CONSORCIO MUELLES DEL META

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Manual de procedimientos, Actitudes y Desarrollos tendientes a obtener una

GESTION CON CALIDAD TOTAL.

VISION

El éxito o fracaso de una empresa en su gestión con calidad, depende de la

actitud, sentido de pertenencia y grado de compromiso de las personas que la
conforman.

Una actitud propositiva generará siempre realizaciones benéficas y

constructivas en el desarrollo de las actividades de la empresa.

En contraste, una actitud personalista o con afectaciones negativas, cierra el

paso a la creatividad y desarrollo armónico empresarial.

Es común oír a profesionales muy respetables frases como ésta “Yo me ocupo
solo de la parte técnica que representa el 90 ò 95% de la actividad
empresarial”. Esta `posición puede ser en parte aceptable pero solo en teoría;
pues este porcentaje podría voltearse en la realidad, en contra de los intereses
de la empresa, si se sucediere un accidente de trabajo por ejemplo, al no
aplicar normas de Seguridad Industrial o de Salud Ocupacional.

Debemos aplicar en estos casos, la máxima: “Solo alcanza la grandeza, quien

cuida los pequeños detalles”.

MISION CONSORCIO MUELLES DEL META.

Fue creada en Febrero 17 del 2006, con el fin de complementar capacidades

técnicas, operativas, administrativas y financieras de las empresas que lo
constituyen: Ciarquelet Ltda., Codinte Ltda., Vías y Ambientes Ltda., para la
presentación de propuestas, adjudicación, celebración y ejecución de
contratos dentro de la licitación pública No. SMF-179-2005, cuyo objeto es el
estudio, diseño y construcción del muelle en Cabuyaro, río Meta, resultando
favorecido con el contrato Nº 1193 del 2006.

Posteriormente, en vista de la gestión favorable en Cabuyaro nos adjudicaron

el contrato 1194 – 2006 cuyo objeto es el estudio, diseño y construcción del
muelle en Puerto Carreño (Vichada), Para facilitar la navegabilidad de los ríos
Meta y Orinoco.

PROYECCION:

Nuestra meta inmediata se centra en la terminación de las obras

encomendadas por INVIAS, contenidas en los contratos 1193 y 1194 del 2.006
y a mediano plazo conseguir la calificación ISO 2001, primero al CONSORCIO

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MUELLES DEL META y luego a cada una de las Empresas Consorciales. Para
obtener este fin, estamos aplicando el conjunto de normas aplicables a los
procedimientos rutinarios de las empresas, tendientes a realizar gestiones con
Calidad Total.

Los objetivos principales de la norma, son:

a) Desarrollar un conjunto simplificado de normas,

Aplicables al Consorcio, que sean de fácil diligenciamiento por parte de
cualquier funcionario de la Organización.

b) Que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean más

adecuados a los resultados deseados de las actividades y procesos de la
empresa.

ORDENAMIENTO EN LOS PROCESOS CON CALIDAD

VINCULACION DE PERSONAL Y ADMINISTRACION DEL

RECURSO HUMANO

Convocatoria: Preferiblemente en medios escritos de circulación certificada,

donde se detalle claramente: actitud, aptitudes, conocimientos mínimos
requeridos, disponibilidad en tiempo y espacio y disposición para el cargo al
cual se convoca.

Selección: Estudio juicioso de las hojas de vida, haciendo énfasis en:

a)- Conocimientos, experiencias y actitudes requeridos para el cargo

específico.

b)-Verificación telefónica directa con el Departamento de Personal de

la empresa donde laboró anteriormente el solicitante del empleo,
obteniendo información confidencial sobre comportamiento,
desempeño y actitudes ó vicios nocivos que puedan afectar el
desarrollo social de la Empresa.

Enganche: a): Entrevista con el psicólogo de la empresa (de planta o

contratado para estos fines ), quien elaborará un informe dirigido al
administrador o jefe que requirió la persona entrevistada, donde manifieste su
punto de vista profesional sobre la conveniencia ó inconveniencia de su
enganche.

Entrevista con el funcionario que requirió el empleado, quien comprobará los

conocimientos reales que posee el entrevistado y decidirá, después de la

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entrevista y de analizar el informe del psicólogo, la aceptación ó rechazo a su
vinculación.

Aceptada la vinculación por el funcionario, se procede de acuerdo a la

información que este último suministre a la oficina de Relaciones Industriales
por escrito, indicando:

a)- Nombre del cargo

b) Especificaciones del mismo

c) Ubicación dentro de la escala salarial

d)- Tiempo requerido del cargo.

Y se procederá de acuerdo con esta información a la elaboración del respectivo

Contrato de trabajo, que de acuerdo a las necesidades del Consorcio, podrá
ser:

a)- A término indefinido

b) A término fijo de un año

c) A término fijo inferior de un año.

Inducción: Deberá realizarse en dos etapas:

Primera: Por cuenta del Ingeniero ó jefe de la sección, donde le explique en

forma general, qué espera del trabajador, en términos de rendimiento y
resultados

Segunda: Por cuenta del jefe de la sección ó departamento donde se

desempeñará trabajador, quien lo orientará específicamente en las funciones
que deberá cumplir, la maquinaria y herramienta a usar en los procesos y le
asignará el sitio exacto donde laborará, no sin antes haberle solicitado al
Departamento de Personal, la entrega de los elementos de protección personal
y de Seguridad Industrial.

Capacitación: Es una obligación iniciar una capacitación programada por la

Empresa, con el fin de mejorar los procesos aplicando tecnología de avanzada.
Esta complementación de los conocimientos ya adquiridos por experiencias
anteriores y en la inducción que recibe de la Empresa, podrá ser recibida en el
Sena y será aplicada en las prácticas en la Empresa y trasmitida a los demás
compañeros de trabajo por intermedio del Supervisor de obra ó Ingeniero
Residente.

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Período de Prueba: Para los contratos a término fijo es de máximo el 20% de
la duración total del contrato; y para los contratos término indefinido, será de
60 días.

SEGURIDAD INDUSTRIAL: La capacitación en esta importante área, también

debe iniciarse desde un comienzo, simultáneamente con la capacitación laboral
y aplicar estrictamente sus normas, bajo la supervisión y apoyo constante del
Supervisor de obra, el Contratista de obra y el Ingeniero Residente.

Las normas más importantes, por tratarse de que protegen la integridad

personal, son:

Uso de elementos de seguridad personal:

a) – Uniformes: vestido de trabajo adecuado y un par de

botas acordes al tipo de riesgo calificado en el trabajo.

b) - Guantes adecuados al tipo de trabajo.

c) - Gafas o careta se seguridad, según las necesidades

específicas del trabajo.

d) - Arnés de seguridad, si va a laborar en zonas riesgosas

por su altura sobre el nivel del suelo o por su ubicación
sobre zonas fluviales o marítimas.

e) - Chaleco flotante en caso de laborar sobre las mismas

zonas relacionadas anteriormente.

f) - Casco de seguridad, para todos los casos y sitios de

trabajo, tratándose de nuestra actividad de construcción.

Capacitación en el uso de los extintores:

a) Extintor de agua, para apagar incendios de maderas,

cartones, plásticos, etc.

b) Extintor de polvo químico, ó multipropósito especial para

extinguir incendios producidos en los mismos materiales
relacionados anteriormente, pero con más intensidad.

c) Extintor de gas CO2, para eliminar incendios en

maquinaria y equipos delicados.

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La capacitación en este último aspecto, deberá recibirse por intermedio del

Cuerpo de Bomberos de cada ciudad

Los extintores deberán recargarse cada 12 meses, de acuerdo al vencimiento

que viene anotado en cada uno de ellos.

ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS: El Salario Mínimo Legal, hasta el 31 de

Diciembre del 2.008, fue decretado en la suma de $ 461.500.

Este salario lo devenga quien labora todos los días hábiles del mes en jornada
ordinaria, con descanso en domingos y Festivos.

Si las jornadas laborales se realizan en horario nocturno, tendrá derecho a un

recargo del 35% adicional, a partir de las 10 p.m...

Por laborar el día domingo, teniendo un descanso compensatorio en cualquier

día de la semana, tendrá derecho a una compensación adicional del .75% del
salario de ese domingo laborado.

Cuando el trabajador labora ocasionalmente un día festivo, diferente al

domingo, debe remunerársele ese día con un 1,75% adicional del salario de un
día.

Por trabajo suplementario, después de las 8 horas de la jornada ordinaria, debe

pagarse tiempo extra en la siguiente proporción:

Por horas extras trabajadas dentro del horario de 6 a.m. a 10 p.m., se

remuneran al 125% adicional cada hora.

Las horas extras trabajadas de 10 p.m. a 6 a.m., se remuneran al 175%

adicional cada hora laborada.

Para liquidación de nóminas, debemos establecer el valor de cada hora de

salario, así:

Valor Salario básico mensual $ 461.500 dividido por 240 horas básicas
mensuales =………………………………$ 1.922.91 c/hora ordinaria.

Vr. Hora ordinaria (100) x 35% =………. $ 673.02 “ “recargo noc.

Vr. “ “ x 1.25 =………. $ 2.403.64 “ extra diurna.

Vr. “ “ x 1.75 =………. $ 3.365.09 “ “ nocturna

Vr. “ “ x .75 =………. $ 1.442.18 “ dominical con

descanso compensatorio.

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HORARIO DE TRABAJO Y LIQUIDACION TIEMPOS

MES___________AÑO_______

DIA HORARIO HORA REC.N FESTIVO FESTIVO EXTRAS EXTRAS

TRABAJADO S AL OC S S
100% 35% .075% 1.75% 125% 175%
Lun/01 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
mar-02 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Mie/03 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Jue/04 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Vie/05 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Sab/06 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Dom/07 6.00 a.m. - 2.00 8 8
p.m.
Lun/08 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
mar-09 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Mie/10 6.00 a.m. - 2.00 8
p.m.
Jue/11 6.00 a.m. - 6.00 8 4
p.m.
Vie/12 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m.
Sab/13 DESCANSO 8
Dom/14 6.00 a.m. - 6.00 8 8 4
p.m.
Lun/15 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m.
mar-16 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m.
Mie/17 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m
Jue/18 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m
Vie/19 DESCANSO 8
Sab/20 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m.
Dom/21 6.00 p.m. - 6.00 8 4 8 4

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a.m.
Lun/22 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m
mar-23 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m
Mie/24 DESCANSO 8
Jue/25 PERMISO NO 0
REMUN.
Vie/26 6.00 a.m. - 6.00 8 4
p.m.
Sab/27 6.00 a.m. - 6.00 8 4
p.m
Dom/28 6.00 a.m. - 6.00 8 8 4
p.m
Lun/29 6.00 a.m. - 6.00 8 4
p.m.
mar-30 6.00 p.m. - 6.00 8 4 4
a.m.
TOTALES 232 40 24 8 24 40

El trabajador enganchado al Consorcio, deberá firmar el módulo:

“Entrega de Elementos de Seguridad Industrial”, donde se detallan los

elementos recibidos por el trabajador y manifiesta que conoce el uso y la
función de cada uno de ellos y se compromete a usarlos correctamente.

Salud Ocupacional: Comienza desde el ingreso del trabajador, con un

examen médico general practicado por el médico del Consorcio (en propiedad
ó adscrito), en donde se registren las enfermedades pre-existentes y/o
tratamientos recomendados antes de iniciar labores.

Durante toda la vida laboral del Empresa, se deberán procurar ambientes

sanos en los sitios de trabajo, aplicando normas ambientales recopiladas en el
PLAN AMBIENTAL elaborado para su aplicación exclusiva por el Consorcio,
de acuerdo a estudios específicos en los sitios donde se están construyendo
los muelles (Cabuyaro Río Meta ) y Puerto Carreño, Río Orinoco), por expertos
ambientalistas; plan aprobado por Interventoría y por el Instituto Nacional
de Vías –Invías, el cual se considera involucrado en su totalidad al presente
Manual de Calidad.

Los principales procesos de que trata el Plan Ambiental, que hacen parte
importante de la Salud Ocupacional, son los siguientes:

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Disposición de Residuos Sólidos: Estos deben clasificarse, en su disposición
final, en tres grupos, para lo cual se debe disponer de igual número de
recipientes debidamente identificados con avisos grandes y legibles:

a)- Reciclables: Madera, Vidrio, Papel, Cartón, metales, Plásticos, etc.

b)- No reciclables: Papeles sucios, toallas higiénicas, fibras sintéticas,

etc...

c)- Residuos Orgánicos: sobrados de comida, desechos vegetales, etc.

Disposición de escombros Son el resultado de demoliciones. Reparaciones.

etc., éstos tendrán su disposición final, en sitios autorizados previamente por
las Autoridades Ambientales de cada municipio.

SEGURIDAD SOCIAL: A partir del primer día de trabajo, todos los

trabajadores deberán ser afiliados por el Consorcio a:

a)- Empresa Promotora de Salud “EPS”, donde se aplicará el Plan Obligatorio

de Salud “POS”. Esta será de libre escogencia por parte del trabajador. Su
aporte corresponde al 12,5% del salario básico.

b)- Fondo Administrador de Pensiones y Cesantías: también de libre

escogencia por parte del trabajador y su aparte (hasta Diciembre 31 del 2008,
corresponde al 16% del salario básico,

c)- Administradora de Riesgos Profesionales “ARP” y su aporte varía según

el tipo de riesgo que presente la actividad asegurada. En el caso de Consorcio
Mulles del Meta, que se dedica a construcción, el grado de riesgo es el quinto,
y aporta un 6,96% sobre el salario básico.

La empresa tiene el derecho de descontar a cada trabajador, el 4% de salud y

el 4% de Pensión, quedando a cargo de la empresa el 8.5% en salud y el 12%
en Pensión.

APORTES PARAFISCALES: Mensualmente, incluyendo los pagos de

Seguridad Social, se deben liquidar en la Planilla Integrada de liquidación de
apartes, los aportes correspondientes a:

Caja de Compensación Familiar:

4% sobre la nómina básica del mes.

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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar:

3% sobre la misma nómina, y

Servicio Nacional de Aprendizaje “Sena”:

2% sobre la misma base.

Estos valores son a cargo de la Empresa en un 100%.

PRESTACIONES SOCIALES

A)- Cesantía: Corresponde a un Salario Promedio Mensual por cada año ó

fracción de servicios y deberá liquidarse al finalizar el Contrato de Trabajo ó
antes si va a invertirse en:

a)-Educación Superior

b)- Construcción ó compra de vivienda.

c)- Liberación de gravámenes sobre la vivienda.

Tolo lo anterior, debidamente comprobado con documentación que debe

archivarse en la Hoja de Vida del trabajador.

La fórmula para liquidar la Cesantía es la siguiente:

Salario promedio mensual X días trabajados

360

Nota: el promedio del salario está compuesto por: Salario básico, horas extras,
recargos por trabajo nocturno, remuneración por Dominicales y Festivos
trabajados, Viáticos en lo relativo a Manutención, bonificaciones periódicas y
Comisiones sobre ventas.

Vacaciones: Corresponden a 15 días hábiles de disfrute en tiempo por cada

año laborado, liquidando estos días a salario básico como un anticipo del
salario. La fórmula para liquidar vacaciones es la siguiente:

Salario básico mensual x días de Vacaciones

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360 x 2

Prima Semestral de Servicios: Corresponde a 15 días de Salario Promedio

por Cada seis (6) meses de servicios (la misma proporción de la Cesantía). Se
debe pagar en los meses de Junio (hasta el día 20) y Diciembre (hasta el día
20). Para el efecto debe elaborarse una nómina general relacionando todo el
personal vigente en esos días y liquidar Prima completa si laboró los seis (6) ó
proporcional a los días laborados, quedando la fórmula de liquidación así:

Salario promedio mensual X días trabajados del semestre

180

Intereses de la Cesantía: Corresponde al 12% del monto de las cesantías sin

cancelar al corte de 31 de Diciembre de cada año, ó al 1% del monto de la
cesantía pendiente al retiro de la Empresa. La fórmula para liquidarlos es la
siguiente:

a)- Intereses liquidados anualmente, consolidados a Dic.31y pagaderos

hasta el 15 de Febrero del año siguiente:

Cesantía consolidada a Dic.31 x 12%

b)- Intereses liquidados al retiro del trabajador, en cualquier época del año:

Cesantías acumuladas hasta fecha retiro X 12% X días año hasta retiro

360

Control de materiales: Este módulo debe ser diligenciado por el almacenista,

registrando:

Fecha de entrada al almacén.

Tipo de material.

Unidad aplicable al material.

Cantidad.

Nombre del proveedor, identificación, teléfono, dirección, etc.

Reporte de derrames de sustancias químicas o tóxicas (aceites,

combustibles, etc.). Este modulo será diligenciado por la persona que delegue

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el Ingeniero Residente, quien lo analizará y determinará las medidas a tomar
para evitar que estos hechos se repitan.

BRIGADA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL:

Debe confirmarse con personal tanto del consorcio como del contratista de
obra, personas con voluntad de servicio, que tengan disponibilidad en el
momento de una emergencia, prestando primeros auxilios, colaborando en
evacuaciones, que se instruya en sus ratos libres leyendo el MANUAL DE
PRIMEROS AUXILIOS.

Debe instalarse cerca del sitio de operación, un botiquín de primeros auxilios

que contenga al menos:

a. Agua oxigenada
b. Isodine espuma
c. Isodine solución
d. Gasa estéril
e. Esparadrapos
f. Alcohol antiséptico
g. Pastas analgésicas
h. Agujas quirúrgicas
i. Guantes quirúrgicos, etc.

Además, para trabajo en los muelles, debe existir una camilla para transporte
de personal accidentado, y un número suficiente de chalecos flotadores.

Modulo – 013 “registro de informe de inspección de factores de riesgo”.

Este formato preferiblemente debe ser diligenciado por el ingeniero residente o

por la persona que él designe, este informe no reemplaza al que debe elaborar
el ingeniero interventor y su resultado deberá ser conocido y comentado por los
dos profesionales, quienes recomendaran las acciones a seguir.

Modulo Fr. – 010 “control de quejas y reclamos”.

Este formato será diligenciado por el funcionario autorizado por el Ingeniero

Residente. Si el reclamo o la información solicitada son atribuibles a un daño o
afectación a personas por ruidos, contaminación sónica o ambiental, deberá
informar de inmediato al Ingeniero Residente para tome las medidas
correctivas en el menor tiempo posible. Si la información es solicitada por una
institución gubernamental o privada y se deban suministrar datos técnicos o se
trate de una información confidencial, debe atenderla directamente el Ingeniero
Residente.

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PLAN AMBIENTAL

Plan ambiental elaborado por Ingenieros Ambientalistas, aprobado por

Interventoría é Invías, trata en general de la aplicación del Sistema de Gestión
con Calidad y en particular de tópicos como el cuidado ambiental en los
trabajos de campo, rehabilitando la capa y el manto vegetal afectado por las
obras, sembrando especies nativas y pastos similares a los destruidos y
recuperando el paisajismo

GERARQUIZACION DE RESPONSABILIDADES

CONSORCIO MUELLES DEL META – ORGANIGRAMA

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Perfil de los funcionarios según su grado de responsabilidad

Representante legal: Es el responsable ante las autoridades y ante el

contratante de las obras y los socios consorciales. A él deberán reportar los
demás funcionarios ubicados en el grado dos del organigrama.

Gerente administrativo: Responde por la administración general del consorcio

en lo que atañe a sistemas de control administrativo, financiero y de personal. A
él reportan directamente los funcionarios ubicados de tercer nivel hacia abajo
del organigrama y coordina su labor administrativa con el Representante
Legal, el Director técnico, el jefe del Departamento Jurídico y los Ingenieros
residentes.
Recibe y tramita de acuerdo a prioridades, solicitudes de compra de materiales
para las obras y de papelería para oficina.

Resuelve reclamos de personal y tramita órdenes de enganche, o despido ante

el abogado del consorcio, estableciendo el monto de los salarios u honorarios a
cancelar. Firma los contratos de enganche y órdenes de despido.

Realiza las demás funciones inherentes a su cargo y las que le asigne el

representante legal.

Director técnico de obras: Se trata de un profesional de la Ingeniería civil

altamente calificado y con conocimiento suficiente para dirigir las obras que se
encuentran en funcionamiento, en cuanto a la parte técnica se refiere.

De común acuerdo con el gerente administrativo y el representante legal,

resuelve situaciones técnicas y financieras, autorizando según prioridades la
adquisición de materiales y maquinarias para las obras.

Ingeniero Residente de obra: Profesional de la Ingeniería civil, con

calificación ISO 9001 para el desempeño de su profesión; debe “caberle en su
cabeza” la obra que está dirigiendo y tener la capacidad suficiente para
resolver los problemas técnicos, administrativos y ambientales que se
presenten.

Contador: Profesional matriculado en Asociación de Contadores Públicos de

Colombia, con una experiencia muy solvente en los temas financieros,
administrativos y fiscales.

Debe responder ante sus superiores jerárquicos por las relaciones de la

empresa con la DIAN, elaborar los balances financieros y demás informaciones
que sean de su incumbencia.

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Jefe departamento legal: profesional del derecho, con amplia experiencia en

administración de recursos humanos, contratación de personal y dominio en
derecho laboral, administrativo, civil y fiscal; asesora en el campo legal al
Consorcio, tanto en la Administración Central como en cada una de las obras
en proceso.

Auditor del sistema de calidad: persona con suficientes conocimientos en

administración, contabilidad, y procesos fiscales de personal. Debe supervisar
tanto en las obras como en las oficinas la aplicación del sistema de calidad, e
informar a la administración central y a los Ingenieros Residentes de cada obra
las anomalías en el funcionamiento general de las mismas.

Los empleados dependientes considerados como auxiliares de funcionarios,

tales como Secretarias y servicios generales, ya fueron clasificados por sus
respectivos jefes y por este motivo no entramos a definir sus perfiles , pero
adjuntos al presente manual, están relacionadas las funciones de cada uno de
estos cargos, así como los procedimientos a desarrollar en el desempeño de
sus funciones.

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: ALMACENISTA DE OBRA.

VISION: Es un cargo de manejo de confianza y responsabilidad. Manejo de

bienes y documentos confidenciales de propiedades de la empresa que debe
realizar con pulcritud. Confianza que la empresa confía en usted y debe
retribuir con un desempeño eficiente. Responsabilidad que deberá asumir con
el manejo de equipo, herramienta y materiales bajo su ciudad, respondiendo
por pérdida, daño o mal uso de los mismos.

MISION: Apoyo a la parte técnica “ingeniero residente” en todo lo que este a su

alcance, para que este pueda desarrollar sus objetivos.
Promover ambientes de camaradería y respeto entre trabajadores y
funcionarios, teniendo fuentes de comprensión y aceptación de órdenes de
parte de ingeniero residente, quien es el director y responsable directo de la
obra.

Su actitud deberá ser siempre ejemplar, de tal manera que se convierta en un

líder natural dentro de la empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

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I. RECIBO DE MATERIALES DE PLAYA (de relleno, arena, gravas, etc.)

a. Conocer, antes del vaciado de materiales, la capacidad de los

vehículos transportadores (cubicando).
b. Solicitar al conductor del vehículo, la remisión del material,
confrontando la cantidad remicionada con el dato que usted obtuvo al
cubicar el vehículo.
c. Indicar al conductor el sitio exacto de ubicación del material.
d. Dar entrada de este material al kardex indicando el nombre del
proveedor del mismo y la placa del vehículo transportador.

Nota 1: las entradas del material deben registrarse en forma individual por
proveedor y por vehículo.

Nota 2: L a información diaria por cada tipo de material ingresado debe

suministrarla al ingeniero residente por escrito.

II. RECIBO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSUMO (Clavos,

alambres, mangueras, tuberías, etc.)

a. Exigir factura original de venta que contenga:

• Nombre del vendedor con numero de cedula o Nit, dirección y

teléfono.
• Autorización de factura, expedida por la DIAN.

b. Solicitar al proveedor el RUT, expedido por la DIAN.

c. Verificar con exactitud el contenido de la mercancía, así como la calidad
de la misma.
d. disponer del material de acuerdo a necesidades y exigencias de la obra.
e. registrar en el kardex la entrada del material.
f. Anotar en el mismo las salidas autorizadas y sacar el saldo.

Nota: No se podrán solicitar materiales de obra ni de escritorio si no están

previamente autorizadas por el ingeniero residente.

III. RECIBO Y REGISTRO DE HERRAMIENTAS.

a. Verificar previamente al recibo la orden de compra correspondiente

firmada en el ingeniero residente.
b. Exigir la factura con los mismos requisitos relacionados en las
facturas de materiales de consumo.
c. Verificar la calidad de la herramienta recibida.
d. Disponer de ella de acuerdo a necesidades y exigencias de la obra.
e. Darle entrada en el kardex.

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PRESTAMOS DE HERRAMIENTA

Deberá abrir un libro que contenga los siguientes datos:

a. Fecha de préstamos.
b. Nombre de la herramienta prestada.
c. Nombre de la persona que toma el préstamo.
d. Firma de la misma persona.

Nota: la herramienta o equipo que se entrega en préstamo, deberá ser

ensayada en presencia de la persona que recibe. El mismo proceso deberá
realizarse en el momento de la devolución.
Si se presenta algún daño en los elementos prestados deberá comunicarse de
inmediato a Ingeniero residente para que determine responsabilidades.

IV. INFORME MENSUAL DE MOVIMIENTOS DE:

a. Material de playa.
b. Materiales de consumo
c. Herramientas y equipos.

Este informe deberá dirigirse al Ingeniero residente en los primeros 5

días del mes siguiente y deberá contener:

a. Nombre del mes al que corresponde.

b. Unidades entradas y valor.
c. Unidades consumidas y valor.
d. Saldo que debe al final del mes.

CONSIDERACIONES DE FORZOSO CUMPLIMIENTO

El funcionario almacenista no podrá delegar en ninguna otra persona la

responsabilidad del manejo de el almacén y por lo tanto deberá permanece en
su sitio de trabajo. Solo en casos urgentes podrá ausentarse temporalmente
con la autorización del Ingeniero residente, quien tomara en ese momento la
responsabilidad de ese cargo.

Nota: el presente manual de funciones es de forzoso cumplimiento y se

incorpora en un todo al contrato individual de trabajo.

Manual de funciones de Auxiliar Administrativa: Se adjunta al final.

Manual de funciones de Auxiliar de Ingeniería: Se adjunta al final

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COMUNICACIÓN Y CORRESPONDENCIA:

Como una herramienta para la información y difusión de conocimientos y

experiencias y valoración permanente de los procesos técnicos y
administrativos, en diferentes medios:

 Papel
 Disco magnético
 Fotografía y
 Muestra patrón

En cabeza de la AUXILIAR ADMINISTRATIVA reposa la responsabilidad de su

elaboración, recepción, embalaje, difusión y archivo.

En su Manual de funciones, que se adjunta, se trata de los procesos propios a

su cargo.

Se adjunta también el formato “Registro de Correspondencia Recibida”, que

debe diligencias la misma funcionaria.

RECOMENDACIONES TECNICAS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS:

Tanto los documentos escritos en papel, como los grabados en cintas

magnéticas discos cds, deben archivarse en sitios apartados de baños,
ventanas y otras partes húmedas.

Los archivos de planos, en su respectiva “planoteca”, debidamente

preservados de la humedad, las copias heliográficas protegidas de la luz y la
humedad.

Cuando el archivo se empaque en cajas especiales, éstas deberán

identificarse:

a)- lapso de tiempo que abarca la documentación que ellas

contienen (.ejemplo: Abril 7 a 28/2008)

b)- Clase de documentos archivados. (Ejemplo: nóminas del año

2007.).

Debe elaborarse un listado de los documentos que contienen las cajas

archivadas, en forma clara y de fácil ubicación de cualquier documento
requerido. Este listado debe permanecer siempre en poder de la Auxiliar
Administrativa.

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RELACION DE MODULOS QUE SE APLICARAN EN LAS DIFERENTES

DEPENDENCIAS DEL CONSORCIO Y EXPLICACION DE
DILIGENCIAMIENTO Y UTILIDAD DE LOS MISMOS.

INGENIERO RESIDENTE, INGENIERO AUXILIAR, ALMACENISTA O

PERSONA DELEGADA

l- Control de derrames de sustancias químicas, aceites y

combustibles.
2- Residuos sólidos.

3- Control de escombros.

4- Registro de informe de inspección de factores de riesgo.

5- Registro de incumplimiento de normas y procedimientos

De Salud ocupacional.

6- Registro de informe de Incidentes de Trabajo y Atención

en Primeros Auxilios.

7- Entrega de elementos de Protección Personal.

8- Informe diario de Almacén.

9- Control de lluvias y afectación de obras o procesos.

10- Control de Ingresos y Salidas de personal (temporales).

11- Informe Diario de Obra.

12- Inspección y ensayo (Verificación de procesos).

13- Control de cilindros de concreto.

14- Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas-

Dpto. Técnico

15- Registro de No Conformidades y su explicación.

16- Control de Quejas y Reclamos.

17- Control de Afiliaciones a Seguridad Social

18- Reporte de Entrada y Salida de Equipos y Herramientas.

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19- Informe diario de Almacén.

Bogotá D.C. junio del 2008.

GUSTAVO MEJÍA ZULUAGA.

Asesor administrativo.

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