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Elaboración y tramitación de

comunicaciones escritas, privadas y
oficiales

Tipología y características de
documentos

Conceptos
 Existen distintos tipos de documentos que se pueden
categorizar en función de;

 Su fin

 Y de la entidad a la que vayan dirigidos

Esquema

Instancia Se emplea para la realización de solicitudes ante organismos públicos Se divide en tres partes: ● Encabezamiento ● Cuerpo ● Pie .

Encabezamiento ● Contiene los datos de la persona que que firma el documento: – Nombre – Apellido – DNI – NIF – Número de referencia del expediente administrativo .

● A continuación aparece SOLICITA ● Se especifica que se pretende conseguir con la presentación de la misma . Cuerpo (I) ● Empieza con la expresión EXPONE ● Se explican los motivos que llevan alenvío de la instancia.

Cuerpo (II) ● El lenguaje utilizado ha de ser preciso ● Los hechos deben explicarse de forma breve ● La redacción se establece en tercera persona del singular .

● Aparece la fecha de expedición ● Contiene la firma y el pie de firma .Pie ● Se emplea una expresión de cortesía para el cierre del documento.

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Ejemplo .

solicitando que sea revisado el recibo y devuelta la cantidad cobrada indebidamente. Te pones en contacto con ellos para realizar la correspondiente reclamación. . Ejercicio 1 ● El Ayuntamiento de tu ciudad te ha pasado al cobro el impuesto municipal de recogida de basuras por una cuantía 10 veces superior a la habitual.

Tu tienes el justificante de envío de dicha documentación dentro del plazo correcto. por lo que vas a escribir la correspondiente Instancia para que se subsane este error. has recibido una carta notificándote que te ha sido denegada la beca para estudios no universitarios de Formación Profesional que habías solicitado. por no entregar la documentación en el plazo estipulado.Ejercico 2 ● De la Dirección General de la Consejería de Educación de Castilla la Mancha. .

Ejercicio 3 ● Habías hecho la reserva para entrar en el Ciclo Formativo de Grado medio de Administrativo y no has sido seleccionada para el mismo. . Debes aportar todos los datos que creas necesarios. Sabes que han quedado vacantes y te vas a dirigir al Director del IES Gregorio Prieto solicitando que se revise tu solicitud.

Iniciada con la expresión: “Lo que comunico”. Incluye la despedida.Oficio ● Dan respuesta a las instancias recibidas ● Partes: – Encabezamiento. . Finaliza con la firma y el sello correspondiente. Incluye los detalles y plantea el comunicado – Pie. Datos del organismo emisor – Cuerpo.

Se incluye la localidad. Certificado (I) ● Es el documento mediante el cual un organismo público constata o da fe de un determinado hecho. Se incluye la expresión certifica y a continuación se incluye el motivo – Cuerpo. la fecha de expedición y la firma de la entidad o persona que ha expedido eldocumento . Se recoge el hecho que motiva la expedición del certificado. Se incluyen los detalles y se plantea el comunicado – Pie. ● Tiene las mismas tres partes que los anteriores – Encabezamiento.

Certificado (II) ● Además de los organismos oficiales las empresas también pueden emitir certificados. .

● Hacen referencia a las actividades que se desarrollan en la empresa ● Para cada organización existen distintos modelos de documentos .Documentos privados ● Las empresas emiten documentos.

Tipos de documentos privados  Los contratos  Pedidos .

 Son válidos los testigos y las grabaciones .  Pretenden evitar posibles disputas  Posibilitan el arbitraje  Normalmente se recogen por escrito y se firman en privado. Aunque pueden ser verbales o firmados ante notario.Los contratos  Son acuerdos entre dos o más partes respecto a las condiciones de una operación mercantil  Recogen las obligaciones y derechos de las partes.

Pedidos  Se cumplimenta para detallar los productos y / o servicios que desea adquirir y / o contratar el cliente. los datos del cliente y del proveedor.…  Es conveniente la firma y el sello de la persona que hace el pedido. . precios y condiciones de compra  Aparece la fecha del pedido. el lugar y la fecha de entrega.  Recoge las cantidades. plazo de entrega.

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Ejercicio Nuestra empresa realiza un pedido a un proveedor el día 5 de Junio  Los datos del pedido son:  Proveedor: Informática Zaragoza Fecha: 5 de Junio de 2015.  Informática Zaragoza  NIF A85997787  Avenida del Pilar 34  50011 Zaragoza  Su forma de pago es a 30 días  Banco 0030 0125 84 4545454888  IBAN ES6200300125844545454888  Número de su pedido: 1500005  Realizamos el pedido de 200 memorias de cada una de las capacidades.Los precios de compra son: 16 GB – 12 € 32 GB – 17 € 64 GB – 25 €  Fecha tope de entrega 15 de Junio recibimos la mercancía del pedido. por lo que realizamos el albarán. .

El albarán (I)  En este documento se muestra al cliente la mercancía que le ha enviado el proveedor.  Incluye las condiciones de venta y entrega  Sirve para:  Que el cliente compruebe la mercancía  Como resguardo de entrega para el proveedor .

 Puede tener la misma estructura que el pedido .El albarán (II)  Debe contener:  El número de orden  La fecha de entrega  Los datos que identifiquen a comprador y vendedor  Los detalles del contenido de la entrega  Puede estar valorado o no  Las condiciones de venta y de envío  Debe constar. como mínimo. de dos copias.

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La Factura  Recoge lo especificado en el albarán  Una misma factura puede recoger varios albaranes  Se emite después de efectuar la entrega y solucionar las posibles discrepancias que hayan podido surgir  Son documentos mercantiles y se tendrán que acoger a una serie de formatos recogidos en el real decreto 1619/2012 de 20 de noviembre. .  Se realizarán dos copias. Una para el cliente y otra para el archivo del proveedor.

razón social y domicilio)  Identificación del emisor (incluye CIF o NIF.Datos de la factura  Número  Fecha de emisión  Identificación del cliente (incluye CIF o NIF. razón social y domicilio)  Descripción de todos los elementos que intervienen en el hecho económico (para determinar la base imponible)  Tipo de impuestos que se debe aplicar .

Esto debe quedar claramente identificado.  Se aplicarán distintos tipos de IVA si los items presentes en la factura son de naturaleza fiscal diferente. .  Si hacen referencia a servicios profesionales prestados por autónomos será necesario aplicar las retenciones de IRPF  Deben ser emitidas en el momento en que se realiza la operación.El IVA  Es necesario considerar que tipo de artículos y / o servicios llevan IVA y cuales no. salvo si el cliente es un empresario. En este caso dispondremos de un mes.

Técnicas de comunicación escrita .

 Está sujeta a unas normas de comunicación muy específicas dependiendo del tipo de documento y de la información que se desee transmitir.  A continuación observamos las características de la comunicación escrita .Conceptos (I)  Constituye uno de los principales canales para realizar comunicaciones.

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 Puede ir dirigida a particulares.Conceptos (II)  La información se transmite vía distintos documentos. organizaciones privadas u organismos públicos  Puede ser interna o externa  Se diferencia entre comunicación de entrada y de salida .

 Utilizaremos párrafos. .Estructura  Organizar correctamente el contenido ayuda a comprender la información.  Se recomienda limitar el contenido de los párrafos a unas 100 palabras  Se separan de otros párrafos por puntos y aparte.  Los párrafos están constituidos por frases que conectan ideas vinculadas.

causa y efecto. .Coherencia y cohesión  Coherencia:  Discurso claro  Correctamente estructurado:  Cada idea debe expresarse en un párrafo y separarse de los otros por punto y aparte  Cohesión:  Correcta conexión entre las frases que componen cada párrafo.  Establecer relaciones de orden.

. 28034 – Madrid) escribe el día 28 de abril de 2008 a Empresas Reunidas S.Ejercicio  Industrias Galeras S. Les comunican que si desean cualquier tipo de información se pongan en contacto. nº 12. La carta es escrita por D. (C/Fuencarral. Les informan de que tal máquina es más eficaz que las anteriores y que reduce a la mitad los costes en la fabricación.A. Daniel López González (director de ventas) y está dirigida a Dª Laura Cómplice Dueña (gerente). (Plaza de Almost nº2. 43203 – Tarragona) para presentarles una nueva máquina.A.

Ejercicio
 Empresas Reunidas S.A. escribe una carta a Industrias
Galeras S.A., respuesta a la anterior, el 12 de mayo de 2013
en la que le solicitan información sobre el coste de la nueva
máquina. Además, les comunican que están interesados en la
compra pero sólo si se les aplica un descuento por pronto

Normas ortográficas y sintácticas

Idea
Su correcta utilización facilita
la estructuración de las ideas y
la lectura

Signos de puntuación
A través de los signos de puntuación se pueden:

-Establecer límites
-Diferenciar las distintas ideas que se plasman en el texto
escrito
-Indicar las pausas
-Fijar los cambios de ritmo y entonación

Señala la finalización de un párrafo o de una idea. Separa las diferentes frases dentro de un mismo párrafo ● El punto y aparte. . Signos más habituales (I) ● La coma. ● El punto y seguido. Representa la pausa que se produce en el habla.

Signos más habituales (II) ● Los dos puntos. conclusión o resumen. ● Los puntos suspensivos. Sustituyen parte del texto o palabras malsonantes ● El paréntesis. Aclara un concepto o recoge información complementaria . Indican una pausa antes de iniciar una enumeración.

Ejercicio ● Realiza un texto utilizando todos los signos de puntuación vistos anteriormente .

● Frecuentemente DIN-A4: – 210mm de ancho por 297 de alto – Color blanco – Brillante – Como mínimo 80 grs/m2 ● También es habitual el uso de papel reciclado .Formato (I) ● Lo más habitual es que se realice en alguna de las medidas establecidas por el DIN.

 Los márgenes recomendables son de 4 cm o más para el izquierdo y superior y de 3 cm o más para lo márgenes derecho e inferior.5. . Formato (II)  Normalmente se emplea el interlineado sencillo y el de 1.

el margen superior de la primera página deberá ser mayor que el correspondiente al resto. Siempre y cuando se deban introducir los datos de identificación. .  Comenzar el texto con una sangría en primera línea.Formato (III)  Si un documento ocupa más de una página.

● Para los tratamientos y vías públicas no se utilizan cuando preceden al nombre .Abreviaturas ● Es habitual su utilización ● Acortan la escritura de un término o expresión ● Son una convención ortográfica ● No deben utilizarse al expresar cantidades numéricas.

Tabla ● Ver tablas de las páginas página 165 y 166 .

● Tipos – De expresión – Ortográficos ● Consiste en la revisión (minuciosa y reiterada) . Control de errores ● Es importante ● Es trascendente en determinados tipos de documentos: contratos.

Esta firma es el Código de Verificación Electrónica . Verificación de autenticidad (I) ● Tradicionalmente se realizaba observando los sellos y firmas. ● Ahora se realiza mediante la firma electrónica.

siempre que estén de acuerdo con:  Ley 59/2003 de firma electrónica  Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios público  Debemos asegurarnos que las fotocopias no estén manipuladas .Verificación de autenticidad (II)  Los administrativos en soporte electrónico producen idénticos efectos a los elaborados en papel.

Soporte físico para la transmisión de información .

Cuidado con la negrita. Por lo general un tamaño de diez puntos suele ser suficiente. Cultura cero papeles (I) ● Elegir correctamente el tamaño y el tipo de la fuente. ● Corregir los documentos en pantalla y no en papel. ● Usar tipografías que consuman menos tinta. Su trazo además consume más papel. ● Cuidar la configuración de la página. ● Potenciar el intercambio de documentos en forma digital .

● Utilizar los contenedores adecuados para depositar el papel. .Cultura cero papeles (II) ● Reciclado de papel.

Especialmente para las comunicaciones de carácter personal.Correo postal ● Sigue utilizándose. aún cuando el formato electrónico se ha extendido de forma masiva. ● Antes de escribir pensar que se quiere decir y como .

● Cuidar la imagen de la empresa = matiz serio. Técnicas a la hora de redactar una carta (I) ● Comenzarla con expresiones de cortesía ● Incluir la fecha. sincero y de confianza. ● Si se trata de una respuesta a una comunicación anterior habrá que hacer referencia a al fecha de esta y al asunto de la misma. . ● Tratar de captar la atención del lector desde el primer momento.

la tinta. ● Tener en cuenta la calidad del papel.Técnicas a la hora de redactar una carta (II) ● Empatía ● Al terminar la carta leerla con espíritu crítico ● Conectar las ideas de forma lógica para facilitar que el destinatario capte el mensaje ● Se deben utilizar frases cortas y fáciles de entender ● Dividir los diferentes temas que se abordan y relacionarlos por su interés. el tipo de letra y el formato de impresión .

Ejercicio  Redacta el 9/05/20 una carta de reclamación por impago.44 € y unos intereses de demora de 36. donde se informa que la letra de cambio ha sido devuelta por el banco impagada.  Se le indica en la carta cual es el nuevo importe a pagar (que incluye todos los gastos originados) y se indica que tendrá un plazo de 15 días para abonarlo mediante transferencia bancaria la cuenta:2011 – 1234 – 35 – 0001209453 (Banco BANQUITO) .12 €. y que esto ha originado unos gastos de 133.

Cartas comerciales .

Partes ● Encabezamiento ● Saludo ● Cuerpo ● Despedida .

Mensaje corto y directo. asunto o cualquier otro elemento que ayude a los destinatarios a identificar el contenido de la carta y a situarla (solo si es necesario). Encabezamiento ● Datos de contacto de la persona o entidad que remite la carta. ● Título. ● Lugar donde se escribe y fecha de la misma ● Datos de contacto del destinatario (se escribirán tammbién en el sobre). ● Entre los datos del destinatario y del remitente debe haber un espacio .

● Debe personalizarse en la medida de los posible. Evitar genéricos ● Lo correcto es emplear dos puntos o coma tras el saludo .Saludo ● Está en función del destinatario y del grado de cercanía a este (más o menos formal).

 Un desarrollo  Unas conclusiones .  Se desarrolla el contenido principal de la comunicación que se pretende realizar.Cuerpo  Es el campo informativo principal del envío.  Debe estar correctamente estructurado  Es conveniente que disponga  Una introducción.

 En algunas ocasiones el lugar y la fecha se sitúan aquí.Despedida  Ha de ser coherente con el grado de familiaridad mostrado en el saludo.  Puede incluir la firma de la persona y un sello. “Cordialmente” o “Respetuosamente”. .  Expresiones de despedida: “Atentamente”.

 La información adicional se debe incluir en anexos. Los del remitente pueden aparecer en la parte delantera o trasera.  Si utilizamos sobres de ventana no es necesario poner los datos del destinatario en el mismo. A los cuales se ha de hacer mención en la propia carta .Otros aspectos  El tamaño del papel suele ser DIN-A4  En el sobre debemos poner los datos del destinatario.

Extensión  Está en función del objetivo que persigue  Pueden ser:  Cortas. . Más de doscientas palabras. Menos de 100 palabras en un ´´unico papel  Medianas. Entre 100 y 200 palabras  Largas.

. excepto si terminan en abreviatura  Cerradas. Se cierran algunas líneas cortas.Tipos  Abiertas.  Mixtas. Se puntúan las líneas cortas. No se utilizan puntos finales en las lineas cortas.

Ejercicio .

Ejercicio  Corrige estas cartas comerciales .

Soporte digital para la transmisión de información .

.Correo electrónico  Es un medio de comunicación imprescindible  Permite enviar mensajes de forma simultanea a varios destinatarios  Se puede contactar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Inconvenientes  Mensajes irrelevantes  Redacción inadecuada = difícil lectura. comprensión y respuesta  Correo no deseado .

Para evitar los inconvenientes  Preguntarnos:  ¿Cuál es el motivo del mensaje?  ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?  ¿Qué se pretende obtener con el mensaje?  Cuidar el asunto del mensaje. Determinante para la decisión del destinatario de abrirlo o no. .

Pautas a la hora de contestar  Contestar únicamente cuando sea necesario  Contestar solo a la persona que ha enviado el mensaje .

Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos .

Software libre.  Es online.  No requiere la instalación de ningún programa informático.Procesadores de texto  Microsoft Word  Open Office.  Los documentos de alojan en la nube  Microsoft Office 365 .  Google Docs.  Necesita conexión a internet.

Caraterísticas  Facilitan el trabajo con documentos.  Ofrecen a los documentos un acabado profesional  Cuentan con plantillas .

Ejercicio  Busca las características de Microsoft office 365 .

Manual de Comunicación Corporativa .

Concepto .

 También especifica la calidad del papel  Muestran los usos incorrectos y las prohibiciones.Identidad corporativa (I)  Es una de las partes del manual de comunicación.  Hay que atenerse al mismo a la hora de elaborar cualquier documento. Con especial cuidado a los externos.  Recoge lo relacionado con la imagen de la compañía a nivel visual. todos los elementos que definen la identidad visual. .

Son revisados con cierta frecuencia.Identidad corporativa (II)  Normalmente se dividen en dos partes:  Normas básicas sobre como elaborar y desarrollar la identidad corporativa.  También se le llama manual de marca  Es un instrumento dinámico. Sea cual sea el soporte. .  Explicación de como aplicar el logotipo corporativo a todo tipo de elementos comunicacionales.

 Lo que dice la tipografía:  Gruesa = Fortaleza  Más suave y redondeada = Clasicismo (condición de clásico)  Tumbadas = Dinamismo  Nuevas. poco conocidas = Modernidad e Innovación .La marca  En el manual se explica su motivo y significado.  Refleja la personalidad corporativa  Debe ser única  Es conveniente que esté registrada.

El logotipo  El manual debe recoger su origen y como se ha creado a partir de la marca  Se puede utilizar combinado con la marca .

Otros conceptos  Identificador. .  Modulación. Área mínima que debe quedar libre alrededor de cualquier elemento gráfico  Tamaños mínimos de reproducción. Texto con información que se incluye con la marca y / o logotipo. Proporciones de cada elemento gráfico  Protección.