INFORMATIVO – PROJETO PM_DIGITAL Ano I - Número 07

Informativo do Projeto
PM_DIGITAL

JUN/2016
POLÍCIA MILITAR DE SANTA CATARINA

MODERNIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS DA PMSC

policiais militares para a obtenção e
A PMSC vem empreendendo
esforços para aperfeiçoar o registros de informações no seu dia-
desempenho de suas atribuições a-dia, compilando as informações
antes registradas em até 11
constitucionais, executando um
formulários de papel para um único
conjunto significativo de projetos de
aplicativo informatizado, tornando o
modernização. Nesse sentido, com a
processo mais ágil e menos
finalidade de sistematizar as suas
ações e programas, torna-se propenso a erros.
necessário o aperfeiçoamento
contínuo de seus processos, que Já os processos de suporte,
podem ser subdivididos em três Como principais projetos de relacionados às atividades meio, que
grandes grupos, processos modernização executados nos são necessários para que a PMSC
estratégicos, processos finalísticos e diferentes grupos de processos, organize suas atividades e, em
processos de suporte. destacamos: grande parte dos casos, cumpra a
legislação vigente, destacamos o
Para os processos estratégicos, as projeto PM_Digital, que tem o
Estes processos, por sua vez,
revisões do planejamento estratégico objetivo de mapear, aperfeiçoar,
relacionam-se entre si e possuem um
e o acompanhamento constante dos padronizar e automatizar os
objetivo comum, que é satisfazer e
entregar valor a todos os seus indicadores, por meio de ferramentas processos da organização, com o
stakeholders (partes interessadas). O de monitoramento (Business uso de ferramentas que possibilitem
Intelligence). Para maiores detalhes, a criação e tramitação dos
relacionamento entre os processos
acesse o plano estratégico. documentos em formato eletrônico.
da organização é evidenciado na
Similar aos processos finalísticos, a
cadeia de valor, que demonstra todos
os processos realizados para Para os processos finalísticos, regulamentação do uso dos
produzir um produto (bem ou serviço) relacionados ao exercício da polícia processos administrativos utiliza os
procedimentos administrativos
– do fornecedor ao cliente final. ostensiva e a preservação da ordem
pública, regulados, atualmente, pelos padrão (PAP), que dispõem das
procedimentos operacionais padrão diretrizes, regras gerais e
(POP), destacamos o projeto PMSC fundamentação legal para operação
Mobile, que automatiza a rotina dos de cada um dos processos.
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COMO ACESSO OS POPs E PAPs PUBLICADOS?

BIBLIOTECA PMSC

Está no ar a nova Biblioteca PMSC, portal que centraliza, em um único

local, todas as regulamentações e normatizações da PMSC – Leis,
Decretos, Instruções Normativas, Portarias, Atos Administrativos,
Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e Procedimentos
Administrativos Padrão (PAP).

Sendo assim, para verificar a existência de um POP ou um PAP referente a atividade e/ou processo a ser
executado, basta acessar a Biblioteca PMSC nos menus – Procedimento Operacional Padrão (POP), nos
casos relacionados a atividade operacional e Procedimento Administrativo Padrão (PAP), nos casos
relacionados a atividade administrativa.

BIBLIOTECA PMSC
Para acessar a Biblioteca PMSC a partir da intranet, acesse o menu “sistemas/apoio/Biblioteca PMSC”. O
procedimento é evidenciado na figura abaixo.

Como se pode observar, por meio da biblioteca é possível acessar os atos publicados pela PMSC, os
Boletins Eletrônicos da PMSC, as normas internas e externas, portarias e os procedimentos padrão tanto no
âmbito operacional (POP) quanto no âmbito Administrativo (PAP).
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AÇÕES EM ANDAMENTO
Comando-Geral
Boletim Eletrônico da Polícia Militar
Foi incorporada na Biblioteca da PMSC uma nova
ferramenta para elaboração dos atos administrativos da
PMSC. A ferramenta, exibida na figura abaixo,
possibilita a elaboração e numeração dos atos e
funciona de forma similar ao sistema de Portarias. Com
essa implantação, evitam-se as possibilidades de erros
de numeração, além de viabilizar a utilização do BEPM
por diversos setores internos simultaneamente.
CMDO-G
Distribuição de Atividades
Com objetivo de formalizar a distribuição de atividades
internas da Assessoria Jurídica, está em período de
implementação a planilha eletrônica que distribui as
demandas de acordo com a carga de trabalho da
equipe.
Estão sendo realizados testes de utilização da
ferramenta para que, então, seja publicado o PAP do
processo, definindo os critérios e as diretrizes que
norteiam a distribuição das atividades realizadas na
AJUR.
Parecer Jurídico
Em paralelo ao processo de Distribuição de Atividades,
estão sendo identificadas as melhorias para o processo
de Parecer Jurídico na AJUR.
Posteriormente, será elaborado o processo proposto, e,
então, o PAP do processo para normatizar as diretrizes
definidas. A expectativa é aumentar a padronização
das solicitações, garantindo o atendimento às
necessidades legais para andamento do processo.
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DP-1
Reserva Remunerada
O processo de Reserva Remunerada passou por um
novo ciclo de aperfeiçoamento. Com base nas
informações obtidas no monitoramento do processo, foi
identificada a possibilidade de implementação de novas
melhorias. Além disso, houve modificações na
legislação que foram incorporadas no processo.
Sendo assim, foi elaborado um novo fluxo com as
respectivas modificações necessárias. O Procedimento
Administrativo Padrão atualizado está disponível na
Biblioteca da Polícia Militar.
Agregações (Licença, Disposição,
Deserção, Eleitoral) e Reversão de
Agregação.
Os processos de Agregação e Reversão de Agregação
estão em uma etapa de nova avaliação, tendo em vista
que foram elaborados artefatos anteriormente. Porém,
em razão de algumas alterações internas, tais
processos estão em fase de validação.
Passam pela revisão os fluxos propostos e os PAPs
dos processos. O objetivo é adaptar os fluxos e
melhorias com a nova realidade identificada.
DP-2
Transferências
Foi iniciado também o trabalho de aperfeiçoamento do
processo de Transferências Individuais. O
levantamento inicial de informações foi concluído e as
possibilidades de melhorias levantadas.
Estão sendo realizadas reuniões para identificação do
cenário mais adequado para implementação.
Finalizada essa etapa, será elaborado o PAP do
processo.
Função de Comando
Além das transferências, o processo de nomeação e
exoneração de função de comando inicia-se com a
metodologia de aperfeiçoamento de processos. As
reuniões para obtenção de informações estão sendo
realizadas para que o trâmite do processo seja
posteriormente aperfeiçoado.
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AÇÕES EM ANDAMENTO
DP-6
Ressarcimento de Valores
Com objetivo de processar o ressarcimento de valores
pagos ou recebidos de forma incorreta, foi iniciado o
aperfeiçoamento do processo de Ressarcimento de
Valores na DP6/CVC.
Foram levantadas as informações dos trâmites
realizados, identificadas as melhorias viáveis e
elaborado o PAP do processo. Sendo um procedimento
de responsabilidade da Diretoria de Pessoal, o PAP
poderá ser amplamente utilizado para nortear as ações
necessárias nessa situação.
Licenciamento a Pedido
Foram iniciadas as reuniões de levantamento de
informações sobre o processo de Licenciamento a
Pedido. O trabalho será realizado com um esforço
conjunto da DP-6 e DP-1, tendo em vista que esses
setores são os mais impactados em decorrência desse
processo.
Compreender
processo AS-IS
DALF
Compra Direta
No curto prazo, o processo de compra direta consumirá
apenas uma via de empenho ao invés de três. Ainda
este ano, o processo passará a tramitar 100% em meio
digital e também contará com assinatura digital em lote,
o que proporcionará economia de papel e de tempo
com assinaturas.
Além disso, recentemente foram encaminhados para
publicação outros artefatos do processo. São eles: o
Procedimento Administrativo Padrão (PAP), o qual
possui informações sobre a etapa de abertura da
solicitação de compras e a posterior prestação de
contas através da Nota Fiscal; o Manual de
Preenchimento de Solicitação de Compra, o qual relata
detalhadamente o passo-a-passo para a elaboração da
solicitação de compra através do sistema Lotus Notes
ou através da Intranet; e o Manual de Itens e Subitens
Orçamentários por meio do qual se explica como
consultar as descrições e os códigos dos itens e dos
subitens orçamentários.

Conhecer valor e
Monitorar metas
avaliar
de melhoria
desempenho

Implantar Estabelecer visão

melhorias futura

Construir SHOULD- Analisar e propor

BE melhorias

Atividade de Ensino
A metodologia de aperfeiçoamento de processos foi
iniciada para atender as necessidades das atividades
de ensino, porém, tendo em vista possíveis alterações
de sistemas utilizados, as próximas etapas estão
aguardando a definição.
Compra por Licitação
Em 2015, o processo de compra por licitação foi
compreendido de ponta a ponta, no qual se incluíram
as fases: pré-certame, certame e pós-certame.
Atualmente, o processo está em fase de melhorias, o
que inclui um contato direto com os centros de
atribuições da DALF, como o CAD, para levantamento
e implementação de quick wins, que são melhorias de
curtíssimo prazo e com grande potencial de benefícios.
Identificaram-se, por exemplo, melhorias relacionadas
a gestão dos contratos, seja na obtenção de
informações quanto na elaboração de relatórios para
acompanhamento dos gestores.
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RESULTADOS PROJETO PM_DIGITAL

O projeto PM_Digital possui indicadores de desempenho que são monitorados periodicamente. Esse monitoramento de
resultados é importante para garantir que as ações realizadas estejam refletindo ganhos para a Polícia Militar. É a partir
dessa análise que se pode medir a efetividade das melhorias aplicadas ao longo do aperfeiçoamento dos processos.
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NOTA TÉCNICA NO. 03
Informações Gerais
1. Objetivo
O objetivo desta Nota Técnica consiste na
desobstrução da fila de trabalho do Sistema
de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e),
no âmbito da Polícia Militar de Santa
Catarina.
2. Aplicação
Esta Nota Técnica aplica-se aos setores
existentes no SGP-e da PMSC que possuam
processos oriundos da importação do
sistema SPP em suas respectivas filas de
trabalho.
Tendo em vista a migração dos processos
existentes no antigo sistema de protocolo
para o SGP-e, foi identificado que alguns
processos tramitados automaticamente
estão em aberto em alguns setores, mesmo
que já tenham sido finalizados.
Sendo assim, para esses casos de processos
antigos migrados e tramitados
automaticamente, serão aplicadas as
orientações a seguir.
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3. Notas
Sob recomendação da Secretaria do Estado Em suma, o usuário somente utilizar a
da Administração (SEA), aconselha-se que justificativa padrão para arquivar o processo
os usuários que estiverem lotados em se este for oriundo da importação dos dados
setores enquadrados na situação do sistema SPP e se o setor atual não possuir
apresentada anteriormente arquivem os as respetivas peças físicas.
procedimentos em aberto importados do
sistema antigo, utilizando a justificativa Os processos que se enquadrarem nos
padrão informada nesta Nota Técnica. requisitos apresentados devem,
obrigatoriamente, ter registrado no campo
A tramitação automática dos processos “motivo do arquivamento” a seguinte
ocorreu em 31 de agosto de 2010. Sendo justificativa: “Processo importado pelo
assim, o arquivamento poderá ser realizado sistema SPP e sem a versão física no setor de
nos processos importados do sistema SPP arquivamento”.
com data anterior à supramencionada.
Vale ressaltar que os processos descritos
devem ser arquivados utilizando a
justificativa padrão somente nos casos em
que não for possível encontrar as peças
físicas do processo no setor responsável. Se
for possível localizar o documento/processo
físico, deve-se seguir o trâmite comum para
arquivamento.