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INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE GRAFICOS
EN MICROSOFT OFFICE
EXCEL 2007
CATEDRA DE BIOESTADISTICA
-2009-
Guía para la elaboración de gráficos en Excel
Este es un instructivo para aprender a confeccionar gráficos en Excel a partir del uso de
Tablas Dinámicas (TD). Se usarán TD para confeccionar tablas de frecuencias a partir de la
planilla de datos construida. A partir de estas tablas se confeccionarán los gráficos
correspondientes.
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En el caso de variables cualitativas dicotómicas es suficiente comentar sólo una de las
categorías, en cambio para las variables cualitativas ordinales o nominales es necesario
comentar dos o más categorías.
10. Todos los gráficos se deben realizar y modificar en Excel y recién copiarlos como imagen
en el texto correspondiente al trabajo (Word), caso contrario, si se intenta modificar por
ejemplo el tamaño del gráfico en Word, se altera su formato de origen. En el caso de haber
copiado el gráfico en el texto y luego surge la necesidad de cambiarlo, se debe suprimir el
gráfico en Word, modificarlo en Excel y copiarlo nuevamente en el texto.
Para una mayor claridad se indicarán los pasos para el uso de las herramientas a través
del siguiente ejemplo:
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Figura 1: Planilla de datos del ejemplo
Variable edad
Para graficar la variable edad, previamente se debe agregar a la planilla de datos original
una nueva columna para la variable edad categorizada (grupo etáreo) obtenida a partir de la
codificación de los intervalos de edad elegidos para representar la variable edad, como se
indica en el “Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”. Una vez realizado este
procedimiento se crea la tabla dinámica.
A partir de la tabla dinámica originada, se obtienen las frecuencias absolutas para cada
intervalo de edad como se muestra en la figura 2.
Figura 2: Uso de tabla dinámica para la variable edad categorizada
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Con las frecuencias obtenidas de la tabla dinámica se debe crear una tabla reemplazando
los códigos con los nombres de las categorías a las cuales corresponden como se indica en la
figura 9 del “Instructivo para el procesamiento de datos en Excel 2007”.
Esta tabla debe cortarse y pegarse en una nueva hoja de cálculo.
1. Seleccionar la tabla
Figura 3: Paso 1
2. Una vez seleccionada la tabla hacer clic en la solapa “Insertar”, luego en el ícono
de gráficos de “Columna”, en “Columna en 2-D”, elegir el primero.
Figura 4: Paso 2
4
3. Se obtiene el gráfico que se muestra en la figura 5
Figura 5: Paso 3
5
5. Luego hacer clic con botón derecho y elegir la opción “Dar formato a eje”.
Figura 7: Paso 5
6. En la ventana “Dar formato a eje”, en “Opciones del eje” hacer clic en “Fija” y
tipear el valor 0 en “Mínima”, 5 en “Máxima”, 1 en “Unidad mayor” y 1 en “Unidad
menor” como se indica en la figura 8. Luego hacer clic en “Cerrar”. Cabe aclarar
que el valor indicado en unidad máxima corresponde en particular a este ejemplo,
pero puede variar según las frecuencias máximas observadas en las distintas
categorías de las variables con las que se esté trabajando.
Figura 8: Paso 6
6
7. Se obtiene el gráfico que se muestra en la figura 9
Figura 9: Paso 7
7
Otra forma de hacer esto es haciendo clic con el botón derecho sobre cualquiera
de las barras y elegir la opción “Agregar etiquetas de datos”.
10. En la misma solapa “Presentación”, hacer clic en “Rótulos del eje” y seleccionar
en “Título de eje vertical primario”, “Título girado”. Luego, con “Título del eje”
seleccionado, tipear N° de encuestados y presionar la tecla Enter.
Figura 12: Paso 10
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11. De esta manera se obtiene el gráfico para la variable edad.
12. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo en el archivo de Word correspondiente.
Se recomienda pegar el gráfico en Word como una imagen, para ello debe, luego
de copiarlo en Excel, elegir “Pegado especial” en la solapa “Inicio” del menú
principal de Word.
Otra forma de realizar el pegado una vez copiado el gráfico en Excel es hacer clic con el botón
derecho en el lugar en el que se desea pegar el gráfico dentro del documento de Word y
seleccionar pegar. Una vez que se pegó el gráfico aparece en el extremo inferior derecho una
pestaña, abrir la pestaña y seleccionar “Pegar como imagen”. Seguidamente se presenta el
gráfico como debería quedar en el documento de Word con su respectivo título y comentario.
Se observó que el grupo etáreo más frecuente fue el de 40 a 44 años con un 40% (4) de
los encuestados, seguido del grupo de 35 a 39 años con un 30% (3).
Aclaración: Este comentario sólo es a modo de ejemplo, pero recordar que no corresponde sacar porcentajes
cuando el total de datos es menor a 15.
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Histograma para la variable edad
En el caso de optar por realizar un histograma para la variable edad, según la indicación 2
de la página 1 de este instructivo referido a variables contínuas, realizar los pasos anteriores
hasta el paso 11 y con el gráfico seleccionado, hacer clic en la solapa “Diseño” y elegir en
“Diseños de gráfico” el histograma (diseño 8).
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Luego hacer clic dentro de cualquier barra, clic con botón derecho, seleccionar “Dar
formato a serie de datos”. En “Color del borde”, elegir “Línea sólida” y en “Color”, elegir negro.
Luego hacer clic en “Cerrar”. En este paso se le da contorno a las barras.
Luego, seleccionar el recuadro interior del gráfico, hacer clic con botón derecho y
seleccionar “Formato de línea de trazado”.
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Dentro del “Formato de línea de trazado”, en “Color del borde” elegir “Línea sólida” y en
“Color” elegir negro. Luego hacer clic en “Cerrar”. De esta manera se obtiene el borde del área
de trazado del gráfico.
Luego seleccionar dentro del gráfico “Título del gráfico” y presionar la tecla supr. Hacer clic
dentro de cualquiera de las barras de manera que éstas queden seleccionadas, clic con botón
derecho y seleccionar “Agregar etiquetas de datos”. De esta manera se obtiene el Histograma
para la variable edad.
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Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar copiar y
pegarlo en el archivo de Word correspondiente.
Se observó que el grupo etáreo más frecuente fue el de 40 a 44 años con un 40% (4) de
los encuestados, seguido del grupo de 35 a 39 años con un 30% (3).
Variable sexo:
Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Sexo”.
Pasos a seguir para la confección del gráfico:
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3. Con el gráfico seleccionado, en la solapa “Presentación”, elegir en “Etiquetas de
datos”, “Más opciones de la etiqueta de datos”.
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Figura 23: Paso 5
6. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.
Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Nivel de Instrucción”.
5. Luego en “Rótulos del eje” elegir “Título de eje vertical primario”, luego “Título
girado” y tipear N° de encuestados.
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Figura 26: Paso 5
7. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.
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Gráfico Nº4: Frecuencia de encuestados según nivel de instrucción
Se observó que el nivel de instrucción más frecuente fue el primario con el 70% (7) de los
encuestados y la categoría “analfabeto” se presentó en un 20% (2).
Variable Ocupación:
Al igual que la variable “Edad” se debe utilizar la tabla dinámica para obtener las
frecuencias absolutas de cada categoría de la variable “Ocupación”.
Al tratarse de una variable nominal corresponde ordenar las categorías por orden de
frecuencia (de mayor a menor), para esto deberá seleccionar la tabla creada y en la solapa
“Datos” seleccionar “Ordenar” como se muestra en la figura 28.
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Luego en la ventana “Ordenar”, en “Ordenar por” elegir “Columna B”, que es la columna
correspondiente a las frecuencias absolutas o relativas. En “Ordenar según”, seleccionar
“Valores”, y finalmente en “Criterio de ordenación” elegir “De mayor a menor”. Luego “Aceptar”.
De esta manera se obtiene la tabla con los datos ordenados por frecuencia. Con esta
tabla se procede a realizar el grafico.
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Figura 31: Paso 6
7. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente.
La ocupación más frecuente fue “trabajador permanente” con el 50% (5) de los
encuestados y la menos frecuente fue “trabajador temporario” con el 20% (2).
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Variable Fuente de Información:
En lugar de realizar un grafico circular para cada una de las fuentes consideradas,
corresponde realizar un gráfico de barras simples ordenadas por frecuencia relativa, donde
cada una de las barras corresponde al porcentaje de personas que refirieron haber recibido
información de las distintas fuentes consideradas. Este porcentaje se calcula sobre el total de
personas que recibieron información.
Figura 32: Uso de la tabla dinámica para la variable “Fuente de Información” (Personal de Salud)
Con las frecuencias absolutas obtenidas de la tabla dinámica se debe crear una tabla en
la hoja de cálculo de los gráficos reemplazando el código 1 con el nombre de la fuente. Este
procedimiento se repite para todas las fuentes. Así se obtiene la siguiente tabla previamente
ordenada por frecuencia:
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Figura 33: Tabla de frecuencias absolutas de la variable “Fuentes de Información”
Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar copiar y
pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente
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Gráfico Nº6: Frecuencia de los encuestados según fuentes de información (n=5)
Se observó que la fuente más frecuente fue “amigos” con el 60% (3) de los encuestados
que recibieron información y la menos frecuente “familia” con el 20% (1).
Nota: Si se desea graficar 3 o más variables donde cada una de ellas se categoriza como
la presencia y ausencia de un determinado factor de riesgo se recomienda, en lugar de
realizar un gráfico para cada factor por separado, realizar un gráfico de barras simples, donde
cada barra representará la presencia de cada factor de riesgo estudiado (ej: Factores de riesgo
para SBO: Conocimiento Malo sobre SBO; Presencia de Fumadores en el hogar;
Inadecuado Saneamiento Ambiental). Para confeccionar este gráfico seguir los mismos
pasos indicados para graficar la variable “Fuentes de Información”.
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Gráficos para la asociación de dos variables cualitativas
Luego se debe crear una tabla de doble entrada reemplazando los códigos con los
nombres de las categorías a las cuales corresponden. Esta tabla debe cortarse y pegarse en
una nueva hoja de cálculo. (Fig. 36)
Figura 36: Tabla de doble entrada de las variables conocimiento e información
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Las celdas vacías indican que no hubo frecuencia en esa celda, por ejemplo se observa
que no hubo ningún individuo con conocimiento bueno que no haya recibido información.
Para graficar esta tabla se usará el gráfico de barras proporcionales. Es importante
destacar que cada barra llega al 100% en el eje vertical del gráfico y no se tuvieron que
calcular los porcentajes con anterioridad a la confección del gráfico, además es importante que
se muestre la leyenda del gráfico. Cuando se agrega etiquetas de datos, éstas corresponden a
las frecuencias absolutas. Las frecuencias absolutas son necesarias para que los docentes de
la cátedra puedan realizar el cálculo del test de asociación correspondiente
Pasos a seguir para la confección del gráfico:
1. Dentro de la solapa “Insertar” seleccionar en “Columna en 2-D”, el tercer gráfico.
Figura 37: Paso 1
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Nota: El gráfico presentado en la Figura 38 se obtuvo considerando como base para el
cálculo de los porcentajes los totales de cada categoría de la variable conocimiento. Si en la
solapa “Diseño” se selecciona “cambiar entre filas y columnas” el programa Excel cambia la
forma de leer los datos de la tabla y toma como base para el cálculo de los porcentajes los
totales de las categorías de la variable información. La dirección que se debe elegir depende
de las variables en cuestión. Según su conocimiento debe identificar cuál es la variable
explicativa (factor) y cuál es la variable respuesta. Las categorías de la variable explicativa
deben mostrarse en el eje horizontal y las categorías de la variable respuesta deben aparecer
en la leyenda. En el ejemplo se piensa que la información podría explicar el conocimiento sobre
SBO, por lo que se debe cambiar entre filas y columnas. Para ello, en la solapa “Diseño”
seleccionar “Cambiar entre filas y columnas” (figura 39).
Figura 39: “Cambiar entre filas y columnas”
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4. Finalmente hacer clic con botón derecho del Mouse sobre el gráfico, seleccionar
copiar y pegarlo como imagen en el archivo de Word correspondiente
Se observó que entre los que no recibieron información el 60% (3) presentó un
conocimiento malo sobre SBO, en tanto que entre los que si recibieron información el
conocimiento malo fue del 20% (1).
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