PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Código:
Aprobó: Elaboró:
Reviso: VFA-OD-PSC-01
Olga Sanabria Amín Grupo de Gestión
Carlos Alejandro Vanegas Fecha:
Documental
Vicepresidente Financiera y 19/11/2014
Gerente de Logística
Administrativa Gerencia de Logística
Pág. 1 de 11
 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3

1. OBJETIVO..................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3

4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS

ESPECIALES .................................................................................................................... 4

4.1 Razones ...................................................................................................................... 4

4.2 Beneficios................................................................................................................... 4

5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA........................................................... 5

5.1Generalidades ............................................................................................................. 5

5.2 Indicador..................................................................................................................... 5

5.3 Meta ............................................................................................................................ 5

5.4 Responsabilidades .................................................................................................... 5

6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA.................................... 6

6.1. Recursos económicos .............................................................................................. 6

6.2 Recursos Humanos ................................................................................................... 6

6.3 Implementación del Programa .................................................................................. 7

 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

INTRODUCCIÓN

En el marco del Programa de Gestión Documental y buscando la implementación efectiva

del mismo, es necesario realizar el seguimiento que permita la medición, evaluación y
análisis de las estrategias definidas para cada uno de los elementos que componen el
programa como lo son: políticas, procedimientos y programas específicos. Lo anterior, con
el fin de emprender las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los
objetivos definidos por la Compañía.

Adicionalmente, es fundamental ejercer control al cumplimiento de las políticas y

procedimientos en la gestión y tramite de documentos, y de esta manera implementar
acciones preventivas y de mejora para garantizar los resultados del programa, motivo por
el cual, la Gerencia de Logística diseña el Programa de Seguimiento y Control.

1. OBJETIVO

Garantizar el seguimiento, medición, evaluación y control del Programa de Gestión

Documental.

2. ALCANCE

El programa de seguimiento y control contempla las acciones a seguir de revisión y

validación de los avances en las estrategias definidas en el marco del Programa de
Gestión Documental y el control de los procesos documentales en cuanto al cumplimiento
de las políticas y directrices emitidas desde la Gerencia de Logística de acuerdo a lo
establecido en el cronograma.

3. DEFINICIONES

Seguimiento: “Se considera el seguimiento como un sistema de información

(comprendida su retro-alimentación) de apoyo a la gestión, orientado a la solución de
problemas que se plantean durante la ejecución de proyectos y programas, y la
evaluación como un medio para comprobar si los proyectos y programas alcanzan sus
objetivos”1

1
POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Glosario De Los Sistemas Integrales De Gestión. Disponible en:
http://10.114.158.17/manual/documentos/AX011%20_GLOSARIO.pdf
 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control: “es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de las
operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la
adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de
seguridad razonable en el logro de los objetivos”2.

Estrategias: “Se entiende como las acciones preestablecidas que buscan apoyar el
cumplimiento de objetivos y asegurar ventajas competitivas sostenibles en la empresa.
De igual forma, podemos incluir la configuración de criterios para orientar las decisiones
fundamentales y el conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas
por la empresa”3.

4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA SEGUIMIENTO Y

CONTROL

La implementación del Programa de Gestión Documental en Positiva Compañía de

Seguros, tiene un objetivo claro orientado a la normalización y mejoramiento de los
procesos documentales, para lo cual es necesario adelantar el seguimiento de acuerdo a
las actividades programadas. Así entonces, se realizará un comparativo entre la ejecución
y la planeación, aplicando la información correspondiente a los avances o los atrasos
según sea el caso, toda vez que, de ser necesario realizar modificaciones en la misma,
esto permite un mayor control sobre los recursos y esfuerzos destinados a la operación,
evitando cualquier desvió en el enfoque hacia el cumplimiento de las metas propuestas.

4.1 Razones

Garantizar el Cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos en el

Programa de Gestión Documental.
Emprender acciones, para tratar las tendencias o los resultados adversos antes de
presentarse una no conformidad.
Cumplir con la normativa en materia de Gestión Documental emitida por el Archivo
General de la Nación.

4.2 Beneficios

Prevención de resultados negativos en la implementación

Facilita la identificación de posibles mejoras al Programa de Gestión Documental
Asegura un control continuo del Programa

2
POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Glosario De Los Sistemas Integrales De Gestión. Disponible en:
http://10.114.158.17/manual/documentos/AX011%20_GLOSARIO.pdf
3
Ibíd.,
 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Permite tener una perspectiva clara de la funcionalidad de las estrategias

implementadas.

5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA

5.1 Generalidades

La implementación
En el diseño de políticas y procedimientos para el tratamiento de documentos
especiales se dará prioridad a la migración como medio de preservación de
aquellos documentos especiales que se encuentren en soportes magnéticos u
ópticos.
La valoración de los documentos especiales se realizará con el apoyo de los
procesos productores de este tipo de documentación.
Los procedimientos de para la descripción de documentos especiales se diseñaran
de acuerdo a las características de consulta y requerimientos de los procesos al
interior de la Compañía

5.2 Indicador

Actividades de Seguimiento y Control Ejecutadas / Actividades de seguimiento y control

programadas
Periodicidad: semestral

5.3 Meta

Contar con la Ejecución del 100% de las actividades de seguimiento y control al cierre del
cronograma.

5.4 Responsabilidades

Rol Responsable Actividad

Presidente
Líder del Programa de
Documentos especiales
Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el
cumplimiento del programa
una vez se apruebe por el
comité SIG y Desarrollo
Administrativo.
Gerencia de Logística Establecer, actualizar y
mantener el programa.
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Implementar y verificar el
cumplimiento del programa.
Realizar seguimiento al
programa y establecer las
acciones de mejora en caso
de ser necesarias.
Colaboradores Todo el personal que Participar activamente en la
participa en el desarrollo de implementación del
la operación de la Programa de Gestión
compañía. Documental.

6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA

Para el desarrollo del programa de Seguimiento y Control se tendrán en cuenta las

especificaciones de la norma NTC – ISO 30301 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
SISTEMAS DE REGISTROS. La cual plantea los siguientes aspectos a tener en cuenta al
momento de realizar el seguimiento y el control:

La política de Gestión documental, para garantizar que ésta refleja las

necesidades actuales del negocio y se actualiza inmediatamente después de todo
cambio significativo en la organización.
Los cambios en el negocio y en los requisitos legales u otros que afectan al SGR
La disponibilidad e idoneidad de los recursos, por ejemplo: financieros, humanos,
de infraestructura, tecnológicos.
La idoneidad de la asignación y distribución de funciones, responsabilidades y
autoridades.
El desempeño de las personas con responsabilidad designada en la
implementación, la presentación de informes y la promoción de la toma de
conciencia.
El desempeño de los procesos y sistemas frente a los objetivos.
La satisfacción de los usuarios y partes interesadas.

6.1. Recursos económicos

Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del
proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y
correspondencia de la Compañía.

6.2 Recursos Humanos

Perfil Rol/Actividad
Gerente Dueño del proceso, Dirige y coordina el
personal que lidera el proceso en la
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gerencia de logística.
Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades
y realizar el seguimiento a la
implementación del programa.
Técnico Especializado Apoyar las actividades en la
implementación del programa.

6.3 Implementación del Programa

Tipo de
PROGRAMA Actividad Fecha Responsable
Actividad
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016 Gerencia de
Logística
Normalización de Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
formatos y avance del Indicador del Junio 2015
formularios Programa Septiembre 2015
electrónicos Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016 Gerencia de
Logística
Control Verificar el cumplimiento a la Diciembre 2016
normalización de formatos y Gerencia de
formularios Electrónicos Logística
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016 Gerencia de
Documentos
Logística
vitales o esenciales
Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
avance del Indicador del Junio 2015
Programa Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016 Gerencia de
Junio 2016 Logística
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Tipo de
PROGRAMA Actividad Fecha Responsable
Actividad
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016 Gerencia de
Logística
Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
avance del Indicador del Junio 2015
Documentos
Programa Septiembre 2015
Electrónicos
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Control Verificar a las políticas Agosto 2016
establecidas en el modelo de
requisitos para documentos Gerencia de
electrónicos Logística
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
avance del Indicador del Junio 2015
Archivos
Programa Septiembre 2015
descentralizados
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Control Implementar plan de Agosto 2016
seguimiento y control al
cumplimiento de las
directrices y lineamientos en Gerencia de
archivos de gestión Logística
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Tipo de
PROGRAMA Actividad Fecha Responsable
Actividad
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
Reprografía avance del Indicador del Junio 2015
Programa Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Control Verificar el cumplimiento de Agosto 2016
los lineamientos de Gerencia de
Reprografía Logística
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
Documentos avance del Indicador del Junio 2015
Especiales Programa Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
Control Verificar el cumplimiento de Diciembre 2016
los lineamientos de
tratamiento de Documentos Gerencia de
especiales Logística
 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Tipo de
PROGRAMA Actividad Fecha Responsable
Actividad
Seguimiento Realizar análisis de Marzo 2015
cumplimiento de tiempos, Junio 2015
recursos y actividades. Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Plan de Logística
Capacitación Seguimiento Realizar seguimiento al Marzo 2015
avance del Indicador del Junio 2015
Programa Septiembre 2015
Diciembre 2015
Marzo 2016
Junio 2016
Gerencia de
Logística
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BIBLIOGRAFÍA

CERVANTES, Gumaro Dámian. Los documentos especiales en el contexto de la

Archivística. (Términos de búsqueda: documentos especiales). (En línea). México DF:
Edición electrónica, 2008. p.48. Disponible en:
http://www.archivistica.net/Los_documentos_especiales_en_el_contexto_de_la_archiv%E
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Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se
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COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de

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