SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO

AMBIENTE

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO: SSOMA.01.07.PR.02

PRÓXIMA
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS
REVISIÓN

00 11.12.14 Creación del Documento 11.12.15

01 01.08.18 Actualización y adecuación del procedimiento 30.07.19

RESPONSABLE NOMBRE CARGO AREA FECHA FIRMA

Coordinador
Elaborado por: Emanuel Gutiérrez SSOMA 18.09.17
SSOMA

Representante
Revisado por: Jaime Arnao V Gestión 19.09.17
Alta Dirección

Gerente
Aprobado por: Ramón Wong V. Operaciones 19.09.17
General
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CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha : 20.03.2018
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y pautas para la creación, actualización, control,

conservación y disposición de la información documentada del Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

2. ALCANCE

Aplica a todas las actuaciones de creación, actualización, control, conservación y

disposición de los documentos requeridos o que se incluyan en el Sistema de Gestión
de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, en todos los establecimiento de
WONG & CIA S.A. a nivel nacional.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.

3.1. Definiciones

Documentos internos: Son documentos creados por Wong & CIA S.A. para
administrar la gestión SSOMA, en sus diferentes sedes, anexos o áreas establecidas.
Documentos externos: Son aquellos documentos que no han sido creados por Wong
& CIA S.A., pero que son necesarios para poder llevar a cabo la gestión SSOMA, en
sus diferentes sedes, anexos o áreas establecidas.
Documentos obsoletos: Son aquellos documentos que han perdido vigencia ya sea
por la modificación de una norma o por la determinación de Wong & CIA S.A.
Archivo activo: Lugar de almacenamiento y conservación de los registros que se
encuentran en uso y que son consultados continuamente.
Activo pasivo: Lugar de almacenamiento y conservación de los registros que han
cumplido su tiempo de utilidad, pero es necesaria su conservación, ya sea por
aspectos legales u operativos.
Copia controlada: Es la reproducción total o parcial autorizada del documento, cuya
circulación es verificada por medio de registros, por lo cual se puede verificar su
modificación y actualización.

Copia no controlada: Es la reproducción total o parcial del documento no registrado,

se consideran no oficiales, no requieren firmas y su contenido es netamente
informativo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Coordinador SSOMA Gerente Operaciones Gerente General
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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas, puede ser digital, físico o electrónico.

Tiempo de conservación: Periodo en que un registro debe ser conservado, ya sea

para ser utilizado en el trabajo rutinario o sirva de consulta en algún momento,
terminado ese periodo se envían al archivo pasivo o se eliminan.
Backup: Respaldo de la información creada, generalmente en medios electrónicos.

3.2. Abreviaturas

SSOMA: Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

RAD: Representante de la Alta Dirección.

CSSOMA: Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y

Medio Ambiente.

S.E.I.S: Servicio Especializado In Situ.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

Norma ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental - Requisitos

Norma ISO 45001:2018, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –
Requisitos
Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
Ley 30222, Ley que modifica la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
D.S. 005-2012-TR, Reglamento de la ley 29783 de Seguridad y Salud en el Trabajo.
D.S. 024-2016-EM, Reglamento de la ley 29783 de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. RESPONSABILIDADES

Gerente General: Es responsable aprobar el presente documento y propiciar su

aplicación.
Gerente Operaciones: Es responsable de revisar el presente documento y garantizar
su aplicación, actualización y control.
Coordinador SSOMA: Es responsable de velar por el cumplimiento, difusión del
presente procedimiento, así como su mantenimiento y actualización.
Supervisor SSOMA: Brinda la asesoría a los Administradores S.E.I.S en el
cumplimiento del presente procedimiento, también coordina con el área SSOMA en la
creación según la necesidad del proyecto S.E.I.S asignado.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Coordinador SSOMA Gerente Operaciones Gerente General
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Jefes de área: Colaborar activamente con el cumplimiento del presente procedimiento

al momento de la consulta, almacenamiento de los documentos del Sistema de gestión
SSOMA.
Administrador S.E.I.S / Anexos: Colaborar activamente con el cumplimiento del
presente procedimiento al momento de la consulta, almacenamiento de los
documentos del Sistema de gestión SSOMA en sus respectivas sedes o proyectos.

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Creación y actualización de la información documentada

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identificar la necesidad de
elaborar o modificar un
documento.
Jefe de área,
Determinar si se requiere crear o
Administrador S.E.I.S
actualizar un documento del Sistema
Supervisor Operaciones
de Gestión SSOMA
Supervisor SSOMA

Se debe conformar un equipo de

trabajo liderado por el Jefe o
administrador del proyecto. Equipo de trabajo del
Elaborar o modificar los
proceso, área o
documentos
Se debe tener en cuenta las proyecto.
especificaciones brindadas en el
anexo--- del presente documento.

Verificar que la solicitud de creación

Revisar y aprobar la
solicitud de creación y/o
cambios documentales
y actualización cumpla con los
requisitos del Sistema de Gestión
SSOMA y la normatividad legal Coordinador SSOMA
vigente.
Gerente Operaciones
Verificar que el documento que se va
a crear no sea repetitivo o no exista
en Sistema de Gestión SSOMA.

Asignar código y/o

actualizar la versión y Coordinador SSOMA
fecha de emisión del
documento
Registrar, publicar,
distribuir y controlar.
Difusión del documento
Administrar documentos
obsoletos y copias no
controladas

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6.2. Comunicación Externa:

7. DOCUMENTOS CONEXOS

SSOMA.01.06.PR.01 “Procedimiento de Identificación y Evaluación de Requisitos

Legales”.
SSOMA.01.06.PR.02 “Procedimiento Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos
y determinación de Controles”.
SSOMA.01.10.PR.01 “Procedimiento de Investigación y reporte de incidentes”.
SSOMA.01.10.PR.02 “Procedimiento de no conformidad, acción correctiva y acción
preventiva”.
SSOMA.01.09.PR.01 “Procedimiento de Auditorias”.

8. REGISTROS

No aplica.

9. ANEXOS

9.1. Anexo 1: Aspectos relevantes para la elaboración de documentos

9.1.1. Redacción y formato.

La redacción de los documentos del Sistema de Gestión SSOMA, se desarrollarán

contemplando los siguientes aspectos.
 Emplear un lenguaje y sobrio.
 Relatar actividades, hechos, situaciones y circunstancias, lo más fielmente
posibles, evitando reflejar sentimientos, emociones o puntos de vista de las
personas que redactan el documento.
 Considerar todos los aspectos del documento sin dejar cabidas a temas
que se puedan considerarse obvio o conocidos por todos.
 Omitir términos vagos e imprecisos que generen la posibilidad de
interpretación.
 Usar el tipo de letra “Arial”, tamaño de letra “11” e interlineado “1.5 líneas”,
párrafos justificados, margen superior 2.5 cm, margen inferior 3cm,
margen izquierdo 3cm y margen derecho 2.5 cm.

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9.1.2. Estructura de la documentación.

La estructura general de un documento interno del Sistema de Gestión SSOMA se

compone de la siguiente manera:

 Caratula
 Encabezado y pie de pagina
 Contenido

9.1.2.1. Caratula.

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9.1.2.2. Encabezado y pie de página.

La estructura del encabezado y el pie de página para los documentos del

Sistema de Gestión SSOMA son según las imágenes:

Encabezado de página:

Código: SSOMA.XX.XX.XX.XX
Versión : XX
NOMBRE DEL DOCUMENTO Fecha : XX.XX.XXXX
Página : X de Y

Pie de página:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx
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9.1.2.3. Contenido.

El contenido de los documentos depende de las necesidades del proceso, sin

embargo es importante estandarizar

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