PROTOCOLOS DE CONCILIACIÓN

REQUISITOS GENERALES

 Solicitud de conciliación dirigida al Superintendente Delegado para la Función

Jurisdiccional y de Conciliación, la petición de conciliación presentada en forma
individual o conjunta por los interesados deberá contener para su admisión, lo
siguiente:

 Los hechos que sirvan de fundamento a las pretensiones, debidamente

determinados, clasificados y numerados.

 Identificación clara de cada una de las partes, relacionando el nombre del

representante legal de la Entidad, razón social, dirección, teléfono y correo
electrónico para recibir notificaciones.

 Las pretensiones que formula el convocante y la estimación razonada de la

cuantía de las aspiraciones.

 La relación de anexos que allegan al Despacho y que pretendan hacer valer

dentro del trámite conciliatorio.

 Manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas

o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos.

 La firma del apoderado del solicitante.

 La solicitud debe estar acompañada con los siguiente anexos:

 Copia de la cédula de ciudadanía del solicitante.

 Cuando se actúe por medio de apoderado, el poder debe estar debidamente

otorgado, contener facultad expresa para conciliar y presentación personal del
poderdante ante notario o autoridad judicial. (Las entidades públicas se encuentra
obligadas a comparecer a la audiencia de conciliación mediante apoderado, en
virtud de lo dispuesto por la Ley 640 de 2001 y Decreto 1716 de 2009).

 Certificado de existencia y representación legal proferido por la Cámara de

Comercio, en los eventos de las personas jurídicas de Derecho Privado, con una
vigencia no superior a tres (03) meses.

 Copia de la norma que crea la Entidad (Ley, Decreto u Ordenanza), y de la

Resolución de Nombramiento y Acta de Posesión del representante legal, en los
casos de las entidades de Derecho Público.

 Copia de la petición de conciliación previamente enviada al convocado, en la que

conste que ha sido efectivamente recibida por el representante legal o por quien
haga sus veces, en el evento que sea persona jurídica, y en el caso de persona
natural, por ella misma o por quien esté facultado para representarla.

 Certificación suscrita por el representante legal y el contador o revisor fiscal de la

Entidad, en donde se incluya la relación de la facturación pretendida, número de la
factura, fecha de expedición, valor, informando que las facturas objeto de
conciliación han surtido el trámite de auditoría, y que reposan en los archivos de la
entidad. (No aplica para los casos de reconocimiento económico, movilidad y libre elección y
multiafiliación).

 Fotocopia de la tarjeta profesional y cédula de ciudadanía del contador y/o revisor

fiscal que emitió la certificación. (No aplica para los casos de reconocimiento económico,
movilidad y libre elección y multiafiliación).
  Copia auténtica del acta o certificación suscrita por el Secretario Técnico del
Comité de Defensa Judicial y Conciliación.

Nota: Sin excepción, toda solicitud de conciliación radicada ante la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación debe presentarse
debidamente foliada.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

1. En los conflictos que surjan entre las Entidades Promotoras de Salud, los
prestadores de servicios y entidades territoriales.

 Los hechos que sirvan de fundamento a las pretensiones, se deberá indicar con
claridad:

 Naturaleza de la obligación, es decir, si la facturación pretendida en conciliación se

originó como consecuencia de la atención de usuarios por urgencias, por la
suscripción de contratos por evento, cápita o por paquete, o, si los servicios se
prestaron sin respaldo contractual ni presupuestal para su pago (hechos
cumplidos).
 El estado actual de la facturación, indicando si la misma surtió el trámite de
auditoría conforme lo señala el Decreto 4747 de 2007 y la Ley 1438 de 2011.

 Se deben aportar con la solicitud las pruebas que a continuación se relacionan, según
el caso:

Población pobre no cubierta con subsidio a la demanda y/o en situación de

desplazamiento

 Copia de la auditoría realizada a la facturación pretendida en conciliación.

 Copia del Contrato de Prestación de Servicios de Salud que dio origen a su sobre
ejecución, o del contrato anterior y posterior al periodo por el cual se prestaron
servicios sin respaldo contractual ni presupuestal para su pago.
 Certificación suscrita por el Secretario de Salud y/o el Jefe de Aseguramiento, en
donde se relacione los periodos no cubiertos con respaldo contractual ni
presupuestal, determine los servicios prestados y a que tarifas serán cancelados
los mismos.

Atención de usuarios por urgencias.

 Copia de la auditoría realizada a la facturación pretendida en conciliación.

 Certificado de Habilitación de Prestación de Servicios de Salud, expedido por el
Ente Territorial respectivo

Atención de usuarios por la suscripción de contratos por evento, cápita o por

paquete.

 Copia del Contrato de Prestación de Servicios de Salud.

 Copia del acta de liquidación, en el evento que el contrato se haya liquidado.
 Copia de la auditoría realizada a la facturación pretendida en conciliación.
 Certificado de Habilitación de Prestación de Servicios de Salud, expedido por el
Ente Territorial respectivo.

Atención de usuarios sin respaldo contractual y/o disponibilidad presupuestal para

su pago (Hechos Cumplidos)

 Copia del Contrato de Prestación de Servicios de Salud que dio origen a su sobre
ejecución, o del contrato anterior y posterior al periodo por el cual se prestaron
servicios sin respaldo contractual ni presupuestal para su pago.
 Copia del acta de liquidación de los contratos, en el evento que se hayan
liquidado.
  Copia de la auditoría realizada a la facturación pretendida en conciliación.
 Certificación suscrita por el Representante Legal, en donde se relacione los
periodos no cubiertos con respaldo contractual ni presupuestal, determine los
servicios prestados y a que tarifas fueron cobrados los mismos.
 Certificado de Habilitación de Prestación de Servicios de Salud, expedido por el
Ente Territorial respectivo.

Esfuerzo propio

 Copia de la liquidación mensual de usuarios efectuada por el Ministerio de Salu,

para el periodo reclamado.
 Copia del oficio de autorización al ente territorial del giro a la IPS de los recursos
por esfuerzo propio, según el caso.

Recobros ante el FOSYGA

 Certificación suscrita por el representante legal y el contador o revisor fiscal de la

Entidad, en donde se incluya la relación de los recobros y facturación pretendida,
número de recobro y factura, fecha de expedición, valor, informando que los
mismos reposan en los archivos de la entidad.

2. En los conflictos que surjan frente a compañías aseguradoras.

 Los hechos que sirvan de fundamento a las pretensiones, se deberá indicar con
claridad:

 La naturaleza de los servicios prestados (servicios médico-quirúrgicos por

accidente de tránsito), los tiempos de radicación y respuesta de la reclamación, y
la trazabilidad de la facturación presentada ante la compañía aseguradora.

 Se deben aportar con la solicitud las pruebas que a continuación se relacionan:

 Relación de los documentos aportados con el Anexo No. 1, y demás que

pretendan hacerse valer como prueba con la solicitud, indicando el número de
folio en el que se encuentra.

 Diligenciamiento de la ficha de trazabilidad, establecida por la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, debidamente certificada
por el representante legal de la entidad y el revisor fiscal o contador público
informando que las facturas objeto de conciliación corresponden al servicio
prestado, han sido auditadas médico y contablemente, y que reposan en los
archivos de la Entidad. (Ver Anexo No.1)

 Aportar las pruebas de haber adelantado el proceso de reclamación establecido por

artículo 6 del Decreto 3990 de 2007, que se relacionan a continuación:

 Copia de la reclamación radicada ante la Aseguradora con el diligenciamiento del

Formulario Único de Reclamaciones por parte de las Instituciones Prestadoras de
servicios de salud – FURIPS.

 Soporte médico de la atención, Epicrisis (Resolución 3374 de 2000) en medio

magnético.

 Copia de las objeciones formuladas por la compañía aseguradora a la reclamación

presentada por la IPS (si las hubo), dentro del mes siguiente de haberse radicado.

 Copia de la contestación realizada por la IPS dentro del mes siguiente a la

notificación de las objeciones formuladas por la compañía aseguradora (si las
hubo).

 Copia de la respuesta ofrecida por la compañía de seguros a los descargos

presentados por la IPS.
3. En los conflictos que surjan frente a la subcuenta ECAT del FOSYGA

 Los hechos que sirvan de fundamento a las pretensiones, se deberá indicar con
claridad:

 La naturaleza de los servicios prestados (servicios médico-quirúrgicos por

accidente de tránsito con agotamiento de cobertura, vehículo fantasma, etc.), los
tiempos de radicación y respuesta de la reclamación, y la trazabilidad de la
facturación presentada ante el FOSYGA.

 Se deben aportar con la solicitud las pruebas que a continuación se relacionan:

 Relación de los documentos aportados con el Anexo No. 02, y demás que
pretendan hacerse valer como prueba con la solicitud, indicando el número de
folio en el que se encuentra.

 Diligenciamiento de la ficha de trazabilidad, establecida por la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, debidamente certificada
por el representante legal de la entidad y el revisor fiscal o contador público
informando que las facturas objeto de conciliación corresponden al servicio
prestado, han sido auditadas médico y contablemente, y que reposan en los
archivos de la Entidad. (Ver Anexo No. 2)

 Aportar las pruebas de haber adelantado el proceso de reclamación ante el FOSYGA,

que se relacionan a continuación:

 Copia de la reclamación radicada ante la Aseguradora con el diligenciamiento del

Formulario Único de Reclamaciones por parte de las Instituciones Prestadoras de
servicios de salud – FURIPS.

 Soporte médico de la atención, Epicrisis (Resolución 3374 de 2000) en medio

magnético.

 En caso de póliza SOAT vigente, certificación de agotamiento de tope expedida

por la compañía de seguros, en aquellos eventos previos a la entrada en vigencia
del Decreto 967 de 2012.

 Copia de las objeciones formuladas por el FOSYGA a la reclamación presentada

por la IPS (si las hubo).

 Copia de la contestación realizada por la IPS frente a las objeciones formuladas

por el FOSYGA (si las hubo).

 Copia de la respuesta ofrecida por el FOSYGA a los descargos presentados por la

IPS.

 Copia de la petición para desarrollar audiencia de conciliación extrajudicial en derecho

ante la Superintendencia Nacional de Salud, previamente enviada a cada una de las
entidades que hacen parte de la UT NUEVO FOSYGA (conformada por las
sociedades ASESORIAS EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS S.A., ASD S.A.,
SERVIS OUTSOURCING INFORMATICO S.A., SERVIS S.A. Y CARVAJAL
TECNOLOGÍA Y SERVICIOS S.A.S), con constancia de recibido por parte de dichas
entidades.

4. En los conflictos que surjan por reconocimiento económico, movilidad y libre

elección y multiafiliación

 Se deben aportar con la solicitud las pruebas que a continuación se relacionan:

Reconocimiento económico

 Copia de la(s) historia(s) clínica(s) elaborada(s) en la(s) Institución(es)

Prestadora(s) de Servicios de Salud donde fue atendido con ocasión de la
urgencia por la cual reclama

 Orden, fórmula o prescripción del médico tratante.

 Original o Copia de la Factura o Facturas con constancia de pago, o certificación

expedida por el prestador de servicios donde se evidencie la atención suministrada
y su respectivo pago.

Conflictos de movilidad y libre elección

 Copia Formulario de Afiliación.

 Copia de solicitud de traslado (Novedad).

 Copia de la respuesta de negación por parte de la E.P.S.

Conflictos de multiafiliación

 Copia de la solicitud de retiro de la EPS en que se encontraba inicialmente afiliado

 Copia Formulario de Afiliación a la EPS elegida por el solicitante.

REQUISITOS GENERALES PARA EL CONVOCADO PARA COMPARECER A LA

AUDIENCIA

 Debe aportar en la audiencia:

 El poder, cuando se actúe por medio de apoderado.

 Certificado de existencia y representación legal proferido por la Cámara de

Comercio, en los eventos de las personas jurídicas de Derecho Privado, con una
vigencia no superior a tres (03) meses.

 Copia de la norma que crea la Entidad (Ley, Decreto u Ordenanza), y de la

Resolución de Nombramiento y Acta de Posesión del representante legal, en los
casos de las entidades de Derecho Público.

 Certificación suscrita por el representante legal y el contador o revisor fiscal de la

Entidad, en donde incluya la relación de la facturación a cancelar mediante
conciliación, indicando número de la factura, fecha de expedición y valor,
informando que las facturas objeto de conciliación han surtido el trámite de
auditoría, y que reposan en los archivos de la entidad.

 Copia del acta de liquidación, en el evento que el contrato se haya liquidado.

 Copia de la auditoría realizada a la facturación pretendida en conciliación.

 Certificación suscrita por el Representante Legal en donde informe a que tarifas

fueron cancelados los servicios prestados, e indique si los mismos fueron recibidos
a satisfacción por sus afiliados, en los eventos de existir servicios sin respaldo
contractual ni presupuestal para su pago.

Nota: Sin excepción, toda solicitud de conciliación radicada ante la Superintendencia

Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación debe presentarse
debidamente foliada.