I.

ÍNDICE

 INTRODUCCION …………………………………………………………..3
 OBJETIVO.……………………………………………………………….…3
 PRIMERA ENTREGA TRABAJO COLABORATIVO ……..………...…4
 CONCLUSIONES ………………………………………………………….9
 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………….10

II. INTRODUCCIÓN
La gestión de la información es un conjunto de procesos que controla el ciclo de
vida de la información, así mismo permite mejorar los servicios y productos de una
organización y también permite mejorar procesos y datos dentro de la
organización con el fin de obtener más importancia y entender la importancia de
esta dentro de la corporación.

Teniendo en cuenta que las empresas se enfrentan a diario a un ambiente

cambiante y globalizado, que las obliga a tomar decisiones cada vez más
oportunas y confiables, se requiere para ello información organizada y disponible
para todos los usuarios de esta información, desde los gerentes, los socios hasta
los empleados y las entidades de control externas.

Para el análisis rápido de la información, fueron formulados los sistemas de

Gestión de la misma, como herramienta gerencial indispensable para la toma de
decisiones.

Los reportes de análisis o de gestión de información son los resultados de la

gestión de la misma, para ello la empresa debe contar con registros de operación
evaluables y analizables, como son por ejemplo los registros de ventas.

III. OBJETIVO GENERAL

Formular un sistema de gestión de la información para la empresa

comercializadora de cemento VALENCIA Y GRAJALES LTDA., para el manejo de
información de su departamento de mercadeo y ventas.

IV. CONTENIDO PRIMERA ENTREGA

2
Desarrollar un trabajo donde se especifique:

1. Definición del problema a resolver: Debe definir y resolver un problema mínimo

con 3 entes.
R/
La comercializadora de cemento VALENCIA Y GRAJALES LTDA requiere
implementar un sistema que facilite a los vendedores consultar la cantidad de
bultos de cemento que tienen en su inventario, permitiendo localizar la ciudad de
ubicación de cada bodega y la cantidad de bultos por ciudad, de la misma manera
también quieren saber de los encargados de cada una de las bodegas que posee
la comercializadora.

2. Establezca el modelo de entes del problema

Para resolver el problema planteado se definen tres (3) entes: Ciudades,

Vendedores y encargados por bodega.
3. Establezca los requerimientos: Reportes a generar con el sistema. Reportes de
decisión o gestión:

TABLA DESCRIPCION
CANTIDAD DE PRODUCTOS Permite almacenar los datos por cantidades en
inventario que ofrece la organización.

3
CIUDAD DE UBICACIÓN -BODEGA
VENDEDORES
ENCARGADO POR BODEGA
Listado de las ciudades donde la empresa hace
presencia institucional a través de una bodega.
Permite almacenar datos de los vendedores contratados
por la organización
Permite almacenar datos de los empleados contratados
por la organización para desempeñar funciones de
bodega.

Como muestra se presenta uno de los reportes que arrojara el sistema de

información
VALENCIA Y GRAJALES LTDA.
Listado de ciudades donde la empresa hace presencia institucional con una bodega.
CIUDAD NUMERO DE VENDEDORES POR CIUDAD
Manizales 3
Cali 6
Armenia 2
Bogotá 12
Barranquilla 8
Pereira 4
Cúcuta 2
Bucaramanga 3
Villavicencio 4
Popayán 3
Cartagena 4
Medellín 7
58

4. Defina el diccionario de datos

Descripción del ente

CIUDADES TIPO LONGITUD DESCRIPCION

Identificación numérico 12 Identificación a través de la asignación de
numero consecutivo para cada ciudad
Denominación texto 12 Nombre de cada ciudad
Encargado texto 14 Nombre del encargado(a)
Vendedores numérico 58 Cantidad de vendedores asignados a cada
ciudad
Estado Lógico 1 Activa / No activa
Observaciones texto 144 12 campos de observación para cada ciudad
Descripción del ente

VENDEDORES TIPO LONGITUD DESCRIPCION

Identificación numérico 58 Identificación a través de la asignación de
numero consecutivo para cada vendedor

4
Nombres y Apellidos texto 58 Nombre completo de cada vendedor
Teléfono numérico 116 Números telefónicos de contacto por
vendedor (fijo y móvil)
Ciudad Texto 12 Denominación de la ciudad a la que fue
asignado cada vendedor
Estado Lógico 1 Activo / No activo
Observaciones texto 116 2 campos de observación para c/ vendedor
Descripción del ente

ENCARGADOS TIPO LONGITUD DESCRIPCION

Identificación numérico 12 Identificación a través de la asignación de
numero consecutivo para cada encargado
Nombres y Apellidos texto 12 Nombre completo de cada encargado
Teléfono numérico 12 Números telefónicos de contacto por
encargado (fijo y móvil)
Ciudad Texto 12 Denominación de la ciudad a la que fue
asignado cada encargado
Estado Lógico 1 Activo / No activo
Observaciones texto 24 2 campos de observación para c/ encargado

5. Establezca el mapa de relación y documéntelo

MERCADOTECNIA Y VENTAS VALENCIA Y GRAJALES LTDA

CIUDADES

VENDEDORES ENCARGADO
ENCARGADO DE
DE BODEGA
BODEGA

INVENTARIO
6. Implemente el sistema de información con Microsoft Excel (Ver archivo
*.xlsx)

7. Genere un tablero de indicadores que cumpla con las recomendaciones dadas

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 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PROPUESTO

DESCRIPCION DEFINICION
Permite almacenar los datos por cantidades en ¿Cuáles son las existencias de
inventario por cada producto que ofrece la empresa. inventario por cada producto que ofrece
la empresa?
Listado de las ciudades donde la empresa hace Conocer las ciudades donde la empresa
presencia institucional a través de una bodega. tiene sus sedes a través de una bodega
con inventarios
Permite almacenar datos de los vendedores ¿Cuáles son los vendedores contratados
contratados por la organización por la organización?
DESCRIPCION DEFINICION
Permite almacenar datos de los empleados ¿Cuáles son los empleados contratados
contratados por la organización para desempeñar por la organización para desempeñar
funciones de encargado de bodega. funciones de encargado de bodega?

¿Qué preguntas puede responder el sistema propuesto?

1. Conocer las ciudades en las cuales se encuentran ubicadas las bodegas de
la compañía.
2. Conocer las existencias de inventario por ciudad
3. Conocer los vendedores por ciudad
4. Conocer los encargados de bodega de la compañía

8. Genere un documento donde explique el portal grafico

R/ Ver los tipos de reporte que genera el sistema en el archivo Excel que hace
parte de este trabajo colaborativo.

6
 VI. CONCLUSIONES

 El resultado final de los sistemas de gestión de la información son los

reportes, los cuales incluyen gráficos que pueden ser utilizados en
presentaciones a la alta gerencia. Los datos graficados permiten visualizar
mejor las cifras, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

 Cada reporte que arroje el sistema permite la toma de una o varias

decisiones con información descriptiva; igualmente estos informes son
útiles cuando se van a pasar informes más detallados (y generalmente
impresos) a ciertos grupos de interés; los cuales pueden ser tanto usuarios
internos (empleados, socios, gerentes, etc.) como externos (clientes,
entidades de control, entre otros).

 Información como objetivos, introducción, resumen, entre otros, pueden

ampliar el entendimiento de los datos del reporte; así como reportes o
informes para la toma de decisiones avanzadas son utilizados en reuniones
de junta directiva de la administración del negocio o para realizar
comparaciones entre dos o más áreas de la organización que manejan el
mismo tipo de información. El tener más de un escenario de los mismos
datos, amplia el aspecto a comparar para la toma de la decisión.

 Además de las ventajas de implementar un sistema de información por

parte de la administración del negocio, se encuentran las ventajas al acceso
por parte de diversos tipos de usuarios a la información oportuna de forma
rápida, principalmente en un departamento de mercadeo y ventas, el cual
corresponde a la razón de ser (operación) de este tipo de empresas
(comercializadoras).

 La gestión de la información en una organización, es importante y

determinante, ya que ayuda a establecer las necesidades de una

7
 organización y el paso a seguir para el manejo correcto de la información
dentro de la compañía.

 La experiencia de trabajo en grupo nos hace crecer como profesionales, ya

que nos compromete con un fin determinado y nos hace esforzarnos a dar
lo mejor de nuestro talento y condiciones personales para un fin común.

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 VII. BIBLIOGRAFÍA

 Fuente de Datos Documentos Internos de la Empresa Comercializadora de

Cemento Valencia y Grajales Ltda.

 MENDOZA, JESUS. Manejo de funciones en Excel. Disponible en:

http://manejodefunciones.blogspot.com.co/2012/05/creacion-de-graficos-en-
excel-2010.html (Consultado el 11-09-2016).

 MATERIAL DIDACTICO DEL MODULO GESTION DE LA INFORMACION.

Disponible en: http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula
(Consultado entre el 5 y el 16 de septiembre de 2016).

 http://www.monografias.com/trabajos70/gestion-informacion-proceso-cambio-
organizacional/gestion-informacion-proceso-cambio-
organizacional2.shtml#conclusioa