“Año de la consolidación del Mar de Grau”

SISTEMA DE CONTROL VENTAS Y

STOCK

CURSO : Redacción Cientifica

DOCENTE : Q. F. KAREM BENIQUE ESCOBEDO

ESTUDIANTE : MAMANI MAMANI Jose Marquiño

CICLO : III

SECCIÓN : “A”
 Sistema de Control Ventas y Stock

Jose Marquiño Mamani Mamani

Tecnico en Computacion e Informatica

RESUMEN

El principal objetivo de este proyecto es Diseñar un Sistema de Control Ventas y Stock

para la Empresa F&J GLOBAL TRADE S.R.L., ubicado en Juliaca departamento de
Puno. El propósito de este trabajo es solventar mediante una propuesta las fallas que
presenta el actual sistema, este por ser considerado como un proyecto factible se llevó a
cabo un estudio de viabilidad de la investigación concluyendo que es realizable la
propuesta. El sistema computarizado fue desarrollado bajo el lenguaje de programación
PHP que cumple a su vez con todas las expectativas y requerimientos necesarios de la
empresa. Así mismo se les brindo una información detallada del funcionamiento del
nuevo sistema de control ventas y stock a las personas encargadas del mismo. Este
trabajo está estructurado de la siguiente manera, Capítulo I Marco Teórico, Capitulo II
Análisis del sistema actual, Capítulo III Análisis y diseño del sistema propuesto,
Capítulo IV Interfaces, Capítulo V Evaluación económica del proyecto.

Descriptores: Sistema, Diseño, Inventario, Base de Datos.

ABSTRACT

The main goal of me is Designing a System Sales and Stock Control for F & J Company
GLOBAL TRADE SRL, located in Juliaca Puno department. The purpose of this paper
is to address a proposal by the flaws in the current system, this being considered a
feasible project conducted a feasibility study of research concluding that the proposal is
feasible. The computerized system was developed in the programming language PHP
which in turn meets all necessary requirements and expectations of the company.
Likewise were provided with detailed information on the operation of the new system of
stock control and sales people in charge of it. This paper is organized as follows,
Chapter I Theoretical Framework, Chapter II Analysis of the current system, Chapter III
Analysis and design of the proposed system Interfaces Chapter IV, Chapter V Economic
evaluation of the project.

Descriptors: System Design, Inventory, Database.

INTRODUCCIÓN

La tendencia al cambio, que se vive hoy en día, nos obliga a estar actualizados y
pendientes de las metodologías que se usan con mayor éxito y frecuencia en el
desarrollo de software, una de estas metodologías es RUP (PROCESO UNIFICADO
DE RATIONAL), que utiliza la notación UML como herramienta fundamental; dada
esta exigencia el presente equipo de trabajo está poniendo en práctica dichas
metodologías en el diseño y elaboración del sistema de control ventas y stock para la
empresa F&J Global Trade S.R.L. de la ciudad de Juliaca”
En el presente informe, se hace uso de los diagramas UML, que nos permitirán pasar
por todas las etapas del desarrollo de software, de manera que podremos obtener un
producto de software de calidad.
El Responsable de trabajo.

OBJETIVOS
Objetivo General

 Analizar, Diseñar, Desarrollar e Implementar un sistema que permita

automatizar el control de inventarios de productos y facturación

Objetivos Específicos

 Analizar los procesos y la información que intervienen continuamente en el

manejo de inventarios y facturación de F&J GLOBAL TRADE S.R.L. con el fin
de automatizarlos y obtener mayor nivel de seguridad en el manejo de
información involucrada en dichos procesos.
 Diseñar un sistema que automatice los procesos que han sido encontrados
previamente en el análisis y se ajuste a las necesidades y requerimientos de la
empresa F&J GLOBAL TRADE S.R.L.
 Determinar los equipos idóneos de acuerdo al presupuesto de desarrollo.
 Implementar una solución informática que permita llevar eficientemente el
inventario, evite las pérdidas de libros, y maneje la facturación de las ventas.

Objetivos del sistema

 Reducir Tiempos, Costos y Esfuerzos.

 Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones,
procedimientos escritos o programas de producción.
 Proteger los bienes organizacionales contra robos o mala utilización mediante la
exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoria y división de
responsabilidades.
 Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa
mediante entrenamiento del personal inspecciones, control estadístico de calidad
y sistemas de incentivos.

 Organigrama:

GERENCIA

Departamento Departamento Departamento

Comercial Contabilidad Personal

Jefe de soporte Jefe de puntos

Técnico De venta
 Descripción del Sistema Actual

El sistema a desarrollar pretende solucionar los problemas actuales que se vienen

presentando en la empresa como son: inventarios inexactos, pérdidas de facturas,
pérdida de productos. Todos estos problemas provocan errores que se plasman
en la contabilidad de la empresa.
En cuanto al problema relacionado con errores al emitir facturas, esto se
soluciona al leer directamente el código del libro a través de la lectora de código
de barras, evitando de esta manera la intervención humana en la facturación y la
pérdida de facturas al contar con un sistema que respalde las ventas y compras
de manera electrónica. Por otro lado, se evita el ingreso incorrecto de datos de
productos cuya información ya se encuentran en la base de datos por parte de
empleados que realizan el ingreso de nueva mercadería a bodega. En el caso de
que se requiera hacer controles temporales de inventarios, este proceso se
realizaría en menor tiempo y con mayor seguridad por el hecho de que los
códigos de los productos son leídos directamente por las unidades lectoras y
reconocidas automáticamente por el sistema.

 Definición del Problema:

En la actualidad existen diversos problemas en la empresa F&J GLOBAL

TRADE S.R.L. Al momento de controlar la salida y entrada de productos e
insumos en un sistema de inventarios convencional; los problemas que se
cometen son los siguientes:

DEMORA EN EL PROCESO DE REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA

DE LOS PRODUCTOS (COMPUTADORAS LAPTOPS, ETC.).

El ingreso de los datos a procesar experimenta una demora ya que muchas de las
veces los productos cuentan con gran cantidad de información relacionada
como: cantidad mínima en stock, cantidad en stock, serie del producto, modelo,
marca y otros datos.

 INVENTARIOS INEXACTO

Debido a que los inventarios son manejados a través de hoja de cálculo Excel, el
encargado de ventas, así como el encargado de servicio técnico pueden cometer
errores al registrar la entrada y salida de los productos. A ello se suma el
problema de tener que realizar cierres temporales de la empresa por falta de
inventarios, lo cual ocasiona pérdidas en ventas para el negocio.

 FÁCIL VIOLACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROCESADA EN LOS SISTEMAS ACTUALES.

Este problema se causa al momento de ingreso o salida de los libros, los sistemas
actuales admiten que se presenten errores de digitación o registro al momento de
ingreso de libros ya existentes en empresa o al momento de realizar ventas, es
por esta razón que se hace necesario un sistema que incluya una menor actuación
de los responsables de ventas y de adquisiciones de productos.
 PÉRDIDAS DE PRODUCTOS.

Al no contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer al

instante el stock actual no se puede detectar las pérdidas a tiempo, solo al
momento de realizar el cierre de la empresa para hacer la revisión del inventario
se logra detectar estas pérdidas.
En cuanto a la facturación también existen algunos problemas que deben ser
solucionados, entre ellos están:

 PÉRDIDAS DE FACTURAS.

Al manejarse las facturas en archivos físicos, existe gran posibilidad de que las
facturas tanto de ventas como de compras se extravíen y de esta forma
provoquen alteraciones en la contabilidad de la librería.

 ALTERACIONES DE FACTURAS.

Al producirse la intervención de personal de la empresa en la emisión de facturas

por ventas puede ocurrir alteraciones en el registro de las ventas, así como
también errores involuntarios que ocasionen balances contables erróneos.

 Justificación:

 Es importante iniciar mencionando que la tecnología es innovadora y hasta el

momento ha sido utilizada por otra entidad de manera formal en nuestra
localidad. El uso de dicho sistema en distintos campos facilitando las
transacciones de datos. La razón del proyecto a desarrollar es contar con un
sistema que permita a la a la empresa manejar de mejor forma el control de
inventarios y facturación, será una solución tecnológica que permitirá el
control automatizado de la entrada y salida de productos. La finalidad de
modernizar la forma como se capturan las entradas y salidas de productos que
son los que permiten el funcionamiento de la empresa

 El Sistema que se desarrollara mejora el control administrativo de la empresa,

entrada de productos, las salidas, y otras documentaciones administrativas
que no se llevan de manera correcta.
 El sistema reducirá el tiempo de trabajo empleado en las diferentes
operaciones (tareas control administrativo) de la empresa F&J GLOBAL
TRADE S.R.L.
 El presente sistema dará a la empresa F&J GLOBAL TRADE S.R.L una
mayor competitividad en comparación de los demás empresas.
 Brindará en forma eficiente los reportes actualizados de carácter
administrativo, cuando se requieran.
 CONCLUSIONES

 Se espera satisfacer a la empresa con el software mejorando el control de ventas

y stock en la parte administrativa.
 Por esta razón se recolecto, clasifico e interpreto en diagramas de secuencia, las
actividades que normalmente realiza paso a paso el cajero de la empresa , con la
finalidad de mejorar la atención al cliente, ya sea en las facturaciones, reportes
tanto de ventas como de compras, y el manejo de documentación administrativa
para la empresa.

AGRADECIMIENTO

 Agradesco al Ing. Grober M. Fernández Jiménez por darme acceso a su empresa

y desarrollar un sistema de control de ventas y stock, mejorando el control de
sus bienes (productos) y incrementando las ventas.

BIBLIOGRAFIA

Páginas web
www.tuhostingperuano.com
UML WEB: http://www.uml.com
Libros
Romero Moreo, gesvin.UML con Rational Rose. Editorial Megabyte S.A.C.
2da Edicion. Abril