EJERCICIOS BPMN RESUELTOS

EJERCICIO 01
Considere el siguiente proceso para admitir estudiantes internacionales en una
universidad. Los estudiantes rellena un formulario en línea que incluye detalles
personales, dirección de contacto, selección del programa que quieren cursar y
algunos detalles relativos a su formación. Las solicitudes presentadas vía Web
se almacenan en un sistema de información al que tienen acceso todo el
personal implicado en los procesos de admisión. Los estudiantes no envían
ningún documento electrónicamente, ellos tienen que imprimir y firmar el
formulario de solicitud y enviarlo por correo postal con los siguientes
documentos:

a. Certificación de su expediente académico.

b. Resultados de su test oficial de conocimiento del lenguaje inglés.
c. Currículum Vitae.

La documentación suele tardar 2 semanas en llegar al servicio de estudiantes

mediante el correo ordinario. Cuando los documentos se reciben físicamente se
comprueban en el citado servicio. Esta operación suele durar 10 minutos, cuando
se detecta que algún documento falta se envía un correo electrónico al
estudiante que debe enviar de nuevo los documentos que faltan o los que son
incorrectos. Esto sucede en el 20% de los casos. Con la información recibida el
servicio de estudiantes envía copias certificadas de los documentos a una
agencia de evaluación externa. La agencia comprueba la documentación y
verifica que las asignaturas cursadas se corresponden o son equivalentes a las
asignaturas de la universidad. La agencia requiere que la documentación se
envíe físicamente por correo ordinario, y todos los documentos deben ser copias
certificadas de los originales. Esta restricción no puede ser cambiada por la
universidad. La agencia envía a su vez de vuelta por correo ordinario los
resultados de la evaluación. Se tarda una media de 2 semanas en enviar la
documentación a la agencia y en recibir el resultado de la evaluación. Alrededor
de un 10% de las solicitudes se rechazan después de esta comprobación. Las
notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico a los estudiantes
afectados. Una vez que se dispone de los resultados de la agencia, en el servicio
de estudiantes se comprueba los resultados del test de conocimiento de inglés.
Esto se hace introduciendo en un sistema de información un código de
comprobación que aparece en la parte superior de la hoja de resultados del test
de inglés. Si los resultados del test de evaluación del idioma inglés no son
satisfactorios la solicitud se rechaza. La comprobación de los resultados del test
dura unos 10 minutos. Alrededor del 10% de las solicitudes son rechazadas en
este trámite. Las notificaciones de rechazo se envían por email. Una vez que
todos los documentos de un estudiante han sido validados, como se ha descrito
anteriormente, las solicitudes son evaluadas por un comité compuesto por 3
miembros de la universidad. Dado que el comité se reúne ocasionalmente, el
proceso de evaluación final de los candidatos desde que el servicio de
estudiantes envía la información (por correo interno) y recibe la respuesta del
comité dura de media 2 semanas. El comité toma la decisión basándose en las
notas del expediente y del CV. El comité dedica 10 minutos de media a cada
solicitud. Sobre el 50% de las solicitudes recibidas por el comité son admitidas.
Una vez tomada la decisión, la notifica al servicio de estudiante por correo
electrónico. Entonces, el servicio de estudiantes notifica la resolución a los
estudiantes. El servicio de estudiantes tarda 2 días en enviar las notificaciones
(desde que sabe el resultado del comité). Las notificaciones a su vez son
enviadas por correo electrónico a los estudiantes, los estudiantes admitidos
reciben además una carta por correo ordinario. Aproximadamente 800
solicitudes son procesadas cada año. Uno de los problemas detectados por la
universidad es que los estudiantes tienen que esperar demasiado tiempo para
conocer el resultado de su solicitud, en especial aquellos que son admitidos.
Como normalmente los estudiantes envían varias solicitudes a varias
universidades, en algunas ocasiones cuando reciben la respuesta de admisión
han decidido enrolarse en otra universidad.

EJERCICIO 02
Un nuevo cliente en la empresa para la cual trabajamos es dueño del futuro hotel
“Estrellita de Mar” y nos comenta su problema de no poder encontrar un software
en el mercado que cubra todas sus necesidades. Luego de haber realizado un
par de reuniones, y de realizada la propuesta, y aprobada por el cliente, podemos
identificar los siguientes requisitos:

Ingresar las habitaciones, según su tipo (simple, doble y matrimonial) y

comodidades (frigobar, TV, y DVD).

Consultar las habitaciones disponibles y poder reservar habitaciones en su hotel.

El hotel posee dos tipos de clientes: habituales y esporádicos. Una reserva
almacena datos del cliente, de la habitación reservada, la fecha de comienzo y
el número de días que será ocupada la habitación.

– El recepcionista del hotel debe poder hacer las siguientes operaciones:

 Obtener un listado de las habitaciones disponible de acuerdo a su tipo
 Preguntar por el precio de una habitación de acuerdo a su tipo.
  Preguntar por el descuento ofrecido a los clientes habituales.
 Preguntar por el precio total para un cliente dado, especificando su
número de reserva, tipo de habitación y número de noches.
 Dibujar en pantalla la foto de una habitación de acuerdo a su tipo.
 Reservar una habitación especificando el número de la pieza, reserva y
nombre del cliente.
 Eliminar una reserva especificando el número de la habitación.

– El administrador puede usar el programa para:

 Cambiar el precio de una habitación de acuerdo a su tipo.
 Cambiar el valor del descuento ofrecido a los clientes habituales.
 Calcular las ganancias que tendrán en un mes especificado (considere
que todos los meses tienen treinta días).

El diseño a desarrollar debe facilitar la extensibilidad de nuevos tipos de

habitaciones o clientes y a su vez permitir agregar nuevas consultas.
También, nuestro cliente, quiere realizar un portal en la web, en donde, los
visitantes puedan reservar una o las habitaciones que desee (si el mismo posee
tarjeta de crédito). Este debe registrarse al Portal, por el cual el sistema deberá
reconocer el tipo de cliente.
Ejercicio 03: Gestión de reclamaciones compañía aseguradora de
vehículos.
Se pretende modelar el proceso de gestión de reclamaciones en una compañía
aseguradora. Cuando se recibe una reclamación, ésta se registra en el sistema.
Después del registro, la reclamación se clasifica en uno de los dos siguientes
tipos: simple o compleja. Si la reclamación queda clasificada como simple se
comprueba el seguro del cliente, para reclamaciones complejas se comprueba
independientemente el seguro y el daño en el vehículo. Después de la
comprobación o comprobaciones se genera una resolución de la reclamación,
que puede ser positiva o negativa. Si la resolución es positiva se informa al garaje
para autorizar la reparación y se planifica el pago al mismo. Para cualquier tipo
de resolución (positiva o negativa) se envía una carta al cliente y el proceso
termina.

EJERCICIOS PROPUESTOS
Caso Aplicación de Crédito
La persona interesada envía su aplicación de crédito.
El primer paso del proceso es la revisión de los documentos de la aplicación. En
caso se compruebe que falten documentos se solicita al aplicante los
documentos pendientes.
Una vez que el aplicante envía la documentación pendiente se procede a
procesar la aplicación de crédito.

Caso Mantenimiento de Autos

“Red Car” es una empresa de ascendencia japonesa, dedicada a la
comercialización de vehículos, repuestos y servicio, brinda sus servicios a
personas naturales, jurídicas y entidades del estado.
Tiene tres principales locales distribuidos en los distritos de San Isidro, San
Miguel y Santiago de Surco, contando también con puntos de ventas de
repuestos en otros distritos como La Victoria, San Juan de Lurigancho, San Juan
de Miraflores y Comas. Su principal proveedor y socio estratégico es el fabricante
de autos “S&C del Perú”.
Red Car tiene 40 años de permanencia en el mercado y se ha mantenido a la
vanguardia en ventas en el mercado automotor en el Perú en la marca Toyota.
Las ventas acumuladas a fines del año pasado son de 79,500.00 unidades
representando un ingreso por ventas en más $19’000,000.00 anuales.
Se está revisando actualmente el proceso de Servicio de mantenimiento, con
miras a implementar un sistema que permita llevar un seguimiento de las
actividades. A continuación se describe a la empresa y el proceso a detalle.

1. El cliente solicita el servicio de mantenimiento a un Asesor de servicio.

2. El Asesor de servicio se encargará de recepcionar el auto y aperturar una
Orden de Trabajo.
3. El asesor de servicio consulta entre los técnicos principales disponibles y
lo asigna a uno de ellos
4. El técnico principal, en base a esta Orden de Trabajo, revisa el auto y
hace su diagnóstico, actualiza la orden de trabajo y programa el trabajo a
realizar (actividades y repuestos).

5. El técnico principal, solicita los repuestos al almacén. Considerar que la

empresa cuenta con un Sistema Logístico.
6. El Almacenero de repuestos que opera el Sistema Logístico simplemente
debe entregar los repuestos al taller. En caso no se tenga los repuestos
requeridos la Orden de Trabajo queda en estado de Espera.
7. El taller debe ejecutar el trabajo.
8. Como servicio adicional se incluye el Lavado del auto por el área de
Lavado, sólo de esta forma se completa la Orden de Trabajo.
9. El técnico principal deberá registrar la culminación del trabajo. Se debe
notificar al asesor de servicio.
10. El Asesor de servicio debe coordinar con el cliente la entrega del auto.
11. El cliente se acerca a caja para cancelar por el servicio.
12. El cajero deberá generar y entregar al cliente el Comprobante de Pago
(puede ser boleta o factura según reglamentación de la SUNAT).
13. El cliente debe Cancelar su comprobante, el cajero registra la cancelación
y se completará la transacción en el sistema contable.
14. Una vez cancelado el comprobante se genera la Orden de salida
15. El Asesor de servicio deberá validar los documentos de salida
16. El caso el Asesor de Servicio valide que no pago y podrá entregar el auto
al cliente.

Caso Empresa Mayorista - Ventas

La empresa Mayorista sport ABC se dedica a vender artículos deportivos al por
mayor, como buzos, zapatillas, raquetas, etc.
El proceso de venta se inicia con una Orden de Pedido sobre un artículo
específico de parte de un Cliente minorista.
Las actividades que se llevan a cabo durante el proceso son las siguientes:
1. El Encargado de Ventas recibe la Orden de Pedido y la envía a Finanzas
para su evaluación.
 2. El Encargado de Finanzas verifica si el cliente cuenta con crédito
suficiente.
3. En caso el cliente No tenga crédito el pedido se cancela y se notifica al
cliente que el pedido es fallido.
4. En caso tenga crédito el Encargado de Almacén se encarga de completar
la Orden.
5. El Encargado de Almacén comprueba si existe el stock suficiente para
atender el pedido. Se pueden dar dos casos:
 Si el stock es suficiente: Se sube el pedido al transporte y se envía el
pedido.
 Si el stock no es suficiente. Se evalúa con mayor cuidado si las
existencias están por encima del stock mínimo permitido:
 Si: El stock es Insuficiente. Significa que se cuenta con stock pero
no cubre la cantidad solicitada por el cliente.
 No. Se activa el proceso Gestión de Compra (Caso Empresa
Mayorista - Compras)
6. Si el stock es Insuficiente: Negociar con el cliente el envío y facturación
por un monto menor:
 Si el cliente acepta se completa la orden con la nueva cantidad
negociada.
 Si el cliente no acepta el pedido se cancela y se notifica al cliente
que el pedido es fallido.
7. Si el stock es suficiente:
 Se prepara la factura
 Se envía la factura al cliente.

Caso Empresa Mayorista - Compras

La empresa Mayorista sport ABC se dedica a vender artículos deportivos al por
mayor, como buzos, zapatillas, raquetas, etc.
El proceso de compras debe atener el requerimiento de Almacén para poder
realizar el reabastecimiento del stock.
8. El Encargado de Almacén activa el proceso Gestionar Compra
elaborando la Solicitud de Requerimiento de Compra.
9. El Encargado de Compras analiza el tipo de Requerimiento. Este puede
ser de dos tipos:
 Requerimiento Común.
 Requerimiento Especial
10. Si el Requerimiento es Especial se debe solicitar a los proveedores las
cotizaciones previamente a la compra. Los pasos son los siguientes:
 El Encargado de Compra de generar la Solicitud de Cotización y
luego enviar la Solicitud a los proveedores.
 El proveedor por su lado recibe la Solicitud de Cotización y envía
su Cotización
 El Encargado de Compra recibe la cotización, luego evalúa las
cotizaciones recibidas para finalmente elegir la cotización
ganadora.
 El Encargado de Tesorería debe evaluar la cotización ganadora
para verificar si es viable la compra. En caso de que no sea
aprobada la cotización, la compra es denegada.
  En caso de que sea viable la compra por los precios que establece
la cotización ganadora, se autoriza al Encargado de Compras
generar la Orden de Compra.
11. Si el Requerimiento es Común el Encargado de Compras debe generar
la Orden de Compra.
12. Una vez generada la Orden de Compra se envía al proveedor.

Caso Agencia de Viaje

Este proceso gestiona las solicitudes de cotización de planes turísticos que los
clientes hacen a una agencia de viajes.

Cuando un cliente hace una solicitud, es necesario que el agente de viajes

determine los costos y disponibilidad de cada uno de los servicios que el cliente
incluyó en su solicitud. Una vez se ha determinado esto, se procede a consolidar
un plan turístico que se envía al cliente junto con el valor del mismo. Si el cliente
está interesado en el plan se inicia una gestión de ventas, de lo contrario el
proceso finaliza.

El proceso inicia con la actividad Solicitar Cotización donde el cliente manifiesta

su interés en un plan turístico y describe las características que desea del mismo.

El cliente puede solicitar planes que incluyan alquiler de vehículo, hotel y

tiquetes. De acuerdo a los servicios que escoja, se deberán hacer las gestiones
necesarias para determinar disponibilidad y costo de los mismos.
La compuerta inclusiva permite que solo se habiliten las actividades de gestión
relacionadas a los servicios que el cliente desea, es decir que los caminos no
son excluyentes y se puede seguir uno o más de los 3 disponibles.
 Cotizar vehículo
 Cotizar hotel
 Cotizar tickets turísticos

Para garantizar que el proceso no continúe hasta que las gestiones de los
servicios solicitados no hayan sido finalizadas, se utiliza la misma compuerta
inclusiva como compuerta de convergencia o sincronización, esto quiere decir
que la compuerta permitirá que el flujo continúe cuando todos los caminos
activos lleguen a ella.

Una vez gestionados los servicios solicitados, el agente de viajes deberá

consolidar un plan turístico basado en la disponibilidad y costos de los mismos.
Se envía el Plan Turístico al cliente y se espera su respuesta mediante una
Compuerta basada en eventos.

Esta compuerta representa un punto de decisión en el proceso, pero dicha

decisión no depende de datos del proceso sino de eventos que ocurran.
En este caso pueden ocurrir dos eventos:
 El evento de Recibir respuesta del cliente, que se ejecuta de forma
manual por el agente de viajes una vez ha recibido una respuesta
positiva del cliente
  El evento de temporización Esperar respuesta, que espera un plazo
de 15 días por la respuesta del cliente.

El primer evento que ocurra habilitará el flujo relacionado a él y el otro será

deshabilitado. Esto quiere decir que si el cliente no envía una respuesta a la
cotización dentro de los 15 días, el proceso finalizará al encontrar un evento de
fin.

En caso de que el cliente dé una respuesta positiva a la propuesta enviada, se

deberá iniciar una gestión de ventas representada en el diagrama por un Sub
proceso. Este subproceso representa todas las actividades que el área de ventas
deberá realizar para entregar el servicio al cliente y facturarlo.
Finalmente, el flujo termina al encontrar el evento de fin.