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(PROCESO ADMINISTRATIVO)
3.0. PLANEACIÓN
Función inicial en toda técnica administrativa que consiste en pensar, juzgar y decidir
sobre las demás funciones de la administración. Es importante para el proceso
administrativo ya que siempre precede cualquier acción. Siempre que existen
alternativas, hay oportunidad de ejercer la planeación. Puede considerarse como el
proceso de pensamiento durante el cual se elige la alternativa que servirá para
alcanzar mejor los objetivos de la empresa.
FUNCION
PREGUNTAS ADMINISTRATIVA RESULTADOS
Misión de la Competitividad
empresa
Clientela
Políticas Rentabilidad
Competitividad
Debilidades Debilidades
Eficiencia
Fortalezas
Factibilidad
Carencias
Análisis de la Interna
Revisión situación de
la empresa Entorno
Desarrollo de
la estrategia Desarrollo Económico
de la empresa
(mercado) Productos Social-cultural
Diversificació Institucional
Desarrollo de
los planes
estratégicos Producción Tecnológico
Comercialización Educacional
Desarrollo de
los planes
estratégicos Finanzas
para áreas
especificas Personal
EJEMPLO DE UN SISTEMA DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
Planeación
estratégica
Desarrolla
Misión de la empresa
Políticas de la empresa
Objetivos de la empresa
Análisis situacional de la
empresa
Estrategia de la empresa
Gerencia Gerencia
operativa administrativa
Desarrolla
Ejecuta objetivos y
programas y estrategias para
proyectos divisiones y
Mide y evalúa departamentos
resultados Programas,
proyectos y
presupuestos
para divisiones
y
departamentos
Los objetivos de carácter administrativo son los fines que se persiguen dentro de toda
actividad agrícola y ganadera que requieren de un campo de acción definido y de la
orientación de los esfuerzos de un administrador. Los objetivos son metas que deben
alcanzarse, puede decirse que son los elementos para llegar a esa meta o lograr
ciertos fines. En la planeación agropecuaria es indispensable fijar los objetivos por
áreas de producción desde el establecimiento del equipo, infraestructura, maquinaria,
etc., hasta iniciar la producción y alcanzar en forma definida los niveles deseados. Por
ejemplo un “objetivo” dentro de una explotación de cerdos será el lograr disminuir
considerablemente el porcentaje de mortalidad en lechones en la maternidad con el
“fin” de aumentar los niveles de producción de carne (meta). El fin es de carácter
cualitativo y la meta es de carácter cuantitativo. En general la planeación debe
considerar una serie de objetivos inherentes al desarrollo de la creación o desarrollo
de toda explotación, sin embargo siempre es saludable que en el diseño de objetivos
se evite caer en el abuso y se cometa el grave error de caer en la “objetivitis” o
exageración en el diseño de objetivos específicos. Importantes es también al elaborar
los objetivos, tomar en consideración los siguientes requisitos:
a) deben ser definidos con claridad, de preferencia cuantificados y susceptibles
de ser medidos.
b) Realistas. Que se puedan alcanzar con cierto grado de dificultades observables
c) Entendibles. Por ser específicos, conocidos e identificados por todas las
personas que intervienen en la planeación de la explotación.
POLÍTICAS
Desde el punto de vista administrativo este concepto debe entenderse como la etapa
de la planeación en la que se establecen las “reglas del juego” y se ponen “las cartas
sobre la mesa” es decir se aclaran las normas generales de conducta y disciplina con
las que se va a dirigir y conducir al elemento humano y a través de estas normas
promover las conductas que deben inducirse para establecer con claridad el concepto
de “disciplina empresarial” que no existe o se desviaría fácilmente en la empresa rural.
En administración agropecuaria debe emplearse lo más correcto posible el término
“políticas” pues es en dicho sector en donde más se utiliza con sentido incorrecto y
demagógico.
Norma de conducta
“Una política administrativa” es una orientación verbal y escrita (implícita), que fija la
frontera y señala los límites de la dirección general en la cual se desenvolverán las
relaciones humanas en las actividades agrícolas y ganaderas, factor fundamental en
todo tipo de empresa. Las políticas en el sentido administrativo son normas o reglas
que rigen el proceso productivo en una empresa rural y establecen la adecuación de
los intereses laborales con las personas involucradas para cada una d las actividades
que conforman el ciclo productivo de la explotación, sin embargo para cada objetivo
deben delinearse las “políticas” que permitan el cumplimiento de un “orden
disciplinario” en las áreas especificas de producción. Ejemplo: Producir 20,000 litros de
leche por ordeña en condiciones higiénicas y con niveles de calidad. Para la
consecución de este objetivo en la planeación deben delinearse políticas que permitan
su cumplimiento, señalando las áreas especificas de trabajo en el establo lechero que
intervienen para alcanzar dicho objetivo, las políticas definidas pueden enunciarse de
la siguiente manera:
a) Diseño de horarios de trabajo en los tiempos de ordeña.
b) Discusión y análisis de la conducta deseable para el trabajador dentro del área
de trabajo.
c) Condiciones higiénicas a establecer para el operador del animal y de la
maquina al momento de la ordeña.
d) Debe listarse cada maquina y equipo auxiliar que se utiliza considerando fecha
de compra, capacidad, años de utilidad, requisitos de mantenimiento, base
para su depreciación, etc.
El desarrollo de una planeación agropecuaria correcta, exige generalmente señalar las
políticas por área de producción, mercado, finanzas y de personal. Es importante
señalar que las Políticas de Investigación, representan un instrumento relevante,
sobre todo en explotaciones que desean aumentar su productividad en las que la
propia investigación favorezca y propicie mayores ingresos con el análisis minucioso
del proceso productivo y sus consecuencias económico-administrativas. Por otra parte
las “políticas administrativas” dan desde ahora normas de selección de personal para
implementar correctamente más adelante la función administrativa de la “integración”,
además de proteger los intereses legítimos de la empresa, remarcando las áreas
productivas para evitar o eliminar fugas innecesarias de dinero o insumos que en un
momento serán revisadas por la quinta función administrativa “control” y como normas
de funcionamiento y niveles de jerarquía o autoridad en la siguiente función de
“organización”.
PROCEDIMIENTOS
Son planes que señalan el criterio y el modo de actuar en una forma más precisa y
detallada que las políticas y van aparejados a los programas ya que complementan y
apoyan su acción.
Diseño de la empresa
Planes que señalan agropecuaria: estudio de
Procedimientos el criterio y modo mercado, ingeniería del
de actuar proyecto, estudio técnico y
financiero.
MATRIZ PRODUCTO-MERCADO
Alternativas Requerimientos
Inversión terreno
Cultivo de granos
Sistema de irrigación
1.- Producir el alimento $ Maquinaría agrícola
Conversión económica
(insumo-producto)
Adquisición de granos a
2.- Preparar el alimento en la nivel local-regional
explotación $ Bodega
Molinos
Equipos de reparto
Porcentaje de mermas
FUNCIÓN
PREGUNTAS ADMINISTRATIVA RESULTADOS
Identificar y definir el
¿Quién debe hacer el trabajo realizar
trabajo? Dividir el trabajo en
¿Con que nivel de autoridad ORGANIZACION
deberes
y responsabilidad?
¿Con cual estructura? Agrupar deberes en
¿Cómo se van a llevar a puestos
cabo los planes? Agrupar puestos en
áreas o unidades
Coordinar durante todo
el proceso de
organización.
E s t r u c t u r a S im p le d e u n a O r g a n iz a c ió n
" T ie n d a d e R o p a p a r a H o m b r e s "
D u e ñ o -G e re n te
Contabilidad
Estudios
Administrativos
Finanzas
Información y
Ciencias de la
Decisión
Marketing
Comportamiento
Organizacional
Métodos
Cuantitativos
CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN:
En algunas organizaciones los administradores toman todas decisiones. Los gerentes
de nivele inferior cumplen simplemente con las instrucciones de la superioridad. En el
otro extremo están las organizaciones donde la toma de decisiones se delega en
aquellos administradores que están más cerca de la acción. Las primeras
organizaciones están altamente centralizadas; las segundas están descentralizadas.
El termino centralización se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se
concentra en un solo punto de la organización. El concepto solo incluye la autoridad
formal, es decir, el derecho inherente en la posición personal. Suele decirse que si la
administración superior toma las decisiones clave de la organización está centralizada.
En contraste, mientras más aportaciones proporciona el personal de nivel inferior o se
le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones,
hay más descentralización. Una organización que se caracteriza por su
centralización es una estructura inherentemente diferente de aquellas que están
descentralizadas. En una organización descentralizada se pueden tomar acciones con
mayor rapidez para resolver problemas, más personas contribuyen con información
para la toma de decisiones y es menos probable que los empleados se sientan
alejados de aquellos que toman las decisiones que afectan su vida laboral. De acuerdo
con los esfuerzos recientes de la administración para hacer que las organizaciones
sean más flexibles y responsables, existe una marcada tendencia hacia la
descentralización en la toma de decisiones. En las grandes compañías, los gerentes
de nivel inferior están más cerca de la acción y suele tener más conocimientos
detallados de los problemas que los administradores superiores.
FORMALIZACIÓN:
La formalización se refiere al grado en que están estandarizados los puestos dentro de
la organización. Si un puesto está muy formalizado, entonces su ocupante tiene una
posibilidad mínima de ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando
se debe hacer y como se debe hacer. Se espera que los empleados manejen siempre
el mismo insumo exactamente en la misma forma, dando por resultado una producción
consistente y uniforme. Hay descripciones explicitas de puestos, muchas reglas
organizacionales y procedimientos claramente definidos que cubren los procesos de
trabajo en aquellas organizaciones en que existe una gran formalización. Cuando la
formalización es baja, el comportamiento en el puesto no esta programado
relativamente y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad
en su trabajo. Puesto que la discrecionalidad de un individuo en el puesto esta
relacionada en proporción inversa a la cantidad de comportamiento programado
previamente en ese puesto por la organización, a mayor estandarización menor será la
aportación que el empleado integre a la forma como debe efectuarse su trabajo. La
estandarización no solo elimina la posibilidad de que los empleados se comporten en
formas alternativas, sino incluso elimina la necesidad de que los empleados tomen en
cuanta las alternativas. El grado de formalización puede variar ampliamente entre as
organizaciones y dentro de estas.
3.1.3. ORGANIGRAMAS
El diseño de un organograma (organigrama + funciograma) permite practicar la
combinación del trabajo, implica la reagrupación de las actividades divididas en áreas
o unidades más adecuadas, con el fin de lograr un desempeño eficaz desde el punto
de vista funcional. Los organogramas se catalogan en el aspecto técnico de toda
empresa agropecuaria y delimitan la estructura formal de manera esquemática sobre
todo en las relaciones de autoridad-responsabilidad. Es importante señalar que el
manual de organización (funciograma) debe apoyar la estructura esquemática del
organigrama y garantizar el conocimiento y la comprensión de los requisitos,
especificaciones y limitaciones de cada uno de los puestos en la organización por muy
pequeña que esta sea.
3.2. INTEGRACIÓN
Una vez que se ha programado lo que se pretende hacer y agrupadas las actividades,
se procede a l desarrollo de la tercera función administrativa la cual como su nombre
lo indica consiste en “reunir las partes de una actividad para dar existencia al todo”,
principio lógico de toda actividad integradora. Esta función indica un movimiento de
unión, es decir lograr el “todo” en la empresa agropecuaria”. No es posible llevar a
cabo una buena administración si la empresa no se encuentra debidamente integrada,
la integración en administración es sinónimo de acción, de reunir a las personas para
edificar una explotación desde el punto de vista material y se alcancen la metas
diseñadas en la planeación, se aprovechan los cuadros organizados y se prepara la
acción directriz del administrador.
FUNCIÓN
PREGUNTAS ADMINISTRATIVA RESULTADOS
CONJUNTAR
CONJUNTAR
C
O I
O N
R T
D E Orientar esfuerzos y recursos
I G para alcanzar la eficiencia de
N R la explotación.
A A
C D
I R
A Promover la formación de
O cuadros o equipos de trabajo.
N
Capacitar
Canalizar inquietudes
a favor de la
productividad de la
empresa, granja,
rancho o ejido.
INTEGRACION
Capacitar para el
trabajo individual o
colectivo, encauzando
al empleado a la
superación personal y
profesional.
La capacitación por lo tanto tiene tres aspectos que son los siguientes:
El primero, saber de los conocimientos que tiene el seleccionado para poder
capacitarlo en sus fallas e inquietudes.
El segundo, es el de adquirir los conocimientos necesarios para que el trabajo se
realice con facilidad, rapidez y precisión.
Análisis de la Propio
económico adquisición Prestado
del capital
Desmonte,
Análisis económico del fertilización,
factor tierra propia- barbecho,
alquiler-compra siembra, rastreo,
Integración cultivo, nivelación,
material aporque, bordeo,
Análisis y selección de control de plagas,
las tecnologías surqueo, cosecha,
drenaje,
transporte.
Coordinación
integradora
Capacitación en
Selección-contratación todos los niveles:
personal administrativo - administrativo
- campo
Integración
humana
Trabajos
manuales, trabajos
Personal de campo semi-
mecanizados,
trabajos
mecanizados.
COORDINACIÓN INTEGRADORA
PROCESO DE MOTIVACION
Reducción
de la
tensión
Logros, Supervisión,
reconocimiento, política,
el trabajo en si, relaciones,
responsabilidad, sueldo,
ascenso y condiciones de
crecimiento trabajo, status.
satisfacción insatisfacción
Conflicto Mejor
Condiciones Intenciones desempeño
persibido Conflicto
anteriores: para el manejo del grupo
del conflicto. abierto:
Comunicación. Comportamien
Estructura. Competencia,
colaboración, to de una
Variables parte.
personales. arreglos, Menor
Conflicto evasión y Reacción de la
sentido otra parte desempeño
complacencias del grupo
LA NEGOCIACIÓN
Definimos la negación como un proceso en que dos partes o mas intercambian bienes
o servicios y procuran llegar a un acuerdo sobre la tasa de intercambio para ellos.
Observe que utilizamos negociación y regateo en forma intercambiable en forma
intercambiable.
En esta sección, contrastamos dos estrategias de regateo, proporcionamos un modelo
del proceso de negación efectivo, nos cercioramos los prejuicios que dificultan la
negación efectiva, nos cercioramos del papel de las características de la personalidad
en el regateo, examinados las diferencias culturales en la organización y damos un
vistazo a negociaciones con la presencia de un tercero.
Estrategias de regateo
Hay dos vías de acceso a la negación: regateo distributivo y regateo
interrogativo.
Regateo distributivo .- A la estrategia de negociación en la que ustedes se
enfrascarse le llama regateo distributivo. Las características que mas lo
identifican es que operan en condiciones de suma cero.
De manera que la esencia del regateo distributivo es negociar para ver quien
obtiene, y que porción, de un pastel de tamaño fijo.
La esencia del regateo distributivo se muestra en la figura 13-4. las partes A y B
representan dos negociadores. Cada uno tiene un punto en blanco y que define
lo que desea alcanzar. Cada uno tiene un punto de resistencia, que marca el
resultado mas bajo aceptable- el punto debajo del cual prefiere romper las
negociaciones a aceptar un arreglo menos favorable-. El área entre estos dos
puntos constituyen el terreno de aspiración de cada uno. Mientras haya alguna
superposición entre los terrenos de aspiración de A y B, existe un área de
arreglo en que se puedan satisfacer las aspiraciones de cada uno.
Al enfrascarse en el regateo distributivo, las tácticas se centran en tratar de
conseguir que el oponente este de acuerdo con el punto que es el blanco
especifico de uno o de llegar tan cerca como sea posible. Ejemplos de dicha
táctica son persuadir al oponente de la imposibilidad de obtener su punto
blanco y lo aconsejable de aceptar un arreglo cerca que uno propone;
argumentar que el propio blanco es justo, pero no el de su oponente; y procura
que el oponente se sienta emocionalmente generoso y acepte un resultado que
esté cerca del punto de blanco que uno tiene.
Regateo integrativo.-Un representante de ventas de un fabricante de ropa
deportiva para mujer acaba de cerrar una orden por $15 000 de un pequeño
minorista de ropa. El representante de ventas telefonea la orden al
departamento de crédito de su empresa. Se le dice que la empresa no puede
aprobar el crédito para ese cliente, por que tienen antecedentes de retraso en
sus pagos. Al día siguiente, el representante de ventas y el gerente de crédito
de la empresa se reúnen para discutir el problema. El representante de ventas
no desea perder el negocio. Tampoco el gerente de crédito, pero no desea
verse con una deuda incobrable. Los dos estudian abiertamente sus
opciones. Después de considerables discusiones acuerdan una solución que
satisface ambas necesidades: el gerente de crédito aprobara la venta, pero el
dueño de la tienda de ropa proporcionara una garantía bancaria que asegurara
el pago si no se salda la cuenta dentro de 60 días.
En contraste con el regateo distributivo , la solución en el problema
interrogativo opera en el supuesto de que existe uno o más arreglos que
pueden crear una solución ganar- ganar.
En función del comportamiento intraorganizacional, en igualdad de
circunstancias, es preferible el regateo interrogativo al regateo distributivo. ¿Por
qué? Porque el primero contribuye relaciones al largo plazo y facilita trabajar
juntos en el futuro . vincula a los negociadores y permite que cada uno salga de
la mesa de negociación creyendo que ha alcanzado una victoria .en cambio el
regateo distributivo deja a una parte como perdedora . tiende a construir
animadversión entre los participantes y profundiza las divisiones cuando la
gente tiene que trabajar junta de manera continua.
Entonces, ¿por qué no vemos más regateo interrogativo en las
organizaciones?. La respuesta está en las condiciones necesarias para que
tengas éxito este tipo de negociaciones. Esto incluye que las partes sean
abiertas en la información y francas acerca de sus preocupaciones; sensibilidad
de ambas partes por las necesidades del otro; habilidad para tenerse confianza
mutua; y una disposición de ambas partes para mantener la flexibilidad. Puesto
que no es frecuente que estas condiciones existan en organizaciones, no es de
extrañarse que las negociaciones a menudo tomen una dinámica de ganar a
cualquier costo.
asertivo
competidor
colaborador
Arreglo con
evasor concesiones complaciente
no asertivo El proceso de negociación
Un modelo simplificado del proceso de negociación es visualizar la negociación
nocomo compuesta de cinco pasos: (1) preparación y planeación;
cooperativo (2) definición
cooperativo
Cooperación
de las reglas del juego; (3) aclaración y justificación; (4) regateo y solución del
problema; y (5) cierre e implantación.
PREPARACIÓN Y PLANEACION.- antes de comenzar la negociación, el lector
necesita hacer su tarea. ¿cuál es la naturaleza del conflicto? ¿cuáles son los
antecedentes de está negociación ¿ ¿quién esta involucrada y cuales son sus
perspectivas del conflicto?
¿Qué deseas obtener usted de la negociación? ¿Cuáles son sus metas?
Con frecuencia ayuda escribir las metas y desarrollar una variedad de
escenarios de resultados – desde “el mas deseado” hasta el “mínimo
aceptable”- para mantener la atención centrada en el tema.
Ustedes también deseará preparar una evaluación de lo que cree que son la
metas de la otra parte en la negociación.¿qué es lo que probable pida? ¿cómo
podría estar de atrincherada en su posición? ¿qué intereses intangibles u
ocultos pueden ser importantes para ellos? ¿En que aspectos estaría dispuesta
a llegar a un acuerdo?. Cuando uno puede conocer de antemano la posición de
sus oponente, está mejor equipado para contrarrestar sus argumentos con
datos y cifras que apoyen su posición.
Utilice la información que haya reunido para desarrollar una estrategia. Como
parte de su estrategia, usted debe determinar la Mejor alternativa a un Acuerdo
Negociado (MAAN) suyo y de su oponente. Su MAAN determina el valor mas
bajo aceptable para que ustedes negocie un acuerdo . cualquier oferta que
reciba por encima de su MAAN es mejor que el punto muerto. A la inversa, no
se puede esperar éxito en la negociación a menos que uno pueda formular una
oferta a la otra parte, que está encuentre más atractiva que su MAAN de la otra
parte, aunque no pueda satisfacerlo, tal vez pueda lograr que lo cambie.
DEFINICIÓN DE LAS REGLAS DEL JUEGO.- Una vez que haya desarrollado
de su planeación y la estrategia, usted está listo para definir las reglas del
juego y procedimientos con la parte acerca de la negociación en sí .¿Quiénes
serán los negociadores? ¿Dónde tendrá lugar la negociación? ¿Qué
restricciones de tiempo, si las hay, serán aplicables? ¿A que temas estará
limitadas la negociación? ¿Habrá un procedimiento especifico a seguir si se
llega a un callejón sin salida? Durante esta fase, las partes también
intercambiarán sus propuestas o exigencias iniciales.
ACLARACIÓN Y JUSTIFICACIÓN.- Cuando se han intercambiado las
posiciones iniciales, ambas partes explicarán, ampliarán, aclararán, reforzarán
y justificarán sus exigencias originales . esto no necesariamente tiene que ser a
manera de confrontación. Más bien es una oportunidad para instruirse e
informarse mutuamente sobre los temas, por que son importantes y cómo llego
cada uno a sus demandas iniciales. Es el momento en que ustedes tal vez
desee proporcionar a la otra parte cualquiera documentación que sustente su
posición.
REGATEO Y SOLUCIÓN DEL PROBLEMA.- La esencia del proceso de
negociación es el toma y daca real para tratar de discutir a fondo un acuerdo.
Es indudable que ambas partes tendrán que realizar concesiones.
CIERRE E IMPLANTACIÓN.- el ultimo paso en el proceso de negociación es la
formalización del acuerdo que se ha trabajado y desarrollar todos los procedimientos
que sean necesarios para su implantación y control.
EL PROCESO DE NEGOCIACION
PREPARACIÓN Y
PLANEACION
DEFINICIÓN DE LAS
REGLAS DEL JUEGO
ACLARACIÓN Y
JUSTIFICACION
REGATEO Y SOLUCIÓN
DEL PROBLEMA
CIERRE E
IMPLEMENTACIÓN
Agrupados
A
B
En secuencia
A B
Recíprocos
A B
Interdependencia en secuencia.-Un grupo-ensamble- de pende de otro-
compras- para obtener sus insumos, pero la dependencia es sólo en una
dirección. Compras no es dependiente directamente de ensamble para sus
insumos. En una interdependencia secuencial, si el grupo que proporciona el
insumo no desempeña correctamente su trabajo, el grupo que depende del
primero se verá significativamente afectado.
La forma mas compleja de interdependencia es recíproca. En estos casos, los
grupos intercambian insumos y productos.
Este alto grado de dependencia se traduce en una mayor iteración y mayores
exigencias de coordinación.
Incertidumbre en la tarea.- La siguiente pregunta para la coordinación es: ¿en
que tipo de tareas están involucrados los grupos? En busca de la sencillez,
podemos pensar que las tareas de un grupo van desde muy rutinarias a menos
rutinarias.
CONTINUM DE LA TAREA
Las tareas altamente rutinarias tienen poca variación . los problemas que
enfrentan los miembros del grupo tienden a tener pocas excepciones y son
fáciles de discutir. Estas actividades de grupo se presentan procedimientos de
operación es discutir. Estas actividades de grupo se presenta a procedimientos
de operación estandarizados.
En otro extremo están las tareas no rutinarias. Estas son actividades no
estructuradas, con muchas excepciones y problemas que son difíciles de
discutir.
Desde luego, mucha de as tareas de grupo están en un termino medio o
combinan tareas tanto rutinarias como no rutinas.
La clave de la incertidumbre en la tarea es que las tareas no rutinarias
requieren bastante más procesamiento de información. Las tareas con poca
incertidumbre tienden a estar estandarizadas no tienen que interactuar mucho
con otros grupos. En contraste, los grupos que desempeñan tareas con mucha
incertidumbre enfrentan problemas que quieren respuesta ad hoc. Esto a su
vez, lleva a una necesidad de más y mejor información.
ORIENTACIÓN HACIA EL TIEMPO YLA META.-
¿Cuántas diferencias hay en los grupos en función de los antecedentes y el
pensamiento de sus miembros? Esta es la tercera pregunta relevante con
respecto al grado de coordinación necesita entre los grupos. La investigación
muestra que las percepciones de un grupo de trabajo sobre lo que tiene
importancia con base en el marco del tiempo que regula el trabajo y su
orientación a la meta. Esto puede hacer difícil que trabajen juntos los grupos
que tienen diferentes percepciones.
¿por qué pueden tener los grupos de trabajo orientándose diferentes respecto
al colocar tareas comunes en grupos funcionales comunes y asignar metas
especificas a estos grupos. Entonces se contrataba a personas con formación y
habilidades apropiadas para determinar tareas y contratación de especialistas
facilitan la coordinación de las actividades entre grupos. Pero cada vez hacia
más facial la coordinación de las interacciones entre grupos.
Para ilustrar formas en que se diferencian las orientaciones entre los grupos de
trabajo, el personal de fabricación tiene un enfoque de corto plazo respecto al
tiempo. Se preocupan del programa de producción de hoy y la productividad de
esta semana. En contraste, las personas de investigación y desarrollo se
centran en largo plazo. Se preocupan del desarrollo de nuevos productos que
pueden no fabricarse durante varios años. De manera similar, los grupos de
trabajo a menudo tienen diferentes orientaciones hacia la meta.
METODOS PARA ADMINISTRAR LAS RELACIONES ENTRE GRUPOS.
¿Qué métodos de coordinación están disponibles para el manejo de las
relaciones intergrupales? Hay varias opciones; identificamos las siete que se
utilizan con mayor frecuencia. Se enlistan están siete en un continuum, en
orden de incremento de los costos asociados. También son acumulativos en el
sentido de que los siguientes métodos situados mas arriba en el continuum se
agregan a los métodos inferiores, en lugar de sustituirlos. En la mayoría de las
organizaciones, los métodos más sencillos enlistados en el extremo inferior del
continuum se utilizan conjuntamente con los métodos más complejos
enlistados en el extremo superior, por ejemplo, si un administrador está
utilizando equipos para coordinar las relaciones grupales, ese administrador
probablementeALTOeste utilizando también reglas y procedimiento.
Departamentos de integración
Equipos
Jerarquía
Reglas y procedimientos
BAJO
Guiar
Tomando en consideración que la dirección se refiere en muchos aspectos al
renglón de la administración de personal y que se le considera como el arte
empresarial de la administración. Los conceptos que se manejan son de
carácter subjetivo, válidos por referirse al estudio de la conducta humana como
es el caso del término “Guiar” que independientemente de su significado literal
o semántico, cada administrador tiene un propio concepto de acuerdo a su
personal educación, valores morales, manejo de niveles de conducta, etc,
difíciles de calificar en el medio rural agrícola y ganadero, lo importante es que
sepa guiar a sus colaboradores hacia la meta trazada, entendiendo siempre
que el ser humano es el recurso más importante de toda empresa
agropecuaria.
L AUTORIDAD
I
D Comunicar
E Supervisar
R Motivar
A Incentivar
Z
G COORDINACIÓN
O
La dirección y el liderazgo
TIPOS DE CONTROL
Finanzas
El propósito primordial de todo negocio es obtener utilidades. En busca de este
objetivo, los administradores buscan implantar controles financieros. Por
ejemplo, los administradores podrán profundizar con todo cuidado los estados
financieros trimestrales en busca de gastos excesivos. También podrían
efectuar el estudio de razones financieras para asegurarse de que dispone de
suficiente dinero en efectivo para pagar los gastos diarios, que la deuda no
crezca demasiado y se vuelva onerosa, y que los activos se usan de manera
productiva. Estos son ejemplos, de cómo se pueden utilizar los controles
financieros para reducir costos y hacer el mejor uso de los recursos
disponibles.
Desde luego, no solo son los administradores en el sector privado los que
utilizan los controles financieros. También los administradores de
organizaciones no lucrativas tienen objetivos, entre los cuales la eficiencia es
uno de los mas importantes. Los controles financieros, tales como
presupuestos, son herramientas importantes para controlar los costos en
hospitales, escuelas y dependencias gubernamentales.
Operaciones.
El éxito de una organización depende en gran parte de su habilidad para
producir bienes y servicios con efectividad y eficiencia. Las técnicas de control
de operaciones se diseñan para evaluar con que efectividad y eficiencia
trabajan los procesos de transformación de la organización. Los controles de
operación abarcan de manera típica la vigilancia de las actividades de
producción para cerciorarse de que se efectúen según el programa; evaluar la
habilidad del departamento de compras para proveer la cantidad y calidad
correcta de los suministros necesarios al costo mas bajo posible; vigilar la
calidad de los productos o servicios, para asegurarse de que satisfacen los
estándares que se establecieron y cerciorarse del que el equipo recibe un
adecuado mantenimiento.
Información.
Los administradores necesitan información para realizar su trabajo. La
información incompleta, excesiva, imprecisa o con retrasos, afectara
seriamente su desempeño. En consecuencia, es necesario, desarrollar un
sistema de información administrativa que proporcione los datos correctos , en
volumen correcto, a la persona indicada, en el tiempo justo.
La tecnología para manejar la información administrativa ha cambiado
radicalmente en los últimos años. Por ejemplo, hace quince años los
administradores de las grandes organizaciones confiaban en un departamento
centralizado de procesamiento de datos. Un administrador con suerte podía
obtener una impresión de las cifras de venta de la computadora a principios de
la siguiente semana. Los administradores de hoy, por lo general, tienen
computadoras en sus escritorios.
Pueden mecanografiar su solicitud en cualquier momento, y llamar por teléfono
para pedir las ultimas cifras de venta por territorio. Lo que solía requerir días
para obtenerse, esta disponible ahora en segundos.
Pocas áreas del trabajo del administrador han cambiado, y continuaran
cambiando, con tanta rapidez como los sistemas de información administrativa.
La tecnología aun sigue creando nuevas opciones a un paso sin precedentes.
El sistema actualizado de hoy de seguro pasará a la historia en dos o tres
años.
Desempeño de la Organización
Cierto numero de personas que se interesan efectúan en forma regular
evaluaciones del desempeño o efectividad global de una organización. Desde
luego, los administradores se preocupan por el desempeño de la organización,
pero ellos no son el único grupo que evalúa la eficacia de ésta. Los clientes y
compradores han hecho juicios sobre la eficacia cuando escogen realizar
negocios con una empresa en lugar de otra. Analistas de valores, inversionistas
así como acreedores potenciales, y proveedores (en especial los que extienden
crédito), también han hecho evaluaciones de eficacia. Hasta los empleados y
empleados potenciales, evalúan la eficacia de una organización, sin lugar a
duda toma en cuenta los factores de eficacia.
Los hechos anteriores respaldan la idea de que los administradores deben
preocuparse del control, a fin de mantener o mejorar la eficacia de una
compañía. La productividad, la eficiencia, utilidades, moral, calidad de la
producción, flexibilidad, estabilidad, y ausentismo de los empleados, son
criterios que sin duda tienen mucho que ver con la eficacia global de una
organización. Sin embargo, ninguno es sinónimo de eficacia organizacional. La
eficacia de una empresa puede evaluarse mediante cualquiera de estos tres
enfoques básicos.
El enfoque de metas organizacionales. El enfoque de metas
organizacionales declara que la eficacia de una organización se evalúa en
términos de logros de fines mas bien que de medios. Es el renglón final el que
cuenta. Los criterios mas populares de metas organizacionales incluyen la
maximización de utilidades, la educación eficiente de los estudiantes, hacer
que el enemigo se rinda, ganar el juego de baloncesto, y restablecer la salud
de los pacientes. En el supuesto de que las organizaciones se crearon de
manera deliberada para alcanzar una meta específica o mas, el enfoque de
metas organizacionales tiene mucho sentido.
¿Utilizamos metas oficiales o metas reales? ¿Las metas de quien? ¿A corto o
largo plazo? Puesto que las organizaciones tienen múltiples metas, ¿Cómo se
deben catalogar estas metas según su importancia? Estos problemas no son
insolubles. Si los administradores están dispuestos a confrontar las
complejidades inherentes en el enfoque de metas organizacionales, pueden
obtener información razonablemente valida para evaluar la eficacia de una
empresa. Sin embargo, se han argumentado que hay mas fondo en el concepto
de eficacia organizacional que la simple identificación de fines específicos.
Cuando los administradores proporcionan toda su atención a los fines, es
factible que pasen por alto la salud de la compañía a largo plazo. Una
alternativa es el enfoque de sistemas.
El enfoque de sistema. Se utilizo para describir a la organización como una
entidad que adquiere insumos, se ocupa de los procesos de transformación, y
genera producción. En consonancia con la perspectiva de sistemas, se puede
decir que una organización debe juzgarse por su habilidad para adquirir
insumos, procesar éstos, canalizar la producción, y mantener estabilidad y
balance. La producción son los fines, mientras que la adquisición de
suministros y la eficiencia en su procesamiento, son los medios. Si una
organización ha de sobrevivir a largo plazo, debe permanecer adaptable y con
buena salud. El enfoque de sistemas para la eficacia organizacional se
enfoca en estos factores medios y fines que pueden afectar la supervivencia.
Los criterios relevantes en el enfoque de sistemas incluyen la proporción del
mercado, la estabilidad de las utilidades, las tasas de ausentismo y rotación del
personal, es el crecimiento de los gastos de investigación y desarrollo, el nivel
de conflictos entre las unidades, el grado de satisfacción de los empleados, y
claridad de las comunicaciones internas. Observe que el enfoque de sistemas
enfatiza factores que son importantes para la salud y supervivencia de la
empresa a largo plazo, pero que pueden no ser críticos en el corto plazo. Por
ejemplo, los gastos de investigación y desarrollo son una inversión para el
futuro. La administración puede reducir gastos en este renglón, y de inmediato
aumentar las utilidades o reducir las pérdidas. Pero el efecto de esta acción
reducir la viabilidad de la organización en años posteriores.
La ventaja principal del enfoque de sistemas es que desalienta a la
administración para buscar resultados inmediatos a expensas de éxitos futuros.
Otra ventaja del enfoque de sistemas es sus aplicabilidad en donde las metas
son o muy vagas o desafían su medición.
Los administradores de organizaciones publicas, por ejemplo, con frecuencia
usan la “habilidad para obtener mayores presupuestos”, como una medida de
eficacia----esto es, emplean criterios de ingreso en sustitución de los criterios
de producción.
El enfoque estratégico de terceros involucrados El tercer enfoque propone
que una organización efectiva satisface las demandas de aquellos grupos en
su ambiente, de los que se requiere apoyo para su existencia continua.
Llamamos a esto el enfoque estratégico de terceros involucrados.
La mayor parte de las universidades públicas consideran la eficacia en
términos de obtener estudiantes, pero sienten que no necesitan preocuparse
de los empleadores potenciales de sus egresados. ¿Por qué? Porque la
supervivencia de estas universidades no depende de que sus graduados
consigan o no trabajo. Los administradores de las universidades públicas
consagran esfuerzo considerable a solicitar el patrocinio de los legisladores
estatales. El fracaso en conseguir el apoyo de los legisladores con toda certeza
repercutirá de manera adversa en el presupuesto de una universidad pública.
En contraste, casi no se ve afectada la eficacia de una universidad privada por
la buena o mala relación que tenga con las personas claves en la capital del
estado. Los administradores en universidades particulares dirigen sus energias
a negociar para obtener prestamos subsidiados por el gobierno federal para los
estudiantes, a enamorar a los egresados, a filántropos ricos, y a fundaciones
que pudieran donar dinero para sus escuelas. Estos son grupos que
determinan en forma significativa la supervivencia de las universidades
privadas.
El enfoque estratégico para abordar a estos grupos es tan aplicable a
empresas comerciales como a las universidades. Por ejemplo, una corporación
con una posición muy fuerte de efectivo no necesita preocuparse de los
criterios de eficacia que usan los banqueros. Sin embargo, supongamos que la
compañía que usted dirige tiene créditos bancarios por 200 millones de dólares
que se vencen el próximo trimestre, y que usted va a tener que pedirle al
consorcio de bancos acreedores que reestructuren estas deudas porque su
empresa no podrá cumplir en esa fecha limite. En una situación así, usted
tendrá que enfatizar los criterios que ellos utilizan para medir la eficacia de su
organización. Hacerlo de otro modo pondría en peligro la supervivencia de su
empresa. Así que se define a la organización efectiva como aquella que
identifica con éxito sus enfoques estratégicos de terceros involucrados--
clientes, dependencias gubernamentales, instituciones financieras, analistas de
valores, sindicatos obreros, y demás—y luego satisface las demandas de ellos.
Observe los supuestos subyacentes en el enfoque de grupos estratégicos.
Dicho enfoque supone que una compañía se ve confrontada con exigencias
frecuentes y competitivas de una variedad de grupos de intereses. Puesto que
éstos tienen desigual importancia, se determina su eficacia por la habilidad de
la empresa para identificar sus grupos estratégicos de terceros involucrados o
críticos y satisfacer las exigencias que imponen sobre la compañía. Además,
este enfoque supone que los administradores persiguen cierto número de
metas, y que las metas que se seleccionaron representan una respuesta a
aquellos grupos de intereses que controlan los recursos necesarios para la
supervivencia de la empresa.
Mientras que tiene mucho sentido el acercamiento a estos grupos estratégicos,
no es fácil para los administradores ponerlos en acción. En la practica, es muy
difícil la separación de los grupos estratégicos del ambiente en general. Puesto
que el ambiente cambia con rapidez, lo que ayer era crucial para la
organización quizás no lo sea hoy. Aunque se pueda identificar en el ambiente
a los grupos estratégicos y se suponga que son de modo relativo estables,
¿Qué separa a los grupos “estratégicos” de los “casi estratégicos”? A pesar de
la dificultad de la actividad, la identificación y satisfacción de estos grupos
estratégicos pueden rendir grandes dividendos. Al usar el enfoque de grupos
estratégicos, los administradores disminuyen la probabilidad de que pudieran
pasar por alto o inquietar demasiado a un grupo cuyo poder podría obstaculizar
de manera muy considerable las operaciones de la compañía. Si la
administración sabe de quienes necesita apoyo para beneficio de la
organización, puede modificar su ordenamiento preferencial de metas para que
reflejen las relaciones cambiantes de poder con sus grupos estratégicos.
3.4.5. ACTIVIDADES O FUNCIONES DEL CONTROL
El Control para su estudio se divide en cinco subfunciones o etapas
administrativas:
Comprobar
Evaluar
Valorar
Corregir
Evitar
Comprobar
Actividad administrativa del control que sugiere y asesora al administrador a
verificar con la capacidad suficiente que los planes se llevaron acabo en la
forma inicialmente prevista en la planeación. En la empresa agropecuaria como
ya se señalo existen dos o más tipos de mecanismos de comprobación; los de
tipo operativo que determinan o justifican las acciones de los empleados y las
actividades desarrolladas de acuerdo al tamaño y dimensiones de la
explotación y pueden ser desde técnicas completas de programación y control
y hasta el reporte diario o rutinario de actividades de los empleados, etc. El
mecanismo de comprobación económica o financiera dentro de los que
destacan el balance general, estado de perdidas y ganancias, pólizas de
ingresos y egresos y otros que se estudian en el capitulo correspondiente.
Es conveniente recordar que en las empresas agrícola y ganadera, es
necesario verificar las actividades por periodo o ciclo productivo o bien por
producción semanal, quincenal, mensual, etc., destacando el registro de
ingresos y egresos, costo de la producción, análisis de presupuestos de
producción, etc.
CORREGIR
En esta actividad administrativa se sugiere que se discutan con amplitud y en
reuniones de trabajo los resultados que se obtuvieron, no obstante que algunos
hayan resultado con carácter o valor negativo ya que le servirá al administrador
y empleados en general para renovar mejores criterios y conocer a fondo las
limitantes de la empresa.
La operación de los medios de control y la concentración de datos involucra un
procedimiento especifico, corregir significa en administración agropecuaria el
saber confrontar los planes con los resultados involucrando datos fidedignos.
Saber corregir las desviaciones de los planes es parte de la responsabilidad
directa de un administrador, trascendente actividad que pocas veces se
demuestra en el medio rural o campesino. Al corregir las desviaciones de los
planes que se suscitan en las tres funciones previas al control(organización,
integración y dirección), se mejora notablemente y con la mayor seguridad de
las siguientes etapas productivas.
Al medir los resultados se involucra cada uno de los participantes en la
producción, por lo que debe obtenerse la opinión de cada responsable de
arrea, sección, sumando resultados y preparando las futuras decisiones.
Considerando que el propósito fundamental para los sistemas de control es
alcanzar los objetivos de una empresa, este tiene la capacidad de medir, juzgar
lo realizado y corregir las desviaciones para que en el ciclo posterior con base
en las experiencias realizadas se logre una mayor producción y por lo tanto se
mejoren los niveles de eficiencia.
Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativo una
acción enérgica e inmediata. El control efectivo no puede tolerar demora
innecesarias, excusas o demasiadas excepciones. La acción correctiva la
aplican quienes tienen autoridad sobre el desempeño rea. Esto puede implicar
la modificación del plan, como por ejemplo, un cambio en un procedimiento o
método para la precisión en la producción, en tanto que en algunos casos
puede bastar un cambio en la motivación.
Para una máxima efectividad, la corrección de la desviación deberá ir
acompañada por una responsabilidad fija e individual .
Hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios
para lograr lo esperado.
EVITAR
Ultima en el estudio de las actividades que se desarrollan en lo que se ha
denominado proceso administrativa que orienta sobre las desviaciones o fallas
en el desarrollo de las desviaciones o fallas en el desarrollo de las funciones
administrativas y prepara nuevas alternativas para la futura plantación.
Se desconoce que este tipo de actividad administrativa tiene mucho de
subjetivismo pero toda acción administrativa la decide y ejecuta el ser humano.
Ejercer el control es calcular con objetividad los éxitos t los errores, lo positivo y
lo negativo a través de la conducta humana del administrador y los
subordinados.
El evitar desviaciones de los planes requiere de encuestas ágiles y dinámicas
diseñadas de acuerdo a las necesidades y tamaño de la empresa.
El sistema de control tiene como finalidad asegurar que el organismo actué
concientemente, es decir que conozca la causa de sus fallas y de sus éxitos,
evitando las primeras en la medida en que sea posible y aprovechando los
segundos a través de la búsqueda de condiciones mas favorables para
desarrollar su actividad de modo sostenido.
Idealmente lo que se desea en el control de un aviso o señal que indique
cuando estamos a punto de meternos en dificultades sin reducir o detener
nuestros esfuerzos productivos. La revisión después del hecho es útil, pero se
puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo teniendo el aviso de una bandera roja
e inminentes desviaciones excesivas. Cualquier actividad puede ser controlada
con respecto a uno o a todos los factores siguientes: cantidad, calidad, uso de
tiempos y costos, se buscan las areas criticas o acontecimientos sobre los
cuales podemos enfocarnos antes de mecerse en dificultades.
Resultan importantes variaciones de numerosas condiciones, pero las mas
importantes son :
a) Errores humanos. Esfuerzos que no satisface lo esperado, e
incompetencia.
b) Resultados inesperados. Huelgas, escasez de materiales para la
producción.
c) Fallas. En maquinaria , equipo, métodos de control, etc.
d) Incertidumbres. Decisiones administrativas en las cuales no hay
seguridad en los resultados reales.
EL PROCESO DE CONTROL
Retroalimentación
ORGANIZACIÓN
CONTROL
FUENTE BIBLIOGRAFICA: