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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUCUMAN FACULTAD DE MEDICINA

INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE GRAFICOS
EN MICROSOFT OFFICE
EXCEL 2007

CATEDRA DE BIOESTADISTICA

► Lic. Eugenia MATAS (JTP)

► Lic. Adriana PEREZ RENFIGES (JTP)

► Lic. Natalia María SANCHEZ (JTP)

-2009-
Guía para la elaboración de gráficos en Excel

Con la elaboración de la presente guía, la Cátedra de Bioestadística, espera transmitir a


los alumnos que realizan la Pasantía Rural las herramientas básicas para la construcción de
gráficos para realizar el análisis descriptivo de los datos en el trabajo final.

Este es un instructivo para aprender a confeccionar gráficos en Excel a partir del uso de
Tablas Dinámicas (TD). Se usarán TD para confeccionar tablas de frecuencias a partir de la
planilla de datos construida. A partir de estas tablas se confeccionarán los gráficos
correspondientes.

Pasos para la elaboración de gráficos.


La construcción de gráficos se debe realizar en Microsoft Excel, teniendo en cuenta las
siguientes indicaciones:
1. La elección del tipo de gráfico depende del tipo de variable que se desea graficar
a) Variables cualitativas dicotómicas: diagramas circulares (en porcentaje)
b) Variables cualitativas ordinales: barras simples del mismo color ordenadas por
categoría (en números absolutos o en porcentaje)
c) Variables cualitativas nominales: barras simples del mismo color ordenadas por
frecuencia de mayor a menor (en números absolutos o en porcentaje)
d) Variables cuantitativas discretas: barras simples del mismo color (en números
absolutos o en porcentaje)
e) Variables cuantitativas continuas: histograma
f) Asociación de variables cualitativas: gráfico de barras proporcionales
g) Correlación entre variables cuantitativas: gráfico de dispersión
2. En el caso de variables continuas corresponde realizar un histograma a partir de intervalos
de clase de igual amplitud, pero en el caso de que los intervalos sean menos de 5, se
puede optar por un gráfico de barras simples en el que los intervalos no necesariamente
deben tener la misma amplitud.
3. Todos los porcentajes se deben presentar redondeados, es decir, sin cifras decimales. Por
ejemplo:
a) Un número se redondea hacia arriba si la parte fraccionaria es mayor a 0,5
20,6 se redondea a 21
b) Un número se redondea hacia abajo si la parte fraccionaria es menor a 0,5
20,3 se redondea a 20
c) Si la parte fraccionaria es igual a 0,5:
I. Se redondea hacia arriba si la parte entera es impar
21,5 se redondea a 22
II. Se redondea hacia abajo si la parte entera es par
20,5 se redondea a 20
4. En el caso que el total de datos sobre el que se calcula el porcentaje es menor de 15, no
corresponde sacar porcentajes, sólo se usan frecuencias absolutas.
5. No realizar gráficos en tres dimensiones (3D) debido a que dificulta la lectura e
interpretación de los mismos.
6. Las categorías de variables que presenten frecuencia igual a 0 (cero) no se incluyen en el
gráfico pero se comentan.
7. Los títulos de los gráficos se deben redactar en el cuerpo del texto del trabajo (Word), los
mismos deben hacer referencia a la variable que se está graficando y a la población bajo
estudio (encuestados, pacientes, niños, adultos mayores, etc.). En el caso de que se trate
de gráficos en porcentaje se debe agregar al lado del título la base respecto de la cual se
calcularon los porcentajes (n=…..).
8. Evitar el uso de abreviaciones en los títulos, tablas y gráficos.
9. Los comentarios de los gráficos se pueden ubicar inmediatamente antes o después del
gráfico en el texto del trabajo (Word). Deben ser breves y expresar lo que se considere de
interés para destacar, evitando reproducir toda la información del gráfico. Tampoco
corresponde dar opiniones personales en los comentarios, esto se realiza en la discusión.

1
En el caso de variables cualitativas dicotómicas es suficiente comentar sólo una de las
categorías, en cambio para las variables cualitativas ordinales o nominales es necesario
comentar dos o más categorías.
10. Todos los gráficos se deben realizar y modificar en Excel y recién copiarlos como imagen
en el texto correspondiente al trabajo (Word), caso contrario, si se intenta modificar por
ejemplo el tamaño del gráfico en Word, se altera su formato de origen. En el caso de haber
copiado el gráfico en el texto y luego surge la necesidad de cambiarlo, se debe suprimir el
gráfico en Word, modificarlo en Excel y copiarlo nuevamente en el texto.

Para una mayor claridad se indicarán los pasos para el uso de las herramientas a través
del siguiente ejemplo:

EJEMPLO: Suponga que se desea conocer el grado de conocimiento sobre Síndrome


Bronquial Obstructivo (SBO) en madres o tutores de niños menores de 5 años que concurren al
consultorio de pediatría de un cierto hospital y su asociación con la información recibida. Las
variables estudiadas fueron: edad madre/tutor (medida en años); sexo madre/tutor
categorizada como femenino y masculino; instrucción registrada como analfabeto, primario
(incompleto y completo), secundario (incompleto y completo); ocupación clasificada en
trabajador permanente, trabajador temporario y no trabaja; conocimiento sobre SBO
clasificado en bueno, regular o malo, información previa sobre SBO categorizada según si
recibió o no y fuentes de información considerándose las categorías: personal de salud,
familiares, amigos, medios de comunicación (tv) y otros.
A continuación se presenta la tabla con los códigos correspondientes a las categorías de
cada una de las variables estudiadas en el ejemplo.

Tabla Nº 1: Códigos usados en la planilla de datos del ejemplo


Variable Categorías Códigos
Sexo Masculino 1
Femenino 2
Grupo etáreo 25 a 29 años 1
30 a 34 años 2
35 a 39 años 3
40 a 44 años 4
Instrucción Analfabeto 1
Primario incompleto o completo 2
Secundario incompleto o completo. 3
Ocupación Trabajador Permanente 1
Trabajador Temporario 2
No Trabaja 3
Conocimiento Bueno 1
Regular 2
Malo 3
Información Si recibió 1
No recibió 0
Personal de Si recibió 1
salud No recibió 0
Si recibió 1
Familia
No recibió 0
Si recibió 1
Fuentes de Amigos
información No recibió 0
Medios de Si recibió 1
comunicación
No recibió 0
(TV)
Si recibió 1
Otros
No recibió 0
Nota: En la planilla de datos se registró la edad exacta de cada encuestado y posteriormente fue categorizada en 4
grupos etéreos como se muestra en la tabla 1. La categorización de esta variable se explica en detalle en el
“Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”.

2
Figura 1: Planilla de datos del ejemplo

Variable edad

Para graficar la variable edad, previamente se debe agregar a la planilla de datos original
una nueva columna para la variable edad categorizada (grupo etáreo) obtenida a partir de la
codificación de los intervalos de edad elegidos para representar la variable edad, como se
indica en el “Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”. Una vez realizado este
procedimiento se crea la tabla dinámica.
A partir de la tabla dinámica originada, se obtienen las frecuencias absolutas para cada
intervalo de edad como se muestra en la figura 2.
Figura 2: Uso de tabla dinámica para la variable edad categorizada

3
Con las frecuencias obtenidas de la tabla dinámica se debe crear una tabla reemplazando
los códigos con los nombres de las categorías a las cuales corresponden como se indica en la
figura 9 del “Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”.
Esta tabla debe cortarse y pegarse en una nueva hoja de cálculo.

Pasos a seguir para la confección del gráfico a partir de la tabla mencionada:

1. Seleccionar la tabla
Figura 3: Paso 1

2. Una vez seleccionada la tabla hacer clic en la solapa “Insertar”, luego en el ícono
de gráficos de “Columna”, en “Columna en 2-D”, elegir el primero.

Figura 4: Paso 2

4
3. Se obtiene el gráfico que se muestra en la figura 5

Figura 5: Paso 3

4. Debido a que las frecuencias graficadas son absolutas se debe modificar la


escala del eje vertical ya que ésta se muestra con decimales según figura 5. Esto
puede ocurrir cuando las máximas frecuencias absolutas observadas en las
categorías de la variable son pequeñas como en la variable edad del ejemplo en
la que la frecuencia máxima es 4. Para ello seleccionar el eje vertical como se
muestra en la figura 6. Sólo realizar los pasos 4 a 6 cuando la diferencia entre
cada uno de los valores que se muestran en el eje vertical sea menor que 1. De lo
contrario continuar con el paso 7.
Figura 6: Paso 4

5
5. Luego hacer clic con botón derecho y elegir la opción “Dar formato a eje”.

Figura 7: Paso 5

6. En la ventana “Dar formato a eje”, en “Opciones del eje” hacer clic en “Fija” y
tipear el valor 0 en “Mínima”, 5 en “Máxima”, 1 en “Unidad mayor” y 1 en “Unidad
menor” como se indica en la figura 8. Luego hacer clic en “Cerrar”. Cabe aclarar
que el valor indicado en unidad máxima corresponde en particular a este ejemplo,
pero puede variar según las frecuencias máximas observadas en las distintas
categorías de las variables con las que se esté trabajando.

Figura 8: Paso 6

6
7. Se obtiene el gráfico que se muestra en la figura 9

Figura 9: Paso 7

8. Seguidamente se debe suprimir la leyenda (Series1) con la tecla Supr sobre la


misma. Luego agregar las frecuencias absolutas en cada barra, para ello
seleccionar la solapa “Presentación”, luego “Etiquetas de datos”, “Extremo
externo”.

Figura 10: Paso 8

7
Otra forma de hacer esto es haciendo clic con el botón derecho sobre cualquiera
de las barras y elegir la opción “Agregar etiquetas de datos”.

9. Luego en la solapa “Presentación”, hacer clic en “Rótulos del eje” y seleccionar en


“Título de eje horizontal primario”, “Título bajo el eje”. Luego, con “Título del eje”
seleccionado, tipear Edad y presionar la tecla Enter.

Figura 11: Paso 9

10. En la misma solapa “Presentación”, hacer clic en “Rótulos del eje” y seleccionar
en “Título de eje vertical primario”, “Título girado”. Luego, con “Título del eje”
seleccionado, tipear N° de encuestados y presionar la tecla Enter.
Figura 12: Paso 10

8
11. De esta manera se obtiene el gráfico para la variable edad.

Figura 13: Paso 11

12. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo en el archivo de Word correspondiente.
Se recomienda pegar el gráfico en Word como una imagen, para ello debe, luego
de copiarlo en Excel, elegir “Pegado especial” en la solapa “Inicio” del menú
principal de Word.

Otra forma de realizar el pegado una vez copiado el gráfico en Excel es hacer clic con el botón
derecho en el lugar en el que se desea pegar el gráfico dentro del documento de Word y
seleccionar pegar. Una vez que se pegó el gráfico aparece en el extremo inferior derecho una
pestaña, abrir la pestaña y seleccionar “Pegar como imagen”. Seguidamente se presenta el
gráfico como debería quedar en el documento de Word con su respectivo título y comentario.

Gráfico Nº1: Distribución de la edad de los encuestados

Se observó que el grupo etáreo más frecuente fue el de 40 a 44 años con un 40% (4) de
los encuestados, seguido del grupo de 35 a 39 años con un 30% (3).
Aclaración: Este comentario sólo es a modo de ejemplo, pero recordar que no corresponde sacar porcentajes
cuando el total de datos es menor a 15.

9
Histograma para la variable edad

En el caso de optar por realizar un histograma para la variable edad, según la indicación 2
de la página 1 de este instructivo referido a variables contínuas, realizar los pasos anteriores
hasta el paso 11 y con el gráfico seleccionado, hacer clic en la solapa “Diseño” y elegir en
“Diseños de gráfico” el histograma (diseño 8).

Figura 14: Selección del histograma en Diseños de gráfico

El histograma resultante se muestra en la figura 15. Luego en la solapa “Presentación”,


hacer clic en “Líneas de la cuadrícula”, “Líneas horizontales de la cuadrícula primaria” y
finalmente en “Líneas de división principales”.

Figura 15: Líneas de división principales

10
Luego hacer clic dentro de cualquier barra, clic con botón derecho, seleccionar “Dar
formato a serie de datos”. En “Color del borde”, elegir “Línea sólida” y en “Color”, elegir negro.
Luego hacer clic en “Cerrar”. En este paso se le da contorno a las barras.

Figura 16: Contorno de las barras

Luego, seleccionar el recuadro interior del gráfico, hacer clic con botón derecho y
seleccionar “Formato de línea de trazado”.

Figura 17: Formato de línea de trazado

11
Dentro del “Formato de línea de trazado”, en “Color del borde” elegir “Línea sólida” y en
“Color” elegir negro. Luego hacer clic en “Cerrar”. De esta manera se obtiene el borde del área
de trazado del gráfico.

Figura 18: Borde del área de trazado del gráfico

Luego seleccionar dentro del gráfico “Título del gráfico” y presionar la tecla supr. Hacer clic
dentro de cualquiera de las barras de manera que éstas queden seleccionadas, clic con botón
derecho y seleccionar “Agregar etiquetas de datos”. De esta manera se obtiene el Histograma
para la variable edad.

Figura 19: Histograma para la variable edad

12
Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar copiar y
pegarlo en el archivo de Word correspondiente.

Gráfico Nº2: Distribución de la edad de los encuestados

Se observó que el grupo etáreo más frecuente fue el de 40 a 44 años con un 40% (4) de
los encuestados, seguido del grupo de 35 a 39 años con un 30% (3).

Variable sexo:

Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Sexo”.
Pasos a seguir para la confección del gráfico:

1. Idem paso 1 variable “Edad”

2. Una vez seleccionada la tabla hacer clic en la solapa “Insertar”, luego en


“Circular”, elegir el primero en “Gráfico 2D”.

Figura 20: Paso 2

13
3. Con el gráfico seleccionado, en la solapa “Presentación”, elegir en “Etiquetas de
datos”, “Más opciones de la etiqueta de datos”.

Figura 21: Paso 3

4. En “Formato de etiquetas de datos”, en “Opciones de etiqueta”, destildar “Valor” y


tildar “Porcentaje”. Luego “Cerrar”. Si se desea que las etiquetas se presenten en
el extremo externo, tildar en la misma ventana, en “Posición de etiqueta”,
“Extremo externo”.

Figura 22: Paso 4

5. De esta manera se obtiene el gráfico para la variable sexo.

14
Figura 23: Paso 5

6. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.

Gráfico Nº3: Distribución de los encuestados según sexo (n=10)

Se observó que el 60% (6) de los encuestados perteneció al sexo femenino.

Variable Nivel de Instrucción:

Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Nivel de Instrucción”.

Pasos a seguir para la confección del gráfico:


1. Idem paso 1 variable “Edad”
2. Idem paso 2 variable “Edad”
15
3. Idem paso 8 variable “Edad”

Figura 24: Paso 3

4. En la solapa “Presentación” en “Rótulos del eje” elegir “Título de eje horizontal


primario”, luego “Título bajo el eje” y tipear Nivel de instrucción.

Figura 25: Paso 4

5. Luego en “Rótulos del eje” elegir “Título de eje vertical primario”, luego “Título
girado” y tipear N° de encuestados.

16
Figura 26: Paso 5

6. De esta manera se obtiene el gráfico para la variable nivel de instrucción.

Figura 27: Paso 6

7. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.

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Gráfico Nº4: Frecuencia de encuestados según nivel de instrucción

Se observó que el nivel de instrucción más frecuente fue el primario con el 70% (7) de los
encuestados y la categoría “analfabeto” se presentó en un 20% (2).

Variable Ocupación:

Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Ocupación”.
Al tratarse de una variable nominal corresponde ordenar las categorías por orden de
frecuencia (de mayor a menor), para esto deberá seleccionar la tabla creada y en la solapa
“Datos” seleccionar “Ordenar” como se muestra en la figura 28.

Figura 28: Selección de la opción “Ordenar” en la solapa “Datos”

18
Luego en la ventana “Ordenar”, en “Ordenar por” elegir “Columna B”, que es la columna
correspondiente a las frecuencias absolutas o relativas. En “Ordenar según”, seleccionar
“Valores”, y finalmente en “Criterio de ordenación” elegir “De mayor a menor”. Luego “Aceptar”.

Figura 29: Especificación de columna, valores y criterios de ordenación

De esta manera se obtiene la tabla con los datos ordenados por frecuencia. Con esta
tabla se procede a realizar el grafico.

Figura 30: Categorías de la variable Ocupación ordenadas por frecuencia

Pasos a seguir para la confección del gráfico:

1. Idem paso 1 variable “Edad”


2. Idem paso 2 variable “Edad”
3. Idem paso 8 variable “Edad”
4. Idem paso 4 variable “Nivel de Instrucción”. Tipear Ocupación.
5. Idem paso 5 variable “Nivel de Instrucción”. Tipear Nº de encuestados
6. De esta manera se obtiene el gráfico para la variable ocupación.

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Figura 31: Paso 6

7. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.

Gráfico Nº5: Frecuencia de encuestados según ocupación

La ocupación más frecuente fue “trabajador permanente” con el 50% (5) de los
encuestados y la menos frecuente fue “trabajador temporario” con el 20% (2).

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Variable Fuente de Información:

La variable “Fuente de Información” debe ser graficada considerando solamente el total de


personas que refirieron haber recibido información. En el ejemplo el total de personas que
recibieron información es de 5.

En lugar de realizar un grafico circular para cada una de las fuentes consideradas,
corresponde realizar un gráfico de barras simples ordenadas por frecuencia relativa, donde
cada una de las barras corresponde al porcentaje de personas que refirieron haber recibido
información de las distintas fuentes consideradas. Este porcentaje se calcula sobre el total de
personas que recibieron información.

A partir de la tabla dinámica se obtienen las frecuencias absolutas de las categorías de


cada una de las fuentes. Para la construcción de éste gráfico se considera la categoría
codificada como 1, que representa “Si”, de cada una de las fuentes de información.

Figura 32: Uso de la tabla dinámica para la variable “Fuente de Información” (Personal de Salud)

Con las frecuencias absolutas obtenidas de la tabla dinámica se debe crear una tabla en
la hoja de cálculo de los gráficos reemplazando el código 1 con el nombre de la fuente. Este
procedimiento se repite para todas las fuentes. Así se obtiene la siguiente tabla previamente
ordenada por frecuencia:

21
Figura 33: Tabla de frecuencias absolutas de la variable “Fuentes de Información”

A partir de las frecuencias absolutas se calculan las frecuencias relativas (porcentajes)


correspondientes a cada fuente de información considerando como base para dicho cálculo el
total de encuestados que recibieron información, en el ejemplo el total de personas que
recibieron información es de 5. Con estas frecuencias se construye el gráfico de barras
simples, siguiendo los pasos descriptos para graficar la variable ocupación.

Figura 34: Gráfico de la variable “Fuentes de Información”

Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar copiar y
pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente

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Gráfico Nº6: Frecuencia de los encuestados según fuentes de información (n=5)

Se observó que la fuente más frecuente fue “amigos” con el 60% (3) de los encuestados
que recibieron información y la menos frecuente “familia” con el 20% (1).

Nota: Si se desea graficar 3 o más variables donde cada una de ellas se categoriza como
la presencia y ausencia de un determinado factor de riesgo se recomienda, en lugar de
realizar un gráfico para cada factor por separado, realizar un gráfico de barras simples, donde
cada barra representará la presencia de cada factor de riesgo estudiado (ej: Factores de riesgo
para SBO: Conocimiento Malo sobre SBO; Presencia de Fumadores en el hogar;
Inadecuado Saneamiento Ambiental). Para confeccionar este gráfico seguir los mismos
pasos indicados para graficar la variable “Fuentes de Información”.

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Gráficos para la asociación de dos variables cualitativas

Asociación entre la variable Conocimiento y la variable Información

En primer lugar se obtienen las frecuencias absolutas de las categorías correspondientes


a las variables que se desea asociar haciendo uso de la tabla dinámica como se detalla en el
“Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”. En la figura 35 se observa el cruce
de las variables.
Figura 35: Uso de tabla dinámica para la asociación de dos variables

Luego se debe crear una tabla de doble entrada reemplazando los códigos con los
nombres de las categorías a las cuales corresponden. Esta tabla debe cortarse y pegarse en
una nueva hoja de cálculo. (Fig. 36)
Figura 36: Tabla de doble entrada de las variables conocimiento e información

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Las celdas vacías indican que no hubo frecuencia en esa celda, por ejemplo se observa
que no hubo ningún individuo con conocimiento bueno que no haya recibido información.
Para graficar esta tabla se usará el gráfico de barras proporcionales. Es importante
destacar que cada barra llega al 100% en el eje vertical del gráfico y no se tuvieron que
calcular los porcentajes con anterioridad a la confección del gráfico, además es importante que
se muestre la leyenda del gráfico. Cuando se agrega etiquetas de datos, éstas corresponden a
las frecuencias absolutas. Las frecuencias absolutas son necesarias para que los docentes de
la cátedra puedan realizar el cálculo del test de asociación correspondiente
Pasos a seguir para la confección del gráfico:
1. Dentro de la solapa “Insertar” seleccionar en “Columna en 2-D”, el tercer gráfico.
Figura 37: Paso 1

2. En la solapa “Presentación” en “Etiquetas de datos” tildar “Centro”.


Figura 38: Paso 2

25
Nota: El gráfico presentado en la Figura 38 se obtuvo considerando como base para el
cálculo de los porcentajes los totales de cada categoría de la variable conocimiento. Si en la
solapa “Diseño” se selecciona “cambiar entre filas y columnas” el programa Excel cambia la
forma de leer los datos de la tabla y toma como base para el cálculo de los porcentajes los
totales de las categorías de la variable información. La dirección que se debe elegir depende
de las variables en cuestión. Según su conocimiento debe identificar cuál es la variable
explicativa (factor) y cuál es la variable respuesta. Las categorías de la variable explicativa
deben mostrarse en el eje horizontal y las categorías de la variable respuesta deben aparecer
en la leyenda. En el ejemplo se piensa que la información podría explicar el conocimiento sobre
SBO, por lo que se debe cambiar entre filas y columnas. Para ello, en la solapa “Diseño”
seleccionar “Cambiar entre filas y columnas” (figura 39).
Figura 39: “Cambiar entre filas y columnas”

3. De esta manera se obtiene el gráfico que se muestra en la figura 40.


Figura 40: Paso 3

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4. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente

Gráfico Nº7: Frecuencia de Conocimiento sobre SBO según la información recibida.

Se observó que entre los que no recibieron información el 60% (3) presentó un
conocimiento malo sobre SBO, en tanto que entre los que si recibieron información el
conocimiento malo fue del 20% (1).

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