para que el hotel
pueda tener productos del tipo 'media pensión' y 'desayuno', que a medida que son
cargados el sistema los debita del crédito de la habitación. Cuando no existan más
créditos para ser debitados, el vale se carga en la habitación. Para eso es necesario
que en el registro de productos, en la opción tipo de producto, definir si el producto
es 'Media pensión adulto', 'Media pensión niño', 'Desayuno adulto' o 'Desayuno
niño'. Es necesario llenar los campos relacionados al Financiero-Desayuno y Pensió
en Configuración\Parámetros del usuario\Pensión, excepto en los códigos de los
PDVs (desayuno y media-pensión).
• Media Pensión: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los créditos
de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el
desayuno, almuerzo o cena para los que permanecerán en el hotel o sólo el
desayuno a aquellos que saldrán.
• Pensión Completa: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los
créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita
el desayuno, almuerzo y cena a los huéspedes que permanecerán en el
hotel o sólo el desayuno y almuerzo a los que saldrán.
• Sin Pensión: A la entrada del huésped el sistema no carga los créditos de
la cena, porque no hay pensión. Cuando cierre la caja, al día siguiente, el
sistema acredita el desayuno a los que permanecen en el hotel y a los que
saldrán.
• Modo del sistema antiguo: El hotel puede tener productos del tipo 'media
pensión' y 'desayuno' que a medida que son cargados el sistema los debita del
crédito de la habitación. |Cuando no existan más créditos para ser aprovechados,
los vales son cargados en la habitación. Para eso es necesario que en registro de
productos, en la opción tipo de producto, definir si el producto es 'Media pensión
adulto', 'Media pensión niño', 'Desayuno adulto' o 'Desayuno niño'. Es necesario
completar los campos relacionados a Financiero-Desayuno y Pensión en
Configuración\ Parámetros del usuario\ Pensión. Los PDV’s (desayuno y media
pensión) se necesitan para separar en los informes de las tarifas lo que es media
pensión y lo que es desayuno.
• Media Pensión: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los créditos
de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita el
desayuno, almuerzo o cena a los huéspedes que permanecerán en el hotel o
sólo el desayuno a los que saldrán.
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• Pensión Completa: Al dar entrada a un huésped el sistema carga los
créditos de la cena. Al cierre de la caja, al día siguiente, el sistema acredita
el desayuno, almuerzo y cena a aquellos huéspedes que permanecen en el
hotel o sólo el desayuno y almuerzo a los que saldrán.
• Sin Pensión: Cuando entra un huésped el sistema carga los créditos de la
cena, porque no hay pensión. En el cierre de la caja, del día siguiente, el
sistema acredita el desayuno para los huéspedes que permanecieron en el
hotel y para los que salieron.
Recepción:
Recepción 1: Informaciones referidas a la recepción.
• Folio
• Imprimir siempre sin preguntar
• Preguntar si quiere emitir
• Nunca imprimir
• Mostrar en l pantalla
• Gobernanta libera para check-in
• Gobernanta libera para check-out
• Desayuno opcional
• Cargos liquidados:
• Listar cancelación de folios
• Auto-generar tarifa
• Habilitar permiso para cargos retroactivos
• Design de formularios
• Tarifas en Dólar
• Cuenta individual
• Tarjeta magnética
• Objeto “tarjeta magnética”
• Número de copias del recibo
• Horas tolerancia caja
• Horas de salida (Techner)
• Hora máxima de entrada para cobrar dos tarifas en el día
Recepción 2
• Permitir entrada sin huéspedes (compartida)
• Contar huéspedes automáticamente en la entrada
• Controlar cancelados por pago
• FlexCard obliga r egistro
• Mostrar total en dólar en el extracto de cuenta
• Verificar cajas del PDV’s en el cierre de caja
• Alertar operador cuando huésped haga check-out antes de lo previsto
• Exigir origen y localizador en la reserva
• Verificar mensajes de correo
• Permitir registrar el mismo vale a mozos diferentes
• Tarifas
• Permitir tarifa “Ninguna”
• Tener valor para niño
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• Considerar 2 niños =1 adulto
• Aceptar sobreposición de fechas
• Situación estándar de la empresa
• Origen estándar de la reserva
• Reserva Internet
• Directorio
• Reservar habitación
• Tarifa
• Código Hotel
• Tipo estándar de reserva
Recepción 3:
• Huéspedes de la Reserva
• Exigir huésped registrado para reservas de tipo facturado
• Exigir huésped registrado para reservas de tipo particular
• Configuraciones anteriores válidas sólo al incluir reserva; no para alterar
• Bloquear fecha de bloqueo para reservas de tipo bloqueo
• Bloquear cierre de cuenta cuando existieran objetos prestados
Sistema
Sistema 1: Informaciones relacionadas al funcionamiento del sistema.
• Directorio del archivo INI
• Directorio de fotos
• Directorio de log
• Directorio de log filiales
• Dirigir e-mail de los errores del sistema para
• Papel impresora
• Márgenes informes arriba (en mm)
• Márgenes informes abajo (en mm)
• Márgenes extracto arriba (en mm)
• Márgenes extracto abajo (en mm)
• Numeración
• Obligar DNI/ CUIT
Sistema 2
• Cantidad de dígitos del mapa
• Tiempo para logoff (minutos)
• Timer del monitor (segundos)
• PDV Frigobar
• PDV PPV
• Producto PPV
• PDV Pms Vista South
• PDV Pms Internet
• Producto Pms Internet
• Integrar facturas de entrada y solicitudes
• Imprimir informe de evaluación junto con el extracto de simple control
La tarifación es de suma importancia para que el sistema pueda generar las tarifas y costos
automáticamente. Por lo tanto, siempre se debe verificar si el tarifador está activo.
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Tasa de turismo: Ítem relacionado a las informaciones sobre la tasa de turismo.
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