UC DTIC CSI FOR 005 ManualdeUsuario - MatriculasInternetEstudiantesEnServiciosAcadémicos - 23 03 2018 PDF

Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
DTIC
MANUAL DE USUARIO
Instructivo para inscripciones y

matrículas en servicios académicos
ofertados por la Universidad de Cuenca
Autor: Supervisor:
Ing. Yolanda Aucapiña Ing. María Eugenia Fajardo
Marzo 21, 2018

DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y Página: 2 de 16
COMUNICACION
PROCESO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1.0
MANUAL DE USUARIO
UC-DTIC-CSI-FOR-005 Vigencia desde: 21-Mar-18
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Analista de Tecnologías de la Información Coordinador/a de Sistemas de Información Director de Tecnologías de
Información y Comunicación
CONTENIDO
Acceso 3
Terminología 3
Servicio académico 3
Procesos y Subprocesos 3
Aspirante 4
Inicio de sesión 4
Creación de una cuenta 4
Pasos para matricularse en un servicio académico 7
1. Selección del servicio académico 7
2. Iniciar el proceso de registro 8
3. Registro de información 9
3.1. Editar información 9
3.2. Datos básicos 9
3.3. Agregar o modificar su dirección 10
3.4. Selección de la nacionalidad 11
3.5. Selección del estado civil 11
3.6. Registro de números telefónicos 12
3.7. Selección de género 12
3.8. Selección de tipo de sangre 12
3.9. Registrar discapacidad 13
3.10. Agregar un beneficiario de factura 13
3.3. Finalizar el proceso de registro de información 14
4. Registro de horario 14
5. Pendiente de pago 15
6. Matriculado 16
2
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Instructivo para inscripciones y matrículas en

servicios académicos ofertados por la Universidad de
Cuenca
El presente instructivo detalla los pasos a seguir durante el proceso de matrícula de un
estudiante en un servicio académico ofertado por la Universidad de Cuenca.
Acceso
Para acceder al sistema digitar en su navegador la siguiente dirección:
http://sga.ucuenca.edu.ec
Terminología
Servicio académico
Congreso, curso o seminario ofertado por la Universidad de Cuenca.
Procesos y Subprocesos
Proceso: Se refiere a cada uno de las etapas por los cuales pasa un estudiante para su
inscripción o matrícula, por ejemplo: proceso de Inscripción o matrícula; previo a encontrarse
inscrito o matriculado en algún servicio académico que se oferte en la Universidad de Cuenca.
Subproceso: Se refiere el flujo de pasos que forman parte de un proceso, entre los principales
subprocesos constan
Proceso Subprocesos
Registro de información
Matrícula Matrícula en asignaturas
Generación de Cobro
Matriculado
3
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Aspirante
Persona que desea matricularse en un servicio académico ofertado por la Universidad de
Cuenca.
Inicio de sesión
Al ingresar a la dirección https://sga.ucuenca.edu.ec se presenta la siguiente página para
inicio de sesión.
En esta página, en caso de ser parte nuestra comunidad universitaria (estudiante de grado,
posgrado, empleado, docente, trabajador) ingresar con su dirección de correo institucional y
la contraseña; caso contrario dar clic en REGÍSTRATE AHORA (ubicado en la parte inferior de
la página) para iniciar el proceso de creación de una cuenta.
Creación de una cuenta

Si no es parte de la Universidad de Cuenca, para crear una cuenta registre la información del
siguiente formulario:
4
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar el tipo de identificación que puede ser cédula o pasaporte.
2. Ingresar el número de identificación.
3. Clic en el ícono que corresponde a buscar.
4. Una vez realizado el proceso de búsqueda, si se encuentran datos correspondientes

al identificador ingresado serán presentados en cada uno de los campos y solamente
debe ingresar de forma manual su dirección de correo personal que será utilizado
como usuario para ingresar al sistema. Caso contrario, es necesario ingresar sus datos
en cada uno de los campos de forma manual.
5. Resolver el captcha que será presentado luego de dar clic en el cuadro que se muestra
en la siguiente imagen.
5
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

6. El captcha, tal como se muestra en la siguiente imagen, consta de un conjunto de

imágenes que deberán ser marcadas de acuerdo a lo indicado en la parte superior.
Una vez que este sea resuelto se habilitará el botón Aceptar para terminar con el
proceso de creación de la cuenta.
7. Clic en el botón Aceptar para crear su cuenta.
8. Clic en el botón Cerrar en el cuadro de diálogo que indica que el proceso se realizó
exitosamente.
9. Al terminar este proceso se enviará un correo a la dirección ingresada con las

indicaciones a seguir para completar el proceso de registro.
6
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

10. Una vez completado el proceso a su correo electrónico personal se envía un mensaje
con el nombre de usuario y contraseña para ingresar al sistema:
https://sga.ucuenca.edu.ec
Pasos para matricularse en un servicio académico

A continuación, se detallan los pasos que debe seguir un aspirante para registrar su matrícula
en un servicio académico ofertado por la Universidad de Cuenca.
1. Selección del servicio académico
Pasos:
1. Acceder al menú SERVICIOS ACADÉMICOS
2. Seleccionar la oferta en la que desea matricularse dando clic sobre la fila

correspondiente, la cual automáticamente se resaltará en color azul. Para encontrar
con mayor facilidad
2 la oferta de su interés puede hacer uso del cuadro de búsqueda.
3. Para obtener información sobre la oferta de clic en el botón VER INFORMACIÓN. Se

presentará la siguiente imagen.
7
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

2. Iniciar el proceso de registro
Para iniciar el proceso de registro seleccione uno de los servicios académicos ofertados y a
continuación de clic en el botón INSCRÍBETE, con esto se cargará una página que contiene los
procesos y subprocesos de la oferta seleccionada ordenados en pestañas, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Es importante tener en cuenta que estos subprocesos deben ser realizados de forma
secuencial en el orden establecido; con el objetivo de guiarlo durante su proceso de matrícula.
En la parte superior de cada paso se presenta un rectángulo de color con mensajes
informativos.
8
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

3. Registro de información
El primer subproceso permite el registro de su información personal, inicialmente el sistema

cargará los datos que se encuentren disponibles en los campos respectivos, si requiere
agregar y/o modificar dichos datos se le permitirá editar el formulario.
3.1. Editar información
1. Para modificar y/o agregar información debe dar clic en el botón EDITAR ubicado en
la parte final del formulario de registro.
2. Una vez realizados los cambios en el formulario es necesario guardarlos, para lo cual
se debe dar clic en el botón GUARDAR ubicado de la misma manera al final del
formulario.
3.2. Datos básicos
Su información básica como tipo de identificación, cédula o pasaporte, nombres y apellidos

serán cargados automáticamente y no podrá editarlos. Adicionalmente si usted se encuentra
registrado con su número de cédula no podrá modificar su fecha de nacimiento. La
información básica es tomada del registro civil.
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

3.3. Agregar o modificar su dirección
Al dar clic en EDITAR, la sección de DIRECCIÓN presentará el botón AGREGAR o EDITAR. Al dar
clic en el botón se presentará un formulario en el que debe registrar la información indicada.
10
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

3.4. Selección de la nacionalidad
Puede seleccionar su nacionalidad haciendo uso de la lista desplegable, que contiene un

cuadro de búsqueda para facilitar la ubicación de una nacionalidad específica.
3.5. Selección del estado civil
11
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Puede seleccionar su estado civil haciendo uso de la lista desplegable, que contiene un cuadro
de búsqueda para facilitar la ubicación de un estado civil específico.
3.6. Registro de números telefónicos
Puede registrar su número de teléfono convencional y celular en los campos

correspondientes.
3.7. Selección de género
Para seleccionar su género de clic sobre la opción correspondiente y el círculo ubicado al inicio
de la opción cambiará para indicar que se encuentra seleccionado.
3.8. Selección de tipo de sangre
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Puede seleccionar su tipo de sangre haciendo uso de la lista desplegable, que contiene un
cuadro de búsqueda para facilitar la ubicación de un tipo de sangre específico, si su tipo de
sangre no se encuentra en el listado seleccione NOC.
3.9. Registrar discapacidad
Si usted presenta algún tipo de discapacidad puede registrarla seleccionando la opción

correspondiente al dar clic sobre ella, además debe ingresar el porcentaje y el número de
carnet de discapacidad.
3.10. Agregar un beneficiario de factura
13
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Está sección es opcional, si usted requiere que la factura sea emitida a nombre de otra
persona o institución específica, debe registrar sus datos dando clic en el botón AGREGAR
presente en la sección BENEFICIARIO FACTURA durante el proceso de edición del formulario.
Inicialmente deberá seleccionar el tipo de identificación, ingresar la identificación y dar clic
en el botón , si se encuentra un registro que corresponda a la identificación ingresada se

cargarán los datos en cada uno de los campos, caso contrario deberá ingresarlos
manualmente.
3.3. Finalizar el proceso de registro de información
Cuando el subproceso de registro de información se encuentre con la información correcta,

tiene que finalizar su registro dando clic en el botón FINALIZAR, con la finalidad de continuar
con el proceso de matrícula. Es importante recordar que una vez finalizado el registro no se
permite realizar cambio alguno en la información y automáticamente avanzará al subproceso
siguiente.
4. Registro de horario
Por defecto el horario aparecerá seleccionado si el servicio académico tiene un solo grupo y
horario ofertado y tiene que dar clic en el botón FINALIZAR para continuar al siguiente
subproceso.
De lo contrario realizar los siguientes pasos.
Pasos:
14
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

1. Desplegar el listado de horarios, que indica el número de cupos disponibles en cada

uno, y seleccionar el de su preferencia.
2. Una vez seleccionado el horario se habilitará el botón FINALIZAR con el cual puede
terminar su proceso de registro y de forma automática el sistema generará la
respectiva orden de pago.
5. Pendiente de pago
En el subproceso PENDIENTE DE PAGO, puede revisar sus órdenes de pago pendientes con el
respectivo valor de la matrícula.
15
COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Para imprimir su papeleta de pago de clic en el botón DESCARGAR, esto abrirá una nueva
ventana que contiene el documento en formato pdf.
6. Matriculado
Una vez que su pago esté procesado (el proceso puede tardar hasta 48 horas luego de haber
realizado el depósito), su registro pasará automáticamente a MATRICULADO, lo cual indica
que usted cumplió todos los pasos establecidos y el proceso de matrícula culminó con éxito.
16

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Instructivo para inscripciones y matrículas en

Matrícula Matrícula en asignaturas

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Creación de una cuenta

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Siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar el tipo de identificación que puede ser cédula o pasaporte.

2. Ingresar el número de identificación.

3. Clic en el ícono que corresponde a buscar.

4. Una vez realizado el proceso de búsqueda, si se encuentran datos correspondientes

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6. El captcha, tal como se muestra en la siguiente imagen, consta de un conjunto de

7. Clic en el botón Aceptar para crear su cuenta.

9. Al terminar este proceso se enviará un correo a la dirección ingresada con las

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Pasos para matricularse en un servicio académico

1. Selección del servicio académico

2. Seleccionar la oferta en la que desea matricularse dando clic sobre la fila

3. Para obtener información sobre la oferta de clic en el botón VER INFORMACIÓN. Se

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2. Iniciar el proceso de registro

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El primer subproceso permite el registro de su información personal, inicialmente el sistema

3.1. Editar información

3.2. Datos básicos

Su información básica como tipo de identificación, cédula o pasaporte, nombres y apellidos

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3.3. Agregar o modificar su dirección

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.4. Selección de la nacionalidad

Puede seleccionar su nacionalidad haciendo uso de la lista desplegable, que contiene un

3.5. Selección del estado civil

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.6. Registro de números telefónicos

Puede registrar su número de teléfono convencional y celular en los campos

3.7. Selección de género

3.8. Selección de tipo de sangre

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.9. Registrar discapacidad

Si usted presenta algún tipo de discapacidad puede registrarla seleccionando la opción

3.10. Agregar un beneficiario de factura

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

en el botón , si se encuentra un registro que corresponda a la identificación ingresada se

3.3. Finalizar el proceso de registro de información

Cuando el subproceso de registro de información se encuentre con la información correcta,

De lo contrario realizar los siguientes pasos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Desplegar el listado de horarios, que indica el número de cupos disponibles en cada

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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