¿Qué características debe de tener un organizador de eventos?

La organización de eventos no es cualquier cosa, detrás del evento perfecto se encuentran infinitas
horas de trabajo y de dedicación. Todo el mundo desea crear el evento perfecto pero no todo el mundo
es capaz de conseguirlo. Para organizar eventos una persona debe poseer una serie de aptitudes y
cualidades que no todo el mundo tiene la suerte de tener.

Lo primero que debe tener en cuenta un buen organizador de eventos, a parte de sus propias
habilidades, son los factores externos. Esto quiere decir, que debemos estar muy atentos a la
tipología del evento que vamos a organizar, la cantidad de invitados, la época del año, la temática,
el tiempo del que se dispone, etc. a partir de ese momento, cuando ya tenemos los factores externos
bien delineados, es cuando deben intervenir las cualidades de un buen organizador de eventos.

¡Conoce las cualidades de un organizador de eventos!

Lo más importante es poseer una gran imaginación y creatividad, con el fin de que cada evento sea
nuevo y único. Un buen organizador debe ser ingenioso, una cualidad que viene bien ante cualquier
tipo de problema que nos podamos encontrar en el proceso de creación del evento. Sin embargo, la
creatividad siempre está limitada a los deseos de la persona que encarga el evento; un organizador
también debe ser paciente y flexible, para adaptarse de la mejor manera posible a los requisitos de la
persona que lo contrate. También es muy importante que sepa trabajar en equipo, ya que seguramente
tendrá a más personas organizando como él y hay que saber adaptarse tanto a las personas como a las
situaciones en las que se trabaja.
Además un organizador debe ser una persona polivalente, es decir, que sepa hacer bien muchas cosas
simultáneamente. En este aspecto, también tiene que disponer de habilidades comunicativas y saber
algunos idiomas, para que todo salga perfecto. Y, por último, un organizador tiene que tener la mente
muy abierta para adaptarse a cualquier situación o problema, además de para adaptarse a otras culturas
si así lo requiere el evento en cuestión.

Actividades laborales

Organizan conferencias y exposiciones para diferentes tipos de eventos.

Organizan exposiciones comerciales de una temática concreta, que ofrecen la oportunidad para
compradores y vendedores de encontrarse cara a cara, y para que los vendedores puedan mostrar sus
productos o servicios directamente.

Algunos organizadores de eventos deben manejar todos los aspectos de la planificación, organización
y publicidad. Deben tener en claro quién es su público objetivo, y luego elaborar la mejor manera de
darles a conocer el evento. Puede que deban encargar la elaboración de material de promoción, por
ejemplo, revistas, periódicos, folletos, sitios web y publicidad por correo, para atraer a expositores y
visitantes.
También pueden utilizar el correo electrónico, mensajes de texto y las redes sociales para
promocionar sus eventos. Para las exposiciones más grandes que están abiertas al público, pueden
trabajar con una agencia para crear publicidad en la televisión y/o en la radio.

Venden espacios de exposición y se aseguran de que las instalaciones cumplen con todos los
requisitos, incluida la normativa de salud y seguridad.

Tienen que negociar con los administradores del espacio de la exposición, con los diseñadores y con
las empresas de catering. Al final del evento, el organizador evalúa el éxito de la exposición
averiguando la opinión de los expositores y visitantes, y analizando de las cifras de asistencia.

Algunos organizadores de eventos se especializan en un aspecto de su desarrollo, por ejemplo, en

marketing, ventas u operaciones. Podrían estar involucrados en la gestión de riesgos o de seguros.

Los organizadores de eventos también están involucrados en la planificación, coordinación y

negociación de distintas actividades. Esto incluye:

 Encontrar y reservar lugares adecuados.

 Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la
normativa salud y seguridad.
 Organizar las invitaciones y la publicidad.
 Procesar registros y pagos (a menudo se hace en línea)
 Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.

A menudo deben ayudar a establecer el programa de conferenciantes, talleres y actividades sociales

asociadas a las conferencias.

A veces tienen que obtener el equipo técnico que necesiten los conferenciantes, y hacer arreglos para
configurarlo. Esto puede incluir reproductores de vídeo, ordenadores, acceso a internet, iluminación
especial y sistemas de sonido. También podrían ser responsables de organizar el transporte para los
conferenciantes.
Además del trabajo de planificación, los organizadores tienen que asegurarse de que los eventos sin
problemas y de que se ajustan a los presupuestos. A menudo asisten a la exposición o conferencia,
supervisan el registro, controlan los altavoces y se aseguran de que los eventos se realizan a tiempo,
por ejemplo. Tienen que actuar con rapidez si surgen problemas o cuando alguien hace una petición
inesperada.

A menudo, organizan y coordinan más de un evento a la vez. Los organizadores con más experiencia
a menudo están especializados en la organización de determinados tipos de eventos, por ejemplo,
grandes conferencias nacionales.

En muchos puestos de trabajo se requiere que el organizador viaje a menudo y pase periodos cortos
de tiempo fuera de casa.
Perfil profesional

Para ser organizador de eventos se tiene que:

 Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.

 Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
 Estar dispuesto a viajar.
 Trabajar bien en equipo.
 Prestar atención a los detalles.
 Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.

Debe tener:

 Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.

 Habilidades de negociación.
 Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión.
 Habilidades de investigación.
 Habilidades para resolver problemas.
 Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
 Habilidades para la gestión de proyectos.
 Buenas habilidades de TIC.

Para algunos puestos, resulta útil el conocimiento de un idioma extranjero. Es posible que se requiera
también un permiso de conducir.

Competencias

 Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.

 Aptitudes para la gestión de proyectos.
 Aptitudes para la planificación.
 Aptitudes para las lenguas extranjeras.
 Aptitudes para redactar informes.
 Bien organizado.
 Capacidad para priorizar tareas.
 Capacidad para trabajar en equipo.
 Capaz de analizar información.
 Capaz de prestar atención al detalle.
 Capaz de trabajar bajo presión.
 Destrezas en informática.
 Extrovertido.
 Gestiona servicios como catering y viajes.
 Habilidad para evaluar.
 Habilidad para la investigación.
 Habilidad para la negociación.
 Habilidad para los números.
 Habilidad para resolver problemas.
 Organiza actos sociales, gestiona recepciones, conferencias.
 Organiza la publicidad a fin de atraer a expositores y visitantes.
 Permiso de conducir completo.