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Professionelle kaufmännische Software

HWP 2011

Professional/Basic

Hauptmodul

Zusatzmodule

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Frankfurt am Main, Juli 2010

Artikelnummer: 16028

EINFÜHRUNG

E INFÜHRUNG Inhaltsverzeichnis 13 Leistungsumfang 14 Hauptmodul 14 Zusatzmodule 17 Zusätzliche Schnittstellen ( nur

Inhaltsverzeichnis

13

Leistungsumfang 14 Hauptmodul 14 Zusatzmodule 17 Zusätzliche Schnittstellen ( nur mit Zusatzlizenzen) 24

Inhalt des Handbuches

26

Darstellungsmittel

28

KONZEPTE DER PROJEKTARBEIT

29

Projektmerkmale in der Übersicht

30

Regeln für das Arbeiten mit Projekten

31

Schnelle Anlage von Projekten durch Datenübernahme

31

Zentrale Verwaltung aller Dokumente in einem Projekt

32

Leistungsfähige Werkzeuge für die Kalkulation

32

Unterstützung bei der Rechnungserstellung

33

Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Zielrechnung

35

Auswertungen

35

Kategorisierung von Projekten nach Projektstatus

35

Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte

36

Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte

37

Kontrolle offener Rechnungen

37

Dokumentenauswertung

37

Kalkulatorische Auswertungen und graphische Darstellungen über die Dokumenten-Zielrechnung

38

ARBEITEN MIT DEM PROGRAMM

39

Ablauf der Arbeit

40

Programm an Ihren Betrieb anpassen

40

Inhaltsverzeichnis

Stammdaten erfassen

41

Tägliche Arbeiten

42

Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur)

43

Administrative Arbeiten

43

Programm starten und beenden

44

Starten des Programms

44

Beenden des Programms

44

Bedienungselemente 45

Programmoberfläche 45 Arbeiten mit dem Regiezentrum (HWP Professional/ HWP Basic Zusatzmodul) 45

Projektfenster

56

Dokumentenfenster

59

Stammdatendialoge

64

Assistentengestützte Erfassung von Daten 65

Suchdialoge 66

DAS PROGRAMM AN IHREN BETRIEB ANPASSEN

69

Mandanten einrichten (Übersicht)

70

Ihr Unternehmen als Mandant

70

Mandanteneinstellungen (Übersicht)

71

Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)

72

Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)

75

Kalkulationseinstellungen: Benutzerbezogene Vorgabewerte

77

Voreinstellungen erfassen (Übersicht)

79

Register „Projekt”

86

Register „Dokument”

89

Allgemeine Stammdaten anlegen

91

Formulare anpassen (Formulareditor)

94

Formulartypen

94

Beginn der Arbeit

96

Formulare erstellen und bearbeiten

98

STAMMDATEN ERFASSEN

101

102

Erfassungsempfehlung zur ersten Stammdatenerfassung 103

Stammdaten-Übersicht

Inhaltsverzeichnis

105

Betriebsstammdaten 106

Personenstammdaten

Übersicht Betriebsstammdaten

106

Arbeiten mit Betriebsstammdaten

107

Materialien

107

Kostenarten

109

Leistungen 109 Lagerstamm 111 Artikelerfassung per Handscanner (HWP Professional) 112 Lagerverwaltung 114 Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen 118 Übersicht über die Datenschnittstellen (Im- und Exportfilter) 118 Datanorm-Importfilter als Beispiel für eine Schnittstelle 119 Datenimport im Dokumentenfenster 124 Datenimport überprüfen 128

TÄGLICHE ARBEITEN

129

Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten

130

Projekte anlegen

130

Projekte bearbeiten

131

Projekttransfer (Projektexport/ Projektimport)

135

Dokumente anlegen und bearbeiten

141

Kalkulationseinstellungen im Projekt überprüfen 141 Dokumente erstellen (Übersicht) 141 Positionen im Dokument 159

Dokument bearbeiten

164

Positionen bearbeiten

166

Dokumente auswerten

193

Dokument drucken 201

202

Konzept und Möglichkeiten von Varianten 202 Arbeitsweise mit Varianten 203 Varianten auswählen im Dokument 209 Varianten-Editor 211

Varianten

Leistungsumfang Aufmaß im HWP Basic, im HWP Professional und im ZM „Aufmaß-Schnellerfassung“

212

Aufmaßarten im HWP (Überblick)

213

Mit Aufmaßen arbeiten 214

Inhaltsverzeichnis

Positionsaufmaß mit Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul)

219

Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul)

220

Optionen beim Schließen eines Aufmaßdokuments

226

Aufmaße ausweisen, auswerten und drucken

228

Ressourcenplanung (HWP Professional) 229

229

Konzepte der Ressourcenplanung 230 Gesamtplanung für alle Ressourcen 233

Arbeiten mit der „Ressourcenplanung“ 234 Projektplanung 237 Auftragsplanung 239

245

Auswertungen in der Ressourcenplanung

Leistungsumfang der Ressourcenplanung

PERIODISCHE ARBEITEN

Systempflege

247

248

Übersicht über die Möglichkeiten 248

Preise pflegen

249

Daten löschen

250

Suche reorganisieren 253 Datenschnelländerung 254

Inventur

255

Leistungsumfang der Inventur

256

Arbeitsschritte mit dem Inventur-Assistenten

257

Navigation und Information im Inventur-Assistenten

258

ADMINISTRATIVE ARBEITEN

259

Leistungsumfang des Administrators

260

Aufruf und Bedienung

261

HWP mit dem Administrator einrichten

264

Mandanten verwalten 265 Voreinstellungs-Assistent 266

Benutzer verwalten

270

Konzept und Möglichkeiten

270

Benutzer-Assistent 271

279

Administrator-Werkzeuge 299

300

Benutzerverwaltung

Positionsabgleich

Inhaltsverzeichnis

Protokoll-Assistent

301

Datenbank-Benutzer-Manager

303

Daten importieren und exportieren (HWP Professional)

303

Stammdaten importieren und exportieren

304

Datenübernahme

304

Daten sichern

306

Datenbank sichern

306

Verwaltungsfunktionen

307

AUFTRAGSGEWINNUNG

309

Leistungsumfang 310

Auftragschancen

311

Webangebote erstellen und bearbeiten

312

BARVERKAUF/ KASSE

317

Leistungsumfang 318 Einführung 318

Generelle Funktionen

319

Barverkaufs-Hardware

319

Starten und Beenden des Programms

319

Bedienungselemente 321

Anpassung des Barverkaufs an Ihren Betrieb 322

Kassengrundlagen

322

Stammdaten im Barverkauf

322

Kasseneigenschaften

323

Peripheriegeräte einrichten (Übersicht) 324

Tägliche Arbeiten

325

Kassendokument anlegen

325

Barverkauf durchführen 326

Windows beenden

336

Auswertungen

336

BESTELLWESEN

337

Leistungsumfang 338

Ablauf der Arbeit im Bestellwesen

339

Stammdaten erfassen

339

Inhaltsverzeichnis

Bestelldokumente erstellen

339

Auswertungen durchführen

340

Bestelldokumente erstellen

340

Dokumententyp auswählen

343

Bestellgrundlage wählen

344

Bestelldokumente bearbeiten

346

Bestellpositionen manuell einfügen

346

Bestellpositionen per Scanner einfügen

347

Bestellpositionen bearbeiten

348

Bestelldokumente löschen

349

Bestellvorschläge (Übersicht) 349 Preisanfragen (Übersicht) 352 Bestellungen 353 Bestellungen drucken 353

Online-Bestellung (UGL-Zusatzlizenz notwendig)

354

Wareneingänge

354

Wareneingang über Bestellung erfassen

354

Wareneingang manuell erfassen

357

Wareneingangsbuch drucken

359

Auswertungen

360

LEISTUNGS- UND PRODUKTKONFIGURATOR

361

Leistungsumfang 362

Konzept und Möglichkeiten

363

Mit dem Programm arbeiten

364

Programm aufrufen 364 Bedienungselemente 364

Ablauf der Arbeit

367

Voraussetzungen und generelles Vorgehen

367

Anlegen variabler Stücklisten

368

Einfügen variabler Stücklisten in Dokumente

370

Stücklistenassistent für variable Stücklisten

370

NACHKALKULATION

373

Leistungsumfang 374

374

Konzept und Möglichkeiten der Nachkalkulation

Inhaltsverzeichnis

Programmoberfläche des Zusatzmoduls „Nachkalkulation“

376

Ablauf der Arbeit 381

Vorgabewerte erfassen (bzw. überprüfen) und Voreinstellungen festlegen

384

Kosten erfassen

385

Erfassen von Kosten in der Projektansicht (Beispiel)

386

Lagerbuchungen für Material durchführen

389

Auswertungen durchführen

390

Datenaustausch mit Sage-Lohnprogrammen

392

Naka-Daten der Vorversion übernehmen 393

OFFICE & OUTLOOK INTEGRATION

395

Leistungsumfang 396

397

Ablauf der Arbeit 398

Konzept und Möglichkeiten

OP-VERWALTUNG

401

Leistungsumfang 402

403

Voreinstellungen (Übersicht) 404 Geschäftsvorfälle bearbeiten 407

Arbeiten in der OP-Verwaltung (Übersicht)

Aufbau des Hauptdialoges (OP-Verwaltung)

408

Buchen

409

Mahnungen 418

Weitere Bereiche

420

OP-Auswertungen drucken

423

DATEV-Übergabe (nur Export)

425

DATEV-Grundlagen einstellen

427

Buchungsdaten übergeben

428

Kontenbeschriftungen übergeben

430

Protokoll drucken

431

Zahlungsverkehr

432

Übersichten 433

434

Übersicht Offene Posten

Inhaltsverzeichnis

REPORTDESIGNER

435

Leistungsumfang 436

Arbeiten mit dem Reportdesigner 436 Programmaufruf 437 Speichern von Reporten und SQL-Statements 438

Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten

439

Aufruf des SQL-Assistent

439

Arbeitsbereich des SQL-Assistent

440

SQL-Abfrage testen

441

Reporte gestalten (Übersicht) 442

SUBUNTERNEHMERVERWALTUNG

443

Leistungsumfang der „Subunternehmerverwaltung” 444 Konzept und Möglichkeiten der „Subunternehmerverwaltung“ 444 Arbeiten mit der „Subunternehmerverwaltung“ 448 Hauptdialog „Subunternehmerverwaltung“ 451

452

Auswertungen

UNTERNEHMENSPLANUNG

453

Leistungsumfang 454

Kalkulationsmöglichkeiten

455

Vollkostenrechnung

455

Deckungsbeitragsrechnung

456

Ablauf der Arbeit 456 Voreinstellungen erfassen 457

Kosten erfassen und buchen 460

460

Übernahme errechneter Kalkulationswerte ins Hauptmodul 461

Übersicht über die „Unternehmensplanung“ (Hauptdialog)

462

Budgetplanung 464

Kostenübersicht und Kostenkontrolle

Ermittelte Kalkulationswerte ins Hauptmodul übernehmen

466

Simulation von Kalkulationen

467

Vorgehensweise bei der Simulation

468

Inhaltsverzeichnis

VERMIETUNG & VERLEIH

469

Leistungsumfang 470

Ablauf der Arbeit

470

Grundlagen erfassen

471

Nummernkreise festlegen

471

Verleihartikel anlegen 472

Verleihprojekt anlegen

475

Register „Projekt/ Kunde“

476

Register „Verleihartikel“

476

Register „Dokument“

477

Verleihprojekt öffnen

478

Verleihdokumente im Dokumentenfenster

479

Positionen in Verleihdokumente einfügen/ bearbeiten

480

Auswertungen

480

WARTUNG & SERVICE

483

Leistungsumfang 484

Wartungsprojekte, Wartungsverträge und Anlagen-Typen (Übersicht)

484

Ablauf der Arbeit

486

Voraussetzungen und Voreinstellungen

487

Allgemeine Stammdaten

487

Modulspezifische Stammdaten

489

Voraussetzungen im Zusatzmodul „Wartung & Service“

489

Wartungsverträge (Übersicht) 496

501

Wartungsprojekte 503

Anlagen erfassen

Wartungsdokument anlegen

506

Wartungsplanung

509

Regelmäßige Arbeiten

512

Reparaturauftrag erstellen

512

Wartungsauftrag erstellen

519

Wartungsnachweis 522

Pauschale Anlagen abrechnen

523

Messprotokoll erstellen

524

Auswertungen drucken 527

Inhaltsverzeichnis

ZEITWIRTSCHAFT

529

530

Datenbank der Zeitwirtschaft einbinden 530 Voreinstellungen vornehmen 530 HWP-Daten in die Zeitwirtschaft übernehmen oder abgleichen 531 Arbeitszeiten erfassen 532 Arbeitszeiten ins HWP übertragen 533

533

Arbeitszeitnachweise erstellen

Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“

ANHANG

535

Installation des Programms (Übersicht)

536

Systemvoraussetzungen

536

Installation

539

Live-Update 541 Abgabenordnung (AO) 546

547

Hilfe und Information

Kontakt zu Sage 547

Menüleiste (Übersicht) 549 Tastaturkürzel 550

553

Index

Ihre Meinung ist uns wichtig 567

Einführung Herzlich willkommen zum HWP der Sage Handwerkslösungen! Das Programm wird Ihnen helfen, die kaufmännische

Einführung

Herzlich willkommen zum HWP der Sage Handwerkslösungen!

Das Programm wird Ihnen helfen, die kaufmännische Organisation Ihres Betriebes einfach und zeitsparend durchzuführen. Es unterstützt Sie bei al- len Vorgängen, die in einem modernen Handwerksbetrieb bearbeitet wer- den.

Einfache Bedienung und übersichtliche Menüführung erleichtern Ihnen die Arbeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm!

» Abschnitte des Kapitels

Leistungsumfang des Hauptmoduls

Leistungsumfang der Zusatzmodule

Zusätzliche Schnittstellen

Inhalt des Handbuches

Einführung

Leistungsumfang

Hauptmodul

In diesem Abschnitt wird der Funktionsumfang des HWP Professional be- schrieben. In der Line Basic des HWP, der HWP-Lösung für kleinere Hand- werksbetriebe, steht ein Teil dieser Funktionen nicht zur Verfügung. Daten, die mit dem HWP Basic erfasst wurden, können problemlos in den leis- tungsfähigeren HWP Professional übernommen werden, so dass ein Umstieg auf eine leistungsfähigere betriebswirtschaftliche Software für den Hand- werksbetrieb jederzeit möglich ist. Erweiterungsmöglichkeiten bietet der Einsatz der Zusatzmodule des HWP.

Den Leistungsumfang der HWP-Zusatzmodule finden Sie im Kapitel „Zu- satzmodule finden Sie ab Seite 24. In der Programmhilfe können Sie über den Indexeintrag „Leistungsumfang des Programms“ auch Detailinformati- onen zu den Zusatzmodulen und den zusätzlichen Schnittstellen aufrufen.

Im Folgenden ist der Leistungsumfang für das Hauptmodul beschrieben.

Datenerfassung und -verwaltung

Zentrale Verwaltung der Grundlagen, Kalkulationen und Voreinstellun- gen in einem Dialog

Zentrale Verwaltung der Stammdaten für alle Projekte, Kunden, Lieferan- ten, Mitarbeiter, Materialien, Leistungen, Stücklisten und Kostenarten in einem Menü

Mehrlagerfähige Materialwirtschaft mit Lagerbuchhaltung, Bestandsüber- sicht und Bestellvorschlägen

Abgabenordnung (AO): Alle steuerrelevanten Änderungen durch die Be- nutzer werden gemäß den gesetzlichen Anforderungen protokolliert.

Arbeitsorganisation

Verwaltung von 2 Arbeitsmandanten im HWP Basic und bis zu 999 Ar- beitsmandanten im HWP Professional

Verwaltung von Benutzern mit differenzierten Rechten

Umfangreiche Demodaten (Demomandanten inkl. PLZ- und BLZ- Verzeichnis) zum Testen aller Funktionen und Arbeitsabläufe

Vollständige Unterstützung der Auftragsabwicklung:

14

Leistungsumfang

- Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen (Direkt-, Teil-, Schlussrechnung)

- Auslagerung von Positionen zur mobilen Aufmaßerfassung

- Zusammenfassung der einzelnen Vorgänge in einem Projekt (projekt- orientierte Auftragsverwaltung)

- Nummerierungs- und Sortier-Assistent zur freien Gestaltung und An- ordnung der Positionsnummern

Dezentrale Auftragsbearbeitung, über die direkt beim Kunden eine Auf- tragsabearbeitung möglich ist (z.B. auf einem Laptop mit einem HWP- Client).

Freie Aufmaßerfassung und –berechnung

Positionsaufmaß

Kunden- bzw. projektbezogene Zusammenfassung der einzelnen Vorgän- ge der Auftragsabwicklung in Form von Dokumentnachweisen

Formulareditor zur individuellen Gestaltung von Dokumentvorlagen (Formularen)

Terminkalender (HWP Professional)

Ressourcenplanung (HWP Professional)

Mit der Ressourcenplanung des HWP können Sie den Einsatz Ihrer Res-

sourcen (Mitarbeiter, Geräte, eingekaufte Fremdleistungen, und verfolgen.

) planen

Varianten

Für verschiedene Ausführungsvarianten Ihrer Angebote können Sie Mate- rial-Varianten anlegen, über die Sie mit wenig Aufwand ein Alternativ- Dokument generieren können. Das erleichtert und beschleunigt Ihre Do- kumentenerstellung, so dass Ihre Arbeit mit dem HWP noch effizienter wird.

Auswertungen

Standardauswertungen (z.B. Liefernachweis, Rechnungsausgangsbuch etc.)

Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten über Reporte

15

Einführung

Inventur

Effiziente Inventur mit Hilfe eines Inventur-Assistenten, der folgende Arbei- ten unterstützt:

Durchführung der Inventur

- Inventureröffnung

- Ausgabe von Zähllisten und Erfassung der Zählergebnisse

- Im HWP Professional werden die Erfassungsarbeiten durch eine Excel- Schnittstelle unterstützt (Export und Import der Zähllisten), sowie durch die Möglichkeit, Daten von Handscannern zu importieren.

- Inventurabschluss

Auswertungen (über Reporte)

- Ausgabe von Differenzen und Bewertungen (EK, durchschnittlicher EK, VK)

- Ermittlung von Ladenhütern (anhand der Umschlagshäufigkeit)

Datenschnittstellen

Importfilter für die komfortable Übernahme von Lieferantendaten oder Ausschreibungstexten (z.B. Datanorm V 3-5, Eldanorm V 90+96, ZVEH- Norm-Schnittstelle V 90+96)

Datanorm-Online

Schnittstellen für den Datenaustausch mit Sage-Finanzbuchhaltungen

Flexibler Datenaustausch mit MS-Office-Produkten

Inkasso-Schnittstelle zum Internetportal des Inkasso-Büros „Accredi- tas GmbH“. Über diese Schnittstelle übergeben Sie Forderungen, die Sie gegenüber Ihren Kunden geltend machen wollen, an „Accreditas“ (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Inkasso“).

Datenverwaltung

Bequeme Datenbankverwaltung (inkl. SQL-Abfrage) und Datenbanksi- cherung an zentraler Stelle im Programm: im „Administrator“

Benutzerverwaltung mit Zugangsberechtigungen und benutzerspezifisch angepasster Programmoberfläche (HWP Professional)

16

Leistungsumfang

Systempflege mit allen Funktionen für eine rasche und einfache Pflege Ihrer Daten: Aktualisierung, Änderung, Archivierung und Löschung

Internet-Anbindung

Sage im Web Mit dieser Funktion können Sie auf die Informationsangebote von Sage im Internet zugreifen und mit Sage in Kontakt treten (Internet-Zugang Voraussetzung).

Sage-Business-Portal Über das Sage-Business-Portal können Sie auf die aktuell verfügbaren In- ternetdienste von Sage zugreifen.

Zusatzmodule

Die Zusatzmodule des HWP erweitern den Funktionsumfang des HWP Hauptmoduls und helfen Ihnen die kaufmännische Organisation Ihres Be- triebes leichter und zeitsparender durchzuführen. Einfache Bedienung und übersichtliche Menüführung erleichtern Ihnen die Arbeit von Anfang an.

Bitte beachten Sie, dass für einige Zusatzmodule das HWP Professional Vor- aussetzung ist. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über den Leistungs- umfang der Zusatzmodule.

Aufmaß-Schnellerfassung

Das Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ unterstützt Sie im Positions- aufmaß durch eine komfortable Schnellerfassungmöglichkeit, mit der Sie Positionen auch raumbezogen erfassen und auswerten können (vgl. Seite 220). In den Voreinstellungen können Sie komfortabel zwischen den fol- genden Aufmaßarten wählen:

Freies Aufmaß

Spaltenaufmaß

Gemischter Modus (Freies Aufmaß und Spaltenaufmaß in einer Tabelle)

Zuschnittliste (besonders für holzverarbeitende Gewerke zu empfehlen)

In der Schnellerfassung wird das Laseraufmeßgerät „Hilti PD38“ unterstützt, außerdem können Sie dort eine Excel-Schnittstelle zum Export von Aufma- ßen nach Excel und für den Import von Excel nutzen (sofern Sie Excel in- stalliert haben).

17

Einführung

Auftragsgewinnung

Das Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ wird Ihnen helfen neue Aufträge zu erhalten. Anstatt zu warten, dass Ihre Kunden auf Sie zukommen, nehmen Sie mit den Kunden Kontakt auf, die Ihrer Meinung nach Bedarf für eine Dienstleistung von Ihnen haben. Dabei machen Sie sich zu Nutze, dass Sie bereits zum Teil sehr detaillierte Daten über Ihre Kunden und deren Objekte in Ihren Stammdaten führen.

Mit dem Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ haben Sie die Möglichkeit, die- se Daten als Auftragchancen strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und di- rekt in Angebote zu verwandeln. Über differenzierte Serienangebote, Serien- briefe und Serien-E-Mails können Sie zusätzlich Ihre Kunden bzw. Ihre Kun- dengruppen gezielt ansprechen.

Barverkauf/Kasse

Das Zusatzmodul „Barverkauf/Kasse“ unterstützt Sie bei der Abwicklung von Barverkäufen.

Leistungsumfang im Überblick:

Barverkauf per Kasse

Kassen- und kassiererbezogene Verwaltung

Bareinlagen/Barentnahmen

Kassenstorno

Kassengutschrift und Tagesabschluss

Übergabe an die OP-Verwaltung (Zusatzmodul) bzw. DATEV oder eine Finanzbuchhaltung von Sage

Bestellwesen

Das Zusatzmodul „Bestellwesen“ unterstützt Sie in Ihrem Bestellwesen bei allen wesentlichen Aufgaben von der Erstellung von Bestellvorschlägen und Bestellungen über die Wareneingangserfassung bis hin zu Rücklieferungen.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Auftragsbezogene Bestellungen

Rückstandslisten und Berücksichtigung der reservierten Mengen für Ihre Kunden aus der Auftragsabwicklung

18

Leistungsumfang

Buchung von Wareneingängen und die Übergabe der Bestelldaten an eine Sage-Finanzbuchhaltung

Rücklieferungen und Warenausgangsbuchungen

Übergabe von abgeschlossenen Vorgängen ins Archiv

Deckungsbeitragsrechnung/Kostenstellenrechnung

Das Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ unterstützt Sie bei der Kalku- lation der Deckungsbeiträge einzelner Kostenarten zur Entlastung Ihres Stundenverrechnungssatzes.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Analyse Ihrer betrieblichen Kostenstruktur

Kalkulation von Aufträgen und Kapazitätsplanung

Berechnungen der Deckungsbeiträge für den Gesamtbetrieb

Analyse und Berechnungen der Deckungsbeiträge für einzelne Unter- nehmensbereiche über die „Kostenstellenrechnung“ (z.B. für den Kun- dendienst, die Montage etc.)

Hinweis

Die Beschreibung der Leistungen, Funktionen und Möglichkeiten mit dem Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ ist in diesem Handbuch nicht enthalten. Für das Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ steht ein sepa- rates Handbuch zur Verfügung.

Leistungs- und Produktkonfigurator

Der „Leistungs- und Produktkonfigurator“ ist ein Werkzeug, mit dem Sie effizient und komfortabel Leistungen mit komplexen Stücklisten erstellen, wobei Sie für die einzelnen Stücklistenelemente nicht nur Festmaße und - werte hinterlegen können, sondern auch dynamische Abfragen von Eckwer- ten und Varianten erzeugen. Variable Stücklisten werden im Leistungs- stamm gespeichert.

Die Abfrage der variablen Werte findet erst beim Einfügen einer variablen Stückliste in ein Dokument statt. Nach dem Einfügen in ein Dokument werden variable Stücklisten wie normale Leistungspositionen behandelt.

19

Einführung

Nachkalkulation

Das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ hilft Ihnen, den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Projekte zu beurteilen und Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Projektüberwachung über fortlaufende Rapporterfassung aller angefalle- nen Kosten und Zeiten einer Baustelle (inkl. Tagelohnabrechnung, Kredi- torenrechnungen)

Projekt- und mitarbeiterbezogene Auswertungen, detaillierte Soll-/Ist- Vergleiche

Schnittstellen für die Übergabe der Lohnzeiten an ein Sage-Lohn- und Gehaltsprogramm

Schnittstelle zum Import von Arbeitszeitdaten aus externen Zeiterfas- sungssystemen, die in der Naka als Lohnzeiten benutzt werden können.

Eine integrierte Lösung zur Zeiterfassung bietet Ihnen das HWP- Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“.

OP-Verwaltung

Die OP-Verwaltung dient der komfortablen Verwaltung der Offenen Posten und des Mahnwesens. Mit der OP-Verwaltung behalten Sie den Überblick über Ihre Kunden-OPs, Lieferanten-OPs und alle Zahlungsvorgänge.

Der Leistungsumfang im Überblick:

OP-Übersichten

Zahlungsverkehr und Clearing

Mahnwesen

Übergabemöglichkeit der Buchungsdaten an DATEV (Formate „OBE“ und „KNE“)

Office & Outlook Integration

Mit dem Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ können Sie Funktio- nen von MS-Office und MS-Outlook nutzen, um Ihre Kommunikation mit Geschäftspartnern zu verbessern und effizienter zu gestalten.

20

Leistungsumfang

Der Leistungsumfang im Überblick:

Anzeige und Abgleich von relevanten Outlook-E-Mails Ihres Outlook- Profils in den HWP-Personenstammdaten

Abgleich Ihrer HWP-Termine mit den Terminen Ihres Benutzerprofils (Postfachs) in „MS-Outlook“

Abgleich Ihrer HWP-Ansprechpartner mit Ihren MS-Outlook-Kontakten

Anzeige und Verwaltung von Fremddateien im HWP (Funktionalität des Hauptmoduls)

Nutzung der Windows-Funktion „Senden an“ für Anlagen (Funktionali- tät des Hauptmoduls)

Aufruf von HWP-Funktionen in den MS-Office-Programmen „Word“, „Excel“, „Powerpoint“ und „Visio“ über eine eigene Symbolleiste.

Reportdesigner

Mit dem Zusatzmodul „Reportdesigner“ können Sie für Ihren Betrieb indivi- duelle Reporte (Berichte) erstellen, mit denen Sie bessere Auswertungsmög- lichkeiten haben als mit den Standardauswertungen des HWP.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Ein SQL-Assistent vereinfacht die Definition von Datenzugriffen auf die SQL-Datenbank des HWP

Individuelle Definition der Reporte (mit Sortiervorgaben) für Ihre Aus- wertungen

Individuelle Gestaltungmöglichkeit Ihrer Reporte

Berichts-Assistent für die schnelle Erstellung von Reporten

Seriennummernverwaltung

Das Zusatzmodul „Seriennummernverwaltung“ ermöglicht eine komfortable und flexible Verwaltung von Seriennummern im Hauptmodul und im Zu- satzmodul „Bestellwesen“. Mit der Seriennummernverwaltung wird eine leichte Verfolgung von Artikeleinzelstücken und ihrer Daten möglich, was z.B. die Bearbeitung von Gewährleistungs- und Garantiefällen erleichtert.

Die Funktionen der „Seriennummernverwaltung“ sind in das Programm integriert und können deshalb nicht separat über das Menü „Zusatzmodule“ aufgerufen werden.

21

Einführung

Subunternehmerverwaltung

Das Zusatzmodul „Subunternehmerverwaltung“ dient zur vereinfachten geschäftlichen Kommunikation mit Subunternehmern.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Subunternehmer werden im Lieferantenstamm angelegt und können in den Dokumenten frei gewählt werden.

In den Dokumenten können Sie die Positionen intern markieren, die Sie delegieren möchten. Titel und Positionen können Sie auf mehrere Sub- unternehmer verteilen und separate Leistungsverzeichnisse erstellen.

Alle Phasen der Kommunikation (Angebotseinholung bis Rechnungs- empfang) mit Ihren Subunternehmern sind manuell und voll- elektronisch möglich. Die vollelektronische Arbeitsweise wird über GAEB-2000-Austauschphasen durchgeführt, weshalb Ihre Subunterneh- mer auch über eine GAEB-2000-Schnittstelle verfügen müssen.

Angebote können von mehreren Subunternehmern gleichzeitig eingeholt werden.

ABC-Analyse und Ausreißer-Analyse zur Bewertung erhaltener Angebote.

Eine Projektverfolgung ist möglich, wenn Sie den Erledigungsstand des Projektes regelmäßig manuell eingeben.

Eine Rechnungsverfolgung ist positionsbezogen möglich, sofern es sich nicht um Abschlagsrechnungen und Akontoforderungen handelt.

Auswerten können Sie die Subunternehmerverwaltung komfortabel über Reporte.

Unternehmensplanung

Mit dem Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ können Sie einfach und effizient die Kosten Ihres Unternehmens planen und erfassen.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Tagesaktuelle Übersicht über die Kosten und die Profitabilität des Unter- nehmens

Transparente Berechnung des Stundenverrechnungssatzes nach „Vollkos- tenrechnung“ oder „Deckungsbeitragsrechnung“

Budgeterstellung und -verfolgung für alle Kostenarten

22

Leistungsumfang

Budgetbuchungen sind im Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ mög- lich, außerdem über das „Hauptmodul“ und die Zusatzmodule „Bestell- wesen“, „Nachkalkulation“ und „OP-Verwaltung“.

Simulationsfunktion für den Stundenverrechnungssatz auf der Grundlage der aktuellen Daten

Nachvollziehbarkeit von Budgetpostenbuchungen über Reporte

Vermietung & Verleih

Das Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ hilft Ihnen bei Verleih- und Ver- mietungsgeschäften Verleihverträge und -artikel effizient zu verwalten.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Verleihartikelstamm mit separater Lagerverwaltung

Kundenbezogene Verleihprojekte mit mehreren Verleihverträgen

Verleihverträge mit mehreren Verleihartikeln/Verleihartikelstücklisten

Mehrere Vertragslaufzeiten pro Verleihartikel in einem Vertrag

Schnellübersicht über die Verfügbarkeit von Verleihartikeln

Rechnungserstellung aus Verleihverträgen

Wartung & Service

Mit dem Zusatzmodul Wartung & Service können Sie Service-Vorgänge zur Wartung und Reparatur von technischen Anlagen Ihrer Kunden effizient verwalten.

Der Leistungsumfang im Überblick:

Verwaltung von Wartungsverträgen mit mehreren Anlagen (projekt- und kundenorientiert)

Anlagenspezifische Vertragslaufzeiten

Automatische Planung von Wartungsaufträgen

Schnellerstellung von Reparaturaufträgen

Belegerstellung aus allen Aufträgen (zur Erzeugung von Kundenrechnun- gen)

Statistische Auswertungen aller Vorgänge, z.B. Messprotokolle mit den technischen Daten der Wartungen, Überblick über alle offenen War- tungsaufträge etc.

23

Einführung

Zeitwirtschaft

Mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter projektbezogen erfassen und zugleich Ihrer gesetzlichen Ver- pflichtung zur Erstellung eines vollständigen Arbeitszeitnachweises für jeden Mitarbeiters gemäß §2 Abs. 2 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AN- Entsendegesetzes) nachkommen, ohne dass Ihnen dafür zusätzlicher Auf- wand entsteht.

Zusätzliche Schnittstellen ( nur mit Zusatzlizenzen)

Der Funktionsumfang des HWP Hauptmoduls und der Zusatzmodule kann durch Schnittstellen vergrößert werden, die jeweils eine eigene Zusatzlizenz erfordern.

Über folgende Schnittstellen können Sie Daten bestimmter Formate austau- schen oder Zugriff auf Fremdprogramme bzw. –portale erhalten:

Bürgerle-Zeiten Importfilter

Das Ingenieurbüro Bürgerle ermittelt Montagearbeitszeiten für Artikel von Großhändlern im SHK-Bereich. Über den Bürgerle-Zeiten Importfil- ter können nach der Artikelübernahme vom Großhändler die für dessen Artikel erstellten Arbeitszeitwerte in den Material- oder Leistungsstamm in das Feld „Arbeitszeit“ übernommen werden.

Datanorm-Export

Digis/UGS

GAEB GAEB-Schnittstellen dienen dem elektronischen Austausch von Leis- tungsverzeichnissen zwischen allen am Bau beteiligten Partnern, um eine zeitintensive Mehrfacherfassung von Daten zu verhindern. Über die Zusatzlizenz „GAEB“ steht Ihnen die GAEB 2000- (Version 1.2) und die GAEB 90-Schnittstelle zur Verfügung.

HWP mobile Service (früher M2k-Schnittstelle)

Die Anbindung externer mobiler Geräte (z.B. Handhelds, PDAs und Po- cket-PCs) über eine XML-Schnittstelle an Ihren HWP-Hauptrechner er- möglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre HWP-Stammdaten und Ihre Aufträge direkt vor Ort, z.B. auf der Baustelle. Dazu benötigen Sie den Service ei- nes Anbieters mobiler Dienste („mO“, „Truck24“, „M2K“ u.a.), der den zwischengeschalteten externen Server im Internet zur Verfügung stellt.

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Leistungsumfang

Rechnungen können Sie auf mobilen Computergeräten extern bei Ihrem Kunden erstellen. Wenn Sie den Rechnungsbetrag sofort kassieren, kön- nen Sie später am HWP-Hauptrechner diesen Betrag in der Schnittstelle einbuchen, worauf er automatisch dem durch die Rechnung erzeugten OP zugewiesen wird.

Mareon Soap

Die Mareon-Schnittstelle stellt die Online-Verbindung für das HWP zum Mareop-Soap-Portal her, über das Handwerker Aufträge von Wohnungs- gesellschaften herunterladen und bearbeiten können bis zur Rechnungs- stellung.

Megabild

Sirados

Standard-Schnittstelle

STLB-Bau mit DBD-Anbindung

STLB-Bau und Dynamische Baudaten sind Programme zur Erzeugung von Leistungsbeschreibungen für das Bauwesen.

UGL 4.0

Der Austausch von Daten mit dem Großhandel kann über eine UGL- Schnittstelle (Version 1, 2 und 4) durchgeführt werden. Der Vorteil liegt in der komplett elektronischen Bearbeitung der Daten, so dass kein zu- sätzlicher Erfassungsaufwand entsteht.

Bruns Pflanzenkatalog (GaLa-Bau)

Für das Gewerk „Garten- und Landschaftsbau“ kann über diese Schnitt- stelle der Artikelstamm des Bruns-Pflanzenkataloges mit allen Sortiment- daten, den umfangreichen Artikeleigenschaften und den Staffelpreisen eingelesen werden. Die Suchmöglichkeiten im Materialstamm wurden auf die importierten Artikeleigenschaften ausgedehnt, so dass Sie auch über die Eigenschaften jeden Bruns-Artikel finden können.

Detailliertere Informationen zu diesen Schnittstellen finden Sie in der Pro- grammhilfe über den Indexeintrag „Zusätzliche Schnittstellen“.

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Einführung

Inhalt des Handbuches

In diesem Handbuch werden die grundlegenden Konzepte und alle wesent- lichen Arbeitsabläufe beschrieben. Das Handbuch will Ihnen ein zuverlässi- ger Begleiter bei Ihrer Arbeit mit dem Programm sein.

Hinweis

Die hier beschriebenen Funktionen, Menüs und Leistungsmerkmale bezie- hen sich in der Regel auf das PC Handwerk Plus und das HWP Professional. Einzelne Zeilen, Textabschnitte oder auch ganze Kapitel in diesem Hand- buch haben jedoch nur für das HWP Professional Gültigkeit. Diese Hand- buchteile sind durch den Zusatz „HWP Professional“ gekennzeichnet.

Eine erste Orientierung über die Möglichkeiten Ihrer Software erhalten Sie in dem Kapitel „HWP an Ihren Betrieb anpassen“. Eine Darstellung aller Arbeitsschritte in ihrem logischen Zusammenhang finden Sie in den Kapi- teln „Tägliche Arbeiten“ und „Periodische Arbeiten“. Mit Hilfe dieser Kapitel können Sie sich umfassend in das Programm einarbeiten.

Übersicht über die Handbuchkapitel:

Konzepte der Projektarbeit Das Programm arbeitet projektorientiert. Lesen Sie zu den Konzepten der Projektarbeit ab Seite 29.

Arbeiten mit dem Programm In diesem Kapitel wird die Anwendungslogik des HWP erläutert. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 39.

Das Programm an Ihren Betrieb anpassen Damit das Programm Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen kann, benötigt es Informationen über Ihr Unternehmen. Le- sen Sie dazu bitte ab Seite 69.

Stammdaten erfassen Stammdaten sind zentrale Datensätze auf die aus verschiedenen Bearbei- tungsbereichen zugegriffen wird, z.B. Kundendaten oder Daten über Ma- terial und Leistungen. Sie können Stammdaten manuell erfassen oder über die mitgelieferten Schnittstellen importieren. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 101.

Tägliche Arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem Programm Ihre betriebs- wirtschaftlichen Aufgaben effizient erledigen. Lesen Sie ab Seite 129.

26

Inhalt des Handbuches

Hinweis

Periodische Arbeiten Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen. Lesen Sie dazu ab Seite 247.

Programm-Administration Bevor Sie die Arbeit mit dem Programm starten können, müssen Sie eini- ge administrative Arbeiten im „Administrator“ durchführen. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 259.

Zusatzmodule Im HWP steht Ihnen eine Reihe von Zusatzmodulen zur Verfügung, die Sie mit einer entsprechenden Lizenz für Ihren Betrieb einsetzen können. Einige Zusatzmodule stehen nur für das HWP Professional zur Verfügung. Lesen Sie dazu bitte ab Seite 309.

Anhang Ab Seite 535 wird u.a. die Programminstallation beschrieben, Sie finden eine Übersicht über die Funktionen der Menüleiste und die Tastatur- kürzel werden erläutert.

Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe. Über ! können Sie die kontextsensitive Hilfe aufrufen, die Ihnen Hilfestellung zu einzelnen Funktionen und zu Eingabefeldern des Programms gibt.

27

Einführung

Darstellungsmittel

Die folgenden typografischen Merkmale und Symbole werden verwendet, um verschiedene Typen von Aussagen zu kennzeichnen:

<Stammdaten>

<Stammdaten/Kunden>

besonders wichtig

„Druck in Ordnung?“

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Hinweis

Beispiel

Achtung

„Name“

AT

Namen von Menüs und Funktionen werden im fortlaufenden Text in spitze Klammern gesetzt.

Menüs und Untermenüs in Menüfolgen werden darüber hinaus mit „/“ getrennt.

Fettschrift wird innerhalb von fortlaufendem Text zur Hervorhebung verwendet.

Meldungen Ihres Programms werden durch An- führungszeichen hervorgehoben.

Das fett gedruckte Wort „Hinweis“ links neben dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Zusatzin- formation, die die Arbeit mit dem Programm er- leichtert oder mögliche Probleme im Vorfeld aus- räumt.

Das fett gedruckte Wort „Beispiel“ links neben dem Absatz kennzeichnet ein Anwendungsbeispiel zur Verdeutlichung komplizierter Zusammenhän- ge.

Das fett gedruckte Wort „Achtung“ links neben dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Informa- tion, die beachtet werden muss, um störungsfrei mit dem Programm arbeiten zu können.

Namen von Fenstern, Feldern, Befehlen, Schaltflä- chen und Symbolen werden im fortlaufenden Text in Anführungszeichen gesetzt.

Die Tastensymbole zeigen Ihnen Tastenkombina- tionen, die Sie eingeben müssen. Soweit nicht selbsterklärend, wird im Text angegeben, ob sie nacheinander oder gleichzeitig gedrückt werden müssen.

Konzepte der Projektarbeit Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte verwaltet. In diesem

Konzepte der Projektarbeit

Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte verwaltet. In diesem Kapitel werden die Konzepte und Merkmale der pro- jektorientierten Arbeitsweise vorgestellt.

» Abschnitte des Kapitels

Projektmerkmale in der Übersicht

Regeln für das Arbeiten mit Projekten

Schnelle Anlage von Projekten durch Datenübernahme

Zentrale Verwaltung aller Dokumente in einem Projekt

Leistungsfähige Werkzeuge für die Kalkulation

Unterstützung bei der Rechnungserstellung

Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Ziel- rechnung

Auswertungen

Konzepte der Projektarbeit

Projektmerkmale in der Übersicht

Das Arbeiten mit Projekten zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Kundenspezifische Anlage und Verwaltung von Projekten

Schnelle Übernahme von allgemeinen und kundenspezifischen Daten und Einstellungen, insbesondere von Kalkulationsansätzen

Zentrale Verwaltung aller Dokumente (vom Angebot bis zur Rechnung) in einem Projekt. Dokumente können mit Übernahme aller Positionen voneinander abgeleitet werden.

Kalkulationsvorschläge erleichtern die Kalkulation:

- Für die Kostenarten Material, Lohn, Fremdleistungen, Geräteeinsatz und Sonstige Kosten können Kalkulationsansätze festgelegt werden.

- Einfache Sofort-Übernahme der Standardkalkulation, beruhend auf definierten Kalkulationsansätzen für einige Kostenarten (s.o.).

- Kunden- oder projektspezifisch können spezielle Kalkulationen erstellt werden. Kalkulationen werden komfortabel aus den Kalkulationsan- sätzen (s.o.) zusammengestellt.

Unterstützung bei der Rechnungserstellung:

- Teilrechnungsbeträge können in einer Gesamtrechnung ausgewiesen werden.

- Bereits eingegangene Zahlungen werden angezeigt und die (noch zu zahlende) Schlusssumme wird um diese Beträge gemindert.

Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten (z.B. Angebot oder Rechnung) über die Zielrechnung. In der Zielrechnung ist eine Änderung der dokumentspezifischen Deckungsbeiträge bzw. der Endsumme des ge- samten Auftragswertes möglich.

Kunden- und dokumentbezogene Auswertungsmöglichkeiten.

Diese Merkmale werden im Anschluss an den nachfolgenden Abschnitt „Re- geln für das Arbeiten mit Projekten“ erläutert.

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Regeln für das Arbeiten mit Projekten

Regeln für das Arbeiten mit Projekten

Bitte beachten Sie die folgenden Regeln für das Arbeiten mit Projekten:

Jedem Kunden muss mindestens ein Projekt zugeordnet werden, damit Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. für diesen Kun- den erstellen können.

Sie können jedem Kunden mehrere Projekte zuordnen, zum Beispiel, wenn Sie für einen Kunden auf mehreren Baustellen tätig sind.

Hinweis Es hat sich bewährt, für jedes Angebot ein separates Projekt anzulegen. So können Sie Ihre Auftragstätigkeiten bei Ihren Kunden übersichtlich, pra- xisgerecht und auswertungsfreundlich verwalten.

Als Projekt-Starttermin wird automatisch das Datum der Projektanlage vorbelegt. Im Projektregister „Sonstiges“ können Start- und Endtermine editiert werden.

Achtung Beide Werte dienen als Informationswerte. Es wird bei Erreichung/Über- schreitung dieser Termine keine Programmfunktion aufgerufen und kein Hinweis eingeblendet.

Bei der Anlage eines Projektes vergibt das Programm eine neue Projekt- nummer gemäß Ihrer Einstellung des Nummernkreises für Projekte in den Grundlagen, die nicht editierbar ist.

Ein Projekt wird durch Erstellung der letzten Rechnung abgeschlossen.

Schnelle Anlage von Projekten durch Datenübernahme

Projekte werden üblicherweise aus dem Kundenstamm heraus angelegt (Schaltfläche „Blitzprojekt anlegen“). Bei der Projektanlage über den Kun- denstamm haben Sie auch einen unmittelbaren Zugriff auf alle bereits vor- handenen Projekte des angewählten Kunden (Schaltfläche „Kundenprojekte öffnen“); hierüber können Sie sich über vorherige Projekte informieren oder zur Bearbeitung aufrufen.

Bei der Anlage von Projekten werden wesentliche Daten und Einstellung aus dem Kundenstamm und allgemeinen Voreinstellungen übernommen. Alle

31

Konzepte der Projektarbeit

bei Projektanlage übernommenen Voreinstellungen können auf Projektebe- ne geändert werden.

Hinweis

Projektkopien lassen sich über den Projektstamm erstellen (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Projekte kopieren“).

 

Zentrale Verwaltung aller Dokumente in einem Projekt

Alle Dokumente (Angebot, Auftrag,

)

werden projektbezogen angelegt und

verwaltet. Bei der Neuanlage eines Dokumentes können Sie auf alle in Ihren Stammdaten hinterlegten Material- und Leistungspositionen zugreifen.

Sobald Sie ein Dokument (z.B. ein Angebot) erstellt haben, können Sie in- nerhalb des Projektes dieses Dokument als Grundlage zur Erstellung von Nachfolgedokumenten benutzen (z.B. Aufträgen, Lieferscheinen oder Rech- nungen).

Die bestehenden Dokumente werden im Bereich „Übernehmen von

zur

Auswahl angeboten. Wenn ein Dokument zur Übernahme ausgewählt wird, werden die Daten dieses Dokuments (Angaben, Positionsnummern, Mengen und Kalkulationen) in das Nachfolgedokument übernommen und es kann sofort gedruckt werden. Positionsänderungen sind in diesem Dokument bis zur Erstellung der 1. Rechnung möglich, danach sind die Positionen (bei aktivierter Positionskontrolle) „fixiert“.

Leistungsfähige Werkzeuge für die Kalkulation

 

Auf der Basis von Material- und Lohnkosten, Kosten für Fremdleistungen, Geräteeinsatz und sonstigen Kosten werden die Preise ermittelt, die dem Kunden berechnet werden. Es gelten die folgenden Regeln:

Für die einzelnen Kostenarten (Material, Lohn,

)

können in den Kalku-

lationseinstellungen verschiedene Kalkulationsansätze für unterschiedli- che Anforderungen definiert werden.

Für die Ermittlung von Angebotspreisen wird für jede Kostenart einer dieser Kalkulationsansätze ausgewählt.

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Unterstützung bei der Rechnungserstellung

Für jeden Kunden kann eine Kombination von Kalkulationsansätzen für die verschiedenen Kostenarten festgelegt werden. Ein solches kunden- spezifisches Kalkulationsprofil wird bei Neuanlage eines Projektes als Vor- schlagswert für die Kalkulation herangezogen. Wenn kein kundenspezi- fisches Kalkulationprofil aktiviert ist, wird ein Standardkalkulationsprofil herangezogen.

Bei Anlage und Bearbeitung eines Projektes können für alle oder einzelne Kostenarten von den gewählten Vorschlagswerten abweichende Kalkula- tionsansätze gewählt werden.

Preise, die auf der Grundlage von Kalkulationsansätzen ermittelt werden, können im Dokument (z.B. Angebot) manuell geändert werden.

Unterstützung bei der Rechnungs- erstellung

Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungserstellung, insbesondere bei der Kontrolle der Abrechnung aller Leistungspositionen und im Abgleich von Teil- bzw. Abschlagsrechnungen.

Die Positionskontrolle des Programms stellt die Eindeutigkeit der Positionen sicher, so dass in allen Dokumenten eines Projekts unter den gleichen Posi- tionsnummern die gleichen Artikel oder Leistungen aufgeführt werden. Das Programm kann so prüfen, ob eine Abrechnung positionsgenau stimmt.

In welchem Ausmaß das Programm Sie bei der Rechnungsstellung unterstüt- zen soll, legen Sie in den Kalkulationseinstellungen (vgl. S. 75) fest. Sie ha- ben die folgenden Möglichkeiten:

kumulativ

nicht kumulativ

ohne Positionskontrolle

Bei den Einstellungen „kumulativ“ und „nicht kumulativ“ ist die Positions- kontrolle aktiviert. Die Einstellung „ohne Positionskontrolle“ ist zugleich „nicht kumulativ“.

33

Konzepte der Projektarbeit

Einstellung „kumulativ“

Auch bei der Arbeit mit Teilrechnungen werden vom Programm immer alle Positionen aufgeführt. Teilrechnungsbeträge werden in einer Gesamtrech- nung ausgewiesen. Bereits eingegangene Zahlungen werden angezeigt und die (noch zu zahlende) Schlusssumme wird um diese Beträge gemindert. Die Positionskontrolle ist aktiv.

Hinweis

Wenn in einem kumulativen Projekt bereits mehr als ein Projektdokument angelegt wurde, können Änderungen der wichtigsten Positionsdaten und - einstellungen nur noch im zuletzt erstellten Dokument – in der Regel die Rechnung – durchgeführt werden (Ausnahme „Menge“). Möchten Sie Ände- rungen in einem vorangegangenen Dokument durchführen, z.B. die Ände- rung der Einheit, müssen Sie das zuletzt erstellte Dokument löschen, die Änderungen im vorangegangenen Dokument durchführen und das letzte Dokument neu erzeugen.

Wir empfehlen, diese Einstellung zu wählen, weil es die sicherste und kom- fortabelste Möglichkeit ist, Dokumente korrekt zu erstellen.

Einstellung „nicht kumulativ“

Diese Einstellung sollten Sie auswählen, wenn Sie nur eine Gesamtrechnung erstellen wollen. In „nicht kumulativen“ Projekten würden Beträge von Teil- rechnungen in den Folgerechnungen nicht wieder abgezogen, weil Zah- lungseingänge nicht aufgeführt werden. Die Positionskontrolle ist aktiv.

Einstellung „ohne Positionskontrolle“

Mit der Einstellung „ohne Positionskontrolle“ kann der Umfang eines Pro- jektes im Verlaufe der Leistungserstellung frei variiert werden. Dies kann eventuell sinnvoll sein, wenn der Leistungsumfang bei Auftragserteilung noch nicht oder noch nicht vollständig über ein Angebot mit dem Kunden abgestimmt ist.

Das Programm kann bei dieser Einstellung jedoch nicht prüfen, ob die Ab- rechnung positionsgenau stimmt. Die Teil- und Schlussrechnungen müssen Sie deshalb selbst überprüfen.

Der Liefernachweis kann bei dieser Einstellung außerdem erst geführt wer- den, wenn die Schlussrechnung erstellt wird, weil sonst doppelte Buchun- gen unvermeidlich wären.

Mit der Einstellung „ohne Positionskontrolle“ ist zugleich die Eigenschaft „nicht kumulativ“ ausgewählt.

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Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Zielrechnung

Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Zielrechnung

Über die Zielrechnung können Sie die Kalkulation und damit den De- ckungsbeiträge des geöffneten Dokuments überprüfen (und ggf. ändern). Wir weisen darauf hin, dass eine Änderung von Deckungsbeiträgen oder Auftragswertes über die Zielrechnung eine Ausnahme bleiben sollte, weil hiermit Ihre gewünschten und hinterlegten Kalkulationsansätze überschrie- ben werden.

Wenn die „Notwendigkeit“ zur Änderung über die Zielrechnung öfter be- stehen sollte, überprüfen und ändern Sie ggf. die vorgeschalteten Kalkulati- onen, bis Sie die Zielrechnung nur noch zur Information benötigen.

Auswertungen

Zur Auswertung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten stehen Ihnen im Programm folgende Hilfsmittel, Informationsfenster und Auswertungswerkzeuge zur Verfügung:

Status aller Projekte

Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte

Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte

Kontrolle offener Rechnungen

Dokumentenauswertung

Kalkulatorische Auswertungen und graphische Darstellungen über die Dokumenten-Zielrechnung

Kategorisierung von Projekten nach Projektstatus

Das Programm kategorisiert Projekte nach ihrem Projektstatus und ermög- licht Ihnen damit über die Schaltflächen der „Auswahlleiste“ einen direkten Zugang zu Projekten mit gleichem Status. Das ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie alle erstellten Angebote oder erhaltene Aufträge überprüfen wollen.

35

Konzepte der Projektarbeit

Sie können über die entsprechenden Schaltflächen in der „Auswahlleiste“ u.a. auf folgende Kategorien zugreifen:

Kategorie-

Projektstatus

bezeichnung

„neu“

Projekte, die neu angelegt wurden.

„offen“

Projekte, in denen bisher nur Angebote erstellt wurden.

„Wiedervorlage

Projekte, in denen bisher nur Angebote erstellt wurden und die nach 14 Tagen noch ohne Folge- dokumente sind.

Angebote“

„Bindefrist abge-

Projekte mit Angeboten, bei denen die gesetzten Bindefristen abgelaufen sind, ohne dass Folgedo- kumente erzeugt wurden.

laufen“

„Auftrag erhal-

Projekte mit erteilten Aufträgen, für die aber noch keine Teilrechnung erstellt wurden.

ten“

„Teilrechnung“

Projekte mit erteilten Aufträgen und mindestens einer Teilrechnung.

„Abgeschlossen“

Projekte, für die bereits eine Rechnung/Schluss- rechnung erstellt wurden und dadurch abgeschlos- sen sind.

Über die Schaltfläche „Information“ können Sie zu den aussagekräftigsten Kategorien eine Anzeige der Gesamtsummen aller Projekte erhalten (in der „Auswahlleiste“ ganz unten).

Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte

Über <Stammdaten/Projekt/Register „Auskunft“> erhalten Sie Auskunft über den Projektstatus und die aufgelaufenen Werte in den einzelnen Vorgangs- arten.

Damit können Sie auf einen Blick erkennen, wie weit Sie das Projekt vorfi- nanzieren, welche Beträge Sie schon in Rechnung gestellt haben und zu welcher Summe sich Ihre Offenen Posten addieren.

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Auswertungen

Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte

Über das Menü „Auswertungen“ können Sie Standardauswertungen durch- führen:

Dokumentennachweis Hierüber finden Sie jedes Dokument.

Liefernachweis Hierüber weisen Sie jede Lieferung nach, d.h. Sie können nachverfolgen, an welche Kunden Ihre Artikel geliefert wurden.

Rechnungsausgangsbuch Hierin sind alle ausgehenden Rechnungen verzeichnet.

Reporte zu Kunden, Material, Leistung etc. Reporte stehen Ihnen für eine Vielzahl von Auswertungsaspekten zur Verfügung.

Kontrolle offener Rechnungen

Über <Auswertungen/Zahlungseingänge> können Sie alle offenen Rechnun- gen aufrufen, kontrollieren und Zahlungseingänge verbuchen.

Dokumentenauswertung

Direkte Auswertungen von Dokumenten stehen Ihnen im Register „Sonsti- ges“ im Dokumentenanlage-Dialog zur Verfügung. Nach der Wahl des aus- zuwertenden Dokumentes können Sie verschiedene Auswertungen und Lis- ten aus den Dokumentdaten generieren lassen – natürlich nur, wenn diese Daten auch im Ursprungsdokument enthalten sind.

Mit der Kalkulationsauswertung können Sie jedes Projektdokument separat auswerten.

Folgende Kalkulationsfaktoren werden u.a. ermittelt:

EK

VK

Rohertrag

Gewinn

37

Konzepte der Projektarbeit

Sie können diese Auswertung über das Formular als Positionsauswertung oder Gesamtauswertung durchführen. Bei der Gesamtauswertung werden auch die Deckungsbeiträge ermittelt.

Kalkulatorische Auswertungen und graphische Darstellungen über die Dokumenten-Zielrechnung

Auch bei der Erstellung von Dokumenten steht Ihnen ein Auswertungs- werkzeug zur Verfügung. Mit der Zielrechnung können Sie schon bei der Erstellung von Dokumenten die Kalkulation überprüfen und ggf. anpassen.

Folgende Auswertungen/Vergleiche werden u.a. zum aktuellen Dokument angeboten:

Aufschlüsselung nach Kostenarten

Anteil der Kostenarten am Gesamtnetto-Betrag und am Rohertrag

Vergleich der Soll- und Ist-Deckungsbeiträge

Gegenüberstellung Rohertrag/Lohnzeit/Deckungsbeitrag pro Stunde

Ermittlung eines kostendeckenden Auftragswertes in Relation zu den verschiedenen Deckungsbeiträgen

übersichtliche graphische Darstellungen der verschiedenen Kalkulati- onswerte und –relationen.

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Arbeiten mit dem Programm In diesem Kapitel wird der Ablauf der Arbeit und die Bedienungskonzepte

Arbeiten mit dem Programm

In diesem Kapitel wird der Ablauf der Arbeit und die Bedienungskonzepte des HWP erläutert.

» Abschnitte des Kapitels

Ablauf der Arbeit

Programm starten und beenden

Bedienungselemente

Suchdialoge

Arbeiten mit dem Programm

Ablauf der Arbeit

Eine klare Programmstruktur mit übersichtlichen Abläufen erleichtert Ihnen die Arbeit mit dem Programm. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich trotzdem mit den wesentlichen Arbeitsschritten vertraut machen.

Folgende Tätigkeitsschwerpunkte werden dabei unterschieden:

Programm an Ihren Betrieb anpassen

Stammdaten erfassen

Tägliche Arbeiten

Administrative Arbeiten

Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur)

An diesen Tätigkeitsschwerpunkten orientiert sich auch der HWP- Wegweiser, der Ihnen den Zugang zu den Programmfunktionen erleichtern kann. Sie rufen den Wegweiser über das Hilfemenü oder die Programmhilfe auf.

Wegweiser über das Hilfemenü oder die Programmhilfe auf. Programm an Ihren Betrieb anpassen Nachdem Sie zunächst

Programm an Ihren Betrieb anpassen

Nachdem Sie zunächst mit dem Administrator Ihre(n) Mandanten und Be- nutzer angelegt haben (siehe „Administrative Arbeiten“ ab Seite 259), neh- men Sie die notwendigen Anpassungen des Programms an Ihren Betrieb vor.

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Ablauf der Arbeit

Die Arbeiten im Einzelnen:

Betriebsdaten erfassen

Hausbanken festlegen

Gewerk, Kostenarten und Arbeitsweise festlegen

Daten-Übergabe an die Finanzbuchhaltung und an das Lohn- und Gehaltsprogramm einrichten

Steuercodes definieren und zuordnen

Adressfelder definieren

Nummernkreise definieren

Vorgabewerte für die Projektkalkulation und den Kundendienst festlegen

Benutzerbezogene Grundlagen in den Voreinstellungen erfassen

Allgemeine Stammdaten anlegen

Formulare erstellen und bearbeiten

Lesen Sie dazu ab Seite 69.

Stammdaten erfassen

Die Stammdaten enthalten Informationen, auf die aus unterschiedlichen Bearbeitungsbereichen zugegriffen wird. Sie können die Stammdaten manu- ell erfassen oder über Schnittstellen importieren.

Die wichtigsten Stammdaten:

Material

Im Materialstamm verwalten Sie alle Artikel und Materialien, die Sie zur Ausführung von Aufträgen benötigen bzw. ohne Dienstleistung verkau- fen.

Leistungen

Im Leistungsstamm verwalten Sie alle Leistungen und Sortimente, die Sie innerhalb Ihrer Geschäftstätigkeit anbieten. Eine Leistung besteht i.d.R. aus einer Kombination mehrerer Materialien und Lohnkosten (Stückliste) plus ggf. weitere Kostenanteile (wie z.B. Fremdleistungen).

Lager

Im Lagerstamm verwalten Sie Ihre Materiallager.

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Arbeiten mit dem Programm

Projekte

Der Projektstamm bildet den Grundstock für projektbezogene Auskünfte und Informationen.

Kunden

Im Kundenstamm verwalten Sie alle Kunden, für die Sie Leistungen erbringen oder erbracht haben.

Lieferanten

Im Lieferantenstamm verwalten Sie Ihre Lieferanten.

Mitarbeiter

Im Mitarbeiterstamm verwalten Sie die betriebsnotwendigen Daten Ihrer Mitarbeiter.

Sonstige Adressen

Unter „Sonstiges Adressen“ verwalten Sie Personenstammdaten von Per- sonen oder Firmen, die nicht in eine der anderen Kategorien passen, z.B. von Interessenten, Ihrem Rechtsanwalt, Steuerberater etc

Lesen Sie dazu ab Seite 101.

Tägliche Arbeiten

Das Programm unterstützt Sie unter anderem bei den folgenden täglichen Arbeiten:

Projekte anlegen und bearbeiten

Dokumente anlegen und bearbeiten

Aufmaße erfassen, drucken und auswerten

Ressourcenplanung durchführen (HWP Professional)

Termine anlegen, bearbeiten, löschen, verschieben und auswerten

Lesen Sie dazu ab Seite 129.

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Ablauf der Arbeit

Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur)

Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen. Das Programm unterstützt Sie bei den folgenden Arbeiten:

Pflege der Datenbestände mit folgenden Programmfunktionen:

- Preise aktualisieren

- Datensätze löschen

- Wortsuche aktualisieren

- Schnelländerungen durchführen

Inventur durchführen

Lesen Sie dazu ab Seite 247.

Administrative Arbeiten

Administrative Arbeiten in Ihrem Programm erledigen Sie mit dem Admi- nistrator. Dazu müssen Sie als Benutzer über den Systemoperator-Status ver- fügen.

Folgende Arbeiten können Sie im Administrator u.a. durchführen:

Mandanten anlegen (HWP Professional), bearbeiten, kopieren (HWP Professional) und löschen (HWP Professional)

Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen

Benutzerdefinierte Indizes erstellen

Daten importieren und exportieren (HWP Professional)

Datenbanken sichern, wiederherstellen, reorganisieren

Reporte, Formulare und Bilder sichern

Live-Update durchführen

Lesen Sie dazu ab Seite 259.

43

Arbeiten mit dem Programm

Programm starten und beenden

Starten des Programms

Zum Start des Programms gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf das Windows-Startmenü.

Wählen Sie im Menü „Programme“ die Programmgruppe „Sage HWP“ aus.

Starten Sie dort das Programm.

Nach dem Sage-Logo erscheint das Anmeldefenster, in dem Ihr Benutzer- name und Ihr Kennwort abgefragt wird. Mit dieser Abfrage wird ein unbe- rechtigter Zugriff auf das Programm und Ihre Daten verhindert.

Erste Anmeldung nach der Installation

Bei der ersten Anmeldung steht im Feld „Ihr Name“ der Benutzername „Sa- ge“, das Feld „Ihr Kennwort“ ist leer. Bestätigen Sie diese Voreinstellung mit „OK“, gelangen Sie in das Programm.

Hinweis

Über den Benutzer „Sage“ gelangt nach der Installation jeder in das Pro- gramm. Der Benutzer „Sage“ kann nicht umbenannt oder gelöscht werden. Um das Programm vor unberechtigtem Zugang zu schützen, sollten Sie den Benutzernamen „Sage“ mit einem Kennwort versehen und gemäß Ihren Anforderungen neue Benutzer anlegen, für die Sie detailliert festlegen, wel- che Rechte sie haben sollen. Die Benutzerverwaltung rufen Sie über <Sys- tem/Benutzerverwaltung> auf.

Anmeldung gemäß Benutzerverwaltung

Sobald für Sie ein Benutzer eingerichtet wurde, können Sie sich im Anmel- defenster „Login“ mit Ihrem Benutzernamen anmelden.

Nach korrekter Anmeldung wird der zuletzt geöffnete Mandant aufgerufen. Falls dieser Mandant nicht mehr existiert, erhalten Sie nach der Anmeldung einen Dialog zur Auswahl eines anderen Mandanten.

Beenden des Programms

Schließen Sie zuerst alle Dialoge und Programmfenster, danach können Sie das Programm über <System/Programm beenden> beenden.

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Bedienungselemente

Wird die Titelleiste des Hauptmenüs hellgrau dargestellt, ist noch ein Pro- grammfenster aktiv, das Sie zunächst schließen müssen.

Hinweise

Bedienungselemente

Programmoberfläche

Die Programmoberfläche Ihres Programms wurde so gestaltet, dass Sie einen leichten und schnellen Zugriff auf Ihre Projekte und wichtige Programm- funktionen haben. Um diese Zugriffsmöglichkeiten optimal nutzen zu kön- nen, sollten Sie sich mit der Bedeutung der verschiedenen Bereiche der Pro- grammoberfläche vor Beginn der Arbeit vertraut machen.

Die Programmoberfläche ist in folgende Bereiche gegliedert (von oben nach unten):

Titelleiste (Indexeintrag „Titelleiste im Programmfenster“)

Menüleiste (Indexeintrag „Menüleiste“)

Symbolleiste: Tool- und Speedbar (Indexeintrag „Symbolleiste“)

Regiezentrum (HWP Professional/HWP Basic Zusatzmodul; Indexeintrag „Arbeiten mit dem Regiezentrum“)

Statuszeile (Indexeintrag „Statuszeile im Programmfenster“)

Informationen zur Bedienung des Programms finden Sie in der Programm- hilfe über die oben angegebenen Indexeinträge oder über den Indexeintrag „Bedienungselemente“.

Mit ! können Sie im Programm jederzeit die Programmhilfe anfordern, um kontextsensitive Unterstützung für Ihre Arbeit erhalten. Bitte beachten Sie, dass Windows-Funktionen in diesem Handbuch nicht erläutert werden, ver- gleichen Sie dazu bitte die MS-Windows-Dokumentation.

Arbeiten mit dem Regiezentrum (HWP Professional/ HWP Basic Zusatzmodul)

Das Regiezentrum dient der effizienten Auswahl, Bearbeitung und Auswer- tung Ihrer Projekte. Durch die Aufteilung des Regiezentrums in mehrere Fensterbereiche haben Sie wichtige Informationen immer im Blick und kön- nen ein Projekt oder ein Dokument zur Bearbeitung per Mausklick aufrufen. Eine Kategorisierung der Projekte nach Projektstatus erleichtert dabei die Orientierung und den Zugriff.

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Arbeiten mit dem Programm

Außerdem haben Sie im Regiezentrum direkten Zugang u.a. zu folgenden Informationen:

Zum Gesamtumsatz, den Umsatz in verschiedenen Projektphasen (Status) und Termine über „Information“

Zu Umsätzen, Offenen Posten und Liquidität über die „Chefübersicht“

Zu allen wichtigen Reporten (Umsätze, Listen etc.) über „Auswertungen“

Über den Suchbaum zu allen oben genannten Informationen, außerdem zu den Stammdaten, zu den Dokumenten und zu den Serien-Aktionen.

Regiezentrum aufrufen/aktualisieren/schließen

Über ? oder über <Extras/Regiezentrum> aktivieren Sie das Regiezent- rum, über ` aktivieren Sie das Cockpit.

Über % aktualisieren Sie die Ansicht. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie im Regiezentrum über das Kontextmenü ein Projekt erzeugt und bearbeitet haben.

Über das Schließen-Symbol des dazugehörenden Fensters schließen Sie das Regiezentrum.

Elemente des Regiezentrums

Über das Schließen-Symbol des dazugehörenden Fensters schließen Sie das Regiezentrum. Elemente des Regiezentrums 46

46

Bedienungselemente

Das Regiezentrum besteht aus folgenden Elementen:

Auswahlleiste (links)

Suchbaum (2. Fenster von links)

Projektstatuszeile (oben)

Projektübersichtsfenster (Hauptfenster) Als Hauptfenster beim Programmstart können Sie auch das Cockpit aus- wählen (siehe Abbildung unten).

Sie auch das Cockpit aus- wählen (siehe Abbildung unten). • Projektverlaufsfenster (rechts) • Infofenster (unten

Projektverlaufsfenster (rechts)

Infofenster (unten rechts)

Erste Schritte

Auftragschancen (nur mit Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“)

Die einzelnen Elemente werden nachfolgend beschrieben.

Auswahlleiste

In der Auswahlleiste treffen Sie eine Vorauswahl von Projekten für die An- zeige im Projektübersichtsfenster. Durch die Auswahl einer Status-Kategorie in der Auswahlleiste bestimmen Sie die anzuzeigenden Projekte im Projekt- übersichtsfenster. Diese Funktion steht Ihnen für das Hauptmodul und die lizenzierten Zusatzmodule zur Verfügung, die mit Projektstatus arbeiten.

Außerdem können Sie über die Auswahlleiste Informationen, Chefübersich- ten und Auswertungen zu Ihrem Betrieb aufrufen. Die Auswahlleiste aktivie- ren bzw. deaktivieren Sie über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezentrum“/Register „Optionen“/Bereich „Anzeige“>.

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Arbeiten mit dem Programm

 

Die Auswahlleiste enthält folgende Auswahlbereiche:

Projekte (Hauptmodul: Auswahl nach Status)

Kundendienst (Hauptmodul: Auswahl nach Status)

Organisation (Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“:

Aufgaben)

Wartungsplanung (Zusatzmodul „War- tung&Service“: Auswahl nach Status)

Reparaturverwaltung (Zusatzmodul „War- tung&Service“: Auswahl nach Status)

Bestellwesen (Zusatzmodul „Bestellwesen“: Aus- wahl nach Status)

Information

Chefübersicht

Auswertungen

Willkommen

In der Abbildung sehen Sie den geöffneten Auswahl- bereich „Projekte“ mit den dazugehörenden Projekt- status. Der gewählte Status wird in der Projektstatus- zeile angezeigt.

Für alle Auswahlbereiche können Sie die angezeigten Informationen bzw. die angezeigten Status ein- schränken, wenn Sie als eingeloggter Benutzer den Systemoperator-Status haben (siehe Seite 283).

Die Einschränkungen nehmen Sie über den Dialog „Einstellungen Regiezentrum“ vor, den Sie über <Sys- tem/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezen- trum“> aufrufen.

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Erläuterungen zu den Auswahlbereichen:

Projekte/Kundendienst

Hier können Sie die Projekte des Hauptmoduls über den Auswahlbereich Projekte oder Kundendienst unter den verschiedenen Projektstatus wäh-

Bedienungselemente

len. Für den Projektbereich können Sie im HWP Professional selbst Sta- tuskategorien definieren, die hier dann ebenfalls zur Auswahl stehen.

Wartungsplanung/Reparaturverwaltung; Bestellwesen

In den beiden Auswahlbereichen des Zusatzmoduls „Wartung & Service“ und im Auswahlbereich des Zusatzmoduls „Bestellwesens“ können Sie auch zwischen verschiedenen Projektstatus wählen.

Informationen

- Es können summierte Werte über alle Projekte oder Wartungsprojekte gesamt oder nach Status angezeigt werden.

- Es können Wert-Übersichten differenziert nach Bearbeitern angezeigt und Termin- bzw. Urlaubsübersichten dargestellt werden.

Chefübersicht

In der Chefübersicht werden Ihnen die wichtigsten Monatskennzahlen Ihres Unternehmens angezeigt: Umsätze, Offene Posten, Liquidität, La- gerwert. Der Bezugsmonat ist der eingestellte Monat unter <Einstellun- gen Regiezentrum/Optionen/Einschränkungen> (Standardeinstellung:

aktueller Monat, siehe S. 289).

Hinweis Umsätze werden in den Auswertungen der Chefübersicht berücksichtigt:

- wenn sie in einem gedruckten Rechnungsausgangsbuch enthalten sind (Kundenumsätze)

- sobald die dazugehörenden Wareneingänge gebucht sind (Lieferan- tenumsätze)

Wenn Sie über die Inkasso-Schnittstelle mit „Accreditas“ zusammenarbei- ten, können Sie hier auch aktuelle Informationen über den Bearbeitungs- stand Ihrer Außenstände abrufen. Dazu stehen Ihnen die Status- Schaltflächen „Alle Forderungen“, „Offene Forderungen“ und „Abge- schlossene Forderungen“ zur Verfügung.

Auswertung

Mit dieser Ansicht haben Sie einen strukurierten Zugriff auf alle Auswer- tungsreporte. Über mehrere Ebenen können Sie die Anzahl der in Frage kommenden Reporte im Vorfeld eingrenzen:

- Wählen Sie zunächst die Kategorie „Grundmodul“ oder „Zusatzmodu- le“.

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Arbeiten mit dem Programm

- Suchen Sie den Hauptdatenbereich, aus dem Sie Auswertungen wün- schen, z.B. „Kunden“. Dort werden beispielsweise die Kategorien „Lis- ten“, „Umsätze“, „Historie“ angezeigt, in Klammern jeweils die dazu- gehörigen Reportnamen.

- Wählen Sie die gewünschte Kategorie, öffnet sich der Reportauswahl- dialog nur mit diesen Reporten.

Suchbaum

Der Suchbaum bietet Ihnen die Möglichkeit direkt auf folgende Daten zugreifen zu können, ohne durch Menüs navigieren zu müssen:

Auf die Stammdaten aller Kostenarten und der Leistungen

Auf Webleistungen, auf Online-Kunden und Online-Auftragschancen

Auf alle Personenstammdaten (z.B. Kunden)

Auf eigene und fremde Aufgaben, sowie auf Termine

Auf Aufgaben und die Termine aus der Ressourcenplanung (HWP Profes- sional)

Auf alle Dokumente

Auf Auftragschancen und Serienaktionen (Zusatzmodul „Auftragsgewin- nung“)

Auf alle Elemente, auf die auch über die Auswahlleiste aufrufbar sind.

Auf den Dialog „Erste Schritte“ und das „Cockpit“

auf die auch über die Auswahlleiste aufrufbar sind. • Auf den Dialog „Erste Schritte“ und das

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Bedienungselemente

Über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezentrum“/Register „Optionen“/Bereich „Anzeige“> oder über das Kontextmenü <Einstellungen „Regiezentrum“/Register „Optionen“/Bereich „Anzeige“> können Sie den Suchbaum aktivieren bzw. deaktivieren.

können Sie den Suchbaum aktivieren bzw. deaktivieren. Die Baumstruktur wird durch zwei Basi sordner in zwei

Die Baumstruktur wird durch zwei Basisordner in zwei große Datenbereiche gegliedert, in denen unterschiedliche Informationen abrufbar sind:

Basisordner „Suchbaum“

Über diesen Ordner können Sie auf die wichtigsten Stammdaten, die Termine der Ressourcenplanung (HWP Professional) und Ihre Dokumen- te aus dem Hauptmodul zugreifen.

Basisordner „Regiezentrum“

Dieser Ordner enthält die gleichen Aufrufmöglichkeiten wie die Auswahl- leiste: Projekte, Dokumente aus den Zusatzmodulen „Wartung & Service“ und „Bestellwesen“, Informationen, Chefübersicht, Auswertungen, „Erste Schritte“, „Cockpit“.

Auf die vorhandenen Datensätze können Sie in der Baumstuktur hierar- chisch zugreifen, weil die Ordner jeweils die Datensätze aller Unterordner enthalten (Ausnahmen: die Basisordner und die Ordner „Informationen“, „Chefübersicht“, „Auswertungen“).

Über einen Klick auf das

terordner angezeigt, die jeweils eine Teilmenge der Datensätze enthalten,

terordner angezeigt, die jeweils eine Teilmenge der Datensätze enthalten, vor einem Ordner werden die vorhandenen Un-

vor einem Ordner werden die vorhandenen Un-

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Arbeiten mit dem Programm

um Ihnen das Finden bestimmter Datensätze zu erleichtern. Die Anzeige der Datensätze des Ordners erfolgt im Übersichtsfenster rechts daneben, in dem Sie jeden angezeigten Datensatz direkt aufrufen können (per Doppelklick).

Zur leichteren Orientierung und besseren Übersichtlichkeit im Suchbaum können Sie in den Suchdialogen Suchbaumordner nach eigener Logik anle- gen.

Außerdem steht Ihnen zum Auffinden von Datensätzen die Wortsuchfunk- tion zur Verfügung, die eine Volltextsuche über einen markierten Baumteil durchführt, wenn Sie im oberstes Feld ein Stichwort eingeben.

Aufruf von Datensätzen über die Baumstruktur

Gehen Sie zum Aufrufen von Datensätzen bitte folgendermaßen vor:

Über einen Klick auf das Unterordner angezeigt.

Navigieren Sie durch so die Baumstruktur, bis Sie Unterordner ohne ein erreichen.

Klicken Sie nun direkt auf den Namen des Unterordners, wodurch die Datensätze im Übersichtsfenster rechts daneben direkt angezeigt werden.

Durch den Klick auf einen Ordnernamen können eventuell auch weitere Unterordner angezeigt werden, die nur noch Teilmengen der Datensätze enthalten, wodurch Sie einen noch leichteren Zugriff auf den gesuchten Datensatz erhalten.

leichteren Zugriff auf den gesuchten Datensatz erhalten. vor einem Ordner werden die vorhandenen Wenn Sie viele

vor einem Ordner werden die vorhandenen

Datensatz erhalten. vor einem Ordner werden die vorhandenen Wenn Sie viele Kundendatensätze haben, dauert das Suchen

Wenn Sie viele Kundendatensätze haben, dauert das Suchen nach einem Kundendatensatz im Hauptordner „Kunden“ (alle Kunden!) meistens län- ger, als wenn Sie den Wohnort des Kunden kennen und erst den entspre- chenden Unterordner öffen.

Beispiel:

<Suchbaum/Adressen/Kunden/Ort/Offenbach>

Mit einem Doppelklick öffnen Sie im Übersichtsfenster (rechts) Projekte und Dokumente, bei Stammdaten wird der entsprechende Datensatz in Stammdatendialog angezeigt.

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Bedienungselemente

Hinweis

Suche von Datensätzen

Gehen Sie zum Suchen von Datensätzen bitte folgendermaßen vor:

Markieren Sie den Ordner, innerhalb dessen die Suche stattfinden soll (einschließlich Unterordner).

Geben Sie den Suchbegriff für die Wortsuche in das Suchfeld (ganz oben) ein.

Das Programm zeigt alle gefundenen Datensätze im Übersichtsfenster (rechts) an.

Wenn die Ergebnisse der Wortsuche nicht zufriedenstellend sind, können Sie andere oder mehr Felder in die Wortsuche aufnehmen.

Projektstatuszeile

Sie finden die Projektstatuszeile am oberen Rand des Projektübersichtsfens- ters.

am oberen Rand des Projektübersichtsfens- ters. Die Zeile hat folgende Funktionen: • Anzeige des aktuell

Die Zeile hat folgende Funktionen:

Anzeige des aktuell ausgewählten Projektstatus (z.B. „Auftrag erhalten“)

Ansichtsoptionen wählen (Programmhilfe Indexeintrag „Regiezent- rum:Projektstatuszeile“)

Individuelle Einstellungsmöglichkeiten des Regiezentrums über ein Kon- textmenü (Programmhilfe Indexeintrag „Regiezent- rum:Projektstatuszeile“)

Übersichtsfenster

Das Hauptfenster im Regiezentrum dient als Übersichtsfenster, in dem Da- ten aus vielen Programmbereichen angezeigt werden können. Die Auswahl treffen Sie über die Auswahlleiste oder über den Suchbaum. Beispielsweise können die Projekte des aktiven Mandanten zur Auswahl angezeigt werden oder Ihre durchgeführten Serienaktionen (nur mit Zusatzmodul „Auftrags- gewinnung“).

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Arbeiten mit dem Programm

Beispiel „Übersichtsfenster Projekte (Gesamt)“

Programm Beispiel „Übersichtsfenster Projekte (Gesamt)“ Im Projektübersichtsfenster haben Sie die folgenden

Im Projektübersichtsfenster haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Projekt oder Dokument anlegen Über das Kontextmenü können Sie ein neues Projekt oder Dokument an- legen.

Projektverlauf (Historie) einschalten Zur schnellen Orientierung über den Verlauf von Projekten dient die Funktion <Historie>, die Sie über die rechte Maustaste ein- und ausschal- ten können. Am rechten Bildschirmrand wird ein zusätzliches Fenster geöffnet (Projektverlaufsfenster), in dem alle bisher erstellten Dokumente eines markierten Projektes angezeigt werden. Die Dokumente können per Doppelklick geöffnet werden.

Projekt bearbeiten Mit einem Doppelklick können Sie ein Projekt zur weiteren Bearbeitung in das Projektfenster übernehmen, das sich am linken Bildschirmrand öffnet. Dasselbe erreichen Sie durch Anklicken mit der rechten Maustaste und Aufruf der Funktion <Bearbeiten>.

Projektstammdaten einsehen oder ändern Wenn Sie ein Projekt markieren und über die rechte Maustaste <Eigen- schaften> wählen, gelangen Sie in den Projektstamm, wo Sie die Daten und Eigenschaften des Projektes einsehen und ändern können (vgl. Seite

131).

Projekte sortieren Bei der Ansichtsart „Details“ (siehe Abbildung oben) können Sie das Sor- tierkriterium durch Anklicken der entsprechenden Spaltenüberschrift festlegen. Durch nochmaliges Anklicken der gleichen Spaltenüberschrift wird die Sortierreihenfolge der Projekte geändert, von aufsteigend zu ab- steigend oder umgekehrt.

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Bedienungselemente

Projektverlaufsfenster (Historie)

Zur schnellen Orientierung über den Verlauf von Projekten dient die Funk- tion <Historie>, die Sie über die rechte Maustaste ein- und ausschalten kön- nen. Am rechten Bildschirmrand wird ein zusätzliches Fenster geöffnet (Pro- jektverlaufsfenster), in dem alle bisher erstellten Dokumente eines markier- ten Projektes angezeigt werden. Die Dokumente können per Doppelklick geöffnet werden.

Die Dokumente können per Doppelklick geöffnet werden. Wenn Sie ein Projekt markieren, werden die Dokumente im

Wenn Sie ein Projekt markieren, werden die Dokumente im Projektverlaufs- fenster aktualisiert. Aufträge, die über die „HWP mobile Service“- Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) abgewickelt werden, haben eine zu- sätzliche Statuskennzeichnung. Mit einem Doppelklick wird ein Dokument zur Ansicht geöffnet. In diesem Fenster können keine Dokumente erstellt oder bearbeitet werden. Das ist ausschließlich im Projektfenster möglich. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Projektfenster“ auf S. 56.

Infofenster

Sie im Abschnitt „Projektfenster“ auf S. 56. Infofenster Im Infofenster werden die fünf zuletzt bearbeiteten

Im Infofenster werden die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte in der Ansichts- art „Große Symbole“ zur Auswahl und zur weiteren Bearbeitung angezeigt (entspricht dem Menü <System/Letzte Projekte/Projekt>):

Durch Doppelklick oder über „Bearbeiten“ im Kontextmenü eines Projek- tes können Sie das Projekt im Projektfenster zur Bearbeitung öffnen.

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Arbeiten mit dem Programm

Über „Eigenschaften“ im Kontextmenü eines Projektes, gelangen Sie in den Projektstamm, wo Sie die Daten und Eigenschaften des Projektes ein- sehen und ggf. ändern können (vgl. Seite 131).

Hinweis

Ein neues Projekt, in dem noch kein Vorgang angelegt ist, erscheint nicht im Infofenster, weil noch nicht festgelegt wurde, ob es sich um ein Projekt- oder ein Kundendienstdokument handelt.

Projektfenster

Im Projektfenster werden alle Dokumente und Dateien zusammengefasst, die zum aktuell geöffneten Projekt gehören. Darunter können sich auch Dokumente und Dateien befinden, die Sie aufgrund von fehlenden Rechten nicht öffnen bzw. nicht bearbeiten dürfen.

Die Dokumente und Dateien werden in einer Baumstruktur sortiert darge- stellt. Die Baumstruktur verzweigt innerhalb der Dokumente bis auf die Ebene der Gruppenpositionen (z.B. Titel), die durch einen einfachen Klick direkt angesprungen werden können.

Das Projektfenster öffnen Sie, wenn Sie im Regiezentrum (HWP Professional oder HWP Basic mit Zusatzlizenz) ein Projekt doppelt anklicken oder im Projektstamm auf die Schaltfläche „Projekt bearbeiten“ klicken.

auf die Schaltfläche „Projekt bearbeiten“ klicken. Die Informationen zu den Bedienungselementen des

Die Informationen zu den Bedienungselementen des Projektfensters finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Projektfenster:Bedienungs- elemente“.

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Bedienungselemente

Der Projektbaum enthält folgende Ordner, über die Sie auf die Dokumente und Dateien zugreifen können (rechteabhängig):

Angebote

In diesem Ordner werden alle Angebote des geöffneten Projekts aufgelistet.

Auftrag

Lieferscheine

Rechnungen

Für die Projektdokumente gibt es für jeden Dokumententyp ei- nen eigenen Ordner. Bereits gedruckte Dokumente sind im Pro- jektfenster durch ein vorangestelltes Druckersymbol gekenn- zeichnet. Aufträge, die über die „HWP mobile Service“- Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) abgewickelt werden, ha- ben eine zusätzliche Statuskennzeichnung.

Auswertungen

In diesem Ordner werden alle erstellten Auswertungen des ge- öffneten Projekts aufgelistet.

zu Angebot…

Dokumente, die zu Angeboten gehören, werden in diesem Ord- ner aufgelistet. Beispielweise können hier beim Einsatz der „Subunternehmerverwaltung“ (Zusatzmodul) folgende Doku- mente stehen:

Leistungsverzeichnisse für Subunternehmer

Subunternehmer-Aufträge

Subunternehmer-Rechnungen

GAEB-2000-Dokumente (Dateien)

Anlagen

In diesem Ordner können sowohl HWP- als auch Fremddoku- mente oder –dateien eingetragen sein. Unter „Anlagen“ werden Nebendokumente gespeichert, die in der Regel nicht die Rele- vanz der Projektdokumente haben, aber aus Komfortgründen im Projekt mitgeführt werden und meistens direkt im Projekt- baum aufrufbar sind.

57

Arbeiten mit dem Programm

Beispielsweise können in diesem Ordner folgende Dokumente und Dateien aufgelistet sein:

Bemerkungen (HWP)

Schmierzettel (HWP)

Benutzerdefinierte Dokumenttypen (HWP)

Musterdokumente (von Fremdprogrammen im Word- und Excelformat).

Externe Dokumente und Dateien (von Fremdprogrammen)

Hinweis Per Drag & Drop können Sie beliebige Dateien aus dem Win- dows-Explorer im Projektfenster unter „Anlagen“ ablegen und so dem geöffneten Projekt zuordnen. Die Dateien können da- nach auch aus dem HWP-Projektbaum direkt aufgerufen wer- den, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

einer solchen Datei muss eine entsprechende Anwendung zugeordnet sein

der Aufruf aus dem Windows-Explorer heraus per Doppel- klick muss funktionieren, d.h. die Datei muss in der jeweili- gen Anwendung geöffnet/gestartet werden.

Offene Posten Nachkalkulation Bestelldokumente

Dokumente aus den Zusatzmodulen werden in den entspre- chenden Ordnern aufgelistet, beispielsweise:

Offene Posten bzw. Mahnungen aus dem Zusatzmodul „OP- Verwaltung“ (per Doppelklick auf einen Eintrag kann die „OP-Verwaltung“ gestartet werden)

Bestelldokumente (Zusatzmodul „Bestellwesen“)

Belege (Zusatzmodul „Nachkalkulation“) Hinweis Damit die Belege aus der Nachkalkulation angezeigt werden, muss die Option „Positionstabellen werden am Server ge- pflegt“ unter <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/ Register „Projekt“> deaktiviert sein.

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Bedienungselemente

Dokument auswählen, bearbeiten, neu anlegen

Über einen „Zeitraum“ können Sie eingrenzen, welche Dokumente ange- zeigt werden. Zum einen erleichtert dies die Auswahl eines Dokumentes, zum anderen können Sie bei Systemen mit sehr vielen und umfangreichen Dokumenten die Öffnungsgeschwindigkeit des Fensters erhöhen. Über die Doppelpfeilschaltfläche können Sie die Anzeige für einen neu gewählten Zeitraum aktualisieren.

Sie können per Doppelklick jedes bestehende Dokument aus dem Projekt- fenster aufrufen oder zur Neuanlage eines Dokuments auf ein Seitensymbol ohne Bezeichnung klicken, das direkt unter jedem Dokumenttyp angezeigt wird.

klicken, das direkt unter jedem Dokumenttyp angezeigt wird. Über das Seitensymbol dem der Dokumenttyp bereits vorbelegt

Über das Seitensymbol

dem der Dokumenttyp bereits vorbelegt ist, weil Sie bereits durch die Aus- wahl der Aufrufstelle im Projektbaum (z.B. unter „Rechnungen“) den ge- wünschten Dokumenttyp ausgewählt haben.

Ein archiviertes Dokument wird durch ein vorangesetztes Buchsymbol gekennzeichnet. Vergleichen Sie hierzu im Hilfethema „Bedienungselemen- te im Projektfenster“ den Abschnitt „Dokument ins Archiv kopieren“ (In- dexeintrag „Projektfenster:Bedienungselemente).

Dokumentenfenster

Vorgänge wie die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. werden über Dokumente abgewickelt, die Sie im Dokumentenfenster bear- beiten.

Das Dokumentenfenster wird aufgerufen, wenn Sie:

ein neues Dokument anlegen (über den Dialog „Neues Dokument“)

im Projektfenster ein Dokument doppelt anklicken

• im Projektfenster ein Dokument doppelt anklicken rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf, in Sie

rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf, in

anklicken rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf, in Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten –

Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten – jedes Dokument wird dann in einem eigenen Dokumentenfenster dargestellt. Über das Pro- jektfenster oder das Menü „Fenster“ können Sie in ein anderes Dokument wechseln, über das Menü „Ansicht“ können Sie die Ansicht des angezeigten Dokuments vergrößern bzw. verkleinern.

59

Arbeiten mit dem Programm

Arbeiten mit dem Programm 60 Im Feld „Variante“ sehen Sie die Formularvariante, mit der das Dokument

60

Im Feld „Variante“ sehen Sie die Formularvariante, mit der das Dokument gedruckt werden soll. Im Dokumentenfenster wird das ausgewählte Doku-

ment unter Berücksichtigung dieser Formularvariante bereits so angezeigt,

wie es später gedruckt wird. Über die Schaltfläche

Formulareditor aufrufen, wenn Sie die verwendete Formularvariante ändern

möchten.

Über das Feld „Variante“ können Sie auf alle bestehenden Varianten eines Formulars zugreifen. Über <Ansicht/Formular wechseln> können Sie auf andere Formulare zugreifen. Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung EUR eingefügt.

zugreifen. Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung EUR eingefügt. k ö n n e n S

können Sie direkt den

Bedienungselemente

Ansichtsmodi im Dokumentenfenster

Dokumente im Dokumentenfenster werden in verschiedenen Modi darge- stellt:

Editiermodus

Mit dem Öffnen eines Dokuments wird automatisch der Editiermodus zur Bearbeitung des angezeigten Dokuments aufgerufen. Dokumente werden auch im Editiermodus bereits so dargestellt, wie sie später im Druck erscheinen. Bei umfangreichen Dokumenten kann durch die de- taillierte Darstellung die Bearbeitungsgeschwindigkeit sinken – nutzen Sie in solchen Fällen den schnelleren Entwurfsmodus.

Über die Schaltfläche

schau-Modus> wechseln Sie zwischen Editiermodus und Vorschaumodus.

in der Symbolleiste oder über <Ansicht/Vor- Vor-

Vorschaumodus

Der Vorschaumodus zeigt die Dokumente ebenfalls so wie sie auch ge- druckt werden, sie können in diesem Modus jedoch nicht bearbeitet werden. Sie erkennen diesen Modus an den „ausgeblendeten“ Symbolen in der Symbolleiste.

Entwurfsmodus

Der Entwurfsmodus ist für die Bearbeitung umfangreicher Dokumente vorgesehen und bietet eine Reihe von Optionen, mit denen Sie die Ver- arbeitungsgeschwindigkeit erhöhen können.

Über die Schaltfläche

auf, über das Sie den Entwurfsmodus aufrufen oder konfigurieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Index- eintrag „Arbeiten mit großen Dokumenten“.

in der Symbolleiste rufen Sie ein AuswahlmenüWeitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Index- eintrag „Arbeiten mit großen Dokumenten“. 61

61

Arbeiten mit dem Programm

Dokument bearbeiten, drucken, faxen und als E-Mail versenden

Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten rufen Sie über <Bearbeiten> oder das Kontextmenü auf. Im Menü „Ansicht“ finden Sie die Funktionen zum Drucken und zum direkten Versenden Ihrer Dokumente, z.B. Ihrer An- gebote und Rechnungen per Fax oder E-Mail:

Dokument drucken Mit Aufruf dieser Funktion wird zunächst der Druckdialog angezeigt, in dem Sie die Einstellungen für den Druck des aktuell geöffneten Doku- ments festlegen können. Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Druck aus- geführt.

Dokument senden Sie können Ihr Dokument auch elektronisch versenden. Für den elektro- nischen Versand stehen Ihnen mehrere technische Formate zur Auswahl:

- als Fax Hierzu muss Ihr Faxdruck unter Windows funktionieren und in den Drucker-Voreinstellungen muss Ihr Faxtreiber korrekt ausgewählt sein.

- als E-Mail Hierbei wird Ihr Dokument als E-Mail-Anhang versendet. Um sicher- zustellen, dass Ihre Geschäftspartner Ihr Dokument öffnen können, wird vor dem Versand eine Konvertierung in ein allgemein verbreite- tes Dateiformat vorgenommen. Die zur Auswahl stehenden Formate PDF und JPG können von vielen Programmen angezeigt werden.

Wählen Sie unter <Ansicht/Dokument senden> das PDF- oder das JPG-Format aus. Die Konvertierung erfolgt nach Ihrer Auswahl auto- matisch, ebenso das Öffnen von Outlook mit einer neu angelegten E- Mail, in der bereits Folgendes für Sie vorbereitet wurde:

die E-Mail-Adresse ist in das Feld „An“ eingetragen

ein Betreff wurde automatisch erzeugt, z.B. „Rechnung 20060019 zu Projekt 20060033“

die konvertierte Dokument-Datei ist als Anhang angefügt

Überprüfen Sie die automatisch erzeugten Angaben, fügen Sie den Text Ihres Anschreibens hinzu und versenden Sie anschließend die fertige E-Mail.

62

Bedienungselemente

Titel- und Symbolleiste im Dokumentenfenster

Das Dokumentenfenster enthält eine Titel- und eine Symbolleiste. In der Titelleiste werden die folgende Informationen angezeigt:

der Dokumententyp

die Dokumentennummer

die Dokumentenbeschreibung aus den Dokumentdaten (Feld „Beschrei- bung“) Der Beschreibungstext wird ggf. gekürzt dargestellt.

die Projektnummer

In der Symbolleiste des Dokumentenfensters finden Sie einige Schaltflächen, die Ihnen die Bearbeitung des angezeigten Dokumentes erleichtern.

die Bearbeitung des ange zeigten Dokumentes erleichtern. Hinweis Die wichtigsten Funktionen des Menüs

Hinweis

Die wichtigsten Funktionen des Menüs <Bearbeiten> und <Ansicht> können über diese Symbolleiste aufgerufen werden. Die Symbolleiste kann über das Menü <Ansicht> oder über die rechte Maustaste aktiviert bzw. deaktiviert werden. Funktionen zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Positi- onen finden Sie im Menü <Bearbeiten> oder über die Toolbar.

Welche Funktionen über Symbol-Schaltflächen aufgerufen werden können, ist vom Funktionsumfang des installierten Programms abhängig.

In dem Auswahlfeld „Variante“ können Sie zwischen den zur Verfügung stehenden Formularvarianten wählen.

Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung EUR eingefügt. Nur bei Dokumenten aus der DM-Zeit kann man die in einem solchen Dokument mitgeführte Währung „DM“ auf Euro umstellen.

Stellt man ein Altdokument auf EUR um, werden alle Preise und auch die Endsumme in EUR umgerechnet. Ruft man jedoch einen Positionsdialog auf, so wird dort weiterhin die Projektwährung „DM“ als die gültige Wäh- rung angezeigt.

Eine Erläuterung der verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und ihrer Symbo- le erhalten Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Dokumenten- fenster“.

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Arbeiten mit dem Programm

Bearbeitungsfunktionen im Kontextmenü (rechte Maustaste)

Zusätzlich können Sie in Dokumentenfenstern auf ein Kontextmenü mit situationsbezogenen Bearbeitungsfunktionen zugreifen.

mit situationsbezogenen Bearbeit ungsfunktionen zugreifen. Die Beschreibung der Funktionen finden Sie in der

Die Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Kontextmenü“.

Stammdatendialoge

Die Erfassung und Bearbeitung von Stammdaten erfolgt in Stammdaten- dialogen. In diesen Dialogen können Sie Daten suchen, einsehen, neu erfas- sen, ändern oder löschen. Bei Aufruf von Stammdaten wird automatisch der Suchdialog aufgerufen, damit Sie schnell den gesuchten Datensatz finden.

64

Bedienungselemente

Mit der Übernahme eines Datensatzes oder durch Schließen des Suchdialo- ges wird der Stammdatendialog aufgerufen.

Wie Sie generell mit Stammdatensätzen arbeiten, erfahren Sie in der Pro- grammhilfe über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“.

über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“. Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die

Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die Schaltflächen am unteren Rand des Dialogs aufgerufen werden. Eine Beschreibung aller Mög- lichkeiten finden Sie in der Programmhilfe (Indexeinträge: „Bearbeitungs- funktionen in Stammdatendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stamm- datendialogen“).

Assistentengestützte Erfassung von Daten

Für die zielgerichtete Erfassung von Daten und Einstellungen stehen Ihnen in einigen Programm-Bereichen Assistenten zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch die Dialoge führen, in denen Eingaben erforderlich sind.

Mit dieser Komfortfunktion werden Ihnen nur die eingaberelevanten Dialo- ge für die jeweils anstehende Aufgabe anzeigt, wodurch Sie weder einen relevanten Eingabedialog vergessen noch einen nicht relevanten Dialog versehendlich aufrufen können.

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Arbeiten mit dem Programm

Arbeiten mit Assistenten

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Füllen Sie die Eingabefelder des ersten Dialoges (und aller weiteren) mit den erforderlichen Angaben.

Informationen zu den Eingabefeldern der Assistentendialoge bekommen Sie mit ! durch die kontextsensitive Programmhilfe.

Über die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ können Sie zwischen den Dialogen navigieren.

Möchten Sie Eingaben zurücknehmen, müssen Sie die entsprechenden Daten durch Neueingabe überschreiben.

Über die Schaltfläche „Beenden“ können Sie die Assistenten verlassen – Ihre Eingaben werden dabei gespeichert.

Suchdialoge

In Suchdialogen wählen Sie einen Datensatz (z.B. ein Dokument oder ein Material) zur Ansicht oder zur weiteren Verarbeitung auf. Suchdialoge wer- den beim Öffnen von Stammdaten automatisch aufgerufen. In Stammda-

tendialogen können sie über die Schaltfläche werden.

In den Suchdialogen werden die bestehenden bzw. selektierten Datensätze eines Datenbereichs in einer Tabelle angezeigt. Die Sortierung der angezeig- ten Datensätze können Sie durch Anklicken der Spaltentitel verändern.

können Sie durch Anklicken der Spaltentitel verändern. auch manuell aufgerufen Hinweis Bitte beachten Sie, dass

auch manuell aufgerufen

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Ihnen über <Auswertung/Dokumentennachweis> ein Suchdialog zum leichten Auffinden von Dokumenten zur Verfügung steht, über den Sie beispielsweise Angebote oder Rechnungen schnell wie- derfinden können.

Hinweis

Zur Anlage eines neuen Stammdatensatzes müssen Sie zunächst den geöffneten Suchdialog über E schließen. Dann können Sie im Stammda- tendialog über die Datensatz-Schaltflächen einen neuen Datensatz anlegen.

In den Mandanteneinstellungen im Administrator unter <Eigenschaften/ Register „Wortsuche“> (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mandanten be- arbeiten“) wird festgelegt, wieviele Datensätze in Suchdialogen maximal angezeigt werden sollen. Falls wegen einer solchen Einschränkung in den Mandanteneigenschaften nur ein Teil der Datensätze angezeigt werden

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Suchdialoge

Beispiel

kann, wird in der Überschrift des Suchdialoges darauf hingewiesen („Es sind möglicherweise weitere Sätze vorhanden“).

In den Zeilen des Suchdialogs finden Sie die einzelnen Datensätze. Spalten- weise werden in der Standardeinstellung die wichtigsten dazugehörenden Felder des Datensatzes angezeigt. Je weniger Felder in die Suche und Darstel- lung einbezogen sind, desto schneller ist die Anzeige. Über den Dialog „Ein- stellungen Suche“ können Sie festlegen, welche Felder angezeigt werden sollen und damit auch die Performance beeinflussen.

Suchdialog „Materialstamm“

Suche eingeschränkt auf 25 Datensätze (Mandanteneigenschaften) und zwei