UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

DIRECCIÓN ACADÉMICA

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PROYECTO: SISTEMA DE
PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
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Contenido
PRESENTACIÓN _______________________________________________________________ 3
ANTECEDENTES ______________________________________________________________ 4
FUNDAMENTACIÓN ___________________________________________________________ 6
El proceso de planificación _____________________________________________________________ 8
Tipos de planificación _________________________________________________________________ 8
Niveles de planificación ________________________________________________________________ 9
El enfoque sistémico de la planificación académica ________________________________________ 10
Características de la planificación sistémica _______________________________________________________ 10
Etapas de la planificación sistémica _____________________________________________________________ 11
Elementos de la planificación sistémica __________________________________________________________ 11
OBJETIVOS __________________________________________________________________ 12
General. ___________________________________________________________________________ 12
Específicos: _________________________________________________________________________ 12
METODOLOGÍA ______________________________________________________________ 13
DESARROLLO ________________________________________________________________ 15
Conceptualización.___________________________________________________________________ 15
Mapeo de los procesos (Programación y el Seguimiento). ___________________________________ 15
Levantamiento de procesos o modelado (Análisis y Diseño). _________________________________ 16
Despliegue (Entrega, Asistencia y la retroalimentación). ____________________________________ 16
Elaboración de manuales de procedimientos. _____________________________________________ 16
CRONOGRAMA _______________________________________________________________ 18
PRESUPUESTO _______________________________________________________________ 19

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PRESENTACIÓN

PROYECTO:

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

AUTORES:

Dr. Ángel Patricio Poaquiza Poaquiza

Ing. Robert Vaca Albán

Mg. Walter Ramiro Jiménez Silva

Dra. Sandra Elizabeth Villacis Valencia

Mg. Marco Polo Silva Segovia

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ANTECEDENTES
Debe recoger la línea base del problema, donde se exprese la situación actual de la temática a trabajar en la
universidad, lo que se puede acompañar de tablas y gráficos que contribuyan a ilustrar la magnitud del problema.
No debe exceder de 2 páginas.

Las Instituciones de Educación Superior son el referente de desarrollo de las sociedades, esta
realidad se vuelve evidente en el impacto que produce en sus cercanías, el desarrollo de la
comunidad alrededor de sus claustros es el reflejo de la calidad que irradia la universidad. La
Universidad Técnica de Ambato plantea en su visión que por sus niveles de excelencia se
constituirá como un centro de formación superior con liderazgo y proyección nacional e
internacional, esto solo será posible si su nuevo modelo de gestión se articula con los niveles
operativo de la gestión académica y administrativa, conjugándose en un mecanismo de
perfecto y armonioso funcionamiento.

El Loop de Construcción del Conocimiento está constituido por varios sistemas, entre ellos
el de Planificación Académica, este Loop busca la armonización y estandarización de los
procesos de planificación del área académica y su estructura inicia con los profesores y llega
hasta la Dirección Académica.

Muchos de los procesos de planificación académica tienen respuesta en módulos de software

ya desarrollados, pero estos se construyen de manera aislada, sin tomar en cuenta la
complejidad del sistema en su totalidad y la interacción que deberían tener entre sí. Una
interface que les permita comunicarse de forma natural, es por esto que no se puede
aprovechar las bondades que ofrecen.

Los Sistemas o módulos desarrollados y los que se encuentran en desarrollo han sido creados
a partir de documentos fuente, los cuales solo muestran la información que se debe consignar
en ellos y los posibles actores, pero no la esencia misma del proceso o procedimiento que se
busca automatizar.

Otro problema que se puede evidenciar es la falta de integración de los sistemas académicos,
para su acceso es necesario entrar y salir de cada módulo diferente, esto dificulta al usuario

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cuando se tiene que usar más de un módulo por vez, lo que se traduce en pérdida de tiempo,
desperdicio de recursos y reducción de la eficiencia del personal académico.

En consecuencia se tienen procesos aislados y poco articulados lo que limita a la institución

en su desarrollo sostenido y busca de la excelencia educativa.

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FUNDAMENTACIÓN
Debe incluir la justificación del proyecto, que transformará, qué indicadores mejorará y que impacto se espera
pueda ocasionar en la universidad, así como quienes serán los beneficiarios. De igual forma el cuerpo legal que
da origen al proyecto. No exceder de 2 páginas.

Las Instituciones de educación superior del Ecuador se han involucrado en un proceso

progresivo de mejora de su calidad, calidad que solo estaba sustentada en una percepción de
la sociedad basada en el éxito de sus graduados en el campo laboral, alimentando el
“prestigio” de ciertas universidades y dejando de lado, a las restantes funciones sustantivas
que hacen de la educación superior su razón de ser.

Estas funciones sustantivas responden a tres procesos, el primero la formación profesional

de los estudiantes que ingresan a la universidad (función de docencia), el segundo la
investigación que responde al proceso del desarrollo del conocimiento y la solución a los
problemas de la sociedad y el tercero, al proceso de vinculación de la universidad con la
sociedad, que se da como respuesta a la solución de los problemas emergentes de los sectores
sociales denominados vulnerables y poco entendidos por el estado.

Este proyecto pretende mejorar el desempeño de la función docencia ligada directamente a

la formación profesional de los estudiantes de la universidad y que solo es posible si el Loop
de construcción del conocimiento que está constituido varios sistemas cuenta con un sistema
de planificación académica eficiente y eficaz dando respuesta a las nuevas demandas sociales
del ecuador y el mundo.

Son varios los indicadores relacionados a los sistemas de planificación académica, así
podemos nombrar (CEAACES, 2015) “El criterio Organización considera los procesos de
organización institucional que se constituyen en el marco que permite a la institución y a las
unidades académicas establecer, monitorizar y evaluar la consecución de los objetivos
institucionales, considerando el marco normativo vigente en general y los principios de
calidad y transparencia en particular” (p. 1). (CEAACES, 2015) El criterio Academia evalúa
las cualidades de la planta docente y las condiciones laborales y de contratación en las que
se desarrollan sus actividades, las que deben procurar el desarrollo adecuado de las

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actividades sustantivas de docencia, investigación y vinculación con la sociedad. Estos

aspectos se relacionan con la formación académica de los profesores, su tiempo de
dedicación, las condiciones de contratación y prestaciones necesarias para asegurar la carrera
profesional de los mismos, considerando las condiciones de estabilidad y la garantía de sus
derechos” (p. 11). Y finalmente el (CEAACES, 2015) “criterio estudiantes que considera las
políticas y acciones emprendidas por la institución para garantizar y promover condiciones
adecuadas que permitan a los estudiantes alcanzar resultados exitosos en su carrera
académica, así como los resultados medidos en términos de eficiencia académica” (p.44).

Estos tres criterios Organización, Academia y Estudiantes contribuyen al modelo de

acreditación en un 56% de la valoración total del puntaje alcanzable sobre 100 puntos en el
Modelo de Evaluación de Universidades y Escuelas Politécnicas.

Entonces el aporte a la mejora de los indicadores de calidad de estos criterios beneficia de

forma directa a los estudiantes ya que la calidad de la institución de educación superior es
directamente proporcional a la calidad de la formación de sus graduados.

Al analizar el marco legal que respalda el desarrollo de este proyecto se pueden identificar
tres cuerpos legales que están directamente relacionados al proyecto, la CONSTITUCIÓN,
la LOES y el Reglamento de Régimen Académico.

Al revisar la Constitución encontramos (CONSTITUCIÓN DEL ECUADOR, 2016) “el Art.

350 que señala que el Sistema de Educación Superior tiene como finalidad la formación
académica y profesional con visión científica y humanista (…), promoción, desarrollo y
difusión de los saberes y las culturas; la construcción de soluciones para los problemas del
país, en relación con los objetivos del régimen de desarrollo” (P. ). Este artículo justifica la
importancia que tiene el sistema de planificación académica para las universidades, y su
relación directa con la calidad de la formación profesional de los graduados que debe
responder a las demandas sociales y del estado.

Al analizar la LOES, encontramos que los artículos 84, 118, 132, 145 y 146 resumen de
forma integral las regulaciones que están directamente relacionadas con las funciones de un

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sistema de planificación académica como son: la aprobación de cursos y carreras, que

dependen de los niveles de formación de la educación superior y que están ligadas al modelo
educativo y diseño curricular; La movilidad estudiantil, el principio de autodeterminación y
la garantía de la libertad de catedra ligada a la los procesos de planificación de los
coordinadores de carrera y del docente que responden directamente al desarrollo de los
resultados del aprendizaje y su aporte a las competencias profesionales de los graduados.

El proceso de planificación
No se puede concebir una organización que no cuente con procesos de planificación bien
definidos y ajustados la realidad y naturaleza propia de las instituciones (Robbins y Coulter,
2005) Plantean que "La Planificación consiste en definir las metas de la organización,
establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y
coordinar el trabajo de la organización, (...) se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer)
como de los medios (cómo hay que hacerlos)", (p.158).

Las instituciones de educación superior al igual que cualquier otro tipo de institución u
organización requiere de procesos de planificación, más cuando su fin es la de formar
profesionales con las características que las sociedades en su momento demandan. La
complejidad que conlleva un proceso de formación universitaria no está influenciada
solamente por las características deseables del producto final (Graduados), sino por dar
respuesta a unas demandas sociales muy complejas y exigentes, sumado a eso las exigencias
personales de la profesionalización y de autorrealización personal de los individuos que se
forman.

Tipos de planificación
En la Planificación educativa aplicada a las instituciones de educación superior se podrían
identificar tres tipos de planificación: La que realiza el profesor que es la que permite
planificar los contenidos que se van a impartir y se lo hace por medio de la planificación del

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plan analítico, silabo y en el caso de asignaturas con componente practico o de laboratorio

las guías de prácticas, en el cual se expresa de forma clara como se llevara a cabo el proceso
de enseñanza-aprendizaje; Luego está el siguiente tipo que le corresponde al coordinador de
carrera que organiza la distribución de los módulos (asignaturas, materias o módulos) su
carga horaria y las restantes actividades relacionadas al que hacer del profesor como la
investigación, la vinculación, las tutoría y la gestión, para la asignación de estas actividades
el coordinador utiliza el distributivo docente que le permite organizar los horarios de clases
y otras actividades docentes; Finalmente encontramos el tipo de planificación que la realiza
la máxima autoridad académica por medio del Director Académico y este tipo de
planificación es responsable de orientar el diseño del modelo educativo que tiene que ver
más con la concepción que se tenga de la educación, es decir, la forma en que se entiende y
aborda la tarea educativa y la finalidad de la educación; mientras que el modelo pedagógico
tiene que ver más con el proceso de enseñanza aprendizaje a partir de la finalidad de la
educación que ha sido concebida en el modelo educativo.

Niveles de planificación
En las organizaciones se puede identificar tres niveles de planificación de Alto Nivel, de
Nivel Intermedio y de Bajo Nivel. En la Planificación Educativa estos niveles se
corresponden al de la Universidad (Planificación Educativa: toma de grandes decisiones, que
incluyen: filosofía, políticas, legislación, modelo educativo y modelo pedagógico). El que
Corresponde a las Unidades Académicas (Programación Educativa: tipo de currículum,
enfoque curricular, líneas curriculares, objetivos generales, plan de estudios y pensum de
estudios), El que Corresponde a un Grupo de Profesores (Programación de un Curso o
Asignatura: conjunto de especificaciones y estrategias en el ámbito específico de una
asignatura) y El que Corresponde al Profesor (Planeamiento Didáctico de las Clases: se
planifica el trabajo que se va a desarrollar en cada sesión docente en particular).

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El enfoque sistémico de la planificación académica

No es de extrañarse que en la actualidad hablar de sistemas en el campos de la Planificación
académica cobren fuerza como una vía que permita solucionar los problemas que por
términos de complejidad se vayan presentando durante su desarrollo. Los gestores y
planificadores educativos se ven enfrentados a la complejidad de los procesos de la
planificación educativa y los diferentes niveles que esta alcanza al interior de las instituciones
educativas de todo nivel.

El pensar en términos de sistemas implica comprender la complejidad de los elementos y los

mecanismos que les permiten interactuar entre sí para alcanzar su objetivo, en la planificación
académica el entender su complejidad permite a las instituciones educativas desarrollar
procesos con altos niveles de eficacia y eficiencia que repercutirán directamente en la calidad
educativa.

Características de la planificación sistémica

La planificación Sistémica es un proceso permanente y flexible que acepta la complejidad y
la incertidumbre de los procesos en los que el principal actor son las personas y de los cuales
podemos nombrar las siguientes características:

 Los procesos están encaminados en alcanzar unos objetivos.

 Mantener altos niveles de flexibilidad que permitan en todo momento satisfacer sus
necesidades.
 Adaptabilidad a los niveles cambiantes de conducta y estructuras que están
directamente relacionados a estos sistemas
 Mecanismos de retroacción que evitan desviaciones que pueden poner en peligro los
procesos.
 Permeable a la información que le permite adaptarse a las condiciones del medio.
 Adoptada a la incertidumbre para el uso eficaz de los recursos con el fin de
retroalimentar el sistema

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 Autorregulación de sus propiedades que son influenciadas por agentes externos y que
permitirán su permanencia o desaparición si ya no cumplen con sus objetivos.

Etapas de la planificación sistémica

A diferencia de otros modelos de planificación, en la Planificación Sistémica Educativa se
pueden identificar siete etapas:

1. Definir fines y objetivos,

2. Diagnosticar el problema,
3. Diseñar alternativas de solución (estrategias),
4. Evaluar y elegir una estrategia,
5. Implementar la estrategia seleccionada,
6. Ponerla a prueba
7. Evaluar los resultados y retroalimentación.

Elementos de la planificación sistémica

Para definir los elementos de la planificación sistémica educativa, es necesario ver en su
conjunto toda su complejidad, entonces podemos empezar por los que son dominio del
profesor: Silabo, Plan analístico y Plan de clase, instrumentos responsables de los procesos
cognitivos como el desarrollo de los resultados del aprendizaje y su articulación con el
desarrollo de las competencias profesionales. Del dominio del coordinador de carrera.
Distributivo y horarios que determinan la carga horaria y la relación entre la materia y
formación docente. Del dominio de la Dirección Académica: El modelo educativo y el diseño
curricular.

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OBJETIVOS
Expresados de forma sencilla el qué y para qué del proyecto.

General.
Diseñar un sistema de planificación académica que integre todos los procesos, subprocesos,
procedimientos y actividades de profesores(as), coordinadores(as) de carrera, subdecanos(as)
y la dirección académica para estandarizarlos, reglamentarlos y darles valor agregado.

Específicos:

 Identificar los instrumentos de planificación académica desde los profesores(as) hasta

el subdecano(a) para levantar el inventario de procesos que se encuentran
implementados y automatizados para determinar la línea base de trabajo para el
proyecto.
 Analizar y determinar la pertinencia de los procesos para plantear su rediseño,
modificación, actualización o mejora.
 Implementar los nuevos procesos académicos y probar su efectividad y eficiencia en
la práctica diaria de la planificación académica.

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METODOLOGÍA
Descripción detallada de los instrumentos y técnicas utilizadas para la construcción del proyecto. Explicar el
cómo del proyecto.

Para el presente proyecto se ha tomado prestado dos modelos para el levantamiento,

implementación y mejora de procesos de la Ingeniería de Software, estos son el modelo en
cascada y el modelo en espiral o incremental.

(Pressman R. 2010) "El modelo de la cascada, a veces llamado ciclo de vida clásico, sugiere
un enfoque sistemático y secuencial (...), que comienza con la especificación de los
requerimientos por parte del cliente y avanza a través de la planeación, modelado,
construcción y despliegue. (p. 34) de los procesos. Este enfoque permite el desarrollo de cada
etapa y solo al terminarse cada una de ellas se podrá continuar con la siguiente.

(Pressman R. 2010) "Con el empleo del modelo espiral, (...) se desarrolla en una serie de
entregas evolutivas. Durante las primeras iteraciones, lo que se entrega puede ser un modelo
o prototipo. En las iteraciones posteriores se producen versiones cada vez más completas del
sistema cuya ingeniería se está haciendo." (p. 39).

Al combinar estos dos modelos para el levantamiento de procesos se podrá garantizar un

orden en las entregas y cada una de estas será completa, lo que optimiza el trabajo de todo el
equipo involucrado en el proyecto. También se garantiza la modularidad del sistema ya que
se trabajara en una construcción por bloques que facilita el trabajo al momento de realizar
cambios o adaptaciones al sistema si fuera necesario.

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Figura 1. Modelo para el levantamiento de procesos

La metodología estará compuesta por las siguientes etapas: Conceptualización, Mapeo de los
procesos (Programación y el Seguimiento), levantamiento de procesos o modelado (Análisis
y Diseño), Despliegue (Entrega, Asistencia y la retroalimentación) y elaboración de
manuales de procedimientos.

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DESARROLLO
Se debe enunciar de forma clara cada una de las actividades que implementará el proyecto y los procedimientos
para su implementación, ejecución, monitorización y evaluación del impacto, acompañado de los instrumentos
necesarios para esos fines. Cada actividad deberá ofrecer un producto entregable como medio de verificación.

Conceptualización.
En esta etapa se realizará el levantamiento de los requisitos que definen los elementos del
sistema en estudio, son las primeras ideas que se toman de los involucrados y que permitirán
dar un concepto del nuevo sistema.

En esta fase el equipo de trabajo se familiarizara con el funcionamiento del área académica
de la universidad, entenderá su estructura y dinámica, el problema actual, las potenciales
mejoras todo esto para el sistema que se diseñara.

Los requisitos constituyen el contrato que se debe cumplir, de modo que los usuarios tienen
que comprender y aceptar los requisitos que se especifiquen. Para esto es necesario establecer
y mantener un acuerdo entre los usuarios y el equipo de trabajo sobre lo que el sistema podría
hacer.

El producto de esta etapa es un conjunto de especificaciones generales que engloban todos

los procedimientos involucrados y ajustados a lo que se especifica en lo referente a estos en
el estatuto institucional.

Mapeo de los procesos

El mapeo de los procesos consiste en realizar un plan para el proyecto, que complete los
subprocesos. Planificar las actividades necesarias y los recursos requeridos en fin es
determinar la arquitectura óptima del sistema.

Como resultado se obtendrá el mapa de macro procesos del nuevo sistema de planificación
académica.

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Levantamiento de procesos o modelado

Esta etapa especifica los requisitos y su forma de implementarse en el sistema. Comprende
la transformación de los requisitos al sistemas, desarrollar la arquitectura para el sistema y
adaptar el diseño al entorno de implementación.

El producto de esta etapa es el borrador del manual de procesos identificados y levantados

para su análisis y depuración en la etapa de despliegue.

Despliegue
En esta etapa se hace la entrega de los procesos y se los pone a prueba para determinar su
funcionalidad y la detección de posibles problemas, los usuarios podrán hacer las
observaciones que sean necesarias, para la corrección o mejora del proceso puesto a prueba.
En esta etapa el equipo asistirá al usuario o usuarios del proceso para recoger las
observaciones que permitirán retroalimentar la etapa de levantamiento o modelado para
realizar las correcciones necesarias.

Del resultado de esta etapa se emitirá un informe con las observaciones de mejora y otro con
los ajustes realizados para pasar a la eta final de elaboración de los manuales de
procedimientos.

Elaboración de manuales de procedimientos.

En esta etapa se presenta en un manual los detalles del proceso levantado por parte del equipo,
este documento recoge la información relevante relacionada con las características del
proceso del cual se elabora el manual, los beneficiarios, las políticas que lo regirán y los
documentos que dan soporte al manual como: manuales de usuario, instructivos, reglamentos
u otros documentos que estén relacionados.

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El monitoreo se estable de cada etapa: Conceptualización, Mapeo de los procesos,

Levantamiento de procesos o modelado, Despliegue, Elaboración de manuales de
procedimientos.

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CRONOGRAMA
Incluye toda las actividades del proyecto desde la socialización hasta el monitoreo, evaluación del impacto y entrega del artículo científico con fecha de
cumplimiento, lugar de ejecución y responsables.

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PRESUPUESTO

PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES

COMPONENTES/ACTIVIDADES Y FUENTE DE TOTAL
SUBACTIVIDADES FINANCIAMIENTO
(UTA)
PRIMERA ETAPA
Conceptualización 2.000,00 2.000,00

Mapeo 2.000,00 2.000,00

SEGUNDA ETAPA
Levantamiento 2.000,00 2.000,00
Despliegue 2.000,00 2.000,00
TERCERA ETAPA 2.000,00
Elaboración de Manuales 2.000,00 2.000,00
INFORMES DE SEGUIMIENTO Y 2.000,00 2.000,00
PROPUESTAS DE MEJORA
GENERACIÓN DEL ARTÍCULO CIENTÍFICO 2.000,00 2.000,00
TOTAL: 16.000,00

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Anexo 1

PROCEDIMIENTO Nombre

1.- OBJETIVO

2.- ALCANCE

3.-REFERENCIA NORMATIVA

4.-DEFINICIONES

5.-POLITICAS

6.- DEL PROCEDIMIENTO

6.1.- RESPONSABILIDADES

6.2.- MÉTODO

6.3.-DIAGRAMA DE FLUJO

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