Capitulo 3 PDF

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Capitulo 3
Etapas del proceso contable: estructuración del

sistema contable. captacion y procesamiento
1. El Proceso contable
1.1. Concepto
Durante toda la vida del ente y dentro del ciclo operativo del mismo se producen
infinidad de hechos económicos.
Estos son producto de las actividades que realiza el ente por operaciones
mensurables (medidas en unidades monetaria como el peso) y en relación a un
objeto social o actividad haciendal siempre tratando de alcanzar el máximo obje-
tivo en la vida del ente. Cuando se trata de empresas este consiste en incrementar
su riqueza o maximizar sus beneficios.
Todos estos hechos económicos se realizan a lo largo de la vida del ente en for-
ma sucesiva (ciclo operativo), se entrecruzan, mezclan y superponen. Puede haber
mayor o menor número de hechos económicos dependiendo del objeto haciendal
del ente y de la mayor o menor rotación del dinero dentro de ese ciclo operativo.
Algunos de estos hechos económicos, tal como los vimos en el Capítulo 2, son:
Son los vinculados a operaciones con terceros o contextuales,

Externos
encontrando dentro de estos a los económicos-patrimoniales
(Transaccionales)
(Ej. comprar, vender, gastar) y los financieros (pagar y cobrar).
Son los vinculados a decisiones internas del ente, siendo es-
Internos
tos puramente económicos-patrimoniales (Ej. transformar o
(No transaccionales)
producir).
Todo sistema de información tiene entradas (inputs) y salidas (outputs) y

entre ambas un proceso de elaboración, es por ello que los distintos tipos de
sistemas de información debieran:
• Captar los datos que necesita.
• Procesarlos adecuadamente.
• Producir informes útiles.
Intoducción a la contabilidad 77
Siendo la contabilidad un subsistema de información, el procesamiento con-

table consiste en capturar datos, procesarlos e informar acerca de la composición
del patrimonio en un momento determinado y a su evolución en el tiempo.
1.2. Etapas del proceso contable

Se analizarán entonces las etapas del proceso contable en detalle:
1.2.1. Captación del hecho económico

También llamada etapa de la revelación, comprende la recolección del dato
contable a través de su fuente (comprobante o documentación respaldatoria).
Estos son los que contienen los datos originales que entran al sistema de
información contable para ser procesados. Para ello es necesario:
Identificarlo: un documento fuente representa un medio de alimentación del sistema

contable. Por ejemplo una factura de compra.
Interpretarlo: es el análisis de los datos significativos que contiene el comprobante:
ejemplo: en una factura de compra: fecha, nombres, mercadería adquirida, importe,
condiciones de pago.
1.2.2. Procesamiento de datos

Son las actividades que se cumplen desde la captación del hecho económico hasta
la transformación de esos datos en información útil para la toma de decisiones.
Comprende:
Clasificación del hecho económico: ordenar los comprobantes para registrarlos, si-
guiendo un criterio de ordenamiento lógico y sistemático.
Registración del hecho económico: anotación de los datos del comprobante en los
registros contables.
Cálculo: de los datos registrados por el que se producen los nuevos saldos de las cuen-
tas.
Almacenamiento: archivo de todas las fuentes de datos, documentación respaldatoria
del ente.
1.2.3. Emisión de informes contables

Constituye la etapa final del proceso contable donde se emiten los informes
contables y operativos para el uso exclusivo de los órganos de administración del
ente emisor o para la utilización por parte de los usuarios externos que interactúan
con el ente o potencialmente pueden hacerlo en el futuro (Ej. Estados Contables).
78 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

2. Captación del hecho económico: Revelación contable
2.1. Concepto
La captura de la información sobre operaciones y hechos económicos que genera
cambios o tiene posibilidad de hacerlo, es identificada con el nombre de revelación
contable. Estos cambios deben ser captados por el sistema de información contable
para iniciar el proceso contable.
Esta revelación se encuentra generalmente en un soporte papel, al que llama-
mos comprobantes o documentación respaldatoria.
Todo cambio cualitativo o cuantitativo en el patrimonio del ente produce
cambios en la composición y magnitud del mismo generando variaciones patri-
moniales.
El sistema de captación de hechos económicos y operaciones debe estar dise-
ñado de manera tal que ninguno de los mismos pueda producirse sin ser capta-
dos íntegramente. Por lo tanto, todo hecho económico registrable estará respal-
dado por la documentación pertinente.
2.2. Formas de revelación contable

La revelación del hecho económico en el sistema de información contable se
puede clasificar según:
• La forma en que se revelan:

Revelación explícita
La revelación explícita se produce cuando la documentación respaldatoria fue elabo-
rada entre el ente y un tercero de donde surgen los derechos y obligaciones de ambas
partes y su forma de cumplimiento. Por ejemplo cuando se suscribe un contrato de
préstamo bancario, se emite un certificado depósito de plazo fijo, un tercero emite una
factura y un remito por la compra de mercaderías que hemos realizado a un proveedor,
etc.).
Revelación implícita
En ella sólo existe un documento unilateral elaborado por una de las partes que in-
forma sobre el hecho. Por ejemplo: la emisión de una norma estatal que tenga efecto
patrimonial en el ente –externa–, la decisión del ente de constituir una previsión docu-
mentada con una minuta contable –interna–, etc.
• El momento en que se revelan:

Revelación Inmediata
Son aquellos hechos económicos que se revelan en el mismo momento de su ocurren-
cia. Por ejemplo una compra de mercaderías, la emisión de un cheque, un pago a un
proveedor, un cobro a un deudor, etc.
Revelación Diferida
Son aquellos hechos económicos que se revelan con posterioridad a la ocurrencia del
mismo. Por ejemplo liquidación de sueldos, consumo de energía, consumo de teléfo-
nos, etc.
2.3. Documentación respaldatoria

2.3.1. Concepto
La documentación respaldatoria es uno de los elementos materiales del proceso
contable que:
• Proporciona información contable procesable generada por el ente o su
entorno y de contendido patrimonial.
• Es el medio que transmite la información al Sistema de Información
Contable.
• Explica la causa y el origen de la variación patrimonial.
• Es la fuente del proceso contable.
• Se utiliza como único respaldo legal, fiscal y contable de las registraciones
realizadas.
• Constituye un medio de prueba de los hechos económicos que se
celebraron.
2.3.2. Importancia
A través del comprobante o documento respaldatorio la Contabilidad capta los datos
de la realidad y de esta forma el hecho económico se revela en la contabilidad del ente.
Por lo tanto, la única forma que tiene la Contabilidad de enterarse de que ocu-
rrió el hecho económico es a través del comprobante emitido en legal forma y
que ingresa (es revelado) al sistema de información contable. Caso contrario la
contabilidad nunca se entera de que ocurrió el hecho económico y en conse-
cuencia no hay registración contable.
En conclusión, toda documentación respaldatoria de un hecho económico
que no se emite o no se procesa no ingresa al proceso contable y por lo tanto no
queda registrada.
Resulta necesario contar con un sistema de control interno eficiente que ase-
gure que todos los hechos económicos tengan su respaldo documental corres-
pondiente para que sea adecuadamente revelado en la contabilidad.
2.3.3. Tipos
Podemos clasificar a la documentación respaldatoria en dos grupos, ellos son:
• Comprobantes
Son los formularios los que adquieren formas estándares, utilizados para actos
o hechos repetitivos, para uniformar la información.

Los datos ingresan al sistema contable a través de formularios diseñados en

formatos uniformes, generalmente impuestos coercitivamente por exigencias le-
gales o impositivas, como por ejemplo las facturas, recibos, etc. Estos se utilizan
generalmente para soporte documental de hechos económicos rutinarios como
las compras, las ventas, los pagos y las cobranzas.
Los mismos tienen el objetivo de facilitar y uniformar todo el proceso con-
table, ya que permite que los datos recolectados (revelados) ingresen uniforme-
mente al proceso contable y a un mismo tipo de operaciones.
Al diseñarlos se tiene en cuenta en todos los casos quien será el destinatario
del mismo, la calidad y cantidad de información a suministrar y los derechos y
obligaciones de las partes.
Al emisor le permite tener la certeza de qué datos debe recibir el destinatario
y al receptor le permite tener la seguridad de contar con información necesaria
para comprender las causas de su variación en el patrimonio.
Otros no formularios. Utilizados para hechos o actos no repetitivos.

Se utilizan como soporte documental de hechos económicos no rutinarios.
Esta documentación respaldatoria que no adquiere la forma estándar de los
comprobantes constituye, al igual que estos, una fuente de información sobre
derechos, obligaciones y variaciones patrimoniales que deben ser registradas en
los libros contables para exponer adecuadamente el estado económico, jurídico,
financiero y patrimonial de la hacienda.
Ejemplos:
Contratos sociales constitutivos de sociedades
Contratos de compraventa de inmuebles
Contratos de locación
Actas de directorio
Actas de asambleas
Publicaciones efectuadas por otros entes, como por ejemplo los realizados por la Bolsa
de Comercio con cotizaciones de acciones y títulos, o por el Banco de la Nación sobre
la cotización de las monedas extranjeras, los índices del INDEC, etc.
Dictámenes profesionales (abogados, ingenieros, etc.)
2.4. Comprobantes
2.4.1. Funciones
Entre las funciones básicas de los comprobantes podemos mencionar las
siguientes:
Tabla 27. Funciones de los comprobantes

Contable:
Los comprobantes son útiles como:
- Respaldo de las registraciones contables
- Vehículo por el que el hecho económico se revela en la contabilidad.
Con los comprobantes se asegura y respalda la correcta registración en los libros de
contabilidad.
Legal o Jurídica
Los comprobantes son útiles como prueba documental de las relaciones del ente y de
terceros, de las que surgen derechos y obligaciones de las partes intervinientes. Cons-
tituyen la protección legal del ente.
De contralor
Los comprobantes son útiles como elementos de revisión y fiscalización por los orga-
nismos de contralor:
Control interno
- Sindicatura y unidad de auditoría interna.
Control externo
- Auditoría externa.
- El Estado, a través de sus distintos organismos, como la afip, anses, ater, etc.
- Los organismos de contralor societario como la dipj.
- Otros órganos de fiscalización como el Banco Central de la República Argentina
para todos los Bancos, el Instituto Nacional Asociativismo y Economía Social, etc.
2.4.2. Clasificación de los comprobantes

Podemos clasificar los comprobantes conforme los siguientes criterios:
Tabla 28. Clasificación de los comprobantes

Según su efecto contable:
Registrables:
Aquellos que se emiten y al momento de ingresar al sistema de información contable
generan una registración contable y una variación en el patrimonio del ente. Por ejemplo:
factura, nota de crédito, recibo, acta de asamblea con decisión de pagar dividendos, etc.
No registrables:
Aquellos que se emiten y no generan registración contable. Por ejemplo: orden de
compra, remitos, pedidos de cotización, etc.
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Según su origen:
Internos o propios del ente:
Son los comprobantes emitidos o generados directamente por el ente. Estos a su vez
pueden ser sólo para uso interno del ente, como por ejemplo las minutas contables y
las actas de directorio. O de uso externo con trascendencia a terceros fuera del mismo,
como por ejemplo: la orden de compra a un proveedor.
Dentro de los comprobantes de uso interno a su vez tenemos los comprobantes que:
Se perfeccionan por si mismos sin la intervención de un tercero
Estos tienen efecto contable al ser emitidos el ente, sin necesidad de que un tercero
ajeno al ente los perfeccione, intervenga o conforme.
Son por ejemplo las liquidaciones de sueldos adeudados al personal, la decisión de
distribución de utilidades.
- Se perfeccionan con la intervención de terceros
Estos son emitidos por el ente, pero es necesario que sean intervenidos por terceros
ajenos al ente para que tengan efecto contable en el ente.
Por ejemplo: venta y envío de mercaderías, etc.
Externos o de terceros:
Son los comprobantes emitidos o generados por terceros y recibidos por el ente. Como
por ejemplo: las facturas de compras, los extractos bancarios, el estado de cuenta de
un cliente, etc. A su vez dentro de los comprobantes de uso externo tenemos los com-
probantes que:
- Se originan por terceros y surten efecto sin la intervención del ente
Estos tienen efecto contable al ser emitidos por terceros, sin necesidad de que se los
perfeccione, intervenga o conforme.
Por ejemplos las normas estatales referentes a cambios de tasas de impuesto, subsi-
dios, donaciones recibidas, etc.
- Se originan por terceros y surten efectos con la intervención del ente
Estos son emitidos por terceros, pero es necesario que sean intervenidos por el ente
para que tengan efecto contable.
Por ejemplo: compra de mercaderías a un proveedor que nos emite factura de com-
pra y remito que conformamos.
Principales comprobantes
A continuación, vamos a citar los comprobantes más comunes que intervienen
en las operaciones y mencionaremos las características básicas de cada uno:
Factura
Documento que da testimonio de la operación compra-venta mercantil o acredita
prestación de un servicio.
Es el documento por medio del cual el vendedor informa al comprador los datos de la
operación realizada y condiciones de la misma.
Este documento genera información contable para quien lo emite y quien lo recibe.
Ver normas impositivas que regulan sus contenidos (Ver anexo 1). El original queda en
poder del comprador y el duplicado en poder del vendedor. (Ver anexo 5).
Ticket – Ticket Factura
Cumplen la misma función que la factura. Los emite el vendedor por medio de un
equipamiento llamado controlador fiscal o impresora fiscal, el que debe estar debida-
mente autorizado por la afip, y los entrega al comprador, quedando almacenados en
la memoria del equipo.
Recibo
Constancia escrita de que el firmante manifiesta haber recibido de otra persona el im-
porte que se detalla. Sin firma el documento no tiene validez. Se emite como mínimo
por duplicado. Original para quien efectúa el pago y duplicado para quien recibe el pago.
Requisitos con relación a quien cobra: Apellido y nombre o razón social, domicilio co-
mercial y fecha emisión. Requisitos con relación a quien paga: Apellido y nombre o razón
social, domicilio comercial, datos impositivos.
También debe contener el concepto por el cual se ha recibido, el importe en número y
letras y detalles de los valores recibidos.
Este documento genera registración contable para quien lo emite como quien lo recibe.
(Ver anexo 5).
Remito
Se utiliza para documentar envíos de mercaderías. Es emitido por el que remite las
mercaderías. Se emiten por duplicado o triplicado.
Para el vendedor, el original conformado, sirve de constancia de que el receptor haya
recibido la mercadería, presto su conformidad a la cantidad, calidad y estado de los
bienes recibidos. También le sirve de base para emitir la factura. Para el receptor de
los bienes le es de utilidad para controlar los bienes recibidos y posteriormente poder
confrontarlo con la factura.
Este documento habitualmente no genera registración contable. (Ver anexo 5).
Nota de debito
Documento comercial que es confeccionado por el vendedor para efectuar algún cargo
o débito en la cuenta corriente del cliente. Por ejemplo, por intereses por mora, gastos
por cuenta del cliente o corrección de errores u omisiones en la facturación anterior.
El documento genera registración contable tanto para el emisor y para el receptor. (Ver
anexo 5).

Nota de crédito
Documento comercial confeccionado por el vendedor para comunicar que ha efectua-
do un crédito o descargo en la cuenta corriente del cliente.
Este documento genera registración contable tanto para el emisor como para el receptor.
(Ver anexo 5).
Resumen de cuenta corriente comercial
Es un comprobante que tiene por objetivo brindar información al cliente sobre los
movimientos (compras, pagos, débitos y créditos) registrados en su cuenta corriente
comercial, durante un período determinado y el saldo a esa fecha. Le permite al com-
prador cotejar el saldo pendiente del resumen emitido por el proveedor con lo que
figura en sus propios libros y conciliar diferencias.
Nota de crédito bancaria
Es el documento que acredita el depósito de dinero en una cuenta corriente bancaria.
Comúnmente llamada boleta de depósito.
Requisitos con relación al banco: Nombre, sello y firma del cajero.
Requisitos con relación al titular de la cuenta: Apellido y nombre, tipo y número de
cuenta, domicilio.
Con relación a los valores depositados: detalle, importe, lugar y fecha de depósito.
Genera registración contable tanto para quien efectúa el depósito como para el banco
receptor.
Nota de débito bancaria
Documento que emite el banco originado en gastos bancarios por comisiones banca-
rias, intereses, sellados, gastos de mantenimiento, gastos de emisión de chequeras, etc.
Genera registración contable tanto para el banco como para la persona titular.
Resumen de cuenta corriente bancaria o extracto bancario
Es un comprobante emitido por el banco donde informa al titular de la cuenta bancaria
el detalle de los movimientos, ocurridos en un período de tiempo y el saldo a la fecha
de emisión. Al titular de la cuenta le permite efectuar sus controles (conciliación ban-
caria) e informar al banco su discrepancia sobre lo registrado por el banco en su cuenta.
Minuta Contable
Se confecciona cuando existen hechos económicos registrables que no dan lugar a la
emisión de ninguno de los comprobantes detallados anteriormente. Esta constituye la
documentación respaldatoria de la operación. Generalmente tienen un diseño estan-
darizado, se confeccionan por escrito y dan cuenta del hecho económico registrable.
Deben ser archivadas, al igual que la documentación respaldatoria restante como fuen-
te de los registros efectuados. Ejemplos: liquidación de sueldos, cálculos de amortiza-
ciones, cálculo de previsiones.
2.4.3. Documentos comerciales

Por otro lado, mencionaremos características de algunos documentos comerciales
vigentes. Estos si bien intervienen en algunas operaciones básicas del circuito
operativo del ente, deben estar siempre respaldados por un comprobante para
ingresar al sistema de información contable (ej. recibo de pago):
Cheque común
Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados o autorización para girar en descubierto.
Debe contener:
- La denominación cheque inserta en el texto.
- Número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombre del banco girado y domicilio de pago.
- Persona a cuyo favor se libra o al portador.
- Suma de dinero que se ordena pagar, expresada en números y en letras.
- Nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral o de identidad.
- Firma del librador.
Es transmisible por endoso con la sola firma del endosante. El endoso es una cesión
del derecho a cobrar el cheque que realiza el beneficiario del mismo a un tercero y se
materializa mediante la firma al dorso.
Cheque de pago diferido

Es una orden de pago, librada a fecha determinada, posterior a la de su libramiento,
contra una entidad autorizada en la cual el librador a la fecha de vencimiento debe te-
ner fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para
girar en descubierto.
Debe contener:
- La denominación Cheque de pago diferido inserta en el texto.
- Número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
- Lugar y fecha de emisión, que debe ser posterior a la de su libramiento.
- La fecha de pago, que no puede exceder un plazo de 360 días.
- Nombre del banco girado y domicilio de pago.
- Persona a cuyo favor se libra o al portador.
- Suma de dinero que se ordena pagar, expresada en números y en letras.
- Nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral o de identidad.
- Firma del librador.
Es transmisible por endoso con la sola firma del endosante.

Pagaré
Promesa de pago escrita donde una persona se compromete a pagar a otra una deter-
minada suma de dinero en fecha o plazo establecido.
Debe contener:
- Apellido y nombre o razón social del beneficiario.
- Firma y datos personales del librador.
- Lugar y fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento
- Importe a pagar en letras y números.
- Domicilio de pago.
- Causa por la que se extiende .
- La palabra pagaré inserta en su texto.
Puede trasmitirse vía endoso por el cual el beneficiario transfiere los derechos de cobro
a un tercero.
3. El procesamiento de datos. Medios de procesamiento
Como ya vimos son las actividades que se cumplen desde la captación del hecho
económico hasta la transformación de esos datos en información útil para la toma
de decisiones. Comprende:
• Clasificación del hecho económico: ordenar los comprobantes para
registrarlos, siguiendo un criterio de ordenamiento lógico y sistemático.
• Registración del hecho económico: anotación de los datos del
comprobante en los registros contables.
• Cálculo: de los datos registrados por el que se producen los nuevos saldos
de las cuentas.
• Almacenamiento: archivo de todas las fuentes de datos, documentación
respaldatoria del ente.
Toda la información recopilada debe estar adecuadamente ordenada. Para lograrlo
hay que agrupar los datos correspondientes a cada objeto a través del uso de cuentas.
3.1. Las cuentas

3.1.1. Concepto
Las cuentas son la célula primaria del proceso contable y un elemento fundamental
dentro del mismo.
Son un conjunto de anotaciones referidas a un mismo objeto para poner de
manifiesto las causas y magnitudes de las variaciones del Patrimonio.
Francisco Cholvis, expresa que la cuenta es la «agrupación sistemática de
las partidas deudoras y acreedoras de cada uno de los elementos que forman el
activo, el pasivo, el patrimonio neto y los resultados de la explotación».
Oscar Chilkowski, la define como «la herramienta o instrumento por medio

del cual se vale la contabilidad para expresar las variaciones patrimoniales (au-
mentos o disminuciones) de los actos administrativos, hechos ciertos y eventua-
les, cuantitativa y cualitativamente considerados.»
Alberto Arévalo sostiene que «el nombre de cuenta se emplea en contabili-
dad para expresar conjunto de movimientos haciendales, ya sea de personas o
de bienes, considerados estos por cualidades y cantidad o valor, y para designar
también la presentación de cada conjunto.»
Gino Zapa, define a las cuentas como «una serie de anotaciones referidas
todas ellas a un objeto dado, con la finalidad de poner de manifiesto la variable y
conmensurable magnitud de dicho objeto».
También podemos conceptualizar a las cuentas como:

• Instrumentos que nos permiten representar gráficamente la composición
del patrimonio y las repercusiones de los hechos económicos sobre el
mismo.
• Agrupaciones de elementos homogéneos del activo, pasivo o patrimonio
neto del ente.
• Uno de los elementos de que se sirve la registración contable para dejar
constancia de los hechos y actos que inciden en el patrimonio del ente.
Son ejemplos de cuentas:

Mercaderías
Todos los bienes que la empresa adquiere con el fin de revenderlos en el mismo estado
en que se compraron se agrupan bajo una misma cuenta que se titulará Mercaderías. La
cuenta Mercaderías se usa para representar a todos los bienes adquiridos para ponerlos
a la venta. Pueden ser bienes de distintas características que los hace físicamente hete-
rogéneos pero que son homogéneos en cuanto a la finalidad que cumplen dentro del
patrimonio.
Rodados
Todos los vehículos que la empresa compra con la finalidad de ser usados en la em-
presa para colaborar con el objeto del ente, contablemente se los representa con una
cuenta cuyo título será Rodados.
3.1.2. Elementos componentes de las cuentas.

Las cuentas deben tener una estructura estándar internalizada por todos los que
intervienen en el proceso contable y por los usuarios de la información a los efectos
de que sea uniforme su interpretación.

Las cuentas tienen las siguientes partes:
Tabla 29. Elementos de las cuentas

Representa el nombre de la cuenta. El mismo debe ser lo más claro,
preciso y racional posible para poder incluir en ella todos los elemen-
tos homogéneos que se quiere representar. También debe ser unifor-
me su denominación a través de los distintos ejercicios económicos.
Denomi-
Imaginemos por un momento el caos contable y los problemas de
nación,
control posterior que se producirían al momento de la imputación
título o
del hecho económico si el ente tiene una cuenta de Rodados, otra de
designación
Material Rodante y una tercera Vehículos para representar e imputar
todos los vehículos de su propiedad que adquiere. En este caso co-
rresponde unificar en una sola cuenta todos los elementos homogé-
neos que representan este tipo de bienes económicos.
Es la parte de cuenta donde se vuelcan todos los datos relativos a los
Parte hechos económicos que se quieren representar, como ser: fecha de
descriptiva la operación, detalle y documentación que la respalda, folios de otros
registros contables vinculados.
Es una de las partes más importantes de la estructura de la cuenta,
en ella se registran los movimientos en valores o importes moneta-
rios de las operaciones. Se divide en columnas, generalmente de tres,
Parte donde la primera es el debe, la segunda el haber y la tercera el saldo.
numérica El saldo es la diferencia entre los importes del debe y del haber. Si
los importes del debe superan a los del haber la cuenta tiene saldo
deudor; si los importes del haber superan a los del debe la cuenta
tienen saldo acreedor.
Existe diversa terminología referida a la utilización de las cuentas:

• Abrir una cuenta: es habilitar por primera vez una cuenta contable
• Movimiento de una cuenta: son los registros deudores y/o acreedores
realizados en la misma.
• Debitar una cuenta: significa anotar en la columna del debe un importe.
• Acreditar una cuenta: significa anotar en la columna del haber un importe.
• Saldo de una cuenta: es el importe que surge de la diferencia entre los
débitos y créditos registrados en la misma.
3.1.3. Clasificación de las cuentas

Las cuentas pueden ser clasificadas al menos bajo tres pautas distintas: por su
naturaleza (el objeto representado), por su grado de análisis y por la composición
de su saldo.
Según su naturaleza (el objeto representado)

• Patrimoniales: Como su nombre lo indica son las que representan el patri-
monio del ente (activo, pasivo y patrimonio neto). Estas a su vez se dividen en:
Tabla 30. Clasificación de las cuentas patrimoniales

a. Patrimoniales del Activo: Estas cuentas representan los bienes materiales e inmateria-
les y a los derechos contra terceros que pertenecen al ente. Por ejemplo:
- Caja.
- Deudores en Cuenta Corriente.
- Mercaderías.
b. Patrimoniales del Pasivo: Representan a las obligaciones, ciertas y contingentes, que
tiene el ente con terceros. Por ejemplo:
- Acreedores en Cuenta Corriente.
- Documentos a Pagar.
c. Patrimoniales del Patrimonio Neto: Son las cuentas representativas de la participación
que tienen los propietarios del ente sobre el Patrimonio. Por ejemplo:
- Capital Suscripto.
- Reserva Legal.
Las cuentas patrimoniales también se pueden agrupar en:
Tabla 31. Clasificación de las cuentas patrimoniales

a. Elementales o Integrales: Son las que conforman el activo y pasivo y reflejan por lo
tanto los bienes, derechos y obligaciones de la sociedad.
b. Diferenciales: Son las que representan patrimonio neto y reflejan las variaciones que
se producen en el mismo. Son cuentas diferenciales la cuenta de Capital y Pérdidas y
Ganancias. Se denominan diferenciales porque reflejan las diferencias que se operan
en el Patrimonio Neto.
Las cuentas patrimoniales al fin del ejercicio se cierran (asiento de cierre de

cuentas patrimoniales) y se reabren nuevamente de manera que comienzan el
nuevo ejercicio con el saldo que tenían al cierre del ejercicio anterior.
• Cuentas de resultados: Son las que registran los ingresos, costos, gastos,
ganancias y pérdidas que constituyen el resultado del período. Ya revisamos en
la unidad anterior las definiciones de cada concepto involucrado.
El saldo de las cuentas de resultado tiene la vigencia sólo en un ejercicio eco-
nómico. Por lo tanto, al fin del ejercicio se cancelarán sus saldos (positivos y
negativos) y la diferencia entre el total de las cuentas de resultados positivos y

negativos formará el resultado del ejercicio (asiento de refundición de cuentas

de resultado). Estas a su vez se dividen en:
Tabla 32. Clasificación de las cuentas de resultado

a. De resultados positivos: Estas cuentas representan a los aumentos del Patrimonio
Neto ocasionados por los ingresos y por las ganancias. Por ejemplo:
- Ventas.
- Diferencias positivas de cotización.
b. De resultados negativos: Son las cuentas que representan a las disminuciones del pa-
trimonio neto producto de los costos incurridos, los gastos y las pérdidas. Por ejemplo:
- Costo de Mercaderías Vendidas.
- Sueldos y Jornales.
- Gastos Generales.
- Diferencias de cambio.
• Cuentas regularizadoras: Son las que registran partidas de ajuste a la valua-

ción de activos y pasivos usadas con la finalidad de mostrar la realidad. Pueden
ajustar el activo, el pasivo o el patrimonio neto, actuando como elementos que
disminuyen o aumentan la cuenta o rubro que regularizan.
Las cuentas regularizadoras también se pueden utilizar con la finalidad de re-
flejar compromisos eventuales provenientes de obligaciones contingentes cuan-
do un tercero no cumple con su compromiso, como ocurre cuando se descuen-
tan documentos de terceros, se otorgan garantías a terceros o cuando se endosan
documentos de terceros. La empresa puede optar por utilizar cuentas de orden
en lugar de cuentas regularizadoras para reflejar la responsabilidad eventual. Es-
tas a su vez se dividen en:
a. Regularizadoras de activo: Surgen de la necesidad de reflejar el efecto de ciertos he-
chos, como es el caso del desgaste de los bienes que son usados en la explotación del
giro principal del ente. Por ejemplo: Amortizaciones Acumuladas.
b. Regularizadoras del pasivo: Se utilizan con la necesidad de expresar adecuadamente

los montos de las obligaciones efectivamente devengadas en un momento determina-
do del período administrativo. Por ejemplo: Intereses Negativos a Devengar.
• Cuentas de orden: Las cuentas de orden no representan variaciones patri-

moniales, se utilizan con la finalidad de informar, a los usuarios internos y ex-
ternos, los efectos que podría tener sobre el patrimonio determinados hechos
eventuales o contingentes.
Las cuentas de orden tienen ciertas particularidades:

• Funcionan de a pares. Los asientos se integran solo con cuentas de orden,
una cuenta de orden deudora y otra cuenta de orden acreedora.
• Especifican compromisos eventuales y riesgos por tenencia de bienes de
terceros.
• Si los riesgos desaparecen las cuentas de orden se cancelan entre sí
mediante un contrasiento.
• Si los riesgos se cumplen se deben registrar las variaciones patrimoniales
que producen y también cancelar las cuentas de orden mediante el
respectivo contraasiento.
Las contingencias que se exponen mediante las cuentas de orden pueden es-
tar vinculadas a:
a. Compromisos eventuales: Representan la posibilidad de asumir obligaciones cuando
un tercero no cumple con su compromiso. Como ocurre cuando se descuentan docu-
mentos de terceros, se otorgan garantías a terceros o cuando se endosan documentos
de terceros. La empresa puede optar por utilizar cuentas regularizadoras en lugar de
cuentas de orden para reflejar la responsabilidad eventual.
b. Tenencia de bienes de terceros: La tenencia de bienes propiedad de terceros expone
al ente a la posibilidad de tener que afrontar eventuales contingencias derivadas de la
destrucción o roturas que los mismos sufran.
• De movimiento: Se utilizan para registrar y acumular datos con fines esta-

dísticos (ej. compras por provincia, ventas por mercado, etc.). En ellas se con-
signan débitos y créditos, que al finalizar el período administrativo se cancelan
contra cuentas elementales o diferenciales quedando en ese momento saldadas.
Según su grado de análisis

Las cuentas se dividen en simples, analíticas o individuales y las colectivas o
sintéticas, compuestas y recompuestas.
Tabla 33. Clasificación de las cuentas según el grado de análisis

Simples, analíticas o individuales: Representan a elementos patrimoniales de carác-
ter indivisibles. Por ejemplo:
- Juan Pérez representa el derecho que poseemos contra el deudor nombrado por ven-
tas realizadas.
- Televisor LCD de 32» FullHD marca Philips modelo 1232 representa un producto des-
tinado a la venta.

Colectivas o sintéticas: Se refieren a conjuntos de elementos homogéneos de las

cuentas simples, analíticas o individuales del activo, del pasivo, del patrimonio neto
(capital) o agrupamientos de ingresos y gastos. Por ejemplo:
- Deudores por Ventas, esta cuenta es colectiva porque está integrada por la totalidad
de los deudores del ente, dentro de los cuales estará el deudor Juan Pérez.
- Mercaderías, cuenta colectiva representativa de la totalidad de los bienes adquiridos
para ser vendidos, dentro de los cuales estarán las cuentas analíticas que representan a
cada uno de los productos destinados a ese fin.
Compuestas: unión de cuentas que tienen características análogas. Se asimilan a los ru-
bros del Estado de Situación Patrimonial y del Estado de Resultados. Por ejemplo:
- Disponibilidades comprende las cuentas Caja, Banco Nación Cta. Cte., Fondo Fijo, etc.
- Inversiones comprende las cuentas Banco Nación Cta. Plazo Fijo, Prestamos a Terceros, etc.
Recompuestas: agrupamiento de rubros del Estado de Situación Patrimonial y del
Estado de Resultados. Por ejemplo:
- Activo comprende a Disponibilidades, Inversiones, Créditos, Bienes de Cambio, Bie-
nes de Uso y Bienes Intangibles.
- Pasivo comprende a los rubros Deudas y Previsiones.
Todas las clases de cuentas pueden coexistir en el sistema contable del ente.
Cuando coexisten se puede obtener en forma simultánea tanto información de-
tallada como resumida.
Al coexistir cuentas simples que forman parte de una colectiva toda información
registrada en la cuenta simple deberá también ser asentada en la cuenta colectiva.
Por ello en todo momento el saldo de la cuenta colectiva debe ser igual a la suma
de los saldos de las correspondientes cuentas simples. Es por eso que las primeras
cumplen funciones de control respecto a las segundas.
Siguiendo los ejemplos que se expusieron como cuentas colectivas o sintéticas, la
coexistencia de la cuenta deudores por ventas y las cuentas simples, analíticas o indi-
viduales que representan los créditos de cada uno de los clientes por ventas en cuen-
ta corriente, permite conocer el movimiento que individualmente tiene cada uno de
ellos como también el total de los créditos, que por el mismo concepto, tiene el ente.
El saldo deudor de la cuenta Juan Pérez representará el crédito que tiene el ente
con este deudor. Lo mismo ocurre con cada uno de los otros clientes.
El saldo deudor de la cuenta deudores por ventas representa el total de los crédi-
tos que tiene el ente contra los distintos clientes.
Es por ello que el saldo deudor de la cuenta deudores por ventas debe ser igual a
la sumatoria de los saldos deudores de cada uno de los clientes.
Las cuentas compuestas y recompuestas no son unidades formales de regis-
tración en el proceso contable y sólo se utilizan para estructurar la presentación
y exposición de la información contable.
Si relacionamos desde el punto de vista del ingreso al proceso contable, las

cuentas por su extensión y agrupamiento podemos indicar que las simples son
de primera entrada, las colectivas son de segunda entrada, las compuestas son de
tercera entrada y las recompuestas son de cuarta entrada.
Por la composición de su saldo
• Según el significado de su saldo:

Las cuentas se clasifican teniendo en cuanta como se conforma su saldo en
cuentas acumulativas y residuales.
Tabla 34. Clasificación según el significado de su saldo

Acumulativas: Son aquellas cuentas cuyos saldos resultan de la acumulación de importes
que representan hechos económicos producidos a lo largo de ciertos períodos. Ejemplos:
- Todas las cuentas de resultado: El saldo de la cuenta Ventas representa la acumu-
lación de los ingresos por la venta de mercaderías producidos durante un cierto pe-
ríodo. El saldo de la cuenta Costo de Mercaderías Vendidas representa el costo de
las mercaderías vendidas durante un cierto período. Su saldo será la acumulación
de los sucesivos débitos por los costos incurridos por las ventas realizadas.
- Las cuentas de capital y resultados acumulados: Los saldos de estas cuentas pro-
vienen de la acumulación de aportes, capitalizaciones, afectaciones de resultados,
etc., producidos a lo largo de la vida de la empresa.
- Las cuentas que representan bienes de uso y sus regularizadoras: La cuenta Ro-
dados refleja los vehículos destinados al uso en la empresa incorporados durante
cierto lapso de tiempo. La cuenta Amortizaciones acumuladas Rodados refleja las
amortizaciones acumuladas de los rodados durante los períodos transcurridos.
Residuales: Son aquellas cuyos saldos se conforman por la suma algebraica de débitos
y créditos. Los saldos de estas cuentas en todo momento resultan de la compensación
de una serie permanente de débitos y créditos, y por lo tanto su saldo es el residuo de
las operaciones que originaron esas compensaciones. Representan bienes, derechos
y obligaciones en constante movimiento, como existencia de efectivo y mercaderías,
cuentas a cobrar a clientes y cuentas a pagar a proveedores. Por ejemplo:
- Caja como cuenta patrimonial representa la existencia de dinero en efectivo y otros
elementos de igual naturaleza en un momento dado. Su saldo será el resultado de dé-
bitos y créditos producto de las cobranzas y pagos que se suceden permanentemente.
- Banco Nación Cta. Cte. cuenta patrimonial representa el saldo disponible en la cuen-
ta corriente en dicho banco en un momento dado. Su saldo básicamente es producto
del residuo de débitos por los depósitos y los créditos por la emisión de los cheques.
- Deudores en cuenta corriente representa lo que en un momento dado la empresa
tiene por cobrar con motivo de las ventas de mercaderías a plazo sin documentar.

El siguiente gráfico sintetiza las distintas clasificaciones de cuentas que he-

mos analizado:
Gráfico 4. Síntesis clasificación de las cuentas
3.1.4. Análisis de cuentas

El análisis de cuenta es el procedimiento que nos permite desarrollar
conceptualmente su funcionamiento.
Consiste en:
• Ubicar a la misma, según sus características dentro de las clasificaciones
enunciadas precedentemente.
• Explicar su funcionamiento y comprender cuando se debita y cuando se
acredita, indicando cuales son los hechos económicos que generan esos
movimientos.
• Establecer qué tipo de saldo debe tener.
• Describir qué representa su saldo.
Ejemplo: Análisis de la cuenta Caja

Por el objeto representado la cuenta «Caja» es una cuenta patrimonial del
Activo. Es una cuenta elemental porque representa dinero u otros elementos de
similar liquidez.
Por su extensión es una cuenta colectiva o sintética y puede tener sus cuentas
analíticas según el tipo de organización tales como: Caja Sucursal N°1, Caja Su-
cursal N° 2, etc.
Según la composición de su saldo es una cuenta residual, porque el resultado
de su saldo se conforma de aumentos y disminuciones, producto de las cobran-
zas y los pagos que se suceden.
Se debita por su saldo inicial, por los aumentos de dinero efectivo y otros va-
lores de similar liquidez y se acredita por las disminuciones que se producen en
esos elementos y por el aciento de cierre de ejercicio.
Su saldo representa la existencia de dinero y otros valores de similar liquidez.
Nunca puede tener saldo acreedor solo tendrá saldo deudor o estará saldada
(saldo cero).
Ejemplo: Análisis de la cuenta Sueldos y Jornales

Por el objeto representado esta cuenta es una cuenta de resultados negativos.
Representa los gastos que se devengan como consecuencia de los sueldos y jor-
nales que asume el ente por el personal que presta servicios en el mismo.
Por su extensión es una cuenta colectiva o sintética, puede tener sus cuentas ana-
líticas como Sueldos y Jornales Administración, Sueldos y Jornales Almacenes, etc.
Según la composición de su saldo es acumulativa, ya que siempre se registran
débitos que suman al saldo.
Se debita a medida que se devengan los sueldos y jornales del personal que se
desempeña en el ente. Estos gastos se devengan a medida que se presta el servi-
cio, pero se registran en forma diferida generalmente el último día del mes o de
la quincena, dependiendo ello de la modalidad del trabajo.
Se acredita por errores o ajustes y por el asiento de refundición de cuentas de
resultados.
Su saldo siempre será deudor y representa el total de los sueldos y jornales
devengados en el período administrativo.
3.1.5. Representación gráfica de las cuentas

Las siguientes son las principales representaciones gráficas que podemos ver en
una cuenta:
• De una sola columna valorativa o unilateral: De una sola columna para la

parte cuantitativa (tanto para débitos como para créditos)
Fecha Nro. Asiento Detalle Importe


• De dos columnas valorativas o bilateral: de dos columnas para la parte

cuantitativa (una para los débitos y otra para los créditos).
Fecha Nro. Asiento Detalle Debe Haber

• De tres columnas valorativas o trilateral: de tres columnas para la parte cuan-

titativa (además de los débitos y créditos brinda información sobre el saldo).
Fecha Nro. Asiento Detalle Debe Haber Saldo

• De cuatro columnas valorativas o cuatrilateral: de cuatro columnas para

la parte cuantitativa (muestra los débitos, los créditos y si el saldo es deudor o
acreedor).
Nro. Saldo Saldo
Fecha Detalle Debe Haber
Asiento Deudor Acreedor

Las representaciones gráficas más comunes de una cuenta son las que poseen
tres o cuatro columnas para la parte cuantitativa porque informan en todo mo-
mento el saldo de la cuenta.
Las gráficas anteriores tienen una sola sección para la parte descriptiva de
la cuenta (fecha, número de asiento, detalle) ya sean movimientos deudores o
acreedores.
También hay cuentas de secciones divididas para las anotaciones del debe y
del haber como la que se presenta a continuación:
Denominación:
Debe Haber
Nro. Nro.
Fecha Detalle Importe Fecha Detalle Importe
Asiento Asiento

Posee dos sectores para explicar las causas (parte descriptiva de la cuenta) y
valor de los cambios. El primer sector corresponde al debe y el segundo al haber.
Permite determinar fácilmente el valor total de los aumentos y disminuciones
de la cuenta. La obtención del saldo de la cuenta luego de varios movimientos

puede insumir un tiempo considerable.
3.1.6. Esquema de débitos y créditos de las cuentas

Cuando mencionamos la parte numérica de una cuenta comentamos que la
misma se divide en columnas, generalmente de tres, donde la primera es el debe,
la segunda el haber y la tercera el saldo.
Todos los hechos económicos que modifican el patrimonio del ente (en for-
ma cuantitativa o cualitativa) deben registrase en la columna del debe o el haber
de cada cuenta, según sea el concepto del hecho económico involucrado.
Lo anterior permitirá que, a partir de la lectura de las cuentas involucradas, el im-
porte y los movimientos al debe o al haber de la/s misma/s se permita concluir fácil-
mente cuál es el hecho económico contenido detrás de toda registración contable.
Para esta registración se parte de un principio o convención contable, que
establece que:
• Los valores iniciales del activo se debitan, los movimientos iniciales del
pasivo se acreditan y el capital inicial se acredita.
• Las variaciones de aumento de activo y disminuciones de pasivo se
debitan y las variaciones de disminuciones de activo o aumentos de
pasivo de acreditan.
• Los aumentos de resultados negativos se debitan y las disminuciones se
acreditan.
• Los aumentos de resultados positivos se acreditan y las disminuciones se
debitan.
• Los aumentos de cuentas de patrimonio neto se acreditan y las
disminuciones de cuentas de patrimonio neto se debitan.
Se resume en lo siguiente:
Tabla 35. Esquema de débitos y créditos

Se debita Se Acredita
Activo Inicial Pasivo inicial
Aumento Activo Capital inicial
Disminución Pasivo Aumento pasivo
Aumento resultados negativos Disminución activo
Aumento de cuentas del
Disminución de cuentas del patrimonio neto
patrimonio neto
Disminución resultados positivos Aumento resultados positivos
Disminución resultados negativos

3.2. Plan de cuentas

3.2.1. Concepto
Una adecuada registración de los hechos con efectos patrimoniales solo es posible
si se establecen procesos de análisis que determinen las cuentas que se deberían
utilizar desde el inicio de la vida del ente.
Imaginemos ¿qué ocurriría si las cuentas comienzan a ser utilizadas por todos
aquellos que participan en el proceso de registración, sin tener ningún plan de-
terminado, creando las que consideren necesarias en la medida en que se vayan
realizando las registraciones?
Podemos decir que el plan de cuentas es la base estructural para la prepara-
ción de información contable.
En el mismo se definen claramente las cuentas a utilizar.
Para que un grupo de cuentas reciba el nombre de plan de cuentas debe cum-
plirse como condición básica: que estén ordenadas sistemáticamente.
En consecuencia, el plan de cuentas es un ordenamiento sistemático de todas las
cuentas del que se sirve el sistema de procesamiento contable para lograr sus fines.
Constituye el diagrama completo y detallado del sistema de cuentas que un
ente ha adoptado para estructurar su sistema contable.
3.2.2. Objetivos del plan de cuentas

La finalidad de un plan de cuentas es:
• Servir de estructura para diseñar el sistema contable.
• Facilitar y unificar la utilización de las cuentas en las registraciones.
• Servir de base para efectuar análisis y comparaciones.
• Ser útiles para la confección de informes contables destinados a diferentes
usuarios como por ejemplo la gerencia, organismos de fiscalización, el
estado, bancos proveedores.
• Facilitar las tareas de control.
Para que cumpla con esta finalidad el plan de cuentas debe reunir las siguien-
tes características.
• Ordenamiento sistematizado, es decir que este ordenado en forma
coherente.
• Flexibilidad: que permita la incorporación de cuentas adicionales cuando
en el momento de su elaboración no se había previsto su uso o cuando por
razones coyunturales y ajenas al ente, se hace necesaria su utilización.
• Homogeneidad: que los agrupamientos del mismo permitan la
preparación de los estados contables.
• Claridad: en la terminología utilizada. El nombre de la cuenta debe ser
representativo del elemento patrimonial o del resultado que corresponda.
3.2.3. Pautas para su formulación

Para la formulación del plan de cuentas debe considerarse una serie de aspectos
que resultan importantes para el cumplimiento de sus objetivos.
Los entes al iniciar sus actividades deben elaborar el plan de cuentas para or-
denar sistemáticamente las cuentas que utilizarán para contabilizar los hechos
económicos que repercuten sobre su patrimonio.
Resulta importante que el plan de cuentas que se elabora contenga todas las
cuentas que serán necesarias para que el sistema contable provea de toda la infor-
mación, en forma adecuada y pertinente, que requieren los usuarios de la misma.
El plan de cuentas no es un ordenamiento rígido ya que debe ser flexible para
que se pueda modificar, para adaptarse a los cambios que se van operando en el
ente y en sus actividades.
Los principales aspectos que deben tenerse en cuenta para su elaboración, son:
Tabla 36. Aspectos a tener en cuenta para la elaboración de un plan de cuentas

Con relación al ente
El objeto haciendal: Es fundamental tener en cuenta cual será la actividad principal
del ente ya que de ello dependerá los tipos de cuentas que habrá que utilizar según sea
un ente sin fines de lucro o una empresa, si esta última será una empresa industrial,
agropecuaria, comercial o financiera, por ejemplo.
La naturaleza jurídica del ente: También es importante considerar la naturaleza ju-
rídica del ente porque habrá un número importante de cuentas que serán necesarias
según sea un ente unipersonal, una sociedad comercial, una asociación, una coopera-
tiva o una fundación. Deben considerarse los aspectos legales que regulan el funciona-
miento de los distintos tipos de entes.
La dimensión de la empresa: La cantidad de cuentas que utilice un sistema conta-
ble dependerá entre otras cosas de las dimensiones que tenga el ente. Seguramente
aquellos mas grandes necesitarán una mayor diversificación de las cuentas que otros
pequeños o medianos.
La extensión del ente: Habrá que considerar la estructura organizativa del ente, si se
trata de un ente con un solo local y una organización centralizada o si se estructura con
una casa matriz y varias sucursales. De ello dependerá el ordenamiento de las cuentas
que se incorporen al plan de cuentas.
La naturaleza de los recursos utilizados por el ente: Deberán tenerse en cuenta los
tipos de elementos que conformarán el patrimonio del ente para incluir en el plan las
cuentas que los representen.
La forma en que se realizarán las operaciones: Se deberá considerar la operatoria de
la empresa, los mercados nacionales o internacionales en los que opera, así como las
formas de pagos y cobranzas.

Con relación a la información contable

- Tipos de informes a emitir para usuarios internos y externos.
- Grado de análisis de la información.
- Sistema de costeo a utilizar.
- Sistema presupuestario a utilizar.
Con relación al proceso contable

- Formas de registración.
- Medios disponibles.
- División del trabajo.
3.2.4. Codificación del plan de cuentas

Concepto
Codificar es asignar a las cuentas que integran el plan un código que diferirá según
el sistema utilizado. De esta manera se facilita la imputación contable.
Requisitos que debe cumplir un sistema de codificación

Un buen sistema de codificación debe permitir:
• Identificar fácilmente rubros, sub-rubros y grupos de cuentas homogéneas
• Tener la flexibilidad necesaria que permita seguir incorporando nuevas
cuentas sin alterar el ordenamiento sistemático del plan para ello la
cantidad de dígitos de ser suficiente para cumplir con esta condición.
• La fácil interpretación de la utilización de cada cuenta que integra el plan
para que las distintas personas que intervienen en el proceso contable
utilicen las cuentas siguiendo los mismos criterios.
Sistemas de codificación
Los sistemas de codificación contable pueden ser los siguientes:
• Alfabético: asigna códigos utilizando una o varias letras.
• Alfanumérico: asigna códigos combinando letras y números.
• Nemotécnico: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las
cuentas al código para facilitar su memorización.
• Numérico: es el más difundido y asigna números según distintos códigos
–– Correlativo
–– Por capítulos de cuentas (por ejemplo: Activo 1, Pasivo 2, Patrimonio
Neto 3, luego dentro de cada capítulo y a medida que se van desagre-
gando las cuentas, se va incluyendo uno o más dígitos adicionales para
cada nivel de desagregación.

–– Ejemplo: Caja tiene el código 1. 1. 01

1: Activo (clase cuenta)
1.1.: Disponibilidades (rubro)
1.1.01: Caja
1.1.01.01 Caja Sucursal N°1
En el Anexo 3 se muestra un modelo de plan de cuentas tipo.
3.3. Manual de cuentas

3.3.1. Concepto
Es el conjunto de normas escritas del plan de cuentas, indicando el contenido de
cada una de ellas y su forma de utilización.
Se utilizan manuales de cuentas para complementar al plan de cuentas, apor-
tando una mayor información que la que provee el mismo para organizar más
eficientemente el trabajo y unificar el manejo de las cuentas.
3.3.2. Contenidos del manual de cuentas

El mismo contiene:
• Indicaciones precisas sobre la operatividad de cada cuenta (hechos
económicos por los que se debita, hechos económicos por los que se
acredita y que representa su saldo),
• Una guía clara y precisa con explicaciones e instrucciones para el uso
adecuado y racional del plan de cuentas.
3.4. Métodos de registración

Los métodos de registración han evolucionado con el mismo ritmo que la
Contabilidad, ya que son un medio de expresión de la misma. Veremos a
continuación los dos principales métodos históricamente empleados para efectuar
las registraciones contables.
3.4.1. Método no balanceante. La Partida Simple

Los procedimientos con que se hicieron las primitivas registraciones no tenían una
denominación especial, pero posteriormente se le dio el nombre de Partida Simple.
Esta se utilizó en su origen para tener conocimiento del aspecto jurídico y financiero
de la hacienda en que se desarrollaban las operaciones, ya que lo que interesaba saber
en un momento determinado es lo que la empresa debe y que le deben.
Por lo tanto, el método se caracterizaba por una sola serie de cuentas: las
cuentas personales que representaban los derechos y obligaciones del propieta-
rio. Se los denominó en consecuencia métodos de registración no balanceantes.
La contabilidad mediante el método de la Partida Simple utilizaba solamente
cuentas patrimoniales de activo y de pasivo sin emplear las cuentas de resultados.

Es por ello que ante los distintos hechos económicos solo se registraban los efec-
tos que los mismos producían sobre los elementos del patrimonio ignorando las
causas que modificaban el patrimonio neto.
Los asientos que se registraban cuando no se trataba de variaciones patrimo-
niales permutativas no balanceaban, es decir el total de los débitos no balanceaba
con el total de los créditos. Es por ello que se denomina no balanceante.
Este método no permite determinar cuáles fueron las causas determinantes
del resultado del ejercicio ya que solo permite determinar el mismo mediante la
ecuación estática del resultado.
Este método evidentemente está en inferioridad de condiciones cuando se
trata de señalar la exactitud de las registraciones y de ubicar de modo rápido y
sencillo los errores cometidos.
3.4.2. Método balanceante. La Partida Doble

En 1494, Fray Luca Pacciolo, matemático toscano, da a conocer el método
veneciano de teneduría de libros en una orden que edita en Venecia y que se
llama «Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni e Porportionilitá». Así
los primeros tratados de Contabilidad impresos a partir de fines del siglo xv
divulgaron y perfeccionaron el «método veneciano» de teneduría de libros
expuesto. Un siglo después de su divulgación este método se conocería como
método de partida doble o método balanceante.
Se llaman balanceantes los métodos de registración en que se mantiene cons-
tantemente la equivalencia numérica en todas las partidas registradas (débitos
y créditos), realizando anotaciones contrapuestas de igual valor. Pertenecen a
este grupo la partida doble común y otros medios derivados de la misma (diario
mayor, la Partida Triple Rusa, etc.).
Por lo tanto, la evolución de la técnica contable hizo necesario que los im-
portes anotados fueran balanceantes entre sí y que los saldos (deudoras y acree-
doras) también se balancearan. Además, como toda estructura de las cuentas
utilizadas se deriva de la ecuación fundamental toda modificación patrimonial
debe reflejarse en anotaciones de por lo menos dos cuentas, ya que de lo con-
trario significaría no cumplir con la igualdad básica.
Las consideraciones anteriores explican por qué el método de registro uti-
lizado se llama de Partida Doble: por cada operación hay que efectuar por lo
menos dos anotaciones.
Toda registración contable se basa en la igualdad patrimonial para poder
realizar las anotaciones en la contabilidad de una ente. Cada anotación que se
vuelca a libros contables se realiza por Partida Doble es decir sobre la base de la
igualdad patrimonial.

Este método llamado de la Partida Doble, tiene los siguientes principios:

• En toda anotación no hay cuenta deudora que no tenga la correspondiente
cuenta acreedora.
• Las cantidades debitadas deben ser iguales a las cantidades acreditadas
(igualdad patrimonial). El método de registración de Partida Doble
aplicado a un sistema o conjunto de cuentas establece que la suma de
importes registrados en el debe (débitos) debe ser constantemente
igual a la suma de los anotados en el haber (créditos) de las cuentas
correspondientes.
• La misma cuenta se debe utilizar para las entradas y salidas de un mismo
concepto.
• Si se hizo la entrada de un concepto por determinado valor, su salida se
produce por ese mismo valor.
3.4.3. Reglas de registración

Las reglas son de carácter convencional y se derivan de lo que se conoce como
Partida Doble. Es útil recordar que:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
En las cuentas de activo se registra:

–– En el Debe el saldo inicial y los aumentos.
–– En el Haber las disminuciones.
En las cuentas de pasivo y patrimonio neto se registra:
–– En el Haber el saldo inicial y los aumentos.
–– En el Debe las disminuciones.
Basados en los convencionalismos de la registración, derivados de los conceptos

de la Partida Doble y de la ecuación fundamental del patrimonio, vamos a formular
las reglas para determinar qué se debita y qué se acredita en cada registro contable.
Podemos mostrar, en el siguiente cuadro, los saldos que tienen las distintas
clases de cuentas y qué tratamiento se debe dar a los aumentos o disminuciones
que se producen.
Se debitan: Se acreditan:
Aumentos del activo Disminuciones del activo
Disminuciones del pasivo Aumentos del pasivo
Disminuciones del PN Aumentos del PN

Podemos simplificar el contenido del último cuadro de esta manera:

• Las cuentas con saldo deudor son las de activo y las de costos, gastos y
pérdidas.
• Las cuentas con saldo acreedor son las de pasivo, las de capital y reservas,
las de ingresos y ganancias.
• Las cuentas con saldo deudor se debitan cuando aumentan y se acreditan
cuando disminuyen.
• Las cuentas con saldo acreedor se acreditan cuando aumentan y se
debitan cuando disminuyen.
A continuación, veamos cómo se aplica la Partida Doble y cómo se vuelca a
los libros diarios y mayor con el esquema de cuentas ya mencionado un ejemplo
de hecho económico simple:
Se compran mercaderías por valor de $ 2.000 en cuenta corriente del provee-
dor, según factura de compra emitida por el mismo.
Razonamiento sobre los efectos patrimoniales producidos por la compra de
mercaderías en cuenta corriente:
Aumenta el activo por la incorporación de las mercaderías; por lo tanto, ha-
brá que debitar la cuenta Mercaderías por $ 2.000.
Aumenta el pasivo al contraer una deuda con el proveedor por $ 2.000.
Cuentas de Saldo Aumentos Disminuciones

Activo Deudor se Debita se Acredita
Pasivo Acreedor se Acreditan se Debitan
Capital Acreedor se Acreditan se Debitan
Reservas Acreedor se Acreditan se Debitan
Ingresos Acreedor se Acreditan se Debitan
Costos Deudor se Debitan se Acreditan
Gastos Deudor se Debitan se Acreditan
Ganancias Acreedor se Acreditan se Debitan
Pérdidas Deudor se Debitan se Acreditan
3.5. Registros contables

3.5.1. Concepto
Los elementos que forman parte de un sistema de registración contable son los
siguientes:
• Los comprobantes.
• El plan de cuentas.
• El manual de cuentas
• Los registros.
• Circuito de información donde fluye la documentación.

Los registros contables son una parte importante de este sistema y constitu-
yen los medios donde se efectúan metódicamente las anotaciones de los mo-
vimientos patrimoniales, registrándolos y almacenándolos. Constituyen lo que
comúnmente llamamos libros de contabilidad.
El Código Civil y Comercial de la Nación requiere que las empresas regis-
tren contablemente sus operaciones en libros legales específicos sobre la base
de la correspondiente documentación de respaldo ya comentada, conservando
archivada ésta durante un plazo no menor a diez años. Los libros legales y la do-
cumentación deben ser llevados en el idioma castellano.
Se transcriben en el apéndice a esta unidad los artículos del Código Civil y
Comercial de la Nación que se consideran pertinentes a este tema en particular.
3.5.2. Clasificación de los registros contables

Los registros contables pueden clasificarse según distintas pautas:
•Según las exigencias legales

Indispensables: establecidos por ley
Según lo establece el Código Civil y Comercial de la Nación son registros indispensa-
bles (art 322): el libro diario, el libro inventario y balances y aquellos que correspon-
dan a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importan-
cia y naturaleza de las actividades a desarrollar y los que en forma especial impone este
código y otras leyes.
El libro diario es el registro en que deben asentarse las transacciones en orden cronoló-
gico y en el libro Inventarios y Balances deben transcribirse los estados contables que
emita la empresa, con sus detalles analíticos de cuentas e integración de los saldos de
las mismas al cierre del ejercicio.
No indispensables:
Son aquellos no requeridos especialmente por ley.
El Código Civil y Comercial de la Nación establece también que se deberán

llevar todos aquellos libros que resulten necesarios para contar con un adecuado
sistema de información contable. Será adecuado el sistema si de él surgen clara-
mente las operaciones realizadas por el ente y su estado patrimonial.
Estos son indeterminados en cuanto a su cantidad y clase, pero se utilizarán
los estrictamente necesarios de acuerdo a la actividad de la empresa y los reque-
rimientos de la información.
Además, existen otros registros cuyo objetivo no forma parte del proceso
contable, pero son obligatorios en función de disposiciones legales, impositivas,
de organismos de contralor, etc. Como ejemplos de estos tenemos los Libros
iva, de actas de asamblea, de actas de directorio, de registros laborales, etc.

•Según la información que requieren

Principales
Son aquellos registros llevados en forma sintética o global (diario, inventario y balan-
ces, mayor).
Auxiliares
Son registros detallados o analíticos (subdiarios de caja, de ventas, auxiliar de clientes, etc.).
•Según como se ordena la información

Cronológicos
Se ordenan por fecha (diario general).
Sistemáticos
Estos se ordenan por cuentas y dentro de cada una de ellas en forma cronológica (ma-
yor general, mayor auxiliar de cliente, mayor auxiliar de proveedores).
• Según sus características físicas

Encuadernación
Todos estos libros deben ser encuadernados, y las hojas numeradas y autenticadas o
rubricados previamente por la autoridad de contralor (dipj). En el caso en que se utili-
cen libros sub-diarios, estos también deben reunir los mismos requisitos.
Los libros que sean indispensables conforme las reglas del Código Civil y Comercial
de la Nación serán encuadernados y foliados. A este efecto los presentará ante el Re-
gistro de Comercio, en casos de comerciantes unipersonales o ante la dipj en caso de
sociedades, para su rúbrica.
Rúbrica
Esta consiste en identificar el nombre o razón social del comerciante, el tipo de libro y
número y la cantidad de folios, fecha y lugar en que se rubrica y firma de la autoridad
que la efectúa.
Los registros contables llevados por medios mecánicos o electrónicos en la medida
que lo autorice el Registro Público de Comercio, previa presentación de un proyecto
de sistema de registración con dictamen de Contador Público independiente, pueden
ser llevados en hojas móviles. Esto no será aplicable al libro inventario y balance.
Hojas móviles
Comúnmente llamados fichas. Ejemplos de estos son el libro mayor y sub-mayores,
fichas de existencia, etc.
• Según la fuente de las registraciones

De primera entrada
Son aquellos registros contables donde se hace la registración directamente de la docu-
mentación respaldatoria del hecho económico (ej. subdiarios, submayores y libro diario).

De segunda entrada
Son aquellos registros contables donde la anotación se realiza a partir de un registro
anterior asentado en otro libro. (ej. libro mayor).
En resumen, el siguiente cuadro respecto a la clasificación de los libros contables:

Pauta de clasificación Clase de libros Ejemplo
Libro diario.
Indispensables
Libro inventarios y balances.
Según las exigencias
Los no necesarios para una adecuada
No indispensable
presentación de la información.
Principales Libro inventario y balances.
Según la información
que requieren
Auxiliares Libro subdiario de ventas.
Cronológicos Libro diario.

Según como se ordena
la información Sistemáticos Libro mayor.
Encuadernados,
Libro inventario y balances.
Según sus características foliados y rubricados
físicas
Hojas móviles Libro submayor.
De primera entrada Libro diario (reg. directa) y subdiarios.

Según las fuentes de
las registraciones
De segunda entrada Libro mayor.
Gráfico 5. Clasificación de los libros contables.
3.5.3. Libro diario general

Concepto
Es el registro en el que se asientan la totalidad de las transacciones en el mismo
orden en que se suceden, sin importar de qué tipo de operación se trata.
Características
Las características principales del mismo son las siguientes:
• Es un libro contable indispensable.
• Es un registro cronológico.
• Es un registro principal.
• Es un registro que debe estar encuadernado salvo la autorización de la
autoridad competente para utilizar hojas móviles.
Este libro consta, como mínimo, de dos columnas: la del debe y la del haber.
Las registraciones que se efectúan en el mismo reciben en nombre de asientos.
El asiento de cada transacción debe contener:
• La fecha en que se efectúa la registración.

• El número de asiento.
• Los títulos de las cuentas deudoras, sus códigos y los respectivos importes.
• Los títulos de las cuentas acreedoras, sus códigos y los respectivos importes.
• Una breve explicación de la transacción y datos de la documentación
respaldatoria.
• Referencia a los números de folio del libro mayor.
• Se deja un renglón entre asiento y asiento que se utiliza con una raya
horizontal con una sangría al medio.
Es una convención que las cuentas deudoras se registran en primer término
y luego las acreedoras.
En todo asiento, la suma de los importes de las cuentas debitadas deberá
coincidir con la suma de los valores de las cuentas acreditadas.
Funciones
El diario cumple tres útiles funciones:
• En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se
registrasen directamente en el mayor, existiría el serio peligro de omitir el
débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito
o crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los
débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite
descubrir fácilmente esta clase de errores.
• En segundo lugar, los débitos y créditos de cada transacción se asientan
en el diario guardando perfecto balance a través del esquema de la Partida
Doble, lográndose así el registro completo de la operación en un solo
lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación
con el detalle que se desee.
• En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el
diario en su orden cronológico.
3.5.4. El libro mayor general

Concepto
Es un registro sistemático porque esta ordenado por cuentas. Todas las cuentas
que se registran en el Libro Diario deben tener un espacio en el libro mayor para
su registración.
El libro diario constituye la fuente de información para hacer los pases al libro
mayor. Proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los débitos y
créditos que conforman los asientos registrados en el libro diario.
Los débitos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos
de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado mayorización o
pases al mayor.

En el libro mayor, libro de segunda entrada, cada cuenta está representada en

una ficha individual que registra las cantidades debitadas y acreditadas producto
de las variaciones patrimoniales asentadas en el libro diario, libro de primera en-
trada, así como el saldo de la misma.
La importancia que tiene el libro mayor radica en la información que provee
ya que nos posibilita conocer el saldo que arrojan las respectivas cuentas patrimo-
niales o de resultados del ente en los distintos momentos de la vida de la hacienda.
Si bien el nuevo Código Civil y Comercial de la Nación en su artículo 322
no hace referencia explícita al libro mayor, alude al mismo elípticamente al de-
cir que son indispensables todos aquellos registros «que correspondan a una
adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia
y naturaleza de las actividades a desarrollar…». Con las necesidades actuales de
las organizaciones se hace prácticamente un libro indispensable, ya que es impo-
sible y muy complejo saber en todo momento el saldo de una cuenta a partir de
la sola utilización del libro diario.
Por lo tanto, el libro mayor:
• Es donde se registran todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio neto
y resultados del ente,
• Es donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que utilizan los entes,
• Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el
libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular de cada una de las cuentas representativas de elementos
patrimoniales o de resultados del ente.
El saldo de una cuenta es la diferencia entre las sumas deudoras y las acreedo-
ras. El saldo puede ser:
• Deudor, si la suma del debe es mayor que la del haber.
• Acreedor, si la suma del debe es inferior a la suma del haber.
• Nulo, se dice que la cuenta esta saldada, si el valor de ambas sumas
coincide.
En cualquier fecha, en el libro mayor se cumplirá que la suma de los saldos

deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total
de las sumas del debe será igual al importe total de las sumas del haber.
Por otra parte, las sumas de las columnas del debe y haber del diario deben
coincidir con las sumas de las mismas columnas del mayor.
Se reconoce que hay dos tipos de libro mayor:
• Libro mayor principal o general. Para las cuentas de control de mayor general.
• Libro mayor auxiliar. - Para las subcuentas y auxiliares.

3.5.5. Libro inventario y balances.

Concepto
Es el registro contable en el que se transcriben todos los inventarios generales y
los balances generales que se practican en el Ente.
El Código Civil y Comercial de la Nación, en su art. 322, establece que es uno
de los libros indispensables que deben llevar todas personas jurídicas privadas y
quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una em-
presa o establecimiento comercial, industrial, agropecuaria o de servicios.
Por su aspecto legal y técnico este libro es indispensable y principal de folia-
ción simple (enumeración de folios) en el que se anotan y registraran todos los
inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo
de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.
El Libro Inventario y Balances se inicia con la transcripción del Inventario
General del patrimonio del ente, con forma analitica.
Con posterioridad y cronológicamente al finalizar cada ejercicio, es decir
anualmente, se registran los estados contables (Balance General) correspon-
dientes al cierre del ejercicio y también el inventario general analítico de todos
los elementos activos y pasivos que conforma el patrimonio del ente.
Como se mencionó anteriormente la Ley General de Sociedades establece
que las sociedades comerciales podrán llevar por medios mecánicos o electróni-
cos los registros contables, salvo el libro inventarios y balances, que deberá ser
llevado siempre en forma manual.
Una vez al año, al cierre del período administrativo, se transcriben al libro

Inventarios y Balances la siguiente documentación:
• Estados contables de publicación (carátula, cuerpo principal de los
estados, notas y anexos).
• Dictamen del auditor.
• Informe de comisión fiscalizadora.
• Inventario analítico de activos y pasivos.
• Plan de cuentas actualizado.
• Cambios en el plan de cuentas del último ejercicio.
3.5.6. Diarios auxiliares (sub-diarios)

Concepto
La ley de Sociedades comerciales permite volcar al libro diario general los
resúmenes mensuales de operaciones que fueron procesados en otros libros de
contabilidad (llamados auxiliares).
Este avance no resta importancia al diario general como libro principal, sino
que facilita la registración cronológica por medios más rápidos, seguros, más in-

formativos y que permiten la verdadera división del trabajo en virtud de la com-

plejidad de las operaciones.
Dentro del ciclo operativo del ente puede haber operaciones o hechos econó-
micos repetitivos y rutinarios (compras, pagos, ventas, cobranzas, etc.) y otros
no repetitivos (aporte de capital, venta de bienes de uso, donaciones, distribu-
ción de dividendos, etc.).
De esta manera y a efectos de simplificar las registraciones y estandarizar las
mismas para facilitar el proceso de registración contable las:
a) Operaciones repetitivas: Tienen habilitado un sub-diario específico. Las
mismas se registran primero en forma esquemática en el libro sub-diario.
Una vez al mes, mediante un asiento resumen del libro subdiario pertinen-
te se registra en el libro diario general.
Por lo tanto, podemos decir que los libros subdiarios son libros auxilia-
res, donde se registran cronológicamente las operaciones repetitivas del
ente en forma periódica y a medida que las mismas se van produciendo.
La desentralización de la registración contable tiende a la creación de
diarios especiales (los subdiarios) que registran operaciones homogéneas
y repetitivas. El número de subdiarios a utilizar dependerá de los grupos
de operaciones que se identifiquen con esa característica.
b) Operaciones no repetitivas: no tienen habilitado sub-diario. Las mismas se
registran directamente mediante asiento de diario en el libro diario y con
posterioridad en el libro mayor. El libro diario en este caso es de primera
entrada y el libro mayor de segunda entrada.
Clases
Los subdiarios más importantes que analizaremos son los siguientes:
• Caja ingresos: en este libro se asientan todas las operaciones que
representan ingresos de dinero o cheques.
• Caja egresos: se registran todas las operaciones que significan pagos o
egresos de fondos.
• Subdiario de compras: se registran las facturas de los proveedores por
compra de mercaderías, notas de débito por gastos relacionados con las
compras, notas de crédito por devoluciones de compras o bonificaciones
de compras. Las compras se refieren exclusivamente a compra a crédito, si
la compra se efectuó al contado se acredita la cuenta Compras de contado
como cuenta de movimiento y en forma simultánea en el subdiario de
caja egresos se debitará la cuenta de movimiento Compras de contado,
contrapartida del pago con crédito a Bancos.
• Subdiario de ventas: Se registran las facturas de ventas de mercaderías,
notas de débito por gastos relacionados con las ventas, notas de crédito

por devoluciones de ventas o bonificaciones de ventas. Se registran sólo las

ventas a crédito, mientras que por las ventas de contado se utiliza la cuenta
de movimiento Ventas al Contado. Para esto se abre una columna en este
libro que representa movimientos al débito denominada Ventas al Contado
La percepción de esta venta al contado se mostrará en el subdiario caja
ingresos con crédito a la cuenta de movimiento Ventas al Contado.
Estos subdiarios hacen posible la división del trabajo, brindando mayor informa-
ción sobre los comprobantes que respaldan las operaciones y la operación se regis-
tra en forma cronológica. No es necesario escribir el nombre de las cuentas deudo-
res y acreedoras, dado que el cargo al débito o crédito que corresponda a las mismas
se inscribirán en las columnas cuyo título es el de la cuenta debitada o acreditada.
Los libros diarios auxiliares o subdiarios son registros de primera entrada
porque allí se registran los hechos económicos que surgen directamente de la
documentación respaldatoria.
Son también registros sistemáticos porque solo se registrarán en ellos aque-
llas operaciones que correspondan a ese subdiario, lógicamente siguiendo un
orden cronológico.
Mensualmente estos subdiarios se cierran, se confecciona el asiento resumen
en el diario general y se pasan al mayor en forma global.
3.5.7. Mayores auxiliares (sub-mayores)

Concepto
Existen cuentas colectivas que agrupan a muchas cuentas simples, analíticas
o individuales, como Deudores en Cuenta Corriente que agrupa a todos los
clientes que adeudan al ente y Acreedores en Cuenta Corriente que agrupa a los
proveedores a quienes les adeudamos por compras.
Si solo se utilizaran estas cuentas colectivas obtendríamos una información ge-
neral sobre lo que nos deben los clientes y lo que debemos a los proveedores, pero
no sabremos particularmente cuanto nos deben o les debemos a cada uno de ellos.
Es por ello que resulta sumamente necesario tener información pormenori-
zada, de la situación individual de cada uno, para poder efectuar una más eficien-
te gestión de estas cuentas.
Para ello se instrumentan submayores de deudores por ventas y submayores
de acreedores por compras. En ellos cada cliente y cada proveedor tendrá una
cuenta específica con toda la información referida a cada movimiento, débitos y
créditos como su respectivo saldo.
Los mayores auxiliares de deudores por ventas y de acreedores por compras
son registros de primera entrada porque se debe asentar directamente del com-
probante al submayor.

Periódicamente se debe verificar que la suma de los saldos de las cuentas in-
dividuales del submayor auxiliar coincida exactamente el mismo importe que el
saldo de la cuenta colectiva del libro mayor general.
Si no hubiese coincidencia indica que se ha deslizado un error u omisión el
que debe ser ajustado.
Con la utilización de mayores auxiliares se facilita la división del trabajo pues
cada mayor auxiliar puede estar a cargo de un responsable.
Ejemplo de sub-mayor de acreedores en cuenta corriente siguiendo ejemplo
anterior:
Acreedores en cuenta corriente ( Juan Pérez)

Fecha Detalle Debe Haber Saldo
15/05/20X1 Factura n° 1343 2.000 2.000
27/05/20X1 Recibo n° 1324 1.500 500
3.6. Formas de registración

Las siguientes son las formas de registración que veremos, utilizando las cuentas,
plan de cuentas y registros contables analizados:
3.6.1. Directa propiamente dicha

En esta forma de registración se utilizan el diario y mayor general.
Los comprobantes se vuelcan directamente al registro del diario general. En este
caso el libro diario es un libro de primera entrada y el mayor de segunda entrada.
Los débitos del diario se pasan como débitos en las cuentas del mayor y los
créditos del diario se pasan como créditos en las cuentas de mayor.
Las posibilidades de registración en la medida que el trabajo aumente son
muy limitadas ya que afecta la división del trabajo y la simultaneidad al registrar
las operaciones.
3.6.2. Directa con mayores auxiliares

En éste se utilizan el diario -mayor general – mayores auxiliares.
Es una variante del anterior, pero utilizando además los mayores auxiliares
que vimos cómo operan.
3.6.3. Indirecta o centralizada-descentralizada

Se utilizan el diario, el mayor general, los subdiarios y los mayores auxiliares.
Los comprobantes, que se refieren a hechos repetitivos, se vuelcan primero a
los sub-diarios y luego al diario general (indirecto). En este caso el libro diario es
un libro de segunda entrada.

Los pases de información entre registros producen vinculación entre ellos y

exige trabajar en forma interactuada y coordinada.
Esta forma de registración surge por la necesidad de división del trabajo a fin
de que más de una persona por vez pudieran registrar las operaciones en el diario
y al efecto se crean los subdiarios en donde se registran grupos de operaciones
homogéneas.
Con respecto a los hechos económicos no repetitivos, estos se registran direc-
tamente en el libro diario (primera entrada).
Si esquematizamos estas formas de registración serían como sigue:
Registración directa (con mayor y submayor)
Gráficos 5. Formas de registración
Registración indirecta
Gráfico 7. Formas de registración

3.6.4. Registración inmediata y diferida

Contabilización inmediata
Se trata de aquellas registraciones donde la captación del dato por parte de
la contabilidad (revelación) y la registración coinciden en el tiempo. Apenas
conocido el hecho económico se lo incorpora al proceso contable y se registra.
Por ejemplo, compras, ventas, pagos, cobranzas, etc.
Contabilización diferida
Se trata de aquellas registraciones donde la captación del dato por parte de la
contabilidad (revelación) y la registración difiere en el tiempo. Podemos decir
que en este caso se trata de variaciones patrimoniales continuas (sueldos,
amortizaciones, intereses devengados, alquileres devengados, seguros devengados,
etc.) donde:
• El hecho generador de los resultados está ligado al transcurso del tiempo.
• La aplicación del principio de lo devengado es importante ya que la
concreción del hecho económico está vinculada al transcurso del tiempo.
• Reviste importancia la fecha de cierre de ejercicio para determinar qué
resultados son del ejercicio corriente y cuáles del siguiente.

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Etapas del proceso contable: estructuración del

Son los vinculados a operaciones con terceros o contextuales,

Todo sistema de información tiene entradas (inputs) y salidas (outputs) y

Siendo la contabilidad un subsistema de información, el procesamiento con-

1.2. Etapas del proceso contable

1.2.1. Captación del hecho económico

Identificarlo: un documento fuente representa un medio de alimentación del sistema

1.2.2. Procesamiento de datos

1.2.3. Emisión de informes contables

78 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

2. Captación del hecho económico: Revelación contable

2.2. Formas de revelación contable

• La forma en que se revelan:

• El momento en que se revelan:

2.3. Documentación respaldatoria

80 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

Los datos ingresan al sistema contable a través de formularios diseñados en

Otros no formularios. Utilizados para hechos o actos no repetitivos.

Tabla 27. Funciones de los comprobantes

2.4.2. Clasificación de los comprobantes

Tabla 28. Clasificación de los comprobantes

82 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

84 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

2.4.3. Documentos comerciales

Cheque de pago diferido

86 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

3. El procesamiento de datos. Medios de procesamiento

3.1. Las cuentas

Oscar Chilkowski, la define como «la herramienta o instrumento por medio

También podemos conceptualizar a las cuentas como:

Son ejemplos de cuentas:

3.1.2. Elementos componentes de las cuentas.

88 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

Las cuentas tienen las siguientes partes:

Tabla 29. Elementos de las cuentas

Existe diversa terminología referida a la utilización de las cuentas:

3.1.3. Clasificación de las cuentas

Según su naturaleza (el objeto representado)

Tabla 30. Clasificación de las cuentas patrimoniales

Las cuentas patrimoniales también se pueden agrupar en:

Tabla 31. Clasificación de las cuentas patrimoniales

Las cuentas patrimoniales al fin del ejercicio se cierran (asiento de cierre de

90 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

negativos formará el resultado del ejercicio (asiento de refundición de cuentas

Tabla 32. Clasificación de las cuentas de resultado

• Cuentas regularizadoras: Son las que registran partidas de ajuste a la valua-

b. Regularizadoras del pasivo: Se utilizan con la necesidad de expresar adecuadamente

• Cuentas de orden: Las cuentas de orden no representan variaciones patri-

Las cuentas de orden tienen ciertas particularidades:

• De movimiento: Se utilizan para registrar y acumular datos con fines esta-

Según su grado de análisis

Tabla 33. Clasificación de las cuentas según el grado de análisis

Continúa en página siguiente ›››

92 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

Colectivas o sintéticas: Se refieren a conjuntos de elementos homogéneos de las

Si relacionamos desde el punto de vista del ingreso al proceso contable, las

Por la composición de su saldo

• Según el significado de su saldo:

Tabla 34. Clasificación según el significado de su saldo

94 Eduardo R. J. Asueta, María P. Braghini

El siguiente gráfico sintetiza las distintas clasificaciones de cuentas que he-

Gráfico 4. Síntesis clasificación de las cuentas