GERENCIA DE PROYECTOS

GRUPOS DE PROCESOS
1. Iniciación: Proceso en el que se define un nuevo proyecto o fase, se desarrollan
actividades lógicas y se culmina con la finalización de uno o más entregables.
2. Planificación: procesos requeridos para definir el alcance del proyecto, refinar objetivos
y establecer el curso de acción para alcanzar los objetivos.
3. Ejecución: procesos donde se completa el trabajo definido en el plan de la dirección del
proyecto con el fin de satisfacer sus requisitos.
4. Monitoreo y control: proceso donde se monitorea, analiza y regula el desempeño y el
proceso del proyecto, se identifica las áreas en las que el plan requiera cambios y se
inician los cambios correspondientes.
5. Cierre: procesos llevados a cabo para terminar formalmente el proyecto, fase o
contrato.

AREAS DEL CONOCIMIENTO

1. Gestión de la integración 2. Gestión del alcance
3. Gestión del cronograma 4. Gestión del costo
5. Gestión de la calidad 6. Gestión de los recursos
7. Gestión de las comunicaciones 8. Gestión del riesgo
9. Gestión de las adquisiciones 10. Gestión de los interesados

1. Métodos para la gestión del proyecto

PMI/PMBOK
 Varia tiempo y el costo fija el alcance
 Si el control de cambios excede el
alcance, es otro proyecto.
 Tiene fases que involucran 5 procesos
y 10 áreas de conocimiento con 49
procesos
 Ideas para proyectos de construcción,
carreteras, refinerías. (alcances claros)
AGILE
 Fija tiempo y el costo varía el alcance
 Establece fases cortas para lograr
objetivos
 Disminuye errores y despilfarro
 Flexible a las necesidades
 Ideas para proyectos que implican
introducción de productos al mercado,
de tecnología y fusión de marcas

2. Que es un proyecto PMBOK?

Es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la
característica de ser temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el
final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto
porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la
necesidad que dio origen al proyecto.

- Cliente es el origen y destino de cualquier proyecto

 3. Niveles de organización del trabajo
- Proyecto: definición anterior
- Programa: conjunto de proyectos que guardan cierta relación entre sí y que se pueden
ejecutar de modo secuencial, totalmente en paralelo o solapándose parcialmente.
- Portafolio: nivel de agrupación superior, en el que se gestionan y priorizan tanto
programas como proyectos individuales, que no tienen por qué estar relacionados entre sí
pero que ayudan en su conjunto a alcanzar objetivos estratégicos del negocio

4. Ciclo de vida del proyecto vs del producto

- Fase: conjunto de actividades del proyecto relacionadas que culmina con la finalización de
uno o más entregables.
- Ciclo de vida del proyecto: conjunto de sus fases. Pueden ser predictivos o adaptativos.
- Ciclo de vida del producto: fases que representan la evolución de un producto, desde el
concepto hasta la entrega, el crecimiento, la madurez y el retiro.
5. Entorno del proyecto
- Factores ambientales (EEF): son las condiciones que el equipo de trabajo no tiene bajo
control, y que influyen o restringen el proyecto de forma positiva o negativa. (internos:
cultura, estructura, distribución de instalaciones, software, capacidades. Externos:
mercado, leyes, condiciones financieras, elementos ambientales.)
- Activos de los procesos de la organización(OPAS):
o procesos y procedimientos: estándares, certificados, plantillas, lineamientos,
requisitos y controles
o conocimiento: mediciones, archivos, bases de datos y lecciones aprendidas de
anteriores proyectos
o Línea base del desempeño del producto: se hace en el final de la planificación del
alcance y se usa en la ejecución.

Línea base del alcance Procesos para asegurar que el proyecto

Línea base de costos
Línea base de cronograma
incluye todo el trabajo requerido, y solo el
trabajo requerido, para completar el
proyecto exitosamente.
Estimados + reservas de contingencia
Es la versión del cronograma aprobada,
usada para dirigir el proyecto y medir el
rendimiento del equipo

6. Áreas del conocimiento:

1. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN: es todo el trabajo para identificar y coordinar las

actividades de la dirección del proyecto, donde para cumplir objetivos y satisfacer
expectativas se desarrolla el acta de inicio, dirige y gestiona el plan de gestión , la
ejecución, los cambios y el cierre.

GRUPOS DE PROCESOS DEFINICIÓN BENEFICIO

PROCESOS
 Iniciación Desarrollar el acta Proceso que crea el acta de
de constitución CP y confiere autoridad para
del proyecto aplicar recursos.
Planificación Desarrollar el plan Proceso que define y
para la dirección consolida rodos los
del proyecto componentes en un plan
integral para la dirección.
Ejecución Dirigir y gestionar Se lidera, se lleva acabo el
el trabajo. trabajo definido y se
implementan los cambios
para alcanzar los objetivos.
Gestionar el Se usa el conocimiento
conocimiento existente pata crear uno
nuevo y contribuir al
aprendizaje organizacional.
Monitoreo y Monitorear y El fin es cumplir los objeticos
control controlar el de desempeño definidos y
trabajo del permitir a los interesados
proyecto tener una visión del proyecto
Realizar el control Se reciben, aprueban y
integrado de gestionan todos los cambios
cambios a los entregables del
proyecto.
Cierre Cerrar el proyecto Se finalizan todas las
o fase actividades del proyecto
/fase
Tener en cuenta:
Proporciona un vínculo entre el
proyecto y los objetivos estratégicos
de la organización
Es un documento comprehensivo
que define la base de todo trabajo
del proyecto y el modo en que se
realizara el trabajo. Compone de los
planes subsidiarios de gestión
(demás áreas del conocimiento y las
líneas bases)
Se proporciona trabajo y entregables
que mejoran la probabilidad de éxito
del proyecto. Este proceso se lleva a
cabo a lo largo de todo el proyecto.
Permite que el conocimiento
organizacional se aproveche para
producir o mejorar resultados.
Permite ver los pronósticos de los
costos y del cronograma
Permite que los cambios se aborden
de manera integrada, abordando sus
riesgos
La información se archiva, el trabajo
completa y los recursos se liberan.

- Acta de constitución del proyecto: consiste en desarrollar un documento que autoriza

formalmente un proyecto o una fase del mismo y documentar los requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

2. GESTIÓN DEL ALCANCE: son los os procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con
éxito.

Grupos de Resumen Definición Beneficio

procesos
Planificación Planificar la Se crea el plan para la
gestión del gestión del alcance, que
alcance documenta como se define
y controla el alcance del
producto.
Proporciona la guía y
dirección de cómo se
gestionara el alcance a lo
largo del proyecto.
 Recopilar los Se documenta y gestiona Se proporciona la base para
requisitos las necesidades de los definir el alcance del
requisitos de los producto y del proyecto
interesados para cumplir
los objetivos
Definir el alcance Se crea una descripción Se describe los límites del
detallada del proyecto y resultado y los criterios de
del producto. aceptación
Crear el edt y el Consiste en subdividir los Proporciona un marco de
diccionario entregables del proyecto referencia de los que se
en componentes más deben entregar
pequeños
Monitoreo y Validar el alcance Se formaliza la aceptación Aporta objetividad al
ctrol de los entregables del proceso de aceptación y
proyecto que se hayan aumento de la probabilidad
completado de que el resultado final sea
aceptado mediante la
validación de cada
entregable.
Controlar el Se monitorea el estado del La línea base del alcance es
alcance alcance del producto y del mantenida a lo largo del
proyecto y se gestionan proyecto
cambios en la línea base
del alcance
Tener en cuenta

- El alcance del producto son las características y funciones del resultado

- El alcance del proyecto es el trabajo realizado para entregar el producto
- Si el ciclo de vida es predictivo los entregables se definen al inicio y los cambios son
progresivos
- Si el ciclo de vida es adaptativo los entregables se desarrollan a través de iteraciones
- El alcance del proyecto se mide con relación al plan de dirección y el del producto con
relación a los requisitos.
- El acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance, difieren en que el primero
contiene los requisitos de alto nivel y el segundo es la descripción detallada de los
componentes del alcance.

3. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA: procesos requeridos para finalizar el proyecto a tiempo

donde se gestionan todos los procesos para el cumplimento de todo trabajo del
proyecto.

Grupos de procesos Resumen Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Se identifican y Se descomponen los
del cronograma documentan las paquetes del trabajo
acciones especificas en las actividades del
que se deben realizar cronograma que da la
para elaborar los base para la
 entregables del ejecución, monitoreo
proyecto y control para el
trabajo.
Definir las actividades Se establecen las Se proporciona la guía
políticas y procesos y dirección sobre
para planificar, cómo se gestionara el
ejecutar y controlar el cronograma a lo largo
cronograma. del proyecto
Secuenciar las Se documentan las La identificación de la
actividades relaciones entre las secuencia lógica del
actividades del trabajo teniendo en
proyecto cuenta las
restricciones
Estimar la duración Se hace una Establece la cantidad
de las actividades estimación de la de tiempo necesario
cantidad de periodos para finalizar
de trabajo necesarios
para finalizar
Desarrollar el Analiza las secuencias Se genera un modelo
cronograma de las actividades y de programación con
restricciones del fechas planificadas
cronograma para para completar las
crear un modelo de actividades del
ejecución, monitoreo proyecto
y control.
Monitoreo y crol Controlar el Monitorea el estado Mantiene la línea
cronograma dl proyecto para base del cronograma
actualizar el a lo largo del tiempo
cronograma de la
línea base del
cronograma

NOTAS GENERALES:

- Cuál es la diferencia entre la ejecución y el monitoreo y control?

La ejecución es dirigir personas y trabajar para llevar a cabo el trabajo según lo planificado,
y el enfoque del monitoreo y control es medir el rendimiento usando la línea base para la
medición del rendimiento.
- Un interesado quiere agregar alcance al proyecto, tu estimas que este cambio agregara
dos semanas a la duración del mismo, que haces?
Cuando se introduce un cambio en una de las restricciones del proyecto, deben evaluarse
todas las otras restricciones para ver como las impacta.
 4. GESTIÓN DEL COSTO

Procesos estimados para planificar y estimar de modo que se complete el proyecto con el
presupuesto estimado.

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Define como se Proporciona guía y
del costo estimaran los costos dirección sobre cómo
del proyecto se gestionaran los
costos del proyecto y
a lo largo del mismo.
Estimar los costos Hace una Determina los
aproximación del recursos monetarios
costo de los recursos requeridos
necesarios para
completar el proyecto
Determinar el Sumar los costos Se determina la línea
presupuesto estimados de las base de costos con
actividades para respecto a la cual se
establecer una línea puede monitorear y
base de costos controlar
Monitoreo y control Controlar los costos Monitorea el estado La línea base del
del proyecto para costo es mantenida a
actualizar los costos y lo largo del proyecto
gestionar cambios de
la línea base de
costos

Nombre Definición Como se usa Formula

Valor planificado - PV Presupuesto Valor de trabajo que
autorizado se planea cumplir a
una fecha
Valor ganado – EV Cantidad de trabajo Valor planificado de PV * %avance
ejecutado a la fecha todos los trabajos BAC * %avance
terminados en un
punto del tiempo.
Costo real – AC Costo real por el Costo real de trabajo Suma de los ctos
trabajo realizado realizado en un punto acumulados
del tiempo
Presupuesto hasta la Presupuesto total Valor planificado total Suma de todos los PV
conclusión – BAC
Variación del costo - Monto de déficit o (+) por debajo del cto CV = EV - AC
CV superávit planificado
 (0) Costo planificado
(-) Por encima del
costo planificado
Variación del Monto por el cual se (+) antes de lo SV = EV – PV
cronograma – SV está atrasado o previsto
adelantado (0) a tiempo
(-) Retrasado
Índice de desempeño Representación >1 cto inferior con CPI = EV / AC
del costo – CPI monetaria de cada respecto al
peso invertido desempeño a la fecha
1 según lo planificado
<1 cto superior al
planificado con
respecto al trabajo
completado
Índice de desempeño Avance con respecto >1 trabajo SPI = EV / PV
del cronograma - SPI a lo esperado completado es mayor
al previsto
1 lo mismo para
completar
<1 trabajo
completado es menor
a lo previsto
Estimación a la Costo total previsto A ese ritmo el EAC = BAC/CPI
conclusión – EAC para completar todo proyecto vale
el trabajo
Variación a la Diferencia en costos >1 por debajo del cto VAC = BAC - EAC
conclusión – VAC estimados al concluir planificado
1 costo planificado
<1 por encima del cto
planificado
Estimación hasta la Pesos que faltan por ETC = EAC - AC
conclusión - ETC gastar del proyecto
Índice de desempeño Costo del trabajo que >1 trabajo faltante es TCPI = (BAC-EV) /
de trabajo por falta mas costoso que el (BAC-AC)
completar - TCPI presupuestado
1 lo mismo para
completar
<1 trabajo faltante es
menos costoso que lo
presupuestado

NOTAS:

- Reserva de contingencia: son asignaciones para cambios no planificados, pero necesarios,

que pueden resultar de riesgo identificados en el registro de riesgos. Hace parte de la línea
base de costos
 5. GESTIÓN DE LA CALIDAD

Procesos para involucrar las políticas de calidad de la organización en cuanto a la planificación,

gestión y control de requisitos de la calidad del proyecto y el producto, para satisfacer a los
interesados. Aquí se debe enfocar en prevenir errores y no en corregir defectos. Los 5 niveles de
calidad son: de más caro a menos caro, que el cliente encuentre defectos, detectar y corregir,
asegurarse de la calidad, incorporar la calidad a la planificación, crear cultura consciente de calidad
de procesos y productos.

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Se identifican los Se crea guía y
de calidad requisitos de calidad dirección sobre cómo
para el proyecto y sus se gestionara y
entregables verificara la calidad
Ejecución Gestionar la calidad Convierte el plan de Crece la posibilidad
la gestión de calidad de cumplir con los
en actividades objetivos de calidad
ejecutables
Monitoreo y control Controlar la calidad Monitorea y registra Se verifican los
el resultado de la entregables
ejecución de
actividades para
evaluar

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

El líder del proyecto deberá ser líder, invertir esfuerzos en adquisición y gestión, entender el
entorno.

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Se estima y gestiona Establece el enfoque
de los recursos los recursos físicos del y el nivel de trabajo
equipo de gestión para
gestionar los recursos
Estimar los recursos Se estiman los Identifica el tipo,
de las actividades recursos del equipo cantidad y
características de los
recursos
Ejecución Adquirir recursos Se obtienen los Se describe y guía la
miembros del equipo, selección de recursos
instalaciones y otros
recursos
 Desarrollar el equipo Mejora las Se crea una mejora
competencias, la del trabajo en equipo
interacciona y el y el desempeño del
ambiente del equipo proyecto
para mejorar el
desempeño
Dirigir el equipo Se hace seguimiento Se incluye en el
a los miembros del comportamiento del
equipo equipo y se gestionan
y resuelven
problemas
Monitoreo y control Controlar los recursos Se asegura que los Asegurar que los
recursos físicos estén recursos asignados
disponibles tal como estén disponibles en
se planifico el momento

7. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Ejerciocio 449

Grupos de procesos Acciones Definición Beneficios

Planificación Planificar la gestión Enfoque y plan para Enfoque
de las las comunicaciones documentado para
comunicaciones del proyecto con base involucrar a los
en las necesidades de interesados de forma
información de cada eficaz
interesado
Ejecución Gestionar las Se garantiza que la Se permite un flujo de
comunicaciones recopilación de la la información
información sean eficiente entre el
oportunas y equipo y los
adecuadas interesados
Monitoreo y control Monitorear las Se asegura que se Flujo óptimo de la
comunicaciones satisfagan las información tal como
necesidades de se define en el plan
información del
proyecto y de sus
interesados
 8. GESTIÓN DE RIESGO

Incluye procesos para llevar a cabo la planificación de los riesgos de un proyecto minimizando el
impacto y la probabilidad de los eventos negativos y maximizando los positivos. Aquí se identifica
y gestionan los riesgos que no estén contemplados. Hay dos niveles de riesgo: riesgo individual;
evento incierto que si se produce tienen un efecto +/- en 1 o + objetivos del proyecto. Riesgo
general: efecto de incertidumbre sobre el proyecto en su conjunto. Los riesgos son procesos
iterativos, porque ocurren a lo largo del proyecto

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Define como se El nivel, el tipo y la
de los riesgos realizaran las visibilidad de g. de
actividades de gestión riesgos son
de riesgo proporcionales tanto
a los riesgos como a
la importancia del
proyecto
Identificar los riesgos Identifica los riesgos La documentación de
individuales del los riesgos
proyecto individuales del
proyecto
Realizar análisis Prioriza los riesgos Se concentra los
cualitativo de riesgos individuales y evalúa esfuerzos en os
la probabilidad de riesgos de alta
ocurrencia prioridad
Realizar análisis Analiza Cuantifica la
cuantitativo de numéricamente el exposición al riesgo
riesgos efecto combinado de
los riesgos y otras
fuentes de
incertidumbre
Planificar a la Se desarrollan Identifica las formas
respuesta a los opciones y acciones adecuadas de abordar
riesgos para abordar la el riesgo general
exposición general
del riesgo
Ejecución Implementar la Se implementan Asegura que las
respuesta a los planes acordados de respuestas a los
riesgos respuesta a los riesgos acordados se
riesgos ejecuten tal como se
planificaron
Monitoreo y control Monitoreo de los Se monitorea la Se permite que las
riesgos implementación de decisiones del
los planes en proyecto se basen en
respuesta a los la información actual
riesgos sobre la exposición al
riesgo general e
individual.
 9. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Procesos de compra necesarios para la compra o adquisición de productos o servicios fuera del
equipo del proyecto. Decisión de hacer o comprar.

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Planificación Planificar la gestión Se documentan las Se determina si es
de las adquisiciones decisiones de preciso adquirir
adquisición, bienes o servicios
especifica el enfoque fuera del proyecto, y
e identifica si fuera del caso: que
potenciales adquirir, de qué
proveedores manera y cuando
Ejecución Ejecutar las Se obtienen las Se selecciona
adquisiciones respuestas de los proveedor calificado
proveedores se
seleccionan y se
hacen contratos
Monitoreo y control Controlar las Se gestionan las Se garantiza que el
adquisiciones relaciones de desempeño del
adquisiciones, comprador y
monitorea la vendedor satisfaga
ejecución de los rquisitos
contratos y efectúan
cambios

10. GESTION DE LOS INTERESADOS

Procesos requeridos para identificar las personas, grupos y organizaciones que afectar o sean
afectadas por el proyecto. Se analizan expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto
para desarrollar estrategias de gestión adecuadas.

Grupo de proceso Acciones Definición Beneficio

Identificar a los Identificar los Se identifica El equipo identifica el
interesados interesados periódicamente a los proyecto adecuado
interesados del para el
proyecto y se involucramiento de
documenta info cada interesado.
relevante sobre
interesados y sobre
impacto en el
proyecto
Planificación Planificar el Desarrollar enfoques Proporciona un plan
involucramiento de para involucrar a los factible para
los interesados interesados con base interactuar de
 en sus necesidades, manera eficaz con los
expectativas e interesados
impacto en el
proyecto
Ejecución Gestionar la Comunicar y trabajar El director del
participación de los con los interesados proyecto incrementa
interesados para satisfacer sus el apoyo y maximizar
necesidades y la resistencia por
fomentar la parte de los
participación interesados
adecuada de ellos
Monitoreo y control Monitorear el Monitorear las Mantiene o
involucramiento de relaciones de los incrementa la
los interesados interesados del efectividad de las
proyecto y adoptar actividades de
las estrategias para participación de los
involucrar a lo interesados a medida
interesados a través que el proyecto
de la modificación de evoluciona y no
las estrategias y los cambia
planes de
involucramiento