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ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS DE PUESTOS
¿Por qué es importante el análisis de puestos?
Porque dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se requerirán ciertas habilidades,
estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo
variarán en cada caso. Por ello, es importante examinar las características de cada puesto a fin de establecer
los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito.
“Es la descripción del conjunto de funciones, habilidades, responsabilidades y condiciones que forman
una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto) “(Grados, 2003)
a) Seleccionar personal: Tener detallado el puesto ayudará a determinar aquellos requisitos que debe
satisfacer un candidato para ocupar el puesto y así disminuir al grado de error al momento de la
contratación.
c) Evaluación del desempeño o calificación de méritos: El análisis de puestos es un parámetro con el que
se compara el desempeño del empleado, lo que posibilita que se realice de la forma más objetiva
posible.
d) Seguridad industrial: En la especificación del puesto se identifican los riesgos que conducen a
accidentes o enfermedades, producto del mismo trabajo; lo que da la posibilidad de
establecer las medidas preventivas adecuadas así como la adquisición del equipo de seguridad
correspondiente.
e) Valuación de puestos: Al conocer de forma detallada las funciones, las habilidades y condiciones en
que se desarrolla un puesto, se le asigna la posición que le corresponde en la estructura orgánica de la
empresa, así como el rango de sueldo que le será asignado.
a) Experiencia en el puesto
d) Responsabilidad
La entrevista.- La observación puede ser complementada con explicaciones verbales del trabajador
y su supervisor inmediato. Así el trabajador podrá hablar más ampliamente sobre sus actividades y la forma
en que las realiza. Algunas de las preguntas a sondear son: ¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Con
qué fin lo hace?, ¿Cuándo lo hace? Y ¿Dónde lo hace?
Los cuestionarios.- Para que el registro de datos sea lo más confiable y válido posible, es necesario
establecer claramente cuál es la información que deseamos obtener. Resultaría muy poco profesional aplicar
un formato de análisis de puestos exactamente igual a como está diseñado. Se deben tomar en cuenta los
objetivos para los cuáles se pretende aplicar.
Se define como un producto del análisis, que consiste en un informe escrito sobre el contenido del
puesto con base, esencialmente, en las funciones que éste comprende. La descripción del puesto está
formada por tres partes:
2. Descripción genérica
3. Descripción específica
1. Descripción o encabezado.- Se refiere a los datos que nos permiten la identificación del
puesto; contiene los siguientes puntos:
- Título de puesto.- El que se da oficialmente y el de uso cotidiano, debe ser los más breve posible
y sintetizar los elementos que componen el puesto.
- Categoría.- Rango que se le otorga de acuerdo con lo que establezca la empresa de que se trate.
La mayoría de las veces se puede englobar de la siguiente manera: nivel ejecutivo, mando intermedio y
nivel operativo.
- Sueldo asignado al puesto.- Se determina lo que gana al ingresar y los ascensos que ha
obtenido, con el fin de ayudar a la evaluación del puesto y conocer las posibilidades de aumento y
promociones dentro de la empresa.
- Número de trabajadores que desempeñan el puesto.- No es necesario incluir los nombres de las
personas.
- Por último hay que anotar el nombre y la firma del analista y del supervisor inmediato del
titular del puesto, así como la fecha de análisis.
2. Descripción Genérica.- Es una explicación del conjunto de las actividades del puesto como un
todo y en forma breve. La principal función es mencionar el objetivo básico de éste.
- Actividades diarias
- Actividades periódicas
- Actividades eventuales
- Accesorios del puesto: comprende aquellos elementos físicos que de alguna manera van a
permitir el desarrollo de las funciones del puesto analizado. Incluyendo el equipo cotidiano, los recursos
técnicos, herramientas, maquinaria, papelería, etc.
Se describe como un producto del análisis, que consiste en un reporte escrito sobre la habilidad,
responsabilidad y esfuerzo que exige el puesto, así como las condiciones a las que se somete su ocupante.
b) Habilidad mental.- Incluye los puntos de escolaridad, experiencia (la que se requiere para
desempeñar el puesto es dada en términos de tiempos mínimos y máximos necesarios), criterio, iniciativa,
conocimientos, capacidad de expresión, ingenio y creatividad.
Responsabilidad.- Se deriva de la actividad propia del puesto y de la relación que ésta guarda con el
proceso productivo, con el equipo que se maneja, con datos confidenciales, etc. En suma, la responsabilidad
se puede medir en términos de probabilidad y consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador.
La responsabilidad puede ser:
a) Por el trabajo de otros.- Riesgos a los que están expuesto los subordinados y terceras personas
con motivo de las funciones que realiza el ocupante de puesto.
b) Por valores.- Es necesario especificar el monto aproximado de éstos para determinar el grado
de responsabilidad, pueden ser por equipo, dinero o información confidencial.
c) Por trámites, procesos o procedimientos.- Cuando el trabajador debe realizar ciertos trámites en
forma y tiempo adecuados. También se puede incluir en este punto la responsabilidad por tiempo y
calidad.
En general, el grado de responsabilidad ayudará a determinar, junto con otros factores como el
esfuerzo, si el salario que recibe el trabajador es justo y equitativo, si es necesario asegurarlo, etc.
Esfuerzo.- Puede ser físico y mental y está determinado en gran parte por el tipo de habilidad que
requiere el trabajador y la intensidad o grado en que ésta se aplica para desempeñar el puesto, puede ser:
a) Esfuerzo físico.- Que consiste en los siguientes aspectos: fuerza física requerida, tensión
muscular, cansancio físico y postura entre otras.
b) Esfuerzo mental.- Tensión visual y auditiva, fatiga mental, concentración, tensión nerviosa,
volumen y ritmo de trabajo.
Dentro del análisis de este factor, se deben tomar en cuenta cuestione como el grado de concentración
que requiere el trabajo, la velocidad con que debe llevarse a cabo, las distancias que debe recorrer el
trabajador durante el desempeño de sus labores y las posturas que debe adoptar para realizarlas.
Condiciones físicas.- Involucra todas aquellas condiciones físicas del medio ambiente en que se realiza
el trabajo, así como los riesgos que asume el ocupante del puesto. Dentro de las condiciones del medio están:
a) Del lugar de trabajo: Iluminación, temperatura, humedad, ventilación, ruidos, limpieza, olores
desagradables y espacio, entre otros
b) Posición.- La postura que debe adoptar el trabajador para realizar su trabajo se debe especificar
en términos fisiológicos
Otros requisitos del puesto.- En general se refieren a condiciones de tipo físico que necesite el sujeto
para cubrir el puesto. Algunos de ellos dependen de las políticas de la empresa, como son: Edad (se señalan
los límites mínimos y máximos), estatura, sexo, peso, estado civil, disponibilidad para viajar, presentación y
nacionalidad.
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE
ENTREVISTA
El buen manejo de la información es indispensable para el adecuado funcionamiento y
retroalimentación dentro de la organización.
La técnica más eficaz para la obtención de información es la entrevista, que satisface las necesidades
de interacción personal que proporciona información verbal pero sobre todo de tipo corporal que en
ocasiones determina la contratación de una persona.
Entrevista Inicial.- Es una entrevista muy breve, con duración aproximada entre 15 y 20 minutos,
generalmente se realiza al momento en que el candidato entrega su currículo y permite confirmar datos o
tener información general del candidato, con la que tal vez pueda realizarse una preselección. Sobre todo
cuando se trata de evaluar características como presentación, relaciones interpersonales, manejo de
vocabulario, impacto, conocimiento o experiencia específica en alguna área y algunas otras características
que son determinantes en el perfil de puestos vacante.
Entrevista de Admisión o Selección.- Es aquella, por medio de la cual, el entrevistador procura
formarse un juicio acerca del candidato entrevistado, tratando de profundizar en la personalidad y
habilidades del candidato, para qué, con base en ello, estar en condiciones de evaluar sus aptitudes para el
empleo que se le ofrece.
Fases de la entrevista
1. Apertura.- Es la recepción formal del entrevistado.
2. Rapport.- Es la corriente de simpatía y comunicación que se establece entre el entrevistado y el
entrevistador, su finalidad es disminuir la ansiedad del solicitante.
- Approach: Es el establecimiento de una distancia social de acuerdo al tipo de entrevista y
objetivo de la misma.
- Empatía: Es la capacidad de sentir lo que otros sienten, percibir lo que otros perciben
3. Cima.- Dicha etapa se refiere a la realización de la entrevista propiamente y a través de ella van
a explorarse diferentes áreas, se puede iniciar con la corroboración de datos del currículo para dar paso a
las áreas a explorara, como son:
- Historia educativa: Último grado de estudios, duración de los mismos, continuidad entre estos,
escuelas donde estudio, tipo de estudiante, calificaciones, cursos que ha tomado después de su
formación, intereses vocacionales y aplicación de sus conocimientos a sus actividades actuales.
- Historia laboral: Empresas donde ha estado, puesto que ocupo, periodo en el que estuvo,
actividades que ha desarrollado en las empresas, aportaciones logros y fracasos, continuidad y estabilidad
en los trabajos, ingresos económicos al entrar y al salir, ascensos, actitud hacia la autoridad, antigüedad,
motivos de salida, se relaciona su experiencia y conocimientos vinculando la información con el puesto al
que aspira.
En esta área también se evalúa el auto concepto y auto percepción, mediante sus cualidades, áreas
de mejora, auto descripción y la relación con el puesto que va a desempeñar.
Asimismo se evalúan sus metas a corto, mediano y largo plazo así como su proyecto de vida.
- Historia familiar: Se investiga el núcleo de origen, datos de los padres y hermanos: edad, nivel
de estudios y ocupación, grado de cohesión e integración familiar.
Si el (la) aspirante son casados se cuestiona sobre los datos de la esposa (o), hijos, organización de
la familia, apoyo e integración familiar. Se investigan decesos familiares y como se llevó el duelo.
- Pasatiempos: Tiene como finalidad saber si sus actividades son de tipo individual o involucra a
un grupo. Detecta características generales de personalidad, así como congruencia entre sus metas y sus
acciones. Determina los grupos a los que él dedica más tiempo.
- Salud: Enfermedades que ha padecido, tratamientos, cómo han influido en sus estudios y/o
trabajo. En el caso de tener una discapacidad física, investigar cómo ocurrió, que ha tenido que hacer para
adaptarse al trabajo, que atención médica debe seguir y la frecuencia de ello, que actividades no puede
realizar. Con la investigación de esta área no solo se conoce del hecho, sino se evalúa el control emocional
de la persona y su adaptación al medio.
4. Cierre.- Es una anuncio por parte del entrevistador de que la entrevista está a punto de
finalizar. Se puede preguntar al candidato si no tiene algo más que agregar, o bien si no tiene alguna duda
que desee aclarar.
INTELIGENCIA:
60 70 80 90 100 110 120 130 140
Sociabilidad
Iniciativa
Estabilidad
Objetividad
Toma de decisiones
Planeación y
Organización
Trabajo en equipo
RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES:
CARACTERÍSTICAS PERSONALES
El Lic. Díaz es una persona abierta y sociable, que le gusta y sabe participar en trabajo de equipo.
Aún cuando muestra entusiasmo para la realización de sus actividades, sus ideas son poco firmes y en sus
acciones tiende a ser idealista y poco práctico. Con frecuencia busca apoyo y atención para confirmar sus decisiones,
por lo que en ocasiones se retrasa en la entrega de resultados.
Prefiere trabajar en ambientes conocidos que impliquen poco cambio o de haberlos, se conduce con cautela. Se
inclina por seguir los sistemas y procedimientos conocidos, por lo que le desagradan los cambios bruscos e imprevistos.
Se preocupa mucho por la gente llegando a dejar que sus acciones sean dirigidas por el grupo más que por sus
objetivos, ya que un punto que para él es muy importante es la imagen que brinda a los demás, cuidando mucho su
pertenencia al grupo.
Muestra un nivel de inteligencia normal y una capacidad para aprender inferior a lo normal. Tiene buen nivel de
cultura general y sabe usar la información adquirida apoyándose en su capacidad de comprensión. Sin embargo, debe
desarrollar su pensamiento y razonamiento abstracto y habilidad numérica, así como su capacidad de análisis y síntesis,
su habilidad para planear y anticiparse a hechos y su capacidad de atención y concentración.
Bajo presión, tiende a desconcentrarse de sus funciones y ser inconsistente en sus resultados, por lo que puede
dejar inconcluso lo que empieza o presentar problemas de salud o familiares. Cuando se ve muy abrumado evita el
contacto con la gente o con sus subordinados, volviéndose poco localizable.
HABILIDADES GERENCIALES
El Lic. Díaz muestra habilidad para trabajar con su equipo mediante la transmisión clara y precisa de sus
objetivos, motivando a la gente a través del reconocimiento de sus resultados y logros dentro de su área. Considera que
los cambios dentro de la empresa son importantes para mejorar los resultados, sin embargo, por su estilo personal le
cuesta trabajo aceptarlos rápidamente y participar activamente en ellos.
Aún cuando sabe delegar funciones al personal, le cuesta trabajo transmitirles de manera clara y precisa, las
políticas y procedimientos que marcan el curso de acción, mediante los cuales se facilite y asegure alcanzar buenos
resultados. Muestra poco interés por conocer el panorama global de la organización y cómo su trabajo repercute en
ella.
Del mismo modo, muestra poco interés por la capacitación y desarrollo de la gente que él tiene a cargo, para
optimizar y realizar mejor su trabajo.
CONCLUSIONES:
El Lic. Gustavo Díaz es una persona que tiene experiencia en el área de Recursos Humanos y que tiene amplios
conocimientos técnicos, lo que genera confianza de saber hacer las cosas; sin embargo su falta de visión y su baja
capacidad de análisis y síntesis hace que en situaciones donde debe mostrar su iniciativa y empuje así como tomar
decisiones y adaptarse rápidamente a los cambios, sus resultados sean lentos y poco acertados. Tratará de dar sus
puntos de vista, pero no en forma directa, procurando evadir enfrentamientos abiertos. Cuando no logra sus objetivos,
no luchará por alcanzarlos y sus sentimientos serán de frustración y negación.
Para él es más fácil en este momento dejar que las cosas sucedan antes que adoptar una posición, dar su
opinión referente a ella y comprometerse con la organización.
Fortalezas: Áreas de mejora
Tiene amplia experiencia - Sin iniciativa
Mantiene integrado a su equipo de trabajo Tarda en responder a las necesidades de la empresa
Transmite la información a su equipo de manera clara y Baja capacidad de análisis
precisa Resistencia al cambio
Reconoce a la gente Pobre toma de decisiones
No sabe trabajar bajo presión
Falta de visión gerencial
De acuerdo a los requerimientos del puesto y a las necesidades de la empresa, no se considera apto al Lic. Díaz
para la posición de Gerente de Reclutamiento y Selección.
ATENTAMENTE
LIC. ROMAN CASTRO RAMIREZ
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS