5PC 6PC 5SC 6SC

Introducción A Microsoft Access 2017
LCSN
Introducción A Microsoft
Access
Introducción a Bases de Datos
PROFE. LEMAR
Folleto para iniciar el uso de Microsoft Access, software para administrar grandes
cantidades de datos a través de herramientas eficaces y sencillas.
Introducción a Bases de Datos

FUNDAMENTOS Y PRACTICAS DE BASES DE DATOS EN ACCESS
Autor:
Prof. Lemar.
Material Impreso:
Este material forma parte de un conjunto de recursos que

conforman el Material de apoyo personal del autor para
impartir el curso de computación y/o programación
utilizando como gestor de bases de datos el programa de la
Suite Office denominado Access. Este material pretende
incluir todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar
habilidades o competencias. Las explicaciones, imágenes,
tablas, actividades y permiten integrar la experiencia de
aprendizaje desde múltiples perspectivas.
Perfil del Estudiante:
El folleto didáctico será una herramienta útil para

estudiantes con conocimientos básicos de los conceptos
generales de base de datos, no es muy apropiado para
estudiantes que se incursionan por primera vez en esta área.
¿Bases de datos?
Una base de datos es un conjunto de información que se liga

de alguna forma y se encuentra catalogada para tener mejor
acceso de la misma. Hoy en día se realizan
mediante servidores y computadores que acumulan la
información y dichos datos se catalogan en forma ordenada
y de fácil acceso por medio de un sistema que está definido
como “SGBD” (sistema de gestión de base de datos), un
software creado para tal fin.
Todos los nombres de empresas, productos, direcciones y nombres propios contenidos en esta obra, forman parte de ejemplos ficticios, a menos que se
indique lo contrario. Las citas, imágenes y video gramas utilizadas en este folleto se utilizan con fines didácticos y para crítica e investigación científica o
artística, por lo que el autor no asume ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ni infringen derecho de marca alguno, en
conformidad al Artículo 148 de La Ley Federal Del Derecho De Autor.
Microsoft Office, MS DOS, Windows, Word, Excel, Power Point, Access, Microsoft Visual Studio y Microsoft Fox-Pro y sus logotipos son marcas comerciales
de Microsoft Corporation. Microsoft y el logo de Microsoft office así como el de Microsoft Fox Pro son marcas registradas de Microsoft Corporation en los
Estados Unidos y/o en otros países. Microsoft no patrocina, endosa o aprueba este folleto .
1
Contenido
INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS ....................................................................................................... 3

CONCEPTOS BÁSICOS................................................................................................................................ 3
MICROSOFT ACCESS ................................................................................................................................. 5
MÉTODOS DE INGRESO ............................................................................................................................. 5
MÉTODOS DE SALIDA ............................................................................................................................... 5
CREACIÓN DE UN PROYECTO NUEVO .......................................................................................................... 6
CREACIÓN DE TABLAS ............................................................................................................................... 6
TIPOS DE DATOS ...................................................................................................................................... 7
CREACIÓN DE FORMULARIOS ................................................................................................................... 10
AGREGAR BOTONES DE COMANDO EN LOS FORMULARIOS ............................................................................ 10
FORMATOS CONDICIONALES .................................................................................................................... 12
CREACIÓN DE CONSULTAS ....................................................................................................................... 12
USO DE CRITERIOS DE BUSQUEDA EN LAS CONSULTAS..................................................................... 17
USO DE FORMULAS ................................................................................................................................ 18
CREACIÓN DE INFORMES ......................................................................................................................... 20
CREACIÓN DE MENÚS ............................................................................................................................. 20
RELACIONES ENTRE TABLAS ..................................................................................................................... 23
ACTIVIDAD DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................................. 24
ASIGNACIÓN DE CAMPO COMO CLAVE PRINCIPAL ....................................................................................... 25
CORRECCIÓN DE ERRORES COMUNES ........................................................................................................ 28
2
Introducción a las Bases de Datos
Una base de datos es un conjunto de información masiva e interrelacionada entre sí sobre

personas, productos, servicios, etc. Todos formamos parte de diversas bases de datos
como por ejemplo las siguientes:
a) Base de datos del hospital donde hemos nacido

b) Base de datos del establecimiento educativo al cual asistimos
c) Base de datos de la registro de la municipalidad en la cual estamos avecindados
d) Base de datos cada una de las empresas que nos prestan algún servicio, etc.
Anteriormente las Bases de Datos se utilizaban de forma escrita en cuadernos, libros o

formatos especiales para anotar los datos correspondientes, hoy en día se pueden llevar
por medio de la computadora haciendo uso de cualquier software que permite la creación
y edición de Bases de datos.
Se dice que se controla información masiva porque tomando como ejemplo una venta de
medicamentos, se debería controlar entre otros los siguientes datos:
 La mercadería a la venta,
 Los clientes,
 El inventario de mobiliario y equipo
 Los proveedores y todo en una sola B.D.
Conceptos Básicos
Para el uso adecuado de las B. D. debemos manejar los siguientes términos básicos:
Tabla:
Cada uno de los controles que se llevarán de forma separada entre sí pero que
formaran parte de la misma B. D.
Campo:
Cada uno de los datos que serán solicitados en una tabla.
3
Registro:
Cada conjunto de campos con su respectiva información.
Dato:
Información que escribimos en cada uno de los campos.
Ejemplo General No. 1
Base de Datos para Venta de Medicamentos

Tabla Mercadería Tabla Clientes:
Código Nombre Luzdary Elizabeth G.
C Producto Domicilio 3ra. Av. 10-58, Z. 12 D
A A
M Precio Teléfono 2480-0886 T
P Proveedor Celular 4341-3258 O
O
S Existencia Correo Electrónico LuzdyGiron@gmail.com
Presentación
REGISTRO
Panel de Exploración:
Área de la ventana de trabajo de Access formada por un Panel ubicado al lado

izquierdo donde se muestran los elementos creados en el proyecto para lograr el traslado
hacia otro elemento o la modificación de uno.
Cinta de Opciones:
Cinta ubicada en la parte superior que muestra los grupos de opciones disponibles
en el programa.
4
Microsoft Access
Es un conjunto de herramientas eficaces que permiten ingresar, editar y compartir

información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable.
Ficha Técnica
Paquete Gestores de Bases de Datos

Suite Microsoft Office
Ejecutable MSACCESS
Extensión .accdb
Nombre para sus archivos Proyecto de Base de datos
Icono Llave
Color Purpura
Métodos de Ingreso
Desde el Menú de Inicio
1) Activar el menú de inicio

2) Activar la Carpeta Programas/Todos los programas
3) Activar la carpeta Microsoft Office
4) Activar el acceso directo a Microsoft Access
Desde el cuadro de Dialogo Ejecutar
1) Activar la opción Ejecutar (Teclas Windows + R)

2) Escribir el nombre del archivo Ejecutable “MsAccess”
3) Aceptar
Métodos de Salida
Utilizando el Mouse
1) Clic en el icono Cerrar “X” del controlador de ventana
Utilizando el Teclado
1) Presionar la combinación de teclas Alt. + F4
5
Creación de Un Proyecto Nuevo

Un proyecto es la agrupación de los siguientes elementos:
a) Tablas
b) Formularios
c) Consultas
d) Informes
e) Macros
Todos los elementos trabajan enlazados entre sí para controlar la información masiva de
una empresa, negocio, actividad u otro.
Para iniciar un proyecto nuevo se hace lo siguiente:
1) Ingresar a Access
2) Elegir la opción Base de datos en Blanco del Panel Central
3) Escribir el nombre para el proyecto en el panel derecho
4) Activar el botón Crear
Creación de Tablas
Las tablas como ya se ha indicado son cada uno de los controles que se llevaran dentro de
la B.D pero y las estructuras básicas de los proyectos debido a que sin tablas no se podrá
generar ninguno de los otros elementos del proyecto.
Procedimiento para crear tablas:
1) Clic en la cinta Crear

2) Clic en la opción Tabla del grupo Tablas
3) Clic Auxiliar en la opción Tabla 1 del panel de Exploración (lado izquierdo)
4) Clic en la opción Vista Diseño
5) Escribir un nombre para la tabla
6) Clic en Aceptar
7) Escribir los campos que serán utilizados (desactive el icono Clave Principal del 1ro.)
8) Definir el tipo de Datos, tamaño de campo y/o formato para los campos
9) Escribir la descripción de datos que se deben ingresar en los campos (opcional)
10) Cerrar y guardar Cambios
Nota: Para fines didácticos se sugiere iniciar el nombre de una tabla con: “Control de”
o “Tabla para”)
6
Ejemplo:
Tabla para Mercadería Nombre de la Tabla

Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
Código Numero Escanear Código de Barras
Producto Texto (la descripción se muestra en la barra
Precio Moneda De estado al ingresar registros)
Proveedor Texto
Existencia Numero
Presentación Texto
Necesita Receta? Si/No
General Búsqueda Asignación de tamaño y otros.

Tamaño del campo 255
Formato
Mascara de entrada
Tipos de Datos
Los tipos de datos que se asignan a cada uno de los campos establece que tipo de
caracteres aceptará el campo durante el ingreso de registros, dependerá del programa
cada uno de los tipos de datos que estén disponibles y en el caso de Access
contemplaremos los siguientes:
a) Texto:
Aceptará todo tipo de caracteres (letras, símbolos, números) con un máximo

de 255 caracteres en cada campo.
b) Memo:
Aceptará todo tipo de caracteres se diferencia del tipo Texto porque no tiene
límite de caracteres en cada campo asignado con este tipo.
c) Número:
Aceptará exclusivamente números y ningún otro tipo de carácter más, se podrá

tomar en cuenta dentro de fórmulas los campos asignados con este tipo.
7
d) Fecha/Hora:
Permite el ingreso de fechas (mostrando un calendario) y/o horas según el

formato que se elija en la ficha General durante el diseño de la tabla.
e) Moneda:
Se ingresan números para que el programa los convierta en cantidades

monetarias agregándoles el signo monetario y decimales. (El signo monetario
de la configuración regional del Sistema Operativo)
f) Auto numérico:
Enumera de forma automática cada uno de los registros.
g) Sí/No:
Muestra una casilla de verificación que se interpreta como “si” cuando está
activa y como “no” cuando no ha sido seleccionada.
h) Objeto OLE:
Permite insertar cualquier objeto compatible con el Sistema Operativo como

una fotografía, música, video, etc.
i) Hipervínculo:
Permite insertar un link (vinculo) hacia otro archivo.
j) Asistente para Búsquedas:
Se utiliza cuando el datos a ingresar es predecible en lugar de ser escrito se da

una lista de opciones de las que solo se podrá elegir una. Para dejar las
respuestas preestablecidas hacemos lo siguiente:
1) Elegir el tipo de dato Asistente para búsquedas

2) Elegir la opción Escribiré los datos que desee
3) Clic en siguiente
4) Escribir las posibles respuestas debajo de Col. 1
5) Clic en finalizar
6)
Nota: El tipo de dato en la estructura seguirá mostrándose como Tipo Texto.
8
HOJA DE TRABAJO NO. 1
Punteo:______________________
Fecha:_____/_______/________
I SERIE
INSTRUCCIONES:
Escriba el tipo de dato y el tamaño que se debería asignar a cada uno de los
siguientes campos, luego proceda a crear la tabla en Microsoft Access e ingrese 10
registros.
Tabla para control de Zapatos
Campo Tipo de Dato Tamaño del Campo

Correlativo
Marca
Estilo
Color
Precio
Precio para Mayorista
Existencia
Fecha de Ingreso
Tallas disponibles
Es imitación
Fecha de próximo ingreso
Proveedor
Posee Garantía
Material Base
Fotografía
9
Creación de Formularios
Los formularios son plantillas que permiten ingresar registros en una tabla de base de
datos de manera sencilla y presentable, no almacenan los registros dentro de sí mismos
sino en la tabla que utilice de base para su creación.
Procedimiento:

2) Clic en la opción Más formularios del grupo formularios
3) Clic sobre la opción Asistente para formularios
4) Elegir la tabla base del combo Tablas/Consultas
5) Trasladar los campos que serán incluidos en el formulario
6) Clic en Siguiente
7) Elegir el estilo de distribución de los campos
9) Elegir la apariencia para los formularios
11) Escribir un nombre para el formulario
12) Clic en finalizar.
Nota:
Para fines didácticos se sugiere iniciar el nombre del formulario con las palabras “Ingreso de“
Agregar Botones de Comando en los formularios
Los botones de comando permiten facilitar la exploración y edición de los registros

ingresados; aunque las funciones básicas las encontramos en la parte inferior de cada
formulario se sugiere agregarlas de nuevo en un mayor tamaño para comodidad de los
usuarios del proyecto.
Procedimiento:
1) Clic auxiliar sobre el nombre del formulario en el que se agregaran los botones
3) Acomodar el área de trabajo para generar el espacio necesario para los botones
4) Dirigirse al grupo Controles
10
5) Clic sobre la herramienta Botón
6) Dibujar el botón con el clic presionado en el espacio generado
7) Elegir la categoría correspondiente a la acción que realizará el botón (tabla inferior)
8) Elegir la Acción
10) Clic en el botón de opción Texto o Imagen según se necesite representar el botón
12) Repetir desde el paso No. 4 hasta dibujar todos los botones necesarios.
13) Cerrar y guardar cambios
Categoría Acción
Exploración de Registros
Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Ir al registro siguiente
Ir al último registro
Operaciones con
Registros
Agregar nuevo registro
Guardar registro
Eliminar registro
Nota:
Los botones indicados en la tabla superior se sugieren como acciones básicas pero se pueden
insertar los se consideren necesarios.
11
Formatos Condicionales
Los formatos condicionales permiten decorar de forma automática los campos cuyo
contenido cumplan con una condición preestablecida.
Procedimiento:
1) Clic auxiliar sobre el formulario en el que se encuentre el campo

2) Clic en vista diseño
3) Clic auxiliar sobre la caja de texto del campo que deberá cumplir con la condición
4) Clic en Formato Condicional
5) Establecer la condición
6) Indicar los cambios de apariencia
7) Clic en Aceptar
8) Cerrar la vista diseño y guardar cambios.
Ejemplo:
Colocar el Color rojo los números de inasistencias iguales o mayor a 3
Creación de Consultas
Las consultas se utilizan para desplegar en la pantalla resúmenes de la información de una

base de datos resolviendo la necesidad de observar en determinados momentos solo los
datos de los campos necesarios en lugar de obsérvalos todos.
Procedimiento:

2) Dirigirse al grupo Otros
3) Clic en Asistente para consultas
4) Elegir Asistente para consultas sencillas
6) Elegir la tabla base para la consulta en el combo Tablas/Consultas
7) Trasladar solo los campos que se desee visualizar
9) Elegir Detalle
12
11) Escribir un nombre para la consulta
Nota: Para fines didácticos se sugiere iniciar el nombre con “Consulta de”. Si fuese
necesario se puede utilizar el mismo campo en más de una consulta.
Ejemplo:
Tabla: Control de Encargados de Alumnos
CAMPOS CAMPOS QUE SERAN ICLUIDOS EN

LA CONSULTA PARA LLAMAR A
ENCARGADOS
Nombre del Encargado Nombre del Encargado
Genero Parentesco
DPI Teléfono
Alumno a Cargo Celular
Parentesco con el alumno
Teléfono CONSULTA PARA ENVIAR UN REPORTE
Celular Nombre del Encargado
Dirección Alumno a Cargo
13
Punteo:______________________
Fecha:_____/_______/________
I SERIE
INSTRUCCIONES:
Escriba las estructuras de las tablas que utilizaría para controlar la información
dela mercadería y de los clientes de una distribuidora de Medicamentos, puede entrevistar
a personas que conozcan del tema.
Base de Datos para Distribuidora Farmacéutica

Tabla: Control de Mercaderías.
Campo Tipo de Datos Descripción
14
Tabla: Control de Clientes.
Campo Tipo de Datos Descripción
II SERIE
INSTRUCCIONES:
Analice las tablas y escriba la estructura de dos consultas que podría planificar para
cada una de ellas.
Consultas de la tabla Control de Mercadería
Campos para la Consulta No. 1 Campos para la consulta No. 2
15
Consultas de la tabla Control de Clientes
Campos para la Consulta No. 1 Campos para la consulta No. 2
III SERIE
INSTRUCCIONES:
Al tener firmada las estructuras de las tablas proceda a crear las tablas, los
formularios, los7 botones de acciones básicas dentro de cada formulario y luego escriba 8
registros en cada tabla.
IV SERIE
INSTRUCCIONES
Escriba dos preguntas que le resultaron de la elaboración del proyecto para
plantearlas en la clase durante la sección de preguntas, si no tiene preguntas escriba 2
comentarios sobre su experiencia en la realización de dicho proyecto.
Pregunta No. 1: ____________________________________________________________

____________________________________________________________?
Pregunta No. 2: ____________________________________________________________
____________________________________________________________?
Comentario No. 1: __________________________________________________________

__________________________________________________________?
Comentario No. 2: __________________________________________________________
__________________________________________________________?
16
USO DE CRITERIOS DE BUSQUEDA EN LAS CONSULTAS
Las consultas como ya se ha indicado se utilizan para desplegar en la pantalla resúmenes

de la información de una base de datos, sin embargo en algunas ocasiones no se desea
visualizar dicho resumen de todos los registros sino solo de los que cumplan con algún
requisito preestablecido.
Ejemplo:
En el diseño de la consulta inferior se nos mostrarían solo los datos de los 5

campos indicados pero al lado derecho pero de todos los alumnos ingresados y en algún
momento preciso necesitamos visualizar solo la información de los 5 campos indicados
pero NO de todos los encargados sino solo de UNO de los encargados; dicha necesidad se
resuelve insertando un Criterio de Búsqueda.
CAMPOS LA CONSULTA PARA LLAMAR A ENCARGADOS

Nombre del Encargado Nombre del Encargado
Genero Parentesco
DPI Teléfono
Alumno a Cargo Celular
Parentesco con el alumno
Teléfono
Celular
Otro Numero
Dirección
Procedimiento:
1) Clic auxiliar sobre la consulta en la cual insertaremos el criterio de búsqueda.

3) Clic en la celda de intersección entre la fila Criterio y la columna del campo
coincidente (el que tiene el dato que deseamos buscar)
4) Escribir la solicitud de datos para el campo coincidente dentro de corchetes
5) Cerrar y Guarda Cambios.
17
Ejemplo:
Nombre del Encargado Parentesco Teléfono Celular
Criterio [Ingrese el nombre del Encargado]
Según la estructura anterior mostrara la información de los 4 campos pero solo del
nombre del padre de familia que se escriba.
Uso de Formulas
Las formulas nos permiten calcular resultados tomando los datos ingresados en los
campos logrando ahorrar tiempo y esfuerzo ya que solo se escribe una vez y
automáticamente se aplica a todos los registros.
Reglas para la creación de fórmulas:
1. Iniciar con el signo igual

2. Escribir cada uno de los campos participante en la formula dentro de corchetes
3. Conocer la tabla de Operadores
4. Escribir los nombres de los campos de forma idéntica.
5. No dejar espacios en blanco fuera de corchetes
6. Utilizar paréntesis para jerarquía de operaciones
TABLA DE OPERADORES
ARITMETICOS RELACIONALES LOGICOS

+ Suma = Igual que SI
- Resta < Menor que Y
* Multiplicación > Mayor que O
/ División >= Mayor o igual que
^ Exponenciación <= Menor o igual que
<> Diferente que
Nota:
Si tenemos dificultades para escribir los corchetes recurrimos a los códigos ASCII: Alt + 91
para “[“ y Alt. + 93 para “]”.
18
Las formulas se pueden insertar en formularios y en informes con el siguiente proceso:
1. Clic auxiliar sobre el nombre del formulario o informe en el cual se insertará la

fórmula que se desee aplicar
2. Clic en Vista Diseño
3. Clic sobre la caja de texto correspondiente al campo donde se almacenará el
resultado de la formula
4. Borrar el contenido de la caja y escribir la formula
5. Cerrar y guardar Cambios
Ejemplo:
Clave Clave
Alumno Alumno
Nota1 Nota 1
Nota2 Nota 2
Nota3 Nota3
Nota4 Nota4
Promedio =([Nota 1]+[Nota 2]+[Nota3]+[Nota4])/4
Observaciones:
 En el ejemplo anterior podemos observar los siguientes aspectos:

 Las cajas de texto son los rectángulos al lado derecho donde lee de nuevo el
nombre del campo
 Los campos Nota 1 y Nota 2 se escribieron con espacio porque así están escritos en
los campos respectivos
 Los campos Nota3 y Nota4 no se escribieron con espacios para quedar idénticos.
 El paréntesis encierra la suma porque se requiere primero ese resultado
 El número 4 no está dentro de corchetes porque no es un campo.
19
Creación de Informes
Los informes son los elementos del proyecto que permiten enviar a la impresora los datos
almacenados en la tabla de base de datos, se pueden diseñar según la necesidad
especifica tomando como base las tablas y/o consultas existentes.
Procedimiento:
1. Clic en la cinta Crear

2. Dirigirse al grupo Informes
3. Clic en Asistente para informes
4. Elegir la tabla o consulta que servirá de base
5. Trasladar los campos que se desean incluir
Creación de Menús
Los menús se utilizan para centralizar el flujo de intercambio de un elemento a otro para
facilitar el uso del proyecto y presentarlo de forma sencilla al usuario final brindándole la
lista de tareas que puede realizar para que active la que necesite con un solo clic. Los
diseños están sujetos a la creatividad del diseñador del menú.
Procedimiento:
1. Clic en la cinta Crear

2. Dirigirse al grupo Formularios
3. Clic en crear formulario
4. Ajustar el área de trabajo
5. Dirigirse al grupo controles
6. Dibujar los controles necesarios
7. Cerrar y guardar cambios
Controles Básicos
1. Etiqueta:
Permite ingresar textos que no podrán ser modificados por el usuario del
proyecto.
20
2. Caja de texto
Se utilizan para dibujar cajas de texto dentro de las cuales podrá escribir el
usuario del proyecto.
3. Botón
Es el control más importante para la creación de menús debido a que permite

abrir de forma automática cualquiera de los elementos del proyecto que se
han creado, organizados en categorías de las que generalmente las más
utilizadas son:
Categoría Acción
Operaciones con Formularios Abrir formulario
Otras Ejecutar consulta
Salir de la aplicación
Operaciones con Informes Vista Previa del informe
Ejemplo:
21
Punteo:______________________
Fecha:_____/_______/________
I SERIE
INSTRUCCIONES:
Escriba la respuesta correcta a las siguientes preguntas.
1) Qué es Access?___________________________________________________________
2) A qué se le llama base de datos?_____________________________________________
3) Qué es una tabla?_________________________________________________________
4) A qué se le llama Campo?___________________________________________________
5) Qué es un registro?________________________________________________________
6) A qué le llamamos dato?____________________________________________________
7) Qué nombre recibe el área de Access que nos muestra los nombres de los elementos
que se han creado?________________________________________________________
8) A qué paquete de programas pertenece Access?________________________________
9) En que suite está incluido el programa Access?__________________________________
10) Cuál es el archivo ejecutable de Access?_______________________________________
II SERIE
INSTRUCCIONES:
Escriba “V” si el inciso es verdadero o “F” si todo el inciso o alguna parte fuesen falsos.
1. A los archivos de Access se les denomina Proyectos de bases de datos……………… ( )

2. Las tablas son las estructuras básicas de los proyectos…………………………………....... ( )
3. Los campos tipo Moneda obligan al usuario a escribir el signo monetario……....... ( )
4. Los campos de tipo Texto aceptan todo tipo de datos sin límite de ingreso……….. ( )
5. El archivo ejecutable de Access permite activar el programa sin acceso directo…. ( )
I SERIE
INSTRUCCIONES:
Desarrolle al dorso 2 de los temas que se le presentan a continuación.
Tablas Consultas Formulario Informes
22
Relaciones entre Tablas
Las relaciones entre tablas se realizan con el objetivo de Evitar la redundancia de los
datos, para que cada hecho este representado solo una vez a través de campos comunes
en las tablas que estén relacionadas.
Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (un campo con el
mismo nombre en las tablas involucradas). En la mayoría de los casos estos campos
coincidentes son la clave principal, de una tabla, que proporciona un identificador único
para cada registro y una clave externa de la otra tabla.
Ejemplo:
Tabla: Vendedores
Código de Vendedor Nombres Apellidos
1024 Emerson Leonardo Girón Miranda
Tabla: Pedidos
Código Pedido Bodega de Salida Código del Vendedor
1001 Periférico Sur 1024
Procedimiento:
Para insertar la relación entre las tablas del ejemplo anterior de manera sencilla hacemos
lo siguientes pasos:
1. Crear las dos tablas
2. Clic auxiliar sobre el nombre de la Tabla Pedidos
3. Clic en Vista Diseño
4. Clic sobre el tipo de dato asignado al campo Código del Vendedor
5. Clic en Asistente para búsquedas
6. Elegir Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o
consulta
7. Clic en Siguiente
8. Elegir el nombre de la Tabla Vendedores
9. Clic en siguiente
10. Clic sobre el campo Código de Vendedor
11. Trasladarlo al cuadro Campos seleccionados (clic en >)
12. Elegir el tipo de orden alfabético: Ascendente o descendente (opcional)
13. Clic en Finalizar
23
Las relaciones se llevaran a cabo siempre y cuando los campos relacionados sean del
mismo tipo de dato y si fuesen de Tipo Texto deben ser también del mismo ancho, en el
ejemplo anterior los dos campos son de tipo número.
Actividad de Investigación
Investigue los tipos de relaciones que se pueden generar en Access y escríbalos en la parte
inferior agregando un ejemplo de cada uno.
24
Asignación de Campo como Clave Principal
Access permite establecer un campo denominado Clave Principal en cada una de las tablas
el cual se regirá por las dos reglas básicas:
a) No podrá duplicarse su contenido en la misma tabla (no se puede repetir)
b) No podrá quedarse en blanco es decir será obligatorio ingresarle datos.
c) Solo podrá utilizarse un Campo llave en cada Tabla.
El campo Clave Principal también es llamado Campo Llave y suele utilizarse para los
campos que almacenaran un dato único de cada registro como por ejemplo:
 DPI
 Código
 Código de Barras
 No. Afiliación de IGSS
 No. De Licencia
 NIT, etc.
Los datos de los campos descritos en la parte superior nunca podrán ser duplicados, no
habrá persona alguna que utilice el mismo DPI que otra por ejemplo y al ingresar datos no
se podrá ir al siguiente registro hasta no escribir dicho número (el de DPI).
Para establecer un campo como clave principal hacemos lo siguiente:

a) Clic auxiliar sobre el nombre del a tabla
b) Clic en Vista diseño
c) Clic sobre el campo que será designado como campo Clave Principal
d) Clic sobre el icono de una llave “Clave Principal” del grupo herramientas en la
cinta de opciones Diseño
e) Cerrar y guardar cambios
Nota:
Access de forma preestablecida le asigna la función de Clave principal al primer campo
pero se puede modificar por otro campo o si el usuario prefiere lo puede escribir en la
primera línea para aceptar la sugerencia de Access.
25
Punteo:______________________
Fecha:_____/_______/________
I SERIE
INSTRUCCIONES:
En casa: Clasifique en hojas con líneas a los alumnos, separados por grados y
ordenados alfabéticamente, saque el promedio y escriba el resultado, las notas
perdidas en color rojo y las ganadas en color azul.
ALUMNOS
Resultado
Promedio
Nota1
Nota2
Nota3
Nota4
Clave Nombre Grado Asignatura Guía
1 Pedro Lupamac 4to. Bach Computación 60 70 54 64 Marco González
1 José Luis Aguirre 5to. Bach Programación 90 88 97 93 Adolfo Mazariegos
2 Linda Solís 5to. Bach Programación 95 96 96 94 Adolfo Mazariegos
3 Christopher García 5to. Bach Computación 60 54 55 69 Adolfo Mazariegos
4 Andrea Samayoa 5to. Bach Programación 90 85 87 89 Adolfo Mazariegos
1 Blanca López 3ro. Básico Informática I 70 75 64 63 Enrique Quevedo
5 Andrea Higueros 5to. Bach Programación 99 99 95 98 Adolfo Mazariegos
6 Jennifer Recinos 5to. Bach Programación 80 75 63 91 Adolfo Mazariegos
7 Klesman Recopalchí 5to. Bach Programación 70 72 79 68 Adolfo Mazariegos
8 Jenifer Cabrera 5to. Bach Programación 77 71 80 79 Adolfo Mazariegos
2 Paola Nájera 4to. Bach Programación 99 99 95 95 Marco González
3 Jorge Mario Munguía 4to. Bach Programación 80 70 72 78 Marco González
4 José Ramírez 4to. Bach Computación 71 68 73 77 Marco González
5 David 4to. Bach Computación 60 55 54 73 Marco González
6 Sleider Aceituno 4to. Bach Computación 55 42 68 73 Marco González
9 Darlyn Recopalchi 5to. Bach Programación 88 90 91 87 Adolfo Mazariegos
7 Mónica Rivadeneira 4to. Bach Programación 90 91 88 87 Marco González
1 Zaury Rivera 6to. Mag Tecnología 79 80 87 88 Iris Sosa
2 Diana Morales 6to. Mag Tecnología 89 88 85 90 Iris Sosa
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Nombre Grado Guía Dirección Teléfono Celular DPI Genero Profesión

Adolfo Mazariegos 5to. Bach Villa Nueva 66259125 42605457 m Prof. En. Media
Marco González 4to. Bach Zona 12 24791145 43918648 m Prof. En. Media
Iris Sosa 6to. Mag Villa Nueva 66254564 52601486 f Maestra de hogar
Enrique Quevedo 3ro. Básico Zona 11 24800886 43418648 m Músico
Claudia Pérez 6to. Perito Zona 11 24804891 42323258 f Traba. Social
II SERIE
INSTRUCCIONES:
En el laboratorio de Computación: Cree un proyecto de Access con el nombre
Colegio El Olivo y genere lo siguiente:
a) Dos tablas
b) Dos formularios (1 por cada tabla)
a. Los 7 botones básicos en cada formulario
b. La fórmula que calcule el valor promedio
c. Formato condicional para que aparezcan en rojo las pérdidas.
c) Una consulta x grado
d) Una consulta x grado que muestre clave, nombre, promedio y resultado
e) Una consulta que muestre los números telefónicos de los profesores
f) Un informe por cada tabla
g) Un informe por cada consulta
h) Menú principal para accesar a cada elemento del proyecto.
27
Corrección de Errores Comunes
Durante el proceso de creación de proyectos es inherente el confundirse en algunos

procesos, asignación de nombres, asignación de tipo de datos para un campo, el ancho de
datos, etc. A continuación se enlistan los errores más comunes y sus respectivas
soluciones.
Antes de solucionar los errores es importa que Todos los objetos del proyecto estén
Cerrados para que las correcciones se apliquen sin problema alguno.
Errores en la estructura de una tabla :
Los errores en la estructura de una tabla se corrigen con el siguiente proceso:
a) Clic auxiliar sobre el nombre de la tabla

b) Clic en vista diseño
Si Falta de un campo:
Clic sobre el campo que quedara debajo del faltante y luego clic en Inserta filas del
grupo de herramientas.
Si es Mala asignación de tipo de datos:
Clic sobre el tipo de datos del campo y elegir el tipo correcto.
Si es Mala asignación de ancho (no caben los datos):
Clic sobre el campo, modificar el tamaño del campo en la ficha General ubicada en
la parte inferior de los campos.
Si el Nombre del campo fue escrito incorrectamente:
Clic sobre el campo y corregir
Si se desea eliminar un campo:
Clic sobre el campo, clic en Eliminar filas del cuadro herramientas.
28
c) Cerrar y guardar Cambios.
Nombre incorrecto en uno de los objetos del proyecto:
Si se ingresó de forma incorrecta en cualquiera de los objetos del proyecto (tabla,

consulta, formulario o informe) se procede de la siguiente manera:
a) Clic auxiliar sobre el nombre erróneo del objeto

b) Clic en cambiar nombre
c) Escribir el nombre correcto y presionar Enter
Errores en Formularios:
Los pasos para corregir errores en los formularios son los siguientes:
a) Clic auxiliar sobre el nombre del formulario a corregir

Si Falta de un campo:
Clic en Agregar Campos Existentes del grupo herramientas en la cinta diseño,
Trasladar hacia el formulario el campo faltante con el clic presionado.
Si se realizaron cambios en un campo existente:

Clic sobre el campo al que se le realizaron los cambios, borrarlo con la tecla
Delete/Suprimir, clic en Agregar Campos Existentes del grupo herramientas en la
cinta diseño, Trasladar hacia el formulario de nuevo el campo que sufrió los
cambios con clic presionado.
Si hay error en una fórmula:

Clic sobre la formula, revisar y corregir errores
Si no aparece el asistente para asignar las funciones en los botones:

Antes de dibujar los botones clic sobre el icono Utilizar Asistentes para Controles
(barita mágica) en el grupo controles de la cinta diseño.
Si Falto un Botón:
Clic sobre el icono botón del grupo denominado Controles, dibujarlo con el clic
presionado y luego asignarle la acción faltante.
29
c) Cerrar y guardar cambios.
Errores en Consultas:
a) Clic auxiliar sobre el nombre de la consulta a corregir

Si Faltó un campo: Trasladar el campo faltante desde el listado completo hacia la

línea Campo con el clic presionado.
Si se desea anular un campo: Desactivar la casilla de verificación de la línea

Mostrar que pertenezca a la columna del campo que se desea ocultar de la
consulta.
Para anular el Criterio de búsqueda: Eliminar la solicitud de datos de la fila

Criterios.
Ordenar los datos de la consulta: Clic en la fila Orden y columna correspondiente

al campo que será ordenado, Abrir el combo de opciones, elegir el tipo de orden.
c) Cerrar y guardar cambios.
30
PROYECTO FINAL
COMERCIALIZADORE DE CALZADO
TABLA1: PRODUCTOS TABLA2:PROVEEDORES TABLA3:COLABORADORES
Código No. DPI

Marca Nombre Nombre
Estilo Tipo Profesión
Proveedor Dirección Puesto
Tallas disponibles Correo Electrónico Horario
Precio de Venta Teléfono Dirección
Precio Mayorista Página Web No. de celular
Existencia Entrega a domicilio? Teléfono
Colores disponibles Límite de crédito Correo electrónico
Próximo ingreso Crédito Actual
Fotografía Crédito disponible
Instrucciones generales
a) Crear el proyecto con el nombre Final de Access

b) Crear las tres tablas asignando correctamente los tipo de tipos
c) Agregar cuatro formularios: uno por cada tabla y uno de ingreso rápido para la
tabla productos.
d) Agregar los botones de comando necesarios en cada formulario.
e) Escribir las formulas necesarias
f) Agregar mascara de entrada en los campos de teléfono y celular
g) Diseñar las consultas requeridas
h) Diseñar un informe por cada formulario y uno por cada consulta
i) Agregar las relaciones entre campos que sean requeridas.
j) Diseñar un menú para centralizar las operaciones.
k) Insertar 5 registros en cada una de las tablas.
31
32

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Introducción A Microsoft Access 2017

Introducción a Bases de Datos

Este material forma parte de un conjunto de recursos que

Perfil del Estudiante:

El folleto didáctico será una herramienta útil para

Una base de datos es un conjunto de información que se liga

INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS ....................................................................................................... 3

Introducción a las Bases de Datos

Una base de datos es un conjunto de información masiva e interrelacionada entre sí sobre

a) Base de datos del hospital donde hemos nacido

Anteriormente las Bases de Datos se utilizaban de forma escrita en cuadernos, libros o

Cada uno de los datos que serán solicitados en una tabla.

Cada conjunto de campos con su respectiva información.

Información que escribimos en cada uno de los campos.

Ejemplo General No. 1

Base de Datos para Venta de Medicamentos

Área de la ventana de trabajo de Access formada por un Panel ubicado al lado

Es un conjunto de herramientas eficaces que permiten ingresar, editar y compartir

Paquete Gestores de Bases de Datos

1) Activar el menú de inicio

Desde el cuadro de Dialogo Ejecutar

1) Activar la opción Ejecutar (Teclas Windows + R)

1) Clic en el icono Cerrar “X” del controlador de ventana

1) Presionar la combinación de teclas Alt. + F4

Creación de Un Proyecto Nuevo

Para iniciar un proyecto nuevo se hace lo siguiente:

Procedimiento para crear tablas:

1) Clic en la cinta Crear

Tabla para Mercadería Nombre de la Tabla

General Búsqueda Asignación de tamaño y otros.

Aceptará todo tipo de caracteres (letras, símbolos, números) con un máximo

Aceptará exclusivamente números y ningún otro tipo de carácter más, se podrá

Permite el ingreso de fechas (mostrando un calendario) y/o horas según el

Se ingresan números para que el programa los convierta en cantidades

Enumera de forma automática cada uno de los registros.

Permite insertar cualquier objeto compatible con el Sistema Operativo como

Permite insertar un link (vinculo) hacia otro archivo.

j) Asistente para Búsquedas:

Se utiliza cuando el datos a ingresar es predecible en lugar de ser escrito se da

1) Elegir el tipo de dato Asistente para búsquedas

Nota: El tipo de dato en la estructura seguirá mostrándose como Tipo Texto.

HOJA DE TRABAJO NO. 1

Tabla para control de Zapatos

Campo Tipo de Dato Tamaño del Campo

1) Clic en la cinta Crear

Agregar Botones de Comando en los formularios

Los botones de comando permiten facilitar la exploración y edición de los registros

1) Clic auxiliar sobre el formulario en el que se encuentre el campo

Colocar el Color rojo los números de inasistencias iguales o mayor a 3

Las consultas se utilizan para desplegar en la pantalla resúmenes de la información de una

1) Clic en la cinta Crear

Tabla: Control de Encargados de Alumnos

CAMPOS CAMPOS QUE SERAN ICLUIDOS EN

HOJA DE TRABAJO NO. 2

Base de Datos para Distribuidora Farmacéutica

Campo Tipo de Datos Descripción

Campo Tipo de Datos Descripción

Pregunta No. 1: ____________________________________________________________

Comentario No. 1: __________________________________________________________

USO DE CRITERIOS DE BUSQUEDA EN LAS CONSULTAS

Las consultas como ya se ha indicado se utilizan para desplegar en la pantalla resúmenes

En el diseño de la consulta inferior se nos mostrarían solo los datos de los 5

CAMPOS LA CONSULTA PARA LLAMAR A ENCARGADOS