Procedimientos e

Instrucciones.
Elaboración y estructura,
técnica del diagrama de flujo

¿Qué es un
procedimiento?

Forma especificada de realizar un proceso.

Los procedimientos documentados
generalmente describen actividades que
competen a funciones diferentes
 Definir el
formato del • No hay un formato establecido para redactar
procedimiento procedimientos.

• El formato debe condensar información para poder

explicar de manera sencilla al lector ¿quién se
encarga de hacer qué? Y ¿cuándo?. El
procedimiento debe detallar quien tiene, en el
sistema de calidad, las responsabilidades para el
logro de los objetivos de calidad e inocuidad.

Definir el
formato del
procedimiento
1. Codificación 5. Terminología
2. Objetivo 6. Referencias
3. Alcance 7. Actividad
4. Responsabilidad 8. Registros
 1. Codificación
Identificación del documento con un código

Logo de la HIGIENE DEL PERSONAL Código:

empresa Versión:
Página __ de __
Elaborado por: Aprobado por:
Firma Fecha Firma Fecha

2. Objetivo
“Para que se hace el documento”
3. Alcance
Áreas a las cuales las actividades son aplicables

4. Responsabilidad
Responsable de la ejecución del procedimiento

5. Terminología
Definir términos necesarios para aclarar las actividades
descritas en el documento
6. Referencias
Listar otros documentos que se requieran para realizar la
actividad descrita o forman parte de las consideraciones
legales aplicables. Documentos aplicables
7. Actividad
Describir en forma secuencial la actividad que da origen al
procedimiento de trabajo, tomando en cuenta quienes
participan, qué hacen, cómo se hace, cuándo y dónde se
hace.
Los instructivos sólo describen en forma detallada cómo se
realiza una actividad específica.
8. Registros
Listar aquella documentación que se genera como resultado de
la actividad descrita y que permite demostrar la ejecución de la
misma.
Ejemplos: planillas, formatos, órdenes de compra, etc.

El formato de los registros será aquel que mejor cumpla con la

función para la cual se requiere registro.

Formato de Actas y Reuniones

Descripción de la Empresa
Registro PCC Almacenamiento de un producto terminado
Registro PCC Cocción de un producto
Registro PCC Detección de Metales
Registro PCC Formulación

Identificar
actores del
procedimiento
• Normalmente, las actividades a desempeñar en el
procedimiento son ejecutadas por distintas personas
que ocupan determinadas posiciones en la empresa.
A estas personas se les denomina actores.

• Los actores son los que participarán en el diseño del

procedimiento y deben ser identificados.
 Por ejemplo: Procedimiento de Control de Plagas

Se determino que el alcance de este procedimiento es

desde que se coordina la realización de la actividad hasta la
verificación de la conformidad del servicio.

Identificar Gerencia de Jefatura de Empresa de

Operaciones almacén Servicio
actores del
procedimiento
Supervisor de
Jefatura Supervisor de Aseguramiento
producción Limpieza Calidad

Convocar a los
actores a
reunión de • Para realizar estas reuniones , los actores deben
documentación ser invitados con la debida anticipación.
• Es recomendable que sea la Gerencia quien invite
a las reuniones.
• Deben efectuarse en las mañanas o tardes.
• Debe contarse con un salón de reuniones, así
como con los implementos básicos de trabajo,
como marcadores, rotafolios, pizarras.
 Procedimiento Alcance Identificar Elaborar Observaciones
a documentar actores que convocatoria a
intervienen reunión

Convocar a los
actores a
reunión de
documentación • Se puede utilizar el cuadro adjunto para facilitar la
programación de la documentación.
• El número de sesiones semanales varia de
acuerdo a los recursos disponibles.
• Lo normal es asignar una o dos personas que se
dediquen a avanzar los procedimientos a tiempo
completo.

• La herramienta más apropiada es el flujograma matricial.

• Esta herramienta es la representación gráfica de la
secuencia de pasos que se usan para producir un
resultado.
• Los símbolos que se utilizan son los siguientes:

Actividad Líneas de flujo

Levantar el
flujograma
matricial Decisión Documento

Inicio/fin Base de datos

Conector
 Levantar el
flujograma • Esta parte es la más importante del proceso de
matricial documentación.
• Tiene que ser efectuado por los actores
identificados en el paso 3.
• En este momento no solo se debe aprovechar
para reflejar las condiciones actuales de trabajo,
sino debe ser una oportunidad de mejora de los
procesos actuales de trabajo.

Jefatura Jefatura Empresa Supervisor Ase.

Gerente de Supervisor
producción almacén servicio Calidad
Operaciones limpieza

A
Informa para
INICIO Revisan
que proceda
programación
Recibe solicitud con limpieza
de servicio

Revisa Recibe Solicitan

Programación Programa
tratamiento de tiramiento actividad Supervisa
acuerdo a especial fuera limpieza
cronograma de programa antes de
Informa reinicio
requerimientos
Coordina con las
áreas a Controlar SI SI
plagas
B
NO
Coordina con la
NO Verifica
empresa de Ejecuta servicio
eficiencia
servicio control
Reprograma servicio
nueva fecha
A Seguimiento NO

B
Coordinan los Emite Informe SI
requerimientos final
Informa a las
jefaturas
requerimientos
C
 Jefatura Jefatura Empresa Supervisor Ase.
Gerente de Supervisor
producción almacén servicio Calidad
Operaciones limpieza

Recibe informe
final

Archiva informe
final

FIN

Validar el
flujograma
• Una vez terminado la versión final, debe ser
llevado a cada persona que participó en su diseño
para su revisión y aprobación.
• Si hubiera alguna duda debe tratar de resolverse,
sino convocar nuevamente a todo el equipo.
• Con esta validación se está buscando
transparencia en el proceso
Redacción en
Playscript
• Este sistema permite al lector entender fácilmente
la secuencia de las actividades comprendidas en
el procedimiento y detallar con precisión quién es
responsable de ejecutar las tareas.
• Para verificar si se ha diseñado apropiadamente,
hay que ver si el procedimiento contempla toda la
información del flujograma, si su lectura es
sencilla y se mantiene toda la secuencia lógica.

Código: SIG-03BPM
Procedimiento de Control de Versión: 01
Página __ de __
Plagas
Elaborado por: Pedro Ravelo Sánchez Aprobado por: Gerencia Operaciones

Firma Fecha Firma Fecha

1. Objetivo
Definir las actividades realizadas para el control de plagas (insectos y roedores) en las
instalaciones de la empresa.

2. Alcance
Incluye la totalidad de las actividades referentes al control de cualquier tipo de plaga
(desinsectación y desratización) que tengan la posibilidad de ingresar al
establecimiento
3. Responsabilidades
• Gerencia de Operaciones: Responsable del cumplimiento del procedimiento y del
archivamiento del informe de control de plagas.
• Jefatura de producción: encargados de tomar las medidas preventivas que eviten
contaminación de sus áreas durante el control de plagas.
• Jefatura de almacén: encargados de tomar las medidas preventivas que eviten
contaminación de sus áreas durante el control de plagas.
• Supervisor Aseg. Calidad: Conformidad del Servicio por empresa contratada.
• Supervisor Limpieza: Coordina y supervisa las actividades de limpieza luego del
proceso de control de plagas.
4. Terminología
• Desratización: Conjunto de acciones de carácter técnico que se efectúan con el
propósito de disminuir el número de roedores presentes en un local, zona o área
determinada.
• Desinsectación: Conjunto de actividades técnicas que se realizan para tratar de
eliminar o disminuir la cantidad de insectos presentes en un local, zona o área
determinada.
• Fumigación: Conjunto de acciones mediante las cuales se desinfecta o desinsecta
ambientes, zonas o áreas, con el empleo de sustancias químicas o biológicas aplicadas
por aspersión, pulverización o nebulización.
• Insecticida: Cualquier sustancia que elimine insectos.
• Limpieza: Eliminación de tierra, residuos de alimentos, polvo, grasa u otras materias
objetables.
5. Referencias
• Reglamento sobre vigilancia y control sanitario de alimentos y bebidas, D.S. 007-98-
SA.
• Reglamento sanitario para las actividades de saneamiento ambiental en viviendas,
establecimientos comerciales, industriales y de servicios, D.S. 022-2001-SA.
• Norma sanitaria para trabajos de desinsectación, desratización, desinfección, limpieza
y desinfección de reservorios de agua, limpieza de ambientes y tanques sépticos.
• Programa de servicio de manejo integral de plagas del proveedor.

6. Actividad
• Gerente de Operaciones, revisa la programación anual de acuerdo a lo
dispuesto por le empresa.
• Jefaturas de Producción y Almacén, revisan la programación de su área de
trabajo y deciden si realizan el tratamiento de acuerdo al programa:
a. Si deciden realizar el tratamiento, informan al gerente de operaciones
para que coordine con la empresa especializada
b. Si deciden no realizar el tratamiento, reprograman una nueva fecha,
registrando el porqué del cambio y la nueva fecha propuesta.
• Jefaturas de Producción y Almacén, pueden solicitar tratamiento fuera de las
fechas del programa:
a. Si deciden realizar el tratamiento fuera del programa, informan al
gerente de operaciones para que coordine con la empresa
especializada
b. Si deciden no realizar el tratamiento fuera del programa, continúan con
el programa de control de plagas de la empresa.
.
.
7. Registros
• Informe de Control de Plagas del proveedor
• Registro de Supervisión de Actividades de Control de Plagas
• Mapa de Control de Cebos
• Certificado de Control de plagas

Validar la
narración
Playscript

• Nuevamente es importante validar la narración.

• Esto permite la transparencia del proceso y
refuerza la participación de los actores del
procedimiento.
 Instructivos detectados:
• Protección de Superficies y equipos
previos al control de plagas
• Verificación de la eficiencia del servicio
Identificar si
requieren • Limpieza de equipos, superficies y
instrucciones de utensilios
trabajo
• Ahora deben identificarse si son necesarias
instrucciones en las diferentes etapas del
procedimiento.
• Preguntarse si se requiere detalles de la forma
de realizar determinada operación

• Como se menciono las instrucciones de trabajo es

información muy detallada de como efectuar un
trabajo.
• Pueden presentarse en varias formas, las más
usadas son las listas de verificación, las tablas de
decisiones, los flujogramas y los dibujos.
Redacción de
las • Para su redacción es requisito fundamental que el
instrucciones de usuario del documento participe en su
trabajo elaboración.
• Se le debe entrevistar, observar el trabajo y en
algunas ocasiones realizar uno mismo el trabajo,
así se concluye con información válida y se
fomenta en el usuario que es él el que tiene
propiedad de la instrucción de trabajo.
 Protección de Superficies y equipos previos al
control de plagas

• Proteger los alimentos guardándolos en recipientes cerrados.

• Evacuar a todo el personal.
• Retirar plantas o protegerlas.
• Proteger equipos o instalaciones eléctricas.
• Proteger menaje y utensilios (Serán cubiertos y cerrados con bolsas
plásticas) o retirados del área a fumigar en función al producto a utilizar.
• Limpiar el ambiente a fumigar para suprimir las fuentes alimenticias de
plagas.
• Remover el mobiliario si fuera necesario aplicar los productos en los lugares
que estos ocupan.
• Cerrar herméticamente puertas y ventanas cuando realicen aplicaciones con
sistemas de nebulización.
• Asegurarse del suministro de agua para otras actividades (cuando el punto
de abastecimiento de agua se encuentre en el ambiente a ser tratado).
 Validar las
instrucciones de
trabajo
• Debe validarse, por que es la única forma de
asegurarse que el usuario la entiende y
utiliza.
• De no ser así habrá que hacer cambios
respectivos hasta encontrar la transcripción
que satisfaga las condiciones requeridas.

Registros detectados:
• Protección de Superficies y equipos previos
al control de plagas: Chek list, fotografías.
• Verificación de la eficiencia del servicio:
Formato de inspección.
Identificar los
• Limpieza de equipos, superficies y
registros
utensilios: cronograma de limpieza.
requeridos
Formato de verificación de la limpieza.

• Ahora se debe ubicar aquel o aquellos

documentos o datos que pudiesen presentarse
a terceros para dar fe de que se cumplió con
hacer lo que esta escrito en los procedimientos.
 Identificar los
documentos de
calidad
• Los documentos son todos aquellos que
contribuyen al desarrollo adecuado del
procedimiento, pueden ser internos o externos.
• Por ejemplo: los instructivos, tablas, cuadros,
gráficos (internos). Manuales del proveedor,
requisitos legales (externos)