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OS 10 MANDAMENTOS DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS
OS 10 MANDAMENTOS DO
MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Os 10 Mandamentos do Mapeamento de Processos

Introdução

Para contextualizar o leitor, uma breve dissertação sobre “Mapeamento de Processos” é necessária. Os P rocessos estão inseridos na Operação de qualquer organização, seja ela uma empresa privada ou

governamental. Toda operação em uma organização visa, no final das contas, entregar produtos e serviços aos seus clientes e se concretizam através de processos.

O

desafio principal dos gestores destas operações é a entrega destes produtos e serviços no menor tempo e com

o

menor custo possível, muitas vezes para concorrer com outras organizações similares, para melhorar a

qualidade de vida dos cidadãos, ou para atingir outros objetivos quaisquer.

Para melhorar a eficiência destas operações, uma das saídas é mapeá-las e automatiza-las, o que se dá, inicialmente, através do “Mapeamento dos Processos”.

O “mapa” dos processos dá aos gestores da operação a clareza para buscar as “oportunidades de melhorias” na

execução de cada atividade necessária para a entrega dos produtos e serviços na sua organização.

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1º Mandamento:

Não terás mapas de processos feitos para acumularem pó!

O mapeamento de processos não deve ser um exercício de documentar tudo em sua organização e, em seguida, guardar esses documentos em uma pasta para nunca mais serem vistos novamente. Certifique-se de que há um propósito claro para os mapas de processos e que você vai atualizá-los para refletir as mudanças no processo ao longo do tempo.

e que você vai atualizá-los para refletir as mudanças no processo ao longo do tempo. www.atstecnologia.com.br

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2º Mandamento:

Não farás mapas excessivamente complicados e inteligíveis

Os mapas de processos devem ser relativamente fáceis de serem compreendidos por qualquer pessoa da organização. Envolva todas as partes interessadas em um treinamento, ou divulgação da notação, para que todos tenham total compreensão dos mapas de processos.

ou divulgação da notação, para que todos tenham total compreensão dos mapas de processos. www.atstecnologia.com.br 4

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3º Mandamento:

Não cairás em tentação para criar o “mapa perfeito”

Perseguir incessantemente a perfeição será um trabalho extenso e improdutivo. Claro que você pode manter o trabalho de incorporar detalhes ao seu processo, até que ele seja “funcional” e “produtivo”, mas deve sempre lembrar que perseguir a “perfeição” pode ser um atoleiro sem retorno. Lembre que um mapa de processo sempre será revisitado quando mudanças dentro e fora da organização ocorrerem.

de processo sempre será revisitado quando mudanças dentro e fora da organização ocorrerem. www.atstecnologia.com.br 5

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4º Mandamento:

Deverás sempre lembrar e manter claros os seus objetivos de melhoria de negócios

O motivo pelo qual está mapeando este processo trará benefícios para os negócios da organização? Melhorará atividades, trará eficiência e eficácia na entrega dos produtos e serviços de sua organização?? Foco, foco, foco!!

e eficácia na entrega dos produtos e serviços de sua organização?? Foco, foco, foco!! www.atstecnologia.com.br 6

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5º Mandamento:

Honrarás os padrões de notação de mapeamento

Notações de mapeamento de processos, tais como BPMN existem para ajudar a eliminar a confusão sobre o que diferentes símbolos significam. Não saia desenhando o que lhe apetece no dia-a-dia sem garantir a consistência dos seus mapas de processos. Seguir padrões garantem o entendimento de seus mapas para todas as pessoas dentro e fora da organização que participam dos processos. Então, não tente criar sua própria notação. Reinventar a roda será um trabalho jogado fora. Aprenda e utilize o padrão BPMN.

notação. Reinventar a roda será um trabalho jogado fora. Aprenda e utilize o padrão BPMN. www.atstecnologia.com.br

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6º Mandamento:

Não esquecerás de incluir as principais partes interessadas no processo

Certifique-se de que todas as pessoas relevantes estejam envolvidas no projeto de mapeamento. Esquecer pessoas importantes causará, com toda certeza, retrabalho.

no projeto de mapeamento. Esquecer pessoas importantes causará, com toda certeza, retrabalho. www.atstecnologia.com.br 8

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7º Mandamento:

Não deverás assumir que encontrarás todas as respostas para melhoria do processo dentro do mapa

Há muitos atributos e propriedades que afetam um processo (estrutura departamental, falta de clareza dos papéis e responsabilidades, métricas desalinhadas e etc.), que não necessariamente aparecerão de forma clara num mapa de processo. Muitas vezes, o mapeamento representa o primeiro passo para a melhoria dos processos e deve ser complementado com vários outros atributos, que serão insumos para uma primeira “simulação”.

com vários outros atributos, que serão insumos para uma primeira “simulação”. www.atstecnologia.com.br 9

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8º Mandamento:

Não empregarás mapeamento de processos à toa

Nem tudo na sua organização pode e deve ser mapeado. O mapeamento de processos pode não ser “sempre” a solução adequada para todas as situações e tende a ser mais eficaz em processos de transformação e transacionais. Verifique se está utilizando o mapeamento de processo nas situações em que seja mais provável a geração de resultados e tenha realmente “oportunidade de melhoria” de desempenho para a organização.

e tenha realmente “oportunidade de melhoria” de desempenho para a organização. www.atstecnologia.com.br 10

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9º Mandamento:

Não farás falso testemunho sobre o que realmente está acontecendo na sua organização

O mapeamento de processos deve expor tudo, seja de bom ou de ruim que esteja ocorrendo dentro da sua organização. Somente trazendo à tona o que está acontecendo que você será capaz de identificar o que precisa mudar.

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10º Mandamento:

Não cobiçarás o software de mapeamento de processos do seu vizinho

O software de mapeamento de processos não é a lâmpada mágica dos desejos, que te fará construir o mapa perfeito. Sem os outros elementos necessários, que são muito mais intrínsecos ao conhecimento sobre processos, não fará aparecer mapas de processos realmente importantes para sua organização. Você pode iniciar o mapeamento até mesmo com caneta e papel. E, lembre-se, o conhecimento é a sua melhor ferramenta para criar os mapas dos processos importantes para sua organização.

a sua melhor ferramenta para criar os mapas dos processos importantes para sua organização. www.atstecnologia.com.br 12

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Sobre a ATS Tecnologia:

A ATS é uma empresa de tecnologia focada em Governança da Informação que tem como objetivo solucionar problemas de compartilhamento da informação, conformidade, auditoria e automação de processos. Atuamos desde 1997, oferecendo produtos e serviços desenvolvidos especificamente para suportar as práticas de negócios das empresas.

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