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Transición de la Norma OSHAS18001 a la Norma

ISO45001

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Transición de la Norma OSHAS18001 a la Norma ISO45001
Contenido

1 Objetivo ..................................................................................................................................... 3

2 Introducción.............................................................................................................................. 4

3 Estructura de la Norma ........................................................................................................... 5

3.1 Guía 83 .............................................................................................................................. 5

3.2 Guía 17 .............................................................................................................................. 6

4 Requerimientos ........................................................................................................................ 7

4.1 Alcance .............................................................................................................................. 7

4.2 Contexto ............................................................................................................................ 7

4.3 Partes interesadas ............................................................................................................ 8

4.4 Planeación ....................................................................................................................... 10

4.5 Sistema de gestión ........................................................................................................ 10

4.6 Liderazgo......................................................................................................................... 11

4.7 Política ............................................................................................................................. 12

4.8 Ciclo de vida ................................................................................................................... 12

4.9 Organigrama................................................................................................................... 13

4.10 Programas ....................................................................................................................... 14

4.11 Recursos .......................................................................................................................... 14

4.12 Competencias laborales ................................................................................................ 15

4.13 Toma conciencia ............................................................................................................ 16

4.14 Comunicación ................................................................................................................. 17

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4.15 Documentación .............................................................................................................. 17

4.16 Control operacional ....................................................................................................... 18

4.17 Emergencia ..................................................................................................................... 18

4.18 Investigación de incidentes .......................................................................................... 19

4.19 Evaluación y monitoreo................................................................................................. 19

4.20 Mejora ............................................................................................................................. 20

4.21 Calidad del control......................................................................................................... 21

Contenido de tablas

Tabla 1. Estructura de la norma ................................................................................................................... 6


Tabla 2. Requisitos de contexto .................................................................................................................... 8
Tabla 3. Formato gestión del riesgo .......................................................................................................... 10
Tabla 4. Registros Liderazgo......................................................................................................................... 12
Tabla 5. Formato modelo de competencias ........................................................................................... 15

Contenido de figuras

Figura 1. Identificación de partes interesadas ......................................................................................... 8


Figura 2. Ciclo de vida ..................................................................................................................................... 13
Figura 3. Ejemplo organigrama. .................................................................................................................. 13
Figura 4. Ejemplo presupuesto .................................................................................................................... 14
Figura 5. Ciclo toma de conciencia ............................................................................................................ 16
Figura 6. Ciclo toma de comunicación ..................................................................................................... 17

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Transición de la Norma OSHAS18001 a la Norma ISO45001
Objetivo

Presentar la información necesaria para que lector pueda realizar la transición de la Norma
OSHAS18001 a la Norma ISO45001, de acuerdo al Borrador Internacional de la Norma
(DIS) ISO 45001 (desarrollada por el Comité de Proyecto, ISO PC 283).

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Introducción

En el año 2014 la organización ISO crea el comité 283 y se inicia el establecimiento de la


norma ISO45001:2016 “sistemas de gestión de la salud ocupacional y la seguridad
industrial.”, con la participación de 45 países como miembros activos del comité y 15
países observadores.

La norma debe de estar lista en septiembre del año 2016 y tiene una nueva estructura
establecida conforme a la guía 83 emitida por la secretaría general en el año 2012, que
obliga a todas las normas de sistemas de gestión a conservar la mista estructura.

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Estructura de la Norma

Guía 83

La ISO45001:2016 incorpora la guía 83 de la organización ISO en la cual se específica la


nueva estructura para las normas de los sistemas de gestión.

La guía 83 de la organización ISO corresponde a una directriz del secretariado general


para todos los comités responsables de sistema de gestión con el objeto de poder unificar
criterios de redacción de la normas y hacer que los sistemas sean más integrables.

Nombre: High level structure and identical text for management system standards and
common core management system terms and definitions. Estructura de alto nivel y
unificación de los textos para los sistemas de gestión estandarizados y directrices para su
manejo. Incluye definiciones. Fecha: 6/09/2011. Estructura unificada de las normas de los
sistemas de gestión:

ESTRUCTURA UNIFICADA
# REQUISITO EXPLICACIONES
1 Alcance Alcance del sistema de gestión
2 Referencias Normas sobre las cuales ha sido elaborada y es compatible
Normativas o complementaria.
3 Términos y Vocabulario
definiciones
4 Contexto Permite comprender el ambiente de los negocios
Organizacional
5 Liderazgo Definir políticas, objetivos, recursos
6 Planeación Requisitos para establecer la metodología para realizar
la planeación de los procesos misionales de la organización.

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7 Soporte Requerimientos de los procesos de apoyo de la
organización.
8 Operaciones Control del proceso misional de la organización.
9 Evaluación del Permite establecer una metodología para elaborar y
desempeño hacer el análisis de los indicadores de seguimiento de los
procesos de la organización.
10 Mejora Permite asegurar la mejora del sistema de gestión de la
calidad o integral.
Tabla 1. Estructura de la norma

Guía 17

Como segunda directriz, se sigue la filosofía presentada en la guía 17 de la organización


ISO, la cual se detalla a continuación en forma resumida.

Nombre: Guía para establecer sistemas de gestión en la pequeña industria. Fecha:


6/09/2011.

Directrices para las empresas pequeñas:

1) Contar con el menor número posible de registros que permiten atender a través de
un mismo formato. Una misma plantilla atiende varios requerimientos del sistema
de gestión integral y no es necesario que sean papeles, pueden ser archivos
magnéticos o programas de software.
2) Conservar registros electrónicos no modificables en lo posible y eliminar al máximo
el consumo de papel para limitar el calentamiento global y la destrucción de
recursos no renovables.
3) Elaborar registros que los pueda fácilmente diligenciar el personal operativo,
dada su nivel de educación, experiencia. Son formatos de fácil diligenciamiento y
que realmente le aportan valor agregado a sus actividades operacionales, son una
ayuda en su trabajo.

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1 Requerimientos

1.1 Alcance

Sistema de gestión de la salud en el trabajo y la seguridad industrial está concebido para


poder ser aplicada en organizaciones públicas, privadas, con o sin ánimo de lucro.

El sistema de gestión de la salud ocupacional y la seguridad industrial debe de tener un


alcance. El alcance se localiza en el documento denominado “manual integral” en la
primera sección y se debe expresar en términos de proceso, de acuerdo con la guía
suministrada por la norma ISO17021 empleada por los cuerpos certificadores y
acreditadores en el mundo.

La organización debe de establecer el alcance de su sistema de gestión en términos


de procesos conforme a los requisitos de la norma ISO17021.

1.2 Contexto

El contexto es un requisito que permite identificar los riesgos que la organización


analizando diversos criterios.

Esta norma requiere documentar un contexto que:

REQUISITO DETALLE REGISTRO

Posición Permite establecer riesgos debidos a la Mapa de riesgos


geográfica localización. físicos.

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Logística de Permite medir riesgos y Matriz de peligros y
materias primas responsabilidades en el transporte e controles para la
y fungibles identificar sustancias catalogadas como logística de
peligrosas. adquisiciones y lista de
sustancias peligrosas.

Proceso Metodología para establecer el Instructivos del


productivo conocimiento del proceso proceso y diagramas
de flujo

Logística de Riesgos en la entrega de productos o en Matriz de peligros y


distribución la prestación del servicio controles en
distribución

Legislación Determinar riesgos de gobernabilidad Medición de


vigente y en la empresa y el sitio geográfico en el gobernabilidad
gobernabilidad cual lleva a cabo.
Tabla 2. Requisitos de contexto

1.3 Partes interesadas

Las partes interesadas pueden estar compuestas por:

CONSUMIDOR

ENTIDADES
CLIENTES
VIGILANCIA

CONTRATISTAS ACCIONISTAS

EMPLEADOS INVERSIONISTAS

Figura 1. Identificación de partes interesadas

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 Consumidores: Personas que adquieren el producto final y pueden tener riesgos
en su empleo y utilización, por eso se habla de uso seguro del producto.

 Clientes: Personas que comercializan el producto en los puntos de venta, al


consumidor. Pueden pertenecer a la misma o a otra empresa, pero debemos
garantizar su seguridad en el desempeño de sus funciones.

 Accionistas: Personas que han invertido en la organización y es necesario


garantizar su seguridad industrial cuando están en nuestras instalaciones y evitar
daños a la propiedad.

 Inversionistas: Personas o entidades que han prestado fondos a la


organización y requieren seguridad en el reembolso de los fondos y evitar
pérdidas por daños a la propiedad.

 Empleados: Personas contratadas por la organización para desempeñar cargos


bajo la modalidad de empleados. Debemos garantizar la seguridad de estas
personas en todas las actividades rutinarias y no rutinarias.

 Contratistas: Personas que prestan sus servicios a la entidad bajo la modalidad


de contrato de prestación de servicios. Debemos garantizar su seguridad a través
del control sobre la empresa a la cual pertenecen. Entidades de Gobierno: Pueden
ser entidades de control, promotoras de recursos humanos como la Función
Pública. En sus visitas de inspección debemos garantizar su seguridad.

Todas las partes interesadas deben de formar parte del análisis de gestión del riesgo
basado en ISO31000. Es obligatorio contar con un documento que describa la manera de
llevar a cabo los análisis de riesgo en los procesos de la empresa, una vez identificados los
grupos de exposición similares.

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1.4 Planeación

El documento que describe la metodología para determinar los riesgos permite


determinar los controles necesarios para poder garantizar una operación segura en los
trabajos rutinarios de la organización, catalogados para los trabajadores y contratistas que
forman parte de un grupo de exposición similar.

 Las actividades.
 Los peligros.
 Riesgos.
 Consecuencias.
 Controles.

La organización debe contar con una metodología documentada establecida para poder
establecer los controles que permitan administrar los riesgos identificables en los
procesos, identificar las partes interesadas, el control de empleados y contratistas.

GESTIÓN DEL RIESGO


ACTIVIDADES PELIGROS RIESGOS CONSECUENCIAS CONTROLES

Tabla 3. Formato gestión del riesgo

1.5 Sistema de gestión

El sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo debe de cubrir varios


aspectos en la empresa:

 Salud en el ocupacional.

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 Seguridad Industrial.
 Higiene ocupacional.
 Prevención.

Se deben establecer en la organización un sistema de gestión de la salud y la seguridad en


el trabajo que incluya:

 Gestión de la higiene ocupacional.


 Gestión de la salud ocupacional de acuerdo con la epidemiología de la empresa
 Gestión de la seguridad industrial de acuerdo con el análisis de gestión del riesgo
establecido.
 Gestión de la prevención

1.6 Liderazgo

La organización ISO espera que los directivos de la empresa sean capaces de llevar a cabo
el establecimiento de modelo de liderazgo dentro de su organización que permita le
gestión y la mejora permanente de sus sistema de gestión de la seguridad y la salud en el
trabajo.

Se debe establecer un marco operativo dentro del contexto que cubra todas las partes
interesadas identificadas.

REQUISITOS DETALLE REGISTROS

Encontrando el La empresa tiene la capacidad de atraer Historia laboral


personal correcto personas interesantes y mantenerlas
para poder operar operativas en la empresa

Confianza Hay confianza entre empleados y Objetivos


directivos. estratégicos y
administración por

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objetivos.

Manejo de la Los directivos pueden dar soluciones Registros desarrollo


adversidad. innovadoras ante la crisis.

Gobernabilidad Las ideas del directivo se pueden Política integral y


compartir con todo su personal otras directrices.

Siempre se aprende Los directivos reciben nueva información Conocimiento


algo nuevo y la pueden aprovechar. colectivo.
Tabla 4. Registros Liderazgo

1.7 Política

La política de SISO debe ser establecida por la alta dirección, teniendo en cuenta los
riesgos de la empresa, el cumplimiento legal y la mejora continua. Este requisito termina
con la exposición pública de la política ante todas las partes interesadas y sus revisiones
periódicas.

1.8 Ciclo de vida

La organización tiene establecida la metodología para definir el ciclo de vida de sus


productos y servicios con el objeto de poder determinar los procesos que la organización
tiene responsabilidad y sobre los cuales debe aplicar la gestión del riesgo de salud
ocupacional y seguridad industrial como se explica en los numerales posteriores.

La organización debe establecer el ciclo de vida del producto o del servicio con el objeto
de poder determinar todos los riesgos en la cadena del mismo.

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Figura 2. Ciclo de vida

1.9 Organigrama

La organización tiene establecida las autoridades, responsabilidades y roles


relacionados con el manejo del medio ambiente.

Figura 3. Ejemplo organigrama.

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1.10 Programas

Los programas corresponden a la herramienta históricamente más empleada para poder


atender en forma operativa los controles establecidos en los análisis de riesgos, la
interpretación de las recomendaciones de epidemiología de la empresa y las acciones de
higiene.

La organización debe contar con una metodología para poder establecer los
programas necesarios para alcanzar la seguridad en su operación.

1.11 Recursos

La organización debe establecer, implementar y mantener la metodología para asegurar


la asignación de recursos para llevar a cabo los objetivos y programas establecidos en su
sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, acordes con la política de salud
ocupacional y seguridad industrial.

La organización debe contar con una asignación de recursos que garantice poder llevar a
cabo los controles y programas necesarios para lograr los objetivos del sistema de gestión
de la salud y la seguridad industrial.

Figura 4. Ejemplo presupuesto

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1.12 Competencias laborales

La organización debe establecer, implementar y mantener la metodología para asegurar la


competencia de empleados y contratistas:

La organización debe establecer un modelo de competencias laborales, un programa de


formación o sus equivalentes y la evaluación de la eficacia correspondiente.

MODELO DE COMPETENCIAS

Educación:

experiencia:
Habilidades:

Competencia Horas Calificación Declaración

Tabla 5. Formato modelo de competencias

 Educación: Tiene establecido el nivel educativo del empleado o contratista.

 Experiencia: Tiene establecida al experiencia requerida por los empleados y


contratistas.

 Habilidades: Tiene definidas las habilidades evaluables mediante un test


psicométrico a un aspirante al cargo

 Formación: Cursos cortos que suministran la minina información para poder


realizar con seguridad las actividades de la empresa y que tiene parte práctica.

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 Calificación: El curso de evalúa con un examen para poder determinar que la
persona lo comprende

 Declaración de competencia: Permite determinar si el sitio de trabajo la persona


está cumpliendo con lo descrito en los documentos. Se declara competente si se
puede evidenciar adherencia de los documentos. Esta declaración de competencia
puede tener fecha de vencimiento o ser permanente.

1.13 Toma conciencia

La organización debe establecer, implementar y mantener la metodología para realizar la


toma de conciencia de empleados y contratistas involucrados en los procesos.

La organización debe establecer una metodología para comunicar las consecuencias de


las desviaciones.

Empleados
y
contratistas

Mejora Toma de
Continua conciencia

Seguimiento

Figura 5. Ciclo toma de conciencia

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1.14 Comunicación

La organización debe establecer, implementar y mantener la metodología para realizar la


comunicación con todas las partes interesadas establecidas en el sistema su sistema de
gestión de la salud ocupacional y la seguridad industrial.

La organización debe establecer una metodología de comunicación entre las partes


interesadas.

Partes
interesadas

Mejora
Comunicación
Continua

Seguimiento

Figura 6. Ciclo toma de comunicación

1.15 Documentación

La organización posee una metodología documentada, establecida e implementada para


poder controlar los documentos establecidos, implementados y mantenidos dentro de su
sistema de gestión integral.

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La metodología de control de documentos cuenta con los mecanismos necesarios para
poder asegurar la creación de nuevos documentos o la actualización de los mismos que
garantice el uso en los sitios de trabajo de las nuevas versiones, la rápida formación del
personal en los cambios y la conservación de versiones obsoletas solamente para
consultas en materia de investigación. La actualización es identificable por los usuarios de
los documentos en forma rápida y eficiente para que los cambios puedan ser
implementados, una vez establecidos.

La organización debe establecer una metodología para asegurar el control de documentos


y registros.

1.16 Control operacional

La organización debe contar con una metodología para poder asegurar el control
operacional a nivel operativo en todos sus turnos, procesos y áreas de desempeño.

1.17 Emergencia

La metodología debe contener:

 Un documento describiendo la metodología para manejo de emergencias


 Un análisis de vulnerabilidad que permite determinar los riesgos de la
organización
 Un plan de manejo de emergencias
 Registros de simulacros, conclusiones de análisis y acciones correctivas que se
puedan derivar.

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La organización debe contar con una metodología para poder establecer el análisis de
vulnerabilidad, realizar los planes de emergencias y realizar los simulacros
correspondientes.

1.18 Investigación de incidentes

Se requiere contar con un procedimiento de investigación de incidentes que cubra:

 Metodología para realizar la investigación.


 Las conclusiones son dadas a conocer a todo el personal involucrado.

La norma no habla de accidentes, solo se incidentes conforme al vocabulario


presentado. NO es necesario clasificarlo como cuasi accidente, incidente o accidente.

La organización debe contar con una metodología para poder investigar los incidentes,
determinar su verdadera causa y divulgar las lecciones aprendidas a todas las partes
interesadas.

1.19 Evaluación y monitoreo

La organización debe determinar la mejor manera de medir:

 Actividades de salud ocupacional y sus resultados alcanzados.


 Actividades de seguridad industrial los resultados alcanzados.
 Actividades de higiene y sus resultados.

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La medición tiene como objetivo poder determinar que se está cumpliendo con los
objetivos establecidos en los objetivos y programas derivados de la política de salud
ocupacional y seguridad industrial.

La medición y monitoreo debe permitir modificar las directrices y controles del sistema de
gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.

1.20 Mejora

La organización debe contar con documentación establecida y controlada que permita:

 Realizar acciones correctivas siguiendo al metodología de investigación basada


en la búsqueda de la causa raíz (por ejemplo los 5 porqués o una espina de
pescado); luego de poder establecer un plan de acción, ejecutarlo y medir los
resultados alcanzados para determinar la eficacia de la acción tomada

 Los métodos Kaizen corresponden a metodologías de equipos de trabajo que


mediante cortas reuniones de trabajo aseguran mejoras la seguridad industrial y al
cuidado de la salud de los trabajadores en forma permanente en los sitios de
trabajo. Son grupos impares de trabajadores que están en una misma sección o
realizan una labor similar. Su trabajo semanal consisten en hacer más seguro el
trabajo de todo el grupo mediante el estudio aplicado en el sitio de trabajo de
los riesgos que pueden ser visibles: por ejemplo un aviso de evaluación está muy
alto y no es visible en caso de incendio, se procede por consiguiente a bajarlo o de
instala un sistema de señales luminosas en el piso. Para resumir, su labor consiste
en mejorar en forma operativa las medidas de control establecidas por la
organización.

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La organización cuenta con mecanismos de mejora continua que permiten asegurar la
calidad de los controles y la realización de acciones correctivas.

 Acciones correctivas
 Kaizen

1.21 Calidad del control

El formato permite realizar las inspecciones de los procesos de la organización para poder
determinar el grado de cumplimiento de los controles de la organización, aplicando en la
columna de estado los siguientes resultados de acuerdo con la tabla establecida:

1) No se hace, no se cumple
2) Se cumple solo cuando hay inspecciones y controles directos por parte del jefe de
proceso
3) Se cumple en forma intermitente.
4) Se cumple pero hay turnos u horarios en los cuales no se cumple con los controles
establecidos.
5) Siempre se cumple, el control es eficaz.

La columna de requerimiento permite cubrir los diversos tipos de control


establecidos:

 La revisión que corresponde a prácticas de control sobre papeles, por ejemplo se


revisa el último pago de salud de un contratista antes de dejarlo ingresar a las
instalaciones del proceso.

 La verificación que corresponde a la toma de muestras por parte del inspector para
determinar que se está cumpliendo con las prácticas establecidas. Por ejemplo, se

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toma una muestra del 8% de los trabajadores que realizan labores de trabajo en
alturas y se verifican sus equipos (fechas de vencimiento), vigencia de sus cursos,
estado de sus herramientas, antes de que saltan a prestar servicio, un día laboral, al
azar.

 Validaciones, es decir muestreo de los trabajadores que hacen una misma labor
para determinar por un ente externo que cumplen en términos de conocimiento:
por ejemplo curso de actualización en alturas, con evaluación al finalizar. EL
inspector revisa que se han realizado estas actividades conforme la programación
establecida.

 Si la empresa ha establecido prácticas laborales basas en auto inspección, por


ejemplo un programa de paradas ante actos inseguros, se inspecciona que se esté
llevando a cabo, se aplique y la organización cuente con los respectivos registros.

Finalmente, si para la seguridad de los trabajadores deben realizar mediciones como por
ejemplo calidad de los gases en una mina o en excavaciones, el trabajador debe realizar
contramedidas que garanticen que su equipo este en óptimas condiciones antes de iniciar
labores y poder medir en los sitios de trabajo. La existencia de esos registros diarios, se
conoce como contramedidas y se hacen siguiendo el catalogo del equipo de medición
para garantizar la seguridad de todo el personal propio y contratista que va a ingresar a
espacios confinados.

Una vez recopilados los datos a través de las inspecciones programadas en todos los
procesos, es posible establecer un gráfico tipo radar para cada proceso y para toda la
organización. El gráfico permite analizar el grado de cumplimiento en la organización de
los controles establecidos por el departamento de HSEQ:

6) No se hace, no se cumple

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7) Se cumple solo cuando hay inspecciones y controles directos por parte del jefe de
proceso
8) Se cumple en forma intermitente.
9) Se cumple pero hay turnos u horarios en los cuales no se cumple con los controles
establecidos.
10) Siempre se cumple, el control es eficaz.

CALIDAD DE CONTROL
Localización: Fecha:
Nombre:
Requerimientos Estado anotaciones
Revisión
Verificación
Validación
Auto inspección
contramedidas
Promedio

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