Protocolos de comunicación en la

organización

Hola mi nombre Luisa Martínez Consultora de

la empresa Q´Paila y los estaré acompañando
en este recorrido sobre los protocolos de
comunicación en la organización.

Estimado aprendiz, en las anteriores

semanas usted desarrolló habilidades
que le permitieron hacer una exposición
verbal de los resultados del diagnóstico del
manejo de la información en las empresas,
aplicando técnicas de comunicación que, de
manera asertiva, condujeran a una toma de
decisiones acertada y, adicional a esto, diseñó
un esquema del flujo de la información.

En esta semana, usted apropiará los

conocimientos necesarios para producir
los documentos escritos que consignen
la información presentada, y aquellos que
permitan la aplicación del flujo de la información
diseñado: informes, memorandos, correos,
cartas de acuerdo; todos estos aplicando
las reglas gramaticales y ortográficas y por
supuesto, considerando los protocolos de
comunicación de la organización.

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 PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

PRESENTACIÓN

La comunicación escrita Características de la comunicación escrita

Comunicación escrita en la organización

Sugerencias de gramática y ortografía

Protocolo de
comunicación en la Formatos para la elaboración de
organización documentos escritos

Informes de gerencia

Conclusiones

Actividades

Fuentes y créditos

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La comunicación escrita
Los seres humanos nos comunicamos por diferentes
vías, algunas son directas y otras implican la
mediación de algún instrumento o herramienta y
por esta razón se llaman medios. Esencialmente,
nos comunicamos de manera verbal y no verbal.
Dentro de la última, la comunicación verbal, nos
encontramos con la corporalidad, las imágenes
y los sonidos, consideradas como nuestras vías
primigenias. Dentro de la verbal nos encontramos
con el habla y la escritura, las cuales, son nuestros
medios fundamentales para una organización inserta
en una sociedad donde conocimiento e información
toman protagonismo.
ambigüedades, deficiencias en la calidad y falta
de asertividad en el flujo de la información. Así las
cosas, y aunque todos los tipos de comunicación son
importantes, nos vamos a centrar en la comunicación
escrita en la sociedad digital actual, y específicamente
en las empresas como recurso de suma importancia
para generar un buen clima organizacional, pues que
permiten que la información llegue de forma clara,
oportuna y contribuya con efectividad a los procesos
internos productivos, que se consolidan gracias a
un acuerdo común que se llaman protocolos de
comunicación.

Para poder comunicarse, el ser humano ha

desarrollado diferentes técnicas, las cuales, con
el paso del tiempo ha mejorado y perfeccionado
mediante el uso de nuevas tecnologías. Este proceso
ha impactado en la velocidad con que la información
fluye por los sistemas. Sin embargo esta inmediatez
conlleva ciertos riesgos relacionados con posibles

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Características de la comunicación escrita

A diferencia de la comunicación oral, no necesariamente se lleva a

cabo en el mismo espacio y tiempo, lo que hace que entre emisor y
receptor la comunicación no esté atada a la simultaneidad.

Con respecto a la oral es más compleja y posee mucho más variantes

expresivas. Dicha complejidad se ve reflejada gramatical, sintáctica
y lexicamente.

Nos permite pensar y elaborar lo que queremos expresar en un mensaje..

Nos brinda con la posibilidad de volver al mensaje para revisarlo cuantas

veces se quiera, ya que este tipo de comunicación se conserva en el
tiempo, esto implica que se puede llevar un registro de lo expresado,
lo que a su vez, nos permite tener acceso a fuentes de consulta.

Depende, y estos es supremamente importante, de los elementos de

acentuación y los signos de ortografía pues nos brindan claridad en
el sentido del mensaje.

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Comunicación escrita en la organización
Haciendo una revisión general desde diferentes
concepciones, es considerado que la comunicación
escrita guarda unas características básicas que,
para la organización, se convierten en un modelo
de lo que siempre debe estar presente en nuestras
comunicaciones y documentación.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LA
COMUNICACIÓN ESCRITA
Claridad
Consiste en una construción ordenada
que comunica el sentido de lo que se
quiereexpresar cuidando no generar
ambigüedad con el mensaje.
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Precisión
Este aspecto es factor imprescindible en la
comunicación organizacional puesto que la
puntualidad del mensaje nos permite eficacia
y efectividad comunicativa. Por esta razón
la redacción debe ser directa, comprensible
y especifíca, y en consecuencia, no deben
cometerse errores que den lugar a la
ambigüedad haciendo uso correcto de la
ortografía y la gramática.
Sínstesis
La síntesis escrita es un atributo que consiste
en compendiar la mayor cantidad de ideas en
un breve espacio textual. Debe cuidarce de la
pérdida de unidad, coherencia y cohesión del
texto. En este sentido, toman relevancia los
dos aspectos anteriores, claridad y precisión,
puesto que, a pesar de que haya economía
no se debe omitir ningún aspecto que sea
fundamental para la comprensión global del
tema tratado.
Naturalidad
Este aspecto está relacionado con el uso de
un lenguaje sencillo, preferiblemente el más
habitual para el contexto organizacional.
Se recomienda utilizar solo los tecnicismos
que sean de comprensión general y es
importante no forzar el discurso con el uso
de palabras rebuscadas.

Cortesía
En los documentos emitidos siempre se debe
cuidar el trato a las personas a las que nos
estamos dirigiendo, haciéndolo con el mayor
cuidado y respeto, buscando no no herir
susceptibilidades ni generar controversias.
Luego de puntualizar cuáles son las
características esenciales en la
comunicación escrita, vamos a
profundizar en un aspecto de los
mencionados que, sin buscar restarle
importancia a los demás, y como lo
dijimos anteriormente, es clave a la
hora de generar el sentido preciso en
nuestra documentación. Nos referimos a
la gramática y la ortografía, aspectos que
generan gran dificultad a la hora de generar
el sentido preciso en nuestra documentación.
Por esta razón, a continuación vamos a brindarle
unos consejos básicos para escribir correctamente
documentos para la organización.
La siguiente información está tomada de las directrices
dadas por la que se considera la máxima autoridad
en el tema, la Real Academia de la Lengua Española,
que establece las normas en nuestra lengua. En la
parte inferior encuentra el link que lo direcciona al
diccionario panhispánico de dudas de la RAE, en
donde, con un sencillo buscador usted puede formular
las dudas más comunes de gramática y ortografía.
El texto en algunos apartes está tomado de forma
literal y en otros se encuentra parafraseado pero vale
aclarar que la autoría es de la institución mencionada.
http://www.rae.es/recursos/diccionarios/dpd
Hecha esta salvedad, a continuación encuentra
un esquema que nos permite visualizar algunas
definiciones y sugerencias de los signos de ortografía
que se usan con mayor frecuencia.
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Sugerencias de gramática y ortografía
Los signos ortográficos
Son todos aquellos elementos que se usan en la
escritura, que no son ni números ni letras ni tildes
y que permiten la coherencia de un texto para su
lectura e interpretación.
La coma
Indica la existencia de una pausa breve
dentro de un enunciado. Se escribe pegada
a la palabra o el signo que la precede y
separada por un espacio de la palabra o el signo que
la sigue. Estos son algunos de sus usos:
En aclaraciones, p.ej.: Jorge, el jefe de producción,
citó a una reunión. En explicaciones que precisen,
p. ej.: Todos, incluyendo los vendedores, están
invitados.
Para separar una serie de sustantivos, p. ej.: El pedido
incluye resmas de papel, borradores, lápices, esferos
y libretas.
Para separar una acciones, p. ej.: Por favor barra,
limpie y lustre los muebles de la sala de juntas.
Para separar adjetivos de un sujeto, p. ej.: Clarita es
inteligente, eficiente, atenta y cuidadosa en su trabajo.
Se separan por comas las oraciones yuxtapuestas de
sentido distributivo: Unos trabajan, otros duermen,
esa es la situación de este departamento.
En oraciones que denotan causalidades, p. ej.: Está
molesto, porque no atendieron bien al cliente.
La punto y coma
Indica una pausa mayor que la coma. Se
escribe pegado a la palabra o el signo que
lo precede, y separado por un espacio de
la palabra o el signo que lo sigue. La primera palabra
que sigue al punto y coma debe escribirse siempre
con minúscula. Para separar conjuntos de elementos
que incluyen comas:
En la primera intervención hablarán Jorge, juan y
Gloria; en la segunda intervendrán María, Lina y Alba;
en la tercera tendrá la palabra el Dr. Jorge Perea,
Director de Finanzas;…
Cuando las oraciones que encabezan un enunciado
tienen cierta longitud: La cifras mostraron un descenso
dramático en las ventas; sin embargo, en el segundo
podemos mejorar.
La punto
Su uso principal es señalar gráficamente
la pausa que marca el final de un texto
o párrafo, siempre y cuando no sea
interrogativo o exclamativo. Se escribe sin separación
de la palabra que lo precede y separado por un
espacio de la palabra o el signo que lo sigue. La
palabra que sigue al punto se escribe siempre con
inicial mayúscula.
Hay dos clases de puntos, el seguido y el aparte.
El punto seguido se escribe al final de un texto y a
continuación, en el mismo renglón, se inicia otro,
es el que separa los enunciados que integran un
mismo párrafo.
Punto aparte, se escribe al final de un párrafo y el
enunciado siguiente inicia un párrafo nuevo. Es el que
separa dos párrafos distintos, que suelen desarrollar,
dentro de la unidad del texto, ideas o contenidos
diferentes.
Además de las descripciones anteriores, también
se usa en los siguientes casos: Se escribe punto al
finalizar una abreviatura, p. ej.: Sr. Dr. Si el punto de
una abreviatura coincide con el punto de cierre del
enunciado, solo debe escribirse un punto, nunca dos.
Los dos puntos
Se utiliza para llamar la atención sobre lo
que sigue, que siempre está en estrecha
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relación con el texto precedente. Se escriben pegados
a la palabra o el signo que los antecede, y separados
por un espacio de la palabra o el signo que los sigue.
Su usos es aplicado en los siguientes casos:
Mañana hay dos reuniones: la de Recursos humanos
y la de Gerencia.
Cierra una serie del concepto que los engloba:
Comprometidos, respetuosos y tolerantes: son los
valores corporativos que rigen las relaciones entre
los compañeros de trabajo.
Para citar las palabras textuales de alguien, p. ej.: El
jefe dijo: “Me encargaré personalmente”
En el saludo del encabezamiento de cartas y
documentos.
Los signos de interrogación y de
exclamación o admiración
Los signos de interrogación representan la entonación
interrogativa (expresan duda) o exclamativa (expresan
sorpresa) de un enunciado. Son signos dobles, pues
existe un signo de apertura y otro de cierre, que deben
colocarse de forma obligatoria al comienzo y al final
del enunciado correspondiente.
Si lo que sigue al signo de cierre es otro signo de
puntuación, no se deja espacio entre ambos: ¡Ya
basta!, estás equivocado.
Tras los signos de cierre puede colocarse cualquier
signo de puntuación, salvo el punto. Si se cierra
coincidencialmente un párrafo lo que sigue se inicia
con mayúscula. ¿Quién sabe qué pensó? Al otro
día se comportó de manera normal, como si nada
hubiese pasado.
Uso especial
Cuando el sentido de una oración es interrogativo
y exclamativo a la vez, pueden combinarse ambos
signos, abriendo con el de exclamación y cerrando
con el de interrogación, o viceversa: ¡Cómo te has
atrevido? / ¿Cómo te has atrevido!; o, preferiblemente,
abriendo y cerrando con los dos signos a la vez:
¿¡Qué estás diciendo!? / ¡¿Qué estás diciendo?!
El paréntesis
Se usa para insertar en un texto,
información complementaria o aclaratoria.
Los paréntesis se escriben pegados
a la primera y la última palabra que enmarcan, y
separados por un espacio de las palabras que los
preceden o los siguen (si comprende?) las cosas no
son como aparecen; pero si lo que sigue al signo de
cierre de paréntesis es un signo de puntuación, no
se deja espacio entre ambos. Algunos de sus usos
más frecuentes son:
• Cuando se interrumpe el enunciado para hacer
una aclaración, p. ej.: Su informe deja mucho
que desear (en realidad, está espantoso) debe
volverlo a redactar.
• Cuando se intercala algún dato como fechas,
lugares, siglas, citas, p. ej., La Asociación
Nacional de Industriales (ANDI).
• Para introducir opciones en un texto. Va sin
espacios de separación, p. ej., Señora(s) y
Señor(es)
• Como forma de separación entre numeraciones,
tanto abierto como cerrado, p. ej., A continuación
se definen los siguientes objetivos:
(a) o a) - (b) o b) - (c) o c)
• Si se cierra un párrafo con un paréntesis se debe
colocar el signo inmediatamente después.
Tildes en las mayúsculas
Las letras mayúsculas deben escribirse con tilde si les
corresponde llevarla según las reglas de acentuación
gráfica del español, tanto si se trata de palabras
escritas en su totalidad con mayúsculas como si se
trata únicamente de la mayúscula inicial: Su hijo se
llama Ángel.
ATENCIÓN, POR FAVOR.
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La Real Academia Española nunca ha establecido
una norma en sentido contrario.
La acentuación gráfica de las letras mayúsculas no
es opcional, sino obligatoria, y afecta a cualquier tipo
de texto. Las únicas mayúsculas que no se acentúan
son las que forman parte de las siglas; así, CIA (sigla
del inglés Central Intelligence Agency) no lleva tilde,
aunque el hiato entre la vocal cerrada tónica y la
vocal abierta átona exigiría, según las reglas de
acentuación, tildar la i.
Uso de mayúscula o minúscula en los
meses y los días de la semana
Salvo que la mayúscula venga exigida por la
puntuación (a comienzo de texto o después de punto),
los nombres de los días de la semana, de los meses
y de las estaciones del año se escriben en español
con minúscula inicial:
Nació el pasado martes, 22 de noviembre.
En Caracas, a 6 de mayo de 2005.
Esta primavera ha llovido mucho.
Solo se inician con mayúscula cuando forman parte de
nombres que exigen la escritura de sus componentes
con mayúscula inicial, como ocurre con los nombres
de festividades, fechas o acontecimientos históricos,
vías urbanas, edificios, etc.: Viernes Santo, Primavera
de Praga, plaza del Dos de Mayo, Hospital Doce de
Octubre.
Las horas
Si la hora se escribe con números, debe tenerse en
cuenta lo siguiente:
• Para separar las horas de los minutos, se usa el
punto o los dos puntos: 17.30, 17:30.
• Opcionalmente puede emplearse tras las cifras el
símbolo h (‘hora’), que, como todos los símbolos,
debe escribirse sin punto (salvo que se trate del
que marca el final del enunciado): 17.30 h o 17:30
h. También es posible desglosar la mención de
horas y minutos, e incluso segundos, utilizando
para ello los símbolos correspondientes: La
bomba se lanzó a las 15 h 24 min 12 s en un
remoto paraje de Siberia. Este desglose es
común cuando se quiere expresar la duración
exacta de un hecho: El tiempo de cocción es
de 2 h 40 min.
• Las horas en punto se expresan mediante dos
ceros en el lugar que corresponde a los minutos:
22.00, 22:00. Pueden omitirse los dos ceros si
tras la indicación de la hora se escribe el símbolo
h: El acto comenzará a las 22 h.
• Cuando se usan las abreviaturas a. m., m. y p. m.,
no debe añadirse el símbolo h, por ser evidente
que se trata de una referencia horaria: 17.30 h
o bien 5.30 p. m.
Abordado este
importante
contenido a
continuación
hablemos de
los protocolos
escritos de una
organización,
aspecto a la hora
de organizar
con claridad
el sistema de
información en
la organización.
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Protocolo de comunicación en la
organización
Un protocolo establece, bajo normas sociales y
culturales una serie de acciones concretas para
llevarlas a cabo y regula comportamientos particulares
en diversos contextos. Los ejemplos más comunes
serían la serie de pasos para realizar un evento público,
o el establecimiento de comportamientos de etiqueta
para asistir una cena. En este sentido el protocolo
organizacional de comunicación, que no debe
confundirse con el protocolo de internet, establece
la serie de directrices, normas y procedimientos que
regulan la elaboración y flujo de información entre los
diferentes roles y áreas de una organización.
Una de las variantes del protocolo de la comunicación
está localizada en el diseño y realización de la
documentos, por medio de los cuales se difunden
la información hacia dentro y hacia fuera de la
organización, que podriamos denominar protocolo
de comunicación escrita.
Dicho protocolo establece normas claras de creación
y emisión de documentos, en físico o digital, usando
formatos claramente establecidos para cartas,
circulares, memorandos, correo electrónicos,
informes, entre otros, para uso a nivel interno como
externo de la organización.
Este protocolo se encuentra regulado en Colombia
por medio de la Guía Técnica Colombiana GTC 185,
Documentación organizacional, emitida por el Instituto
Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC. Para
que tenga un panorama global de dicho protocolo,
a continuación les presentamos una síntesis de la
serie de documentos usados con mayor frecuencia,
explicando qué son, cuáles son sus principales
características y mencionamos las principales partes
de cada uno. Sin embargo, es importante que conozca
la normativa a profundidad para que esté al día en
la regulación específica en cuanto a márgenes y
espacios. Para hacerlo puede acceder dando clic en
el siguiente enlace: http://goo.gl/aXjEj5
Formatos para la elaboración de
documentos escritos
Elementos esenciales de la documentación
organizacional
En este apartado encuentra la definición y el orden
de las partes que son transversales a los diferentes
tipos de documentación.
Código
Sistema convencional que identifica el departamento,
el área o la sección que produce el documento
con sus respectivas series. Hace referencia a la
identificación numérica, alfabética, alfanumérica y
otros, de la dependencia en la organización.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Escriba el nombre del lugar de origen, día, mes (en
minúscula) y año (sin separarlo con punto), según
el estilo.
Destinatario
Persona a quien va dirigida la comunicación
Elementos esenciales de la documentación
Está compuesto por:
• Denominación o título académico
• Nombre del destinatario
• Cargo
• Organización
• Dirección (aplica para documentos externos)
• Nombre del lugar de origen (aplica para
documentos externos)
• País (aplica para documentos externos)
Ejemplo:
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Doctor
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindío
Asunto
Constituye la síntesis del tema del documento. Se
escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial
seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar.
Cuerpo o texto
Recuerde, es importante redactar el cuerpo del
documento en forma clara, breve, directa, sencilla
y cortés.
Datos del remitente
El nombre del remitente se debería escribir en
mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos
apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
Líneas especiales
Dentro de estas se encuentran:
Anexos: se detallan en el texto y al final de la
comunicación, a dos interlíneas libres del remitente.
La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe
con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:).
A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis
se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de
anexo, escritos en forma continua horizontalmente
y separados por coma (,).
Ejemplo: Anexos: cuatro (una invitación en un folio,
dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
Copia: la palabra copia se escribe con mayúscula
inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se
ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante
o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra
el margen izquierdo.
A un espacio se relacionan los destinatarios
alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y
organización. Si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite el nombre de la organización. Todo
ello sin abreviar.
EJEMPLO 1 En línea separada:
Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS
Señor Carlos Salazar Gómez,
Gerente Nacional, Textiles S.A.
Doctor Bernardo Murcia Vélez, Je
fe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV
EJEMPLO 2 Para dependencias:
La carta u oficio tiene como
objetivos fundamentales
informar y persuadir a su
destinatario, para ello se
recomienda tener en cuenta:
• tratar un solo tema por comunicación;
• redactar en forma clara, precisa, concreta
y concisa;
• usar tratamiento respetuoso y cortés;
• redactar en primera persona del plural y
usar el tratamiento de usted en singular
o plural;
• emplear estilo gramatical natural, sencillo
y continuo;
• utilizar los formatos normalizados en los
manuales de cada organización, y
• distribuir el texto de acuerdo con su
extensión.

Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera La circular tiene como objetivo
fundamental dar a conocer
información de carácter
EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias: general. Con carácter interno
se utiliza para informar
Copia: 1010 disposiciones, normas, lineamientos y políticas.
1030 Con carácter externo da a conocer reglas de
100 negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
EJEMPLO 4 En línea seguida: Partes

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Encabezado

Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César Código
Arenas, Jefe de Producción Lugar de origen y fecha de elaboración
Encabezamiento y destinatarios
Asunto
Saludo
Texto (Contenido)
Despedida
Remitente
Líneas especiales (Anexos, copias, suscriptor)

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 Es la comunicación escrita
que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y
pautas en las dependencias
locales, regionales, nacionales
e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
Uso del memorando
El memorando puede tener uno de los siguientes
objetivos:
• informar sobre un hecho en forma breve;
• expresar necesidades;
• hacer requerimientos;
• regular o aclarar una situación;
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
• dar respuesta a una comunicación recibida;
• reiterar información, requerimiento o
solicitud urgente;
• conocer detalles sobre un aspecto
determinado;
El mensaje electrónico es
un sistema que permite
intercambiar información
con uno o más usuarios de
cualquier lugar del mundo,
a través de la Internet. Este
medio se puede utilizar para enviar adjuntos como
cartas, memorandos, circulares y cualquier otro
documento que sea necesario para la sustentación
del contenido, razón por la cual se recomienda
tener en cuenta las disposiciones de esta guía
para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio del
correo electrónico, se presentan las siguientes
sugerencias.
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La expedición de informes
está a cargo de funcionarios
o empleados autorizados,
mediante acto administrativo
o en el cumplimiento de sus funciones.
Si es necesario, se recomienda elaborar
documento remisorio al presentar los informes
administrativos, ya sea que se envíen por intranet
o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe, se
recomienda hacer su identificación, descripción
o aclaración dentro del texto.
Características de la redacción y la presentación
En los informes se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
• tratar un solo tema por informe;
• redactar en forma clara, precisa, concreta
y concisa;
Se recomienda a las organizaciones que
disponen de Internet y servicios de correo
electrónico, reglamentar su utilización y asignar
responsabilidades con base en usuarios
debidamente autorizados, para el manejo de
correo tanto masivo como institucional.
Recomendaciones
Se recomienda no utilizar el correo electrónico
para resolver temas complejos. El correo
electrónico es para transmitir información, no
se usa para resolver problemas complejos, ya
que la comunicación y la retroalimentación son
lentas y limitadas.
 Luego de observar la documentación de mayor uso en la organización y
especificar las características generales exigidas por ICONTEC, por último,
vamos a abordar de manera sintética las características esenciales de los
informes para el área de gerencia que, bajo la clasificación antes enunciada,
por lo general son informes cortos (10 páginas) o extensos (11 páginas o más).

Informes de gerencia preciso en nuestra documentación. Por esta razón,

Este tipo de informes son de suma importancia para
los responsables de la administración de compañía
ya sea públicas y privadas ya que permiten comparar
la información recibida de diversos departamentos,
lo que permite idear estrategias para la resolución de
conflictos y mejoramiento de indicadores de gestión.
Por lo anterior, los informes gerenciales deben estar
íntimamente referenciados con la información clave
que realmente necesita la gerencia y los integrantes
de la junta directiva, con el fin de dar a conocer
y hacer seguimiento al producto de la gestión y
procesos de una compañía en un periodo de tiempo
determinado, ya sea semanal, mensual, trimestrales
o anuales, aunque con la tecnología actual que ya
hemos detallado anteriormente, la información puede
ser analizada diariamente por todos los niveles de
autorización de la empresa.
Es importante que la información se reciba a tiempo
y debe el informe debe contener la información
en puntos claves que deben ser muy concretos y
prácticos, tomando en cuenta a quien la recibe y su
responsabilidad para interactuar con estos datos.
a continuación vamos a brindarle unos consejos
básicos para escribir correctamente documentos
para la organización.
Elementos de los informes de gerencia
Nos referimos a los elementos que componen el
informe propiamente para esta área, en que el texto y
su enfoque se basan en los resultados esperados y no
en el procedimiento realizado. Para ver los elementos
que le dan estructura a este tipo de informe dé clic en
cada uno de los botones que aparecen en el siguiente
esquema:
Cada uno de los cuadros representa una parte del
documento y cada uno de ellos es un botón que
despliega información.
Portada
Tabla de Contenido
Indice de Ilustraciones y Tablas
Resumen

Luego de puntualizar cuáles son las características Introducción

esenciales en la comunicación escrita, vamos a Contenido
profundizar en un aspecto de los mencionados que,
sin buscar restarle importancia a los demás, y como Conclusiones
lo dijimos anteriormente, es clave a la hora de generar
el sentido preciso en nuestra documentación. Nos Fuentes
referimos a la gramática y la ortografía, aspectos que
generan gran dificultad a la hora de generar el sentido

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Portada
Debe contener el título del informe, nombre del autor,
ciudad y fecha en el centro de la página y el nombre
de la compañía centrada en la parte inferior de la
página.
Tabla de Contenido
Es el listado que contiene los elementos que
conforman el proyecto a presentar en su orden dentro
del documento. Incluye los títulos de los capítulos,
sub-capítulos, secciones, todo con numeración de las
páginas y complementos, por lo que es importante
una vez terminado el proyecto.
Indice de Ilustraciones y Tablas
Se debe elaborar otros listados diferentes que
contengan la información correspondiente a todas
las figuras y tablas con su título y número consecutivo
respectivo, así como la paginación.
Es recomendable seguir los siguientes pasos para la
Resumen
elaboración del resumen:
• Formulación precisa del objetivo del informe.
• Descripción del método o procedimiento utilizado,
es una explicación de las técnicas que se usaron
para la recolección y procesamiento de la
información.
• Presentación de las conclusiones o resultados
obtenidos, los datos recolectados y el tratamiento
que se les dio.
• Análisis, que es una exposición de los hechos,
circunstancias y detalles que constituyen la
verdadera razón de ser del proyecto. (Cedeño
Viteri, 2009)
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Introducción
Debe ser una presentación global, clara, y concisa del
contenido del informe gerencial que no debe incluir
los resultados esperados o las conclusiones y al ser
lo primero que se lee al entregar el informe, debe
tener una redacción y ortografía impecables.
Para su redacción completa se deben tener en cuenta
aspectos como los antecedentes, relevancia del
informe, motivación, objetivos generales y específicos
de cada área, resultados esperados, etc.
Contenido
Contenido del Cuerpo del Informe Gerencial
Está constituido por los títulos, subtítulos, partes o
secciones que conforman el contenido del informe y
es donde se describe detalladamente la metodología
de recolección de datos o fichas técnica del indicador,
los resultados de los indicadores de gestión, la
discusión de los resultados, comparación con los
objetivos, entre otros puntos.
En cuanto a las ilustraciones, figuras y cuadros,
cobran vital importancia en los informes gerenciales,
dado que como hemos visto todas las herramientas
informáticas son una eficiente ayuda para presentar
e interpretar los datos y resultados del informe. “Bajo
el término genérico de cuadros se agrupan las tablas
y otras formas de presentación de los datos, ya
sean estadísticos, matemáticos o de otra índole, los
que se escribirán en columnas verticales e hileras
horizontales, en orden correlativo.
La ilustración es la representación gráfica de datos
y comprende gráficos, esquemas, mapas, dibujos,
cartogramas, organigramas, etc.” (Cedeño Viteri,
2009)
Conclusiones
documento y cada uno de ellos es un botón que
despliega información.
En un informe gerencial, las conclusiones deben
aportar los resultados del balance entre los resultados
esperados y los obtenidos y por lo tanto, las
recomendaciones para lograr el cumplimiento de las
metas de la organización. Igualmente, es importante
que las conclusiones incluyan el alcance que tuvo
el informe, así como las limitaciones en términos de
exactitud de los datos. Por otra parte también se
pueden incluir las determinaciones a tomar como
consecuencia de los resultados obtenidos, siempre
con el fin de contribuir al crecimiento y desarrollo de
la organización. “Se sugiere incorporar los siguientes
aspectos:
• Resultados obtenidos.
• Comparación con los objetivos esperados.
• Conclusión general.
Las conclusiones deben tener una redacción clara,
concreta y directa, y no son un resumen del informe.”
(Cedeño Viteri, 2009)
Cada uno de los cuadros representa una parte del
CONCLUSIONES
Los informes gerenciales son la herramienta
utilizada hoy en día por todas las organizaciones
para dar a conocer el resultado de las
operaciones en todos los niveles, buscando
que se ajusten a los objetivos generales y
específicos de la organización.
Usted ha llegado al feliz término de esta semana
con nuevos conocimientos y destrezas; de
ahora en adelante, reconocerá muy fácilmente
cualquier protocolo organizacional y estará en
capacidad de generar documentos de calidad
con base en las normas técnicas vigentes.
Así mismo, podrá elaborar informes de nivel
gerencial, comprendiendo que la información
consignada en los mismos debe cumplir con
ciertas características que garanticen la toma
de decisiones acertadas.

Fuentes Gracias por su compañía, esperamos que este

material sea de gran utilidad para su desempeño
en una organización. ¡Hasta pronto!
Contiene la lista de las fuentes o referencias bibliográficas
(si es necesario) utilizadas y citadas en el cuerpo del
informe. Recuerde que una referencia bibliográfica es el
conjunto de elementos que permite la identificación de
las publicaciones o parte de las publicaciones, utilizadas
en la elaboración de un proyecto o informe.

Elementos de los informes de gerencia

Nos referimos a los elementos que componen el

informe propiamente para esta área, en que el texto y
su enfoque se basan en los resultados esperados y no
en el procedimiento realizado. Para ver los elementos
que le dan estructura a este tipo de informe dé clic en
cada uno de los botones que aparecen en el siguiente
esquema:

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA