GUIA METODOLOGICA PARA LA

REALIZACION DEL DIAGNOSTICO

PARTICIPATIVO A TRAVES DE MESAS
SECTORIALES
PLAN DE DESARROLLO “QUINDIO FIRME”
2012 - 2015

MARTHA LILIANA AGUDELO. SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

EQUIPO TECNICO PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL
OBJETIVO
La presente guía se ha elaborado con el fin de establecer la
metodología básica para llevar a cabo las mesas sectoriales
dentro del proceso de diagnóstico en la formulación participativa
e incluyente del Plan de Desarrollo Departamental.

FASES
La metodología establecida se ha discriminado en 3 fases:

• Preparación
FASE 1

• Ejecución
FASE 2

• Sistematización
FASE 3
Fase de preparación
Esta fase contempla los aspectos organizativos y logísticos
previos a tener en cuenta para la realización exitosa de las mesas
sectoriales, e implica lo siguiente:

Definición de los sectores a trabajar.

Derivado de lo establecido en el programa de gobierno se han

definido los siguientes los sectores por dimensión:

•EDUCACION
•SALUD
•CULTURA
•DEPORTE Y RECREACION
DESARROLLO SOCIAL •SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
•INTEGRACION SOCIAL GRUPOS CON
CONDICION ESPECIAL
•SEGURIDAD ALIMENTARIA

DESARROLLO •AGROINDUSTRIA
•TURISMO Y PAISAJE CULTURAL CAFETERO
ECONOMICO Y
•INDUSTRIA Y COMERCIO
COMPETITIVIDAD •TICS

DESARROLLO •INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO

SOPORTE FISICO •ORDENAMIENTO TERRITORIAL
TERRITORIAL •GESTION DEL RIESGO

•GESTION DE RECURSOS HIDRICOS

DESARROLLO •BIODIVERSIDAD Y SERVICIOS ECOSISTEMICOS
AMBIENTAL •GESTION AMBIENTAL SECTORIAL Y URBANA
•CAMBIO CLIMATICO

DESARROLLO •PARTICIPACION SOCIAL COMUNITARIA

INSTITUCIONAL •ALIANZAS PARA EL DESARROLLO
Definición de estructura y roles del talento humano

La estructura básica está dada de la siguiente forma:

experto técnico

COORDINADOR FACILITADOR
persona de apoyo
ENCUENTRO equipo de apoyo
GENERAL logístico
SECTORIAL

pesona de apoyo
al faciltador

Los roles y responsabilidades se describen en el siguiente cuadro

ACTOR ROL RESPONSABILIDADES
 Coordinar con los facilitadores la realización de cada una de
las mesas
Realizar coordinación  Establecer el enlace con el equipo técnico de plan de
general del proceso que desarrollo.
COORDINADOR
asegure el cumplimiento  Gestionar recursos ante la secretaría de planeación y demás
GENERAL dependencias que se requieran.
del cronograma y los
productos establecidos  Gestionar el punto de contacto para realizar las mesas.
 Garantizar la documentación y sistematización de los
productos obtenidos en las mesas

Llevar a cabo las mesa  Establecer el enlace con el coordinador general

sectorial asignada de  Realizar las convocatorias de los actores del sector
FACILITADOR
acuerdo con los  Establecer y coordinar el equipo de apoyo logístico.
DE MESA
parámetros metodológicos  Coordinar la logística en el lugar de realización de las mesas.
establecidos..  Sistematizar la mesa realizada

PERSONA DE APOYO LOGISTICO

 Alistar el lugar de realización de las mesas
 Recoge la asistencia en los registros establecidos
 Apoyar el suministro de refrigerios y materiales y recolección
de productos
Apoyar la ejecución de las PERSONA DE APOYO AL FACILITADOR
EQUIPO DE
mesas sectoriales  Apoya a los grupos para asegurarse que la metodología se
APOYO
asignadas aplique en los grupos y se obtengan los productos deseados..
 Hace registros fotográficos de las carteleras y momentos de
la reunión.
EXPERTO TECNICO
 Presenta los componentes básicos del Sector y resuelve
inquietudes técnicas respecto del tema en las mesas
Definición de la logística requerida

RECURSOS
RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS
TECNOLOGICOS
• 1 Coordinador • Formatos de • Base de datos de
• 1 lider por mesa diagnóstico actores por sector
sectorial ( • Carteleras • Videobeam
participación activa de • Formatos de • Extensión de cable
los secretarios de asistencia • Portatil
gobierno y directores • Mesas • Amplificador de
de institutos
• Sillas sonido
decentralizados)
• Marcadores gruesos • Cámara fotográfica /
• 1 equipo de apoyo por
• Marcadores delgados filmadora
mesa ( mínimo 2
personas) • Lapiceros
• 1 experto técnico del • Cinta tesa
sector • Refrigerios
• 1 Comunicador • Pendones
• Lugar de contacto

Definición de cronograma macro de actividades

ACTIVIDAD FEBRERO 2012

GENERAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Preparación mesas
Convocatoria de
actores
Ejecución mesas
Sistematización
mesas
Fase de ejecución en sitio

Una vez se hayan convocado los actores a los puntos de

encuentro y se hayan dispuesto la logística y recursos, se
procede a realizar la mesa sectorial de acuerdo con los 3
momentos definidos a continuación:

MOMENTO ACTIVIDAD DESCRIPCION TIEMPO

A medida que los convocados ingresan al lugar de
1. Registrar
contacto, la persona de apoyo logístico gestiona el
asistencia
diligenciamiento del registro de asistencia.
La cabeza visible del proceso, da la bienvenida y los
agradecimientos a los participantes convocados en
2. Dar la
nombre de la gobernación Así mismo, hace la
bienvenida y
INTRODUC- presentación del facilitador y del equipo de la mesa, 30
presentar al
CION explica los alcances del evento, enmarca la actividad en la minutos
equipo
línea correspondiente al plan de gobierno y motiva la
participación
El facilitador de mesa explica la metodología general a
3. Explicar la seguir durante la reunión y acuerda las reglas de juego
metodología para el éxito de la reunión, utilizando un cartelera, que
haga visible la participación de los convocados.
El facilitador junto con la(s) persona(s) de apoyo conforma
los grupos de trabajo de máximo 10 personas cada uno
(idealmente 7) y los ubica en sus respectivas mesas de
4. Conformar
trabajo. Cada grupo es asistido por un facilitador o en su 10
grupos de
defecto se debe nombrar un coordinador quien se minutos
trabajo
encargará de moderar las participaciones y de registrar la
información que se vaya obteniendo en cada uno de los
momentos del ejercicio.
Conformados los grupos, se explica la metodología que se
DESARROLLO utilizará para definir los problemas y el tiempo máximo que
se tiene. Se reparten los materiales a cada uno (fichas,
cartelera y marcadores) y se solicita a los participantes que
5. Definir definan máximo 10 problemas importantes del sector
50
problemas del utilizando la técnica de lluvia de ideas. Para ello se reparte
minutos
sector a cada participante un máximo de 3 tarjetas de color verde
donde deben anotar un problema por tarjeta, teniendo en
cuenta que su redacción debe iniciar con un adjetivo
(deficiente, falta de, poca, insuficiente, etc) .Las tarjetas
deben agruparse de tal manera que permitan identificar
 problemáticas comunes que serán escritas en tarjetas de
color rosado.
Con los problemas elegidos, cada grupo procede a
priorizarlos, para lo cual se reparte la cartelera de
priorización en donde se ubican los problemas
identificados y la guía de criterios. Se procede a calificar
cada problema por consenso criterio por criterio. .Una vez
6. Priorizar los 20
calificados se suman los puntajes obtenidos en cada
problemas minutos
criterio y se procede a determinar los 3 de mayor puntaje,
que serán los 3 problemas priorizados. En caso de que
haya puntajes totales iguales en algunos problemas, el
grupo decidirá por consenso cuáles deben hacer parte de
los 3 que se seguirá trabajando.
Con los 3 problemas priorizados se solicita al grupo que
los ubiquen en la cartelera de identificación de problemas
con caracterización poblacional y que procedan a
7. Caracterizar los caracterizar cada uno de acuerdo con los criterios
20
problemas establecidos. Utilizando código de colores (rojo, verde y
minutos
priorizados azul) se procede a diligenciar las casillas
correspondientes marcando una X con color que mejor
exprese el grado de afectación a los grupos poblacionales,
así rojo si es alto, verde si es medio y azul si es bajo.
Una vez caracterizados poblacionalmente los problemas
se solicita al grupo que ubique en el mapa que se reparte,
los 3 problemas elegidos teniendo en cuenta los
8. Georeferenciar municipios donde pueden estar presentándose con mayor
20
los problemas frecuencia o afectación. Para ello se utilizan stickers de
minutos
priorizados colores que expresan el grado de criticidad del problema
en un determinado municipio: rojo si es alto; amarillo si es
medio y verde si es bajo. Al lado de cada sticker se anota
el número del problema priorizado al cual se refiere.
Una vez se ubican los 3 problemas priorizados en la
cartelera de alternativas de solución, los miembros de los
9. Establecer
grupos establecen por consenso 3 alternativas de solución 30
alternativas de
teniendo en cuenta los criterios enunciados en el anexo. minutos
solución
Las alternativas se consignan en las tarjetas amarillas y se
procesan en la cartelera de alternativas de solución.
Las carteleras de cada grupo se exhiben para que los
grupos observen el trabajo de cada uno. Así mismo, el
10. Socializar el 15
facilitador de mesa explica que la sistematización definitiva
trabajo minutos
de la mesa será hecha posteriormente por el equipo de la
gobernación.
El equipo de apoyo recoge los instrumentos de diagnóstico
11. Recoger
que se han diligenciado y los materiales utilizados y
registros del
verifica que todos los participantes hayan diligenciado la
trabajo
asistencia. 15
FINALIZACION
El líder de mesa obtiene retroalimentación sobre el trabajo minutos
12. Hacer cierre de realizado y termina la reunión agradeciendo la asistencia y
la reunión la participación de los convocados. El equipo de apoyo
ordena y limpia el salón.
NOTAS:

 Después del punto 7 se reparte el refrigerio a cada asistente.

 Durante el transcurso de la reunión se toman registros fotográficos que documenten las
diferentes actividades.
 Durante el transcurso de la reunión la persona de apoyo logístico está pendiente de que
todos los convocados hayan diligenciado el registro de asistencia.

Fase de sistematización de la
información

En esta fase se consolida la información obtenida en los

instrumentos de diagnóstico empleados en las mesas de trabajo.

El coordinador general de las mesas sectoriales, junto con el líder

de cada mesa, son los responsables de esta actividad cuyo
producto principal es el listado de problemas caracterizado por
sector priorizado y caracterizado poblacionalmente, junto con
las alternativas de solución a cada problema consolidadas y
priorizadas.
ANEXOS

1. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

2. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS
PRIORIZADOS

3. CRITERIOS PARA LA PRIORIZACION DE PROBLEMAS.

4. MAPA PARA LA GEOREFERENCIACION DE PROBLEMAS.

5. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS
PRIORIZADOS.

6. CRITERIOS PARA ESTABLECER LAS ALTERNATIVAS DE

SOLUCION
 SECRETARIA DE
GOBERNACION DEL INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL
PLANEACION
QUINDIO PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS Y PLANIFICACION

SECTOR_____________________________LUGAR DE REUNION __________________________FECHA________________

CRITERIOS DE PRIORIZACION
PUNTAJE
PROBLEMAS IDENTIFICADOS Goberna- OBTENIDO
Cobertura Gravedad Duración
bilidad
 SECRETARIA DE
GOBERNACION DEL INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL
PLANEACION
QUINDIO UBICACIÓN ESPACIAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS Y PLANIFICACION

IMPACTO / AFECTACION

ALTO

MEDIO

BAJO
RANGOS DE EDAD UTILIZADOS EN LA CARACTERIZACION POBLACIONAL
DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

GRUPO EDAD RANGOS DE EDAD

Preescolares Menores de 6 años

Escolares De 7 a 11 años

Jóvenes /adolescentes De 12 17 años

Adultos en edad productiva De 15 a 64 años

Tercera edad/ adulto mayor 65 y más años

CRITERIOS PARA ESTABLECER ALTERNATIVAS DE SOLUCION

A LOS PROBLEMAS PRIORIZADOS

CRITERIO SIGNIFICADO

 La alternativa apunta realmente a solucionar la

ENFOQUE DE CAUSAS
causa o causas del problema

 Que los resultados de implementar la

PERIODO DE
alternativa puedan ser visibles en el período
MADURACION
de gobierno

CONTINUIDAD /
 Que la alternativa pueda tener continuidad
POSTERGACION

RECURSOS  Que la alternativa sea viable financieramente.

 INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL SECRETARIA DE PLANEACION
GOBERNACION DEL QUINDIO
CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

Principalmente, a qué grupos de edad están A qué grupos con condición especial estarían afectando
afectando estos problemas y en qué grado ? estos problemas y en qué grado?

Cuáles son los problemas de

este SECTOR que merecen
atención prioritaria?
Adultos en Comuni-
<s de 6 Escola- Tercera Discapac Despla- Reinserción/ Comunidad Afroco-
jóvenes edad dad
años res edad idad miento desmovilización indígena lombianos
productiva LGTBi

Grado de afectación: alto medio baja

 INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL SECRETARIA DE PLANEACION
GOBERNACION DEL QUINDIO
ALTERNATIVAS DE SOLUCION Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

PROBLEMA PRIORIZADO 1 PROBLEMA PRIORIZADO 2 PROBLEMA PRIORIZADO 3

Alternativa de solución Alternativa de solución Alternativa de solución

CRITERIOS PARA PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

CRITERIO PREGUNTA QUE BUSCA RESPONDER ALTERNATIVAS DE CALIFICACION Puntaje

LA MAYORIA DE LA POBLACION 3

COBERTURA DEL Cuánta población está siendo afectada por el APROXIMADAMENTE LA MITAD DE LA
2
PROBLEMA problema? POBLACION
MENOS DE LA MITAD DE LA
1
POBLACION

Más de 5 años 3
DURACION DEL Cuánto tiempo lleva el problema en el
Entre 3 y 5 años 2
PROBLEMA territorio?
Menos de 3 años 1

ALTO 3
GRAVEDAD DEL Cuál es el grado de afectación del problema
MEDIO 2
PROBLEMA sobre los actores involucrados?
BAJO 1

El problema es más importante que

3
todos los demás problemas
Comparado con otros, qué tan importante es
VISIÓN ESTRATÉGICA El problema es más importante que
para departamento / municipio resolver este 2
DEL PROBLEMA algunos problemas
problema? Hay muchos otros problemas que se
1
deben resolver primero