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ACERCA DEL AUTOR
Segismundo Uriarte Domínguez es un profesional de la comunicación,
titulado como Técnico de Radiodifusión por el Ministerio de
Información y Turismo de España y Diplomado en Periodismo por la
Universidad Internacional de Canarias. Está también titulado como
Maestro por el Ministerio de Educación de España y posee un Postgrado
de Educación de Adultos por la Universidad de Barcelona. Es experto en
formación a distancia y educación para la salud.
Ha trabajado en diversas emisoras de radio como guionista y locutor, en
televisión como guionista y coordinador. Es articulista en distintos
medios impresos y digitales, es autor de libros sobre educación,
comunicación, salud y radio. Ha sido director de varios centros de
formación para personas adultas y vicepresidente y gerente de
comunicación en una organización solidaria de España.
Introducción
¿Por qué elegimos un producto de una determinada marca y no de otra?,
¿por qué usamos un determinado modelo de coche, o porqué
escuchamos una emisora de radio concreta, dentro de la gran oferta que
existe en el mercado? La respuesta a estos interrogantes, podemos
encontrarla, al menos en parte, en el rol cada vez más preponderante que
la comunicación juega en la sociedad actual.
Y este fenómeno se observa tanto en el ámbito empresarial e
institucional, como en el personal. Incluso las estadísticas señalan que
tanto hombres como mujeres, empleamos la mayor parte de nuestro
tiempo útil en tareas que se engloban dentro del área de la comunicación.
Por ejemplo, se calcula que ese tiempo representa el 90% de nuestra vida
cotidiana y que se distribuye de la siguiente manera: 45% escuchando,
30% hablando, 16% leyendo y 9% escribiendo. Por tanto, la
comunicación se convierte en el eje central sobre el que giran las
relaciones humanas.
Pero hay que saber distinguir entre comunicación e información, dos
términos que con frecuencia confundimos. La información se limita
básicamente a la transmisión de datos de un emisor a un receptor,
lmientras que la comunicación comprende un proceso mucho más
complejo, que se relaciona con el intercambio de ideas y conocimientos,
a partir de los cuales, se genera una respuesta o “feedback” por parte de
la persona que recibe dicho mensaje.
Debemos tener en cuenta que todo lo que somos y hacemos forma parte
de un proceso de comunicación y la misma no sólo se compone de
palabras, sino de actitudes, gestos, imágenes. En cualquier caso,
debemos recordar que más allá de las múltiples posibilidades que la
comunicación introduce en el ámbito laboral y personal, es probable que
su mayor aporte sea transmitir conocimiento, permitirnos conocer la
opinión y la verdad del otro, la realidad de todo lo que nos rodea.
Hoy más que nunca, es innegable que una comunicación eficaz con los
demás, constituye una de las claves por excelencia para tener éxito.
ÍNDICE
Capítulo I
La comunicación y sus principios
Capítulo II
Canales de comunicación propios de la organización
Capítulo III
Características de los canales externos de comunicación
Capítulo IV
Hablar en público
Capítulo V
Cómo utilizar los medios de comunicación
Capítulo VI
El capital humano como elemento de comunicación
Capítulo VII
Comunicación y educación
CAPÍTULO I
LA COMUNICACIÓN Y SUS PRINCIPIOS
¿Qué es comunicar?
Comunicar es compartir un mensaje. Hay que destacar la palabra
compartir porque la misma supone acercamiento, ponerse en lugar de la
otra persona a la que se quiere dar el mensaje. Es la falta de
acercamiento al que recibe el mensaje, lo que impide en no pocas
ocasiones que el mensaje llegue correctamente y cumpla el objetivo
para el que fue emitido.
Cuando hablamos de comunicación en una organización, no sólo hay que
pensar en los mensajes hacia el exterior de esa organización. Es
importantísimo tener muy en cuenta la comunicación interna con todas
las personas que forman parte de la misma para lograr así una mayor
implicación que propicie un eficaz trabajo en equipo.
A la hora de comunicar debemos tener muy en cuenta que las reglas
básicas para una buena comunicación se basan en la preparación y
organización previa, en dar la sensación de individualidad, en ser clara y
bien estructurada y en estar centrada en lo que quiere la persona que
recibe el mensaje.
Todo mensaje ha de ser claro, preciso, objetivo y veraz y tiene que ser
fácil de entender por el que lo recibe, al cual hay que proporcionarle la
oportunidad de poder dar respuesta al mismo. Y para que podamos dar
una respuesta eficaz al mensaje, debemos tener en cuenta que todo
mensaje está sometido generalmente a una serie de filtros de tipo
ideológico, económico y profesional que lo degradan y distorsionan, por
tanto, la realidad.
Una importante herramienta
Tan importante es gestionar bien como saber comunicar bien la gestión
que se esté haciendo. Y para lograrlo hay que poner más entusiasmo,
más profesionalidad, más pedagogía, más cercanía que permita a los
ciudadanos conocer de primera mano, no sólo lo que se está haciendo,
sino también por qué se está haciendo.
No se puede caer en el error de pensar que sólo con gestionar bien, el
mensaje que se dé tiene que ser asimilado sin más por la ciudadanía, sin
caer en la cuenta que quizá el mensaje que se está transmitiendo necesita
una metodología acorde con las circunstancias sociales que se están
viviendo y no empeñarse en aplicar una rutina continua que choca
frontalmente con la realidad que se tiene delante.
Lo que implica
La comunicación es un proceso de ida y vuelta que requiere diálogo; y
dialogar implica hablar con la persona y no a la persona, implica
mantener un flujo en dos direcciones, no precipitarse en las conclusiones
y cubrir las expectativas.
El entorno, el carácter, la aptitud, la actitud, los hábitos y la valoración
son barreras que hay que tener en cuenta a la hora de plantear una
comunicación eficaz, que pasa por planificar el modo de hacerlo, tener
seguridad en lo que se dice, verificar el efecto que la comunicación
produce en el receptor, saber escuchar y considerar siempre los
sentimientos ajenos. Para lograrlo hay que creer en la comunicación.
Sus principios generales
Todo proceso de comunicación que lleve a cabo una organización debe
tener en cuenta los siguientes principios generales:
Definir los objetivos de la información.
Cada información que se dé, debe ir más allá de la mera noticia,
debe servir también para crear un estado de opinión sobre la
organización que la produce, para trasmitir la filosofía de la
misma.
Definir los mensajes y los canales de información.
No todos los mensajes son válidos en cualquier momento, ni todos
los canales de información son válidos para un mismo mensaje.
Para lograr una mayor eficacia debemos dar al mensaje el formato
adecuado y elegir el momento oportuno.
No debe ser igual el formato de un mensaje para la radio, para la
prensa escrita, para la televisión, para un colectivo social y para las
redes sociales porque cada canal tiene unas características
determinadas y unas circunstancias concretas.
Establecer una estrategia de comunicación acorde con la
imagen que se quiere transmitir.
Dar a conocer los procesos, los logros y las actividades de la
organización.
Nunca hay que dar por sentado, por muy popular que sea la
organización, que la sociedad conoce la actividad que lleva a cabo.
Toda acción de comunicación debe servir para recordar lo que se
hace, cómo se hace, cuáles los objetivos, qué logros se van
consiguiendo y qué queda por hacer.
Establecer la oportunidad de determinadas acciones
informativas.
Salvo que la información responda a una fecha concreta que no
pueda posponerse, hay momentos a lo largo del año que son más
propensos para dar una determinada información.
Diseñar la metodología adecuada para llevarlas a cabo.
La metodología cambia en función del público al que se dirige, de
la acción en la que se sustenta la información (charla, conferencia,
mesa redonda, nota informativa…) y el medio de comunicación
que se vaya a utilizar (radio, prensa escrita, prensa digital, página
web, boletín informativo, blog, redes sociales….)
La comunicación interna
La comunicación interna es un elemento que permite a las personas que
integran una organización participar activamente en las decisiones que
giren en torno a la misma, así como en los distintos procesos de trabajo
que puedan repercutir al colectivo de la misma.
La comunicación interna adquiere una especial relevancia para el
fortalecimiento de las relaciones con los componentes de la organización
y para propiciar una buena imagen hacia la sociedad. Es imprescindible
para lograr un entendimiento mutuo encaminado a desarrollar proyectos
de cualquier índole.
Una fluida comunicación interna significa una estructura sana y fuerte
para cualquier organización. Fideliza y une a su capital humano que es
uno de los recursos más importantes que tiene.
La comunicación con el personal
Una buena comunicación interna proporciona espacios para que el
personal pueda entenderse, enterarse y estar al tanto de las novedades de
la organización, brindar sus propias opiniones o dudas para que cada
parte de la organización se sienta involucrada y comprometida con ella,
como perteneciendo a una gran familia.
Cada vez más se está dejando atrás la tendencia en donde la
comunicación era unidireccional, en donde todo se comunicaba a través
de boletines o carteles murales. Se debe fomentar, en cambio, una
comunicación bidireccional en donde se escuchen y tengan en cuenta la
opinión y sugerencias de todos los componentes de la organización
incluso de los colaboradores externos.
Los objetivos de la comunicación interna
Los objetivos de la comunicación interna deben estar ligados a la
construcción de la fidelización del capital humano y al fortalecimiento
de su compromiso. Los pasos que se pueden seguir para elaborar una
eficaz estrategia de comunicación interna son:
Evaluación del clima de trabajo.
Antes que nada hay que analizar la situación actual entre los
compañeros de la organización. En base a ese clima que se percibe
podremos detectar cuáles son los puntos débiles que debemos
trabajar y las fortalezas que debemos seguir incentivando. Sin una
correcta evaluación del clima de trabajo, será imposible definir los
objetivos de nuestro plan de comunicación.
La atribución de responsabilidades.
La persona responsable de la comunicación tiene que ser capaz de
fomentar la participación, en las estrategias y procesos
comunicativos, de los demás participantes de la organización.
Es imprescindible delegar y generar responsabilidad en otros para
que la comunicación interna no sea dejada de lado por las
diferentes áreas ni recaiga únicamente en la acción de una persona
o área. Para ello es fundamental detectar y delegar a los líderes de
los distintos sectores tareas de comunicación para que ellos
también estén al tanto y sean responsables de ella.
La creación de los mensajes.
Siempre debe tener prioridad la comunicación interna antes de
lanzarnos a la externa. Toda acción comunitaria hacia el exterior
debe ir precedida de una comunicación hacia el interior de la
organización.
Una buena comunicación interna permite detectar todo el potencial
de nuestro equipo y comprometerlos a ellos en todos los proyectos
que se quiera llevar adelante. Las claves para crear un mensaje
eficaz son las siguientes:
Simple, para garantizar la comprensión general.
Novedoso, para despertar interés.
Selectivo, orientado hacia los hechos que realmente
motivan su comunicación.
Comunicado con rapidez, para eliminar la deformación
informativa que genera el rumor.
La estrategia a seguir.
A la hora de elegir los instrumentos para elaborar el mensaje y el
canal para difundirlo se deben considerar tres variables:
El contenido del mensaje
Si es complejo y largo los soportes audiovisuales ofrecen
buenos resultados en la medida que permiten una narración
estructurada y también a la hora de incorporar gráficos.
También para estos casos resultan de utilidad los soportes
escritos siempre y cuando se considere el público al que va
dirigido así como su capacidad de comprensión y su hábito
de lectura. Si la naturaleza del contenido es más social lo
mejor es que el canal sea oral.
El perfil del destinatario.
Definir detalladamente a qué tipo de personas nos dirigimos
nos ayudará a elegir el soporte y modo adecuado para la
comunicación interna. Podemos dividir y detectar distintos
grupos receptores para elaborar mensajes específicos para
cada uno; mientras más homogéneos sean los grupos más
efectiva podrá ser la comunicación.
La segmentación y definición de la audiencia es
directamente proporcional a la eficacia de cada
comunicación.
El efecto deseado.
Los efectos prioritarios pueden ser:
- Facilitar la comprensión correcta del contenido del
mensaje.
- Evitar la deformación del mensaje o el riesgo de
equívocos.
- La conservación de la información durante un largo
período de tiempo.
- Evitar el coste económico de la comunicación.
Los canales a utilizar. Pueden ser los siguientes:
El personal: es el más directo, cálido y eficaz, pero a su
vez el de menor alcance. Es importante que cada
miembro tenga un grupo de compañeros y un líder
referente en su área que debe tener al día la información
de comunicación prioritaria.
Esta comunicación puede ser informal (en el café de la
mañana, en el lugar de trabajo) o formal, en pequeñas
reuniones de seguimiento.
Encuentros o celebraciones: estos momentos son muy
valiosos y deben ser sumamente aprovechados en
materia de comunicación.
Son espacios donde gran parte de la organización está
presente y se puede aprovechar una comunicación personal
pero de gran alcance en la que debe tener participación todo
el conjunto de las personas que forman parte de esa
organización. Son ocasiones muy propicias para dar noticias,
evaluaciones, bienvenida a nuevos miembros, recabar el
compromiso para nuevos proyectos, etc.
Una cartelera: debemos asegurarnos que esté en un
lugar visible y puede ser muy útil si la mantenemos al
día. En ella podemos colgar noticias, avisos,
felicitaciones, etc.
Un truco: si quieren que TODOS sepan algo, cuelguen un
anuncio en el baño.
Correo electrónico: no sólo es imprescindible para la
comunicación uno a uno sino que puede ser
aprovechado de manera más amplia, editando un
boletín informativo con novedades, fotos y propuestas y
enviándolo a una lista de correos.
Es bueno incluir en estos mensajes invitaciones a que el
lector participe, como votaciones, un cuestionario, etc. para
generar la reciprocidad en la comunicación.
Redes sociales: es un espacio inigualable ya que
incentiva la participación de todos los actores de
nuestra organización. Se puede crear una auténtica
comunicación horizontal, fomentando la interacción de
nuestro equipo y haciéndolos partícipes de nuestro
perfil institucional con fotos, comentarios,
compartiendo o dando “me gusta” y volviéndolos
protagonistas de este espacio.
Revistas digitales trimestrales o anuales: en la medida
de lo posible es muy recomendable armar algunas
gacetillas con novedades de la organización y armar una
publicación digital con ellas.
No hace falta que el diseño sea demasiado elaborado, sino
que se busque crear noticias donde los mismos componentes
de la organización y los destinatarios sean los protagonistas
y puedan ver el progreso de su trabajo y el de otras áreas.
La comunicación externa
La comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de
comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o
institución, es decir, tanto al gran público, directamente o a través de los
periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes públicos
y administraciones locales y regionales, a organizaciones
internacionales, etc.
En la actualidad, la publicidad ha dejado de ser la única herramienta
válida para introducir un mensaje en la sociedad y ha dado paso a una
nueva etapa más imaginativa: la comunicación integral. Cuando
hablamos de comunicación integral, hablamos de todos los procesos que
son capaces de comunicar algo dentro de la organización.
La comunicación externa debe ser dinámica, activa, y sobre todo
permanente. Es muy importante hacer público el plan anual de trabajo,
dar cuenta de lo que está pasando en cada una de las actividades que se
realizan. Cada acción ha de tener objetivos, a veces se logran, a veces
no, a veces se logran cosas que no estaban previstas. Es también una
buena práctica de comunicación externa la rendición de cuentas, dar a
conocer públicamente el balance de la organización.
Cada cierto tiempo es conveniente hacer una reflexión acerca de cómo
estamos contando lo que hacemos, ver cómo lo comunicamos, que
impacto social tiene, que nuevos horizontes se abren, y también
compartir las dificultades, lo que no se logra, el porqué no se ha logrado
Comunicar lo que hacemos es algo más, que simplemente informar, es
construir confianza.
Por otra parte, si cotidianamente no registramos nuestras actividades y
utilizamos las herramientas de medición de impacto a nuestra
disposición, debemos dedicar más tiempo a la redacción de informes,
porque, si no lo hacemos, nos perdemos la posibilidad de tener una foto
actualizada de como camina nuestra organización.
Los beneficios que comporta incorporar a una organización una cultura
de transparencia y de rendición, son muchos, genera mayor apertura,
aumenta la comunicación interna y mejora la organización de la
información.
¿Cómo implantar con éxito una política de comunicación externa?
Son muchas las herramientas que la comunicación pone a nuestra
disposición y que bien utilizadas pueden aportar importantes ventajas
adaptándolas a las características del servicio que la organización preste.
Toda organización que quiera estar bien posicionada, debe tener a la
comunicación como una herramienta estratégica. Esto no quiere decir
que la comunicación sea la clave del éxito, pero sí que forma parte de él,
y de hecho a través de ella se acerca a la sociedad la imagen que se
quiera que se tenga de la organización, lo que va a permitir que la
misma se posiciones mejor en la opinión pública.
Evidentemente, la realidad demuestra que posicionar una organización
requiere de un análisis previo del entorno social que le rodea para
conocer qué estrategia es la más adecuada para dar a conocer sus
características y sus objetivos a través de los canales informativos más
convenientes.
Lo que va a dar a una organización la posibilidad de diferenciarse del
resto va a ser la comunicación entendida en su sentido más global, pues
la misma va aportar un valor añadido permitiendo crear en la sociedad
una imagen positiva de dicha organización.
Es importante tener presente que la comunicación no debe estar al
margen de las características y objetivos que definen a la organización,
sino más bien todo lo contrario: la comunicación externa debe ser un
reflejo de la estrategia general de la misma. Resulta obvia, por tanto, la
importancia de una buena estrategia de comunicación y la elección de un
buen mensaje para que ésta sea efectiva.
Aspectos a tener en cuenta
En todo plan de comunicación hay que tener en cuenta tres aspectos:
La imagen percibida actualmente. Lo que la sociedad
percibe hoy en día de la organización.
La definición de la identidad corporativa. Es decir, lo
que es la organización, sus objetivos y principios. De
ahí se extraerán los atributos de identidad que hay que
proyectar a la sociedad.
La imagen ideal de la organización. La imagen que
queremos transmitir a los ciudadanos debe responder a
un plan estratégico de imagen, en el que deben quedar
establecidos los diferentes destinatarios a los que dirigir
las acciones de comunicación, con una estrategia propia
y específica para cada uno de ellos.
Las partes del plan de comunicación externa
El plan de comunicación externa se compone de cuatro partes:
Definir los objetivos de comunicación más adecuados para
transformar la imagen actual de la organización en la imagen
ideal para cada uno de los públicos.
Definir la estrategia de medios y de mensajes que mejor se
adapten a la consecución de los objetivos previamente
definidos.
Definir un calendario de actuación y la evaluación de los
resultados de las acciones propuestas.
Establecer un instrumento de control para realizar un
seguimiento de plan.
Los instrumentos de un plan de comunicación externa
Entre los principales instrumentos que integra un plan de comunicación
para mantener la imagen de una organización, se encuentran las
relaciones públicas y las campañas de comunicación.
Las relaciones públicas se definen como el conjunto de acciones
planificadas y deliberadas que tienen como finalidad crear o mantener
una imagen determinada de la organización ante la sociedad. Trata de
crear y mantener unas relaciones sociales fluidas y dinámicas entre la
entidad y los grupos sociales u organizaciones en los que se esté
interesado en impactar para buscar un posicionamiento en el terreno de
la imagen y la máxima aceptación social.
Sus funciones
Las funciones más importantes a desarrollar son:
- Apoyar y reforzar la labor de los diversos departamentos de la
organización.
- Preparar y supervisar las acciones puntuales de promoción de los
servicios que se prestan.
- Mantener un clima permanentemente favorable hacia los
servicios que se presta, mediante el contacto constante con
colaboradores, agentes sociales, etc.
- Establecer un buen clima en las relaciones interpersonales de sus
componentes y conseguir en los mismos el espíritu e imagen que
la organización pretende en el exterior.
- Conseguir que ningún problema altere o perjudique la imagen de
la organización en el ámbito social.
Las campañas de comunicación
Son el conjunto de mensajes e informes que se elaboran, con la finalidad
de hacerlos llegar a los diferentes medios para que éstos se hagan eco del
contenido de los mismos, y así, sensibilizar a la opinión pública, aportar
datos informativos, etc.
Las funciones de las relaciones con los medios de comunicación
Las más importantes son las siguientes:
Selección y elaboración de la información que produce la
organización, filtrada y transmitida a los medios de
comunicación.
Recepción y análisis de toda la información producida por los
medios de comunicación y demás organizaciones
relacionadas con nuestra actividad.
Filtración y resumen de toda la información anterior para
facilitarla a las distintas áreas de la organización.
Intermediación constante entre la organización y los medios
de comunicación, facilitando la información puntual que el
evento requiera y coordinando las posibles entrevistas,
reportajes, etc. relacionados con la misma.
Control constante del clima de opinión que existe sobre la
organización así como de los problemas que pueden
trascender a los medios.
Etcétera.
Es muy importante no confundir comunicación con publicidad.
Conviene recordar que se trata de dos herramientas totalmente
diferentes, pero complementarias.
Los efectos de la comunicación externa
Las acciones de la comunicación externa permite la relación de la
organización con el mundo que le rodea, permitiéndole mejorar y
adecuar la imagen que la sociedad tiene de ella.
Es imposible NO comunicar. Aunque la organización no defina una línea
de comunicación, esta falta de estrategia ya está comunicando algo
acerca de la organización e influirá en la imagen que se perciba de la
misma.
Por otro lado, lo que no se comunica NO existe. En el mundo tan
conectado en el que vivimos, si alguien decide buscar a nuestra
organización en Google, por ejemplo, y no la encuentra, creerá que no
existe. La presencia en el mundo real debe ser equivalente a la presencia
en el mundo digital. Tener una página web es fundamental para trasmitir
institucionalidad y transparencia.
Aunque no todas las organizaciones creen tener los recursos para
desarrollarlas, hoy en día hay herramientas gratuitas y sencillas para
crear una página web propia. Incluso hay tutoriales y capacitaciones que
enseñan la mejor manera de hacerlo. Por otro lado, la página web se
puede suplir con un blog o con una página de Facebook.
Otro indicador fundamental de confiabilidad son las NOTAS DE
PRENSA, que un medio de comunicación puede hacer de la
organización.
La comunicación debe estar basada en la realidad de la
organización, en el ser y el quehacer de la misma. Una organización que
no basa su comunicación en su realidad, corre el grave peligro de que
ésta se le vuelva en contra, generando un resultado negativo, como la
pérdida de credibilidad.
Es por eso que lo que se dice y lo que se hace deben estar alineados, para
poder lograr una coherencia institucional. Esto logrará aumentar la
credibilidad y el valor ético que el público le dará a nuestra organización.
Hay que tener en cuenta que no sólo comunicamos con una entrevista o
una nota informativa; también al escribir una carta, responder una
llamada telefónica, el grado de demora en responder una consulta, etc.
¿Qué debemos definir a la hora de comunicar?
En el momento de planificar la comunicación es necesario definir:
Qué queremos comunicar (Mensaje).
A quién se lo queremos comunicar (Público receptor).
Cómo lo comunicamos (Canal de comunicación para cada
público).
Qué queremos comunicar
Hay que recordar que la coherencia es la base fundamental de una buena
comunicación. Hay que pensar los mensaje que queremos comunicar a
los distintos públicos receptores, si estos transmiten nuestros valores y
nuestra identidad y nos acercan a nuestros objetivos.
Hay que comunicar cuando hay “algo” para contar, no desperdiciar la
oportunidad ni correr el riesgo de saturar a nuestros públicos. Las claves
para elaborar un mensaje, de acuerdo con el pionero norteamericano del
periodismo Joseph Pulitzer, son las siguientes: “Brevemente, para que
lo lean; claramente, para que puedan apreciarlo, vívidamente, para
que lo recuerden, y por encima de todo con precisión, para que puedan
guiarse con su luz.”
A quiénes nos dirigimos
Las organizaciones tienen diferentes públicos con los que quieren
comunicarse. Es necesario determinar cuáles son los públicos más
importantes, en un momento dado ante un hecho a comunicar
Cómo lo comunicamos
Se debe seleccionar el canal de comunicación más apropiado para cada
público. Tener en cuenta los objetivos de cada mensaje, y el público al
que queremos dirigirnos. No todos los canales sirven para todos los
mensajes.
Los canales que podemos utilizar
Pueden ser propios de la organización y externos a la misma. Los que se
pueden utilizar desde la propia organización son:
Página web.
Redes sociales.
Blog.
Boletines informativos.
Dípticos, trípticos.
Dossier informativo.
Carteles.
Los canales externos son:
Emisoras de radio, proporcionando o propiciando:
- Noticias.
- Entrevistas.
- Comentarios.
- Microespacios.
- Cuñas publicitarias.
Es interesante destacar en este apartado la importancia de contar con las
emisoras locales. Son más fáciles de acceder y tienen una mayor
cercanía con los públicos que pueden ser objeto de la comunicación que
se quiera hacer.
Emisoras de televisión, proporcionando o propiciando:
- Noticias.
- Entrevistas.
- Reportajes.
- Spot publicitario.
Prensa impresa y digital, proporcionado o propiciando:
- Noticias.
- Entrevistas.
- Reportajes.
- Comentarios.
- Módulos publicitarios.
Colectivos sociales con los que la organización pueda tener
relación, tales como: comunidades educativas, asociaciones
vecinales, comunidades religiosas, asociaciones deportivas,
colectivos empresariales, etc.
CAPÍTULO II
CANALES DE COMUNICACIÓN PROPIOS DE LA
ORGANIZACIÓN
EL TELÉFONO
Hablar hoy en día del teléfono es hablar de un medio que se ha
convertido en un bien tecnológico necesario, al alcance de grandes capas
de población de la mayoría de los países del mundo, que lo consideran
un elemento más del paisaje de su vida cotidiana. Las estadísticas
referentes a la disponibilidad del teléfono son impresionantes.
El teléfono está presente en todos los lugares en los que se pasa la mayor
parte del tiempo (trabajo, calle, domicilio, etc.), de forma que se ha
generalizado de manera silenciosa y se ha deslizado hasta los lugares
más íntimos de las actividades individuales. Lejos de ser simplemente un
fenómeno relativo al consumo electrónico, el empleo del teléfono se ha
convertido en algo de índole cultural que puede, incluso, actuar como
factor de integración social.
Su uso en las organizaciones
El teléfono es un canal de comunicación tan habitual que muchas veces
no se le da la importancia que tiene como un elemento más de la imagen
que una organización puede dar hacia el exterior. Por ello es por lo que
creemos necesario indicar a continuación algunas consideraciones a
tener en cuenta para un uso más correcto y eficaz.
Para que un boletín informativo tenga éxito, hay que tener en cuenta lo
siguiente:
Utilizar frases cortas y directas.
Emplear un estilo serio y correcto, para un lector muy
ocupado.
Incluir varios temas que puedan interesarle a diversos tipos de
lectores.
Utilizar un formato que todos puedan ver.
Cumplir con la periodicidad.
Agregar siempre datos de contacto de la organización.
(Teléfono, nombre, mail, etc.)
Evitar notas largas y fotos e imágenes pesadas.
LOS DÍPTICOS
Los dípticos son un medio perfecto para comunicar ideas sencillas sobre
la organización. La distribución de esa información y de los elementos
que la componen, suele ser la siguiente:
- En la portada se incluye una frase que identifique la labor que
desarrolla la organización así como su logotipo identificativo.
- En la contraportada se incluyen los datos de la organización tales
como dirección, teléfono, correo electrónico, página web, mapa
de localización, etc.
- En el interior se expone las características de la organización, los
objetivos que persigue, las actividades que realiza y la
colaboración que se solicita.
Dado que este medio de comunicación requiere de una cuidada
presentación en cuanto a calidad de papel, es conveniente no hacer de
ellos tiradas masivas que puedan gravar la economía de la organización.
LOS TRÍPTICOS
Los trípticos destacan por ser los folletos comúnmente más utilizados
por parte de un buen número de organizaciones, puesto que al contener
una hoja, dos plisados y seis caras, nos brindan la posibilidad de poder
añadir una mayor cantidad de textos, imágenes y gráficos, gracias
precisamente a su mayor extensión. Son mucho más completos y
extensos que el díptico, de manera que es una opción adecuada a la hora
de anunciar, porque se cuenta con un mayor tamaño.
Las principales ventajas del tríptico, en comparación con otros tipos de
folletos, son las siguientes:
Más extensión en un mismo tamaño: al contener una hoja,
dos plisados y seis caras, de forma que se podrá añadir más
información y así completar el folleto con los datos que se
crean más interesantes para el público al que se dirige, para
que conozca mejor a la organización.
Más espacio para las ideas: al tener más extensión también
se contará con más espacio para añadir texto o imágenes
descriptivas sin temor a quedar corto.
Al igual que los dípticos, es conveniente no hacer tiradas masivas.
LOS DOSSIER INSTITUCIONALES
Son publicaciones gráficas cuyo objetivo es reflejar los objetivos,
políticas y funciones de la organización. El objetivo es mostrar, a través
de una herramienta impresa, la misión, objetivos y actividades que
desarrolla la organización. Son su “carta de presentación”.
Algunas recomendaciones a tener en cuenta:
El lenguaje a utilizar ha de ser informativo y claro y tener un
diseño sencillo.
Se debe utilizar imágenes y letras claras y grandes.
Es conveniente utilizar subtítulos y textos breves.
Los espacios en blanco, márgenes anchos, sangrías (espacios
en blanco al comienzo de una línea) y páginas cortas evitan
que parezca pesado y denso para leer.
Usar líneas cortas, oraciones breves y sin juicios de valor.
Reflejar la identidad de la organización: utilizar imágenes,
logotipos, colores de la misma.
EL CARTEL
El cartel se ha convertido actualmente en una de las modalidades más
explotadas en congresos, cursos y seminarios, para compartir resultados
de investigaciones, experiencias,... Es un material gráfico que transmite
un mensaje, está integrado en una unidad estética formada por imágenes
que causan impacto y por textos breves.
Ha sido definido por algunos estudiosos como "un grito en la pared",
que atrapa la atención y obliga a percibir un mensaje. También puede
definirse como un susurro que, ligado fuertemente a las motivaciones e
intereses del individuo, penetra en su conciencia y le induce a adoptar la
conducta sugerida por el cartel.
En conclusión, es un material gráfico, cuya función es lanzar un mensaje
al espectador con el propósito de que éste lo capte, lo recuerde y actúe en
forma concordante a lo sugerido por el propio cartel.
A la hora de diseñar un cartel, debemos tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
- El atractivo visual y la fuerza emotiva de un buen cartel, hacen de
él una forma eficaz para comunicar mensajes a las personas, a un
grupo, a una institución,... por esta razón el cartel ha pasado a
ocupar, en los medios de comunicación, un importante lugar.
- Ha sido empleado en la política, en el comercio, en la industria,
en la educación y la salud; por tal motivo es importante que se
aprovechen todas sus posibilidades y se alcancen los efectos
previstos al planearlo, realizarlo y difundirlo.
- El cartel es un valioso recurso para propiciar la formación de
conductas positivas.
Tipos de cartel
Existen dos tipos:
Los informativos.
Los formativos.
El cartel informativo es el que está planeado para comunicar eventos,
conferencias, cursos, reuniones sociales, espectáculos, etc. Este tipo de
carteles puede ser presentado sólo con texto, para lo cual se recomienda
letras grandes sobre fondo de color contrastante. Los textos deberán
proporcionar sólo la información indispensable.
También pueden ser presentados con texto e imagen, para lo cual la
información se proporciona acompañada de imagen que puede estar
hecha a base de tipografía de sujetos, objetos o formas que acompañan
textos cortos, que den sólo la información necesaria.
El cartel formativo se utiliza como un medio para propiciar el
establecimiento de hábitos de higiene, salud, limpieza, seguridad, orden,
solidaridad, etc. También se usa para propiciar actitudes de confianza,
actividad, esfuerzo, conciencia, etc.
En el cartel formativo la imagen tiene preponderancia sobre el texto, el
mensaje es expresado gráficamente en forma clara y sólo se apoya en un
corto texto, que dé énfasis a la idea sugerida. El cartel formativo usado
adecuadamente en la promoción de la solidaridad, puede convertirse en
un magnífico recurso para recabar el apoyo ciudadano.
Sus características
El mensaje de un cartel debe ser global, percibiéndose como un todo en
el que cada elemento se integra armónicamente y crea una unidad
estética de gran impacto. Para facilitar el aprendizaje y el manejo de
estos elementos los dividiremos en físicos y psicológicos.
Los elementos físicos son aquellos que constituyen el arreglo o
tratamiento estético y el atractivo visual.
Los elementos psicológicos son los que dentro del mensaje estimulan al
espectador para que se oriente hacia lo que se pretende en dicho
mensaje. Su intención es causar el impacto para que perdure el mensaje.
Un cartel de calidad es aquel que llama la atención espontáneamente, es
decir, independientemente de la voluntad del observador. Los elementos
físicos que provocan este tipo de atención son:
Imagen.
Texto.
Color.
Composición.
Tamaño.
Formato.
La imagen debe ser una síntesis que resuma la idea a la mínima
expresión gráfica, sin dejar de ser clara y significativa. Son poco
recomendables las simplificaciones exageradas, así como el abuso de
abstracciones, debido a que presentan dificultades para su comprensión o
decodificación del mensaje, y en consecuencia, el número de
observadores que entiendan el mensaje se reducirá.
La imagen en un cartel está constituida por formas, que desde nuestro
punto de vista, pueden ser básicamente: naturales, geométricas o
abstractas.
Son imágenes naturales las representaciones totales o parciales de la
figura humana, de los seres vivos o de las cosas que nos rodean. Las
formas naturales por lo general provocan mucho la atención de las
personas.
Las formas geométricas son tan importantes como las naturales, pues se
identifican fácilmente. Pueden ser simples o compuestas y no exigen
gran esfuerzo perceptivo de quien las observa.
Las formas abstractas no tienen relación aparente con el mundo objetivo
que nos rodea. Son imágenes que han sido usadas simbólicamente en un
estilo de expresión muy personal del autor. Exigen una mayor
participación de quien las observa. Estas imágenes corren el riesgo de
que el significado que le dé el observador no sea el que le dio el
realizador. Por lo tanto, es recomendable usarlas sólo si se está seguro de
que el nivel de interpretación de los observadores es suficiente para su
comprensión.
En cuanto a su elaboración, las imágenes que se aplican al cartel pueden
ser: fotográficas o dibujadas. Las imágenes fotográficas a su vez pueden
ser de dos tipos: normal o con efectos. La fotografía ha sido poco
utilizada por los cartelistas, sin embargo, las nuevas técnicas fotográficas
han proporcionado un campo ilimitado para la creación de imágenes
originales y llamativas.
Se identifica como imagen normal aquella que ha sido captada en la
realidad sin ningún artificio de laboratorio. Este tipo de imagen no
resulta tan atractiva como otras que veremos a continuación. Las
imágenes con efectos son las que se elaboran en el laboratorio y su
atractivo depende de la dedicación del creador. Estas son más apropiadas
para el cartel.
Las imágenes dibujadas son preferidas por las personas que realizan los
carteles y parece ser que también por el público en general; tal vez esto
se deba a la originalidad de las imágenes. El dibujo que se usa
actualmente tiende a ser más sencillo que los primeros carteles que se
hicieron en el siglo pasado, tienden a sintetizar los elementos que lo
integran; esto exige del realizador gran imaginación y creatividad.
Los tipos más usuales de dibujo aplicados al cartel son:
- El realista.
- El caricaturizado.
- El estilizado.
El dibujo realista se caracteriza por estar apegado, tanto los objetos como
los sujetos, a la realidad. Es poco recomendable porque requiere mucha
elaboración y no provoca tanto la atención.
El dibujo caricaturizado es más adecuado, pero hay que usarlo con
moderación y buen gusto. Por ejemplo, no hay que usar la
caricaturización en situaciones negativas como la ridiculización, los
objetos repugnantes, y escenas dramáticas o hirientes.
El dibujo estilizado generalmente busca la simplificación de los detalles,
este tipo de dibujos es el más usual, pues pretende crear formas nuevas
que llamen la atención y el interés. La estilización no es recomendable si
ésta lleva al observador a la pérdida del significado.
No olvidemos que la imagen en un cartel no es un fin en sí misma, sino
un medio para llegar al fin propuesto, que es la comunicación y fijación
del mensaje.
El texto cumple una doble función en el cartel, refuerza el mensaje
implícito en la imagen y es en sí mismo un elemento importante en la
composición que ayuda a dar la impresión de equilibrio. Este elemento
del cartel debe cuidarse tanto en la redacción como en el tipo de letra,
tamaño de la misma y su colocación.
La redacción no debe ser muy extensa, sino más bien debe ser un
destello al observador que la visualizará en segundos. Dicho en otras
palabras, para que la percepción sea rápida los textos deben ser cortos,
directos y claros, buscando al igual que la imagen, comunicar el mensaje
con el mínimo de elementos, sin utilizar palabras o frases largas.
Hay que buscar el texto que mejor transmita el mensaje. En algunos
casos un texto interrogativo puede ser el centro motivacional de un
cartel. No debemos olvidar que su redacción estará determinada por el
nivel cultural y social de las personas a las que irá dirigido el mensaje.
Los tipos de textos
Dentro del elemento texto existen dos tipos: el encabezado y el pie. El
encabezado sirve de título al cartel, es el primer elemento del texto que
llama la atención de las personas; se debe escribir con letras de mayor
tamaño que las del pie, y con una, dos o tres palabras a lo sumo.
El pie tiene como función clarificar y profundizar en el mensaje: da los
detalles y globaliza la información. Para su interpretación es necesario
que el observador se acerque al cartel. Su extensión varía dependiendo
de las necesidades del mensaje, pero se recomienda que la redacción sólo
incluya lo elemental.
El tipo de letra
El tipo de letra es también un elemento importantísimo, pues a través de
ésta podemos transmitir significados emotivos y sentimientos;
combinada con la imagen pueden resultar más impactante en su mensaje
global. Por ejemplo, una letra suave o adornada tal vez no armonice con
una ilustración industrial.
El color
El color es otro aspecto relevante del cartel. Para éste hay que seguir
ciertas reglas:
Usar pocos colores.
Aplicar los colores planos, sin matices.
Usar fondos contrastantes.
Usar colores claros.
Los contrastes
Los contrastes pueden hacerse recurriendo a la combinación de los
colores complementarios (por ejemplo: violeta y amarillo) o a los
armónicos (por ejemplo: bermellón que sale del rojo y amarillo). La
combinación de colores armónicos se percibe de una manera más
relajada, en cambio; la combinación de colores complementarios es
percibida como más agresiva. Sin embargo, cualquier combinación es
válida si se consigue el efecto deseado.
El tamaño
El tamaño del cartel deberá considerarse, pues dependiendo del lugar en
que estará colocado y la distancia en la que pasarán los que lo observen,
determinará sus dimensiones.
El tamaño más común es el de 70 x 100 centímetros, de 50 x 70 cm, o el
más pequeño que es de 35 x 50 cm. Este tipo de medidas son las más
recomendables pues están en función de las medidas comerciales del
papel, con lo cual se evitará el desperdicio.
La composición
La composición es tan importante como las anteriores. Se refiere a la
distribución de los elementos, tanto las figuras como los textos, en el
área utilizable del papel. La composición debe buscar el equilibrio y la
armonía, no sólo en lo referente a la imagen, sino también en cuanto a
colorido y estética. El mensaje debe estar compuesto de forma integral,
como si fuera una unidad perfectamente equilibrada.
El formato
El último elemento a considerar en el cartel es el formato. Existen dos
tipos: el vertical y el horizontal. El primero es el más usado y al segundo
se le conoce también como apaisado. La selección de una u otra forma
dependerá en gran medida de las intenciones del mensaje y de la estética
o composición.
CAPÍTULO III
CARACTERÍSTICAS DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN
EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
A la hora de sacarle más partido a los distintos canales de comunicación
que externamente utilice una organización, es conveniente conocer
alguna de las características principales de cada uno de ellos.
LA RADIO
A la radio la podemos definir como un medio de comunicación
ambivalente, instrumental, a distancia, colectivo, directo y que utiliza
como vehículo físico primario exclusivamente el sonido.
Es un medio ambivalente porque puede ser unidireccional (el mensaje se
transmite desde la radio al oyente) o bidireccional porque el oyente
puede también participar y aportar elementos que completen el mensaje.
Esta segunda opción es más completa porque hace a la radio más viva,
más dinámica y permite lograr más rápidamente la retroalimentación
necesaria para hacer más eficaz la comunicación radiofónica.
Es un medio instrumental porque requiere de elementos técnicos. Unos
elementos técnicos cada vez más perfeccionados que permiten hacer de
la Radio el medio más ágil y también más económico.
Es un medio a distancia porque habitualmente el emisor y el oyente no
están presentes en el mismo lugar.
La Radio es además un medio colectivo porque permite llegar en el
mismo momento a una gran cantidad de personas. Por pocas personas
que oigan un determinado programa de radio, siempre será más que las
que puedan acudir presencialmente a escuchar una charla-coloquio o una
conferencia.
Es un medio directo porque permite la recepción inmediata y de manera
individual. Cuando damos un mensaje a través de la radio no lo
debemos hacer como si estuviéramos en una caseta de feria que nos
dirigimos a una masa. En la radio el mensaje debe ser más
personalizado.
El hecho de que utilice como vehículo físico primario exclusivamente el
sonido le hace adquirir una personalidad propia que hay que tener en
cuenta a la hora de transmitir el mensaje. Hay que tener en cuenta que la
radio, como medio, tiene sus limitaciones. Debemos conocerlas para
saber qué es lo que se puede hacer si queremos comunicarnos a través de
ella.
Sus características
La radio tiene una gran fertilidad. Las emisoras lanzan al aire miles de
palabras por minuto, en sus esfuerzos por informar, educar y entretener,
hacer publicidad y persuadir. Sus características principales son las
siguientes:
Hace imágenes.
Es directa.
Es veloz.
Es sencilla.
Es barata.
Tiene un carácter transitorio.
Es selectiva.
Tiene escasez de espacio.
Tiene su propia personalidad.
Tiene música.
Analicemos algunas de ellas.
La radio hace imágenes
Aunque es un medio ciego, la radio puede estimular la imaginación, de
forma que en cuanto la voz sale del altavoz, el oyente intenta visualizar
lo que oye, y crear en su mente al autor de la voz. Al contrario que en la
televisión, en donde las imágenes están limitadas por el tamaño de la
pantalla, las imágenes radiofónicas pueden ser del tamaño que uno
desee.
Esta característica debe ser tenida en cuenta por las organizaciones en
caso, por ejemplo, de una entrevista. La persona entrevistada debe
intentar hacer llegar a los oyentes la imagen más completa del mensaje
que pretende transmitir. Eso conlleva hablar con tranquilidad, con
firmeza y con claridad para que a los oyentes no les quede duda alguna.
La radio es directa
A diferencia de la televisión, en la que el espectador está observando
algo que sale de una caja "que está allí", las imágenes y sonidos de la
radio se crean dentro de nosotros y pueden tener un mayor impacto o
implicación. La radio es mucho más personal, que llega directamente al
oyente.
Por ello, a la hora de dirigir un mensaje, hay que hacerlo como si se
dirigiera a cada uno de los oyentes y no a una masa de ellos.
El carácter transitorio de la radio
La radio es un medio muy efímero, y si el oyente no llega a tiempo para
la emisión de noticias, entonces ya ha pasado y tiene que esperar a la
siguiente. A diferencia del periódico, que puede dejar por un momento, y
después volver a cogerlo o pasarlo a otra persona, el medio de la
radiodifusión impone la estricta disciplina de tener que estar allí en el
momento preciso.
De ahí la importancia de que lo que se diga a través de la radio sea
concreto y conciso y no divagar ni “enrollarse” porque se pierde el
objetivo del mensaje.
La personalidad de la radio
La gran ventaja que el medio hablado tiene sobre el escrito reside en el
sonido de la voz humana. Una voz tiene la capacidad de impartir mucho
más que la palabra impresa. Tiene inflexión y acento, duda y pausa y una
variedad de énfasis y ritmos. La información que un locutor/a imparte
depende tanto de su estilo de presentación como del contenido de lo que
dice.
Por eso, a la hora de remitir una noticia a la radio, es conveniente resaltar
en negrita aquella frase o frases a las que hay que dar más énfasis por su
importancia para la organización.
La proximidad de los mensajes radiofónicos
Entre los medios colectivos instrumentales, la radio es posiblemente el
más próximo al receptor del mensaje, el que interpone menos obstáculos
físicos, dificultades intelectuales y requisitos técnicos entre el emisor y
la audiencia potencial.
Con lógicas matizaciones y excepciones podemos establecer la teoría de
que el interés, la capacidad de captación y, por ello, la utilidad individual
de los mensajes, decrecen a medida que el canal comunicativo se hace
más distante y complejo.
La proximidad de cualquier mensaje es sentida con intensidad
decreciente por el receptor cuando le llega, por este orden, a través de los
siguientes canales:
Emisora de radio local (con pequeños sucesos, notas y avisos
locales, alusiones a personas y lugares que se conocen).
Periódico local (contenido semejante en información general,
así como anuncios por palabras, carteleras y horarios de cines
y espectáculos).
Radio regional (información específica de la localidad desde
la que se emite y de otras próximas; mayor variedad de
contenidos).
Periódico y Televisión regional (merma notable de los
contenidos más próximos).
Radio de difusión nacional (gran alcance y variedad; las
emisoras de difusión nacional incluyen espacios de
contenidos y difusión local y regional).
Periódico nacional (retraso en temas regionales y
provinciales; muy escasa información local).
Televisión de ámbito nacional (capacidad de impacto
propagandístico y publicitario; información tediosa y
desprecio por contenidos locales y cotidianos).
Por ello, insistimos en la importancia que para una organización tiene las
emisoras locales a las que se puede acceder más fácilmente y tiene una
mayor cercanía a los oyentes que nos interesan.
LA TELEVISIÓN
La televisión es también, como la radio, un medio de comunicación de
masas, que transmite información por medio de la imagen y del sonido,
pero que no puede simultanearse tan fácilmente con otras ocupaciones.
Su aspecto más positivo es que nos permite ver la realidad en el mismo
momento en que se produce como si estuviéramos presentes y nos acerca
a la cultura y ambientes más remotos, abriendo de este modo la puerta
hacia la universalidad y el cosmopolitismo.
Sus características
Conjuga imágenes y sonidos para comunicar mensajes.
Los programas los componen los productores y no los
telespectadores.
Comunicación en la intimidad.
Es accesible a todo tipo de público.
El público receptor es muy heterogéneo.
Las imágenes no vienen dadas por quienes han realizado el
mensaje.
Es unidireccional.
Su lenguaje
El código televisivo es lingüístico, icónico y sonoro, por lo que obliga
al receptor a dedicarle una atención exclusiva. Las características de su
lenguaje son las siguientes:
- La imagen es normalmente redundante con respecto a la palabra
y nunca se basta a sí misma.
- La influencia de su código lingüístico es decisiva para el futuro
del idioma, ya que elimina los rasgos particulares y locales,
unifica y uniformiza la lengua con una singular pobreza léxica.
A tener en cuenta
Las organizaciones deben tener en cuenta, a la hora de poder utilizar la
televisión como canal para su comunicación externa, que, como el
mensaje televisivo no permite relecturas, es aconsejable:
Emplear frases sencillas, muy concisas y concretas.
Usar repeticiones, evitando cacofonías. (Ejemplo de
cacofonía: Mauricio escribió la canción, con todo su corazón,
porque es su pasión.
Utilizar un léxico común, ya que el público destinatario es
muy diferente.
Evitar términos que puedan resultar ofensivos o
inadecuados.
Emplear recursos orales que mantengan la tensión y la
atención.
Cuidar los elementos sonoros: vocalización, tono.
Tener capacidad de improvisación y talento para conectar
con el público.
El tiempo verbal más adecuado es el presente, porque indica
que la acción está sucediendo, pero si se necesita el pasado, el
más usado es el pretérito perfecto
LA PRENSA IMPRESA Y DIGITAL
La prensa impresa tiene las siguientes características:
Permanencia, el lector puede pasarlo a otra persona o
conservarlo lo que da un valor importante desde el punto de
vista publicitario.
Imagen, tradicionalmente este medio se considera cultural ya
que además de aportar la noticia, ofrece el comentario, la
investigación y la reflexión, lo que provoca credibilidad en la
opinión pública.
Selectividad geográfica, la mayoría de los periódicos tienen
distribución local, lo que permite segmentar geográficamente
los contenidos.
Interés del público, la lectura de este medio es voluntaria lo
que representa un esfuerzo diferente del espectador ante otros
medios.
Es medible, existen fuentes que permiten conocer el número
de ejemplares vendidos, su distribución y la composición de
la audiencia.
Por su parte, la prensa digital tiene las siguientes características:
Se puede recuperar. Además cualquier información se
encuentra de forma rápida y selectiva.
Virtualidad. Se puede distribuir de forma virtual e instantánea
un número indeterminado de copias del mismo documento.
Actualidad de la información. Permite la renovación o
reedición de los contenidos con una periodicidad más flexible
que las publicaciones impresas.
Interactividad. Existe la posibilidad de enlazar la información,
con otros documentos, con archivos multimedia. Los lectores
también pueden opinar o hacer comentarios sobre aquello que
leen.
Posibilidad de personalización. Los usuarios, en virtud de sus
gustos o intereses, pueden personalizar las webs de los diarios
digitales.
Fácilmente actualizable o editable .Cualquier información
puede ser revisada y actualizada en cualquier momento, algo
que la prensa en papel no permite.
Las notas informativas para la prensa
Las notas informativas llueven sobre cualquier medio de comunicación
impreso o digital en grandes cantidades. La mayor parte de este material
se quedará sin utilizar.
Para que el material que se envíe pueda leerse en su totalidad, y se
pueda decidir lo que se hace con él, hay unas sencillas reglas sobre la
forma en que debe estructurarse la información, a las que deben atenerse
todos aquellos que emiten comunicados.
Una nota informativa es simplemente una indicación de que algo está
sucediendo o que va a suceder, y no es un completo informe del hecho
visto desde todos los ángulos. Por consiguiente, debe ser lo más breve
posible, y ocupar sólo una cara de una hoja.
Es conveniente que cada nota informativa tenga siempre un encabezado
que identifique a la organización y, si se remite por correo electrónico,
utilizar para el apartado “asunto” una frase corta y atrayente que mueva a
leer su contenido.
El texto debe ser a dos espacios, con una clara separación de párrafos y
amplios márgenes. Deberá comenzar con una cabecera o título
descriptivo, para identificar el acontecimiento o el texto de la noticia.
La nota informativa tiene como objetivo suscitar el interés en el tema, y
estimular al medio de comunicación a que tome medidas adicionales. El
texto debe entrar rápidamente en el quid de la cuestión facilitando sólo el
contexto necesario para destacar la importancia del acontecimiento. El
material debe ser "nuevo", "interesante" y "cierto" así como pertinente
para el público al que se dirige el medio.
Deben incluirse todos los hechos pertinentes, después de haber sido
concienzudamente verificados. Un error en una nota informativa minará
seriamente la credibilidad del remitente. Al dar nombres de personas se
citarán también los nombres propios, y no solamente las iniciales. La
información debe ser completamente exacta. Si existe la más pequeña
duda sobre cualquier detalle, éste debe omitirse. Si se descubre
posteriormente un error, los receptores deben ser informados
inmediatamente.
Una nota informativa debe indicar claramente su autor o departamento o
área de origen. Deberá facilitarse una referencia para futuros contactos,
con inclusión de los números de teléfono o correo electrónico.
Una vez producida la nota informativa, debe difundirse lo antes posible,
ya que las horas e incluso los minutos pueden tener importancia para que
el medio de comunicación decida si se va a hacer uso de ella y la forma
en que va a ser utilizada.
LOS COLECTIVOS SOCIALES
Los colectivos sociales como las comunidades educativas, asociaciones
vecinales, asociaciones profesionales, comunidades religiosas, etc
pueden ser importantes canales de comunicación externa a los que hacer
llegar nuestro mensaje a través de charlas-coloquio, conferencias, mesas
redondas, coloquios, etc.
El coloquio
El término coloquio es el que se utiliza para hacer referencia a un tipo de
reunión o encuentro más o menos formal en el cual las personas que se
reúnen, lo hacen para hablar o debatir sobre alguna temática específica,
probablemente determinada con anterioridad.
El coloquio puede ser también una exposición de una o más personas a
un jurado o a un público también específico. La idea que prevalece en
ambos casos es la de que las personas entonces reunidas tienen un tema,
un tiempo y un objetivo determinados y seleccionados para realizar el
debate o intercambio comunicativo.
Sus reglas
A la hora de organizar un coloquio, debemos tener en cuenta lo
siguiente:
Abrir el coloquio mediante las ideas que nos ofrezca el flujo
de la mente.
Evitar que otros dirijan el coloquio.
Dejar tiempo para que el público decida. No impacientarse.
No encargar preguntas.
No exigir al público que formule las preguntas por escrito.
Preparar las respuestas: mediante la sobreabundancia de
material estudiado. Mediante el conocimiento previo del
perfil, probable o seguro, del público.
Escuchar con atención, cordialidad y respeto.
Reflexionar un instante antes de responder. El silencio
siempre prestigia al orador/a.
Confirmar la pregunta, si existen dudas sobre su sentido.
Vigilar el desarrollo del coloquio, como parte esencial del
acto retórico.
No utilizar, como conclusión del discurso, la apertura del
coloquio.
Cerrar el coloquio -y el acto-, reafirmando la conclusión del
discurso.
Perfiles en el coloquio
El orador/a será paciente y tolerante; y evitará perder los papeles en
virtud de implicaciones de tipo emocional, o a causa de posiciones
frontales inoportunas. Nunca reaccionará a la ofensiva ni a la defensiva.
En consecuencia, resulta muy eficaz conocer los perfiles de las personas
que generan situaciones de riesgo, precisamente en el momento cívico y
democrático del coloquio. Estos perfiles pueden ser los siguientes:
- El desequilibrado.
- El orador frustrado.
- El ofensivo.
- El de la pregunta imposible.
A la hora de la participación de una organización solidaria en un
coloquio, conviene tener en cuenta las cuestiones que vamos a analizar a
continuación.
El respeto de las opiniones ajenas
Los participantes en un coloquio defenderán sus propias opiniones y
refutarán las ajenas que no coincidan con aquéllas con hábiles
razonamientos; sin elevar innecesariamente la intensidad de la voz y sin
acudir a palabras torpes para suplir aquéllos.
Saber escuchar
Los participantes en un coloquio deben saber escucharse los unos a los
otros, evitando, así, interrumpir al que habla; y han de esperar el turno de
palabra, para expresar libremente sus opiniones personales, aunque estén
en desacuerdo con las que ya se hayan manifestado.
El sentido de la cortesía y de la buena educación
Los desacuerdos entre los participantes de un coloquio deben
manifestarse siempre dentro de los límites de una ejemplar corrección.
EL MATERIAL AUDIOVISUAL
Dentro de este apartado nos centraremos en las presentaciones en
diapositivas, que son una de las formas más populares para comunicar y
transmitir información, presentar un proyecto, exponer ideas, etc. debido
a la facilidad de creación y que se reproducen en cualquier equipo que
tenga instalado el programa apropiado.
La "Regla del 6" dice que no debe haber más de seis líneas por pantalla,
con no más de seis palabras cada una.
El tamaño y la fuente
Los expertos aconsejan lo siguiente:
El tamaño de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el
título.
En el cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos.
En el titulo usar mayúsculas y preferentemente minúsculas en
el cuerpo.
El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y
limpia, aunque en los títulos se puede usar alguna más
sofisticada.
No se deben emplear más de tres tipos de fuentes.
Siempre se debe usar las fuentes incluidas en Windows, para
evitar al reproducirla en otro equipo que sea reemplazada por
otra, lo que generalmente es desastroso.
Se deben usar las fuentes que se lean más fáciles en la
pantalla.
Evitar totalmente las fuentes en cursivas y las que incluyen
bordes decorativos, como Times.
Las fuentes aconsejadas son: Arial, Verdana, Tahoma, Lucida
Sans Unicode, Comic Sans MS, Calibri, Helvetica.
Alinear el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea
imprescindible, el texto centrado es más difícil de leer y se
considera de novatos.
Simplificar en lo posible el texto. Eliminar, si es posible, las
expresiones cortas como: "un", "a", "el", etc.
El color del fondo y el del texto en las diapositivas
Sobre esta cuestión debemos tener en cuenta lo siguiente:
Para que la diapositiva se vea correctamente debe existir
contraste entre el fondo y la letra. La mejor combinación es el
texto oscuro sobre un fondo claro, aunque se puede usar lo
inverso.
Tratar siempre que los colores sean complementarios.
Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o
naranja, además es mejor evitar el uso de muchos colores
diferentes.
No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o
azul/naranja.
El formato del texto en las diapositivas
En el formato del texto, debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Evitar largos párrafos y bloques de texto. El exceso de texto que
sea necesario, no hay que desperdiciarlo, hay que dejarlo para las
notas.
- Evitar el subrayado para resaltar el texto, hay que dejarlo solo
para los links, para resaltar usar negritas o cursivas.
- Para hacer las listas más atractivas usa los gráficos SmartArt.
Las imágenes y elementos gráficos en las presentaciones
Las imágenes y fotografías, son un medio poderoso de
comunicación. Para utilizarlas adecuadamente, hay que tener en cuenta
lo siguiente:
- Deben ser de calidad y con la apropiada resolución (no sirve
ninguna imagen que haya que estirarla).
- Deben tener relación con la exposición (se asimilan siempre antes
de leer el texto que las acompaña).
- Usar imágenes únicas, evitando totalmente los Cliparts e
imágenes prediseñadas incluidas en Office que todos han visto
alguna vez.
- Todas las imágenes se deben comprimir usando las opciones del
programa, para evitar el tamaño excesivo de la presentación y
mejorar el rendimiento al reproducirla.
El uso de audio, música y videos en las presentaciones
Algunas presentaciones se hacen más amenas insertándoles música.
También se puede insertar o vincular videos específicos que tengamos en
el disco duro del ordenador.