Gerencia de presupuestos de Ingeniería German Urdaneta Notas

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Conceptos y definiciones básicas

El significado del dinero en la gerencia de un proyecto, así se le llame

costo, utilidad o pérdida, es extremadamente importante, ya que el
cumplir con el presupuesto constituye el criterio final de evaluación del
desempeño del proyecto. El manejo de la gerencia de los presupuestos
es pues una labor vital para un buen gerente de proyectos.

La gerencia de proyecto debe propender por terminar su trabajo por

debajo del presupuesto, para lo cual tenderá a establecer un techo
generoso, que siempre le permita contar con un remanente. Pero por otra
parte, el gerente también debe preocuparse por el rendimiento de su
trabajo, para lo cual debe fijar metas estrechas por medio de un
presupuesto ajustado. De otro lado, es posible que por autoridad superior
el gerente se vea obligado a presentar un presupuesto
subvalorado u optimista. Enfrentado a un conflicto de
intereses el buen gerente debe a menudo aceptar la
imposición, pero debe dejar suficientes constancias
acerca d este hecho. Y por otro lado debe prepararse a
manejar un presupuesto en “alerta naranja” al cual no le
podrá permitir variaciones.

Eventualidad muy frecuente y no menos difícil, es la que

enfrenta el gerente de proyecto que aborda el mismo
cuando este ya está en marcha y se encuentra con un
presupuesto insuficiente. Aunque indudablemente la responsabilidad inicial no es suya, al
encargarse del proyecto la asume y debe tomar los pasos conducentes para manejar la situación.
Y también deberá analizar la posibilidad de desarrollar un proyecto incompleto, pero jamás
inconcluso!!

Presupuestar, como lo indica su etimología, es suponer algo por anticipado. Aplicado a las
labores de Ingeniería, el presupuesto es el ejercicio que determina de antemano un pronóstico de
los valores que puede tener determinada actividad que se desarrollará dentro del alcance de la
disciplina.

El campo de aplicación más conocido es el que se aplica a la construcción, ya que la necesidad

de conocer los costos de antemano para decidir sobre la inversión ha propiciado un desarrollo de
técnicas de presupuestación en este campo. Pero también es presupuesto el ejercicio que se
hace con el fin de definir la factibilidad de un proyecto, o de producir una materia prima. Las
características esenciales del presupuesto son las mismas, simplemente varían los criterios
detallados de ejecución.

Sin embargo, el arte de costear una actividad depende profundamente del nivel de información,
ya sea de la que se dispone como de la disponible.

El curso representa una propuesta para gerenciar la administración, relacionando las tareas de
Planeación y Organización de los proyectos con las labores de Dirección y Control de los
presupuestos.
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Sin olvidar las acciones de Evaluación y Revisión que proponen las novísimas teorías
administrativas. No se trata de impartir más de lo mismo para quien no sabe hacer presupuestos.
Para esto sobra tiempo y espacio, y está ampliamente comprobada la ineficacia de los procesos
que se utilizan hoy en día. se trata de abrir nuevos horizontes para poder encontrar rutas
alternativas que permitan lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

LOS COMPONENTES DEL COSTO

En general los componentes del costo se agrupan según su sistema de control.

El esquema tradicional es
✓ Materias primas
✓ Recurso humano
✓ Maquinarias y herramientas
✓ Costo administrativo
✓ Reservas
✓ Márgenes operativos
✓ Márgenes corporativos.

Por regla general, con la excepción del las materias primas, el costo del mismo recurso debe
aumentar a medida que se acelere la actividad por el hecho de implicar sobrecostos o
disminuciones de rendimiento por interferencias, dotaciones adicionales etc.

Costos ciertos e inciertos.

Desde hace un tiempo el autor ha venido proponiendo una revaluación del concepto de
estructuración de los costos en los trabajos de ingeniería. Se suele preguntar porqué, ya que es
practica común el estereotipo de costos directos, indirectos, ventas y financieros. Pero el que
sea práctica común no la sanciona de práctica correcta. Recuérdese que hasta que nació Galileo
el Sol giraba alrededor de la Tierra puesto que así lo había postulado Tolomeo y era “práctica
aceptada “

Entre los hechos que más mortifican y que llevan a la conclusión que se anuncia, está el
desconocimiento sobre la verdadera naturaleza de los costos de las obras de ingeniería, los
cuales solamente pueden ser de dos clases: ciertos, porque se pueden cuantificar con un nivel
aceptable de precisión, o inciertos, los cuales es necesario estimar como porcentajes.
Obviamente sería deseable que los costos inciertos fuesen el mínimo posible.

Cualquier otra posición es apenas una aproximación. Tómense como ejemplo los costos directos
de administración de obra, precios cuantificables, por lo general de acusación mensual, y por
consiguiente ciertos, que al distribuirlos entre todos los demás costos ciertos, haciendo gala de
una alegre ignorancia, se convierten en un porcentaje y por consiguiente en incierto.

Este modo de pensar simplificaría un poco las estructuras de costos, ya que definen los costos
por su nivel de riesgo.

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UNA VOZ DE ALARMA.

La estereotipación de los sistemas de presupuestación ha llevado a que los presupuestos sean

únicamente un mecanismo de venta, ya que indudablemente, si bien el interior del precio es un
solo desbarajuste, los resultados finales tienen la apariencia de gran precisión. Afortunadamente,
el desorden introduce factores de acolchonamiento, que evitan las catástrofes. De otra manera el
mercado demostraría lo contrario. Pero ciertamente resulta peligroso que el éxito de una tarea
deba depender de la afortunada compensación de errores.

Y cuando se debe estudiar la organización de la obra, simplemente se

procede a hacerlo sin tener en cuenta los pensamientos que produjeron
el presupuesto por medio del cual se obtuvo el trabajo. Solamente se
respeta el valor final. Si está mal presupuestado originalmente, por que
se tolera? Si la obra al fin y al cabo dá rendimientos, si será cierto que el
presupuesto está mal?

Causa alarma el divorcio entre el plan de obra y el presupuesto. Se

estiman rendimientos y al tratar de aplicarlos al programa pensado para
la obra, no es posible ajustar los recursos presupuestados al tiempo
permitido. Se requieren días de 30 horas, con superhombres que no
descansen ni se alimenten, para poder efectuar el trabajo con la cantidad de personas que caben
en el espacio físico . Al llevar la realidad a la ejecución, no hay dinero para pagar los incrementos.
Resulta preocupante la improvisación en los pedidos de materiales, los cuales se hacen al ritmo
en que los solicita el maestro de obra o el subcontratista Y siempre serán de afán, como es típico
en este país de bomberos “apagafuegos”.

Los constructores derivan sus utilidades de la “sabia” utilización del “por si acaso”, “Por si las
moscas” y de innumerables colchones que se dejan en la evaluación del costo, antes que de un
juiciosos análisis de las condiciones del proyecto y de sus propias capacidades. No es bueno oír
que las utilidades de una supuesta “industria” dependan del “afortunado manejo comercial”, es
decir de la casualidad y el azar.

Recuérdese que los antepasados españoles construyeron sus casonas con paredes de tapia
pisada de un metro y más de espesor. Hoy día se están demoliendo para albergar en el mismo
espacio a mucha mas gente, claro que durante mucho menos tiempo.

No será que, de manera similar, el estereotipo produce buenos precios, pero solo de manera
intuitiva? No sería posible que una racionalización del procedimiento pudiese permitir una
reducción de los costos?

Que tan bueno sería si este modelo se revalidase y como consecuencia se pudiera reducir el
costo de la construcción, porque indudablemente los constructores estarían dispuestos a transferir
estas economías a los usuarios, aumentando de paso su propia participación en el mercado
ESTRUCTURAS DE COSTO.

UN PROTOTIPO
El costo de una actividad puede ser clasificado de muchas maneras, según el tipo de actividad, la
orientación y el nivel de gestión. Como un ejemplo, en el negocio de la construcción se utiliza el siguiente
modelo:

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✓ Costo directo
✓ Gastos generales
✓ Costo indirecto
✓ Costos comerciales
✓ Honorarios

Aún dentro de la misma industria, pero cuando se dedica a contratar, se presenta diferenciación, ya que el
contratista , debido a su esquema de ventas, considerará una organización en la cual no figuran
explícitamente sus márgenes, ya que se suelen porcentualizar. Los costos comerciales serán
responsabilidad del contratante. Los Honorarios, que en el primer esquema se causan y se perciben, se
convierten en una utilidad, que es necesario administrar en el segundo caso. Este esquema se marca
entonces así:

✓ Costos Directos
✓ Costos indirectos.
✓ Utilidades

Y aún así, en la contratación con el Estado, surge un factor mágico que porcentualiza los gastos indirectos y
las utilidades, el AIU, conformando una estructura diferente:

✓ Costos Directos
✓ Administración,
imprevistos y utilidad
(AIU)

Un vendedor intermediario, buscará una estructura diferente, ya que él comercializa un producto, recibiendo
un margen sobre el precio de lista, (Precio descontado) dentro del cual debe establecer los valores
agregados que él suministra y además obtener sus beneficios, de manera que su coste se conforma dentro
de unos límites artificiales, regidos por sus convenios de distribución, siendo su coste entonces:

✓ Precio descontado.
✓ Valor agregado
✓ Margen de distribución

Un consultor, puede enfrentarse a diferentes esquemas, pero teniendo en cuenta que su producto se basa
en el suministro de recurso humano calificado, su coste se puede esquematizar así:

✓ Costes de personal
✓ Costes reembolsables
✓ Valores agregados
✓ Honorarios y utilidad

Y así, se podría seguir ad-infinitum. El comprador, que suele adquirir estos bienes y servicios,
encuentra que cada negocio se piensa diferente, pero no es consciente de este hecho, y aplica un
solo concepto, generalizado y particular.
No es pues extraño encontrar una verdadera babel dentro del esquema de presupuestar, comprar
y vender.

Por otra parte, ha surgido el concepto de que el costo es un hecho contable, y caído en las
garras de las ciencias administrativas. Surgen nuevas y arrolladoras teorías, que conducen a la
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búsqueda de innovaciones en los diferentes temas. Se tratará el tema del costeo ABC aplicado a
la industria de la Ingeniería.

Tal vez en donde mayor desconocimiento existe sobre el costo, el precio y los conceptos del valor
es en el campo de aplicación de las labores de ingeniería. Por esta razón se discute el tema de la
visión más tradicional del costo , el aplicado en la contratación estatal a precios unitarios.

Para un consultor, un industrial o un comerciante, esta estructura no presenta un significado

especial y es a menudo la razón de una incomunicación entre las personas que presentan y las
que interpretan presupuestos

Para comprender esta estructura, se debe leer el artículo el artículo ”El Control de Costos: Porqué
no se cumplen las provisiones presupuestales “ incluido como artículo de fondo en la edición No
110 (Febrero - abril 1999) de la revista Construdata.

Elementos del costo

El coste es la consecuencia de transformar unas materias primas, de naturaleza móvil, es decir que se
manipula, aplicando un recurso motriz, que es el tiempo durante el cual se le aplican los procesos
manufactureros que la transforman. Pero esto es posible por la existencia de un recurso motor, que es el
dinero y que genera la posibilidad de compensar por los valores de los bienes y servicios que se involucran
en el proceso productivo.

El recurso Base La Materia prima

Los materiales (materia prima) se consideran en general como un recurso cuyo coste es fijo, ya que las
presentaciones comerciales tienen precios muy definidos Sin embargo, los valores agregados de transporte
y almacenamiento, los rendimientos y la exactitud del análisis geométrico afectan en este factor .

El análisis del escenario influye decisivamente en los rendimientos. Casi nunca se toma en
cuenta la condición real de las obras, su localización, la lluvia, el orden público Por otra parte,
se acostumbra a usar los precios de lista , lo cual implica un colchón de amortiguamiento
apreciable. Obviamente no es recomendable “descontar” la lista básica de precios. Pero sí
ajustar el precio de los principales insumos, tomando en cuenta descuentos pactados. Los
efectos que sagazmente obtiene el contratista, se convierten en márgenes adicionales de
utilidad, que si bien son bienvenidos en el bolsillo del contratista, impiden el ejercicio de un sano control
presupuestal.

Primer Recurso motriz: Maquinaria (Equipos y herramientas.)

El tiempo, recurso motriz de la transformación no se puede estimar ni medir en sí mismo, pues únicamente
el ser humano es poseedor de este bien y es su intervención la que debe ponerlo al servicio del proceso
productivo. Por esta razón se incluye su efecto en el costo por medio de los compromisos que involucran al
ser humano en el proceso, como son la misma labor de personas y la operación de maquinaria que
multiplique su eficiencia. Se dan dos posibles combinaciones del binomio Persona - Maquinaria que
determinan el comportamiento del manejo de este recurso:

En primer lugar en la producción masiva, en la cual el uso del recurso humano en sí resulta muy ineficiente,
se usan maquinarias, de las más diversas manifestaciones, que van desde la simple herramienta manual,
que vincula una importante cantidad de mano de obra hasta los procesos altamente mecanizados o
automatizados, en los cuales la maquinaria, dirigida por unos cuantos operarios, genera rendimientos
inmensamente superiores a los del esfuerzo humano.

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La maquinaria y equipo se configura por un costo a base de tarifas, en las cuales

influye mucho si el equipo es propio o alquilado. Además se deben tener en cuenta
factores adicionales transporte , tiempo muerto, operarios vacantes, consumo de
insumos especiales etc.

En el país se acostumbra tener un gran apego por los bienes, y se usan máquinas
en estado de postración, cuyo mantenimiento cuesta un ojo de la cara, pero que “son mías. Y si el equipo es
propio, será cierto que se retira COMO GASTO la tarifa de alquiler correspondiente ? o será talvez que esta
es la fuente de las gruesas sumas que se adjudican a la utilidad ?

Segundo recurso motriz: El recurso humano.

El costo del recurso humano, conocido también como mano de obra, labor o personal, se mide en base al
tiempo efectivamente laborado. El costo generalmente varía, ya que es necesario recurrir al pago de
turnos, horas extras, pago de festivos ect. Si se incrementa la cantidad de personas, se disminuye el
rendimiento y tal vez es posible que los costos asociados de mantenimiento (subsidios, transportes,
alojamientos, alimentación, ect) impliquen un incremento. También se tiene en cuenta el valor agregado de
la carga prestacional.

El rendimiento es determinante para efectos de costeo.

Al hablar del personal, tal vez se debería estar en mejor forma. Al fin y al cabo, las estadísticas de
rendimiento , si las hay, son confiables. El costo del salario se puede evaluar, las prestaciones son
conocidas. Sin embargo, lo cierto es que cuando los presupuestos incluyen la mano de obra como “cuadrilla
AA” o como “Oficial y Ayudante” se refleja un modelo falso del proyecto., puesto que en la realidad se
trabaja con subcontratista, quienes cobran por unidad de obra. Si será posible obtener estadística de
rendimiento de estos personajes? O al menos listas comparativas de cuanto se le paga por unidad de
obra?. Definitivamente las partidas presupuestales son meras apropiaciones para después poder gastar
contra ellas!

LOS COSTOS INDIRECTOS

Se consideran costos indirectos aquellos que no pueden ser asignado directamente

a una actividad, pues son más un costo repartible entre todas las actividades del
proyecto. Generalmente dependen del tiempo transcurrido. Por ejemplo, los costos de
incidencia de personal por administración, Gastos Generales, (Impuestos, Derechos,
Imprevistos y Honorarios.)

Los otros costos, que dependen del planteamiento estratégico del proyecto, pueden
no aparecer en el esquema de costos de un participante y ser elemento de rutina en el de otro. Por ejemplo,
el valor de los terrenos en los cuales se desarrolla una edificación es un costo relevante para el propietario
mientras que el constructor ni siquiera lo toma en consideración.

Algo similar sucede con el valor de los intereses y costos financieros de los préstamos de corporación, que
resultan vitales para un promotor de vivienda, mientras son inexistentes par un constructor de obras civiles.

Los Honorarios, utilidades o márgenes constituyen la fracción del precio que representa el valor
agregado por el ejecutor para compensar su intervención. La naturaleza y alcance de tales costos depende
de la estrategia de ejecucion del proyecto y merecen un tratamiento especial.

Los costos administrativos son las expensas en que es necesario incurrir para lograr que se haga la obra.
Comprenden los costos de dirección, las instalaciones , los derechos, impuestos, la administración general
de la oficina central.

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Los márgenes incluyen las provisiones para la administración de oficina central, contingencias, imprevistos
y las utilidades.

La Administración tiene mucha tela para cortar. Se puede decir que esta flamante “A” alude
a un proceso de ADIVINACIÓN de lo que hay que hacer para manejar la obra.. Se diría
también que la A se puede aplicar a Apagar los incendios cotidianos, labor que parece ser
prioritaria en la actividad nacional!

Para manejar la obra se necesita de una tribu. Con Jefes y Guerreros, en cantidad
balanceada, con funciones definidas y salarios acordes a su función. Pero cuantas veces,
para poder pagar los Jefes no se pueden pagar los Guerreros. O se le da el “chance” al “chino” del
compadre, que está estudiando arquitectura. Es frecuente encontrar encontrado enfermeras que manejan
el radio, pues el botiquín permanece vacío. O sicólogas que actúan de auxiliar de almacén. El estimado de
presupuesto toma esto en cuenta?.

Al manejar un contrato por administración delegada, se pretende que la obra es decir el cliente, pague los
costos de administración directa (Residente, maestros, contras, almacenaste, secretaria, ect). La única
condición es que tal personal labore en la obra. Es decir que claramente se identifican estos costos como
directos de la obra. Sin embargo, al pasar a precios unitarios, se distribuyen estos costos como parte de la
“A”. Habrá consistencia en esta “dicotomía”?

La adjudicación de este costo, usualmente de un 5% a un 7% del valor total, al tradicional rubro del costo
directo, aumenta la base de distribución y a la vez disminuye el valor porcentual de los factores inciertos.
Con gran regocijo de quienes gustan de los AIU bajitos, indicadores de una “sagaz” gestión administrativa
!!!!
La evaluación de los gastos generales y de la administración central es otro punto débil del actual sistema.
Por una parte los gastos generales son en su mayor parte costos ciertos, dependientes del tiempo. Cuando
el plazo del contrato se extiende sin aumentar de precio, se deterioran las condiciones previstas y el
contratista incurre en pérdidas. Cuando por el contrario el contrato aumenta de valor por cambios de
especificación, pero no varia el tiempo, el beneficio es para el contratista. En ambos casos pierde la Entidad
Contratante, pues cuando el Contratista pierde, reclama y generalmente gana. Y en el caso contrario, el
Contratista ganó dinero, y nadie lo sabe.

En muy buena medida, la administración central es un gasto constante, independiente del monto de los
contratos que se manejan. Corresponde a un gasto anual, el cual debiera recuperarse de la ejecución de los
trabajos de la Empresa. Es alarmante el permanente esfuerzo que hacen las empresas para obtener sus
gastos ordinarios de funcionamiento, teniendo en cuenta que la “A” de su factor brujo debería incluir este
rubro con holgura. Si será posible que estas flamantes empresas constructoras sepan a ciencia cierta si su
actividad profesional les permite sostener sus lujosas oficinas, con su secretaria de mostrar y la de trabajar
y su impresionante dotación de equipos de computación?

Todo seria más fácil si se pensara administrativamente en establecer, y recuperar una contribución de las
obras, lo cual haría “ponerse las pilas” en la tarea de mantener una carga de trabajo suficiente para sufragar
el montaje y aspirar a obtener utilidades. A la vez este factor puede muy bien ser elemento de negociación,
pues a lo largo de un año, unas pueden ser de cal y otras de arena.

Para imprevistos, lo que ponga será bajo. Lo que sucede es que hay que saber porqué se pone, y no solo
para que se usa. Generalmente la “I” ajusta un poco el numero del AIU. Cuando hay que rebajar, se le dá
garrote a esta letra, de la IMPROVISACIÓN. Ante todo, debemos entender que el imprevisto se refiere al
cubrimiento por pequeños errores que se hayan cometido al presupuestar, por alzas moderadas y por
pequeños cambios que no valga la pena reclamar. Pero no debe compensar la incompetencia del
contratante, la ineptitud de sus funcionarios o asesores, el capricho del interventor de turno o la urgente
necesidad de alterar el proyecto. Todo cambio, ordenado o nó, es una alteración de las condiciones
pactadas y debe dar lugar a un ajuste en los costos. Si no se atiende la solicitud de autorización de cambio,
.
existe el recurso casi siempre ganador de la reclamación

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De donde sale la utilidad

YA QUE ESTÁ TODO MAL, DE DÓNDE SACO GANANCIA?

Contestando a su inquietud, veamos primero de donde sale su utilidad hoy en día.

Ciertamente, no sale de la “U” del USUFRUCTO incluida en los factores mágicos. Sale
de la “Colchonería El Ensueño”. De los descuentos. De los excesos de presupuesto.
De las compensaciones y el balanceo de precios. De las negociaciones de precios. De
la ventaja que le obtenemos al subcontratista. De los alquileres no cobrados por mi
equipo. Y porqué no decirlo, pero nunca recomendarlo, de la disminución de calidad
en las obras que entregamos. Y tambien, de donde sale utilidad puede surgir perdida.
Si la utilidad es el resultante de deducir del margen todos los gastos necesarios, que
podríamos titular de Construcción y de Ventas, es claro que este factor es fruto de la circunstancia y la
oportunidad. Nó del azar. Establecido un punto de balance para la facturación anual , todo diferencial
marginal constituye utilidad. Mientras más pronto recupere mis gastos de operación, más pronto generaré
utilidades. Lo importante es que la máquina de construir trabaje incesantemente, produciendo ingreso así el
margen no sea muy grande. La utilidad, así como el manejo coyuntural de la contribución, puede ser un as
en la manga al competir con rivales conocidos.

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