Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados

Materia: Tecnología de la Información

Catedra: Guillermo Tricoci

Actividad 3 – Análisis y Diseño Funcional

Ubicación en el Programa 4.2.3
Tema Gestión de Cobranzas
Autor Pablo Rota

En Daxtor S.A., empresa dedicada a la distribución de artículos de librería, a pesar

que los cobradores son los mismos vendedores que bien conocen a cada uno de
los clientes y que perciben una comisión por la misma se han venido detectando
morosidad en la cobranza.

Se ha analizado distintas alternativas, incrementar el porcentaje de cobranza,

asignar premios para la cobranza más demorada, derivar cobranzas a un equipo
específico que se ocupe de las cobranzas más difíciles, contratar a un estudio de
abogados y otras propuestas similares pero ninguna que lograra convencer
definitivamente a los dueños de Daxtor S.A.

Finalmente con la asistencia de su estudio contable se ha preparado una propuesta

que incluye la incorporación de un Jefe de Créditos y Cobranzas, la asignación de
una persona como responsable de la Tesorería, la definición de un procedimiento
de cobranza y la implementación de un sistema informático.

Propuesta de procedimiento de cobranzas por cobradores en Daxtor S.A.

Elaborado por Estudio González y Asoc.

El Jefe de créditos y cobranzas organiza la cobranza de la semana analizando el

control de vencimientos de las facturas pendientes de cobro y los documentos a
cobrar. En base a este análisis prepara un Listado de Cobranzas (LC) en el cual se
detallan las cobranzas que cada cobrador deberá gestionar durante esa semana.

De hacerse efectivo el cobro, el Cobrador emite un Recibo (Rec). (el Original para
el cliente, el duplicado para la Tesorería de la empresa y el Triplicado queda en el
talonario del cobrador. Los recibos que se utilizan son “provisorios” y en ellos se
detallan los valores recibidos para ser aplicados a la cuenta corriente del cliente, en
su caso también se detallan los documentos recibidos y las retenciones impositivas
efectuadas por los clientes.
Si la gestión de cobranzas no tiene éxito el Cobrador deberá asentar en ese listado
las circunstancias en la cual no pudo cobrar.
El Cobrador asentará en el Listado de Cobranzas (LC) los números y fechas de
recibos utilizados en cada cobranza. Dicho LC, junto con el duplicado de los Recibos
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

Provisorios, con los valores recibidos y con las constancias de retenciones, se

rendirán en la Tesorería. Allí el Tesorero procederá a verificar que los valores y
retenciones entregados por el Cobrador coincidan con lo asentado en el LC y que
el total de dichos valores y los comprobantes de retención concuerde con el total
del duplicado de los Recibos Provisorios.
En Tesorería se emite una Planilla de Rendición de Cobranzas (PRC) con el detalle
de los valores y retenciones presentados por cada Cobrador la cual se les entrega
a los mismos junto con el LC firmado y sellado por el Tesorero como constancia por
la recepción de la documentación rendida.
Tesorería al fin de cada día emite una planilla de Rendición de Tesorería (RT) en la
cual se registran todos los valores recibidos por la totalidad de las cobranzas. En la
misma se detallan los valores cobrados (efectivo, cheques valores a depositar,
valores en cartera y retenciones impositivas) identificando el Nº de recibo por el cual
se produjo su ingreso a la empresa.
El Cobrador, con la PRC emitida por el Tesorero y con el LC intervenido por el
mismo, deberá rendir su gestión ante el Jefe de Créditos y Cobranzas. El Jefe de
Créditos y Cobranzas, además de tomar conocimiento de las cobranzas efectuadas
controla la correlatividad de los recibos utilizados y una vez efectuado ese control
firma el PRC y lo envía a Contaduría para que realice la imputación de los valores
cobrados.
Contaduría analizando los valores recibidos y el estado de cuentas corrientes aplica
los valores a los comprobantes pendientes. Lo mismo hace con las retenciones
impositivas. A partir de esta imputación confecciona los Recibos Definitivos (RD) en
los cuales figuran los comprobantes cancelados el cual se remitirá a los clientes por
correo.
Por la actualización de las cuentas corrientes de los clientes se realizará el asiento:

Cobranzas
Retenciones impositivas (de corresponder)
a Deudores por Ventas

Con las planillas de Rendición de Tesorería (RT) enviadas por Tesorería,

Contaduría realizará el siguiente asiento:

Valores a Depositar
a Cobranzas

Finalmente Contaduría conciliará el saldo de su cuenta Cobranzas y efectivizará el

control de los depósitos contra la cuenta Valores a Depositar.

Propuesta de sistema de cobranzas por cobradores en Daxtor S.A:

 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

Objetivo
Planificar la gestión de cobranzas y controlar la rendición de la misma.
Listado de acontecimientos

Nro Terminador Descripción Entrada Salidas

Jefe de Análisis semanal de 1. Cobranzas a 2. Listado de Cobranzas
Créditos y gestiones de cobranzas gestionar (LC)
1
Cobranzas a realizar
(J.C.C.)
Tesorería Rendición de 3. Registro de 4. Parte de Rendición de
cobranzas realizadas valores Cobranzas.
2
cobrados 5. Rendición diaria de
Tesorería
Jefe de Control de cobranzas 6. Consulta de 6. Consulta de
Créditos y realizadas correlatividad correlatividad de Recibos
3
Cobranzas de Recibos utilizados
(J.C.C.) utilizados
Contaduría Análisis de imputación 7. Imputación 8. Recibo Definitivo
4
de cobranza realizada de cobranzas

Considerar el diagrama de contexto y el modelo de comportamiento de la siguiente

página

Se pide – Análisis de Procesos:

En base a la información disponible realice sus comentarios sobre el sistema que

está evaluando Daxtor S.A. para gestionar sus cobranzas.

Si bien sus observaciones se deben basar en las funcionalidades que tendrá la

aplicación propuesta, también puede formular su opinión sobre todos los aspectos
vinculados con esta iniciativa.

Diagrama de contexto
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

Jefe de
Créditos y 2. Listado de
Cobranzas Cobradores
Cobranzas 1. Cobranzas
J.C.C. a gestionar (L.C.)

4. Parte de
6. Consulta de rendición de
correlatividad cobranzas
de Recibos Sistema de
cobranzas por
3. Registro de cobradores 7. Imputación de
valores cobranzas
cobrados

Contaduría
Tesorería 8. Recibos
5. Rendición Definitivos
diaria de
Tesorería (R.T.)
Clientes
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

Modelo de comportamiento

Cobradores
x Clientes Cuentas
corrientes

1. Cobranzas a 11
10
gestionar
J.C.C.
2. L. C.
Analizar Cobr
cobranzas a
gestionar a

12 4. P. R. C.

3. Registro valores Cobranzas a

cobrados rendir
Tesor
Registrar 13
. cobranzas
5. R. T.

15

Controlar
Cobranzas
correlativ.
16
recibos

18

17
Imputar
cobranza

7. Imputación
Cliente 8. Recibo Contadur.
Definitivo