1.

AUDITORÍA DE LAS COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

 Tomado de: Bernal, F. (2007, 15 de Mayo). Auditoría de Cuentas Por Pagar.
Actualidad Empresarial. Recuperado de:
http://www.aempresarial.com/web/revitem/11_3035_29691.pdf
 Tomado de: Vizcarra, J. (2010). Auditoría Financiera Riesgos, Control Interno,
Gobierno Corporativo y Normas de Información Financiera. Breña: Instituto
Pacifico S.A.C.
1.1 Compras
La gestión de compras tiene como objetivo la adquisición de materiales, sumi-
nistros y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad del ente. Este proceso
tiene dos efectos contables; el registro de un activo (adquisiciones de bienes o servicios
productivos), o de un gasto (servicios no productivos) y la contabilización de la
correspondiente deuda con el proveedor. Las transacciones de compras incluyen la orden
de compra, el reporte de recepción y la factura del proveedor. Estos documentos
respaldan la preparación de una cuenta por pagar y, finalmente, la expedición de un
cheque por la cantidad adecuada. La contabilización de las compras y su documentación
proporciona evidencia de que las mercancías fueron efectivamente adquiridas.

1.1.1 Sistemas típicos de compras

Casi todas las compras de una empresa pasan a través de los
siguientes pasos o etapas: determinación de las necesidades de inventarios,
la localización de los mejores medios y precios para satisfacerlas, solicitar los
artículos usualmente con una orden de compra, recibirlos y emitir un
documento que permita su registro, inspección y aceptarlos, almacenarlos
apropiadamente, cuidándolos o custodiándolos de riesgos internos o
externos, usarlos cuando estos se venden o inician un proceso productivo,
registrar estas operaciones o darles un impacto contable y pagar la factura
correspondiente. La falta de controles fundamentales en estos procesos,
como por ejemplo, la falta de un sistema formal de autorizaciones para
efectuar las compras, la falta de un mecanismo que asegure el control de todo
aquello que ingresa a los almacenes, o también la falta de una nota, guía, o
parte de recepción debidamente numerado, o la carencia fundamental de un
sistema de inventarios perpetuos o kárdex, puede alertar al auditor de riesgos
realmente severos al momento de efectuar la auditoría.
 Ejemplo:
El departamento de compras de la empresa « Alpha & Omega S.A.» ha
ordenado la adquisición de 100 000 unidades del producto «Z» a un valor de
venta de S/. 1.50 más IGV. El proceso de auditoría de esta parte del proceso
de examen de las existencias pasaría por evaluar el sistema de Control
Interno adoptado por la empresa para controlar y luego pagar las
adquisiciones pactadas por el departamento de compras. El almacenero de
nuestra empresa; por ejemplo, recibe una copia de la orden de compra, la
cual es cotejada con la guía de remisión del proveedor, la cual debe venir con
una copia de la orden de compra, el almacenero solo podrá dar ingreso físico
al almacén luego de verificar la cantidad y buenas condiciones de los bienes
enviados.
Mediante el asiento anterior la empresa ha registrado el ingreso físico
de las unidades, empleando la Cuenta 42105 para controlar el pasivo que se
deriva de la aceptación de los bienes, nótese que no se ha trabajado el 1GV,
ya que este ha sido delegado para su control al área de contabilidad. El área
de almacenes genera por ese ingreso un documento que se denomina «nota
de ingreso al almacén», el cual varía en su denominación, este es remitido al
área de contabilidad.
El área de contabilidad, en la empresa de nuestro ejemplo, se encarga
de la recepción para su proceso y trámite de pago, de las facturas de los
proveedores, esta área se encarga de la revisión de los aspectos formales
tributarios de los documentos y de los importes numéricos, los cuales deben
concordar con los valores pactados en la orden de compra. Finalmente, esta
área debe confirmar si los bienes detallados en la factura han llegado
satisfactoriamente a la empresa, para esto, requiere de la conformidad del
almacenero, el cual la plasma en el documento al que hemos denominado
«nota de ingreso al almacén», si todo es conforme se procede a registrar la
factura de compra y efectúa el siguiente en el sistema:
Como se puede apreciar si es que mayorizamos la Cuenta 42105, luego
de registrada la factura de compras, el saldo de la misma es cero; por lo
tanto, esta cuenta es de naturaleza acreedora, los saldos acreedores que
existan representan ingresos al almacén cuyas facturas de compra aún no
han sido procesadas. La verificación de un manejo de compras e ingresos a
almacén, como el expuesto, facilita el Control Interno de la empresa y
proporciona a la auditoría de inventarios una certeza razonable sobre el
correcto manejo de este rubro.
 1.2 Cuentas por Pagar
La auditoría en las cuentas por pagar es la preparación de una relación o lista de
obligaciones pendientes de pago al final del período del ejercicio fiscal; los totales de los
distintos papeles de trabajo deben compararse con sus respectivos saldos del mayor y
cuadrar cualquier diferencia. Si existen muchas cuentas individuales en la lista, se
pueden seleccionar distintos grupos y comparar el total de los mismos con los totales de
los subcontroles mantenidos para tal propósito.

1.2.1 Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar

Las cuentas por pagar, básicamente incluyen todas las cuentas
correspondientes a deudas contraídas por las compras de mercaderías y
comprendidas dentro del ciclo de compras, están vinculadas a las deudas con
los proveedores de bienes y servicios, y son necesarias para el desarrollo de
las actividades de las empresas. Las otras cuentas por pagar serán
comentadas en el capítulo 11 sobre pasivos.

1.2.2 Objetivos
 Proporcionar el detalle para comparar con el saldo de la cuenta mayor.
 Facilitar la comparabilidad de los saldos, según los libros con las
respuestas recibidas de las confirmaciones.
 Segregar las cuentas a pagar con saldos deudores, de las que tienen
saldos por pagar para los propósitos del balance. Las cuentas por pagar
con saldos deudores deben reclasificarse como a «cobrar de
proveedores», bajo la categoría del activo circulante.
 La lista de saldos facilita la preparación de un listado por antigüedad de las
cuentas por pagar, el propósito de tal papel de trabajo es la detección de
pasivos circulantes, con los que puedan tener problemas, además de la
detección de cuentas que puedan haberse abierto contra errores y que han
quedado sin detectar durante varios períodos.
 En el caso de letras aceptadas a pagar, la lista también facilitará el cálculo
delos intereses devengados relacionados con las mismas, si hubiese
alguno.
 Comprobar que los importes revelados de las cuentas por pagar
corresponden a las obligaciones contraídas por la entidad a favor de
terceros, proveedores, acreedores, y entidades públicas (Sunat,
ESSALUD, AFP, etc.).
1.2.3 Procedimientos para la verificación de cuentas a pagar
Mediante la verificación de cuentas a pagar, el auditor obtendrá la mejor
evidencia sobre esta área de los proveedores y acreedores. Para lo cual se
solicitará de la empresa la redacción de cartas de circularización para todos
los proveedores seleccionados. El tamaño de la muestra a circularizar estará
en función del resultado del control interno y del criterio utilizado por el
auditor, donde elegirá:
 Los saldos más importantes.
 Posean saldo deudor.
 Recojan movimientos muy importantes.
 No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio.
 Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas.
 Algunos con saldos cero.

1.2.4 Procedimientos para la verificación de la valorización de las cuentas

Los procedimientos a seguir, son:
 Verificar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con
las cuentas de ese grupo, siguen las normas de valorización de los
principios contables.
 Analizar las cuentas de partidas antiguas o en proceso legal.
 Comprobar la adecuada clasificación de las cuentas a corto y largo plazo.
 Examinar la correcta distinción entre proveedores y acreedores.
 Realizar la prueba de «corte» de operaciones para comprobar que no se
han contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se
produjeron.

1.2.5 Valorización de las cuentas por pagar y presentación

Los pasivos por la adquisición de bienes deben estar a su valor nominal.
Los intereses con vencimiento superior a un año deberán registrarse en el
balance como gastos a distribuir en varios ejercicios, imputándose
anualmente a resultados de acuerdo con un criterio financiero. El
reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento
de la obligación de-pago; es decir, cuando se produce el traspaso de propie-
dad, que suele coincidir con la recepción de la mercancía.
1.2.6 Deudas en moneda extranjera
Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse
al tipo de cambio vigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el
contrato. De alterarse la pariedad monetaria de la deuda se calculará al final
del ejercicio en que la modificación se haya producido, aplicando el nuevo
cambio resultante a la misma. Las diferencias positivas o negativas que
pudieran surgir por razón únicamente de variaciones de cotización de
mercado de divisa extranjera, deberán registrarse al final del ejercicio
cargándose al resultado.

1.2.7 Deudas recogidas en efectos a pagar

Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse
en cuentas diferentes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta
proveedores, será el de la deuda con proveedores formalizadas en efectos de
giro aceptados. Los efectos aceptados deben figurar en el balance hasta su
vencimiento.

1.2.8 Conclusión
Las cuentas por pagar diversas están representadas por obligaciones,
impuestos, contribuciones, etc., que son retenidos por las entidades públicas,
incluye también la devolución de tributos mediante certificados, y estar
debidamente sustentados; el propósito debe ser una presentación adecuada
de todas las cuentas del balance y que sus saldos sea liquidados a largo
plazo. También deberá tenerse en cuenta el control de las cuentas por pagar
y de las compras, segregación de funciones en la compra de bienes y
servicios, su respectiva contabilización. Por lo general, los auditores no
depositan su confianza en el control interno de las entidades, el factor riesgo
de error puede variar de una entidad a otra la que se ve afectada por la
diversa complejidad de las operaciones; por lo cual, las normas tributarias
deberían ser claras y ambiguas.