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CAPÍTULO 1 .................................................................................................................... 4
CONCEITOS GERAIS DO LOTUS NOTES ..................................................................... 4
Visão Geral do Lotus Notes .................................................................................... 5
Iniciando o Lotus Notes .......................................................................................... 5
Botões de Navegação Universais ............................................................................ 7
Barra de Status ....................................................................................................... 7
Ícones da Barra de Indicadores ............................................................................... 8
Pastas de Indicadores .............................................................................................. 8
Mas quando abro um banco de dados, parece estar diferente ................................... 9
Como obter ajuda: Iniciar a Ajuda do Notes durante o trabalho no programa ........ 10
Usar a Barra de Ferramentas para concluir as tarefas de modo mais rápido ........... 11
Componentes de uma Base de Dados Notes .......................................................... 12
Tipos de Bases de Dados ...................................................................................... 13
Encerrando o Notes .............................................................................................. 13
CAPÍTULO 2 .................................................................................................................. 15
O CORREIO DO NOTES ................................................................................................ 15
Usando o correio do Notes.................................................................................... 16
Ler suas mensagens .............................................................................................. 16
Criar uma mensagem de correio ........................................................................... 17
Campos do Documento de correio ........................................................................ 18
O Botão Delivery Options (Opções de Entrega) .................................................... 19
Como adicionar uma assinatura padrão ................................................................. 21
Responder a uma mensagem recebida ................................................................... 22
Repassar uma mensagem para outros usuários ...................................................... 23
Excluir mensagens ................................................................................................ 24
Selecionando várias mensagens de uma só vez ..................................................... 26
Movendo dentro de uma Visão ou Documento ..................................................... 27
Movendo direto entre documentos ........................................................................ 27
Criando uma nova mensagem usando o Quick Notes ............................................ 28
Salvar as mensagens recebidas ............................................................................. 29
Exibir mensagens em pastas e visões diferentes .................................................... 31
Classificar as mensagens para facilitar a localização ............................................. 33
Acompanhando as mensagens (Follow Up) .......................................................... 34
Como habilitar a caixa de diálogo de aviso de nova mensagem ............................. 37
Visualizando as Mensagens não lidas ................................................................... 38
O ADDRESS BOOK DO NOTES ................................................................................... 39
O Address Book do Notes .................................................................................... 40
Como acessar o seu Address Book Pessoal ........................................................... 40
Criando Contatos .................................................................................................. 42
Criando uma lista de Destinatários de e-mail (Mailing list) ................................... 44
Trabalhar com indicadores.................................................................................... 46
Abrir e fechar um banco de dados ......................................................................... 47
Ler documentos em um banco de dados ................................................................ 48
CAPÍTULO 1
Objetivos do Curso
Este curso foi desenvolvido para apresentar aos participantes os conceitos básicos e os
mecanismos necessários para se tornar um excelente usuário do Lotus Notes. Com a
utilização do Lotus Notes no curso, você aprenderá a realizar tarefas que vão lhe ajudar no
trabalho diário.
Quando o Notes for iniciado, você verá uma caixa de diálogo solicitando a senha para o seu
arquivo ID. O arquivo ID é a sua chave de acesso ao ambiente do Notes.
A página de Boas-vindas é personalizável, portanto, ela pode ter uma aparência diferente. A
tabela abaixo descreve os itens que estão indicados na figura.
Item Objetivo
Menu Permite a seleção dos comandos do Notes. (Às vezes, os comandos do
menu mudam, dependendo do que você estiver fazendo.)
Botões de Permitem navegar em bancos de dados ou páginas da Web ou ir para
navegação o local anterior. Você também pode interromper determinadas ações
universais que estão sendo processadas, atualizar a página ou visão exibida,
localizar ou pesquisar informações e abrir um URL.
Barra de Permite a seleção dos comandos do Notes com um clique sobre o
Ferramentas ícone. (Às vezes, os ícones exibidos pelo Notes mudam, dependendo
do que você estiver fazendo.)
Ícones da barra Permitem abrir rapidamente os componentes usados com mais
de indicadores freqüência no Notes: correio, agenda, notícias, lista A Fazer e lista
de endereços.
Pastas de Permite armazenar, acessar e gerenciar os indicadores.
indicadores
Barra de Status
São apresentadas na Barra as informações do contexto atual. Abaixo temos um exemplo,
quando se está com uma Base de Dados aberta:
Acesso à Rede - mostra um Raio quando a sua estação de trabalho está se comunicando
com o servidor Notes
Idioma – Quando estiver em modo de edição de um texto, pode-se selecionar o idioma
Mensagem de Status - mostra as mensagens de Status do Notes. Clique no ícone para
ver as últimas mensagens.
Nível de acesso - mostra o nível de acesso que você tem na base de dados ativa.
Botão Ação
Abre a sua Base de correio.
Abre o seu Address Book pessoal, onde você vai manter as informações dos seus
contatos e grupos pessoais.
Abre a sua Lista de Tarefas (To do).
Abre a sua conexão Sametime, onde você pode ver a lista de contatos do Instant
Messaging (Chat).
Abre a página de Replicação, que é a ferramenta que você vai usar quando estiver
trabalhando remoto ou desconectado do servidor Notes.
Pastas de Indicadores
Abre a página dos Indicadores Favoritos. Esta página contém links para as Bases
de Dados e páginas da WEB que utiliza com freqüência.
Abre a página de Indicadores de Banco de Dados.
Abre a página de Histórico, onde você pode ver as páginas da Web e dos bancos
de Dados, que foram visualizadas anteriormente. Se você está abrindo o Notes
pela primeira vez, esta pasta estará vazia.
Abre o navegador Internet Explorer.
Quando você abre um banco de dados, o Notes pode ter esta aparência:
Item Objetivo
Barra de ações Contém botões nos quais você pode clicar para executar rapidamente
algumas tarefas comuns. Às vezes, os botões da barra de ações mudam,
dependendo do que você estiver fazendo. Talvez alguns bancos de dados
não tenham uma barra de ações.
Botões de Permite alternar rapidamente de uma janela aberta para outra.
tarefas
Painel de Permite a abertura de diferentes pastas e visões.
navegação
Painel de visões Permite a seleção e a abertura de documentos.
Painel de Permite a leitura do documento realçado no painel de visão sem abrir o
visualização documento.
Alguns bancos de dados podem parecer diferentes, mas o modo de utilização dos itens é o
mesmo.
A Barra de Ferramentas é um dos atalhos no Notes que fará você economizar tempo e
muitos cliques no mouse. É possível usar a Barra de Ferramentas para realizar múltiplas
ações com um único clique no mouse. As ferramentas podem executar, por exemplo,
comandos de menu que de outra forma necessitariam de vários cliques no mouse.
O Notes exibe a Barra de Ferramentas na parte superior da área de trabalho, mas você
pode movê-los, se quiser. Os ícones exibidos pelo Notes são alterados de acordo com a
tarefa que está sendo executada permitindo, assim, que você sempre tenha acesso as
Ferramentas que precisar.
1. Após a localização do ícone que deseja usar, clique nele. O Notes executará a ação
desejada.
2. Para descobrir o que um destes ícones faz, mantenha o ponteiro do mouse sobre ele.
O Notes exibe uma descrição da função do ícone.
Algumas bases de dados merecem uma atenção especial, pelo nível de informação que elas
armazenam:
Encerrando o Notes
Quando terminar o seu trabalho no Notes e desejar encerrá-lo, pode fazê-lo de diversas
maneiras, que são as seguintes:
CAPÍTULO 2
O CORREIO DO NOTES
O melhor em receber uma mensagem de correio é abri-la e ler seu conteúdo, principalmente
se houver boas notícias. Para ler as mensagens do Notes, você precisa, em primeiro lugar,
abrir o correio. Enquanto o correio estiver aberto, você pode criar novas mensagens,
classificar as existentes, respondê-las e movê-las para pastas a fim de torná-las mais fáceis
na localização.
Para ler suas mensagens no Notes, siga estes passos:
3. Para fechar a mensagem que você estiver lendo, escolha File (Arquivo) e, em
seguida, Close (Fechar) no menu do Notes ou pressione ESC. (Pressione ESC
novamente se desejar fechar o correio.)
Dica: Uma mensagem não lida tem uma estrela à sua esquerda no painel de visualização e seu
título pode ter uma cor diferente (geralmente vermelha).
Dica: Para escolher nomes em uma lista de usuários na rede do Notes, clique no botão Address
(Endereçar).
O Notes salva todas as mensagens que envia na pasta Sent (Enviados). Dê um clique na
pasta Sent (Enviados), para visualizar as mensagens que enviou.
Se você está enviando uma mensagem através da Internet para usuários Não-Notes,
algumas das opções não vão funcionar. Estas opções estão marcadas com um asterisco (*)
na tabela a seguir:
Delivery Priority Marca a mensagem como Normal, High (Alta) ou Low Priority
(Baixa Prioridade)
A prioridade indica com que velocidade a mensagem deve ser
entregue. Quando você envia uma mensagem para um usuário no
mesmo servidor Notes, não é necessário escolher a prioridade, pois
a mensagem é entregue automaticamente.
Prevent Copying * Você pode evitar que os seus destinatários possam imprimir,
responder com o texto original ou passar a frente a sua mensagem,
inclusive não será possível a cópia para a área de transferência.
Return Receipt * Opção de preenchimento opcional que determina se deseja ou não
um Aviso de Recebimento (AR). A opção desmarcada é a padrão e
determina que você não vá receber uma confirmação do
recebimento do seu memo enviado. Já a quando a opção está
marcada, permite que você tenha uma confirmação de que o(s)
seu(s) remetente(s) receberam o seu memo. Esta confirmação é
enviada somente quando o remetente abre a sua mensagem.
Auto Spellcheck Faz a verificação ortográfica da mensagem automaticamente, antes
do seu envio.
Do not notify me if Quando um usuário do Notes está com o recurso Out of Office
recipient(s) are habilitado, respostas são geradas automaticamente para os
running Out of remetentes. Se você marcar esta opção, o Notes vai rejeitar
Office automaticamente qualquer mensagem de Out of Office que retornar
para você.
Sign O Notes permite que você inclua uma assinatura digital na suas
mensagens. Esta assinatura assegura aos destinatários que você foi a
pessoa que enviou a mensagem.
Encrypt Você pode configurar o Notes para automaticamente criptografar
todas as mensagens que você enviar.
Save these security Se você marcar as opções Sign e/ou Encrypt, e marcar esta opção,
options as the todas as mensagens serão assinadas digitalmente e criptografadas
default automaticamente.
Mood Stamp * Você pode indicar se sua mensagem é particular, se é uma
lembrança, um agradecimento, etc... . O Notes mostra o ícone junto
a mensagem para informar o seu tipo.
Depois de ler uma mensagem que alguém lhe enviou, você talvez queira respondê-la. Em
vez de criar uma mensagem nova desde o começo, você pode criar uma resposta que já
inclui o endereço do usuário que lhe enviou a mensagem original e o assunto da mensagem.
Além disso, é possível incluir a mensagem original na sua resposta. Para isso, basta digitar
o texto da sua resposta e enviar.
Dica: Para enviar sua resposta para todos os usuários que receberam a mensagem original, você
pode clicar em (Responder a Todos)
Depois de ler uma mensagem, você talvez queira que outros usuários leiam essa mesma
mensagem. Em vez de criar uma nova mensagem desde o começo, você poderá repassá-la.
Além disso, é possível adicionar seus próprios comentários à mensagem.
Excluir mensagens
Quando você exclui mensagens, elas são enviadas para a pasta Trash (Lixeira). As
mensagens excluídas, vão ficar na pasta Trash por um período de tempo específico, antes
de serem removidas permanentemente. Para configurar o tempo limite de permanência das
mensagens excluídas na pasta Trash, com a caixa de correio aberta, escolha as opções de
menu Tools, Preferences na Barra de Ações. O tempo padrão de permanência é 48 horas.
Se desejar alterar para mais ou menos horas, digite o novo número de horas e clique no
botão OK.
3. Após a seleção, execute a tarefa que deseja, como copiar, mover ou excluir as
mensagens.
Salvar uma mensagem significa ler seu conteúdo novamente mais tarde. Para salvar suas
mensagens, basta deixá-las na pasta Caixa de Entrada, onde o Notes as coloca inicialmente.
Contudo, o número de mensagens pode aumentar tanto que dificultaria a localização de
mensagens específicas. Por isso, é aconselhável movê-las para outras pastas. Você pode
criar quantas pastas quiser.
Dica: Você pode exibir as mensagens de uma pasta, clicando no nome da pasta no painel de
navegação.
Exemplo de um Folder (Pasta) criado com o nome Customers, que contém Sub-Folders
(Sub-Pastas) criadas dentro dele, a sub-pasta Active e a Inactive..
Para excluir um Folder, dê um clique da direita sobre o nome do Folder e escolha a opção
Remove Folder. Ao fazer esta ação, além de estar excluindo o Folder, você estará
excluindo todas as mensagens dentro do mesmo.
Seu correio contém várias pastas e visões que permitem consultar as mensagens de
maneiras diferentes. O grupo de mensagens exibido em uma pasta ou visão depende do
objetivo da pasta ou visão. Dessa maneira, você localiza as mensagens que deseja de modo
mais fácil. Por exemplo, você pode criar visões contendo documentos apenas de uma
pessoa (como seu chefe) e criar pastas contendo apenas os documentos pertencentes a um
projeto especial (como um relatório orçamentário trimestral).
Dica: Para que as mensagens retornem à ordem original, clique no nome da coluna classificada
novamente.
A opção Quick Flag (Flag Rápido), adiciona imediatamente uma bandeira verde ao
cabeçalho da mensagem. Esta opção configura automaticamente a prioridade Normal para
o Follow Up
A opção Add or Edit Flag... (Adiciona ou Edita um Flag), adiciona uma bandeira para a
mensagem ou permite que você edite os atributos de um Follow Up já criado, conforme
apresentado na figura a seguir:
A opção Remove Flag (Remove Flag), remove as Bandeiras (Flags) que você atribuiu à
uma mensagem.
Você pode definir a data e hora em que deseja receber um alarme, para se lembrar de
acompanhar a mensagem que está marcada para o Follow Up.
Para configurar outras opções de Follow Up (Acompanhamento), siga estes passos:
1. Abra a sua caixa de correio.
2. Selecione a opção de menu Actions > Tools > Preferences.
3. Será apresentada a caixa de diálogo
4. (Opcional) Marque a opção Set default Follow Up date e digite o número de dias,
semanas ou meses que deseja configurar para o acompanhamento.
5. (Opcional) Marque a opção Set default Follow Up time e selecione em que horário do
dia, você deseja que seja iniciado o Acompanhamento.
6. Marque a opção Set an alarm (Configurar um Alarme).
7. (Opcional) Marque a opção Also use these alarm settings for Quick Flag, se deseja
configurar o alarme quando estiver usando o Quick Flag.
8. Especifique o tempo que o alarme deve ser desligado, na opção Alarm will go off
relative to Follow Up date and time.
9. Na seção When alarm goes off, selecione uma das duas opções:
Selecione Play sound e escolha um som na lista. Dê um clique no ícone de Som
icon para escutar o som.
Selecione Send mail notification with subject, e digite o seu nome. Se desejar
incluir outros destinatários, dê um clique no ícone Address Book para
selecionar os nomes dos destinatários.
5. Após ter habilitado esta opção, toda vez que uma nova mensagem chegar em sua caixa
de entrada, a caixa de diálogo de nova mensagem será apresentada.
Você pode visualizar na Inbox da sua caixa de correio, somente as mensagens não lidas.
Isto pode ser feito usando o botão View Unread (Ver Não Lidas). Esta ação o permite que
você alterne entre a exibição de mensagens não lidas e a exibição de todas as mensagens.
CAPÍTULO 3
3. Após clicar para acessar o seu Address Book Pessoal, é apresentada a tela do Address
Book.
Visão Objetivo
Contacts Apresenta em ordem alfabética os contatos cadastrados no seu
(Contatos) Address Book Pessoal.
Contact By Apresenta os mesmos contatos visualizados na visão Contacts,
Category sendo que classificados pelas categorias criadas por você na criação
(Contato por do contado.
Categoria)
Groups (Grupos) Lista os grupos de contatos/pessoas cridos por você, para o envio de
e-mail.
Criando Contatos
Após ter criado um grupo, você pode usá-lo para enviar mensagens aos diversos
destinatários inclusos no mesmo.
Alguns grupos são criados somente para um determinado projeto ou momento. Neste caso,
se quiser excluí-los posteriormente, selecione o nome do grupo na visão Groups e clique no
botão (excluir Grupo) que fica localizado na barra de ações.
Dica: Para enviar uma mensagem para um grupo, você pode abrir o Address Book Pessoa,
Talvez você deseje adicionar o nome de um destinatário que lhe enviou uma mensagem,
para a sua Lista Pessoal de Endereços. Dessa forma, da próxima vez que você começar a
digitar o nome da pessoa ou do grupo na linha de endereços, o Notes preencherá o resto do
nome para você.
Os indicadores são usados no Notes para abrir bancos de dados, documentos. Depois que
você indicar um local, ele estará disponível futuramente. Para abrir um indicador, basta
clicar nele. Todos os indicadores podem ser personalizados e organizados de modo a
atender suas necessidades e gostos pessoais. Por exemplo, você pode organizar os
indicadores em grupos lógicos de trabalho e colocar esses indicadores na ordem em que
melhor se ajustarem. O Notes é fornecido com alguns indicadores básicos, como indicador
de contatos ou correio, mas você pode adicionar mais indicadores quando necessário.
Dica: Os indicadores são acessados através do botão , que fica na coluna vertical na
esquerda da tela do Notes.
Após criar indicadores para alguns bancos de dados nos quais deseja trabalhar, você poderá
abrir os bancos de dados para ler os documentos contidos neles. Você também poderá
adicionar novos documentos e editar os documentos existentes, dependendo do seu nível de
acesso ao banco de dados. Você pode deixar o banco de dados aberto enquanto trabalha em
outros bancos de dados.
Dica: Se você fechar um banco de dados, os documentos abertos desse banco de dados não serão
fechados. Feche-os separadamente.
Dica: Os botões Tarefa são apresentados como abas acima do Painel de Visões.
Dica: Uma estrela vermelha na coluna mais à direita de uma visão, indica que você ainda não abriu
aquele documento. No Notes essa estrela é chamada de marcador de documento não lido
(unread marker). Quando você lê o documento, o Notes remove esse marcador.
Dica: Para fechar o documento que você estiver lendo e abrir o próximo documento no banco de
dados, pressione ENTER.
Dica: Para fechar o painel de visualização, escolha View (Exibir), Document Preview (Visualizar
Documento) e Show Preview (Mostrar visualização) novamente.
Os bancos de dados podem conter muitas pastas e visões. O grupo de documentos que você
vê em uma pasta ou visão depende da finalidade da pasta ou visão. Isso ajuda você a
localizar documentos que lhe interessam.
Você pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que possui um arquivo
anexado. Se alguém, por exemplo, criar uma mensagem sobre o orçamento, poderá anexar
um arquivo de planilha que mostre o orçamento atual. Nesse caso, o Notes irá exibir um
ícone no documento para representar o arquivo anexado. Você pode ver diversos tipos de
arquivos sem sair do Notes.
1. Clique duas vezes no ícone de anexo. O Notes exibe uma caixa de propriedades.
Dica: Para copiar o arquivo anexado para a unidade de disco rígido, clique em Save (Salvar) em
vez de clicar em View (Exibir) conforme sugerido no passo 2. O Notes solicita que você
forneça um nome e local para o arquivo. Para excluir o anexo clique em Delete (Excluir).
Verificar a ortografia
Quando estiver criando um documento, você talvez não queira parar só para corrigir os
erros ortográficos. Às vezes, é mais fácil e rápido continuar digitando e fazer uma
verificação ortográfica no final da digitação. Além disso, se você é um ser humano normal
(e quem não é?), comete erros ortográficos que passam despercebidos. Se quiser, peça ao
Notes para verificar a ortografia e sugerir alternativas para as palavras detectadas como
incorretas.
Dica: Se qualquer texto do documento estiver realçado quando você iniciar a verificação
ortográfica, o Notes irá verificar apenas aquele texto. Do contrário, o Notes irá verificar o
documento todo.
Dica: Se você clicar em Add to Dictionary (Adicionar) quando o Notes realçar uma palavra, o Notes
irá adicioná-la ao dicionário e não a reconhecerá mais como uma ortografia incorreta.
CAPÍTULO 4
A alteração da fonte do texto pode dar ao documento uma aparência e impressão diferente.
Algumas fontes atribuem um aspecto mais formal ao seu documento, enquanto outras
proporcionam uma leitura mais fácil.
Além disso, você pode alterar a fonte de parte do texto para realçá-la em relação ao resto do
documento ou para diferenciar um tipo específico de informação. É possível usar uma fonte
diferente para as informações particularmente importantes. Quando você altera a fonte de
parte do texto, talvez queira alterar o tamanho do texto também.
Você pode alterar o tamanho do texto para torná-lo mais fácil de ler. Você também pode
alterar o tamanho de uma parte específica do texto para diferenciá-la do restante do texto no
documento. Se você estiver digitando um rodapé, por exemplo, poderá usar um tamanho
menor, se quiser.
Você pode alterar a cor do texto de um documento para torná-lo visualmente mais atraente
e realçá-lo do restante do documento. Talvez você queira, por exemplo, colocar cores
diferentes nos títulos das seções para defini-las mais claramente. Além disso, quando você
fizer comentários em um documento escrito por outra pessoa, é aconselhável colocá-los em
uma cor diferente para diferenciá-los do texto original.
Apesar das cores serem úteis quando um usuário exibe um documento na tela, é bom
lembrar que muitos não possuem impressoras em cores. Se você estiver criando um
documento para ser impresso, pode querer usar outro método para diferenciar o texto
especial.
Para fazer a alteração da cor de um texto, siga estes passos:
1. Ao criar ou editar um documento, realce o texto que deseja alterar.
2. Escolha Text (Texto) e Color (Cor) e, em seguida, a cor que deseja usar no menu
do Notes
Dica: Se você escolher Other (Outras), o Notes exibirá uma Caixa de Informações que
permitirá escolher uma grande variedade de cores.
Você pode alterar o estilo do texto para destacá-lo do restante do documento. Um texto em
negrito, itálico ou sublinhado , por exemplo, chama a atenção. Esse recurso também poderá
ser útil se você quiser definir palavras em um documento. Quando você usa um termo pela
primeira vez, pode querer usar um estilo diferente.
Para fazer a alteração do estilo de um texto, siga estes passos:
1. Ao criar ou editar um documento, realce o texto que deseja alterar.
2. Escolha Text (Texto) no menu do Notes e, em seguida, o estilo desejado: Italic
(Itálico), Bold (Negrito) ou Underline (Sublinhado).
Dica: Para remover os estilos do texto, escolha Normal Text (Texto Normal) no menu
Text (Texto).
Dica: Se você recuar um parágrafo muito para a direita, poderá escolher Text (Texto)
e, em seguida, Outdent (Recuar à Esquerda) no menu do Notes
Este procedimento ensina a você um modo rápido para alterar o espaçamento entre
parágrafos.
O Notes permite que você crie uma lista numerada rapidamente. Numerar os itens em uma
lista facilita a sua leitura e torna as informações mais compreensíveis. Além disso, como os
números se destacam do texto, tornam a aparência da lista mais atraente. A numeração
permite que você liste os itens em seqüência ou pela sua ordem de importância.
Você talvez queira enfatizar os itens em uma lista sem numerá-los. Em vez de números,
você pode colocar um marcador ao lado de cada item. Assim como no caso da numeração,
colocar marcadores nos itens de uma lista facilita a sua leitura e compreensão, além de
torná-la mais atraente.
CAPÍTULO 5
Você pode "anexar" um ou mais arquivos a um documento para que os usuários que
estejam lendo o documento possam ver os arquivos ou copiá-los para seus próprios
computadores. Isso permite a você compartilhar informações de outros programas de
computador e permite que os usuários utilizem a informação dos arquivos como quiserem.
Quando você anexa um arquivo a um documento, o Notes exibe um ícone no documento
para representar o arquivo anexado. Para usar o arquivo, o leitor clica duas vezes no ícone.
1. Ao criar ou editar um documento, posicione o cursor onde deseja que o Notes exiba
o ícone que representará o anexo do arquivo.
2. Escolha File (Arquivo) e, em seguida, Attach (Anexar) no menu do Notes.
3. Se o arquivo desejado não estiver na unidade de disco exibida pelo Notes na caixa
de diálogo Create Attachments (Criar Anexo(s)), escolha uma unidade de disco
diferente.
4. Se o Notes não realçou o diretório (ou pasta) que contém o arquivo que você deseja,
escolha um diretório diferente (ou pasta).
5. Clique no nome do arquivo que você deseja anexar.
6. Clique no botão Create (Criar).
Quando você cria um documento, pode querer fazer referência a informações em outro
documento do Notes. Seria útil se o leitor pudesse realmente ver essas informações
enquanto estivesse lendo seu documento.
Você pode conseguir isto criando um link que exiba o outro documento. Ao fazer isso, o
Notes coloca um ícone no documento que você está criando para representar o documento
vinculado. Os leitores podem clicar no ícone para ver o documento vinculado. Quando os
leitores tiverem acabado de ler o documento vinculado, podem retornar ao seu documento
original clicando no botão Tarefa correspondente ou pressionando ESC.
Neste procedimento, você abre o banco de dados ao qual deseja vincular-se e cria um link.
Em seguida, retorna ao documento que está criando e cola o link no documento.
Para criar links (vínculos) com outros documentos, siga estes passos:
Freqüentemente, as figuras explicam melhor do que as palavras. Além disso, figuras tornam
seus documentos mais atraentes e mais agradáveis de ler. Este procedimento explica como
copiar uma figura de um outro documento ou programa e colá-la no documento que você
está criando.
Você pode criar um link em seu documento que abrirá outro documento quando os usuários
clicarem no link. Normalmente, o link é o nome do documento que você deseja que seja
aberto quando se clicar nele. O link geralmente estará em azul no documento. Os links são
normalmente criados para exibir páginas a partir de um site da Web.
CAPÍTULO 6
Você já tentou contar as jujubas num jarro grande? Pode ser difícil. Também pode ser
difícil encontrar uma jujuba de certo tamanho e cor no meio de tantas. Mas se essas jujubas
estivessem divididas em grupos menores, seria mais fácil para você encontrá-las. E se você
pudesse ver essas jujubas automaticamente na forma que desejasse, seria ainda mais fácil.
Por exemplo, você poderia agrupá-las por cor, tamanho, fabricante, conteúdo de açúcar ou
qualquer combinação desses fatores.
Bem, o Notes não vai ajudá-lo a classificar as jujubas, mas o ajudará na visualização de
documentos de formas diferentes. Quando existem muitos documentos em um banco de
dados, pode ser difícil encontrar a informação que você deseja. O Notes facilita esta tarefa
ao permitir que você veja a informação de maneiras diferentes e armazene documentos em
quantas pastas quiser.
Você pode decidir que um documento colocado em uma pasta, na verdade, pertencia a
outra pasta. Ou você pode decidir que um documento deveria estar em mais de uma pasta.
Pode adicionar um documento há quantas pastas quiser. Isso permite que você veja o
documento ao abrir qualquer uma das pastas que o contiver.
Apesar de poder adicionar um documento em mais de uma pasta, o Notes guarda somente
uma cópia do documento no banco de dados. Se você quiser remover um documento de
uma pasta sem, no entanto, removê-lo do banco de dados, escolha Actions (Ações) e, em
seguida, Delete (Excluir) no menu do Notes. Tenha cuidado para não excluir
acidentalmente um documento do banco de dados, quando você apenas desejar removê-lo
de uma pasta.
1. Abra a pasta ou visão que contém o documento que você deseja mover ou adicionar
a outra pasta.
2. Escolha Actions (Ações), Folder Options (Pasta) e, em seguida, Move (Mover)
para Pasta no menu do Notes.
3. Clique no documento que deseja mover ou adicionar a outra pasta.
4. Clique na pasta para a qual deseja mover ou adicionar o documento.
5. Clique no botão Move (Mover) para mover o documento ou no botão Add
(Adicionar) para adicioná-lo à nova pasta.
Dica: Você só pode mover documentos para fora das pastas e não poderá movê-los
para fora das visões.
Dica: Para mover um documento para uma pasta, arraste seu título do painel de
visualização para a pasta no painel de navegação. Para adicionar o documento, em vez
de movê-lo, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto o arrasta.
Imagine que você tenha outro jarro grande com somente três jujubas vermelhas dentro dele.
De repente, sente uma vontade imensa de comer uma jujuba vermelha, mas você não está
vendo nenhuma. Como irá encontrá-la? Bem, se não tiver ninguém olhando, você pode
colocar a mão no jarro e remexer até que as jujubas vermelhas apareçam. Mas não seria
melhor se você tivesse algo que fizesse as jujubas vermelhas pularem automaticamente para
o topo do jarro?
Bem, como você já aprendeu, o Notes não pode ajudá-lo com as jujubas, mas pode ajudá-lo
a localizar palavras específicas em documentos em um banco de dados. Também pode
ajudá-lo a substituir aquelas palavras por palavras diferentes. (Agora, se conseguirmos
fazer com que substitua as jujubas verdes por vermelhas.)
Existem diversas razões para você querer procurar uma palavra ou frase específica em um
documento. Por exemplo, você pode querer ver o que o documento diz sobre um
determinado assunto e você sabe que a seção sobre aquele assunto contém uma palavra em
particular. Ou você pode querer editar parte de um documento que contenha aquela palavra.
Quando você informa ao Notes que localize uma palavra ou frase, o Notes começa a
pesquisá-la a partir do ponto, no documento, onde o cursor se encontra, naquele momento.
Se você quiser pesquisar desde o início do documento, coloque o cursor nesse local.
Dica: Clique no botão Find Options (Opções) para modificar como o Notes pesquisará
uma palavra.
Existem diversas razões para você querer procurar todos os documentos que contenham
uma certa palavra ou frase. Por exemplo, você pode querer localizar todos documentos
sobre certo assunto. Você também pode querer alterar uma frase digitada em diversos
documentos ou querer localizar um documento específico e o único que contém uma
determinada frase.
Para localizar todos os documentos que contenham um texto específico, digite-o na barra de
pesquisa. Trata-se de uma longa caixa retangular que o Notes exibe justamente para esse
objetivo. Depois de localizar os documentos desejados, poderá editá-los ou lê-los para
localizar a informação desejada.
Para localizar todos os documentos que contém uma palavra ou frase, siga estes passos:
Dica: Você pode salvar uma palavra ou frase de pesquisa para ser usada
posteriormente. Depois de digitá-la, clique no botão Mores (Mais) e em Save search
(Salvar pesquisa). Digite um nome para esta pesquisa na caixa Nome e clique em OK.
CAPÍTULO 7
Imprimir as informações
Adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos
Imprimir um documento durante sua leitura
Imprimir títulos de documentos a partir de uma pasta ou visão
Imprimir informações
O Notes permite a você exibir e criar muitas informações on-line. Algumas vezes, você
pode querer imprimir algumas destas informações. A impressão fornece cópias para serem
distribuídas entre outros usuários ou para serem colocadas em seu arquivo.
Ao imprimir, você pode querer adicionar um cabeçalho à parte superior de cada página ou
um rodapé à parte inferior. Você, também, pode querer imprimir mais de um documento.
Você pode querer imprimir somente os títulos dos documentos em um banco de dados em
vez de imprimir os documentos inteiros.
Algumas vezes é mais fácil ler um documento longo se você imprimi-lo. Outras vezes, você
pode querer imprimir um documento para dá-lo a outra pessoa ou para colocá-lo em seu
arquivo. Pode imprimir e ler um documento ao mesmo tempo ou imprimir enquanto estiver
vendo seu título numa pasta ou visão. Você também pode imprimir múltiplos documentos a
partir de uma pasta ou visão. Este tópico explica como imprimir um documento durante sua
leitura.
Dica 2: Você pode visualizar as páginas que irá imprimir clicando no botão Preview
(Visualizar).
Você pode querer imprimir todos os títulos de um banco de dados ou de uma pasta ou visão
específica. Isso fornece a você um resumo impresso do conteúdo do banco de dados. Você
poderá usá-lo como um índice caso imprima todos os documentos de uma determinada
pasta ou visão.
Para imprimir títulos de documento a partir de uma visão, siga estes passos:
1. Abra a pasta ou visão cujos títulos você deseja imprimir. (Para imprimir todos os
títulos no banco de dados, abra a visão All Documents (Todos os Documentos) se o
banco de dados contiver alguma.)
2. Escolha File (Arquivo) e, em seguida, Print (Imprimir) no menu do Notes.
3. Na seção What to print da caixa de diálogo, clique em Selected View (Imprimir
visão).
4. (Opcional) Se a impressora exibida na caixa Impressora não for a que você deseja,
clique na caixa de texto Name (Impressora) e escolha uma impressora diferente na
lista que o Notes exibe.
5. Clique no botão OK.
CAPÍTULO 8
A AGENDA DO NOTES
Claro que não teria tocado nesse assunto se o Notes não tivesse uma solução para este
problema. A solução é a agenda e o controlador de tarefas do Notes.
A agenda permite que você programe e controle suas atividades, além de lembrá-lo onde
precisa ir e quando. O controlador de tarefas permite a criação e o controle da lista "A
Fazer". Você pode também exibir itens da lista "A Fazer" na agenda. Os recursos, a agenda
e o controlador de tarefas estão disponíveis no banco de dados de correio do Notes.
Você pode adicionar os seguintes tipos de entrada à sua agenda:
Compromissos, são entradas que possuem uma horário de início e de término, como
reuniões, tele-conferências e consultas médicas.
Lembretes, são entradas que lembram você sobre as tarefas que precisa realizar,
como dar um telefonema, enviar uma mensagem ou comprar pão no caminho do
trabalho para casa.
Eventos, abrangem um ou mais dias, como convenções, aulas e férias.
Aniversários, lembram você sobre datas importantes, como aniversários comuns e
de casamento ou qualquer outro dia especial. Em geral, os aniversários se repetem
regularmente, no mínimo uma vez por ano.
Convites, são entradas que convidam pessoas a participarem de uma reunião em um
horário e local específicos. Se a sua empresa implementou o recurso de pesquisa por
horário livre do Notes, você pode ter acesso às agendas de outras pessoas e marcar a
reunião em um horário que todos estejam livres.
Você precisa abrir a agenda para usá-la. (Aposto que já sabia disso).
Na verdade, você não precisa configurar a agenda do Notes - ela já está configurada.
Entretanto, você pode querer alterar algumas definições padrão. Elas estão contidas no
documento Perfil da Agenda.
O documento Perfil da Agenda informa ao Notes sobre algumas de suas preferências de
agenda, como o tempo padrão para programar uma reunião e se você deseja que o Notes lhe
avise antes das reuniões. A maioria das outras definições no Perfil da Agenda refere-se ao
sistema de horário livre, que permite a você acessar a agenda de outras pessoas e saber qual
é o melhor horário para se marcar uma reunião. Se a sua empresa implementou o sistema de
horário livre e você deseja saber mais sobre as outras definições no Perfil da Agenda,
pressione F1 enquanto o documento Perfil da Agenda estiver aberto.
Dica: Para alterar as opções feitas nas Preferências da Agenda, você pode seguir as
etapas neste procedimento novamente.
Você pode criar um Compromisso para lembrar-se de uma reunião à qual precisa
comparecer ou de algo que precisa fazer. Os compromissos possuem um horário de início e
de término. (Não esqueça de programar um horário para o almoço).
4. Digite os horários de início e término nas caixas Horário ou clique nos botões de
horário e arraste o indicador de horário para o horário desejado. Quando acabar de
arrastar, clique em qualquer parte do formulário para aceitar o horário.
5. Clique no botão (Salvar e Fechar).
Dica 1: Para criar um novo compromisso (ou outra entrada na agenda que seja
padrão) em outras visões no banco de dados de correio. Para fazer isso, escolha
Create (Criar) e Calendar Entry (Entrada na Agenda) no menu do Notes.
Dica 2: Você pode clicar em Notify me (Me notificar) e definir um horário para que o
Notes exiba um lembrete sobre este compromisso.
Às vezes, você pode precisar de um lembrete para realizar alguma tarefa, como dar um
telefonema ou comprar leite. Além disso, é possível adicionar um lembrete à agenda para
que não se esqueça do que precisa fazer.
Dica 1: Você pode criar um Lembrete (ou outra entrada na agenda) clicando duas
vezes em qualquer data na agenda.
Dica 2: Você pode clicar em Notify me e definir um horário para que o Notes exiba
um lembrete sobre esta entrada na agenda.
Você pode adicionar um Evento à agenda para reservar horários para tipos especiais de
eventos que envolvem o dia inteiro, como seminários, aulas, shows comerciais e férias.
Um aniversário é um evento que ocorre regularmente todo ano. Pode ser um aniversário de
casamento, um aniversário comum ou qualquer outro dia especial, como o dia em que você
finalmente compra um carro novo. Você pode adicionar um aniversário à agenda para
lembrar-se do dia especial.
Dica: Você pode clicar em Notify me e definir um horário para que o Notes exiba um
lembrete sobre este aniversário.
Se você estiver organizando uma reunião, poderá enviar um convite às pessoas que desejar.
Ao criar um convite, você pode controlar as respostas dos convidados. Você pode consultar
a visão Reuniões para ver quem aceitou e quem recusou seu convite. Se a sua empresa
configurou o recurso de busca por horário livre do Notes, este poderá consultar as agendas
de outros usuários e sugerir o melhor horário para realizar a reunião. Esse recurso
economiza seu tempo na tentativa de escolher o horário ideal para todos os usuários.
Para criar um convite de reunião na agenda do Notes, siga estes passos:
Às vezes, você pode querer ver a programação futura ou passada. O Notes permite que
você abra qualquer página da agenda.
1. Enquanto a visão Agenda estiver aberta, escolha View (Exibir) e Go to date (Ir para
Data) no menu do Notes.
2. Digite a data desejada na caixa de data ou clique no botão de data e escolha uma
data na agenda popup.
3. Clique no botão OK.
Se uma reunião for cancelada, é preciso removê-la da agenda. Você também pode excluir
as entradas antigas para tornar a agenda menos confusa e economizar espaço em disco. (Na
verdade, as entradas na agenda são documentos do Notes. Além disso, estão listadas na
visão Todos os Documentos no banco de dados de correio.)
Assim como as mensagens de correio normais, as entradas de agenda são excluídas em
duas etapas. A primeira é informar ao Notes as entradas que deseja excluir. O Notes coloca
uma marca ao lado dessas entradas. Em seguida, é preciso informar ao Notes para excluir
as entradas marcadas.
A maioria das pessoas possui tarefas que precisam ser concluídas. Em geral, criam uma
lista "A Fazer" que exibe essas tarefas e mostra as tarefas mais importantes. Você pode
criar e priorizar sua lista "A Fazer" diretamente no Notes. O Notes inclui uma visão
especial, a visão A Fazer, que permite acompanhar o progresso das tarefas que precisam ser
concluídas. O Notes também permite criar tarefas pertencentes a um grupo de trabalho e
permite que você envie uma cópia da tarefa a esse grupo.
Quando você acessa a visão A Fazer, o Notes exibe as tarefas que ainda precisam ser
concluídas, as que já estão concluídas e as que estão atrasadas.
5. Na caixa Due By (Prazo), digite a data em que deseja concluir a tarefa ou clique no
botão de data e selecione-a na agenda popup.
6. Clique no botão (Salvar e Fechar).
Dica 1: Se você inseriu uma Data de Início, a tarefa será exibida nessa data na agenda.
Se inseriu um Prazo Final e nenhuma Data de Início, a tarefa será exibida no Prazo
Final na agenda.
Dica 2: É possível informar quando concluir uma tarefa. Para fazer isso, abra a tarefa
To Do (A Fazer) e clique no botão Concluído.
CAPÍTULO 9
O Chat abre uma janela de conversação em tempo real. É a maneira perfeita para se obter
uma resposta de forma rápida, de um colega que está ao telefone ou de verificar quando
pode ligar para o seu colega. Você também pode salvar a transcrição da sua conversação
através do Chat.
Quando o cliente do Lotus Notes foi instalado na sua estação de trabalho, uma das opções
da instalação determina como você vai se conectar ao Chat no Notes. Se a opção At Notes
Logon foi selecionada, a conexão com o Chat será feita automaticamente após a carga do
Notes. Se a opção Manually foi selecionada, para entrar no Chat do Notes, você terá que
escolher a opção de menu File > Instant Messaging > Log On Instant Messaging.
Quando você faz o login através das opções de menu, a seguinte caixa de diálogo é
apresentada.
1. Selecione a caixa Save your password, para que esta caixa de diálogo não seja
apresentada no próximo login.
2. Se desejar desconectar do Chat, mas deseja continuar no Notes, você deve escolher a
opção de menu File > Instant Messaging > Log Off Instant Messaging.
1. Dê um clique no botão Add to Instant Contact List , que está localizado no topo da
janela Instant Contact List, ou
2. Selecione a opção de menu File > Instant Messaging > Add to Instant Contact List,
ou
3. Dê um clique no ícone Add to Instant Contact List, que está localizado na Barra de
Ferramentas de Mensagens.
5. Selecione Add a person to the instant contact list, e escolha o nome da pessoa no
campo Name (Nome)
6. Na lista drop-down do campo Add to private group, selecione o nome do grupo
particular com o qual deseja que a pessoa seja apresentada na sua lista.
Grupos particulares em sua lista de contatos são usados para organizar a sua lista. Você
pode querer organizar as pessoas por departamentos ou equipes de projetos.
O seu administrador do Notes, já criou uma lista de todos os usuários de sua empresa nos
grupos públicos.
Por padrão, o Notes apresenta o nome completo do usuário como o domínio. Também é
apresentada a lista completa de contatos, independente se estão Online ou não. Os contatos
também são apresentados na lista na ordem em que os adicionou. Você pode alterar as
preferências do Chat.
Você pode configurar o padrão de gravação das conversas de Chat nesta caixa de diálogo,
com as opções da seção Chat Transcripts (Conversas no Chat).
Do not save transcripts automatically – Esta é a opção padrão e a recomendada. As
conversas não serão gravadas.
Prompt to save transcripts – Selecione esta opção se deseja ser perguntado se quer ou
não gravar as conversas.
Always save transcripts - Selecione esta opção se deseja que todas as suas conversas
do Chat sejam gravadas.
Você pode iniciar uma conversa usando a lista de contato, uma mensagem de correio de
correio, a sua agenda, etc...
Para abrir a janela de Chat (Bate Papo) em diversos locais no Notes, faça um do seguinte:
1. Com a lista de contatos aberta, selecione o nome de um contato e clique no ícone de
Chat na Barra de Ferramentas. Você também pode clicar como o botão direto do mouse
sobre o nome da pessoa e escolher Chat with (Conversar com) no submenu.
2. Quando você tem uma mensagem de correio aberta, você pode conversar com o
remetente clicando o botão de Chat que está localizado na Barra de Ação e escolhendo
a opção Chat with Sender. Escolha a opção Chat with All para ter todos os usuários
Online, incluídos na conversa.
3. Se você tem uma visão de correio aberta, como por exemplo a Inbox, selecione uma
mensagem da pessoa que deseja conversar, e então clique o botão Chat na Barra de
Ação. Escolha a opção Chat with para abrir a janela de conversa.
4. Na visão da Agenda, você pode conversar com o solicitante de uma reunião marcada.
Selecione o documento de reunião, clique no botão Chat na Barra de Ação, e escolha
Chat with.
5. Em seu Address Book (Livro de Endereço) Pessoal, abra um documento de contato e
clique no botão Chat with Contact.
6. Escolha na opção de menu File > Instant Messaging > Chat. Digite o nome da pessoa
você quer conversar na caixa de diálogo Choose Name to Start a Chat, e dê um clique
no botão OK.
Dica: Você só pode conversar com pessoas que estão ativas (Online). Se o usuário estiver fora, a
janela de Chat será aberta na tela dele, mas permanecerá inativa até que ele retorne e
responda. Você não pode tentar iniciar Chats com pessoas que estão desconectadas ou que
fixaram o estado para Do Not Disturb (Não Perturbe)
7. Depois que você começa uma conversa, a janela Send Message (Enviar Mensagem) é
aberta. Digite a sua mensagem, e dê um clique no botão Send (Enviar), ou pressione a
tecla <ENTER>).
A janela Send Message (Enviar Mensagem) se expande para fornecer espaço para a pessoa
que está respondendo, poder escrever uma resposta. Quando a pessoa clica no botão Send
(Enviar), a mensagem aparece no topo da janela e assim você pode visualizá-la. Você pode
então responder digitando um texto na janela abaixo, o qual não será visto pelo destinatário,
até que você dê um clique no botão Send (Enviar).
5. Após ter selecionado os nomes que deseja, dê um clique no botão Send (Enviar).
6. Você também pode começar as reuniões imediatas, escolhendo a opção de menu File >
Instant Messaging e selecionando Start Instant Audio Meeting, Start Instant Video
Meeting, Start Instant Shared Meeting, ou Start Instant Collaboration Meeting.
7. Quando você usa estes métodos, a caixa de diálogo Start Instant Meeting aparece:
CAPÍTULO 10
Para sincronizar a senha do Windows com a do Notes, você tem que selecionar o recurso
Login to Notes using your operating system login (Login no Notes usando o seu login do
sistema operacional).
Quando você mudar a sua senha do Notes para sincronizar com a do Windows, você deve
fechar o Notes e reiniciar o seu computador. Quando o Windows solicitar a senha de login
no sistema operacional, digite a senha do Windows. Quando você iniciar o Notes, você não
vai precisar digitar a senha do Notes, pois ele assu,e a senha digitada no login do Windows.
9. Na caixa de diálogo Change Password, digite uma nova senha no campo Enter new
password, e redigite a senha novamente no campo Re-enter new password.
10. Para confirmar a alteração da senha, dê um clique no botão OK.
Dica: Como a sua senha fica armazenada em seu arquivo User ID, não se esqueça de atualizar as suas
cópias backup deste arquivo, com a senha alterada.
5. Selecione o tipo de ícone que será apresentado, de acordo com as seguintes situações:
• Um círculo sólido, quando você é o único destinatário de uma mensagem.
• Um círculo meio-sólido, quando seu nome é um de dois ou mais nomes dentro do
campo To:
• Um círculo vazio quando, seu nome está no campo cc (e você não é o único
destinatário), ou, se você selecionar o círculo meio-sólido na opção anterior, quando
seu nome é um além dos nomes que você especificou para o campo To:.
6. Dê um clique no botão OK.
7. As mensagens são apresentadas desta forma:
O Notes permite que você escolha entre mais de 30 timbres para colocar na parte superior
das mensagens de correio que você criar. Os timbres tornam sua mensagem mais elaborada
e informam algo de pessoal sobre você. (Hmm... é melhor ter cuidado com o que você
escolher.)
Para mudar os timbres, escolha Actions (Ações), Tools (Ferramentas) e, em seguida,
Preferences (Preferências) no menu do Notes. Clique na divisória Mail (Correio) e em
Letterhead (Timbre). Selecione o timbre desejado e clique no botão OK.
Originalmente, SPAM foi o nome dado a uma marca de presunto picante (SPiced hAM, em
inglês, de onde surgiu a sigla) enlatado da Hormel Foods, uma empresa norte-americana
que vende o produto desde 1937.
Uma ferramenta do Notes que pode ajudá-lo a controlar e diminuir as mensagens spam em
sua caixa de correio, é a ferramenta de bloqueio de mensagens indesejadas.
4. Você pode escolher Block all mail from the specified sender (Bloqueia mensagens de
um usuário específico) ou Block mail from any address that ends with (Bloqueia
mensagens de um domínio específico).
5. Escolha o que deseja bloquear e clique no botão OK.
Posteriormente, você pode acessar a visão Junk Mail, para decidir o que fazer com as
mensagens. Dependendo do que desejar fazer com a mensagem, escolha um dos botões da
Barra de Ação.
Para criar uma regra na sua caixa de correio, siga estes passos:
1. Abra a sua base de correio
2. Dê um clique na pasta Tools e em seguida na pasta Rules.
As regras são executadas na ordem em que aparecem na lista, do topo para baixo.
Para criar uma mensagem de Out of Office (Fora do Escritório), siga estes passos:
6. (Opicional) - A aba Special Message, permite que crie uma mensagem especial para
uma pessoa ou um grupo de pessoas. Para selecionar as pessoas ou grupos, dê um
clique na seta próxima a caixa de texto To (Para) . Quando a caixa de diálogo com a
lista das pessoas do Address Book aparece, selecione a(s) pessoa(s) e digite a sua
mensagem.
7. Na aba Exceptions, indique as pessoas e grupos que não devem receber nenhuma
notificação de ausência. Neste caso estas pessoas não vão receber a sua notificação de
ausência. Para selecionar as pessoas ou grupos, dê um clique na seta próxima da
primeira caixa de texto .
8. Enquanto estiver ausente, pode desejar que mensagens enviadas para grupos em que
você faz parte, não retornem uma mensagem de Out of Office. Para selecionar as
pessoas ou grupos, dê um clique na seta próxima da segunda caixa de texto .
9. Enquanto estiver ausente, pode desejar que mensagens enviadas para um mailing list
que você faz parte, não retornem a mensagem de Out of Office. Neste caso coloque
qual o texto Assunto (Subject), você recebe destes mailing lists.
10. Caso receba muitas mensagens externas pela Internet, e não deseje que seja enviada
uma mensagem de Out of Office, selecione o campo Do not automatically reply to
Internet addresses.
11. Após configurar o que deseja, dê um clique no botão Enable/Disable, para concluir a
ativação/desativação do Out of Office (Fora do Esxritório). Aparecerá a caixa de
diálogo Out of Office. Dê um clique no botão Yes, para confirmar a ativação do agente.
O agente do Out of Office, é executado no servidor uma vez ao dia e na madrugada. Desta
forma, ao ativar o Out of Office para uma ausência de um dia, não é uma boa idéia.
Somente utilize o Out of Office, se for ficar ausente por dois ou mais dias.
Quando retornar ao escritório, é necessário desativar o Out of Office. Para fazer esta tarefa,
siga estes passos:
1. Abra a sua caixa de correio
2. Escolha a opção de menu Tools > Out of Office.
3. Será apresentada a caixa de Out of Office. Nesta caixa de um clique no botão
Enable/Disable (Ativar/Desativar).
4. Será apresentada a seguinte mensagem.
Para usar este recursos, você precisa habilitar o AutoSave em suas preferências de usuário.
A caixa de diálogo de Preferências de Usuário, possui uma opção para habilitar o
AutoSave, e para fixar o intervalo de tempo que o documento que está sendo editado deve
ser salvo.
1. Quando você reiniciar o seu cliente de Notes depois de uma falha, aparecerá uma caixa
de diálogo informando que existe(m) documento(s) não salvos.
2. Para recuperá-los, dê um clique no botão Yes (Sim).
Se você escolher Yes (Sim), será apresentada uma caixa de diálogo com os documentos que
você está querendo recuperar. Nesta caixa de diálogo, aparecem várias opções de
recuperação:
Opção Descrição
Recover Recupera o documento selecionado e o remove da lista.
Recover All Recupera todos os documentos, e se nenhum erro ocorrer, fecha a caixa
de diálogo.
Delete Apaga este documento do banco de dados local do AutoSave, e não
faz nenhuma mudança no documento original.
Delete All Apaga todos os documentos do banco de dados local do AutoSave, e
não faz nenhuma mudança aos documentos originais.
6. Escolha o nível de acesso você quer dar para os itens do seu Correio, Agenda, e A
Fazer. Na tabela a seguir, é apresentada uma explicação detalhada de cada nível de
acesso.
Dica: Você não tem que fornecer sua senha para outros acessarem seu correio ou informação de
agenda. Se você conceder acesso a um usuário ou grupo, não é necessário informar a senha do
seu arquivo ID.
Se você usa um computador no trabalho e um outro em casa, você tem que pensar em como
você manterá os Address Books Pessoais atualizados.
Como um usuário móvel, você pode ter que ter certeza do seguinte (especialmente se você
estará viajando):
Os seus documentos de Location (Localidade) e Connection (Conexão) estão
configurados.
Você tem réplicas das bases de dados que usa com freqüência no servidor
O banco de dados mais importante para se ter uma réplica local é seu banco de dados de
correio. Para descobrir se uma réplica já está criada em seu computador, dê um clique da
direita do mouse sobre o Indicador da sua base de correio . Escolha a opção Open
Replica (Abrir Réplica) Se a opção Local aparecer na lista de réplicas, você já tem uma
réplica em seu computador/laptop.
Caso não tenha uma réplica da base de correio em sua estação, siga estes passos para criar
uma réplica Local:
1. Abra a sua base de correio e escolha a opção de menu File > Replication > New
Replica
2. A caixa de diálogo Create Replica for Database [Título da base de dados] é
apresentada:
3. Tenha certeza que no campo Server (Servidor) esta sendo exibido Local. O Notes
preenche o caminho do arquivo do Banco de dados automaticamente. Você pode mudar
o caminho para colocar o arquivo em um local diferente, se você quiser.
Quando você criar uma réplica local de qualquer banco de dados, O Notes acrescenta uma
entrada para aquele banco de dados na sua página de Replicação. Além disso, pode haver
mensagens de correio a serem enviadas. A figura a seguir apresenta a página de Replicação:
Você pode adicionar tabelas aos documentos do Notes. As tabelas freqüentemente tornam a
informação mais fácil de ser lida e compreendida.
Para criar uma tabela em um documento que estiver criando ou editando, escolha Create
(Criar) e, em seguida, Table (Tabela)
no menu do Notes. Clique em um dos botões de tipo de tabela e aceite ou digite outro
número para as linhas e colunas desejadas. Em seguida, clique no botão OK. Quando você
cria a tabela, o Notes adiciona o comando Table (Tabela) ao menu do Notes para ajudá-lo a
personalizar sua tabela. Sempre que o cursor estiver na tabela, o Notes irá exibir o comando
Table (Tabela) no menu.
Se um banco de dados tiver um índice de texto completo, você poderá fazer pesquisas mais
avançadas. Por exemplo, você pode pesquisar bancos de dados para encontrar documentos
criados por um determinado autor ou que tenha sido criado antes de uma determinada data.
Também pode criar fórmulas complexas de pesquisa usando vários critérios para localizar
documentos específicos em bancos de dados.
Para descobrir se um banco de dados possui índice de texto completo, exiba a barra de
pesquisa (escolha View (Exibir) e Search this view (Barra de Pesquisa) no menu do
Notes). Se a palavra Indexed (Indexado) aparecer na parte superior direita da barra de
pesquisa, você poderá usar o índice para realizar uma pesquisa mais detalhada.
Para criar um índice de texto completo, exiba a barra de pesquisa, clique no botão More
(Mais) e no botão Criar Índice. (Se o banco de dados estiver em um servidor,
você precisará ter acesso Designer ou Gerente ao banco de dados para criar um índice de
texto completo.)
O Notes oferece muitos modelos para ajudá-lo a criar novos bancos de dados. Um modelo
inclui os elementos estruturais básicos de um banco de dados, assim como formulários,
visões e pastas. Para criar um banco de dados, escolha File (Arquivo), Database (Banco de
Dados) e New (Novo) no menu do Notes. Escolha o modelo que você quer usar, dê um
título ao banco de dados e clique no botão OK.
Você pode ter notado algumas delas ao trabalhar com o Notes, mas mesmo assim
mencionarei estas dicas.