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Aplicación de
Conocimientos
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©201 6Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericana s

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Índice
1 AAA del Norte de California: Renombrado Club Automotor. Mejora la Eficiencia y
Alcanza las Metas de Inversión ..................................................................................................................................... 3
1.1 Situación ................................................................................................................................................................ 3
1.2 Desafíos ................................................................................................................................................................. 3
1.3 Soluciones ........................................................................................................................................................... 4
1.4 Resultados ........................................................................................................................................................... 6
1.5 Principales logros: .......................................................................................................................................... 6

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1 AAA del Norte de California: Renombrado Club Automotor.

Mejora la Eficiencia y Alcanza las Metas de Inversión
La American Automobile Association (AAA) es el club automotor más grande en los Estados
Unidos, presta servicios de alquiler de vehículos, asesorías, planes en hoteles, cruceros,
viajes, direcciones y mapas online en todo el mundo a miles de socios. AAA del Norte de
California, que incluye operaciones en Nevada y Utah, tuvo la oportunidad de mejorar su
tasa interna de retorno, ya que la organización decidió aplicar técnicas avanzadas de
gestión en la cartera de la empresa y sus inversiones en programas y proyectos, para
reducir los costos y obtener mayores utilidades. A los dos años del establecimiento de estas
técnicas de gestión, la AAA del Norte de California había dado cuenta del 80% de sus
objetivos de inversión empresarial.

1.1 Situación

Como una corporación con ingresos anuales de más de $2 mil millones de dólares, AAA del
norte de California hizo importantes inversiones en la infraestructura interna de la empresa,
en áreas como informática, cultura y valores de la formación, instalaciones y gestión de
procesos empresariales. El objetivo de AAA era encontrar un método para la planificación y
ejecución de cada uno de estos programas haciendo un uso más eficiente de los recursos y
así obtener un mayor beneficio para la organización. Se establece una cartera de Enterprise
Program Management Office (EPMO) para coordinar los recursos limitados y asegurarse de
que cada uno de sus programas y proyectos sean útiles para alcanzar sus metas.

1.2 Desafíos

AAA del Norte de California sentía que no había espacio para mejorar su rendimiento con la
ejecución del programa. Se querían aumentar las métricas básicas - tales como la entrega a
tiempo y presupuesto - por encima de los estándares de la industria.

La dirección ejecutiva y la junta de la organización fueron incapaces de calcular los

resultados de sus inversiones internas. Algunos proyectos terminados no fueron definidos
de manera sistemática en sus documentos de aprobación inicial, de manera que se pudiera
determinar el cumplimiento de los resultados esperados, lo que hace difícil calcular el ROI.
Estas percepciones dificultaron la tarea de aplicar las técnicas de gestión de carteras.

Los ejecutivos de la organización percibieron la EPMO -Enterprise Program Management

Office- simplemente como un administrador de programas e informes de estado, en lugar
de un agente de cambio capaz de integrar y ayudar a los equipos a cumplir con los
objetivos corporativos.

El grupo encontró un gran desequilibrio entre los compromisos y los recursos disponibles,
proyectos que arbitrariamente habían ampliado su alcance a lo largo de su ciclo de vida, y
la falta de un propósito unificado entre cada programa. Mientras que los directores de
programas estaban haciendo su mejor esfuerzo para llevar a cabo proyectos individuales o
en grupo hasta su finalización, el EPMO rápidamente vio que el problema no podía
resolverse mediante la simple adición de recursos o reducir el alcance del proyecto.

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1.3 Soluciones

El EPMO, bajo la dirección del jefe oficial de la cartera en San Retna, utilizó un conjunto de
investigación y aplicación de técnicas de gestión de cartera para hacer frente a sus desafíos
y ayudar a que sus programas fueran integrados, eficientes y rentables. Entre las
herramientas utilizadas por la AAA, tenemos A Guide to the Project Management Body of
Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 20131.
El fundamento de la AAA del norte de California para la gestión de la cartera se basó en
cuatro pilares:

 Alineación de los programas y proyectos con los objetivos estratégicos de la

organización

 Capacidad operativa de la empresa para cumplir con los programas y proyectos

propuestos

 Impacto del cambio climático y la capacidad de la empresa para absorber los

resultados si los programas y proyectos se ha ejecutado correctamente

 Asegurar que la empresa tenga en cuenta los beneficios de la organización de sus

inversiones estratégicas.

El primer reto del EPMO en la organización fue determinar los problemas que estaban
relacionados entre sí, y que sólo podrían ser resueltos de arriba hacia abajo. Para el EPMO,
la solución fue consolidar la información sobre todas las inversiones de las empresas, con
esta información en un formato más accesible, se creó el equivalente de un sistema de
control de tráfico aéreo para coordinar de manera eficiente los recursos, determinar el
alcance del proyecto y predecir con mayor exactitud los beneficios resultantes. Mediante la
agregación de la totalidad de sus inversiones de las empresas, la AAA estaría en
condiciones de asegurar que estaba invirtiendo en los proyectos adecuados y que tenía la
capacidad operativa para ejecutar con éxito estos proyectos.

Esto también permitió a la organización evaluar más fácilmente los beneficios del proyecto.
AAA del Norte de California ahora puede tomar decisiones en el contexto de la cartera total
para determinar con mayor precisión las compensaciones, relaciones, dependencias y el
impacto sobre el rendimiento corporativo.

Para la AAA, la integración de estas capacidades en el tejido de la sociedad era a la vez

desafiante y gratificante. Mediante la creación de una cartera de inversiones de la empresa,
la organización fue capaz de equilibrar los riesgos entre las inversiones con alto retorno y
las inversiones más tradicionales, con el fin de maximizar la rentabilidad y menor riesgo
general de la empresa.

Más adelante, el EPMO utilizó técnicas de gestión de cartera para la coordinación de

recursos más eficientes. Por ejemplo, se dieron cuenta de que muchos proyectos estaban
trabajando en un ciclo anual de financiación. El resultado fue que varios proyectos entraron
a la misma fase del ciclo de vida al mismo tiempo, creando cuellos de botella de algunos

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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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recursos como los analistas de sistemas en el inicio de un proyecto y los recursos para las
pruebas al final de un proyecto.

Mediante la coordinación de los recursos disponibles y las necesidades de toda la

organización, el EPMO fue capaz de determinar una mayor prioridad y asignar los recursos
correspondientes. La organización también fue capaz de obtener una visión global de la
demanda de cierto tipo de recursos, y por lo tanto, fue capaz de establecer la relación
costo-eficacia frente a la escasez de recursos e invertir en más recursos sólo donde fuese
necesario.

Después de que la EPMO estableció los cambios para ayudar a la organización a cumplir
con la programación y los objetivos presupuestarios, el grupo fue capaz de dirigir su
atención con mayor precisión a la alineación de su estrategia de inversión interna respecto a
los objetivos corporativos. El EPMO, en colaboración con los principales dirigentes, definió
seis iniciativas estratégicas para orientar la selección y ejecución de las inversiones en
proyectos y programas en toda la empresa.

Para que la organización pudiera invertir en un proyecto o programa, tuvo que determinar
primero si le podría ayudar a la organización a alcanzar los objetivos definidos en las seis
iniciativas, incluyendo la mejora del servicio al cliente y el aumento de los ingresos. Al crear
un vínculo entre estas iniciativas estratégicas y las inversiones corporativas, el EPMO fue
capaz de proporcionar una visión clara de la relación entre ellos.

No sólo eliminó algunos proyectos de la organización, sino que modificó el alcance de los
demás, porque fueron capaces de proporcionar una visión global de las inversiones, los
gerentes corporativos comenzaron a buscar a la EPMO para determinar si los niveles de
inversión eran suficientes para satisfacer los objetivos de la organización. Como resultado,
los nuevos proyectos empezaron a cerrar las brechas.

Además, la AAA realizó revisiones trimestrales con los directores de programas,

patrocinadores y diferentes unidades de la organización para evaluar si la cartera de
proyectos se mantenía alineada con las metas y objetivos corporativos. El EPMO también
utilizó las técnicas de gestión de cartera en la mejora de rendimiento de la inversión
mediante la aplicación de las normas de rendición de cuentas.

La tarea de crear una cultura de rendición de cuentas puede ser difícil, de hecho, la mayoría
de las empresas simplemente evalúan el desempeño de los distintos grupos de la
ejecución del proyecto mediante la determinación de que tanto se adhieran al programa y
presupuesto.

Un estudio reciente mostró que más de la mitad de las empresas no tienen criterios para
definir el éxito del proyecto, y un porcentaje todavía mayor, un 68%, no realiza el
seguimiento de los beneficios de esos proyectos. El EPMO comenzó a trabajar en la
creación de un método estándar y una terminología para evaluar el desempeño y alcance
de beneficios a nivel ejecutivo. AAA está invirtiendo fuertemente en proyectos internos, y lo
que quería era maximizar el retorno de estas inversiones.

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1.4 Resultados

Por la integración exitosa de los principios básicos de gestión de la cartera de la empresa,

AAA del norte de California fue capaz de cumplir con los objetivos y demostrar el
rendimiento que pocas compañías logran. La organización amplió su criterio de evaluación
de programas / proyectos rendimiento más allá de programa y presupuesto, para incluir la
calidad, los recursos, alcance y la organización de los beneficios. Debido a que el enfoque
de gestión de la cartera de la EPMO dio un sentido más fuerte de la relación entre la
ejecución del proyecto y la organización del beneficio, esta fue capaz de aumentar
drásticamente los proyectos sin dejar de ofrecer un valor real.

1.5 Principales logros:

 AAA fue capaz de reducir el alcance de algunos proyectos en un 50%, mientras que
sigue llegando a casi la totalidad de los objetivos del proyecto original.

 La AAA ha implementado con éxito más de 150 proyectos en dos años desde la
creación del EPMO.

 El EPMO ha ayudado a la AAA a llegar al 80 % sus objetivos de inversión a través de

técnicas de gestión de la cartera.

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