TEMA: PAUTAS PARA DESARROLLAR LOS EXÁMENES ESPECIALES

4. MARCO TEÓRICO

La contraloría general del estado es un organismo técnico encargado del control de lautilizaci

ón de los recursos públicos. Las funciones de la contraloría, dirigen el sistema de control adm

inistrativo que se compone de:

 Auditoría Interna

 Auditoría Externa

 Control Interno de entidades del sector público

 Entidades privadas que dispongan de recursos públicos.

 Predeterminación de responsabilidades Administrativas, civiles y culposas.

 Predeterminación de indicios de responsabilidad penal.

 Asesorar a los órganos de las Entidades del sector público.

La Contraloría General del Estado tiene un control externo que se desarrolla a través de la aud

itoría Gubernamental.

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La auditoría gubernamental Inicia con una orden de trabajo dirigida para todos los miembros

del equipo de trabajo. La auditoría gubernamental es la que se aplica a entidades que pertenecen

al Estado, la cual es un sistema de grado de asesoría asistencial y prevención de riesgos que

incluye el examen y evaluación de control interno. Se realiza a través de:

 Exámenes Especiales

 Auditorías Financieras

 Auditoría de Obras Públicas

 Auditoría de Aspectos Ambiental.

Exámenes Especiales: Se verifica una parte esencial de lo que es una actividad relativa ya sea

está financiera, administrativa, operativa que a través de ellos formularan un informe en el cual

contengan los comentarios en este caso serán los hallazgos de la auditoría, con sus respectivas

conclusiones y recomendaciones.

Auditoría Financiera: Se informará a un período determinado la razonabilidad de las cifras p

resentadas en los estados financieros.

Auditoría de Obras Públicas: Se evalúa la administración de las obras propias de la gestión

de cada entidad.

Auditoría de Aspectos Ambientales: Se evalúa los estudios y evaluaciones de impacto

ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión Ambiental

Las características de la auditoría gubernamental tienen que ser:

Objetiva: Es la revisión de hechos reales sustentados en evidencia.

Sistemática: Este consiste en que tiene que ser planificada es decir qué tiene que estar en el

plan anual de control aprobada por el Contralor General del Estado.

Profesional: La persona que va a realizar la auditoría tiene que tener un título y estar capacitado

para poder aprobar la ejecución de este control.

Selectiva: Su ejecución se basa en pruebas selectivas técnicamente sustentables.

Imparcial: Es ejecutada por profesionales que actúen con criterio imparcial y no tenga

conflicto de intereses ya sea este por motivos personales y familiares en el que no pueda ejercer

la auditoría.

Integral: Es la que cubre la revisión de las actividades operativa de la auditoría.

Recurrente: Que la auditoria se ejecuta en forma periódica.

FASES DE AUDITORÍA

 Planificación.
  Ejecución de Trabajo

 Comunicación de Resultados

FASE DE PLANIFICACIÓN

Es el cumplimiento de los objetivos de los resultados que encontremos en auditoría y debe estar

realizada por los miembros más experimentados en la auditoría debe estar conformado por un

supervisor y el jefe del equipo de auditores operativos.

Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoría, son dos: pruebas

de control y pruebas sustantivas.

La planificación son las actividades que se va a desarrollar dentro de la auditoría y se dividen

en dos fases que son:

 Planificación Preliminar

 Planificación Específica

La fase Planificación Preliminar tiene como objetivo obtener información general sobre la

entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes

para ejecutar la auditoría.

El contenido básico del reporte der archivo de Planificación Preliminar es el siguiente:

 Antecedentes.

 Motivo de la auditoría.

 Objetivos de la auditoría.

 Alcance de la auditoría.

 Conocimiento de la entidad y su base legal.

 Principios y normativas a aplicar en la auditoría.

 Estructura Orgánica.

 Objetivos de la Entidad.
  Recursos Humanos

 Recursos Financieros

 Actividades y Operaciones de la entidad.

 Puntos de Interés.

La Fase de Planificación Específica se evalúa a la entidad como un todo, en esta fase se aplican

los procedimientos de auditoría a través del control interno, evaluar y calificar los riesgos de la

auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en

la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

FASE DE EJECUCIÓN DE TRABAJO

En la fase de ejecución de trabajo se pone en práctica el plan de auditoría y los procedimientos

planificados a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la elaboración del informe de

auditoría.

En el examen especial se realiza un comentario que debe tener cuatro atributos que son:

a) Condición

b) Criterio

c) Causa

d) Efecto

Se debe estructurar de esa manera el comentario porque con la condición podemos redactar lo

que es, lo que está pasando dentro de una institución. En el Criterio tenemos que poner la base

legal que sirvió de ayuda para analizar y que el servidor había incumplido. La Causa es la razón

por la cual se dio la condición. El Efecto que es lo que ocasionó lo que yo determine.
PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son documentos que respaldan al informe del auditor, por ende los

papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un registro

ordenado del trabajo, evitando ambigüedades y contener las razones que sirvieron de base para

tomar las decisiones sobre temas conflictivos.

HALLAZGOS

El hallazgo es la obtención de información específica sobre una operación, actividad, unidad

administrativa u otro asunto en que permita evaluar los resultados que sean de interés para los

funcionarios de la entidad auditada. Una vez que se cuenta con la evidencia obtenida durante

la ejecución de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada

procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando así la

evidencia obtenida si es importante y confiable.

La evaluación del control interno

El auditor prepara y ejecuta las Pruebas de Auditoría, estas pruebas corresponden a la selección

de las técnicas y las herramientas más adecuadas para llevar a cabo los procedimientos de

auditoría, a través de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para

detectar, confirmar o delimitar las posibles consecuencias que se pueden presentar en la

institución auditada.

TIPOS DE EVIDENCIAS

 Física

Es la que se obtiene de la observación directa.

 Testimonial
Se obtiene mediante la declaración de un servidor.

 Documental

Es aquella plasmada en escritos y registros como documento.

 Analítica

Se obtiene al analizar o verificar la información.

CONCLUSIONES

Es obtener conclusiones apropiadas y deben estar redactadas de forma clara, concisa que tienen

que estar referidas a cada componente analizado en su conjunto, llegando a la conclusión final

de haber alcanzado todos los objetivos previamente determinados.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la auditoría, sin embargo ésta

se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditoría. Está dirigida a los funcionarios de la

entidad examinada con el propósito de que presenten la información verbal o escrita respecto

a los asuntos observados.

Convocatoria a la conferencia final:

La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación

escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su

celebración.

Predeterminación de responsabilidad administrativa culposa

Es la descripción de los hechos que motivaron los comentarios y conclusiones contenidos en

el informe, estableciendo la acción u omisión contraria al ordenamiento jurídico atribuida de

forma presunta al servidor que ha incumplido las obligaciones que le competen, identificando

los nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía o identidad, el o los cargos

y período de gestión.

Predeterminación de responsabilidad civil culposa

Para el caso de la responsabilidad civil culposa, se distinguirá si se trata de una

predeterminación civil culposa: glosa o si se trata de una orden de reintegro de conformidad.

Glosa

Las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones prestadoras

de servicios, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus

respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por

las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios.

Orden de reintegro

Descripción de los hechos que demuestren que los desembolsos se hubieren realizado sin

fundamento legal o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la

obra o prestado el servicio.

Entrega del informe

El último paso de la comunicación de resultados establece la entrega oficial del informe de

auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben

conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas. Las unidades administrativas de control y

las unidades de auditoría interna, reproducirán los informes de auditoría o de examen especial

que han sido aprobados y los remitirán a la máxima autoridad de la entidad auditada, en el

término de 10 días a partir de la fecha de aprobación.