Área Tributaria I

Nos preguntan y contestamos

Nos preguntan y contestamos

Gastos de Viaje
1. Reconocimiento de gastos de viajes nacionales relacionados a ventas futuras:

2. Viáticos (S/.712.00)
Ficha Técnica
El término VIÁTICOS comprende los gastos de alojamiento, alimentación
Autor : C.P. Luz Hirache Flores y movilidad, según lo señala el artículo 21° inciso n) del Reglamento
Título : Gastos de viaje del Impuesto a la Renta. Además, éstos no pueden exceder del doble
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 231 - Segunda Quincena de Mayo 2011 del monto que, por este concepto, concede el Gobierno Central a sus
funcionarios de carrera de mayor jerarquía1; a partir del 06.02.09 a la
fecha y mediante D.S. Nº 028-2009-EF se aprueba la escala fija de viáti-
cos por viajes para funcionarios y servidores del Sector Público de mayor
Consulta jerarquía, estableciendo el monto de S/.210.00, por ende el límite de
los viáticos dentro del territorio nacional es de (2 x 210.00) S/.420.00.
La empresa Marxyss S. A., ubicada en la ciudad de Lima, con motivos de
finalizar una venta con un cliente en la ciudad de Trujillo, conviene enviar En el caso planteado, la entidad deberá evaluar el límite permitido
a un representante de ventas (Sr. Daniel Ramírez), para realizar las gestiones para establecer qué parte del gasto será deducible, de la siguiente
pertinentes a fin de concretar la transacción con dicho cliente; se le entrega manera:
para sus viáticos un importe de S/.1,500.
Gastos de viaje
Total
Fecha Límite Exceso
Viáticos
Alojamiento Alimentación Movilidad
El Sr. Ramírez incurre en los siguientes gastos:
16.05.11 180.00 36.00 24.00 240.00 420.00 0
Concepto Detalle 16.05.11 17.05.11 18.05.11 Total
Boleto Aéreo a Lima -Trujillo- Lima 17.05.11 180.00 28.00 22.00 230.00 420.00 0
Transporte
(15.05.11) 600.00 600.00
Aéreo
TUUA (16.05.11) 12.00 12.00 18.05.11 180.00 32.00 30.00 242.00 420.00 0
Alojamiento en Hotel Tumi, por
3 días 180.00 180.00 180.00 540.00 Totales 540.00 95.00 77.00 712.00 1,260.00 -
Alimentación en el restaurante del
hotel, por 3 días 36.00 28.00 32.00 95.00 Siendo que el criterio de causalidad contempla todos los gastos relacio-
Viáticos
Movilidad con Comprobantes de
nados al viaje, incluyendo los viáticos y otros necesarios, sustentados
pago: 24.00 22.00 30.00 77.00
Otros gastos varios (sin comproban-
con comprobantes de pago; respecto de los gastos por movilidad han
tes de pago) 15.00 16.00 17.00 48.00 sido sustentados con una planilla de movilidad2 hasta el límite diario
Totales 867.00 246.00 259.00 1,372.00 permitido (4% RMV= S/.24.00).

3. Otros gastos varios sin comprobantes de pago (S/.48.00)

La entidad desea saber si el gasto del boleto y de sus viáticos será dedu-
cible o no; asimismo, cómo sería su reconocimiento contable.
Solución:
1. Boleto Aéreo (S/.600.00) y TUA (S/.12.00)
La Administración Tributaria exige que los gastos incurridos por a la
entidad cumplan con el criterio de causalidad del gasto; el mismo que se
define en la RTF Nº 8634-02-2001 del 24.10.01, y señala lo siguiente:
”El principio de Causalidad es la relación de necesidad que deben establecerse
entre los gastos incurridos y la generación de renta o el mantenimiento de
la fuente, lo cual en nuestra legislación es bastante amplio, pues se permite
la deducción de gastos que no guardan relación de manera directa. No
obstante de ello el principio de causalidad debe ser atendido siguiendo los
criterios adicionales de que los gastos sean normales de acuerdo al rubro
del negocio y mantengan proporción con el volumen de las operaciones
realizadas, entre otros”.
Por ende, de lo antes expuesto, se afirma que los Gastos de viajes rea-
lizados por las empresas, resultarán deducibles sólo si cumplen con el
criterio de Causalidad, es decir, sean gastos necesarios para la generación
de ingresos gravados, contribuyen con el mantenimiento de la fuente
productora de renta y se encuentran acreditados mediante el respectivo
comprobante de pago. La causalidad se sustentará en los documentos
pertinentes para la concertación de la venta, ya sea mediante el contra-
to, acuerdos de negociación, y sobre todo en la evidencia de la venta
realizada, se entenderá así que el gasto cumple con dicho criterio ya
que ayuda a mantener e incrementar la fuente de renta.
Siendo así, el gasto del pasaje aéreo, un gasto deducible, siendo que el
comprobante cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento
de Comprobantes de Pago y del mismo modo la Tarifa Única de Uso de
Aeropuerto (TUUA), será deducible.
Al respecto de estos otros gastos necesarios (gastos de llamadas telefó-
nicas de coordinación, gasto por fotocopias, etc.), reúne el requisito de
causalidad, debido a que está relacionado al viaje para concretar una
venta futura; sin embargo, no cuenta con comprobantes de pago que
lo sustenten, por tanto este gasto se deberá REPARAR para fines de la
determinación del Impuesto a la Renta anual.
Asimismo, resulta necesario precisar que en el caso de gastos que no
cuenten con comprobante de pago, para efectos tributarios, se considera
como “Disposición de rentas” y por tanto, se entiende como una distri-
bución de utilidades afectas a la tasa del 4.1% de cargo de la empresa.
4. Asientos contables
——————————— X ——————————— DEBE HABER
14 CTAS. POR COBRAR AL PERSON. ACC.,
DIR. Y GERENC. 1,500.00
1413 Entregas a rendir
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO 1,500.00
1041 Cuentas Corrientes
Operativas
x/x Por la entrega a rendir otorgada para los gastos de
viaje a Trujillo.
1 Hasta el 05.02.09 la determinación del viático otorgado a funcionarios públicos era del 27% de su RMV,
según D.S. N° 181-86-EF.
2 El artículo 37°, inciso a1) de la Ley del IR dispone que son deducibles los gastos por concepto de movilidad
de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeño de sus funciones y que no constituyan
beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos.

N° 231 Segunda Quincena - Mayo 2011 Actualidad Empresarial I-21

 I Nos preguntan y contestamos

——————————— X ——————————— DEBE HABER vienen...——————— X ——————————— DEBE HABER

63 GTOS. POR SERV. PREST. POR TERCERO 1,102.52 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 1,372.00
631 Transporte, Correos y Gastos de Viaje 469 Otras Cuentas Por Pagar Diversas
6311 Transporte x/x Por el registro de los gastos efectuados en el viaje a Trujillo.
63112 De Pasajeros 504.2
6313 Alojamiento 453.78 ——————————— X ——————————— DEBE HABER
6314 Alimentación 79.83 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 1,372.00
6315 Otros Gtos. de Viaje 64.71 469 Otras Cuentas Por Pagar Diversas
40 TRIB., CONTRAPR. Y APOR. AL SIST. 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 128.00
PRIV. DE PENS. Y SALUD 209.48
1041 Ctas. Ctes. Operativas
4011 IGV
14 CTAS. POR COBRAR AL PERSON. ACC.,
64 GASTOS POR TRIBUTOS 12.00 DIR. Y GERENTE 1,500.00
644 Otros Gastos Por Tributos 141 Personal
6443 Otros 1413 Entregas a Rendir
65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN 48.00 x/x Por la rendición de cuenta.
659 Otras Gastos de Gestión
6599 Gastos sin Sustento Tributario van... • Cada entidad reflejará el respectivo asiento de destino utilizando el elemento 9, para el destino de los
gastos.

2. Reconocimiento de gastos de viajes al exterior relacionados a captar nuevos clientes potenciales

- Naturaleza u objeto de la operación;

Consulta
- Fecha, y
La entidad MELVISA ubicada en la ciudad de Lima, dedicada a la distribu-
ción de espárragos enlatados y en conservas, con motivos de contactar - Monto de la operación.
clientes y concretar ventas en el Ecuador, conviene enviar a su Gerente de Además el deudor tributario deberá presentar una traducción al castella-
Ventas a dicho país para contactarse con dos cadenas de supermercados no de tales documentos cuando así lo solicite la SUNAT (requerimiento
importantes en Quito, los mismos que representan clientes potenciales.
vigente a partir del 24.12.03).
Respecto de los gastos de alimentación y movilidad, el inciso n) ii) del
El Gerente de Ventas viaja el 15.01.11 y retorna el 19.01.11, realiza artículo 37º de la Ley del IR señala que se sustentarán con comprobantes
los siguientes gastos: emitidos en el extranjero o con una Declaración Jurada, la misma que
Concepto Detalle 15.01.11 16.01.11 17.01.11 18.01.11 19.01.11 Total no debe exceder del 30% del gasto por viático permitido.
B o l e t o A é r e o a $600.00 $600.00 Entonces, por los gastos por Boletos de Viaje y la TUA, serán gastos
Transpor- Lima -Quito- Lima deducibles, siempre que cuenten con la documentación respectiva,
te Aéreo (15.01.11)
TUUA (16.01.11) $12.00 $12.00
según el Reglamento de Comprobantes de pago y el artículo 51°-A de
la Ley del Impuesto a la Renta.
Alojamiento (5 días) $250.00 $250.00 $250.00 $250.00 $250.00 $1,250.00
Alimentación en el $120.00 $120.00 $120.00 $120.00 $150.00 $630.00 En el caso de los viáticos en el exterior, debemos establecer el límite
restaurante del hotel, permitido, según el D.S. N° 047-2002-PCM (06.06.02), para el caso
por 5 días
de viajes al Ecuador, país que se encuentra en el continente de América
Movilidad con Com- $50.00 $50.00 $50.00 $50.00 $60.00 $260.00 del Sur, le corresponde $400 diarios.
Viaticos probantes de pago:
Otros gastos varios $12.00 $15.00 $10.00 $12.00 $11.00 $60.00 Los gastos incurridos son:
(sin comprobantes
de pago) Gastos de viaje
Total
Fecha Límite Exceso
Totales 1,044.00 435.00 430.00 432.00 471.00 2,812.00 Viáticos
Alojamiento Alimentación Movilidad

15.01.11 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00

La entidad desea saber si dichos gastos incurridos en Ecuador serán 16.01.11 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00
deducibles y cómo sustentarlos.
17.01.11 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00
Solución: 18.01.11 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00
En este caso particular, se evidencia la necesidad del gasto para fines
19.01.11 $250.00 $150.00 $60.00 $460.00 $400.00 $60.00
de incrementar la renta de la entidad; por lo cual dicho gasto será
deducible siempre que sean sustentados adecuadamente y que no $1,250.00 $630.00 $260.00 $2,140.00 $2,000.00 $140.00
superen los límites tributarios establecidos; el artículo 51°-A de la Ley
del Impuesto a la Renta señala que a fin de establecer la renta neta de
fuente extranjera, se deducirá de la renta bruta los gastos necesarios Del detalle del cuadro, se desprende que la deducción del Gasto se
para producirla y mantener su fuente. Salvo prueba en contrario, se realizará sólo por $2,000.00, debiéndose reparar el exceso de $140.00
presume que los gastos en que se haya incurrido en el exterior han sido Asimismo, el reconocimiento contable de esta operación implica la con-
ocasionados por rentas de fuente extranjera. versión de los gastos de viaje, aplicando el tipo de cambio vigente a la
Asimismo, señala que los gastos de alojamiento incurridos en el extran- fecha de la operación (artículo 61º de la Ley del Impuesto a la Renta).
jero se acreditarán con los correspondientes documentos emitidos en el Respecto de los gastos sin sustento, sólo podrá ser deducible si la per-
exterior de conformidad a las disposiciones legales del país respectivo, sona que realizó el viaje emite una declaración jurada y siempre que no
siempre que conste en ellos, por lo menos:
supere el 30% del gasto deducible ($2,000 x 30%= $600); siendo en
- Nombre, denominación o razón social; este caso el gasto sin sustento $140.00; dicho importe será deducible
- Domicilio del transferente o prestador del servicio; en su totalidad, debido a que no supera el límite determinado de $600.

I-22 Instituto Pacífico N° 231 Segunda Quincena - Mayo 2011