ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

EVIDENCIA REALIZADA POR LOS APRENDICES

SIGIFREDO ANTONIO TABARES CAMARGO

MICHAEL ALEXANDER VARGAS CERON
JUDITH TATIANA AREVALO PARRA

Propuesta “caso pio pio y más pio”

Ingeniero
LUIS CARLOS MEJIA PERAFAN
Instructor vocero

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)
Centro agropecuario Regional Cauca

Programa de formación en Gestión Logística Ficha

de caracterización No. (1565228)
Julio 9 de 2018
 INTRODUCCION

Debemos tener claro que en la logística debemos abordar temas que nos
conciernen a todos, en especial a toda la cadena de suministro, a todas las áreas
que componen la empresa diseñando estrategias que nos ayuden a tener más
claridad sobre los procesos de servicio y atención al cliente, basada en una sola
cosa: comunicación, hablar el mismo idioma y no enredarnos desde el rol que nos
toca en cada dependencia.

Trabajaremos en torno al tema del caso de la productora y comercializadora de pollo

pio pio y más pio, donde se analizan casos puntuales de falta de información,
políticas claras en los procesos, falta de compromiso de los mismos empleados
desde sus propias áreas de trabajo… y así daremos una propuesta clave y
determinar en qué eslabón de la cadena se producen malos procesos y atención al
cliente y brindar una solución que garantice el buen manejo de los procesos de
todas las áreas que apoyan la logística.

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EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

Resumen del caso caso un día en pio pio y más pio

El caso aborda la problemática del nivel de incumplimiento que se tiene en logística

y alcanza a percibir el cliente por la falta de coordinación en los procesos, por falta
de disciplina y prácticas que nos lleven a controlar el proceso de entregas, relata
cómo es un día normal y los errores generados por la falta de comunicación y de
planes de trabajo que den a todo el equipo una directriz, es por ello que los
colaboradores toman decisiones que generan inconvenientes mayores.

En la empresa se sabe cuáles son los clientes objetivo, sin embargo no es claro
para todos los colaboradores, ya que no se cumple con los requerimientos exigidos
para convertirnos en proveedores exclusivos, es por ello que la compañía ha
perdido grandes clientes por no llegar a tiempo y más grave aún no se han tomado
las medidas ni los correctivos ante este fracaso.
Para la propuesta debe:

 Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las

áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Diagnóstico de la problemática
 Personal no comprometido con la labores de la empresa.
 Falta de organización dentro de cada una de la áreas.
 Falta de comunicación entre los empleados y la áreas dispuestas para la
entregas.
 Falta de rutas para cada entrega, que no sea una sola ruta para todas las
entregas porque de esta manera se va a retrasar todos los pedidos.
 Falta de vehículos para cubrir otras rutas.
 Tener personal que no pueda adaptarse a las políticas de la empresa.

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 FALLAS EN LAS AREAS DE LA COMPAÑIA

ERIKA EL GRAN JEFE SANDRA

(ENCARGADA DEL (GERENTE) (ENCARGADA DE LA

DESPACHO DE PEDIDOS A
LOSSUPERMERCADOS)
Erika es una persona que
está muy comprometida con
la empresa, aunque no le
toque hacer otras cosas a su
área ella siempre está
mirando a ver que falta en
otras dependencias. Esta
sobrecargada de trabajo de un
día para otro. El transporte es
limitado esto genera atrasos,
mercancías no entregadas y
clientes molestos porque su
pedido no ha llegado.
Hay pérdida de clientes Despido
de personal Falta de capacitación
del personal para asumir nuevos
roles. Poco medio de transporte
en la compañía Se ve una gestión
regular de su parte en la cadena
de suministro de la empresa
Cierre de la compañía
DISTRIBUCION Y TRANSPORTE)
En la hora de picking hay que
revisar muy bien el pedido ya que
llegan donde el cliente trocados y
referencias que no son tiene
Cansancio físico y mental le toca
hacer las funciones de los otros
empleados al solucionar
problemas que están ocurriendo
en la empresa Trabaja con mucha
presión al tener que recordarle a
otros empleados sobre
documentos que deben estar
listos a la hora de despachar
mercancía.

PAULA ALEX

(ENCARGADA DEL SERVICIO AL CLIENTE) (ENCARGADO DE LAS VENTAS)

Reclamos de los supervisores por mandar pedidos
mezclados (casinos y supermercados) Espera
atrasada de los clientes enojados y ya no reciben
Entregas no enviadas por falta de transporte Los
auxiliares no les reciben el pedido por tanta
demora.
Se producen muchas devoluciones por los
clientes Hay pedidos incompletos Falta de
stock en el inventario Falta de diseño al
implementar las entregas en rutas
adecuadas Mucha producción pero poca
demanda

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Fallas en cada una de las áreas de la empresa

Producción: no tienen claro la cantidad de stock que deben mantener por producto
de acuerdo a la rotación que ellos tengan, además del inventario de más (inventario
de colchón) para suplir necesidades de los clientes cuando hay pedidos inesperados
que los clientes necesitan como por ejemplo eventos como en el caso del vendedor
estrella cuando se comprometió con un pedido que no entregaron por falta de stock.

Transportadores: no tienen rutas claras y establecidas para la entrega oportuna de

los pedidos a los clientes, además de que toman decisiones que pueden afectar el
buen nombre de la empresa sin previa autorización por parte del área administrativa.

ventas: decir que no hay un producto para la venta a un cliente es de mala

presentación, pero decir que hay y no cumplir con la entrega hace quedar mal a
toda una organización ya que él es el representante ante el cliente y deben cumplir
a como dé lugar el acuerdo pactado con el cliente.

Supervisores: no tienen metas establecidas ni propósitos para lo cual están

contratados se evidencia debido a la mala gestión realizada en el proceso de
producción.

Gerencia: no hay instrucciones claras por parte del líder principal de la empresa, no
clasifica bien sus funciones por lo que todo el mundo está haciendo caso a lo que
cualquier persona le dé instrucciones y por querer hacer todo no se hace nada.

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 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:

 La descripción de los procesos.

 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones.

La productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO existen una serie de errores
comunes, los cuales son causados inicialmente por falta de sentido de pertenencia
con la empresa y segundo escases de coordinación y buena comunicación. Falta

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de veracidad en el inventario se evidencia claramente que hay inconsistencia en el
inventario, no implementan un software que actualice automáticamente al ingresar
y despachar mercancía, ocasionando errores en los despachos e incumplimiento en
los mismos. Manejar un buen stock, no necesariamente tener cantidad y cantidad a
fin de que se pierda pero si un número significativo y variedad en productos para
poder cumplir a cabalidad con los pedidos extemporáneos que realizan los clientes
y si no hay la cantidad por lo menos contar con la variedad suficiente, lo importante
acá no es vender sino no perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de
despachar una ruta, lo ideal es que manejen la misma zona, al planificar los pedidos
del día tienen que tener en cuenta la hora en que se van a entregar (un carro no
puede estar en dos lugares al tiempo)
Siguientes soluciones que podrían ser útiles para el mejoramiento de todo el
proceso logístico de la comercializadora en cuestión.
 Analizar la oferta – demanda para determinar si la cantidad que están
vendiendo es más elevada que la que se produce.
 Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.
 Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a
cabalidad o si hay necesidad de requerir más empleados.
 Implementar un buen software de inventario que actualice
automáticamente cada vez que se ingresa y despacha mercancía.
 Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con
el fin de evitar incumplimientos.
 Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto
 Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos
empresariales, servicio al cliente.

 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

El uso de las tecnologías de la información y la comunicación TIC contribuye al

crecimiento económico para todos los procesos logísticos de las empresas y da
resultado de mejoras en la productividad de las empresas. Las TIC dan un fuerte
impulso para la adopción de nuevos métodos más eficientes de producción, debido
a lo anterior es de suma importancia que los programas relacionados con
Tecnologías de Información estén actualizados.

CADD (computer-aided design and drafting), que significan «bosquejo y diseño

asistido por computadora».

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Estas herramientas se pueden dividir básicamente en programas de dibujo 2D y de
modelado 3D. Las herramientas de dibujo en 2D se basan en entidades geométricas
vectoriales como puntos, líneas, arcos y polígonos, con las que se puede operar a
través de una interfaz gráfica. Los modeladores en 3D añaden superficies y sólidos.

SAP: "Systems, Applications, Products in Data Processing"

Cuando se habla de que SAP es un ERP, es porque partiendo de la definición de
ERP (Enterprise Resource Planning) que en castellano sería Sistema de
Planificación de Recursos Empresariales, SAP es sin lugar a dudas esto y mucho
más... al ser un sistema modular que combina muchísimas áreas de la organización
entre sí formando así un todo integrado que posibilita la comunicación e interacción
de los datos, procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información
útil para la toma de decisiones.
SAP es un sistema informático, sirve para brindar información. Se alimenta de los
datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargará
(de acuerdo a la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de
producir con esos datos información útil para la toma de decisiones y la exposición
de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores
interesados.
WMS
Un sistema de gestión de almacenes o WMS, es una parte clave de la cadena de
suministro y apunta principalmente a controlar el movimiento y almacenamiento de
materiales dentro de un almacén y el proceso de las transacciones asociadas,
incluyendo el envío, recepción, entrada en stock y picking. Los sistemas
también generan acciones sobre la base de optimizar la entrada en stock en tiempo
real de la información sobre el estado de la utilización de bin.
GPS.GOV
El Sistema de Posicionamiento Global (GPS) es un sistema de radionavegación de
los Estados Unidos de América, basado en el espacio, que proporciona servicios
fiables de posicionamiento, navegación, y cronometría gratuita e
ininterrumpidamente a usuarios civiles en todo el mundo. A todo el que cuente con
un receptor del GPS, el sistema le proporcionará su localización y la hora exacta en
cualesquiera condiciones atmosféricas, de día o de noche, en cualquier lugar del
mundo y sin límite al número de usuarios simultáneos

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Realización de la propuesta
Se debe tener en cuenta a la hora de realizar los pedidos:
 Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información
acerca de un producto que necesita el cliente y es entregada por el asesor o
vendedor.
 Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la
empresa se debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la
información y condiciones del pedido, se consultara la existencia en inventario
teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar si se puede responder
con el pedido y quedará como pedido pendiente.
 Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique
con varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido,
además el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en
tiempo real.
 Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar,
determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para
después facturar y al instante actualizar la base de datos.
 Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido,
se debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe
a bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo a alistamiento.
 Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y
revisados. Se organizaran las facturas, se coordinara el transporte, cargar los
pedidos, El pedido es despachado y entregado al cliente, el cliente firmara la factura
dejando anotado si hubo alguna novedad en el recibo del pedido.
 Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio
del producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago.
Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.
 Cobro. Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.

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 CONCLUSION
Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la
empresa, es fundamental en el caso pio pio y más pio pudimos analizar que la falta
de comunicación es una gran causante de desorganización entre las áreas, sé debe
dar solución a los problemas en forma cooperativa y no individual proponiendo por
las redes en forma descentralizada. Y dando prioridad a cada una de las soluciones
la empresa puede volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de
personal porque este motivo atrasaría aún más los procesos. Se puede concientizar
al personal que de nuestros clientes depende el buen funcionamiento de la
empresa. Además las capacitaciones constantes hacen de nuestros colaboradores
más eficientes en su labor.
Es por eso necesario que la empresa trabaje en la implementación de tácticas de
mejoramiento en relación a los procedimientos que se llevan a cabo desde que se
realiza la visita al cliente hasta la entrega del producto final, debido a que si todos
no manejan el mismo idioma ni se trabajan articulados no habrán resultados
positivos y por lo consiguiente las ventas disminuyen y conlleva esta situación al
recorte de personal.

Fuentes de consulta:
Material de formación SENA: Procesos y sistemas de información
Material Complementario SENA: Métodos y técnicas de programación
Guía para una participación exitosa en un grupo de trabajo.
Blog logística de la Universidad Icesi:
http://www.icesi.edu.co/blogs/casoundiaenlogistica/