BASES DE LA GESTION DEL CONTROL Y SUS HERRAMIENTAS

Qué son los sistemas de Gestión?

El control de gestión es el proceso administrativo que sirve para evaluar el grado de

cumplimiento de los objetivos organizacionales previstos por la dirección. Es un conjunto
de elementos en interrelación dinámica organizada en función de un objetivo, con vistas a
lograr los resultados del trabajo de una organización. El control es un proceso por medio
del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño
deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se
encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un
medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema. Control es una función
de administración que se elabora para asegurar que los hechos concuerden con los
planes. Para que sea eficaz, se debe enfocar al presente, se debe centrar en la corrección y
no en el error, debe, asimismo, ser específico, de tal forma que se concentre en los
factores claves que afecten los resultados.

1. Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el

aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.
2. Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera
que realice cada responsable y/o unidad.
3. Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.
4. Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes
departamentos.
5. Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que
permita la toma de decisiones correctivas.

Cómo funcionan los sistemas de Gestión?

El Control de Gestión cubre las siguientes funciones:

1. Función de planificación: Normalmente, CG suele ser el responsable de coordinar la
preparación del presupuesto anual y sus correspondientes revisiones. También
suele ser el encargado de establecer al menos una propuesta de objetivos por áreas
o departamentos que sea coherente con el presupuesto de la compañía.
2. Función de control: CG controla tanto el seguimiento presupuestario como las
demás facetas de la marcha de la empresa. El ámbito de esta función es muy
diferente en cada empresa en función de su cultura. Dentro de este apartado, CG
suele también realizar el seguimiento del cumplimiento de objetivos por áreas o
departamentos.
3. Función de información: Esta función no se da en todas las organizaciones - por
estar descentralizada – y, sin embargo, es fundamental. CG debe ser el
"suministrador" oficial de información a todos los niveles de dirección con el fin de,
 con una visión objetiva y global, proveer a cada departamento o responsable la
información necesaria, suficiente y oportuna para la toma de decisiones.

Áreas en las que aplica el control de gestión:

 Finanzas: A través de la interpretación de los Estados Financieros,

fundamentalmente mediante la aplicación de ratios más utilizados, se trata de
medir los rendimientos de las inversiones y la creación del valor añadido
económico.
 Clientes: se trata de medir el nivel de satisfacción de los mismos y
consecuentemente el nivel de fidelización que la empresa mantiene sobre ellos, asi
como su participación de la cuota de mercado en el sector en que opera.
 Procesos productivos Internos: se trata de establecer y medir la calidad de los
procesos productivos, con indicación de los recursos a utilizar. Generalmente la
expresión mas amplia de los estándares establecidos son los manuales de
operación, que suponen una gran herramienta de control siempre que en los
mismo hayan participado los responsables de su implementación, debiendo ser al
mismo un documento abierto, susceptible de ser adaptado al cambio de las
circustancias que se producen en los procesos operativos.
 Clientela Interna: La satisfacción de los empleados es fundamental en toda
empresa para que se consigan los objetivos planteados. Son los empleados los
principales clientes de la organización. La empresa tiene la obligación de participar
activamente en la formación de su personal, no solo en la formación realcionada
con procesos productivos específicos de la empresa, sino en una formación más
amplia, con lo que se lograra que el personal tenga perspectivas de progreso, que
son fundamentales para su satisfacción.

Cuál es el fin de Implementar un Sistema de Control de Gestión

 Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.

 Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar que
los funcionarios cumplan la misión institucional.
 Velar que actividad y recursos cumplan los objetivos de la organización.
 Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.
 Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información.
 Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
 Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.
 Velar porque se disponga de procesos de planeación.

Que hace un Jefe de Control de Gestión?

Diseñar, desarrollar, implementar, hacer seguimiento y controlar las políticas y planes,
programas, procedimientos y relaciones entre los trabajadores y la empresa, mediante
una eficaz y eficiente gestión, a través de la planificación, dirección y control de las
actividades involucradas en el proceso administración de los recursos para la obtención
de resultados y los objetivos planteados por la organización.

2. Cuáles son los tipos de control

 Control Estratégico: Se basa en la planificación estratégica, por consiguiente es a

largo plazo y se centra en los aspectos ligados a la adaptación al entorno,
comercialización, mercados, recursos productivos, tecnología, recursos financieros,
etc.
 Control de Gestión: Se basa en la realización de presupuestos, planificación
presupuestaria a corto plazo (menos de un año), intenta asegurar que la empresa,
así como cada departamento de forma individual logren sus objetivos.
 Control Operativo: Dirige su acción hacia la planificación operativa, es decir, que
asegura que las tareas realizadas en cada puesto de trabajo día a día se realicen
correctamente.

3. Cuales son los instrumentos de control

Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

 La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está

relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención
de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
 El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de
forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El
presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se
realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y
una implicación directa de cada departamento.

4. Cuáles son las fases de los sistemas de control?

 DEFINICION DE LOS RESULTADOS DESEADOS
El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo
fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que
se desea sucedan en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción
entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados
deseados se expresen en dimensiones cuantificables.
 Las estructuras mentales particulares en ocasiones hacen fijar objetivos muy
generales, lo que impide un buen control. Solo es posible lograr un control
adecuado si los objetivos han sido claramente especificados.
Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser
relacionados con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver
con dichas metas, ya que el comportamiento humano influye en forma
significativa el éxito o fracaso de lo deseado. Lo adecuado es dividir los objetivos
deseados en subobjetivos, para facilitar los ajustes en las diferentes secciones de
la organización y lograr que el personal participe en la obtención de los
resultados.

 DETERMINACION DE LAS PREDICCIONES QUE GUIARAN HACIA LOS RESULTADOS

DESEADOS
La idea de que el control consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente
producido con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es el
que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción
que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados
deseados. Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones
respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas.

 DETERMINACION DE LOS ESTANDARES DE LOS ELEMENTOS PREDICTIVOS EN

FUNCION DE LOS RESULTADOS DESEADOS
Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y
con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo
necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se
vea simple comparación cuándo se debe aplicar una acción correctiva.
Por ejemplo, para el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no
respete las condiciones de pago en un mes no es grave, en principio, para la
liquidez de la compañía, pero tres o cinco clientes morosos en un mes ya pueden
generar un problema de liquidez.
Es recomendable que estos estándares serán flexibles; es decir, que ante
circunstancias especiales pueden adaptarse. Una compañía puede aumentar su
inventario, es decir, salirse de su pronóstico o estándar ante posible escasez de
materia prima.

 ESPECIFICACION DE FLUJO DE INFORMACION

Gran parte del éxito de un sistema de control administrativo depende de la forma
en que se maneje la información. Es necesario contestar tres interrogantes:
¿A quién se va informar?
¿Cuándo se va informar?
¿Cómo se va informar?
Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la
información:
a) ¿Quienes toman decisiones dentro de la línea?
 b) ¿Quiénes no toman decisiones dentro de la línea?
Los primeros son quienes actúan en forma rápida, ya que son los que tienen
mayores conocimientos sobre determinado problema y sin duda habrán de lograr
encauzar una actividad dada.
El flujo de información para el grupo directivo dependerá de la función que
cumpla dentro de la organización, ya que generalmente no está en el campo de
la toma de decisiones, sino en planeación o estudio de problemas específicos.
Debe evitarse que el flujo de información origine fricciones entre ambos grupos
al participar un miembro del grupo directivo en algunas acciones correctivas. Lo
más importante en esta etapa, independientemente de los canales de
información que se establezcan, es que se los administradores estén seguros de
la confiabilidad de la información que están manejando.

 EVALUACION Y APLICACIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere análisis cuidadoso de cada
elemento predictivo para detectar dónde se encuentra realmente la falla y no
emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.
Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse
parcialmente a fallas mecánicas, pero el problema grave puede ser que la moral
del grupo sea muy baja.
Junto con el análisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas
que pueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas
y desventajas de cada una.
La elección final y aplicación de la acción correctiva deben ser responsabilidad del
ejecutivo de línea, de modo que dicha acción n perturbe la secuencia normal de
actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es
imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción actual,
en función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha ente lo
presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

5. En que consiste los diferentes sistemas de gestión de Control

Gestión de la Calidad: Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le

permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades
necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con
altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de
satisfacción de los usuarios.

Gestión Ambiental: implica a aquella serie de actividades, políticas, dirigidas a manejar

de manera integral el medio ambiente de un territorio dado y así contribuir con el
desarrollo sostenible del mismo. Desarrollo sostenible implica el equilibrio correcto para
el desarrollo de la economía, el aumento poblacional, el uso racional de los recursos y la
protección y conservación del medio ambiente.

Gestión de Recursos Humanos: La Gestión de Recursos Humanos es el proceso

administrativo aplicado al incremento y preservación del esfuerzo, las prácticas, la salud,
los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la estructura, en beneficio de
un sujeto, de la propia organización y del país en general. De igual manera, podemos decir
que realizar el proceso de auxiliar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y
una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades y expectativas
personales.
La Gestión de Recursos Humanos consiste en planear, organizar y desarrollar todo lo
concerniente a promover el desempeño eficiente del personal que compone una
estructura.

Gestion de Bases de Datos: Consiste en una colección de datos interrelacionados y un

conjunto de programas para acceder a los mismos.
Gestion Financiera: se basa en la administración efectiva de los recursos que posee la
organización. Así, la empresa podrá gestionar sus gastos e ingresos de la forma más
adecuada para que todo funcione correctamente.

7 Sistema de Gestion de Calidad ISO 9001

- Que es el sistema de Gestion de Calidad: es un conjunto de elementos
relacionados entre sí bajo procesos de trabajo orientados en alcanzar la calidad de
un producto o servicio. Los elementos que componen un Sistema de Gestión de
Calidad pueden ser los mismos que para cualquier Sistema de Gestión pero todo
ellos enfocados en la calidad del producto o del servicio con el que trabaje la
organización. Un sistema de gestión de calidad (certificado o no), debe estar
documentado con un manual de calidad y con procedimientos e instrucciones
técnicas y debe revisarse su cumplimiento a través de auditorías. Debe contemplar
todos aquellos aspectos que tengan incidencia en la calidad final del producto o
servicio que presta la organización
- Que es la gestión de Calidad: es el conjunto de acciones, planificadas y
sistemáticas, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que
un producto o servicio va a satisfacer los requisitos dados sobre la calidad.
- Que es la norma ISO 9001 y para que sirve: ISO (Organización Internacional de
Estandarización) es una entidad que reúne a representantes de diversos países
para desarrollar normas de estandarización en diferentes áreas de actuación. La
ISO 9001 es una norma internacional que toma en cuenta las actividades de una
 organización, sin distinción de sector de actividad. Esta norma se concentra en la
satisfacción del cliente y en la capacidad de proveer productos y servicios que
cumplan con las exigencias internas y externas de la organización. Hoy por hoy, la
norma ISO 9001 es la norma de mayor renombre y la más utilizada alrededor del
mundo. El objetivo de la ISO es llegar a un consenso con respecto a soluciones que
cumplan con las exigencias comerciales y sociales - tanto para los clientes como
para los usuarios. Estas normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO,
siendo una entidad no gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su
cumplimiento.
- Explique los ocho principios de Gestion de la Calidad:

Principio 1: Enfoque al Cliente

Las empresas dependen de sus clientes, y por lo tanto deben comprender las necesidades
actuales y futuras de los clientes, satisfacer todos los requisitos de los clientes y esforzarse
en exceder a las expectativas de los empleados.

La organización debe tener claro que las necesidades de sus clientes no son estáticas, sino
dinámica por lo que van cambiando a lo largo del tiempo, además de ser los clientes cada
vez más exigentes y cada vez se encuentran más informados. La organización no sólo ha
de esforzarse por conocer las necesidades y expectativas de sus clientes, sino que ha de
ofrécele diferentes soluciones mediante los productos y los servicios, y gestionarlas e
intentar superar las expectativas día a día. Para ampliar información ISO 9001:2015 – El
programa de auditoría y su funcionamiento.

Principio 2: Liderazgo

Los líderes establecen la unidad de propósito y orientación de la empresa. Deben crear y

mantener un ambiente interno en el cual los empleados pueden llegar a involucrarse
totalmente para conseguir los objetivos de la empresa.

El liderazgo es una cadena que afecta a todos los directivos de una empresa, que tienen
personal a su cargo. Si se rompe un eslabón de dicha cadena, se rompe el liderazgo de la
empresa.

Principio 3: Participación del personal

El personal es la esencia de la empresa y su total compromiso posibilita que sus

habilidades sean utilizadas para el beneficio de la empresa.

La motivación del personal es clave, así como que una empresa dispone de un plan de
incentivos y reconocimientos. Sin estas dos acciones, difícilmente una empresa puede
conseguir el compromiso del personal.
Principio 4: Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se consigue más eficientemente cuando las actividades y los

recursos relacionados se gestionan como un proceso.

El cambio reside en la concepción de la empresa. Ha dejado de ser una empresa por

departamentos o áreas funcionales para ser una empresa por procesos para poder crear
valor a los clientes.

Principio 5: Enfoque de sistema para la gestión

Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema,

contribuye a la eficiencia y eficacia de una empresa para conseguir sus objetivos.

El fin último que se persigue es el logro de los objetivos marcados. Para ellos será
necesario que la empresa detecte y gestione de forma correcta todos los procesos
interrelacionados.

Principio 6: Mejora continúa

La mejora continua del desempeño general de las empresas debe ser un objetivo
permanente. La mejora continua de los procesos se consigue con el ciclo PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar y Actuar), para mejorar.

Principio 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

Las decisiones se basan en el análisis de los datos y la información. Lo que no se puede

medir no puede ser controlado, y lo que no se puede controlar es un caos. Esto no se nos
puede ayudar.

Principio 8: Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Una empresa y sus proveedores son interdependientes, y una relación beneficiosa para
aumentar la capacidad de ambos para crear valor.

Es necesario desarrollar alianza estratégicas con los proveedores para ser mucho más
competitivos y mejorar la productividad y la rentabilidad. Durante las alianzas, gana tanto
la empresa como los proveedores.

Adoptar un Sistema de Gestión de Calidad debe ser una decisión estratégica que tome la
dirección de cada empresa. El diseño y la implantación de un Sistema de Gestión de
Calidad de una empresa que se encuentra influido por la naturaleza de cada empresa, por
sus necesidades, por sus objetivos particulares, por los servicios que proporciona, por los
procesos que emplea y por el tamaño y la estructura de la misma. El éxito de una empresa
se consigue mediante la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión de
Calidad diseñado para mejorarlo de forma continua.

- Qué empresas deben implementar este sistema: Todas las empresas que
busquen mejorar la calidad en sus productos o servicios y que el desarrollo de sus
actividades se realice de manera más económica, veloz y persiguiendo la mejora
continua haciendo un uso optimizado de los recursos, ofreciendo satisfacción a sus
clientes internos y externos.

8. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001

- Qué es el sistema de gestión ambiental? Un Sistema de Gestión Ambiental es un

proceso cíclico de donde se planean, implementan, se revisan y mejoran de los
procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar sus actividades
garantizando el cumplimiento de la política ambiental, las metas y objetivos ambientales.
Busca la protección del medio ambiente a través de la gestión de los riesgos
medioambientales que puedan surgir con el desarrollo de nuestra actividad empresarial.

- Qué es la norma ISO 14001 y para qué sirve? La norma ISO 14001 es la norma
internacional de sistemas de gestión ambiental (SGA), que ayuda a la organización a
identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, como parte de sus prácticas de
negocios habituales. Consigue que las empresas puedan demostrar que son responsables
y están comprometidas con la protección del medio ambiente. Anteriormente hemos
mencionado que lo consiguen a través de la gestión de los riesgos medioambientales que
puedan surgir del desarrollo de la actividad empresarial.

- Que empresas deben implementar este sistema: La norma ISO 14001 ha sido diseñada
para poder ser implementada en cualquier organización independientemente de su
tamaño, sector y ubicación geográfica, permite a las empresas reforzar su imagen
comercial de empresa sostenible y respetuosa con el medio ambiente, aumentando así la
posibilidad de realizar ventas o prestar servicios en un futuro. Pues, como podemos
apreciar, la tendencia actual de las empresas se basa en la preocupación por el medio
ambiente y no solo en obtener beneficios.